Office Manager – H/F

MALHERBE PARIS est une agence créative indépendante et internationale (Paris, Shanghai et New York), à la croisée de l’art et du commerce, leader dans le design retail, l’hôtellerie et la création digitale. Nous collaborons avec les plus grandes marques mondiales sur des stratégies de design et de retail (Hennessy, Dior, Sephora, L’Occitane, Krug, Cartier, Mandarin Oriental, etc.). Depuis plus de 30 ans, nous affirmons la singularité de la culture française et imaginons de nouvelles expériences d’achat en combinant une approche créative fondée sur l’élégance, l’innovation et la liberté d’expression. Cette vision s’applique à une multitude de secteurs du retail : hôtellerie et restauration, spas, cosmétiques, joaillerie, grands magasins, centres commerciaux, grande distribution, alimentation & boissons, travel retail, etc.

Pour en savoir plus : https://www.instagram.com/malherbeparis/

En tant que Office Manager, vous serez le point d’entrée de l’entreprise. Travaillant en étroite collaboration avec la direction, la comptabilité et les ressources humaines, vous jouerez un rôle clé dans le bon fonctionnement de l’organisation. Ce poste demande rigueur et organisation, souplesse et polyvalence, sens des priorités et du service, et une personnalité souriante, diplomate, discrète et disponible.

L’anglais courant est indispensable.

Type de contrat : CDD

Poste à pourvoir immédiatement

Localisation : Malherbe Paris, 64 rue de Rome 75008 Paris.

• MISSIONS
  
  

Accueil – standard

– Accueillir les clients, fournisseurs, visiteurs, les orienter, prendre les messages

– Standard, transmettre ou filtrer les communications téléphoniques et assurer le premier niveau de contact entre le service et l’extérieur

Administratif

– Effectuer le dispatching du courrier et des colis en provenance de l’extérieur, faire

l’affranchissement du courrier et des colis au départ.

– Gérer les coursiers, les livraisons, les envois Fedex…

– Mettre à jour des documents administratifs (exemple liste téléphonique…)

– Archiver et classer les documents, les dossiers…

– Assister la direction administrative et financière

Services généraux

– Assurer l’intendance de l’agence avec les prestataires extérieurs (ménage, électricité,

climatisation, hygiène, distributeur café / eau, copieurs couleurs, syndic …)

– Gérer l’approvisionnement en fournitures de bureau et d’hygiène et des commandes diverses après accord et autorisation de la direction

Gestion et suivi IT

– Identifier les achats de matériel bureautique (ordinateurs et logiciels, mobilier…) après accord et autorisation de la direction

– Piloter, suivi de la maintenance informatique hebdomadaire sur site avec notre prestataire

– A l’arrivée et aux départs des collaborateurs : Mise en place et activation des différentes plateformes informatiques nécessaire aux collaborateurs (Gmail, Sigilium, Box …)

Assistance Service RH

– Planification et suivi des Visites médicales des collaborateurs

– A l’arrivée et aux départs des collaborateurs : Mise en place et activation de la plateforme informatique Lucca (gestion des congés) nécessaire aux collaborateurs

– Inscription et désinscription des collaborateurs à la mutuelle de l’entreprise

• COMPÉTENCES
• Formation BTS Assistant de Direction / Hôte(esse) d’accueil Bac +2/3 Administration / Compta / Gestion
• Sens de l’organisation, rigueur et polyvalence
• Maîtrise des outils logiciels et bureautiques (Pack Office, Suite Google Workspace…)
• Anglais courant indispensable
  
  

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