Como você lida com solicitações de dados pessoais de antigos ou futuros funcionários?

1 Conheça suas obrigações

Dependendo de onde você opera e onde seus funcionários estão localizados, você pode ter diferentes obrigações legais para responder a solicitações de dados pessoais de funcionários. Por exemplo, de acordo com o GDPR, você precisa fornecer as informações solicitadas dentro de um mês, a menos que a solicitação seja complexa ou excessiva. De acordo com o CCPA, você tem que responder em até 45 dias, com possibilidade de prorrogação por mais 45 dias. Você também deve informar os funcionários sobre seus direitos e como exercê-los em seu aviso de privacidade ou manual do funcionário. Certifique-se de que está familiarizado com as leis e regulamentos aplicáveis e atualize as suas políticas e procedimentos em conformidade.

3 Localizar e revisar os dados

Depois de verificar a identidade e a autoridade do solicitante, você precisa localizar e revisar os dados que eles estão solicitando. Isso pode envolver a pesquisa em vários bancos de dados, sistemas, arquivos ou arquivos, dependendo de como você armazena e gerencia os dados de seus funcionários. Você também pode ter que consultar outros departamentos ou terceiros que possam ter acesso ou processar os dados, como recursos humanos, folha de pagamento ou TI. Você precisa revisar os dados para garantir que sejam precisos, relevantes e completos, e para identificar quaisquer dados que possam ser isentos de divulgação, como informações confidenciais, segredos comerciais ou dados pessoais de outros funcionários.

4 Fornecer ou modificar os dados

Depois de localizar e revisar os dados, você deve fornecer ou modificar os dados de acordo com a solicitação. Você pode fornecer os dados em um formato fácil de entender e acessar, como um PDF, planilha ou e-mail. Você também pode fornecer um resumo ou explicação dos dados, se necessário. Se o solicitante pedir para corrigir ou atualizar seus dados, você deve fazer as alterações e confirmá-las com o solicitante. Se o solicitante pedir para excluir seus dados, você terá que apagar ou anonimizar os dados e informar o solicitante das consequências, como perder o acesso a determinados serviços ou benefícios.

5 Documentar e acompanhar o processo

Finalmente, você deve documentar e monitorar o processo de tratamento de solicitações de dados pessoais de funcionários. Você tem que manter um registro das solicitações, as respostas e as ações tomadas, bem como as razões e evidências para quaisquer decisões. Você também tem que monitorar a pontualidade, qualidade e conformidade do processo e relatar quaisquer problemas ou incidentes às autoridades ou partes interessadas relevantes. Você pode usar ferramentas, como software, modelos ou listas de verificação, para ajudá-lo a simplificar e automatizar o processo e garantir consistência e precisão.