Bewährtes Vorgehen für einen Daten-/ Tracking-/ Reporting-Prozess

In der heutigen Geschäftswelt stehen Führungskräfte und Mitarbeitende regelmäßig vor Herausforderungen im Umgang mit Datenverarbeitungs-, Tracking- und Reportingprozessen. Diese Herausforderungen werden besonders spürbar in Unternehmen, die in ihrer digitalen Transformation noch nicht weit fortgeschritten sind. Oftmals fehlen moderne IT-Systeme/ Datenbanken, Apps, Lizenzen und Automatisierung, was die Arbeit mit Daten erschwert. Basierend auf meinen Erfahrungen aus zahlreichen Kundenprojekten möchte ich eine bewährte Methode vorstellen, die sich insbesondere für "Citizen Developer" als wirksam erwiesen hat: eine pragmatische und effiziente Verarbeitung von wiederkehrenden Daten, wenn professionelle Apps wie z.B. Dataverse und Model-Driven Apps nicht zur Verfügung stehen.

Diverse Rohdaten

Die Grundlage meiner Arbeit bildet die Anbindung unterschiedlicher Datenquellen. Die Mehrheit der Projekte involviert Daten aus "alten" IT-Systemen oder Datenbanken. Häufig fehlen dort API-Schnittstellen, so dass man hier auf Excel oder CSV-Exporte zugreifen muss. Ein nicht unerheblicher Teil der Daten wird jedoch nach wie vor "manuell" in Excel-Listen von vorgelagerten Prozessen und Abteilungen zur Verfügung gestellt, was die größten Schwierigkeiten bereitet: Spaltennamen werden umbenannt, es handelt sich nur um "Excel Listen" statt "Excel Tabellen", es gibt doppelte Spaltenüberschriften, es fehlen Primärschlüssel, usw.

Einlesen der Rohdaten mit Excel Power Query

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, nutze ich eine zentrale Excel-Masterdatei. Diese Datei dient dem automatisierten Einlesen, Bereinigen und ggf. Kombinieren der Daten aus verschiedenen Quellen. Durch den Einsatz von Excel Power Query erfolgen diese Schritte vollautomatisch und meist in wenigen Sekunden. Dieser Prozess ermöglicht es, saubere Daten in einer oder mehreren Excel-Tabellen zu erhalten, was eine wesentliche Voraussetzung für den Einsatz von nachfolgenden Power Automate Workflows darstellt.

Ein Nachteil dieses Ansatzes besteht darin, dass die Master-Excel-Datei manuell in der Desktop-App geöffnet und aktualisiert werden muss. Theoretisch könnte dieser Prozess mit Dataflows in Dataverse vollautomatisiert werden, jedoch steht Dataverse vielen unserer Kunden meist nicht zur Verfügung. Auch wenn Power Automate die Möglichkeit bietet, die Datenverarbeitung vollautomatisch durchzuführen, ist dies in der Praxis oft zu komplex, fehleranfällig und aufwendig.

Import via Power Automate in Microsoft Lists, um diese Daten ggf. manuell zu ergänzen

Durch einen Power Automate Workflow werden die bereinigten Daten aus der zentralen Excel-Masterdatei gezogen und systematisch mit bestehenden Einträgen in einer SharePoint-Liste verglichen. Dies geschieht anhand eindeutiger Identifikatoren oder Schlüssel, die eine präzise Zuordnung und Aktualisierung von Datensätzen ermöglichen.

Sollte ein entsprechender Eintrag bereits in Microsoft Lists existieren, erfolgt eine gezielte Aktualisierung ausgewählter Spalten. Ist der Eintrag hingegen neu, wird er vollständig in die Liste aufgenommen. Dann können Mitarbeitenden die Daten um eigene Informationen wie Kommentare oder Statusangaben zu ergänzen.

Warum Microsoft Lists und nicht Dataverse oder Excel?

In einem idealen Szenario könnten die Daten auch in eine Dataverse-Tabelle bzw. eine Model-Driven-App importiert werden. Jedoch ist die Verfügbarkeit von Dataverse bei vielen unserer Kunden derzeit nicht gegeben. Die Nutzung von Excel als Datenspeicher birgt dagegen Risiken: Dateien können versehentlich gelöscht, dupliziert oder modifiziert werden, was den gesamten Prozess gefährdet und fehleranfällig macht.

Hier offenbart Microsoft Lists seine Stärken im Vergleich zu Excel: Durch die Zuweisung einer internen, automatisch generierten ID sowie einer umfassenden Versionshistorie, die transparent Auskunft über Änderungen gibt. Listen sind vor unbeabsichtigtem Verschieben oder Löschen geschützt, und Automatisierungsprozesse erweisen sich als deutlich stabiler als bei der Verwendung von Excel. Zudem ermöglichen benutzerdefinierte Ansichten eine individuelle Datendarstellung, die den Anforderungen der Nutzer gerecht wird.

Für komplexere Anwendungsfälle bietet Microsoft Lists die Möglichkeit, mittels "LookUps" Verknüpfungen zu anderen Listen innerhalb derselben SharePoint-Website herzustellen, was eine Art Mini-Datenbankfunktionalität schafft. Allerdings ist dabei die Schwelle von 5.000 Zeilen pro Liste zu beachten, welche in bestimmten Konstellationen schnell erreicht werden kann. In komplexeren Prozessen und Datenmodellen empfehle ich aber immer den Einsatz von Dataverse und Model-Driven-Apps, um die steigenden Anforderungen an das Datenmanagement effizient zu bewältigen.

Visualisierung und Verteilung der Daten

Sobald der Prozess des Datenimports und der ggf. manuellen Ergänzung direkt in Microsoft Lists abgeschlossen ist, ist der Rest fast kinderleicht. Traditionell könnte man beispielsweise mittels Power Query einen Export der Daten in eine Excel-Datei durchführen und diese dann in klassischer Weise als E-Mail-Anhang versenden. Diese Methode, obwohl bewährt, stößt jedoch in Zeiten fortschreitender Digitalisierung und steigender Anforderungen an Datensicherheit und -verwaltung an ihre Grenzen.

Um diesen Herausforderungen gerecht zu werden, bevorzugen wir zunehmend den Aufbau einer dedizierten SharePoint-Teamwebsite für die Verteilung der Informationen. Diese moderne Herangehensweise ermöglicht es uns, von den statischen Excel-Dateien wegzukommen und stattdessen dynamische, vollautomatisierte Power BI-Reports zu nutzen, die direkt in eine speziell dafür entwickelte App integriert werden. Ein entscheidender Vorteil dieser Methode ist die deutlich präzisere Steuerung der Zugriffsrechte. Wir können genau festlegen, dass nur Mitglieder der entsprechenden SharePoint-Website Zugang zu den Berichten haben, was ein hohes Maß an Datenschutz und Datensicherheit gewährleistet.

Darüber hinaus betten wir die Power BI-Reports oder die Power BI-App in SharePoint-Newsbeiträge ein. Diese Vorgehensweise hat den Vorteil, dass die Empfänger über eine einfache E-Mail, die einen Link zum entsprechenden Beitrag enthält, informiert werden können. Mit nur einem Klick gelangen sie direkt zum Report. Dieser Ansatz ist nicht nur deutlich moderner, sondern bietet auch zahlreiche Vorteile: Er erleichtert den Zugriff auf die Informationen, erhöht die Interaktivität und ermöglicht es den Nutzern, die Daten in einem viel umfassenderen Kontext zu betrachten.