课程: 项目管理基础知识：沟通

发起单向沟通

课程: 项目管理基础知识：沟通

发起单向沟通

“

几年前，意大利货轮“蒙特克里斯托”号 遭海盗劫持。 船员被困在下层船舱， 海盗夺取了货轮控制权。 船员把海盗的位置写在小纸片上， 塞在一个瓶子里。 他们放了一盏灯到瓶里， 然后把瓶子扔到了海里。 北约的船员捡到了瓶子， 看了纸条后得知船员很安全。 于是他们全力解救货船。 最后海盗投降，没有人受伤。 单向沟通挽回了局面。 你的项目里可能没有海盗， 但肯定有单向沟通。 事实上，你的所有沟通几乎都是单向沟通。 单向沟通是指某人发出信息 或从某人那里接收信息。 邮件就是典型的单向沟通。 它是某人发送到你的收件箱的消息。 项目经理面对的正是单向沟通的黄金时代。 想想你收到的各种邮件、报告和备忘录， 还有访问的网站。 看起来你好像整天都在进行单向沟通。 访问网站也属于单向沟通。 你接收某人发布到网络服务器上的信息。 通常是网站，但信息可以有多种来源。 如果你在看路标，就是在从标志中接收信息。 现在单向沟通太常见了， 以至于很多项目经理忘记它的缺点 使用邮件或网站与向大海里扔瓶子没有两样。 单向沟通无法呈现说话者的面部表情和语调， 而且很难有机会跟进反馈。 这代表你的受众不知道 有哪些信息他们没理解。 错误信息就这样悄悄地混进来。 要确认信息是否被读懂了，方法很有限。 “蒙特克里斯托号”的船员面临一个大难题。 他们无法得知信息是被人读到了 还是仍漂在海上。 这就是单向沟通的限制。 所以，单向沟通应主要用于通知， 也就是告诉某人发生了某事。 邮件适合用来发送“会议已取消”之类的通知， 如果用来传达“你演讲时的表现” 之类的信息则有风险。 前者是通知，不太可能被误解； 后者可能带来情感负担。 身为项目经理，你应该随时通过双向交流 来跟进单向沟通产生的问题。 如果出现问题，通常代表你的信息不是通知， 而且可能会被误解。 如果用从别处接收的信息进行单向沟通， 应只用于报告。 报告应该是信息的简要概述。 语言要明确。好报告就像公告牌一样。 你甚至应该把报告和备忘录想成大公告牌。 想像一块公告牌上写着 “如果您的车需要加油，请提前向右行驶， 这样你就能提前准备，去邻近出口的 加油站加油”。很多报告就是这样写的。 使用明确的语言，就可以轻松传达信息。 报告应该使用类似这样的语言： “团队将于 10 月 20 日完成屏幕设计文档”， 避免这样写：”在收到其他部门的信息后， 根据团队了解的情况， 我们希望本季度末完成设计草稿”。 冗长的表达会造成困惑，容易被误解。 对于所有单向沟通， 你的信息都不该带有太多情感色彩。 人们很难通过单向信息解读情感。 想一想你是否常收到悲伤或愤怒的邮件， 但当你问发件人， 他们却说只是有些疲倦或匆忙。 行为学家说，我们认为自己能够理解文字中 的情感含义，但现实中多数人需要借助 语调和面部表情来理解对方的意思。 想想面部表情和语调如何增进沟通效果。 拿“我不懂你什么意思”这句简单的话来举例， 听起来好像是询问。 但如果我这样说“我不懂你什么意思”， 听起来就很愤怒而且怀有戒心， 而这只是 8 个字的简单句子。 如果这是一封邮件，可能会造成多处误解。 另外，我们也不太善于写出自己的情感。 我们想传达的大部分情感在邮件、 报告和备忘录中都会丢失。 如果你想传达沮丧或同理心， 这类情感往往隐藏在字里行间。 即使对方发现了它们，也常会产生误解。 如果想发送单向信息， 一定要了解哪种形式效果最好。 如果信息的情感色彩很浓烈或不清晰， 就应该使用双向沟通。 如果信息简单直白， 可以直接使用邮件或报告。

内容