Trabajando con libros en Excel(Working with books in Excel)
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1) El documento explica cómo usar el portapapeles de Windows y las diferentes opciones para copiar, cortar y pegar datos dentro de hojas de cálculo de Excel, así como para trabajar con múltiples ventanas y hojas. 2) También describe cómo asignar nombres a rangos de celdas para facilitar la creación de fórmulas y funciones, y cómo dividir hojas para visualizar secciones simultáneamente. 3) Finalmente, detalla procedimientos para insertar, eliminar, ocultar y renombrar hojas, así como para insertar y eliminar fil
Trabajando con libros en Excel(Working with books in Excel)
- 1. Trabajar con Libros Aprenderemos a utilizar el portapapeles de Windows para copiar y mover datos dentro de las hojas de calculo. Luego, conoceremos las opciones para trabajar y visualizar varias ventanas de libros en simultaneo. Para finalizar, explicaremos como mostrar y ocultar diferentes elementos del entorno de Microsoft Excel 2013.
- 2. El Portapapeles Dentro de la ficha Inicio de la cinta de opciones, el primer grupo que encontramos se llama Portapapeles, que contiene las herramientas Pegar, Cortar, Copiar, Y Copiar formato. En esta sección conoceremos su funcionamiento, ya sea para aplicarlo sobre datos o formatos. El Portapapeles es una carpeta temporal donde se almacena la información que cortamos y cortamos en las diferentes aplicaciones de Windows. En Excel, para acceder a el, hacemos un clic en la flecha que se ubica en el vértice inferior derecho del grupo. Este se desplegara en una ventana a la izquierda de la hoja de calculo. Posee una capacidad máxima de 24 elementos, que se van guardando y listando a medida que copiamos y cortamos contenido, ya sea datos, imágenes, gráficos, etc. Una vez que completamos los 24 elementos, empieza a sobrescribirse. Dentro de la lista, podemos seleccionar los elementos que deseamos pegar. La ventana del Portapapeles posee tres botones: ▪ Pegar todo: pegara todos los elementos de la lista. ▪Borrar todo: eliminara todos los elementos de la lista. ▪Opciones: despliega un menú donde posemos elegir distintas maneras de ver el Portapapeles. Si salimos de Excel sin borrar su contenido, este continuara almacenando los elementos copiados y podremos pegarlos en otros programas de Office o al abrir Excel nuevamente.
- 3. Copiar formato En el grupo Portapapeles encontramos el pincel Copiar formato que nos permite tomar solo el formato de una celda, rango, fila o columna, sin copiar el contenido, sin copiar el contenido, es decir, si nos ubicamos sobre una celda que tiene un formato que queremos copiar (el color, el tipo de letra, los bordes),con el mouse hacemos clic sobre este icono y seleccionamos la celda a la cual queremos darle formato: se copiara el formato de origen.
- 4. Copiar como imagen Junto al botón Copiar hay una flecha que, al desplegarla, muestra la opción Copiar como imagen, que permite que el Portapapeles almacene lo que copiamos en formato de imagen, por lo que al pegarlo no se podrán editar los datos. Al elegir esta opción, Excel muestra la ventana Copiar imagen mediante la cual debemos elegir si deseamos copiar la imagen como la vemos en pantalla o como saldría impresa.
- 5. Opciones de pegado Si hacemos un clic en la flecha inferior del botón Pegar, se desplegara un menú con cuatro grupos de opciones de pegado, según el contenido que hayamos copiado o cortado. Estas son Pegar, Pegar valores, Otras opciones de pegado y Pegado especial. Dentro de cada un a de estas categorías existen deferentes opciones para pegar el contenido del Portapapeles; las explicamos en la siguiente Guía Visual.
- 6. Administrador de rangos Por lo general, las formulas pueden hacer diferencias a rangos de celdas. En estos casos es de gran utilidad asignarles nombres a los distintos rangos, asi podremos reemplazar la diferencia por el nombre del rango con el objetivo de facilitar la tarea de armado de funciones. Para comenzar es importante recordar que un rango es un conjunto de celdas consecutivas dispuestas en forma horizontal, vertical o de matriz. A su vez, las referencias permiten remitir a los datos de un rango. Para esto utilizamos las coordenadas de la celda inicial y de la celda final unidas por dos puntos, ejemplo:A2:C8. En una matriz, la celda inicial es la de la esquina superior izquierda, y la celda final es la que se encuentra ubicada en la esquina inferior derecha. Por su parte, el Cuadro de nombres permite asignar un nombre a un rango: seleccionamos las celdas, en el cuadro escribimos el nombre y pulsamos ENTER. También podemos hacerlo desde el grupo Nombres definitivos de la ficha Formulas, mediante el botón Asignar nombre, que abre la ventana Nuevo nombre, donde introducimos el nombre del rango y, de forma opcional, una descripción. De esta manera, podemos crear la cantidad de nombres de rangos necesarios para utilizarlos en las funciones. Por ejemplo, para conocer el monto máximo de los costos usamos la sintaxis:=MAX(costo). Mediante el botón Administrador de nombres se abre un cuadro de dialogo que nos permite crear, modificar, eliminar y buscar todos los nombres de los rangos de un libro.
- 7. Ventanas de libros Cuando comencemos a trabajar con Excel, lo mas probable es que utilicemos un archivo a la vez. Entonces, solo nos moveremos de una hoja a otra, dentro del mismo libro. Sin embargo, a medida que intensifiquemos nuestro uso del programa, tendremos cada vez mas archivos para diferentes temas y habrá ocasiones en que necesitemos trabajar con una mayor cantidad de libros abiertos. Excel 2013 brinda distintas opciones para administrar las ventanas de los libros que estamos usando; en esta sección conoceremos cada una en detalle. Para acceder a ellas, debemos ir al grupo Ventana de la ficha Vista.
