Best Practise - Integration von Open Text Web Solutions mit Livelink DM

Hinweis der Redaktion

• #3: Warum unterhalten wir uns überhaupt so viel über Dokumente, warum beschäftigt uns das Thema? Die Antwort ist eigentlich ganz einfach: Dokumente sind das digitale Kapital Ihres Unternehmens, das wichtigste digitale Asset was Sie in Ihrem Unternehmen haben.- An die Zeiten von Papierstapel und Kartonarchiven können wir uns alle noch gut erinnern, aber am Hauptproblem hat sich auch in der digitalen Version von Dokumenten nicht geändert:Unorganisiert, unklassifiziert und schlecht archiviert verlieren Sie sehr Zeit mit Suchen und letztendlich Geld. Spätestens bei der Bereitstellung auf der Website leiden dann Ihre Kunden, Partner oder Mitarbeiter: fehlende, veraltete oder gar falsche Dokumente, Sie kennen alle diese Probleme.
• #4: Die Situation, die wirhäufig in Unternehmenantreffensiehtfolgendermaßenaus:Dokumentewerden von unterschiedlichenAbteilungen und PersonenimUnternehmenerstellt. DerVertrieberstelltPreislisten, das MarktingBroschüren, die Entwicklungtechnische Whitepaper etc.DiesePersonensind oft NICHT Web-Redakteure. (Klick1) Die Dokumentewerdendaher an die WebredakteuremitZusatzinfosweitergegeben(Klick 2) Die Web-Redakteurestellen die Dokumente auf der Website ein. Soweitnocheinigermaßenhandhabbar.(Klick 3) JetztwirdIhrUnternehmen in ZukunftabermehrereKanälewiemehrsprachige Websites, Intranets und weitere Web-Angebotehaben. Dabei muss fürjedesDokumententschiedenwoesfürwenbereitgestelltwird - Und Sieahnensicherschon was folgt...(Klick 4) DerDokumentenflusswirdschnellunüberschaubar.
• #5: Die notwendigenAbsprachenzwischenDokumentenerstellern und den Web-Redakteurenwerdenunübersichtlich. Mitarbeitermüssensichzusätzlichabstimmen: Informationenwie “muss geschütztwerden” oder “woverlinken”Sieverlieren die Übersicht und die KontrolleüberDokumente, welches Dokument ist wo in welcher Version verlinkt? Die Aktualisierung von Dokumenten erzeugt ebenfalls einen hohen AufwandÜberleitung: Siesehen, dassselbstbei den Grundlagen von Dokumentenim Web Fallstrickezuumgehensind. Dabeisehensichsicherviele von IhnennochzusätzlichenAnforderungenggü.
• #6: Bei vielen Unternehmen ist das schon Realität: Multi-Site Belieferung – immer mehr mehrsprachige Websites. Auf der anderen Seite auch die Gewissheit, dass die Anzahl von Dokumenten nicht geringer wird Und Sie werden die Dokumente in Zukunft auch für verschiedene Zielgruppen (Kunden, Lieferanten, Service-Partner, Presse) bereitstellen müssenWiekönnenSiesich auf dieseProbleme und die Zukunftvorbereiten?
• #7: Mitdiesem Chaos istmitSicherheitkeinerfür die Zukunftgerüstet.(Klick 1) Es muss also gelingen, eineautomatisierteDokumentbereitstellungzuerschaffen, mitdersichsich die Aufgabeneleganterlösenlassen.(Klick 2) Technischgesehensprechenwirüber die NutzungeinesDokument-Management-Systems mitAnbindung an die Web-Plattformen, die diezentraleVerteilungderDokumentenerlauben. Überleitung: Die VorteilenocheinmalimÜberblick.
• #8: POSITIVWennSie denProzessimGriffhaben, weitestgehendautomatisierthaben, dannkannesihnenegalsein, ob Siejetzt 500 oder 50.000 Dokumenteveröffentlichenwollen.Wennwirdarübersprechen, dassdurchdieseAutomatisierungRessourcengespartwerden, dannmeinenwirnicht, dassSie in Zukunft auf IhreWebredakteureverzichtensollen.Aber Web 2.0 istzwar in allerMunde: Esmacht KEINEN Sinn, ein 2.0 Intranet/Extranet aufzubauenohne seine Hausaufgabenbei den Grundlagen (zentraleAblage/Steuerung von Dokumenten) gemachtzuhaben!Überleitung: Die Software, die Siefür die Umsetzungbrauchen, gibtesjabereitsalsLösung von Open Text.
• #9: -Die Integrations-Lösung,zumeinenaus CMS und auf deranderenSeiteaus DMS bestehend, isttechnischverfügbar, entsprechendeKonnektorenvorhanden.WieSiedieseLösungeinsetzenkönnen und wieSie am bestenvorgehen, das zeigtIhnenjetztmeinKollegeanhandeinesKundenbeispielsausder Praxis.
• #16: Online-Plattform mit Support-Dokumenten für Mitarbeiter und geprüfte PartnerHeute- Weitere Websites nutzen Lösung (Extranet, Internet)
• #17: Klick 2: Suchfeld: Nutzer-Feedback hat gezeigt, dassalteBegriffe/artikelnummerngesuchtwerden -> hinterlegte Listen. SynonymsuchefürintegrierteBegriffeKlick 3: Nutzerfeedback: ErweiterteSuchedirektanbieten, aberMetadatensuchelässtNutzer “bessere” Suchergebnisseerwarten. DaherNutzer via Ajax überAnzahlderTrefferinformieren und Auswahldynamischeinschränken. Was nichtfunktioniert hat: Type-Ahead Suche
• #21: Überleitung: Werhilftihnendabei?
• #24: Beispiel: Preislistewird online bereitgestellt und wirdüberein Login geschützt.DerVertrieberstellt das entsprechendeDokumentDerVertriebinformiert die Web-Redaktion, dass das Dokument auf der Website imBereich “Preislisten” bereitgestelltwerden muss und nurfürLieferantensichtbarseinsoll.Die Web-Redaktionstellt das Dokumentein und verlinkt dies in der Website.Das gleicheProcedereistfürjededer Websites durchzuführen.BeimErsteinstellennoch okay, aberspätestens Updates u. Ä. ErzeugenhohenAufwand.