HCM VDoc Process Workflowsystem
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Das Dokument beschreibt das Unternehmen HCM aus Stuttgart, das auf die Entwicklung von Software für Workflowmanagement und Unternehmensprozesse spezialisiert ist. Insbesondere wird das Produkt vdoc process hervorgehoben, eine webbasierte, programmierfreie Workflow-Engine zur Erstellung und Verwaltung elektronischer Geschäftsprozesse mit integrierten Formularen. HCM's Lösungen zielen darauf ab, die Zusammenarbeit und Effizienz in Unternehmen zu verbessern, indem sie eine papierlose und automatisierte Abwicklung von Prozessen ermöglichen.
HCM VDoc Process Workflowsystem
- 1. VDoc Process Erstellen Sie Ihre elektronischen Geschäftsprozesse ohne Programmierung
- 2. Wer ist die HCM? Allgemeine Informationen zu HCM Leistungsspektrum
- 3. www.hcm-infosys.com Wer ist die HCM? Wir sind ein Stuttgarter Unternehmen, das sich der Entwicklung und Verbesserung von Software aus dem Workflowmanagement, Enterprise Content und Collaboration Management verschrieben hat. Es ist uns wichtig, dass dabei unternehmensspezifische Anforderungen im Fokus stehen, und unsere Software anwenderoptimiert und tätigkeitsangepasst ist. Wir sehen unsere Kernkompetenz im Human Collaboration Management: wir möchten mit unserer Software die Zusammenarbeit innerhalb von Unternehmen unterstützen und koordinieren.
- 4. www.hcm-infosys.com HCM in Zahlen Über 14 JAHRE ERFAHRUNG Über 1750 ANWENDER in DE, CH und A Mehr als 1000 KUNDEN weltweit IN DER OPTIMIERUNG UND AUTOMATISIERUNG VONIN DER OPTIMIERUNG UND AUTOMATISIERUNG VONIN DER OPTIMIERUNG UND AUTOMATISIERUNG VONIN DER OPTIMIERUNG UND AUTOMATISIERUNG VON GESCHÄFTSPROZESSEN.GESCHÄFTSPROZESSEN.GESCHÄFTSPROZESSEN.GESCHÄFTSPROZESSEN. ERLEICHTERNERLEICHTERNERLEICHTERNERLEICHTERN DIE LÖSUNGEN VON HCM DIE BEARBEITUNG IHRERDIE LÖSUNGEN VON HCM DIE BEARBEITUNG IHRERDIE LÖSUNGEN VON HCM DIE BEARBEITUNG IHRERDIE LÖSUNGEN VON HCM DIE BEARBEITUNG IHRER TÄGLICHEN GESCHÄFTSPROZESSE.TÄGLICHEN GESCHÄFTSPROZESSE.TÄGLICHEN GESCHÄFTSPROZESSE.TÄGLICHEN GESCHÄFTSPROZESSE. VERTRAUEN AUFVERTRAUEN AUFVERTRAUEN AUFVERTRAUEN AUF UNSER LEISTUNGSSTARKES SYSTEM VDOC.UNSER LEISTUNGSSTARKES SYSTEM VDOC.UNSER LEISTUNGSSTARKES SYSTEM VDOC.UNSER LEISTUNGSSTARKES SYSTEM VDOC.