- 8. Cambiar ventanas La opción mas sencilla consiste en cambiar la ventana activa al libro que necesitamos. Para esto, hacemos un clic en Cambiar ventanas y, en el menú desplegable que contiene el listado de todos los libros abiertos, seleccionamos el que buscamos.
- 9. Organizar todo Otra posibilidad es organizar los libros abiertos para visualizarlos todos a la vez. Supongamos que trabajamos con cuatro libros de manera simultanea y necesitamos movernos de uno a otro. Entonces, podemos hacer que Excel divida la pantalla en cuatro paneles y muestre un libro en cada uno. Para esto, hacemos un clic en el icono Organizar todo para abrir el cuadro de dialogo Organizar ventanas. Podemos elegir entre cuatro opciones de visualización: Mosaico, Horizontal, Vertical y Cascada. Seleccionamos una y pulsamos Aceptar.
- 10. Ocultar y mostrar La opción Ocultar esconde el archivo que estamos visualizando en la pantalla. Cuando ocultamos un libro, este no se mostrara mas en la pantalla ni en el menú desplegable de la opción Cambiar ventana. Al pulsar el botón Mostrar para seleccionar cual de todos los libros que hemos ocultado deseamos volver a mostrar. Para finalizar pulsamos Aceptar y se mostrara nuevamente el libro elegido.
- 11. Ver en paralelo La opción Ver en paralelo permite comparar dos libros en simultaneo. Si tenemos solo dos archivos abiertos, luego de hacer clic en este icono, veremos un libro debajo del otro. En cambio, cuando tenemos mas dedos libros abiertos, se abrirá el cuadro de dialogo Comparar en paralelo, donde debemos seleccionar de un listado el archivo que queremos comparar con el libro activo. Una vez que pulsamos Ver en paralelo, podemos hacer clic en el icono Desplazamiento sincrónico, que hace que al movernos de manera vertical u horizontal en una celda de las ventanas, también nos desplacemos por la otra en la misma dirección. Esto facilitara la comparación de los datos.
- 12. Dividir una hoja Si queremos visualizar simultáneamente diferentes secciones de una misma hoja, podemos dividirla en cuatro o dos partes, de manera horizontal o vertical. Para esto, utilizamos la opción Dividir. La división se realizara a la izquierda y arriba de la celda seleccionada. Si hacemos un clic en alguna celda de la fila 1 y pulsamos Dividir, la hoja quedara dividida en dos en sentido vertical. En cambio, si hacemos un clic en alguna celda de la columna A y presionamos Dividir, la hoja se dividirá en dos, pero de manera horizontal. Si nos ubicamos en cualquier otra celda de la hoja, fuera de la fila 1 y la columna A, y pulsamos Dividir, la hoja quedara dividida en cuatro partes .En los tres casos podremos desplazarnos de manera independiente por cada una de las secciones. Para eliminar la división, volvemos a pulsar el botón Dividir.
- 13. Inmovilizar paneles Otra posibilidad es utilizar las opciones del menú desplegable del botón Inmovilizar. Inmovilizar paneles mantiene siempre visibles las fila s y las columnas que se encuentran en la izquierda y arriba de la celda que seleccionamos antes de pulsar esta opción. Luego de hacer clic en este icono, la hoja quedara dividida en cuatro. Si nos desplazamos de manera vertical, las filas que quedaron arriba de la línea divisoria no se moverán. Si nos desplazamos hacia los costados, las columnas a la izquierda de la línea quedaran fijas. Esta herramienta es útil cuando queremos fijar los encabezados de las columnas o la filas de una tabla y desplazarnos por los datos. Las opciones Inmovilizar fila superior e Inmovilizar primera columna fijan la fila 1 y la columna A, respectivamente. Para volver a la hoja original, pulsamos Movilizar paneles.
- 14. Trabajar con hojas Las hojas de calculo son la esencia de Excel, porque sin ellas seria imposible introducir datos. En el Capitulo 1 aprendimos como configurar la aplicación para que cada vez que creamos un nuevo libro, este presente la cantidad de hojas deseadas. Sin embargo, en otras ocasiones necesitaremos agregar hojas a libros existentes o realizar el procedimiento contrario: eliminarlas. En esta sección aprenderemos a insertar, eliminar, copiar, mover, ocultar, mostrar y renombrar hojas.
- 15. Insertar y eliminar hojas Para insertar una nueva hoja de calculo, hacemos un clic en el icono Hoja nueva (+), que se encuentra a la derecha de las solapas de las hojas, en la parte inferior izquierda de la ventana. Una alternativa es pulsar el botón derecho del mouse sobre cualquiera de la s solapas y en elo menú, seleccionar Insertar… A continuación, se abre un cuadro de dialogo con opciones para insertar distintos elementos; seleccionamos la Hoja de calculo y aceptamos. Otra posibilidad es utilizar las teclas SHIFT+F11. En el menú que se abre al hacer un clic derecho sobre cualquiera de las solapas, también encontramos la opción Eliminar. Antes de borrar una hoja de contenido, aparecerá un cuadro de advertencia que nos pedirá la confirmación o cancelación de la operación.
- 16. Mover y copiar hojas Si queremos mover una hoja de lugar, hacemos un clic sobre su pestaña, lo mantenemos presionado y arrastramos la hoja al lugar que queremos. También podemos hacer clic derecho sobre la pestaña y, en el menú contextual, seleccionamos Mover y copiar… Se abrirá un cuadro de dialogo donde debemos elegir a que libro queremos mover la hoja y la hoja delante de la cual queremos ubicarla. Para copiar una hoja, podemos arrastrar su pestaña mientras mantenemos presionada la tecla CTRL, o dentro de la misma opción Mover o copiar… del menú, marcamos Crear una copia. Esta tendrá el mismo nombre que la original y llevara el numero 2 entre paréntesis. Por ejemplo, la copia de la Hoja1 , será Hoja1(2).
