Sous la responsabilité de la Direction Générale Adjointe des Services à la Population, l’assistante de direction accompagne la DGA et les directions qui y sont rattachés en assurant un rôle de veille, d’interface, d’appui à la coordination et d’alerte le cas échéant sur l’ensemble des dossiers et projets dont elle a la charge.
1- Assurer le suivi administratif de la DGA Services à la Population :
Accueil physique et téléphonique en sachant hiérarchiser, filtrer, rediriger, transmettre
Gestion de l’agenda
Gestion du courrier entrant et sortants et de l’interface gestion du courrier dématérialisé
Préparation des dossiers de réunions.
Organisation des dossiers, du classement de manière adéquate (papier et électronique) et de l’archivage
Garantie de la traçabilité des flux entrants et sortants
Création, mise à jour et suivi des tableaux de pilotage
2- Assurer l’interface entre les Directions du secteur et la DGA :
Veille, rappel des échéances du secteur (conventions, dossiers en cours, instances et procédures internes RH.)
Organisation du traitement et de la diffusion de l’information
Appui aux Directions et services du secteur
Transmission d’informations aux services en cas d’absence de la DGA
3- Assurer et suivre la planification des activités du Pôle :
Planification annuelle des évènements
Planification ouverture et fermeture des équipements
Suivi des congés des directeurs et continuité de direction
Profil recherché
Savoirs/diplômes :
Formation supérieure en secrétariat
Expérience souhaitée dans la fonction publique territoriale , notamment en assistanat de direction
Savoirs faire :
Maîtrise des outils informatiques et bureautiques : Microsoft 365, AIR DELIB, I PARAPHEUR, FAST Courrier
Maîtrise de la production de documents (qualités rédactionnelles) et outils administratifs
Connaissance de l’environnement d’une collectivité
Capacité à évaluer l’urgence d’une demande
Rigueur, polyvalence
Savoir être :
Discrétion et respect de la confidentialité
Sens du relationnel et du travail en équipe
Aisance relationnelle et diplomatique.
CDD 1 an renouvelable
Niveau hiérarchique
Premier emploi
Type d’emploi
Temps plein
Fonction
Autre
Secteurs
Collectivités publiques et territoriales
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