- 5. www.hcm-infosys.com HCM Leistungsportfolio 1 2 Software-Produkte & Lösungen Software & IT-Systeme: Softwareentwicklung, Portale & Prozessmanagement, Workflowsysteme, Dokumentenmanagement-Systeme, Archivsysteme, Wissens- und Datenmanagementsysteme Dienstleistung & Consulting Beratung, Projektmanagement, Entwicklung, Design & Konfiguration, Installation, Systembetreuung und Schulung 3 Experten & Know-How Expertenvermittlung, Weiterbildungen und Fachveranstaltungen
- 6. Was ist VDoc Process? Allgemeine Informationen zu VDoc Process Hardfacts und Funktionsübersicht Referenzen
- 7. www.hcm-infosys.com Was ist VDoc Process? VDoc Process ist eine webbasierte Workflow-Engine, mit der Sie – ohne jede Programmierung – elektronische Prozesse mit integrierten Online-Formularen erstellen können… und mehr: Online Formulare Automatische Mail- Benachrichtigung Grafische Reports und Statistiken Individuelle Ansichten Elektronische Prozesse ohne Programmierung durch grafischen Workflow-Designer Zeitliche Vorgaben für Prozessschritte Rollen- und Rechtekonzept
- 8. www.hcm-infosys.com Was ist das Workflow-System VDoc Process? Das Workflow-System von VDoc Process ist eine Software, die verschiedene Arbeitsabläufe und Geschäftsprozesse einer Unternehmens aufsetzen, verwalten und koordinieren kann. Das Workflow-System VDoc Process beschleunigt die tägliche Arbeit in Ihrem Unternehmen
- 9. www.hcm-infosys.com Was ist VDoc Process? VDoc Process ist eine webbasierte Workflow-Engine, mit der Sie – ohne jede Programmierung – elektronische Prozesse mit integrierten Online-Formularen erstellen können. VDoc ist die Basis für eine softwarebasierte, standardisierte und papierlose Abwicklung Ihrer Prozesse. Der einfache und schnelle Weg zur Modellierung, Automatisierung und Darstellung ihrer Geschäftsprozesse ohne Programmieraufwand. Integrierte Prozesse ohne Programmierkenntnisse erstellen – inklusive zugehörigen Formularen, Ansichten und Reports. Mithilfe des intuitiven Webdesigners können Webanwendungen modelliert und konfiguriert werden, und stehen Ihnen dann als fertige Lösung für die Ablaufsteuerung Ihrer Prozesse zur Verfügung. Mit VDoc Process lassen sich beliebig viele individuelle Unternehmensprozesse mittels integriertem Webdesigner erstellen. Die Definition der Prozessstruktur mit Aufgaben und Formularen/Masken erfolgt dabei in der Regel ohne Programmierkenntnisse. Auf dieselbe einfache Weise lassen sich auch beliebige Ansichten erstellen. Ein integriertes Reportingtool erlaubt die Auswertung der Arbeitsinhalte und Zustände. VDoc Process steht für unternehmensweite Anwendungen mit elektronisch geführten Geschäftsprozessen innerhalb einer individuell erstellbaren Portalumgebung und mit integriertem DMS.
- 10. www.hcm-infosys.com Wo wird VDoc Process verwendet? >1100>1100>1100>1100 Unternehmen +500.000+500.000+500.000+500.000 Anwender 12121212 Länder
- 11. www.hcm-infosys.com Welche Unternehmen nutzen VDoc Process? Ein kleiner Auszug der Kunden, die mit VDoc Process ihre Prozesse schneller und effektiver machen:
