Çuvaldız

Buluttan Bile Nem Kapan İnşaat Sektöründe Çevik Yönetim XXIX

( Hızlı bir başlangıç için "İnşaat Sektöründe Çevik Yönetim ve SCRUM-101" veya Agile Project Management and SCRUM in Construction-101 - Udemy kursuma kaydolabilirsiniz. )

Geçtiğimiz günlerde evimizi taşıdık. Tabi ister istemez biraz tadilat yapmak da sürecimizin bir parçası idi. Peki, tadilat, taşınma ve yerleşme sürecinde çevik miydik? Bence “evet”. Daha çevik olabilir miydik? Tabi ki binlerce kez “evet”. Neden mi? Gelin birlikte bir “retrospektif” yapalım. Zira çeviklik aslında her aşamada öğrenme ve iyileştirme ile sürekli gelişme ve adaptasyon yolculuğudur. Bu yolculuğun temel taşı da sürecin değerlendirildiği “retrospektif” seanslarıdır. Retrospektif seansları için birçok yaratıcı fasilitasyon tekniği ve aracı bulunmakla beraber ben burada en temel prensipleri ile ilerleyeceğim.

Tadilat sürecimizde site kuralları nedeni ile fazla mesai yapma imkânı yoktu, sadece hafta içi 9:00-18:00 saatleri arasında çalışma imkanı vardı ve malumunuz Nisan-Mayıs ayları önce Ramazan Bayramı ardından 23 Nisan, 1 Mayıs ve 19 Mayıs nedeni ile bizim iş programımız açısından çalışılamayan günlerle dolu idi. Demek ki sektör standardımızda yer alan “gece, hafta sonu ve bayram fazla mesaisi” olmadan bu iş gerçekleşecekti.

İnşaat işi en küçük bir tadilat projesinden dev yatırımlara kadar birçok belirsizliği içinde barındırır. Bizim de kendimize göre belirsizliklerimiz vardı. Kiracımızın ne zaman çıkacağından ve evi ne halde bulacağımızdan emin değildik. Piyasa fiyatları da değişken olduğu için sabit bütçemize nelerin sığabileceğini de zaman içinde görecektik. Öte yandan oturmakta olduğumuz evde ev sahibimizle olan kira kontratımız sona ermişti ve en kısa zamanda taşınmamız gerekiyordu.

Bütün bunların sonucunda klasik proje yönetim anlayışının önerdiği, en başta kapsamı belirleyip bu kapsamı ne kadar sürede ve ne kadar bütçe ile gerçekleştirebileceğini planlama ve ardından uygulamaya geçme modelinin bizim ihtiyacımıza cevap vermesi mümkün değildi.

Biz de çevik bakış açısının önerdiği gibi işe başlarken elimizde mutlaka olması gereken ve olsa iyi olacak maddelerden oluşan kaba taslak bir kapsamla yola çıktık. Süreç içinde zaman ve bütçe kısıtlarımız dahilinde en değerliyi / gerekliyi en önce yapacak şekilde önceliklendirme prensibine uyduk. Proje belirsizlikleri aydınlandıkça da kapsamı yeniden değerlendirdik ve önceliklendirmemizi gözden geçirdik.

Hala bir yığın eksik listemiz var, malumunuz araya bir bayram daha girdi ve biz bu süreçte çıkan ürünü kullanıp kalan işlerin gerekliliğini ve önceliğini tekrar değerlendirmeyi tercih ettik.

Retrospektife geçmeden önce kısa bir proje tanıtımı ile devam edelim. Daha alt kalemlere inmeden bile birlikte koordine edilmesi gereken ne kadar fazla kalem iş olduğunu en basit bir taşınma projesinin bile karışıklık, karmaşıklık ve belirsizlik düzeyinin ne kadar yüksek olduğunu göreceksiniz:

 -          Eski eşyaların bir kısmının elden çıkarılması- mevcut evin boşaltılması – ev sahibine teslim edilmesi.

-          Yeni evin tadilatı ve ekipmanların satın alınması

-          Yerine göre imal edilecek olan mobilyaların tasarımı, imalatı ve montajı

-          Bir takım mobilya ve beyaz eşyaların satın alınması ve bunların montajı

-          Taşınma

-          Adres değişikliğine bağlı işlerin gerçekleştirilmesi (Elektrik+Su+gaz+internet+TV+güvenlik sistemi+ikametgah ve şirket adres değişikliği vb)

Gördüğünüz gibi tüm sürece bütünsel bakıyoruz, inşaat işi zaman-kalite-maliyet hedefini tuttursa da biz sürecin sonunda konutta yaşar duruma gelmemişsek proje başarısız olmuş demektir.