- 17. Ocultar y mostrar hojas Para esconder una hoja, hacemos un clic con el botón derecho del mouse sobre su pestaña y, en el menú, seleccionamos Ocultar. Si queremos volver a mostrarla, hacemos clic derecho sobre la pestaña de alguna de las hojas visibles y pulsamos Mostrar… Si hay mas de una hoja oculta, debemos elegir cual queremos ver y, luego, presionamos Aceptar. Es importante destacar que al ocultar hojas no estamos eliminando su contenido, simplemente las dejamos de visualizar hasta que ejecutemos el procedimiento necesario para mostrarlas
- 18. Cambiar nombres de las hojas Asignarles nombres a las hojas permite organizar e identificar su contenido, por lo que elegir nombres precisos contribuye a simplificar el trabajo. Para modificar el nombre de una hoja, hacemos un clic derecho sobre su solapa y, en el menú contextual, seleccionamos Cambiar nombre o hacemos doble clic sobre el nombre de la hoja y, luego, escribimos uno nuevo. Para aceptar presionamos la tecla ENTER.
- 19. Colorear las pestañas En el menú contextual de cualquiera de la s pestañas también encontramos la opción desplegable Color de etiqueta, desde donde podemos asignarle un color a cada pestaña para distinguir una hoja a simple vista. Si bien esta opción es completamente opcional, es una buena forma de agregar atractivo y profesionalismo a nuestros libros.
- 20. Manejo con el teclado y el mouse Las teclas de acceso rápido agilizan el tiempo de trabajo dentro de un libro de Excel. CTRL+AVPAG nos permite movernos a la hoja siguiente y CTRL+REPAG nos lleva a la hoja anterior. El botón derecho del mouse, en ocasiones, nos evita tener que ir hasta la cinta de opciones de Excel, al mostrarnos un pequeño menú desplegable según donde situemos el cursor o puntero.
- 21. Trabajar con filas y columnas Podemos insertar fácilmente filas y columnas en una hoja de calculo para agregar información adicional, así como eliminar filas y columnas innecesarias. Estos procedimientos son parte de las tareas diarias que realizan los usuarios de Excel, ya que permiten manejar el espacio disponible en una hoja de trabajo. A continuación, veremos diferentes opciones para administrar las filas y las columnas.
- 22. Insertar columnas Para insertar una columna, primero seleccionamos la columna posterior, haciendo un clic sobre el encabezado. Por ejemplo, si queremos agregar una columna entre las columnas H e I, seleccionamos la columna I. A continuación, pulsamos la opción Insertar columnas de hoja, que se encuentra en el botón Insertar, del grupo Celdas de la ficha Inicio. Aparecerá una nueva columna a la izquierda de la columna seleccionada, desplazando hacia la derecha el resto de las columnas. Si queremos insertar varias columnas de una sola vez, tenemos que seleccionar tantas columnas como queremos insertar y, luego, damos la orden de insertar.
- 23. Insertar filas El procedimiento para insertar filas es muy similar al de insertar columnas, primero tenemos que seleccionar la fila inmediatamente inferior a la que queremos insertar(haciendo clic sobre la cabecera de fila). Luego, debemos pulsar la opción Insertar filas de hoja, dentro del botón Insertar del grupo Celdas de la ficha Inicio. A continuación, veremos que automáticamente se inserta una fila por encima de la seleccionada, desplazando hacia abajo el resto de las filas. Si necesitamos insertar varias filas de una sola vez, primero tenemos que seleccionar tantas filas como queremos introducir y, a continuación, damos la orden de insertar. Las nuevas filas se ubicaran sobre el rango de filas seleccionadas.
- 24. Eliminar filas y columnas Para eliminar columnas seleccionamos, desde el encabezado, las que deseamos quitar y pulsamos la opción Eliminar columnas de hojas, que se encuentra en el botón Eliminar del grupo de Celdas de la ficha Inicio. Para eliminar filas, las seleccionamos y pulsamos Eliminar filas de hojas.
- 25. Con el botón derecho También podemos insertar o eliminar filas y columnas utilizando el mouse. Para ello, seleccionamos las filas o las columnas desde los encabezados, luego hacemos un clic con el botón derecho del mouse y pulsamos las opciones Insertar o Eliminar, según corresponda.
- 26. Insertar celdas Si en lugar de insertar filas o columnas queremos insertar celdas, primero debemos seleccionar un conjunto de celdas y luego pulsar la opción Insertar celdas…, que se encuentra en el botón Insertar del grupo Celdas de la ficha Inicio. A continuación, aparecerá un cuadro de dialogo donde tendremos que indicar la dirección en la que se desplazaran las celdas que rodean a las seleccionadas.
- 27. Ocultar y mostrar En ocasiones deseamos mantener información oculta a la vista de otros usuarios(por ejemplo, una columna que posee cálculos, datos o comentarios auxiliares) o, simplemente, protegerla de modificaciones no deseadas. En estos casos, Excel nos permite ocultar columnas y filas de una manera muy simple. Cuando ocultamos una fila o una columna, lo que estamos haciendo en realidad es configurar el alto de una fila o el ancho de una columna en cero. Estas, a efectos de los cálculos, seguirán siendo operativas. Es importante tener en cuenta que Excel nunca prescinde del contenido de las celdas ocultas.