- 12. www.hcm-infosys.com Funktionen von VDoc Process Integrierter Prozess- und Formulardesigner Workflow- und Webanwendung- Erstellung ohne Programmierung Webbasiert und weltweit verfügbar, keine Desktop-Installation notwendig Prozesshierarchien in beliebigen Ebenen definierbar LifeCycle und Versionsmanagement für die Workflows Zeitliche Vorgaben für jede Tätigkeit definierbar mit Erinnerungs- und Eskalationsfunktionen Frei konfigurierbarer Status mit graphischer Darstellung (z.B. Ampelanzeige) Personen-, gruppen- und rollenbezogenes Rechtekonzept Delegationsfunktion Persönlicher Schreibtisch mit To Do´s und überfälligen Aufgaben Automatische Benachrichtigung über Vorgänge und Termine per Mail oder per Aufgabenliste im Web-Browser Beliebige Ansichten individuell konfigurierbar mit Filterfunktionen Exportfunktion nach MS Excel Integration in SharePoint möglich Grafisches Reporting-Tool inklusive Volltext- und Filtersuche Persönliches Abonnement Umfangreiche Schnittstellen und Integrationskomponenten Erweiterbar durch offene Architektur LDAP Anbindung Mehrsprachig und mandantenfähig
- 13. www.hcm-infosys.com Best-Practise Business-Lösungen HCM bietet auf Basis von VDoc Process zahlreiche vorkonfigurierte Business-Lösungen aus verschiedensten Bereichen an, die an Ihre Anforderungen und Bedürfnisse angepasst werden können. Einkauf Entwicklung Personal Service Qualität Änderungsmanagement Reifegradmanagement Projektmanagement Lieferantenmanagement Beschaffungsantrag Rechnungsverarbeitung Personalverwaltung Ideenmanagement Abwesenheitsmanagement Beschwerdemanagement Serviceportal Fehler- und Ereignismeldung QM Handbuch
- 14. www.hcm-infosys.com Schnittstellen Da VDoc Process eine technisch offene Plattform ist, sind zahlreiche Schnittstellen zu und aus dem System möglich. Hier eine kurze Übersicht: JDBC SAP MS Dynamics NAV SOA Webservices BIRT Report VDoc Process -> PDF VDoc Process -> Word VDoc Process -> Archivierung XML -> VDoc Process Webservices -> VDoc Process SQL -> VDoc Process Texterkennung -> VDoc Process VDoc SDK VDoc API Schnitt- stellen Programmierung Mapping
- 15. Was bringt VDoc Process mir und meinem Unternehmen? Argumente, die für VDoc Process sprechen Beispiel einer Wirtschaftlichkeitsrechnung
- 16. www.hcm-infosys.com Was sind die Vorteile von VDoc Process Das Workflow-System VDoc Process kann Sie überall dort unterstützen, wo verschiedene Mitarbeiter zusammenarbeiten, Informationen austauschen oder in Prozessen mitarbeiten. Das Workflow-System VDoc Process verbessert die Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen.
- 17. www.hcm-infosys.com Was sind die Vorteile von VDoc Process Das Workflow-System VDoc Process bildet Ihre Prozesse elektronisch ab, kann komplizierte Kommunikation via Mail beschleunigen, ersetzt schwer zu pflegende Excel-Tabellen und informiert Ihre Mitarbeiter vollautomatisch über anstehende Aufgaben. Das Workflow-System VDoc Process beschleunigt die Abläufe in Ihrem Unternehmen.
- 18. www.hcm-infosys.com Vorteile von VDoc Process Weltweit verfügbar Einfaches Arbeiten im Webbrowser Einfache und intuitive Handhabung Steigerung der Produktivität Alle Vorgänge sind jederzeit verfolgbar Keine langen Suchen nach Dokumenten mehr Rückverfolgbarkeit aller Tätigkeiten Klare Zuständigkeiten durch Zuordnung der Aufgaben entsprechend Ihrer Rollendefinition Keine Doppelarbeiten mehr Überblick über alle Vorgänge Papierloser Prozess
- 19. Wie funktioniert VDoc Process? Die Arbeitsoberfläche von VDoc Process Wie erstelle ich einen elektronischen Prozess? Wie erstelle ich ein Online-Formular?
- 20. www.hcm-infosys.com Die Arbeitsoberfläche von VDoc Process Jeder User – egal ob Anwender oder Administrator/Power-User arbeitet über einen Webbrowser im Intra- oder Internet. Ein Authentifizierungssystem mit Single SignOn kann integriert werden.
