Aprenda estrategias efectivas de comunicación con las partes interesadas para manejar variaciones presupuestarias inesperadas en los informes comerciales.

When analysing variance against Plans / budgets, it is imperative to look at the why rather than just the what. The drivers behind the numbers driving the variance are much more important than the variance itself. With deep understanding of the business and its competitive environment, finance can analyse these drivers and recommend action plans to address those variances and return the business health to the desired state.

Charlie Munger puts it simply: "Always tell us the bad news promptly. It is only the good news that can wait." Being clear and upfront allows us to handle situations effectively. It's important to share your problems, not just your solutions. This openness builds honesty, trust, and makes everyone feel included.

Está lidiando con variaciones presupuestarias inesperadas. ¿Cómo maneja las expectativas de las partes interesadas de manera efectiva?

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Cuando se enfrenta a variaciones presupuestarias inesperadas, puede ser un momento difícil. Es posible que descubra que los costos operativos o de su proyecto se han desviado de lo planeado, lo que lleva a un posible déficit o superávit. Esto puede causar preocupación entre las partes interesadas, que están interesadas en la salud financiera y el éxito de su negocio. La clave para gestionar esta situación es una comunicación clara y una planificación estratégica. Al ser proactivo y transparente, puede ayudar a las partes interesadas a comprender la situación y trabajar juntas para encontrar una solución.

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1 Analizar desviaciones

En primer lugar, es crucial analizar a fondo las variaciones en su presupuesto. Comprenda las causas fundamentales observando los números en detalle. ¿Hubo un aumento en los costos de materiales, una subestimación de los gastos de mano de obra o tal vez un evento imprevisto que afectó sus finanzas? Al identificar las razones exactas de las discrepancias, puede desarrollar una explicación clara para las partes interesadas. Esto también le ayudará a ajustar sus métodos de previsión y evitar variaciones similares en el futuro.

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Taha Shakeb, CPA

Finance Director | Strategic FP&A | Technology | Private Equity | Finance Leader driving sustainable business growth
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When analysing variance against Plans / budgets, it is imperative to look at the why rather than just the what. The drivers behind the numbers driving the variance are much more important than the variance itself. With deep understanding of the business and its competitive environment, finance can analyse these drivers and recommend action plans to address those variances and return the business health to the desired state.

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Bonnie Buckle

Accountant
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Ensure that you have all the facts on the variance and if there is any place that the variance can be picked up from. It is important to be honest and straight forward.

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Laura Gomez, CPA

Assistant Corporate Controller at Cogir Senior Living
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Quickly determining the root cause of the variance is key to quantifying the impact of the variance and how significant the financial impact of the deviation has caused.

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2 Comunícate con anticipación

Cuando se producen variaciones presupuestarias, la comunicación oportuna es esencial. Comunícate con las partes interesadas tan pronto como tengas una comprensión clara del problema. Explique la situación, las razones detrás de las variaciones y el impacto potencial en el negocio. Esta transparencia genera confianza y permite a las partes interesadas prepararse para los ajustes necesarios. También abre la puerta a la resolución colaborativa de problemas, lo que puede conducir a soluciones más efectivas y creativas.

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Nauman ul Haq

Finance Director @ Majid Al Futtaim | Investor & Board Advisor | Driving Financial Efficiency & Oversight | FCA, CFA | Writer @ MyLedger
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Charlie Munger puts it simply: "Always tell us the bad news promptly. It is only the good news that can wait." Being clear and upfront allows us to handle situations effectively. It's important to share your problems, not just your solutions. This openness builds honesty, trust, and makes everyone feel included.

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Ellen Card

World-Class Finance & Accounting Management Professional
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I agree with this strategy. Bad news does not get better with time. Early communication will help stakeholders manage their own expectations.

