课程: 项目管理：解决常见项目问题

确保没有任何遗漏

课程: 项目管理：解决常见项目问题

确保没有任何遗漏

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接下来是项目的成本问题。 项目成本最终超出预期，最大原因是什么？ 我认为，首要原因是有些事情被遗漏了。 当你在做一些从来没有做过的事情， 或者复杂的事情时，要列出项目中 要完成的所有任务，是非常困难的。 所以我们要尽力做到不遗漏任何任务。 但有时连专业人员也会忘记这点。 例如，伦敦希思罗机场五号候机楼 曾发生过项目灾难，弄得声名狼藉， 就是因为一些关键的事情被遗漏了。 他们忘了对员工进行培训。 由于第一天没有提供地图， 员工显然连通往正门的路都找不到。 他们将非常棘手的事情处理得很好， 却忘记了一些类似的简单事情。 因此我们必须设法列出项目中的每项任务。 要做到这点，最好的方法是进行三重验证。 使用三种不同的方法列出任务， 通过这些方法， 我们有望理清所有涉及到的任务。 列出任务的第一种方法， 是与团队进行头脑风暴。 让将要实施项目的每个人都参与进来， 详细地列出项目可能涉及的所有事项。 做这件事的时候，我们要充分发挥创造力。 尽可能多地列出相关内容。 三重验证的第二个部分是系统地列出任务， 可以使用树形图， 它通常称为“工作分解结构”。 它是对要做的工作进行结构分解。 对于一个网站，你可以列出所有不同的网页， 然后针对每个网页， 你可以列出其中包含的所有版块。 或者，你可能面对的是一个软件系统， 你可以列出软件本身、硬件、 测试以及人员培训。 但如果将每一部分分解成多个逻辑版块， 你将可以从中得到更多细节。 如果你能用树形图将所有任务都列出来， 就会降低遗漏的可能性。 三重验证的第三部分是，查看以往项目， 了解他们之前做过哪些任务。 如果他们进行过项目审核， 你可以查看他们曾经遗漏的任务。 我们可以回顾历史，可以参考专家意见。 专家的脑袋里装着历史， 所以专家不一定聪明， 他们只是年纪大。 你需要的是有过相关经验、 做过很多项目的人， 他们会告诉你：“你可能会遗漏这个任务。” “别忘了你要对员工进行培训。” “他们需要地图来了解如何进入这栋建筑。” 到目前为止，我们讨论了三种方法， 也就是进行随机的头脑风暴、采用系统方法 以及回顾历史，即使是某位专家脑袋里 装着的历史，也可以参考。 如果你完成了上述所有步骤， 应该能够很轻松地列出大量任务。 顺便说下，最好按照这个顺序行动。 先进行随机的头脑风暴，然后画出系统图， 其中可能存在一些空缺，需要你稍后来填补， 最后带着系统图去咨询专家： “您觉得怎么样？我有没有遗漏什么？” 我认为，礼貌的做法是带着整理好的内容 去咨询专家，而不是直接问： “您能帮我规划一下项目吗？” 所以建议按顺序完成所有三个步骤。 最后说一点，你要思考精细度。 分解要进行到哪一层？ 因为如果你没有将任务分解到位， 就不能全面了解所涉及的内容， 而且那个任务中的某些部分就会被遗漏。 因此你需要将任务分解到足够细， 从而确信没有遗漏， 那你的成本估算就会正确无误。 当然，过度分解会使计划变得极度复杂， 因此需要有判断力。 如果分解到合适的程度， 你应该会对所涉及的内容有相当清楚的认识。 总结一下，通过进行头脑风暴、 系统地列出任务以及咨询专家， 确保没有忘记任何事情。 然后问一下自己，针对当下正在做的项目， 有没有完成所有三个步骤？ 这样你就可以很确定你已经列出了所有任务。

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