- 21. www.hcm-infosys.com Wie erstelle ich einen Prozess? Über den Button „Studio“ gelangen Sie direkt zum Workflow-Designer. Klicken Sie auf „Erstellen“, benennen Sie Ihre Anwendung (etwa „Beispielprozess“) und wählen eine passende Organisation aus (bitte Demo Organisation wählen)
- 22. www.hcm-infosys.com Wie erstelle ich einen Prozess? Sie sind nun in Ihrer Anwendung „Beispielprozess“. Klicken Sie auf „Erstellen“… … und wählen Sie „Prozessgruppe“
- 23. www.hcm-infosys.com Wie erstelle ich einen Prozess? Benennen Sie die Prozessgruppe (etwa „Beispielprozess 1) und klicken dann auf „Weiter“
- 24. www.hcm-infosys.com Wie erstelle ich einen Prozess? Nun können Sie in Ihrer Prozessgruppe einen Prozess anlegen. Dazu klicken Sie auf „Erstellen“ und wählen dann „Prozess“ aus.
- 25. www.hcm-infosys.com Wie erstelle ich einen Prozess? Benennen Sie Ihren Prozess und klicken dann auf „Weiter“.
- 26. www.hcm-infosys.com Wie erstelle ich einen Prozess? Nun befinden Sie sich in der Arbeitsoberfläche für Ihren Prozess. Es bietet sich an, zunächst das Prozessdiagramm zu erstellen. Dazu klicken Sie bitte auf „Diagramm“.
- 27. www.hcm-infosys.com Wie erstelle ich einen Prozess? Es öffnet sich die Arbeitsoberfläche des Workflow-Designers mit einem leeren Standard- Prozess, den Sie nun abändern können.
- 28. www.hcm-infosys.com Wie erstelle ich einen Prozess? Es öffnet sich die Arbeitsoberfläche des Workflow-Designers mit einem leeren Standard- Prozess, den Sie nun abändern können. Der Name Ihres Prozesses Endpunkt des Prozesses Startpunkt des Prozesses Prozessschritte Aktionsbuttons = Verbindungen zwischen den einzelnen Prozessschritten
- 29. www.hcm-infosys.com Wie erstelle ich einen Prozess? Alle Elemente der Arbeitsoberfläche können mit der Maus angeklickt und verschoben werden. Ein angeklicktes Element ist farblich gekennzeichnet, und es öffnet sich ein kleines Menü oberhalb des Elements.
- 30. www.hcm-infosys.com Wie erstelle ich einen Prozess? Zusätzlich öffnet sich auf der rechten Seite der Editierbereich. Hier können nun Name des Prozessschrittes, die darin agierende Rolle sowie Aktionsbuttons (die einen Prozessschritt mit einem anderen Prozessschritt verbinden) geändert und definiert werden.
- 31. www.hcm-infosys.com Wie erstelle ich einen Prozess? Zusätzlich öffnet sich auf der rechten Seite der Editierbereich. Hier können nun Name des Prozessschrittes, die darin agierende Rolle sowie Aktionsbuttons (die einen Prozessschritt mit einem anderen Prozessschritt verbinden) geändert und definiert werden. Geben Sie den Namen Ihres Prozessschrittes ein (z.B. Urlaubsantrag abgeben), und klicken Sie dann auf „Anwenden“ Der Name Ihres Prozessschrittes wird automatisch in das Prozessbild übertragen.
- 32. www.hcm-infosys.com Wie erstelle ich einen Prozess? Nachdem der Prozessschritt benannt wurde, muss nun eine Rolle definiert werden. Diese Rollen werden abstrakt benannt, und später dann mit reellen Personen aus Ihrem Adressbuch gefüllt. Klicken Sie auf „Erstellen“ unterhalb des Dropdown- Menüs Rolle… … und benennen dann die Rolle (z.B. Antragssteller) und klicken auf Weiter. Die neue Rolle wird direkt übernommen. Um sie zu speichern, klicken Sie bitte auf „Anwenden“).