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Stacey Styles, EA

Igniting Financial Freedom ⚡️ | Visionary CEO Transforming Accounting & Tax Mastery | Unlocking financial clarity for entrepreneurs and individual taxpayers 📊 Expert Tax Strategist | Dynamic Financial Educator 🎙️
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You should definitely proactively communicate to ensure there's ample time to address and mitigate any potential surprises. This will in turn build trust.

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Laura Gomez, CPA

Assistant Corporate Controller at Cogir Senior Living
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Early and clear communication with appropriate context is crucial, and should be explained in a way that all stakeholders can understand, regardless of their financial expertise.

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3 Ajustar planes

Después de identificar y comunicar las variaciones presupuestarias, es hora de ajustar sus planes en consecuencia. Revise su presupuesto actual y realice los cambios necesarios para adaptarse a la nueva realidad financiera. Esto puede implicar la reasignación de recursos, la reducción de costos o la búsqueda de nuevas fuentes de ingresos. Presente estos planes ajustados a las partes interesadas con una justificación clara para cada decisión. Su capacidad para adaptarse a los cambios financieros demuestra un fuerte liderazgo y puede asegurar a las partes interesadas su compromiso con el éxito del negocio.

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Ellen Card

World-Class Finance & Accounting Management Professional
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I actually disagree with this. This is an unexpected variance and should not cause a reforecast of the budget - particularly if a natural occurrence caused the variance. Communication with stakeholders regarding the cause and a clear path forward will go a long way towards soothing ruffled feathers.

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Laura Gomez, CPA

Assistant Corporate Controller at Cogir Senior Living
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Providing both short-term solutions that mitigate the impact of the variance, as well as long-term strategies to prevent similar variances in the future, is key to reassuring stakeholders.

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4 Involucrar a las partes interesadas

Involucrar a las partes interesadas es un paso que no debe pasarse por alto. Invítelos a compartir sus ideas y a participar en el proceso de toma de decisiones. Este enfoque colaborativo no solo aprovecha las diversas perspectivas, sino que también garantiza que las partes interesadas se sientan valoradas y escuchadas. Su participación puede dar lugar a soluciones más sólidas y a una mayor aceptación de los planes presupuestarios revisados.

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Laura Gomez, CPA

Assistant Corporate Controller at Cogir Senior Living
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Seek their input and get their feedback! Involving them in the decision-making process fosters a sense of ownership and partnership in addressing the issue!

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5 Supervisar el progreso

El monitoreo continuo de su progreso financiero es vital después de abordar las variaciones presupuestarias. Mantenga a las partes interesadas actualizadas con informes periódicos sobre el rendimiento del presupuesto revisado en relación con los objetivos. Esta comunicación continua ayuda a mantener la transparencia y permite respuestas rápidas si surgen más variaciones. También demuestra su compromiso con la administración financiera y puede aumentar la confianza de las partes interesadas en sus capacidades de gestión.

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6 Aprender y mejorar

Por último, utiliza esta experiencia como una oportunidad de aprendizaje. Analiza lo que salió mal y lo que se manejó bien. Implemente nuevos procesos o herramientas si es necesario para mejorar el seguimiento del presupuesto y la precisión de las previsiones. Comparta estos aprendizajes con las partes interesadas, destacando cómo ayudarán a gestionar la planificación financiera futura. La mejora continua en su proceso de presupuestación demostrará a las partes interesadas que usted es proactivo y está dedicado a la responsabilidad fiscal.

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Ellen Card

World-Class Finance & Accounting Management Professional
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I think planning and reflecting on what could have been done differently and improved upon will provide a clear path forward if similar variances occur in the future. Stakeholders are always interested in a contingency plan and how to survive future “what-if” scenarios.

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7 Esto es lo que hay que tener en cuenta

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1 Analizar desviaciones

2 Comunícate con anticipación

3 Ajustar planes

4 Involucrar a las partes interesadas

5 Supervisar el progreso

6 Aprender y mejorar

7 Esto es lo que hay que tener en cuenta

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