Chef de bureau/Cheffe de bureau

UP SKILLS CADRES & EXPERTS recherche pour un de ses clients spécialisé dans le domaine de l'énergie renouvelable un(e) Office Manager H/F en contrat d'intérim, en charge de la gestion opérationnelle et administrative des bureaux de l’entreprise.

La maîtrise de l'anglais et de SAP sont indispensables pour réussir sur le poste.

En contrat d'intérim

Hybride : 3 jours sur site / 2 jours en télétravail

Lieu de travail : Paris 13 Métro Bibliothèque François Mitterrand

Démarrage de la mission : le 1er Septembre 2025

Durée de la mission : 10 mois pouvant aller jusqu'à Octobre 2026

Salaire annuel de 40K euros selon profil

Les missions:

L'Office Manager veille au bon fonctionnement des installations, à la coordination des flottes de véhicules, et à la gestion des contrats immobiliers. Ce poste joue un rôle clé d’intermédiaire entre les différents départements et les prestataires externes, en garantissant efficacité, conformité et qualité de service.

Gestion de flotte:

Coordination des flottes de véhicules dans plusieurs pays (France, Allemagne, Italie, Pologne, Royaume-Uni, Roumanie, Grèce, Hongrie).

Gestion des contrats, livraisons, entretiens, sinistres et rapports de consommation de carburant.

Communication avec les prestataires locaux et les collaborateurs sur les problématiques liées aux véhicules.

Mise à jour des rapports mensuels et des politiques globales de flotte.

Préparation des rapports de durabilité et de consommation de carburant.

Consolidation de la documentation et garantie de conformité aux procédures internes.

Mise à jour des tableaux de bord et des outils de reporting.

Coordination des déplacements professionnels:

Interface avec les agences de voyage.

Gestion des installations:

Création des demandes d’achat pour les dépenses opérationnelles (loyer, parking, nettoyage, maintenance, assurance, etc.).

Coordination des simulations d’évacuation et gestion des services liés aux bureaux.

Gestion immobilière:

Suivi des contrats de bureaux (renouvellements, résiliations, avenants).

Mise à jour des polices d’assurance locales.

Support sur les notifications légales et gestion du mobilier de bureau et des équipements informatiques.

Compétences & Qualifications:

Expérience confirmée en gestion administrative et opérationnelle dans les services généraux ou en tant qu'Office Manager.

Maîtrise de l’anglais et du français.

Maîtrise de SAP, Excel, et des plateformes de gestion de déplacements/flottes.

Excellentes compétences en communication avec les parties prenantes internes et externes. Rigueur, sens de l’organisation et souci du détail.

Capacité à gérer plusieurs tâches et priorités simultanément.