课程: 项目管理：解决常见项目问题

为其他项目让渡资源

课程: 项目管理：解决常见项目问题

为其他项目让渡资源

“

导致拖延的一大原因， 是其他项目占用了资源。 你有不错的项目规划，一切都很完美， 却出现了另一个更重要、更紧急的项目， 可能需要占用一些你打算使用的人员或设备。 所以我现在要为你介绍甘特图。 它堪称理想的解决方案。 如果你的企业有甘特图，就太好了。 甘特图制作起来并不难， 可以在 Excel 中完成。 以这个图表为例，这些形状实际上是数字。 它们是代表每个项目的一组数字。 你可能有非常详细的资源计划， 但我认为粗略一些也没问题， 因为情况一直在不断改变， 最重要的是，你要大概了解即将发生的事。 顺便说下，你可以下载这个图表， 留待以后使用。 接下来我们看一看任务 A。 即使没接受过培训，你也可以看出， 任务 A 已经按计划完成了。 现在来看一下任务 B。你怎么想？ 任务 B 进度如何？ 你可能看出任务 B 实际上拖延了， 本该快完成了，但现在只完成三分之二。 任务 C 的进度如何呢？ 你会发现任务 C 的进度比计划提前。 实际上是接近完成。 我不知道为何任务 C 提前、 任务 B 延迟， 可能是大家放弃了 B 转而去做 C， 但这些都是你要问的问题。 如果你有甘特图，就可以即时了解所有项目， 方便你提出这些问题。 我们看一下任务 D。进度如何？ 你可以看出，它还没有按计划开始。 所以你可以立即就任务 D 发出疑问： 发生了什么事？为什么还没有开始？ 然后还有任务 E 和 F。 它们是未来的项目，等待开始。 而我们可以问：“是先执行 E 还是 F？ 是否有足够资源同时完成 E 和 F？” 这个图表基本上向我们展示了 过去和未来的情况。 我们可以看看过去，说： “我们是否完成了应该完成的项目?” 我们也可以看看未来，问问自己： “我们能完成未来想完成的项目吗？” 很可能在你的企业，没有足够的资源 去同时完成所有想要完成的项目。 我最近遇到了一个有趣的案例： 我的一个客户是家相当大的企业， 有大约 5,000 人。 他们制定了一份年度业务计划， 列出了想做的所有事。 我看到了，问那里的员工： “这些真的是你们计划中的所有项目吗？” 他说：“应该是。”我又问：“有多少项目？” 他说：“大概 300 个。” 他们居然有 300 个项目要做。 我问他：“你们全都能完成？” 他说：“不，我们大概只能做 50 个。” 于是我对他说：“你跟上司说了吗？” 他说：“不，我不想小题大做。” 我说：“如果到年底你们只完成了 50 个， 怎么办？” 他说：“我会像往常一样被训斥。” 我觉得这太疯狂了，谁该承担责任？ 怎么会这样呢？ 没有管理机制吗？于是我突然想： “他要怎么选择呢？”我问他： “你怎么从 300 个里选出 50 个呢？” 他说：“我会选我想做的。” 我觉得这真是太疯狂了， 因为如果我是上司，我会希望自己做选择。 我想知道，我们只能做 50 个项目， 我也想自己进行选择。 但现在可能不是由我来选这 50 个项目。 也许我会向管理层展示这些选项，然后说： “我知道你们想要做 300 个， 但我觉得我们只能完 50 个。 我们应该选择哪些？”这是最佳计划， 因为如果我自行选择，就需要负责， 他们也会说：“这 50 个不是我们想做的。” 当然，最糟糕的就是， 在我不知情的情况下让别人做了选择。 最好是交给委员会，问他们“选择哪 50 个？” 然后让他们解决这个问题。 他们可以决定想做的项目。 这就是管理层开会的目的，不是吗？ 我们能做的是，告诉他们： “我们能完成的项目数量有限， 为了实现战略， 选一下优先要做的项目吧。” 而甘特图让我们能够进行这种对话。 该如何制作甘特图呢？ 如果是我，我会建立一个电子表格， 然后将我的所有项目列在左边， 然后把所需要的资源放在顶部， 包括人员数量，还有工作小时数、 天数、周数等。 我建立的电子表格可以包含公司的一切信息， 你也可以采用这种方法。 如果你的公司较小，没有太多项目， 可以把每个项目都放在一个电子表格中。 如果你的公司很大、很复杂， 可以只把大型项目放在甘特图中。 然后，考虑到有很多较小的项目和 大量的日常工作，你可以减少可用的资源。 所以你只计划大项目，然后只需确认， 所需的人员数量没有超过 你分配给这些大项目的可用资源数量。 如果你在大企业， 另一种方法是针对你的部门使用甘特图。 你可以看看你所在的领域， 如果你的领域与公司其他领域之间 没有相互依赖的关系， 那么只针对你的领域制作甘特图， 也完全没问题。 至少你都安排好了， 当上司说“我想选择这些时， 你知道自己是否有能力完成它们。 最后一种方法，其实是我最喜欢的方法， 就是针对瓶颈资源制作甘特图。 举例来说，IT 部门可能是你的瓶颈。 每个人的项目可能都需要 IT 部门， 所以你要做的是，查看每个项目的甘特图， 找出执行项目的 IT 资源。 这些资源可能只参与项目中的一两个任务。 你把这两项任务绘制成甘特图。 这样一来，对于每个项目， 你都得到 IT 概况， 然后可以把所有 IT 需求加起来， 弄清他们是否能完成。 如果你不确定瓶颈在哪里， 我只是猜测可能是 IT，你能做的就是， 将每个职能部门完成每个项目， 所需的大概工作时间加起来。 然后你会发现，无法完成的人是谁。 如果一个项目需要 IT 支持 10 周， 其他项目需要 20 周， 那么你可以把所有时间加起来， 看看是否有足够的 IT 支持。 如果你对每个部门都这样做， 就可以找出瓶颈在哪里， 然后为瓶颈部门制作甘特图。 在这之后，你要按照大家都同意的顺序， 把这些项目分布到未来完成。 如果我们发现 IT 部门今年的工作量 是预计的两倍， 那么你必须把一半的项目推到明年， 就哪些项目可以推迟到明年， 会有一场激烈讨论。 然后，在你制定 IT 计划后， 每个人都可以根据它安排自己的工作。 不难看出，如果没有甘特图， 你甚至都不知道你已经面临问题， 当然也不能安排后续的针对性解决方案， 所以我觉得甘特图真的是值得考虑的工具。 请想一想你所在的企业，你们有甘特图吗？ 有的话，能让你们受益吗？ 你会针对所有项目、你的部门， 还是瓶颈项目绘制甘特图？

内容