ASSISTANT(E) DE DIRECTION H/F

Description du poste et Missions

I. Gestion des ressources humaines

Tenue des dossiers du personnel et réalisation des formalités administratives (entrées, sorties, mises à jour)

Réalisation et transmission des éléments variables de paie (EVP)

Déclaration et suivi administratifs (déclaration AT, AM, enregistrement congés)

Rédaction des promesses d’embauche et contrats de travail

Interlocutrice privilégiée des salariés sur les questions liées aux ressources humaines

Gestion auprès des organismes de formation

II. Gestion administrative

Gestion et traitement des courriers/courriels

Rédaction et mise en forme de tout document (attestation d’hébergement, avance financière, demande de sauf-conduits, compte-rendu des réunions ect)

Gestion des déplacements professionnels et usagers (transport, hôtel, frais liés)

Traitement des notes de frais

Gestion des contrats conclus avec les fournisseurs

Classement des dossiers et archivage

Commande des fournitures et outils de travail pour le personnel

III. Gestion financière

Alimentation, enregistrement et contrôle de la caisse

Réception et mise en paiement des factures

Rédaction des bons de dépenses et des suivis comptables

Etablir les factures mensuelles, dépôt sur CHORUS-DT et suivi

Appui de la Direction dans la clôture du budget de l’année N et à la préparation du budget de l’année N+1 (Budget réalisé et budget prévisionnel)

IV. Gestion informatique

Lien avec le prestataire informatique

Gestion du parc informatique et téléphonique

V. Soutien opérationnel

Soutien de la direction et de l’équipe sur les modalités organisationnelles (planning, interventions d’entreprises extérieures liées aux logements)

Gestion administrative et suivi du parc locatif (logements, bureau, véhicules)

Etablit et communique le planning d’astreinte

Prospection de nouveaux fournisseurs/entreprises de services à la demande de la direction



Début du contrat : DES QUE POSSIBLE

Profil recherché

Raison d’être du poste

Dans un rôle significatif d'appui de la direction, l'assistant.e de direction exerce une mission clef dans l'activité de l'établissement. Sur des fonctions polyvalentes, il.elle assiste la direction dans la gestion des tâches administratives courantes. Aussi, il.elle apporte soutien en mettant ses compétences en avant pour soulager la direction de manière générale, en l’assistant dans tous les aspects de son travail pour lui faire gagner en temps et en efficacité.

Contexte et environnement du poste : relations

Relations internes au groupe SOS (relations avec les autres établissements, DG, GIE, structures des autres pôles)

Services comptable, RH, paie, Assistante direction DG Solidarités, informatique

CSE

Relations avec l’extérieur (prestataires, fournisseurs, financeurs, etc.)

• Partenaires (Administration pénitentiaire, organismes de formation)
• OPCO
• Entreprises extérieures de service
• Fournisseurs
• Bailleurs
• Tout nouvel arrivant
  
  
  
  

Diplôme exigé : Niveau 5 - (BAC+2)