Das ERP-System im Überblick
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Ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) unterstützt und steuert die Geschäftsprozesse eines Unternehmens durch integrierte Software, die alle relevanten Bereiche wie Beschaffung, Produktion und Finanzen abdeckt. Die Einführung eines ERP-Systems erfordert eine genaue Bedarfsanalyse und kann je nach Unternehmensgröße und -art variieren, wobei auch cloudbasierte Lösungen heutzutage verstärkt in Betracht gezogen werden. Die Auswahl des passenden ERP-Systems hängt von den individuellen Anforderungen und dem funktionalen Umfang ab, wobei Flexibilität und Anpassbarkeit entscheidend sind.
Das ERP-System im Überblick
- 1. ERP Check I Stand Juni 2018 Das ERP-System im Überblick
- 2. 1 • Ein Enterprise-Ressource-Planning-System oder zu Deutsch die Ressourcenplanung eines Unternehmens, dient der Unterstützung, Bündelung und Steuerung aller notwendigen Geschäftsprozesse innerhalb eines Unternehmens. • Damit sind alle für die Produktion oder Dienstleistung notwendigen Mittel und Güter gemeint, wie: • Kapazitäten • Personal • Material • Finanzen Was ist ein ERP-System?
- 3. 2 • Ist ein ERP-System integriert, bedeutet dies, dass eine gemeinsame Software für das ganze Unternehmen gebraucht wird. • Ein integriertes ERP-System stellt somit eine Komplettlösung für das gesamte Unternehmen dar. • Alle nötigen Teilsysteme für die einzelnen Unternehmensbereiche wie Beschaffung, Produktion, Vertrieb, Anlagenwirtschaft, Personalwesen, Finanz- und Rechnungswesen sind in einer einzigen Software vereint. Was ist ein integriertes ERP-System?
- 4. 3 Wozu dient ein ERP-System? • Grundsätzlich dient ein ERP-System der technischen Unterstützung von standardisierten Abläufen in allen Bereichen des Unternehmens. • Alle Mitarbeiter greifen auf die gleiche Datenbank zu, wodurch die interne Kommunikation wesentlich erleichtert wird. • Die Informationen sind immer aktuell und müssen vor der Weiterverwendung nicht verifiziert werden.
- 5. 4 • Zudem hat ein ERP-System die Aufgabe, schnell Auskunft über wichtige Kennzahlen im Unternehmen zu geben und diese übersichtlich auszuwerten. • Die mit einem ERP-System einhergehende Vereinheitlichung und Strukturierung von Daten und Datensätzen erlaubt eine zentralisierte Steuerung aller Geschäftsprozesse. Wozu dient ein ERP-System?
- 6. 5 • Ein ERP-System muss in der Lage sein, alle Anforderungen und Bedürfnisse des Unternehmens durch Funktionsmodule abzubilden und somit alle Geschäftsbereiche zu unterstützen und deren Daten gesammelt, übersichtlich und einheitlich darzustellen. • ERP-Funktionen lassen sich von der betrieblichen Wertschöpfungskette ableiten: Welche Funktionen und Module sollte ein ERP-System haben?
- 7. 6 • Aus den Anforderungen lassen sich ebenfalls die wichtigsten Module eines ERP-Systems ableiten. • Die benötigten ERP-Module unterscheiden sich nach Branchenausrichtung und Unternehmensgröße, dennoch haben sich folgende Softwaremodule als Standard herauskristallisiert: • Warenwirtschaftssystem (Einkauf, Verkauf, Lager, E-Commerce etc.) • CRM-System (Kundenbeziehungsmanagement) • Rechnungswesen (Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung etc.) • Produktionsplanung (PPS, Plantafel) • Lohnbuchhaltung (Personalverwaltung) Welche Funktionen und Module sollte ein ERP-System haben?
- 9. 8 Man unterscheidet ERP-Systeme nach: • den verwendeten Technologien (Datenbanken, Betriebssystem, Programmiersprache) • ihrer Zielbranche (Handels-, Dienstleistungs-, Fertigungs- oder Logistikbranche) • der Anzahl der Nutzer • dem Funktionsumfang • der Reichweite (unternehmensintern und –übergreifend) Welche ERP-Systeme gibt es?
- 10. 9 • und der Richtung der Integration (horizontal: Verknüpfung zwischen den Abteilungen, vertikal: Verknüpfung zwischen den Verarbeitungsebenen) Welche ERP-Systeme gibt es?