- 28. Ocultar y mostrar columnas Para ocultar una columna, primero la seleccionamos y luego pulsamos el botón Formato del grupo de Celdas de la ficha Inicio. En el menú desplegable, vamos a la sección Visibilidad, presionamos Ocultar y mostrar y Ocultar columnas. Veremos que la letra de la columna desaparece de la parte superior de la hoja de calculo. Por ejemplo, si ocultamos la columna B, en la cabecera de las columnas veremos las letras A,C,D,E… Si queremos volver a visualizar la columna, primero seleccionamos las columnas que se encuentran a ambos lados de la columna que habíamos ocultado (en este caso serian las columnas A y C) y luego, pulsamos el botón Formato del grupo Celdas de la ficha Inicio. En el menú desplegable, dentro de la sección Visibilidad, tenemos que presionar Ocultar y mostrar y Mostrar columnas.
- 29. Ocultar y mostrar filas Para ocultar una fila, seguimos el mismo procedimiento anterior. Primero seleccionamos la fila que deseamos oculta, pulsamos las opciones indicadas y, al llegar a Ocultar mostrar, hacemos clic en Ocultar filas. Automáticamente, la fila desaparecerá y veremos en la cabecera de filas el salto en la numeración. Si queremos volver a visualizar la fila, seleccionamos las filas que se encuentran en la parte superior e inferior de la que habíamos ocultado y, en el menú desplegable, pulsamos la opción Mostrar filas.
- 30. Con el botón derecho Usando el menú contextual también podemos ocultar filas y columnas. Para esto, seleccionamos las filas o columnas que deseamos ocultar, presionamos el botón derecho del mouse y, en el menú que se despliega, elegimos la opción Ocultar. Para volver a mostrar las filas y columnas, seleccionamos las filas y columnas que las rodean, presionamos el botón derecho del mouse y elegimos Mostrar.
- 31. Atajos de teclado Por ultimo, también podemos utilizar atajos de teclado para ocultar y mostrar filas o columnas. Podemos ocultar una fila presionando la combinación de teclas CTRL+9. La fila en la que se hallaba la celda activa habrá desaparecido. Pulsando la combinación de teclas CTRL+SHIFT+8, la haremos aparecer nuevamente. Si queremos ocultar una columna, bastara con presionar CTRL+0. Para hacerla visible nuevamente, oprimimos CTRL+SHIFT+9.
- 32. Formatos Conoceremos los formatos numéricos y de fechas predeterminadas y aprenderemos a crear formatos personalizados. Veremos como cambiar las fuentes y la variantes de estilo para realizar la información. Modificaremos la alineación de los datos y agregaremos bordes y relleno a las celdas. Para finalizar, explicaremos como cambiar el tamaño de las filas y de las columnas.
- 33. Formato de celdas La apariencia de las celdas y el modo en que Excel interpreta los datos introducidos forman parte de lo que denominamos Formato de celdas. A continuación, conoceremos los diferentes formatos de celdas que podemos aplicar y las modificaciones que estos implican.
- 34. Formato numérico por omisión Cuando tenemos celdas con números, ya sean datos ingresados por nosotros o resultados de formulas, el formato aplicado por omisión es General. En este caso, los separadores de millar no se ven, lo que puede dificultar la lectura en números con mas de cuatro dígitos. Además, solo se muestran con decimales los números que los contengan, y la cantidad de dígitos a la izquierda de la coma es variable. Para unificar la presentación de los números y lograr que esta sea clara, aplicaremos un formato numérico acorde con nuestro gusto.
- 35. Como aplicar un formato numérico Para aplicar formatos numéricos (y cualquier otro tipo de formato) primero debemos seleccionar las celdas que contengan los datos. Luego, sin deshacer la selección, podemos elegir alguna de estas alternativas: ▪Opciones de formato rápido: se encuentran en el grupo Numero de la ficha Inicio. También podemos hacer un clic derecho del mouse sobre las celdas seleccionadas, para que aparezca la Minibarra de formato. En ambos casos disponemos de cinco iconos de estilo numérico muy útiles. Ellos son: Contabilidad, Porcentual, Millares, Aumentar decimales y Disminuir decimales. ▪Cuadro formato de celdas: Accedemos a el haciendo clic en la flecha del grupo Numero, que se encuentra en la ficha Inicio. También podemos hacer un clic derecho sobre las celdas seleccionadas y, en el menú desplegable, elegir Formato de celdas… En el cuadro Formato de celdas se encuentran las fichas: Numero, Alineación, Fuente, Borde, Relleno y Proteger. Dentro de cada una de ellas encontramos los diferentes elementos que permiten modificar el formato de las celdas. Vamos a comenzar por analizar en detalle las opciones que ofrece la ficha Numero.
- 36. Numero El formato Numero permite establecer la cantidad de decimales que vamos a utilizar y habilitar la opción Usar separador de miles. Recordemos que los separadores de decimales y de miles dependen de la Configuración regional del sistema operativo. Con respecto a los decimales, debemos saber que si tenemos un numero decimal y marcamos cero posiciones decimales, el numero aparecerá redondeado. Este redondeo es solo a efectos de visualización, ya que para los cálculos de operaciones y formulas se tendrá en cuenta el valor original con decimales. También podemos elegir, dentro de este formato, la manera de presentar los números negativos: con un signo menos(-) delante, en rojo o ambos.
- 37. Moneda El formato Moneda adiciona al formato Numero un símbolo monetario. Para elegir el símbolo, desplegamos el listado con los símbolos monetarios de cada país y seleccionamos el que deseamos. La ubicación del símbolo, antes o después del numero, también depende de la Configuración regional del sistema operativo y podemos modificarla. La opción de millares viene habilitada. Además, es posible elegir el formato de los números negativos.
- 38. Contabilidad El formato Contabilidad, como el de Moneda, permite seleccionar un símbolo monetario que acompañara a los números. Los millares ya están habilitados y los valores negativos se mostraran con el signo menos (-) delante. Podemos establecer la cantidad de posesiones decimales. Este formato alineara el signo monetario y la coma decimal de todos los valores que se encuentran en las celdas de una misma columna.
