Kurumsallaşma: Neden Önemli?

Scroll down for English

'Startuplar/Scaleuplar da kurumsallaşmak, bir şirketin başlangıç aşamasından olgun ve sürdürülebilir bir organizasyona dönüşme sürecini ifade eder. Bu süreçte, sistemler, süreçler ve yapıların oluşturulması önemlidir. Kurum kültürü oluşturmak ise, çalışanların ortak değerler, inançlar ve normlar etrafında birleşmesini sağlamayı amaçlar. Bu, şirketin misyon ve vizyonunu destekler. Kurumsallaşma, net roller ve sorumluluklar, etkin iletişim ve güçlü liderlik gibi unsurları içerir. Böylece, şirket büyüdükçe ve değiştikçe, tutarlılığı ve verimliliği korur, inovasyonu teşvik eder ve uzun vadeli başarıyı sağlar.’

Böyle bir giriş yapmamın amacı ‘kurumsallaşmak’ kelimesine yüklenen olumsuz anlamları dönüştürmek istemem aslında. O nedenle aklıma gelen ilk 3 inanışı sizinle sorgulamak isterim.

Benim ilk aklıma gelen inanç ‘kurumsallaşmak bizi yavaşlatır.’ Bu artık geçerli olmayan bir inanıştır çünkü bu durumda yavaşlamak hızlanmak demektir. Özellikle insan yönetimi konularında, olgun bir şirkete büründüğünüzde kararlarınızın ardında yatan nedenle ortak değerler, inançlar ve politikalara dayanır. Burada kilit kelime ‘ortak’tır. Şirket ilk kurulduğunda üç beş kişi ile ‘hızlıca’ aldığınız kararların konforundan vazgeçebilmek, olgun bir şirketi yönetmenin en önemli yaklaşımlarından hatta bazen becerilerinden biridir. Artık bir karar alırken belki yüzlerce çalışanı, müşterileri, iç ve dış imajınızı, şirketteki değerleri ve aldığınız bu kararın bütün sosyal paydaşlarınızı nasıl etkileyeceğini daha fazla düşünmek durumundasınızdır. Çünkü dünyanız büyümüştür. 🌎

‘Kurumsallaşmak işlerimizi karmaşıklaştırır.’ diğer bir geçersiz inançtır. Tam aksine, kurumsallaşmak demek iş süreçlerinin yazılı hale gelmiş olması, üzerine çalışılmış, yalınlaşması ve her bir departmanın ya da çalışanın ilgili süreçteki yerinin belli olmasıdır. Yeni kuruluşun karmaşık örgüsünün açılması, sadeleşmesi, daha anlaşılır hale gelmesi demektir. Sadeleşmeye ve odağa ayrılan zamanın hiçbir zaman boşa gitmediğine inanıyorum. Çok sevdiğim bir söz var, amacını bir cümle ile anlatabiliyorsan, net bir amacın vardır. Şirket henüz küçükken ve herkes birlikte çalışabiliyorken, amaç daha net ve alınan kararların girişken olması kolayken, işler başkadır. Ancak şirket büyüdükçe departmanlar birimler oluştukça, hele bir de üzerine uzaktan çalışma eklenince asıl işler karışır ve tam da o anda kurumsallaşmaya ihtiyaç artar.

Bir diğer geçersiz ‘Kurumsallaşmak çevikliğimizi kaybettirir.’ Çalışanları görevden göreve sürüklemek, her gün yeni görevler yüklemek, sürekli değişen önceliklerin peşinde koşmaya çalışarak geçen günler yaratmak, plan ve program yapmadan hızlıca yapılan organizasyon değişiklikleri, terfiler gibi benzeri aksiyonların çeviklikle bir ilgisi olduğunu düşünmüyorum. Bu süreçleri düzenlemek için yazılan politikalar kurumsallaşmak olup, şirketin başarısına ve kurum marka değerine katkı sağlar. Çeviklik bir yönetim biçimidir, farklı süreçler için kullanılacak birçok yöntemi vardır ve kurumsallaşmanın yollarından biridir.

Bu listeyi uzatmak mümkün. Sizin duyduğunuz başka inançlar var mı? Ve nasıl başa çıkıyorsunuz?

