NEW: Prioritize ruthlessly: Priority Poker with Business Value Alignment
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Das Dokument beschreibt das Konzept des 'Priority Poker', eine Methode zur Priorisierung von Aufgaben und Projekten, die eine Zusammenarbeit aller relevanten Stakeholder fördert. Durch relative Schätzungen und ein strukturiertes Vorgehen hilft Priority Poker, kritische und wichtige Elemente zu identifizieren und eine gemeinsame Sicht auf Prioritäten zu entwickeln. Das Verfahren eignet sich für verschiedene Bereiche, darunter Projektplanung, Risiko-Management und Produktentwicklung.
NEW: Prioritize ruthlessly: Priority Poker with Business Value Alignment
- 1. Titel hier einsetzen Thema hinzufügen Felix Muster 14. Dezember 2016 Priority Poker Einführung und Beispiel 15. November 2017 www.SwissQ.it
- 2. 2 Agenda Herausforderung Der Ansatz Priority Poker im Detail Relative Schätzungen Beispiel 1 Zusammenfassung Der nächste Schritt Herausforderung 2 7 6 5 4 3
- 3. Priorisierung Priorisierung (lat. prior = der vordere, obere) dient der Ressourcenallokation und ist die Einordnung nach Vorrangigkeit von zu erledigenden Aufgaben, Problemen, usw. nach ihrer: Wichtigkeit (Bedeutung, Kritikalität) und/oder nach ihrer Dringlichkeit (kurz-/mittel-/langfristig)* Ziel: begrenzte (finanzielle) Mittel, Kapazitäten und Zeit sinnvoll einsetzen 3
- 4. Eisenhower Prinzip Bekannt und erklärt sich von selbst Im Alltag verdrängt jedoch das Dringende das Wichtige Wenn etwas dringend wird, dann ist es meist zu spät Oft vieles dringend und wichtig (und keinen weitere Unterteilung mehr möglich / handhabbar) 4 Relative market share Nicht dringend Dringend wichtigUnwichtig
- 5. Was ist wirklich prioritär? 5 Bestehende Priorisierung ist oft zu oberflächlich und geht nicht wirklich auf absolut (un-) kritischen Bereiche ein.
- 6. Verschiedene Ansichten! 6 Jeder Stakeholder hat seine eigene Sicht auf „Was ist wie wichtig“. Projektleiter BA‘s / Dev‘s / Tester Auftraggeber Kunden Lieferanten Spezialisten ManagementBusiness Zusätzlich: - Gemeinsames Verständnis - Gegenseitige Bedürfnisse verstehen - Alle Informationen vorhanden
- 7. Die Herausforderungen Aktuelle Modelle helfen oft nicht, die wirklich wichtigen Elemente zu identifizieren 80% ist Prio 1 (oder Prio AAAAAA+++) Fokus oft nicht auf den wirklich kritischen oder gewinnbringenden Elementen Wichtige Stakeholder sind oft nicht in den Prozess eingebunden, wodurch Prioritäten oft in Frage gestellt werden Soziale Prozess zu Bildung der gemeinsamen Sicht auf die Dinge wird nicht beachtet 7
- 8. 8 Agenda Herausforderung Der Ansatz Priority Poker im Detail Relative Schätzungen Beispiel 2 Zusammenfassung Der nächste Schritt7 6 5 4 3 1
- 9. Priorisierung Ist ein Bewertungsmaßstab Ist ein Mittelweg zwischen subjektiver und objektiver Einschätzung Priority Poker bietet diesen Mittelweg Involvierung aller für die Priorisierung wichtigen Projektmitarbeiter Erste Einschätzung einzeln mit anschliessender Diskussion Definitiver Entscheid im Team nach zweiter Einschätzung 9
- 10. Verwendung von Relationen 10 unwichtig extrem wichtig Die relative Gewichtung ergibt die Wichtigkeit in Relation zu einander.
- 11. 11 Die Gewichtung mit Fibonacci- Zahlen
- 12. Relative Schätzung 12 Relative Schätzungen sind oft einfacher durchzuführen und genauer. Sie bleiben auch gültig, sollte sich die angenommene Basis der Relation ändern. Vorteile Nachteile Die ersten Schätzungen brauchen eine Zeit, bis das Team im „Flow“ ist. Es werden Referenz-Objekte benötigt, an welchen sich die Schätzer orientieren können. Risiko von Lösungs- oder andere philosophische Diskussionen während der Session. Risiko, dass einzelne Schätzer die Gruppe dominieren oder ihre politische Kraft ausspielen. Verändert sich der absolute Wert eines Objekts (z.B. Komplexität oder Anzahl Benutzer), bleibt die Relation meistens die gleiche. Es finden keine Diskussionen über absolute Werte statt (LoC, Anzahl Benutzer etc.) Die wirklich wichtigen Elemente werden sehr schnell erkannt. Die unwichtigen aber auch. Ist ein Element extrem wichtig, kann dieses für die bewusstere Abarbeitung aufgeteilt werden.