- 39. Porcentaje El formato Porcentaje, como su nombre lo indica, muestra los números como porcentajes, con el signo % por detrás, y también permite elegir la cantidad de posiciones decimales que necesitamos visualizar. Debemos recordar que si aplicamos el formato en una celda vacía y luego introducimos el valor, veremos el numero seguido del signo porcentaje. Por ejemplo: 5%. En cambio, si primero ingresamos el numero en la celda y después aplicamos el formato, la cifra será multiplicada por 100. Por ejemplo, veremos 500%. Para conservar el 5%, tendremos que ingresar el valor como 0,05.
- 40. Fracción El formato Fracción permite visualizar el contenido decimal de los números ingresados en una celda como fracción.
- 41. Especial Especial contiene formatos asociados a la ubicación regional, como códigos postales. Cuando en el menú desplegable Configuración regional (ubicación) elegimos un país, en la ventana Tipo aparecen las opciones de formato. Algunas regiones no tienen ningún formato especial.
- 42. Formato de fechas Un buen formato nos permitirá ser claros tanto en los cálculos como en las presentaciones de información. En el capitulo 2 vimos que si en una celda ingresamos dos o tres números separados por u guion (-) o una barra (/), Excel interpretara los valores como una fecha: día y mes, o día, mes y año. Por ejemplo, si escribimos 1-3, automáticamente en la celda aparecerá 01-mar. Ahora vamos a entender la manera en que el programa trabaja con las fechas. Siempre que escribimos un dato que se interpreta como fecha, como 15/03/2013, Excel realiza un calculo interno para convertir esa fecha en un numero. El valor 1 corresponde al 1 de enero de 1900 (para comprobarlo, si escribimos 1 y le aplicamos el formato Fecha, en la celda veremos 01/01/1900);por lo tanto, el valor numérico de las demás fechas será la cantidad de días que hay entre la fecha ingresada y el 01/001/1900. Si introducimos fechas anteriores a 1, estas serán interpretadas como texto y no podremos realizar cálculos con ellas. Las fechas, como cualquier numero, pueden sumarse, restarse y utilizarse en formulas y funcionan. Ya sabemos que al escribir en una celda un dato numérico que pueda interpretarse como fecha, Excel aplicara el formato de fecha correspondiente. Podemos ingresar 15-7-13; en la celda veremos 15/07/2013, porque el valor se entenderá como fecha con el formato dd/mm/ yyy. Si a esa celda ahora le aplicamos un formato de millares, veremos 40.739,00, que es el numero correspondiente a esa fecha.
- 43. Formatos personalizados Los formatos personalizados de números o fechas nos permiten crear modelos ajustados a nuestra actividad o necesidad particular. Después de haber visto los formatos de numero y fecha predeterminados de Excel, llego el momento de aprender a generar formatos personalizados. Podemos partir de modelos existentes y modificarlos y crear los nuestros desde cero. Para armar los formatos personalizados, primero debemos conocer cuales son los caracteres especiales que podemos utilizar. En la Tabla 1 detallamos cuales son y para que se utiliza cada uno.
- 44. Crear formatos personalizados En el paso a paso siguiente vamos a crear un formato numérico que exprese Kilogramos, con separador de millar y dos dígitos decimales, aunque sean 0, se mostrara solo 0 (sin Kg) y, en caso de ingresarse texto, se mostrara ´´dato no admitido´´.
- 45. Para volver a aplicar un formato de fecha debemos seleccionar la celda y realizar alguno de estos procedimientos: ▪Ir a la ficha Inicio y, en el grupo Numero, hacer un clic sobre la flecha del vértice inferior derecho para abrir el cuadro Formato celdas. Dentro del cuadro, en la solapa Numero, seleccionamos la categoría Fecha para ver los distintos formatos predeterminados de fecha. En Tipo elegimos un formato y obtendremos una vista previa en el recuadro superior Muestra. Luego, pulsamos Aceptar. ▪Hacer un clic con el botón derecho del mouse y, en el menú que se despliega, seleccionar la opción formato de celdas… para acceder al cuadro que contiene los formatos disponibles. ▪Ir a la ficha Inicio y, en el grupo Numero, hacer un clic sobre la flecha que se encuentra a la derecha de General. Se desplegara el menú de formato de numero y podremos elegir Fecha corta o Fecha larga. Los distintos formatos de fecha que podemos aplicar son: ▪Fecha corta: tiene la estructura dd/mm/ yyy o dd-mm- yy. Por ejemplo:14/02/2012 ▪Fecha larga: Su estructura es ¨ dddd, dd¨ de ¨mmmm¨ de ¨yyyy¨. Por ejemplo: viernes, 15 15 de febrero de 2012. Donde: -dd y mm son día y mes en numero. -yyyy , y corresponden a año con cuatro o dos dígitos. -dddd es el nombre del día y mmmm es el nombre del mes.