- 33. www.hcm-infosys.com Wie erstelle ich einen Prozess? Ihr Prozessschritt sollte nun wie folgt aussehen: Sie haben den Titel sowie die Rolle definiert. Nun könnten Sie noch den Weiterleitungsbutton sprechender benennen (z.B. „Weiterleiten zur Prüfung“) Dazu klicken Sie auf „Senden“, sodass der Button farblich gekennzeichnet wird…. … und ändern im Editierbereich rechts im Label die Benennung von „Senden“ zu „Weiterleiten zur Prüfung“. Dann bitte auf „Anwenden klicken“
- 34. www.hcm-infosys.com Wie erstelle ich einen Prozess? Um einen neuen Prozessschritt einzufügen, klicken Sie in der Bibliothek links auf „Schritt“, halten die Maus gedrückt, und ziehen es in den Prozess (Drag&Drop Funktion):
- 35. www.hcm-infosys.com Wie erstelle ich einen Prozess? Nun möchten wir den Schritt „Urlaubsantrag abgeben“ mit dem noch nicht konkreter benannten „Schritt3“ verbinden. Dazu löschen wir zunächst die alte Verbindung zwischen den bisherigen Prozessschritten. Klicken Sie auf den Verbindungspfeil, sodass dieser farblich gekennzeichnet ist, und danach auf das kleine „X“-Symbol in der oberen Leiste. Die Verbindung zwischen den beiden Prozessschritten wird daraufhin gelöscht.
- 36. www.hcm-infosys.com Wie erstelle ich einen Prozess? Eine neue Verbindung zwischen zwei Prozessschritten soll nun hergestellt werden. Dazu klicken Sie auf den Weiterleitungsbutton des 1. Schrittes, sodass sich eine kleine Navigation über dem Button öffnet. Wählen Sie das linke Symbol, und klicken danach direkt auf den Prozessschritt, den Sie anbinden möchten. Dieser Button verbindet einen Weiterleitungsbutton mit einem Prozessschritt Ihr Prozess sollte nun so aussehen. Ändern Sie nun wie in den vorherigen Folien beschrieben den Namen des Schrittes in „Urlaubsantrag prüfen“ sowie die Rolle in „Prüfer“ und den Aktionsbutton in „Weiterleiten zur Genehmigung“ und verbinden diesen mit dem Schritt „Validierung“.
- 37. www.hcm-infosys.com Wie erstelle ich einen Prozess? Nun löschen wir noch die Verbindung zwischen dem letzten und dem ersten Prozessschritt sowie einen der Aktionsbuttons im letzten Schritt und benennen den verbleibenden Weiterleitungsknopf sowie die Rolle und den Prozessschritt und der erste kleine Prozessablauf ist fertig.
- 38. www.hcm-infosys.com Wie erstelle ich ein Online-Formular? Für die Inbetriebnahme eines ersten Tests fehlen noch die zu den einzelnen Prozessschritten dazugehörigen Online-Formulare. Klicken Sie hierfür auf einen Prozessschritt, und dann auf das mittlere Symbol. Es öffnet sich daraufhin das entsprechende Formular.
- 39. www.hcm-infosys.com Wie erstelle ich ein Online-Formular? Standardmäßig öffnet sich ein leeres Template-Formular mit 4 Spalten. Sie können nun verschiedene Feldtypen mittels Drag&Drop von der linken Seite in den Arbeitsbereich ziehen.
- 40. www.hcm-infosys.com Wie erstelle ich ein Online-Formular? Für unseren ersten Prozessschritt benötigen wir Felder wie Name, Personalnummer, Antragsdatum sowie Zeitraum. Klicken Sie auf „Text“ und ziehen diesen mit der Maus in die 2. Spalte.