- 11. 10 • Der ERP-Markt ist für Leihen relativ groß und undurchsichtig. Vergleichsweise bekannte Anbieter sind: Welche ERP-System-Anbieter gibt es? Quelle zur Grafik ist das Buch „Der ERP- Kompass: ERP-Projekte zum Erfolg führen“ (mitp Business)
- 12. 11 Was ist ein ERP-System aus der Cloud? • Der große Unterschied zu stationären ERP-Systemen liegt darin, dass das Programm nicht lokal auf dem Rechner installiert sind. Cloud-ERP-Systeme werden über einen Webbrowser wie eine Internetseite aufgerufen. Dadurch werden Kosten gespart für: • die Installation von neuer Hard- und Software • die Wartungskosten von Hard- und Software • den Bereich des IT-Personals • die Vorkehrungen für Datensicherheit, Back-Ups etc.
- 13. 12 • Ein weiterer Vorteil ist der weltweit uneingeschränkte Zugriff auf das Programm durch den Aufruf über das Internet, was außerdem eine mobile Nutzung möglich macht. • Die firmeninternen Daten werden im Rechenzentrum des Anbieters gespeichert. Alle Kosten für Datensicherheit und Updates werden somit auf den Anbieter übertragen, ebenso wie das Risiko für einen Ausfall des Programms. • Sicherheitsbedenken sind jedoch keine Seltenheit, da man seine Daten in „fremde Hände“ übergibt. Allerdings muss man sagen, dass bei diesen Sicherheitszertifizierungen sehr gute Sicherheitsstandards herrschen. Was ist ein ERP-System aus der Cloud?
- 14. 13 • Die Kosten sind immer relativ aufgrund der einzelnen, individuellen Anforderungen der Unternehmen. • Um die Kosten zu beurteilen, bedarf es einer genauen Analyse des Unternehmens und seiner Strukturen. • Grundsätzlich kann man drei große Kostengruppen unterscheiden, die während der Integration eines ERP-Systems entstehen: Was kostet ein ERP-System?
- 15. 14 • Interne Kosten können durch eine Produktivitätssenkung während der Einführung der Software entstehen (bedingt durch Schulungen, Eingewöhnungszeit der Mitarbeiter, Ernennung eines ERP-Projekt-Teams) • Direkte Kosten entstehen durch den eigentlichen Erwerb der Software (bedingt durch die User-Anzahl und den damit einhergehenden Lizenzen sowie dem erworbenen Funktionsumfang) • Externe Kosten treten in Form von Mitarbeiterschulungen, Wartung und Support auf. Was kostet ein ERP-System?
- 16. 15 Beschreibung Vorteil Nachteil Kauf Hohe Anfangsinvestition, aber uneingeschränkte und unbefristete Nutzung der Software. Module oder Zusatzfunktionen können beliebig später erworben werden. Regelmäßige Wartungs- und Servicegebühren Leasing Monatlich feste Summe als Leasingrate – nach Ablauf des Leasingvertrags gehen Nutzungsrechte in Besitz der Firma über. Die Liquidität des Unternehmens wird geschont. Die Gesamtkosten sind in der Regel höher als beim Kauf. Miete Häufig als SaaS-Produkte (Software-as-a-Service) über ein Rechenzentrum. Die Wartungs- und Servicekosten sind häufig inklusive. Die Gesamtkosten können auf Dauer wesentlich höher werden als beim Kaufen oder Leasen. Was ist der Unterschied zwischen kaufen, leasen und mieten von ERP-Systemen?
- 17. 16 Was ist der Unterschied zwischen kaufen, leasen und mieten von ERP-Systemen?
- 18. 17 In kleineren Unternehmen werden häufig sog. Insellösungen verwendet: Für verschiedene Aufgabenbereiche werden innerhalb der Firma unterschiedliche Programme genutzt, z.B. ein CRM-System für die Speicherung von Kundendaten. Durch fehlende Datenverbindungen zu anderen Softwarelösungen sind Datenunterschiede und eine fehlerbehaftete Informationsweitergabe vorprogrammiert. Was sind Besonderheiten im Vergleich zu anderen IT- Systemen, z.B. CRM-Systemen?
- 19. 18 ERP-Systeme hingegen sind auf die Geschäftsabläufe und Datenverarbeitung zugeschnitten. Es wird nach ihrem individuellen Bedarf mit Teilsystemen, sog. Modulen besetzt. Somit hat jeder Mitarbeiter auf die gleichen, aktuellen Daten Zugriff – Folge ist ein effektiveres und fehlerfreieres Arbeiten. Was sind Besonderheiten im Vergleich zu anderen IT- Systemen, z.B. CRM-Systemen?