- 46. Formato avanzado de fuentes La utilización de una fuente adecuada nos permitirá resaltar información y darle un formato profesional y agradable a nuestra planilla. En el grupo Fuente de la ficha Inicio encontramos un conjunto de opciones que permite ajustar el tamaño, el color y el tipo de fuente; también podemos elegir las variantes de negrita, cursiva y subrayado. Cuando situamos el mouse sobre cualquier icono de este grupo (sin hacer clic), Excel muestra una pequeña ventana con el nombre, una breve descripción y, si existe, el atajo del teclado. Además, si observamos con atención, veremos que algunos iconos de este grupo tienen una flecha a la derecha. Al dar clic sobre ella, aparecerá un pequeño menú desplegable con opciones adicionales para aumentar las variantes de formato. Para cambiar la tipografía seleccionamos las celdas donde queremos aplicar un nuevo formato y luego hacemos clic sobre la opción elegida. Además, si pulsamos la flecha del vértice inferior derecho del grupo, accedemos al cuadro Formato de celdas, donde encontramos las siguientes opciones de formato: ▪ Fuente: muestra el listado de las fuentes disponibles. Con las flechas de la barra derecha subimos y bajamos por el listado. Para elegir una fuente, la seleccionamos y pulsamos Aceptar. ▪Estilo: presenta las variantes de cada una de las fuentes que se encuentran instaladas en el sistema; podemos elegir entre Normal, Negrita , Cursiva y Negrita cursiva. Algunas familias de fuentes no poseen todos los estilos, por eso las opciones no están disponibles. ▪Tamaño: Podemos seleccionar un tamaño de la lista o escribir un numero en el cuadro superior. Si el tamaño elegido es muy grande, los datos no entraran en una celda y se utilizara la celda contigua para mostrar todo el contenido. Pero si la celda contigua posee información, en la primera se mostrara #########,
- 47. Lo que indicara que debemos aumentar el ancho de columna o achicar la fuente. ▪Subrayado: Si hacemos un clic en la flecha derecha, desplegamos el menu8 donde podemos elegir Ninguno, Simple, Doble, Simple Contabilidad, Doble contabilidad. Los dos últimos subrayaran toda la celda y no solo el texto contenido en ella. ▪Color: de manera predeterminada, figura Automático. Para cambiar el color, hacemos clic en la flecha de la derecha y seleccionamos uno de la paleta que se despliega ▪Fuente normal: si activamos esta casilla y pulsamos Aceptar, volveremos a las opciones predeterminadas. ▪ Efectos: podemos elegir entre Tachado, Superíndice y Subíndice. Las dos ultimas opciones pueden utilizarse para caracteres individuales. Para aplicarlas en lugar de seleccionar la celda, hacemos doble clic sobre ella y seleccionamos el carácter. Ejemplo de carácter superíndice: X5. Ejemplo de carácter subíndice: H20.
- 48. Alineación avanzada Esta herramienta nos permite elegir la ubicación de los datos dentro de una celda y algunas opciones adicionales que mejoraran el aspecto de nuestras planillas. Cuando ingresamos datos en las celdas, Excel los alinea de manera automática, según los parámetros predeterminados para cada tipo. Los datos de este texto, a la izquierda, y los datos de tipo numérico y las fechas, a la derecha. Pero, si lo deseamos, podemos cambiar esta alineación horizontal y, además, establecer la alineación vertical, junto con algunas características que veremos en detalle. En el grupo Alineación de la ficha Inicio se encuentran las opciones para elegir la ubicación de los datos dentro de las celdas o de un rango. Podremos establecer la orientación vertical: derecha, centro, izquierda. También girar la orientación, aumentar o disminuir sangría. Para aplicar estos formatos, seleccionamos las celdas y, luego, hacemos clic sobre la opción elegida. Además, si pulsamos la flecha del vértice inferior del grupo se abre el cuadro Formato de celdas, donde podremos elegir las opciones que explicamos a continuación.
- 49. Alineación horizontal La alineación del texto horizontal ubica el contenido de las celdas con respecto al ancho de la columna. Si pulsamos la flecha de la derecha, en el menú podremos elegir distintas opciones. ▪General: es la alineación determinada. ▪Izquierda: el contenido quedara a la izquierda. ▪Centrar: los datos se ubicaran al medio de la celda. ▪Derecha: el contenido se ubicara a la derecha. También podemos agregar valores de sangría, que separara el contenido del borde derecho tantos caracteres como unidades hayamos ingresado. ▪Rellenar: repetirá el dato ingresado hasta completar el ancho de la celda. Por ejemplo: Si en la celda tenemos x, al aplicar esta opción veremos xxxxxxxxxx. Esto es solo una cuestión de visualización, en la celda seguiremos teniendo el dato original. La cantidad de repeticiones dependerá del tamaño de la fuente y del ancho de la celda. ▪Justificar: se aplicara si el contenido excede los limites de la celda. ▪Centrar en la selección: centrara el contenido de una celda dentro de un rango horizontal que hayamos seleccionado. ▪Distribuido: alineara el texto a ambos lados de la celda, cuando ocupe mas de una línea. Si le agregamos sangría, le aplicara a ambos costados. No tiene validez para los datos numéricos.
- 50. Alineación vertical La alineación vertical del texto presenta el contenido de las celdas ubicado con respecto a la altura de la fila. Si la altura de la celda no esta aumentada, es probable que no notemos las diferencias entre cada uno de los formatos. Podemos elegir diferentes opciones: ▪Superior: los datos se ubicaran en la parte superior de la celda. ▪Centrar: el contenido de la celda quedara en el medio. ▪Inferior: los datos se ubicaran en la parte inferior de la celda. ▪Justificar: el texto que ocupe mas de una línea se justificara de lado a lado de la celda en sentido vertical. ▪Distribuido: el texto que ocupe mas de una línea se organizara uniformemente entre los bordes superior e inferior de la celda.
- 51. Control del texto Dentro del aparato Control de texto encontramos las diferentes opciones que nos permiten configurar la manera en que visualizamos el contenido de las celdas. Podemos elegir entre alguna de las opciones que explicamos a continuación: ▪Ajustar texto: permite que el contenido de la celda ocupe mas de un renglón en caso de no caber en el ancho de la columna. El alto de la fila aumentara automáticamente según la cantidad de renglones nuevos generados. Si esta opción no esta activada, el contenido excedente se mostrara solapado con la celda adyacente, siempre y cuando esta no tenga datos. Este formato es valido solo para texto; si los números o fechas no entran en el ancho de la celda, veremos ########, que indica que la información supera los limites de visualización. ▪Reducir hasta ajustar: disminuirá el tamaño de la fuente para que el contenido quede dentro de los limites de la celda. ▪Combinar celdas: si seleccionamos un rango de celdas, con esta opción lograremos que se combinen comportándose como una celda única. El nombre de referencia pasara a ser el de la celda que se ubicaba en la esquina superior izquierda.