- 41. www.hcm-infosys.com Wie erstelle ich ein Online-Formular? Klicken Sie dann im rechten Editierbereich auf „Erstellen“ und geben dort die Bezeichnung ihres ersten Online-Formularfeldes ein. Klicken Sie dann auf „Anwenden“
- 42. www.hcm-infosys.com Wie erstelle ich ein Online-Formular? Die Bezeichnung wird dann automatisch in des Online-Formular übernommen. Erstellen Sie dann ein zweites Textfeld mit der Bezeichnung „Personalnummer“.
- 43. www.hcm-infosys.com Wie erstelle ich ein Online-Formular? Die erste Zeile Ihres Online-Formulars ist fertig. Sie benötigen nun eine zweite Zeile. Klicken Sie zunächst auf das Pfeilsymbol, und dann auf das Zeilensymbol Sie können definieren, wieviele Zellen Ihre Zeile haben soll. Die Anzahl sollte eine gerade Anzahl sein (2, 4, 6, 8, usw) Wählen Sie für das 2. Feld ein Datum und benennen dieses mit „Antragsdatum“. Das 4. Feld soll ein Zeitraum sein und „Urlaubszeitraum“ heißen.
- 44. www.hcm-infosys.com Wie erstelle ich ein Online-Formular? Das erste kurze Formular ist fertig. Der Vorschau-Button zeigt Ihnen eine Voraussicht Ihres Online-Formular an. Sie können testweise erste Inhalte eingeben.
- 45. www.hcm-infosys.com Wie erstelle ich ein Online-Formular? Wenden Sie diese Vorgehensweise auch bei den weiteren Prozessschritten an, und Sie haben einen bereits voll funktionierenden elektronischen Workflow. Ein Administrator sollte noch Ihre Mitarbeiter den entsprechenden Rollen (die Sie zuvor im Prozessablauf definiert haben) zuweisen, aber grundsätzlich steht Ihnen Ihr Prozess für erste Testläufe zur Verfügung. Ganz ohne jede Programmierung und mit minimalen Aufwand!
- 47. www.hcm-infosys.com Fazit Ihre Vorteile durch VDoc Process: Prozesse ganz ohne jede Programmierung und mit minimalen Aufwand! Keine Überführung von gezeichnetem Prozess notwendig: Ihr Prozess ist direkt lauffertig ohne weitere Zwischenschritte! Änderungen können jederzeit flexibel eingebaut werden!
- 49. www.hcm-infosys.com Wie kann VDoc Process erworben werden? 1 2 VDoc Process als klassische Installation Sie installieren VDoc Process auf einem Ihrer unternehmenseigenen Servern und hosten die Software selbst. VDoc Process aus der Cloud Wir kümmern uns um Server, Plattform und Grundeinrichtung. Sie beziehen die Software aus der Cloud und bezahlen monatlich. 3 Business Lösungen auf Basis von VDoc Process Sie wählen aus zahlreichen vorkonfigurierten Business-Lösungen aus verschiedensten Bereichen, die an Ihre Anforderungen und Bedürfnisse angepasst werden können.
- 50. www.hcm-infosys.com Architektur Anwender Administrator Database ServerVDoc Server Intranet / Extranet / Internet jdbc http http
- 51. www.hcm-infosys.com Technische Voraussetzungen Sollten Sie VDoc Process auf Ihren eigenen Servern hosten, benötigen Sie folgende technische Voraussetzungen: Betriebssystem: MS Windows (empfohlene Version: Windows 2008 Server x64 R2, 64 Bits) Linux (empfohlene Version: Red Hat Enterprise Linux) HTTP Server: MS IIS (empfohlene Version 7.5) Apache (empfohlene Version 2.2) Datenbanken MS SQL Server (empfohlene Version 2008 R2 standard edition 64 Bits) Oracle (empfohlene Version 11g Ent. Editions 64 Bits) MySQL (empfohlene Version 5.5.18)
- 52. Weitere Informationen HCM CustomerManagement GmbH Ansprechperson: Anna Bednorz Tel: + 49 711 933 425 82 Mail: bednorz@hcm-infosys.com www.hcm-infosys.com