Rectificacion de formatos
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Este documento describe el proceso de rectificación de formatos oficiales como nóminas de matrícula y actas de notas en dos etapas: 1) La institución educativa solicita la rectificación a la instancia de gestión educativa local, quien aprueba la solicitud. 2) Luego, la institución realiza los cambios en los formatos y los envía de nuevo a la instancia de gestión para su aprobación final.
Rectificacion de formatos
- 1. 1. Rectificación de formatos oficiales Esta opción permite gestionar las solicitudes de rectificación de formatos oficiales, es decir nóminas de matrícula y acta de notas, llevando un control de los cambios realizados y haciendo participar en el procedimiento a la Instancia de Gestión Educativa Local, quien visa y aprueba la rectificación. Este procedimiento se lleva en dos etapas: La primera etapa consiste en que la Institución Educativa declara (o avisa) que va a corregir uno o más formatos ya aprobados con la consiguiente aprobación de la Instancia de Gestión Educativa Local correspondiente, quien “libera” los formatos para que puedan ser modificados. La segunda etapa consiste en que la Institución Educativa realiza la corrección sobre la información contenida en el formato, con lo que hace el envío del cambio realizado a la IGEL. Este procedimiento tiene lugar únicamente sobre formatos oficiales ya APROBADOS por la Instancia de Gestión Educativa local correspondiente. Primera Etapa: Solicitar la rectificación. Inicialmente muestra el listado de todas las solicitudes de rectificación de formatos oficiales generados por la institución educativa en el año académico en curso. Registrar la solicitud de rectificación de formato oficial Al presionar el botón Agregar, aparece una ventana que permite registrar una nueva solicitud de rectificación de formato oficial, similar a la siguiente ventana: Los datos que se solicitan son: N° de Solicitud de Es un número autogenerado por el sistema. Es correlativo a Rectificación la IE durante un año académico. Tipo de formato Es el tipo de formato que se desea rectificar. Puede ser
- 2. Nómina de matrícula o Acta de Notas Asunto referencia Es un breve descriptivo o documento de referencia. Mediante este datos se ubicará fácilmente la solicitud. Fecha aprobación Es la fecha interna del sistema. Motivo Es un sustento a la rectificación. Al pulsar el botón Grabar se tiene que se ha almacenado una nueva solicitud y el estado inicial de la misma es Registrada. En los siguientes pasos se indicará el proceso de gestión de esta solicitud. Note que cuando una solicitud se encuentra en el estado Registrada, entonces puede eliminarse en cualquier momento, por lo que el ícono de eliminación está activo: Remitir la solicitud de rectificación de formato oficial El siguiente paso consiste en remitir la información de los formatos que se pretende corregir (y que previamente ya han sido aprobados) hacia la Instancia de Gestión Educativa Local a la que pertenece jurisdiccionalmente la institución educativa. Para hacer ello, se debe hacer clic sobre el ícono tras lo cual aparece la venta que permite seleccionar el conjunto de los formatos oficiales (nóminas o actas) emitidos por la Institución Educativa que se desean declarar para modificación. Al pulsar el botón Enviar, se deja notar el mensaje de confirmación, similar al siguiente: Al pulsar el botón Aceptar se muestra el aviso que indica si la solicitud ha sido remitida.
- 3. Note que en este punto el estado de la solicitud está como Remitida y ya no es posible eliminar la solicitud (note también que ya no se muestra el ícono que permite la eliminación). Una solicitud de rectificación remitida debe procesarse a nivel de la IGEL (Instancia de Gestión educativa Local) 1 hasta que se sea aceptada por esta instancia . Segunda Etapa: Rectificar los formatos y enviar los cambios Una vez con la solicitud de rectificación aceptada es posible hacer el cambio de la información contenida en el formato. Si usted consulta cuál es la situación de un formato que se solicitó corregir aparecerá con el estado de Rectificado. Por ejemplo: Note que el estado del formato tiene el valor de rectificado. Regresando a la opción de Rectificación se puede notar que la solicitud ha sido aceptada por la IGEL correspondiente. Se nota que el ícono esta vez es , lo que indica que el usuario de la Institución Educativa puede realizar el cambio en la información contenida en el formato. La ventana se vería tal como sigue: En este punto la solicitud ha sido aceptada y el usuario puede realizar las correcciones Una vez modificada la información correspondiente (puede ser datos del estudiante, de la sección, delos familiares, etc.) el usuario debe ingresar a la opción y ubicar la solicitud de rectificación original. Al hacer clic sobre el ícono del estado se muestra un mensaje que indica que se van a 2 generar los formatos ya corregidos. El mensaje es similar al siguiente: 1 La IGEL va a recibir esta solicitud y con la información proporcionada va a aprobar (o rechazar) la solicitud. Si la solicitud es aprobada, entonces se el formato (nómina o acta) será liberado. 2 Generar puede ser tomado como sinónimo de “obtener la imagen del formato”.
- 4. Si el usuario pulsa el botón Aceptar, entonces los formatos involucrados en la solicitud se van a generar (es decir, se van a imprimir y la imagen quedará registrada en el sistema). El usuario deberá refrescar la pantalla del Explorador para poder visualizar el cambio de estado (ícono correspondiente al estado Generado). Si se consulta la situación del formato en la sección correspondiente ser verá de la siguiente manera: Note que el sistema no sobrescribe el formato original. Enviar la solicitud de rectificación de formato oficial El siguiente paso es enviar los formatos rectificados a la IGEL para que sean aprobados. El usuario debe hacer clic en el ícono correspondiente al estado Generado tras lo cual se muestra una ventana modal que incluye la lista de las secciones involucradas. De esta manera: Use la opción de Generar si se desea volver a generar el formato seleccionado. En esta ventana aparecen dos opciones Generar y Enviar. Por defecto, la ventana se muestra en la modalidad de envío. Se debe usar la opción Generar si desea volver a generar el formato. Finalmente al enviar la solicitud, aparecerá el mensaje siguiente:
- 5. Note que el nuevo estado de la solicitud es Enviado: En este punto, la solicitud regresa a la IGEL con la finalidad de aprobar los formatos oficiales modificados.