Tahmin edeceğiniz gibi tadilat ve tedarik süreçlerinde aldığımız fiyatlar ve imalatçıların yetkinliklerine göre sürekli kapsam konusunda değişiklikler yapmak zorunda kaldık. Şantiyeciler hep der ya: “Şu müşteriler ve projeciler doğru dürüst her şeye baştan karar verip çizse malzemeler tek seferde tedarik edilir hem daha iyi pazarlık edilir hem de biz çok verimli bir şekilde sahada inşa ederiz. Proje daha verimli ve ekonomik tamamlanır.”.  Maalesef, şantiyeci dostum, proje devasa boyutlarda da olsa ya da mini mini bir konut tadilatı da olsa işler öyle tıkır tıkır akmıyor. Öncelikle inşa süreci içte ve dışta birçok değişkenden etkilendiği için süreç boyunca tekrar ve tekrar planlanıyor ve proje süreci ne kadar uzarsa Pazar talebi, enflasyon, mevsim ve lojistik gibi belirsizliklerin projeye etkisi daha büyük oluyor. Ayrıca bazı konular proje ilerleyip ortaya çıkan ürün değerlendirildikçe detaylanabiliyor.

Çok uzatmadan retrospektife başlayalım.

Retrospektifte uyguladığımız detay, kullandığımız malzeme veya tedarikçileri nasıl iyileştireceğimizden bahsetmeyeceğim. Bunun sizler açısından bir değeri olmaz. Ancak kapsamlı bir retrospektifte her türlü öğrenilmiş ders ve iyileştirme aksiyonları konuşulur, sizler bunları da konuşmalısınız. Ben burada sadece çevik bakış açısı ve retrospektif prensipleri üzerine örnekleri sizlerle paylaşacağım.

Şimdi yazının başlığından etkilenerek süreci yerden yere vurarak başlayacağımı düşünmeyin. Çünkü retrospektife negatif konulardan başlamak savunma mekanizmamızı ve öğrenilmiş çaresizlik duygumuzu tetikleyebilir. Bir retrospektif seansı kendimizi güvende hissedebilmemiz ve daha yaratıcı çözümleri ortaya çıkarabilmemiz için başarıların konuşulması ile başlar. Retrospektifi kendi kendinize yapıyor olsanız dahi bu kural geçerlidir.

Neyi iyi yaptık:

+ Hem kendi iş yoğunluğumuz hem de evdeki tadilatların akışı nedeni ile taşınma tarihimizi son zamanda kesinleştirebildik. Tam bu aşamada hafta sonu taşınmayı umarken nakliye firmalarının programlarının dolu olması nedeni ile bir son dakika sürprizi olarak planladığımızdan 3 gün önce ve işçiler evde çalışırken eve taşınmaya başlamak durumunda kaldık. İnşaat işçileri, mobilyacılar, temizlikçiler, mobilya ve beyaz eşya nakliyecileri, beyaz eşya servisi ve nakliye firması aynı gün evde idi. İçerideki işlerde iyi bir önceliklendirme yaptığımız için bu sürecin birbirine geçmesini sağlayabildik (sayılır 😊.) O zaman ilk artı puanımız “Önceliklendirmeyi iyi yaptık ve akışı iyi yönettik.” Diyerek gelsin.

+ Nakliye firmamız güvenilirdi ve süreci iyi yönetti ve sürekli başında beklememiz gerekmedi. Deneyimli ve uzman oldukları için kendi kendilerine organize oldular. Bu durum bizim iş yükümüzü azalttı. Maliyet odaklı değil de iyi referanslara dayanarak seçim yapmamızın faydasını tüm sürecin optimizasyonunda gördük. Bir artı puan da buradan gelsin: Tedarikçi seçimimiz başarılı idi ve işlerine karışmadık kendi kendilerine organize olmaları için alan yarattık.

+ Taşıma firması taşınmayı tek kamyonla 2 güne bölerek yaptı. 1. Gün mutfak eşyalarımız dahil eşyaların bir kısmını taşıdılar. 2. Gün cephe asansörü gerektiren büyük mobilyaları taşıdılar. Bu çevik bir hareketti, tüm eşyaları bir anda indirip iş yükü altında ezilmek yerine aradaki gece çok zaman alan mutfak eşyalarını yerleştirebildik, taşıma şirketinin kırılgan eşyalar için kullandıkları özel kolileri boşaltıp ertesi gün iade edebildik.