Bence kurumsallık bir dik duruştur. Politikaların yazılı, net olduğu, ihtiyaçlara güncellendiği ve herkes ile açıkça paylaşıldığı, süreçlerin yalınlaştırılıp otomatik hale getirilmesidir.? Kurucu ya da üst düzey yöneticiler – bu kısmı aramızda- 😊 şirketi geliştirme ve büyüme aşamasında bu negatif yaklaşımlar nedeniyle bazı söylemlerle karşılaşabilirsiniz. Bu söylemler kurumsallık ile ilgili kişilerin sahip oldukları bazı geçersiz inançlardan ve fakat başka sebeplerden de ortaya çıkabilir: 

• Eskiden beri bu şekilde yapıyoruz, değiştirmeyelim. (Growth mindset yoksunluğu)
• Hemen bir araya gelip konuşup hallederdik, şimdi toplantı ajandası üzerine çalışarak zaman kaybediyoruz. (Toplantıyı sadece kendi isteklerini gerçekleştirmek için kullanma isteği veya herkesin kendisi için her zaman hazır bulunmasını bekleyen ego)
• Hallederiz yaa. (Bu en sevdiğim 😊 3 kişilik şirket gibi, nostalji özlemi)
• … karşılaştığınız diğer söylemleri özelden bana yazabilirsiniz, üzerinde konuşabiliriz.

 Uzun lafın kısası, Kurucu veya üst düzey yönetici olarak, bu geçersiz inanışların ötesine geçmek ve kurumsallaşmanın uzun vadeli başarının anahtarı olduğunu kabul etmek bence ktirik. Bizim şirkette çok sevdiğim bir hedef var: Growing self-sufficient sustainable business. Bu hedefin ‘key resultları’ her sene değişiyor ama Kuzey Yıldızı gibi hepimizin hep gündeminde. Aldığımız her kararda bu hedefe hizmet edip etmediğimizi sorguluyoruz. Organizasyonumuzu, iş süreçlerimizi, yatırımlarımızı ve stratejik insan ile ilgili kararları hep bu doğrultuda alıyoruz. Bu yaklaşımın bizi her geçen gün daha iyi bir şirket haline getirdiğini düşünüyorum.

Institutionalization in Startups and Scaleups: Why It Matters

Institutionalization in startups and scaleups refers to the process of evolving from an initial stage to a mature and sustainable organization. In this process, the establishment of systems, processes, and structures is crucial. Creating a corporate culture aims to unite employees around common values, beliefs, and norms, supporting the company's mission and vision. Institutionalization includes clear roles and responsibilities, effective communication, and strong leadership. Thus, as the company grows and changes, it maintains consistency and efficiency, fosters innovation, and ensures long-term success.

Transforming Negative Perceptions of Institutionalization

"Institutionalization Slows Us Down"

The belief that "institutionalization slows us down" is outdated. In reality, slowing down can lead to speeding up, especially in human resource management. In a mature company, decisions are based on shared values, beliefs, and policies. The key word here is "shared." Giving up the comfort of quickly made decisions in a small startup is essential for managing a mature company. When making decisions, you must consider the impact on hundreds of employees, customers, the company's internal and external image, and social stakeholders, because your world has grown.

"Institutionalization Complicates Our Work"

Another invalid belief is "institutionalization complicates our work." On the contrary, institutionalization means that business processes are documented, streamlined, and each department or employee's role is clearly defined. This clarity leads to simplification and better understanding of processes, ensuring that time spent on simplification and focus is never wasted. There's a saying I love: "If you can describe your goal in one sentence, you have a clear goal." When a company is still small and everyone works together, goals are clearer, and decisions are easier to make. However, as the company grows and departments form, and especially with the addition of remote work, things become more complicated. It is at this point that the need for institutionalization increases.

"Institutionalization Reduces Agility"

The notion that "institutionalization reduces agility" is also incorrect. Constantly shifting employees between tasks, loading new duties daily, and chasing ever-changing priorities without planning are not signs of agility. Policies written to organize these processes contribute to the company's success and brand value. Agility is a management style with many methods applicable to different processes and part of institutionalization.

Overcoming Negative Attitudes as Founders and Executives

As a founder or senior executive, you may encounter negative attitudes and sayings about institutionalization due to these misconceptions:

• "We've always done it this way, let's not change it." (Lack of growth mindset)
• "We used to solve things quickly, now we waste time working on meeting agendas." (Desire to use meetings for personal goals or expecting everyone to be available at all times)
• "We'll handle it in some ways." (Nostalgia for the days of a small company)

Ultimately, as a founder or senior executive, it is crucial to move beyond these misconceptions and recognize that institutionalization is key to long-term success. In our company, we have a goal I love: "Growing a self-sufficient sustainable business." The key results of this goal change every year, but like a North Star, it is always on our agenda. We evaluate every decision based on whether it serves this goal, shaping our organization, business processes, investments, and strategic human decisions accordingly. This approach, I believe, makes us a better company every day.