Una pandemia informativa sta bloccando le tue decisioni

Una "pandemia" è una malattia che colpisce in breve tempo una porzione molto ampia della popolazione in grandi aree del territorio. Se ne parla tutti i giorni sui giornali a proposito del coronavirus.

Recentemente l'Organizzazione Mondiale per la Sanità ha sorpreso tutto il mondo con una parola nuova: "infodemia". Con questa parola ha voluto denunciare un fenomeno che rischia di ridurre l'efficacia delle misure intraprese contro il diffondersi del Coronavirus e di creare nuovi problemi: una "sovrabbondanza di informazioni - alcune accurate, altre no - che rende difficile alle persone trovare fonti affidabili e una guida sicura quando ne hanno bisogno".

Sul web tutti sono sia mittenti che destinatari di informazioni. Ognuno, nel bene o nel male, può dire la sua e l'informazione può prendere derive pericolose dalla verità. Se una persona vuole essere certa di ciò che sta leggendo deve effettuare un controllo incrociato su più fonti. Questo richiede, quasi sempre, più tempo ed energie di quanto siamo disposti a investire.

Purtroppo il fenomeno è noto da tempo nel campo della gestione della conoscenza. Si chiama "information overload" o "sovraccarico cognitivo": quando si hanno troppe informazioni su una determinata tematica, si perde la capacità di comprendere il problema e di prendere decisioni in modo efficace. In generale, il termine è associato all'eccessiva disponibilità di informazioni e di fonti informative nella vita di tutti i giorni, specialmente quella lavorativa.

Quando abbiamo poche fonti di informazioni a disposizione, possiamo dedicare a ciascuna il tempo necessario per capirla e sfruttarla al massimo (1). Esiste un punto di ottimo in cui si assesta la nostra capacità di trarre il massimo dalle fonti e dalle informazioni che abbiamo dedicando a ciascuna il giusto tempo. Quando le fonti aumentano diminuisce il tempo che riusciamo a dedicare ad esse e la sovrabbondanza ci fa perdere di vista quelle realmente valide (2). Finché diventando troppe non siamo più in grado di sfruttarle adeguatamente (3). Nel prendere decisioni, questa confusione, può addirittura diventare bloccante (4), si parla in questo caso -appunto- di information overload.

Nelle aziende succede spesso, succede anche nella tua? La tecnologia ci ha messo a disposizione un numero di strumenti per raccogliere e distribuire informazioni che può essere inebriante, ma che a lungo andare rischia di essere deleterio. Questi strumenti non sono solo quelli esterni, come il web e i motori di ricerca, ma anche interni, come email, intranet, gestionali, ecc.

Magari hai un collega che invia a tutti tutte le mail, "così siamo tutti informati", e poi nessuno le legge. Oppure non riesci più a trovare quel documento… O, ancora, le informazioni arrivano sulla tua scrivania sempre troppo tardi.

Un processo di gestione della conoscenza adeguato deve consentire di avere le informazioni, specifiche e rilevanti, quando servono, filtrando e distribuendo quelle che possono realmente servire all'utente per il suo lavoro, evitando così l'overload. Se aumenta la fiducia dell'utente nelle fonti e nell'affidabilità delle informazioni, si può ottenere un notevole risparmio di tempo e la conoscenza acquisita diventa capitale dell'azienda.