Executive Assistant du Directeur Général Adjoint

Talents Unis, expert du recrutement d’Assistant(e)s de Direction, Assistant(e)s Personnel(le)s et profils RH, recherche pour son client, prestigieux établissement financier, l’assistant(e) de son Directeur Général Adjoint (étude des candidatures à la rentrée, fin août).

Directement rattachée au Directeur Général, stratège sollicité et influent, travailleur forcené mais parfois distrait sur les questions matérielles ou temporelles, à la tête d’une large équipe, vous aurez un rôle clé dans l'organisation et la coordination de ses activités quotidiennes, l'amélioration des processus internes et la diffusion de l'information.

Vous gérerez un agenda très complexe et mouvant, et les déplacements afférents en France et à l’étranger, à régler au cordeau. Vous filtrez ses emails et l’alertez si nécessaire. Vous serez responsable de la préparation des réunions externes (rdv, réservation de salles, préparation de documents, accueil) et internes. Vous veillerez au planning anticipé des comités de direction, des comités métiers et d’investissements, dont vous préparerez CR et suivi des actions lorsque vous y participez. Vous organisez les roadshows. Dans ce contexte très changeant, vous savez jongler avec un agenda-tétris pour trouver un miraculeux créneau disponible ou abattre comme un château de cartes, et sans regrets, ce que vous aviez soigneusement préparé la veille.

Vous serez le point de relai de tous ses interlocuteurs et aurez ce précieux rôle de baromètre lui permettant de sonder « l’humeur » ambiante ; vous serez force de proposition pour la réguler si nécessaire, avec l’organisation de déjeuners, de séminaires et de kick-off. De façon générale, vous serez en charge de l’organisation des évènements et conventions, parfois avec l’appui de la Communication, ou d’une agence selon le nombre de participants et le format de l’évènement. Vous tenez le budget général, préparez les notes de frais de votre dirigeant, suivez la facturation des prestataires, accueillez les nouveaux arrivants et veillez à la bonne marche du Codir.

La dimension humaine de ce poste est ainsi aussi essentielle que les compétences techniques et la maitrise parfaite de la fonction. Nous recherchons une personne qui saura établir des relations de travail harmonieuses avec un entourage professionnel varié et exigeant, tant en interne qu'en externe. Une présentation soignée, un sens aigu de la diplomatie, ainsi qu'une excellente maîtrise de l'expression orale et écrite sont des atouts indispensables. Vous devrez faire preuve de réactivité, d'esprit d'initiative, d'une grande capacité d'adaptation, tout en étant méthodique et organisé(e).

Diplômé(e) d’études supérieures, vous avez au moins 10 ans d’expérience de l’assistanat auprès de dirigeants exigeants dans des univers mouvants (par ex : cabinets de conseil, fonds, finance, ou autre). Les agenda complexes, mouvants et internationaux n’ont pas de secrets pour vous, vous êtes digital addict et savez trouver les bonnes solutions pour faciliter la vie de vos dirigeant, et la vôtre par la même occasion. Vous avez un très bon niveau d’anglais et le souhait de vous investir dans une entreprise exposée, et pourtant à taille humaine.

Merci de nous transmettre votre CV sans délai ou de vous manifester auprès de votre consultante.

Rémunération : +/- 65/72K€ et package additionnel

Paris - triangle d'or

TT ponctuel