- 13. Der soziale Prozess 13 Der soziale Prozess lässt eine gemeinsame Sicht auf Priorität und Risiken entstehen. Projektleiter Business Analyst Management UserDev‘s Business
- 14. Vorgehen beinhaltet auch Experten-Schätzung Wissen ist vor Ort Fragen können geklärt werden Durch Team-Schätzung jedoch nicht zu hoher Fokus auf „den“ Experten Analogie Vergleich / Relation zu anderen Elementen in der Einschätzung Disaggregation (Reife / Auflösung) Aufbrechen von Elementen (zu hohe Komplexität, Risiko, etc) Informationslücken erkennen und beheben etc. 14
- 15. Was kann alles priorisiert werden? Projekt-Portfolio Release- und Produkte-Planung Gestaltung von Road-Maps Change Requests Requirements Risiken, Tasks und Aktivitäten Bewertungskriterien (z.B. für Nutzwertanalyse) Allozierung von Budget, Ressourcen Bewertung von Ideen und Innovation Nährwerte von Lebensmitteln... ... und vieles mehr! 15
- 16. 16 Agenda Herausforderung Der Ansatz Priority Poker im Detail Relative Schätzungen Beispiel 3 Zusammenfassung Der nächste Schritt 1 2 7 6 5 4
- 18. Priority Poker 18 Beim Priority Poker legen alle Stakeholder zusammen die Prioritäten fest. Sei dies für die Anforderungen, Change Requests, Risiken oder Testfälle. Priority Poker benötigt die entsprechenden Spielkarten (kann bei SwissQ bestellt werden), sowie eine Liste von zu gewichtenden Elementen, wie z.B. Anforderungen, Spezifikationen, User Stories, Use Cases, Testobjekten, Testfällen oder Bugs. Alle wichtigen Stakeholder nehmen teil, die Auswahl und Information hat vorab zu erfolgen. Jede Person bekommt ein Karten-Set. Ein Moderator, welcher nicht mitspielt, führt die Poker-Session. Er sorgt für das strikte Einhalten der Timeboxen und unterbindet lösungsorientierte Diskussionen.
- 19. Die Kartenwerte 19 Ich brauche eine Pause! Ich brauche eine Erklärung! unwichtig (kalt) extrem wichtig (heiss)
- 20. Einschätzung Risiko-Sicht Wie oft wird das einzuschätzende Objekt benutzt? Was wäre der Schaden, wenn dieses Objekt nicht funktioniert? Nutzen-Sicht Wie wahrscheinlich ist es, dass dieses Objekt benutzt wird? Wie gross ist der messbare Nutzen des Objektes? 20 1 high2 medium3 low Eintrittswahrscheinlichkeit 1high2medium3low MöglichesSchadenmass
- 21. Der erste Durchgang 21 Schritt 1: Vorstellung des zu bewertenden Objektes. Moderator Schritt 2: "Geheime" Einschätzung des Objektes. Schritt 3: Zeitgleiche Offenlegung der Schätzung. Max. 2 Minuten Max. ½ Minute Topic Descr. Value 1 Topic 1 2 Topic 2 … …
- 22. Die Erklärung zur Schätzung / Der zweite Durchgang 22 Schritt 4: Erklärung der höchsten und der tiefsten Schätzung. Max. 1 Minute 200 weil… 1300 weil… Schritt 5: 2. "Geheime" Einschätzung des Objektes. Schritt 6: Zeitgleiche Offenlegung der 2. Schätzung. Max. ½ Minute
- 23. Die Entscheidung / Nächste Schätzungen 23 Nächste Schritte: Vorgehen wiederholen, bis sämtliche Punkte auf der Liste eingeschätzt sind. Die Punkte können nun priorisiert und entsprechend bearbeitet werden. Schritt 7: Einigung auf eine Schätzung. Moderator Max. 1 Minute 500? OK OK OK Topic Descr. Value 1 Topic 1 500 2 Topic 2 1300 3 Topic 3 300 4 Topic 4 2100 5 Topic 5 1300 6 Topic 6 3400 7 Topic 7 800
