Descripción general de la API de Etiquetas de Drive

Las etiquetas son metadatos que defines para ayudar a los usuarios a organizar y encontrar archivos en Google Drive, además de aplicarles políticas. La API de Drive Labels es una API de RESTful que admite procesos comerciales adjuntando metadatos a tus archivos de Drive. Estos son algunos usos comunes de esta API:

  • Clasifica el contenido para seguir una estrategia de control de la información: Crea una etiqueta para identificar el contenido o los datos sensibles que requieren un control especial. Por ejemplo, puedes crear una etiqueta con distintivo (una etiqueta con valores de opción codificados por color) titulada "Sensibilidad" con los valores "Secreto", "Confidencial" y "Público".

  • Aplicar política a elementos en Drive: Crea etiquetas para administrar el contenido de Drive durante todo su ciclo de vida y garantizar que cumpla con las prácticas de mantenimiento de registros de tu organización. Por ejemplo, usa etiquetas para administrar una política de prevención de pérdida de datos (DLP) en la que los archivos con una etiqueta de "Sensibilidad" establecida en "Secreto" no se puedan descargar en una computadora.

  • Organiza y encuentra archivos: Crea etiquetas para aumentar la capacidad de búsqueda del contenido de tu empresa, ya que permitirás que los miembros de tu organización encuentren elementos según las etiquetas y sus campos. Por ejemplo, alguien de tu organización podría usar las opciones de búsqueda de Drive para encontrar todos los contratos que esperan la firma antes de una fecha específica.

A continuación, se incluye una lista de términos comunes que se usan en la API de Drive Labels:

Etiqueta

Son los metadatos estructurados que se colocan en un archivo de Drive. Los usuarios de Drive pueden asignar etiquetas y establecer valores de campo de etiquetas para los archivos. Las etiquetas se componen de lo siguiente:

Nombre de la etiqueta
Es el nombre del recurso de la etiqueta. El ID de etiqueta forma parte del nombre de la etiqueta. Según la solicitud, el nombre tendrá el siguiente formato: labels/{id} o labels/{id}@{revisionId}. Para obtener más información, consulta Revisión de etiquetas a continuación.
ID de etiqueta
Es un identificador único a nivel global para la etiqueta. El ID forma parte del nombre de la etiqueta, pero, a diferencia del nombre, es coherente entre las revisiones.

Existen 2 estilos de etiquetas:

Etiqueta con distintivo

Una etiqueta con un tipo de campo SelectionOptions que contiene opciones que se pueden codificar por colores para indicar la importancia. Para ello, se establece badgeConfig a través de Properties de un Choice.

Drive muestra el color de la opción elegida para cada archivo, de modo que los usuarios comprendan claramente el estado, la clasificación, etcétera, del archivo. Por ejemplo, la opción "Máxima confidencialidad" de la etiqueta con distintivo "Confidencialidad" podría mostrarse en rojo. Solo puedes tener una etiqueta con insignia a la vez.

Etiqueta estándar

Es una etiqueta que contiene cero o más tipos de campo. Una etiqueta estándar puede tener un título, como "Proyecto Moonshot", y puede indicar todos los archivos relacionados con el proyecto. Una etiqueta estándar también puede tener varios campos estructurados. Por ejemplo, una etiqueta con el título "Contrato" podría contener los campos "Empresa", "Fecha de vencimiento", "Estado" y "Firmantes". Cada campo es de un tipo específico (texto, fecha, selección o usuario).

Diagrama de etiqueta con distintivo.
Figura 1: Etiqueta con distintivo
Diagrama de etiquetas estándar
Figura 2: Etiqueta estándar
Campo

Es un componente individual con tipo y configurable de una etiqueta. Una etiqueta puede tener cero o más campos asociados.

Tipo de campo
Es el tipo de datos del valor asociado al campo. Se puede configurar como texto, número entero, fecha, usuario o selección. Si configuras el campo con ListOptions, puedes establecer los campos de usuario y selección con varios valores. El tipo elegido afecta tanto los valores válidos aplicables a los elementos de Drive como las opciones de búsqueda disponibles.
Opción

Es una de las varias opciones que un usuario puede elegir en un campo de SelectionOptions.

Tipo de etiqueta

Todas las etiquetas incluyen un LabelType. Existen 2 tipos de etiquetas:

Administrador

Para crear y editar etiquetas propiedad del administrador, debes ser administrador de la cuenta y tener el privilegio Administrar etiquetas.

Los administradores pueden compartir etiquetas de administrador con cualquier usuario para otorgarle la capacidad de verlas y aplicarlas a elementos de Drive. Para modificar o leer los valores de las etiquetas en los elementos de Drive, se requieren los siguientes permisos:

  • Modificación: Para que un usuario modifique los metadatos de un elemento de Drive relacionados con una etiqueta determinada, debe tener los niveles de permiso adecuados:

    • Elemento de Drive: EDITOR
    • Etiqueta: APPLIER

  • Lectura: Para que un usuario lea o busque los metadatos de un elemento de Drive relacionados con una etiqueta determinada, debe tener los niveles de permiso adecuados:

    • Elemento de Drive: READER
    • Etiqueta: READER
Compartida

Los usuarios que no son administradores pueden crear etiquetas compartidas que otros pueden aplicar a elementos de Drive. Los equipos pueden crear y organizar sus propias etiquetas para usarlas dentro del equipo sin necesidad de un administrador.

Taxonomía de etiquetas

Son los campos de etiquetas configurados actualmente que están disponibles para que los usuarios los apliquen a los archivos de Drive. También se conoce como esquema de etiquetas.

Ejemplos de taxonomías de etiquetas:

  • Sensibilidad: Rojo, naranja, amarillo, verde
  • Estado: No se inició, Borrador, En revisión, Final
  • Tipo de contenido: Contrato, documento de diseño, simulación
  • Departamento: Marketing, Finanzas, Recursos Humanos, Ventas
Ciclo de vida de las etiquetas

Las etiquetas pasan por un ciclo de vida en el que se crean, publican, actualizan, etcétera. A medida que una etiqueta avanza en su ciclo de vida, se incrementa su revisión de etiqueta. Para obtener más información, consulta Ciclo de vida de las etiquetas.

Revisión de etiquetas

Es una instancia de la etiqueta. Cada vez que se crea, actualiza, publica o deja de utilizar una etiqueta, se incrementa la revisión de la etiqueta.

Revisión de borrador
Es el número de revisión de la instancia de borrador actual de la etiqueta. Puedes realizar varias actualizaciones en una etiqueta, cada una de las cuales incrementa su número de revisión de borrador, sin afectar la revisión publicada. La capacidad de tener etiquetas de borrador te permite probar las actualizaciones de etiquetas antes de publicarlas.
Revisión publicada
Es el número de revisión de la versión publicada de una etiqueta. La etiqueta publicada es la instancia de la etiqueta que está disponible para los usuarios.