Bütün bunlar bir yana henüz düzeni tamamen bozulmuş olmadığı için geceyi eski evimizde geçirebildik. Daha önceki taşınmamızda 1. Gün eski ev tamamen toplanıp 2 kamyona yüklenmiş ve 2. Gün bütün eşyalar bir anda yeni eve indirilmişti. Aradaki gece otelde kalmak zorunda kalmıştık ve 2. gün tüm evin paketleri bir anda açılınca yerleştirme süreci daha uzun ve zahmetli bir hal almıştı.

Bu noktada çevikliğin temel prensipleri olan “Adım adım odaklanarak ilerleme, akışı iyi yönetme ve önceliklendirme” bizim daha çevik olmamızı sağladı. Kocaman bir artı puan da buradan gelsin.

+ Ana işleri yürüten uygulayıcı firma ile iletişimimiz iyi idi, bizi iyi anladı, son dakika değişikliklere elinden geldiğince cevap vermeye çalıştı. Örneğin ıslak hacimler için seçtiğimiz duvar kâğıdı istediğimiz etkiyi vermeyince, bunları banyo mobilyaları gelmeden söküp yerine seçtiğimiz yeni boya ile boyama işini yetiştirdi. Burada daha iyi bir sonuç için değişikliğe direnmedi. Müşteri ile iş birliği içinde idi.

Duvar kağıdını ben seçmiştim, neyse ki kimse beni suçlamadı. Sonuçta desenlerin yerinde o kadar yoğun duracağını ben nereden bilebilirdim, değil mi? Yani suçlama kültürü olmamasından da bir artıyı hak ediyoruz ve tabi ki Pozitif iletişimden de.

Uygulayıcı firmalarımızın kendi uzmanlıkları ve deneyimlerine dayanarak yaratıcı fikirlerle gelmelerine uygun ortam sağladık, onların deneyimlerine değer verdik.

+ Çeviklik küçük belirsizlikler karşısında küçük denemeler yaparak karar vermeye dayanır.  Duvar rengine karar verirken küçük kutularla farklı renklerde boya alıp defalarca deneme yapmamızın tam da buna örnek olduğunu söyleyebilirim. Bu da çevik hareketti. Sonra zaman- kalite – maliyet hedefine uyan ama içimize sinmeyen bir renkle baş başa kalmadık.

+ Sözleşme modelimiz denemeler yapmaya ve değişikliklerin yürürlüğe koyulmasına uygundu. Malzeme bedellerini ayrı, işçilik bedellerini ayrı ödüyorduk. Bu tip bir anlaşma modelinde güven önemlidir, uygulayıcı firmayı daha önceden tanıdığımız ve iş yapış şeklini bildiğimiz için ve süreçlerdeki şeffaflık sayesinde gereksiz işçilik ödemesi yapmayacağımızı görüyorduk. Uygulayıcı ekipler de bedelinin ödeneceğini bildiği için değişiklik isteklerimize bizimle iş birliği içinde yaklaştı.

Belirsizliğin ve değişikliğin söz konusu olduğu işlerde anahtar teslim götürü bedel sözleşmeler değişiklik karşısında uzayan sözleşme müzakereleri ile süreci daha fazla baltalar ve sandığınız gibi toplam bütçe riskinizi de minimize etmez.

+ Boya, seramik, mekanik ve elektrik tesisat işleri aynı uygulayıcı firma bünyesinde idi, bu sayede ekiplerin gelip gitmesinin koordinasyonu konusunda biz emek harcamadık ve sorumluluk almadık. Kendi kendilerine organize oldular ve iç planlamalarını kendileri yaptılar. Buna ek olarak farklı disiplinlerin ustaları işe bütünsel olarak bakıyor ve günlük hedefin tutturulması için yardımlaşmaktan çekinmiyorlardı hatta projeyi sahiplendikleri için kendi sorumluluklarında olmayan mobilya, parkelerin sistiresi ve diğer işlerle de koordinasyonu kendileri sağladılar. Bu çevik takım yapısının iyi bir örneği idi buradan çeviklik adına bir artı aldılar.