- 20. 19 • Grundsätzlich kann man sagen, dass ERP-Systeme für jedes Unternehmen geeignet sind. • Es muss jedoch durchdacht werden, wie sinnvoll es ist, ein (neues) ERP-System einzuführen. • Außerdem ist die Einführung eines ERP-Systems für kleine Unternehmen risikobehafteter, da vor allem indirekt auftretende Kosten und deren Konsequenzen schwerer abzuschätzen sind. Für welche Unternehmen ist ein ERP-System geeignet?
- 21. 20 Das Unternehmen hat in letzter Zeit Zuwachs erfahren? Immer häufiger bringen die alt bewährten Methoden der Datenaufnahme, -speicherung und –verarbeitung Probleme in der Kommunikation der Mitarbeiter mit sich? Kleine Fehler schleichen sich ein und die Zuständigkeit von Aufgaben kann nicht mehr verbal geklärt werden? Dann ist es Zeit, ernsthaft über die Einführung eines ERP-Systems nachzudenken! Wann ist es sinnvoll in ein ERP-System zu investieren?
- 22. 21 Sie sollten im Vorfeld ganz genaue Vorstellungen haben, was genau Sie suchen. Im Einzelnen: • Welche Ziele verfolgt das Unternehmen? • Welche Problemstellungen sollen gelöst werden? • Welche Verbesserungen werden erwartet? • Welche bisher unberücksichtigten Potentiale sollen genutzt werden? Im Zuge dessen sollte ein ERP-Kriterien- bzw. Anforderungskatalog (PDF-Vorlage) angelegt werden, der detailliert über Ihre Bedingungen und System-Anforderungen aufklärt. Wie und wo finde ich das passende ERP-System für mein Unternehmen?
- 23. 22 • Zudem sollte Klarheit über das Budget herrschen und diese Vorstellungen dem Anbieter auch präzise kommuniziert werden. • Für den ERP-Auswahlprozess sollte ein Team von Mitarbeitern aufgestellt werden, das eine unterstützende Funktion während der Einführung der Software darstellt. (z.B. Hilfestellungen bei Schulungen) • Danach folgt die Marktanalyse: Treffen Sie eine Vorauswahl von Anbietern, die für Ihr Unternehmen in Frage kommen. • Die verbliebenen ERP-Anbieter werden zu einer Software- Präsentation eingeladen. Ehe entschieden wird, werden diese ausgiebig analysiert und gegeneinander abgewogen. Wie und wo finde ich das passende ERP-System für mein Unternehmen?
- 24. 23 Kostenloser ERP-Check Unsere Experten beraten Sie gern im kostenlosen ERP-Check.
- 25. 24 Die Einführung sollte dem nachfolgenden Prozessablauf folgen: Wie läuft die Einführung des ERP-Systems im Unternehmen ab?
- 26. 25 Wie läuft die Einführung des ERP-Systems im Unternehmen ab?
- 27. 26 ERP-Projekte steigen häufig in der Komplexität mit den Anforderungen und der Größe des Unternehmens. Die häufigsten Hindernisse in einer Übersicht: Was sind die häufigsten Hindernisse bei ERP-Projekten? Quelle zur Grafik ist das Buch „Der ERP-Kompass: ERP-Projekte zum Erfolg führen“ (mitp Business)
- 28. 27 Welches ERP-System ist das Beste? • Die Frage, welches ERP-System das Beste ist, kann nicht pauschal beantwortet werden! • Jedes Unternehmen hat verschiedene Ansprüche und Anforderungen, zudem hat jeder ERP-Anbieter eine andere Zielgruppe, auf welche das ERP-System ausgerichtet ist, um diese Anforderungen bestmöglich zu erfüllen. • Die Flexibilität und Anpassbarkeit eines ERP-Systems ist also das A und O bei der Auswahl. Die Software muss sich wie eine Schablone auf die Abläufe in Ihrem Unternehmen auflegen lassen.
- 29. 28 Mit unserem kostenfreien ERP-Check beraten unsere Experten Sie gern bei der idealen ERP-Einführung. Besuchen Sie zudem unser ERP-Portal für viele weitere ERP- Expertentipps zu aktuellen Themen und Lexikonartikel zur Erklärung von ERP-Begriffen. Auf unserem Das ERP-System YouTube-Kanal finden Sie viele Visualisierungen unserer ERP-Artikel. Welches ERP-System ist das Beste? Bildquelle: https://pixabay.com