- 52. Orientación El apartado Orientación permite cambiar el ángulo de alineación del contenido de las celdas. Es de gran utilidad para, por ejemplo, rotular algunas filas o columnas y, de esta manera, optimizar los espacios. Para cambiar la orientación podemos ingresar los grados o hacer clic en la aguja de referencia y marcar en el semicirculo0 la posición deseada. El alto de la fila se ajustara de manera automática para poder mostrar el texto con la nueva orientación, a no ser que la fila tenga fijada la altura de manera explicita.
- 53. Bordes y rellenos Estas opciones son elementos efectivos para diferenciar sectores en las hojas de cálculo o para resaltar celdas importantes. Para aplicarlas seleccionamos las celdas, hacemos un clic derecho, pulsamos Formato de celdas… y vamos a la pestaña Borde y Relleno.
- 54. Bordes Al ingresar en la pestaña Borde nos encontramos con las diferentes opciones para agregar bordes a las celdas, elegir un color y un tipo de línea especifico. En la siguiente Guía Visual analizaremos detalladamente sus opciones.
- 55. Relleno En la pestaña Relleno encontramos opciones que permiten pintar el interior de las celdas con un color uniforme, degradado o con una trama. Es importante tener en cuenta que colorear tanto el borde como el relleno de las celdas es algo opcional, sin embargo, su aplicación aumenta el atractivo de las planillas a la vez que denota un trabajo cuidado y profesional. Podemos optar entre las siguientes características: ▪Color de fondo: muestra los colores predeterminados de relleno. Para aplicar uno, lo seleccionamos de la paleta. ▪Efectos de relleno: permite aplicar un fondo con efecto degradado con uno de dos colores y en diferentes sentidos: horizontal, vertical, diagonal, desde la esquina de cada celda y desde el centro. ▪Mas colores...:para elegir un color de relleno personalizado. ▪Color de trama :además de un color de relleno, podemos aplicar una trama. Desde este menú elegimos el color. ▪Estilo de trama: contiene 17 tramas diferentes, que se agregan sobre el color de relleno que hayamos elegido. ▪Muestra: presenta una vista previa al seleccionar cada una de las opciones anteriores. De esta manera podemos comprobar como quedaran las celdas antes de aceptar los cambios.
- 56. Estilos de celda Excel proporciona estilos predefinidos y también nos permite crear nuestros propios estilos de una manera muy simple. Podemos dar formato a una celda o a un rango usando los estilos predefinidos y en pocos segundos mejoraremos la apariencia de una planilla y la transformaremos en un trabajo profesional. Los estilos de celda son una combinación predefinida de formatos de números, fuentes, alineación, bordes, relleno y protección (este ultimo concepto lo veremos en el capitulo 7). Podemos modificarlos de acuerdo con nuestras necesidades y también crear estilos propios. Cuando utilicemos un estilo, todas sus características se aplicaran al mismo tiempo. Y si en algún momento modificamos la configuración de un determinado estilo, esta se aplicara automáticamente al conjunto de celdas que tenga aplicado dicho estilo.
- 57. Aplicar estilos predefinidos Cuando pulsamos la opción Estilos de celda del grupo Estilos de la ficha Inicio, se despliega un menú que nos muestra todos los estilos predefinidos de Excel. Por defecto, las celdas poseen el estilo Normal. Para aplicar otro estilo del menú, seleccionamos la celda o el rango de celdas; elegimos el estilo y hacemos clic sobre el. Luego de aplicar el estilo, podemos modificar algunas características del formato de las celdas, sin que el mismo estilo aplicado a otras celdas se modifique.
- 58. Crear un estilo personalizado Para crear nuestros propios estilos vamos a Estilos de celda y seleccionamos la opción Nuevo estilo de celda...se abrirá el cuadro de dialogo Estilo, donde debemos indicar un nombre y los atributos que incluiremos en el, haciendo un clic sobre la casilla de verificación correspondiente. Luego, mediante el botón Aplicar formato..., accedemos al cuadro de dialogo Formato de celdas, donde realizaremos las modificaciones de formato. Para finalizar, presionamos Aceptar. Si volvemos a ingresar en Estilos de celda encontraremos el estilo que hemos creado dentro del sector Personalizada.
- 59. Modificar un estilo Si queremos modificar alguno de los estilos existentes, vamos a Estilos de celda, seleccionamos el estilo, hacemos un clic con el botón derecho del mouse y, en el menú contextual, pulsamos Modificar... En el cuadro de dialogo Estilo realizamos las modificaciones y pulsamos Aceptar. Las celdas que contengan este estilo se modificaran de forma automática.
- 60. Eliminar estilos Podemos eliminar los estilos de celdas personalizados y predefinidos, con excepción de Normal. Para esto, seleccionamos el estilo, hacemos un clic con el botón derecho del mouse y elegimos Eliminar. Las celdas que tenían aplicado este estilo perderán su formato y recuperaran el estándar. La eliminación de un estilo no puede deshacerse.
- 61. Copiar un estilo a otro libro Cuando creamos o modificamos estilos, estos se guardan en el libro actual. Si queremos utilizar uno de estos estilos en otro libro de Excel, debemos abrir el archivo que contiene el estilo y el archivo donde queremos copiarlo. Nos ubicamos en el archivo de destino, vamos a Estilos de celda y seleccionamos la opción Combinar estilos... En el cuadro de dialogo seleccionamos el archivo de origen y presionamos Aceptar. De esta manera podemos copiar todos los estilos personalizados que contiene el archivo de origen.
