Office manager

✨ Rejoignez Facilib en tant qu’Office Manager à temps partagé

Qui sommes-nous ?

Facilib, c’est une équipe engagée de 15 personnes aux profils variés : office managers, gestionnaires administratifs, responsables administratifs et financiers (RAF), responsables des ressources humaines (RRH)… depuis 2017, nous avons accompagné plus de 300 entreprises – principalement des start-up franciliennes – dans la gestion de leurs locaux, de leurs équipes et de leur organisation administrative.

Notre mission : apporter des compétences opérationnelles et organisationnelles en temps partagé. Nous intervenons directement dans les entreprises, avec des personnes aux expertises complémentaires, pour les aider à piloter leur quotidien.

Le poste

En tant qu’Office Manager à temps partagé, vous interviendrez pour le compte de Facilib auprès de 2 à 3 entreprises clientes, à raison d’1 à 2 jours par semaine par mission.

Chez Facilib, un·e Office Manager a deux casquettes principales :

• Workplace : gestion des locaux, des prestataires, des événements, du bien-être au travail et de la cohésion d’équipe. Vous êtes garant·e d’un environnement fluide, agréable et fonctionnel.
• Admin : appui à la gestion RH et/ou financière, selon vos compétences et les besoins des entreprises.

En fonction de vos expériences et des attentes de nos clientes, vous pourrez être amenée à :

• Organiser des événements internes (séminaires, offsites…)
• Piloter la gestion des locaux et des prestataires
• Gérer des projets (cohésion d’équipe, déménagement, amélioration continue…)
• Intervenir en support administratif RH (paie, on/offboarding, gestion sociale…)
• Participer à la gestion financière (préparation comptable, suivi budgétaire…)

Vous pourrez vous appuyer sur l’expertise collective de Facilib : entraide entre collègues, appui de référents, collaboration avec des RRH, RAF ou gestionnaires administratifs, selon les projets. Si vous aimez le management fonctionnel, certaines missions vous permettront aussi d’encadrer opérationnellement d'autres profils.

Bon à savoir : chez Facilib, nos RAF et RRH sont d’ancien·nes Office Managers. L’évolution interne fait donc partie de notre ADN.

Onboarding & coaching

Dès votre arrivée, vous serez accompagné·e par un·e des cofondateur·ices pour adopter la posture de consultant·e, essentielle à la réussite d’un modèle multi-entreprises.

🎯 Profil recherché

• Vous avez 3 à 5 ans d’expérience, idéalement en start-up
• Vous avez déjà organisé des événements internes
• Vous aimez animer la vie d’équipe et favoriser la cohésion
• Vous avez une bonne maîtrise de la gestion de projet
• Vous connaissez (ou êtes prêt·e à apprendre) des outils comme Pennylane, Payfit
• Vous avez idéalement un anglais professionnel ou bilingue
• Vous êtes proactif·ve, créatif·ve, capable de défendre vos idées
• Vous avez le sens du relationnel et aimez rendre service, conseiller, fluidifier

🎁 Ce que nous proposons

• Contrat 35h, heures supplémentaires payées
• 10 jours de congés supplémentaires par an (en plus des congés payés classiques)
• Rémunération annuelle brute : entre 35 et 40k€, selon autonomie
• Mutuelle, transport et titres-restaurants (10€/jour via Swile) pris en charge à 50 %
• Environnement Apple 🍏
• Un offsite annuel au soleil ☀️
• Un quotidien stimulant et varié, avec des client·es inspirant·es (Welcome to the Jungle, Naboo, Jacquemus, Younited, Najar, Hublo, Driveco…)

🚀 Le processus de recrutement

1. Appel de présélection (15 min)
2. Entretien (1h) avec Arthur, co-fondateur et ancien OM
3. Séance de coaching “posture consultante” (30 min)
4. Présentation culture-fit avec un·e prospect (15 à 30 min)

📅 Infos pratiques

• Poste à pourvoir à la rentrée de septembre
• Entretiens prévus entre le 4 et le 14 août
• Objectif : promesse d’embauche signée avant le 15 août

🤝 Nous croyons aux parcours atypiques

Chez Facilib, nous valorisons la diversité des profils. Même si vous ne cochez pas toutes les cases, si vous vous reconnaissez dans cette annonce, nous serons ravi·es d’échanger avec vous !