Assistant(e) gestionnaire

Présentation de l’environnement professionnel

AgroParisTech est un établissement public d’enseignement supérieur et de recherche sous tutelle du ministère chargé de l’agriculture. Ses domaines de compétence s’adressent aux plans national et international aux grands enjeux du 21e siècle : la gestion durable des ressources naturelles, la protection de l’environnement, les innovations et l’intégration de la bioéconomie, l’alimentation des hommes et les préoccupations nutritionnelles, la santé, la prévention des risques sanitaires et la valorisation des territoires.

L’établissement assure des formations de niveau « M » (ingénieur et master), et de niveau doctoral. Il propose également des formations post-master et professionnelles sous le label « AgroParisTech Executive ».

AgroParisTech se structure autour de 5 départements de formation et de recherche, 24 unités de recherche, 1 ferme expérimentale, 1 halle technologique, 5 tiers-lieux ouverts dits « InnLab » et compte 3000 étudiants dont 12% de doctorants et 250 enseignants, enseignants-chercheurs et cadres scientifiques.

AgroParisTech est implanté sur 8 sites : les campus de Palaiseau, Montpellier, Nancy, Clermont-Ferrand et Kourou ainsi que la ferme expérimentale de Grignon, l’unité de recherche et développement ABI à Reims et l’antenne d’Orléans.

Le poste est basé sur le campus de Palaiseau au sein de la Directions des Relations Internationales et Européennes.

Conditions Spécifiques

• Des navettes depuis Paris (Porte d’Orléans et Nation) et Versailles sont organisées par l’établissement pour rejoindre le campus de Palaiseau – accès RER C ou B
• Le télétravail est envisageable pour ce poste.
• Différentes options de temps de travail sont possibles
• Prestations sociales du MASA (chèques vacances, CESU…)
• Accès à la restauration collective - parking
  
  

Objectifs du poste

Affecté(e) à la Direction des Relations Internationales et Européennes (DRIE) d’AgroParisTech, le(la) assistant(e) gestionnaire contribue au bon fonctionnement de la direction et apporte un appui administratif, financier et logistique à l’équipe (15 personnes réparties au sein de 2 pôles). Il ou Elle assure une liaison fluide au sein du service et avec les interlocuteurs (internes et externes à AgroParisTech). Il ou elle contribue également à certaines activités du service, notamment en lien avec la mobilité internationale.

Description des missions à exercer ou des taches à exécuter

1/ Appui logistique à l’ensemble du service, y compris :

• Appui transversal au service (logistique, courrier, organisation des réunions de service, comptes-rendus, matériel / mobilier, archivage…)
• Organisation des missions à l’étranger en lien avec les missionnaires (traitement des ordres de mission et des états de frais de déplacement, y compris utilisation du progiciel GFD en appui aux agents et renseignement des volets financiers, achat des titres de transports).
• Appui à l’organisation d’événements (International Days, Journée Europe, Erasmus Days, etc.) et à l’accueil international (Summer Program, partenaires, étudiants internationaux, etc.).
• Gestion des frais de réception.
• Passation de commandes (utilisation des interfaces dédiées des prestataires).
• Appui aux membres du service selon besoin.
  
  

2/ Appui spécifique au responsable administratif et financier (RAF) :

• Seconder le RAF dans l’ensemble de ses missions financières (recettes et dépenses)
• Utilisation du progiciel financier (PEP Premium) pour la saisie des engagements juridiques, des bons de commandes et des services faits, pour l’enregistrement et la vérification des clients et fournisseurs ainsi que de l’ensemble des opérations courantes liées aux recettes et dépenses
• Suivi des crédits de la DRIE (postes de dépenses, recettes).
• Vérification et transmission à la Direction des Affaires et des Achats des dossiers particuliers de paiement (bourses, rémunérations stagiaires…)
  
  

3/ Procédure de gestion des ordres de missions et autorisations de déplacement à l’international :

• Gestion, sous la responsabilité de la directrice et du RAF du service, des autorisations de déplacement à l’étranger des étudiants, doctorants et auditeurs.
• Alimentation d’une base de données des séjours à l’étranger des étudiants, doctorants et auditeurs.
• Réalisation d’un bilan annuel des mobilités internationales des personnels (en s’appuyant sur l’extraction GFD) et des étudiants.
• Amélioration de la communication sur la procédure (clarification des formulaires, mise à jour des informations relatives à la procédure sur Intranet et sur Seafile, etc.).
  
  

4/ Appui à la gestion de la mobilité internationale

• Appui au suivi de la mobilité internationale des étudiants (sensibilisation, constitution des dossiers, paiement des bourses, etc.).
• Saisie de données sur les différentes plateformes liées à la mobilité internationale (Beneficiary Module pour la mobilité Erasmus+, logiciel de scolarité interne Synapses, logiciel de gestion des mobilités MoveOn).
  
  

Champ relationnel du poste

La personne recrutée sera amenée à collaborer avec l’ensemble de la communauté de travail d’AgroParisTech et avec les structures directement liées à l’activité.

Compétences liées au poste

Savoirs Savoir-faire/Savoir-être

Requis

• Connaissance de base en anglais écrit et oral (niveau A2 minimum souhaité)
• Maitrise des logiciels bureautiques courants.
  
  

Appréciés

• Expérience préalable dans un poste similaire.
• Connaissance de l’enseignement supérieur français.
• Expérience de la gestion publique.
• Intérêt pour la coopération internationale.
• Maitrise de l’expression orale et écrite.
• Polyvalence.
• Rigueur et sens de l’organisation.
• Rédaction de comptes-rendus.
• Appui à l’organisation d’événements.
• Organisation de déplacements pour l’équipe.
• Entretien et remplissage d’outils de suivi internes et externes.
• Archivage.
• Sens du service public.
• Goût du travail en équipe.
• Sens du contact et diplomatie.
• Capacité à échanger avec des interlocuteurs variés, internes et externes.
• Capacité à travailler dans un environnement multiculturel.
• Respect de la confidentialité des informations traitées par la DRIE.