课程: 项目管理：解决常见项目问题

沟通

课程: 项目管理：解决常见项目问题

沟通

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沟通是与人员有关的最大问题。 与三个主要群体的沟通很重要。 第一个群体是团队。 这些人在项目中为你工作， 或者可能只是与你合作， 并不是你的下属。 第二个需要沟通的群体是供应商。 可能是外部供应商， 或者 IT 部门等企业内部团队。 第三个群体是客户，可能包括上司。 你需要让这些人满意。 和这些群体之间的沟通问题可能是， 对于团队而言，他们可能不清楚自己的职责。 或许团队本身就沟通不足， 不了解其他人的进度、遇到的问题， 以及一个人的拖延是否会影响其他人。 与供应商的沟通问题往往是， 他们表示会在特定日期之前交付部分项目， 但后来又改变主意，令你失望。 与客户和上司的沟通问题往往是， 他们会迫使你在一开始同意做不到的事情。 另外，如果进展不顺利， 你往往会在项目中避开这些人，这很不好。 解决上述问题的方案包含两点。 第一，在一开始就与所有人协商好沟通计划。 这个计划说明了你要沟通的对象、 频率和方式。 例如，你可能同意某些人的提议， 只在出现问题时发送邮件。 也许你会召开每周会议或每天打电话。 也许你会撰写月度报告， 但你在一开始就同意了沟通方式。 反过来，其他人也会以一定频率， 就进度和问题与你沟通。 例如，IT 部门可能需要每周 向你汇报进展情况。 如果你一开始就同意这个计划， 便可以确保他们向你汇报你需要知道的事情， 而且日后也不会抱怨你没有充分告知他们。 计划还迫使你经常与客户沟通， 即使项目进展不顺利。 另一个关键的沟通技巧是， 使用我们熟悉的甘特图。 我说过我很喜欢它，它非常适合向团队展示， 个人需要对项目做出什么贡献， 以及成员是如何相互关联的。 如果一个人的任务延迟， 会如何影响下一个人。 它也可以让供应商 在一开始就对日期做出承诺， 因为每个人都可以看到并理解甘特图。 即使他们没有接受过项目管理培训， 也能理解甘特图。 他们都会在启动会议上签字， 并在会后通过邮件确认。 最后，计划可以有效确保， 上司或客户不会要求你去做办不到的事情， 因为你可以把它当作论证的工具， 表明完成项目需要计划中的时间。 你可以说：“看看完成这些任务需要的时间， 它们无法同时完成。” 所以它是出色的论证工具。 做规划能让你更坚定。 总结一下关于沟通的部分， 问问自己在现有的项目中与团队、 供应商和客户的沟通情况如何。 你和他们商定沟通计划了吗？ 可以更多地使用甘特图作为沟通工具吗？

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