- 24. Regeln Timeboxes werden eingehalten Jede Aktivität im Priority Poker wird mit einer Zeitvorgabe versehen. Der Moderator hat darauf zu achten, dass diese Zeiteinheiten eingehalten werden. Keine lösungsorientierten Diskussionen Es werden nur Verständnisfragen in den Poker-Runden gestellt und beantwortet. Wenn über ein Topic auf der Prioritäten-Liste keine Klarheit geschafft werden kann, muss dies ausserhalb der Runde diskutiert werden und zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal in einer Poker-Runde besprochen werden. Keine Session dauert länger als 2 Stunden Wenn nach 2 Stunden nicht jedes Topic auf der Liste priorisiert werden konnte, wird eine nächste Session einberufen. 24 Zielorientiert zu den richtigen Prioritäten
- 25. 25 Agenda Herausforderung Der Ansatz Priority Poker im Detail Relative Schätzungen Beispiel 4 Zusammenfassung Der nächste Schritt 1 2 3 7 6 5
- 26. Relative Schätzung Ländergrösse 26 Land Schätzung Belgien 200* Deutschland Frankreich Italien Lichtenstein Niederlande Norwegen Schweden Schweiz Spanien * = dient als Vergleichsgrösse für die Schätzung
- 27. Relative Schätzung Ländergrösse 27 Land Fläche in km² Relation* Belgien 32.55 200 Deutschland 357.1 2100 Frankreich 543.9 3400 Italien 301.3 1300 Lichtenstein 0.16 100 Niederlande 41.5 300 Norwegen 323.7 2100 Schweden 449.9 3400 Schweiz 41.3 300 Spanien 504.6 3400 * = Ungefähre Relation nach persönlicher Einschätzung
- 28. 28 Agenda Herausforderung Der Ansatz Priority Poker im Detail Relative Schätzungen Beispiel5 Zusammenfassung Der nächste Schritt 1 2 3 4 7 6
- 29. Übung: Wie gross ist ein Hund Berner Sennenhund Chihuahua Schäferhund Dackel Mastino Collie Windhund 29
- 31. Übung: Wie gross ist ein Hund Berner Sennenhund Chihuahua Schäferhund Dackel Mastino Collie Windhund 31
- 32. 32 Agenda Herausforderung Der Ansatz Priority Poker im Detail Relative Schätzungen Beispiel Zusammenfassung6 Der nächste Schritt7 1 2 3 4 5
- 33. Priority Poker funktioniert, weil... Priority Poker bringt die verschiedenen Experten und Meinungsmacher zusammen. Diese Experten ergeben ein „Cross-Functional-Team“ aus allen wichtigen Disziplinen, welche zusammen bestens aufgestellt sind, die Prioritäten fest zu legen. Der lebhafte Austausch während der Priority Poker Session sichert den Informationsfluss und führt dadurch zu einer gemeinsamen, von allen Parteien unterstützte Sicht auf die Prioritäten. Und es macht Spass! 33
- 34. Priority Poker kann für (fast) alles eingesetzt werden Projektpläne und -aktivitäten Gestaltung von Road-Maps Release- und Produkte-Planung User-Stories Bewertung von Ideen und Innovation Nährwerte von Lebensmitteln... ... und vieles mehr! 34
- 35. 35 Agenda Herausforderung Der Ansatz Priority Poker im Detail Relative Schätzungen Beispiel 1 2 3 4 5 Zusammenfassung6 Der nächste Schritt7
- 36. Der nächste Schritt Karten und Poster bestellen bei SwissQ Consulting AG, Fraumünsterstrasse 16, CH-8001 Zürich Tel: +41 43 288 88 40 http://swissq-1.hs-sites.com/priority-poker-order www.SwissQ.it info@SwissQ.it Twitter: @SwissQ Facebook: swissqconsulting Sie wollen Priority Poker unter Anleitung austesten? SwissQ stellt einen Moderator für max. 2 Stunden gratis zur Verfügung. 36
- 37. Referenzen Mike Cohen, 2005, Agile Estimating and Planning, Prentice Hall International Mike Cohen, Planning Poker for Estimating on Agile Projects, http://www.mountaingoatsoftware.com/topics/planning-poker Ilan Goldstein, Relative Estimation Communication, http://www.scrumshortcuts.com/blog/category/estimation/ Malte Foegen (Wibas), 2006, Planning Poker: A slightly different take on estimating, Power-Point 37
- 38. Kontakt Bern SwissQ Consulting AG Eigerstrasse 60 CH-3007 Bern Tel. +41 31 972 73 53 38 Kontakt Zürich SwissQ Consulting AG Fraumünsterstrasse 16 CH-8001 Zürich Tel. +41 43 288 88 40