+ Taşınma sürecinde aradaki gece, ev işlerindeki eski yardımcımız bize yardıma geldi ve gece yarısına kadar bizimle kolileri yerleştirdi. Hatta düzenimizi bildiği için eşyaları nasıl yerleştirmesi gerektiğini de gayet iyi biliyordu. Vaktinde ekibimizle iletişim kurmuş olduğumuz ve iyi bağlarla ayrılıp kopmadığımız için buradan da bir artı puanı hak ediyoruz bence.

Siz yeni projelerinizde eski ekiplerinizin ne kadarını geri çağırabiliyorsunuz? Bence “projeden projeye tekrar çalışılan personel sayısını” da “tekrar gelen müşteri sayısı”nı takip ettiğiniz gibi bir değerlendirme kriteri olarak performans raporlarınıza eklemelisiniz.

Bu listeyi daha da uzatabilirim, ancak burada kesip “neyi daha iyi yapabiliriz” aşamasına geçmek istiyorum. Farkında iseniz “neyi daha iyi yapabilirdik” demedim. O günkü koşullarda en iyisini yapmışızdır zaten, geri dönüp bir şeyi değiştiremeyiz. İkinci cümle direk suçlama – savunma kültürüne hizmet eder. Herhalde savunma mekanizmasının zekayı %20 düşürdüğü ile ilgili bulguları daha önceki yazılarımda yazmışımdır. Bu sözle bir anda aptalca kısır bir tartışma içine girebiliriz. Önemli olan bundan sonrası için gelişme aksiyonları çıkarmaktır.

Bir dahaki sefere neyi daha iyi yapabiliriz, ne aksiyonlar alabiliriz:

Çevikliğin esası “Hedefe odaklanmış takım” prensibine dayanır. Ancak bu süreçte eşim de ben de bu işin dışındaki işlerle çok yoğun olduğumuz için tam anlamı ile odaklanamadık ve hatta bazen kendi içimizde dahi görüşüp koordinasyon sağlayamadık. Bu noktada “odaklanma konusunu daha iyi yapabilirdik” cümlesi üzerine düşünelim: Ne taşınma zamanımız ne de iş yoğunluğumuz bizim kontrolümüzde değildi. Bu nedenle “bir dahaki sefere daha fazla odaklanacağız” demek pek de gerçekçi bir aksiyon olamaz ve aksamaların önüne geçmemizi sağlamaz. Retrospektif sonunda alacağımız kararların uygulanabilir ve gerçekçi olması gerekir. Eşimin imalat deneyimi ve piyasa bilgisi daha iyi olduğundan ve uygulama firmalarımızla doğrudan iletişimi o kurduğu için doğal “ürün sahibi” eşim olabilirdi. Çevik yönetim organizasyonlarında yer alan “ürün sahibi” ekibe talep ve kararları ileten, öncelikleri belirleyen kişidir ve bu kişi takımın sürekli ulaşıp sorular sorabileceği bir noktada olmalıdır. Ancak eşim genellikle yurt dışında olduğu için projeye odaklanma olanağı olmadı. Ben de ürün sahibi olacak kadar teknik yetkinliğe sahip olmadığım için ve aynı şekilde zamansal problemlerim olduğu için ürün sahibi pozisyonunu parçalamış olduk. Proje paydaşları ile bazen o bazen de ben konuştum. Bazen de bunu kendi aramızda fikir birliğine varmadan yaptık. Size böyle anlatınca çok gündelik bir deneyim gibi gelebilir, çünkü birçok projede saha şefi ayrı söyler, proje müdürü ayrı söyler, merkez ayrı söyler ve projeci ayrı söyler. İşte bu noktada “bir sonraki projede neyi daha iyi yapabilirim?” sorusuna dönersek; kendi adıma tam yetkili ve yetkin Ürün Sahibi belirlerim. Bu kişi, vaktim müsaitse bu projeden öğrendiklerimle ve kendimi geliştirerek ben de olabilirim veya profesyonel destek alarak bu pozisyonu delege edebiliriz.

Bu projede farkında iseniz bir de süreçlerdeki aksamaları takip edip gözleyecek ve iyileştirilmesini sağlayacak bir SCRUM Master’ımız da yoktu. Öyle bir pozisyon olsa idi iş bitmeden sürecin daha iyi ilerlemesi için girişimlerde bulunur, hatta en önemlisi bu retrospektif çalışmasının tüm paydaşlarla birlikte yapılmasını sağlardı.

Çeviklik ve sürekli gelişme kültürü için projelerden alınan derslerin ve kazanılan deneyimin bir sonraki projeye aktarılması büyük önem taşır. O nedenle deneyim kazanan ekibin öğrendikleri ile bir sonraki projeye devam etmesi önemlidir.