- 62. Estilo nuevo Podemos crear de manera rápida un nuevo estilo a partir de un formato que hayamos aplicado a una o mas celdas. Para esto, debemos seleccionar las celdas que contengan el formato, pulsar Estilos de celda y, luego, seleccionar la opción Nuevo estilo de celda... Se abrirá el cuadro de dialogo Estilo, indicamos un nombre para el nuevo estilo y pulsamos Aceptar. Cuando confeccionamos una planilla debemos asegurarnos de que sea fácil de interpretar, que la información este presentada de manera ordenada y atractiva, para que se entienda claramente lo que queremos comunicar. El aspecto de una planilla comprende diferentes factores: el estilo de las letras, el color, el tamaño y los bordes de las celdas, la a lineación de los datos, los formatos de los números y de las fechas, entre otros. Como hemos visto, Excel nos ofrece una gran variedad de herramientas para aplicar formatos de manera simple.
- 63. Ajustar filas y columnas Un aspecto importante que tenemos que tener en cuenta a la hora de dar formato a una planilla es el tamaño de las filas y las columnas. Ajustando el ancho y el alto de las celdas a su contenido, lograremos mejorar la visualización y la presentación de datos. Por omisión, las columnas y las filas tienen un tamaño estándar, que es el que establece Excel por defecto; pero podemos modificar estas medidas de acuerdo con nuestras necesidades.
- 64. Modificar el ancho de las columnas Una forma simple de modificar el ancho de un a columna es utilizando el mouse y los encabezados de columna. Por ejemplo, si queremos cambiar el ancho de la columna B, ubicamos el puntero del mouse en el encabezado de la columna, sobre la línea derecha que separa la columna B de la columna C. El puntero se transformara en una flecha con doble sentido. Hacemos un clic sostenido con el botos principal del mouse y arrastramos el divisor de la columna hacia la izquierda o hacia la derecha. Cuando el ancho sea el que queremos, soltamos el botón. Otra posibilidad, si la columna tiene contenido, es hacer doble clic cuando el puntero se transforma en la flecha con doble sentido. El ancho de la columna se autoajustara a la celda con mayor contenido.
- 65. Modificar la altura de las filas La manera de modificar la altura de una fila es similar a la del ancho de columna. Por ejemplo, para ajustar la altura de la fila 2, ubicamos el puntero del mouse en el encabezado, sobre la línea que la separa de la fila 3. Cuando el cursor se transforma en una Flecha con dos puntas, mantenemos presionado el botón izquierdo del mouse, arrastramos hacia arriba o hacia abajo y, luego, soltamos el botón.
- 66. Otro método para ajustar filas y columnas También podemos modificar el ancho de las columnas y la altura de las filas seleccionando las celdas utilizando la opción Tamaño de celda, que se abre al pulsar el botón Formato, en el grupo Celdas de la ficha Inicio. Veremos un listado con distintas opciones: ▪Autoajustar: ajusta el alto de las filas o el ancho de las columnas al contenido de las celdas. Su aplicación nos asegura que ningún contenido de las celdas quede escondido. ▪Ancho de la columna...:abre un cuadro de dialogo donde tenemos que ingresar el ancho de la columna, entre 0 y 255. Este numero indica el ancho de la columna en caracteres, utilizando la fuente estándar. ▪Alto de fila...:es similar a la opción anterior, abre un cuadro de dialogo donde debemos ingresar un numero del 0 al 409, que indicara el alto de la fila en puntos.
- 67. Temas de documento Un tema es un conjunto de colores, fuentes, líneas y efectos (sombras y efectos 3D) predefinidos que podemos aplicar a todo un libro o elementos específicos, como gráficos y tablas. La galería de temas de Excel se comparte con los otros programas que integran la suite de Microsoft Office. Por eso, podemos crear documentos con un aspecto unificado utilizando las distintas aplicaciones de la suite. Excel cuenta con cuarenta temas predeterminados y, además, podemos agregar otros personalizados. Por omisión, los libros de Excel tienen aplicado el tema Office. Cuando aplicamos un tema en una hoja de calculo, los colores, las fuentes y los efectos del tema sustituyen cualquier estilo que hayamos aplicado a celdas o rangos.
- 68. Galería de temas Para acceder a los temas predeterminados de Excel hacemos clic en la flecha del botón Temas de la ficha Diseño de pagina. Si bien existe una gran variedad, si estos no se ajustan a nuestra preferencia podemos crear temas nuevos modificando colores, fuentes o efectos de línea o relleno de uno predeterminado. Para esto, hacemos clic en el botón Colores y seleccionamos una de las muestras de colores. Cada uno de los temas dispone de una combinación de doce colores. Los primeros cuatro(que vemos a la izquierda del botón) se emplean como colores de texto y fondo; los seis siguientes, como color de énfasis, y los últimos dos, para resaltar los hipervínculos. Podemos elegir una combinación de colores predefinida o crear una propia haciendo clic en Crear nuevos colores del tema... Cada tema utiliza dos tipos de fuentes: uno para los encabezados y otro para el texto principal. Para cambiar estas opciones hacemos clic en el botón Fuentes y elegimos el tipo de letra que nos guste. Desde Crear nuevas fuentes del tema... podemos generar nuestra propia combinación de fuentes. También es posible modificar los efectos; para esto hacemos clic en el botón Efectos y elegimos el estilo deseado. Para finalizar, debemos guardar el tema que acabamos de crear. Pulsamos el botón Temas y seleccionamos Guardar tema actual.
- 69. Eliminar un tema Si queremos eliminar un tema que hemos creado y que tenemos la seguridad de que no vamos a utilizar mas, pulsamos el botón Temas del grupo Temas de la ficha Diseño de pagina, hacemos un clic con el botón derecho del mouse sobre el tema que deseamos eliminar, seleccionamos Eliminar... y confirmamos la eliminación