Rejoignez la Caf de Paris, organisme de protection sociale assurant une mission essentielle de service public favorisant la cohésion sociale et le bien vivre ensemble au profit de 400 000 allocataires et de l'ensemble des familles parisiennes.Vous recherchez un emploi qui a du sens ? Vous avez le sens de l’intérêt général ? Vous partagez les valeurs de solidarité et aimez le travail en équipe ?
Dans un contexte exigeant et en constante évolution, nous recherchons une assistante de direction expérimentée, rattachée à la Directrice Adjointe en charge des Prestations Familiales et de la Relation de Service. Elle aura pour missions d’assurer la coordination du secrétariat de direction et de travailler en binôme avec l’assistante de la Sous-Directrice de la Production, tout en s’inscrivant dans un collectif composé d’autres assistantes de direction, afin de garantir la continuité et la fluidité du fonctionnement de la direction.
Mission
En matière d’appui à l’organisation et au fonctionnement de la Direction :
Accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes
Gestion proactive des agendas mouvants et organisation des déplacements
Organisation des réunions, convocations, logistique, préparation des supports
Préparation des éléments pour les bilatérales, CODIR, COMEX et séminaires
Suivi des échéances, gestion des alertes et rappels
Rédaction de courriers, comptes rendus et documents de synthèse
Préparation des ordres de mission, réservations (transport, hébergement, prestations de bouche)
Veille au bon fonctionnement administratif quotidien (statistiques, fournitures, coordination)
En matière de structuration et de coordination du secrétariat :
Gestion des boîtes mail partagées (secrétariat, Direction Adjointe)
Suivi de l’organigramme de la branche (plus de 500 collaborateurs CDI/CDD)
Suivi des heures supplémentaires et du baromètre DSI
Gestion des habilitations : inscriptions, changements de poste ou missions, radiations
Gestion des délégations de signature (création, mise à jour, intégration dans ACCES)
Référente pour les outils numériques (EOPPS, OSVC, iA, TNI, Cafcom)
En matière de suivi administratif et budgétaire :
Traitement des factures de la branche et suivi budgétaire
Suivi des dispositifs tutelles/logement et de la convention RSA avec la DASES
Suivi des paiements à l’UDAF et régularisations annuelles
Suivi des tickets GACI sollicitations (informatique, RH, services généraux, achats)
Commande de fournitures, agendas, impressions SIRI
Gestion des RECIT (courriers d’incivilités)
Suivi des dossiers transmis à la commission CALIP
Des missions ponctuelles pourront également lui être confiées, en fonction de ses compétences et de l’évolution des priorités de la direction.
Profil
Compétences Requises
Excellente maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (Outlook, Teams, etc.)
Forte capacité d’organisation, de gestion des priorités et des urgences
Très bonne aisance rédactionnelle et relationnelle
Discrétion, autonomie et sens du service
Connaissance de l’environnement CAF et de ses circuits RH/administratifs appréciée
Nous exploitons les connaissances de la communauté d’une toute nouvelle manière. Des experts ajoutent des informations directement à chaque article, élaboré à l’aide de l’intelligence artificielle.