Öte yandan siz ne kadar çevik yönetim konusunda bilgi sahibi olursanız olun bu bir ekip işidir. Projenin en başında proje paydaşlarının hepsine çevik zihin yapısı ve proje yönetimi konusunda kısa bir eğitim verilmesi bu projenin nasıl yürütüleceğinin anlatılması önemlidir. Tüm proje sürecinde ekiplere ve paydaşlara koçluk yapılması ile sürekli gelişme kültürü oturur.

Çuvaldız: Retrospektifin retrospektifi

Gördüğünüz gibi retrospektifte aldığım kararlar hep kendi faaliyetlerimle ilgili. Kimse adına gıyabında retrospektif yapamazsınız. Tadilat ve taşınma işini profesyonel olarak yapıyor ve başka projeler hedefliyor olsaydım proje paydaşlarımızı da bir araya toplayıp “bir sonraki projede neyi farklı yapacağız?” sorusuna birlikte cevap arardım.  Çevik yönetim bir kişinin bilmesi ile yapılabilecek bir şey olmadığı gibi retrospektif de projenin sonunda masa başında bir kişinin yapabileceği bir değerlendirme değildir. Sağlıklı bir retrospektif süreç boyunca düzenli olarak ve tüm ekibin katılımı ile yapılır.

Tüm sorunları bir retrospektifle çözemeyiz. Projeler sürekli öğrenme ve gelişme yolculuğudur ve retrospektifler sürekli gelişmenin güçlü bir aracıdır. Her retrospektifte en katma değerli gelişmeyi sağlayacak 1-2 aksiyon kararı alıp uygulamak istikrarlı bir yolculuk için mükemmel bir motivasyon sağlar. Başlangıç olarak aşağıdaki formatlar düşüncelerinizi sistematikleştirmek açısından sizlere yardımcı olur.

Sürecimizde gelişim alanları mevcut olmakla beraber, bu kadar kapsamlı bir işi yoğun kişisel iş programlarımıza rağmen 1,5 ayda başardık ve ben size bu yazıyı bahçe ofisimden yazıyorum. Bence hepimiz bir “kudos” u hak ettik. Süreçleri geliştirerek ilerlediğimiz ve aynı hataları bir daha bir daha yapmadığımız sürece sorun yok.

Yazıyı sizlere birkaç soru sorarak bitirmek istiyorum: Sizce sizin projeleriniz bizim taşınmamızdan daha az karışıklık ve karmaşıklık düzeyine mi sahip? Ya da projelerinizi etkileyen belirsizlikler daha mı az? Klasik planla-uygula-kontrol et proje yönetim anlayışı başarınıza yardımcı oluyor mı?

Bu sorulara cevap ararken hepimize kolay gelsin.

Bu yazım İnşaat Tedarik Dergisi 📖'nin Temmuz-Ağustos-2025 sayısında 

Buluttan Bile Nem Kapan İnşaat Sektöründe Çevik Yönetim Yazı dizisinin 29.su olarak yayınlanmıştır.

Serinin diğer yazılarına Buluttan Bile Nem Kapan İnşaat Sektöründe Çevik Yönetim bağlantısı üzerinden ulaşabilirsiniz.

Gelişime ve Değişime hazırsanız DegisimMimari/Akademi sayfasındaki eğitimleri incelebilirsiniz.

İnşaat Projelerinde Çevik Yönetim konusuna hızlı ve kapsamlı giriş yapmak istiyorsanız:

Udemy kursuma kaydolabilirsiniz.

Çevik yönetim yaklaşımları ile iş yapış şeklinizi geliştirmeye ilgi duyuyorsanız hızlı bir başlangıç için Udemy kursuma kaydolabilirsiniz.

İnşaat Projelerinde Çevik Yönetim ve SCRUM - 101

https://www.udemy.com/course/insaat-projelerinde-cevik-yonetim-ve-scrum-101/?referralCode=E8DC399C5FE817D306AF

İnşaat Projelerinde Çevik Yönetim konusunda daha derin bilgi edinmek isterseniz benimle iletişime geçebilirsiniz veya DegisimMimari/Akademi sayfasını incelebilirsiniz

If you are interested in improving the way you design and build with agile management approaches, you can enroll in my Udemy course for a quick start.

Agile Project Management and SCRUM in Construction - 101

https://www.udemy.com/course/agile-project-management-and-scrum-in-construction-101/?referralCode=DCC8DAAF7F1BA1B48077