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- 1. Página 1 de 4 NOVEDADES SISTEMA LIQUIDACIÓN DIRECTA ............................................................................................. 1 MODIFICACIÓN EN EL CÁLCULO DE PECULIARIDADES DE COTIZACIÓN DERIVADAS DE SITUACIONES DE SUSPENSIÓN DE LAS RELACIONES LABORALES POR EXPEDIENTES REGULACIÓN EMPLEO Y FORMA DE COMUNICACIÓN DE DICHAS SITUACIONES ............................................................................................... 1 IDENTIFICACIÓN DE LOS PERÍODOS DE SUSPENSIÓN DE LA RELACIÓN LABORAL COMO CONSECUENCIA DE SITUACIONES DE RIESGO DURANTE EL EMBARAZO Y RIESGO DURANTE LA LACTANCIA NATURAL .... 2 IDENTIFICACIÓN EXCEPCIONAL DE PERÍODOS QUE, CONFORME A LA INFORMACIÓN EXISTENTE EN LAS EMPRESAS OBLIGADAS AL SISTEMA DE LIQUIDACIÓN DIRECTA, SE TRATEN DE PROCESOS DE BAJA MÉDICA Y NO SE HAYA CONSEGUIDO REGULARIZAR ANTE LA ENTIDAD GESTORA ANTES DE LA PRESENTACIÓN DE LA LIQUIDACIÓN DE CUOTAS. ..................................................................................... 2 ENVIO DE FICHEROS Y CONVENIENCIA DE CONFIRMACIÓN DE LAS LIQUIDACIONES CON ANTERIORIDAD A LOS CIERRES DE OFICIO .......................................................................................................................... 4 COMUNICACIÓN DE LOS PARTES DE BAJA, DE CONFIRMACIÓN O ALTA MÉDICA, POR PARTE DE EMPRESAS COLABORADORAS VOLUNTARIAS CON LA SEGURIDAD SOCIAL. ............................................. 4 NOVEDADES SISTEMA LIQUIDACIÓN DIRECTA MODIFICACIÓN EN EL CÁLCULO DE PECULIARIDADES DE COTIZACIÓN DERIVADAS DE SITUACIONES DE SUSPENSIÓN DE LAS RELACIONES LABORALES POR EXPEDIENTES REGULACIÓN EMPLEO Y FORMA DE COMUNICACIÓN DE DICHAS SITUACIONES A partir de la semana que se inicia el próximo 13 de julio, y con efectos desde el día 1 de julio de 2015, está prevista la modificación del procedimiento de cálculo de las peculiaridades de cotización aplicables a los períodos de suspensión, o reducción, de las relaciones laborales como consecuencia de expedientes de regulación de empleo – peculiaridades de cotización de tipo 17 y 18-. A partir de la fecha en que se implante la modificación indicada, las peculiaridades de cotización 17 y 18, a partir del 1 de julio de 2015, se calcularán exclusivamente a través de los períodos de inactividad identificados en el ámbito de afiliación con los valores E, F ó G del campo TIPO DE INACTIVIDAD y, por lo tanto, no se tendrán en cuenta a estos efectos los registros identificativos de prestaciones por desempleo reconocidas por el Servicio Público de Empleo Estatal. Con el objeto de simplificar la comunicación de estos períodos de suspensión en la modalidad de remesas, a partir de la fecha en que se implante la modificación indicada, se utilizará la acción MHU –Mecanización de HUelga- además de para mecanizar los períodos de inactividad por huelgas tal y como se venía realizando en la actualidad, para mecanizar, con similares procedimientos a los de las huelgas –es decir, sin necesitar anotar los datos existentes para el trabajador a la Fecha Inicio del Contrato de Trabajo-, los períodos de inactividad por suspensión o reducción de jornada mediante la anotación de los valores E, F ó G del campo TIPO DE INACTIVIDAD. NOTICIAS REDR e m i s i ó n E l e c t r ó n i c a d e D o c u m e n t o s Boletín 06 /2015 3 de julio de 2015
- 2. Página 2 de 4 En el caso de la inactividad F, el coeficiente correspondiente a la parte de jornada realizada, deberá comunicarse en el campo COEFICIENTE DE ACTIVIDAD HUELGA PARCIAL/ERE (Referencia de listado del fichero AFI 2270 del segmento FAB). Se recuerda que los tipos de inactividad E, F y G podrán ser mecanizados desde la fecha de inicio de la suspensión o reducción de jornada por ERE, y hasta el penúltimo día del mes natural posterior a dicha fecha de inicio. Las inactividades E, F y G no están incluidas en la versión de SILTRA y Winsuite32 actualmente vigente. Por ello, al validar ficheros que incluyan esta acción se dará el siguiente error Error valor en: inactividad. Deberá ignorarse dicho error, puesto que el fichero podrá enviarse y dicha acción podrá ser aplicada sobre el Fichero General de Afiliación. IDENTIFICACIÓN DE LOS PERÍODOS DE SUSPENSIÓN DE LA RELACIÓN LABORAL COMO CONSECUENCIA DE SITUACIONES DE RIESGO DURANTE EL EMBARAZO Y RIESGO DURANTE LA LACTANCIA NATURAL A partir del próximo 16 de julio de 2015 se podrá comunicar, a través de la funcionalidad SUSPENSIONES POR PRESTACIONES DE CORTA DURACIÓN (acciones AIT, EIT y MIT para la modalidad de remesas) el inicio y finalización de los períodos de suspensión de las relaciones laborales que tengan como causa una situación de riesgo durante el embarazo o la lactancia natural. Estas situaciones se podrán comunicar con independencia de que la Entidad Gestora o Mutua Colaboradora competente haya efectuado el reconocimiento de la prestación económica por dichas situaciones. La identificación de estos períodos de suspensión a través de la funcionalidad y acciones indicadas, se realizará mediante la anotación de los siguientes datos: TIPO DE PRESTACIÓN o “SI” SUSPENSIÓN POR RIESGO DURANTE EL EMBARAZO o “SL” SUSPENSIÓN POR RIESGO DURANTE LA LACTANCIA NATURAL FORMA PAGO “1”. CONTINGENCIA “3”. FECHA HECHO CAUSANTE Se anotará la fecha de inicio de la suspensión de la relación laboral como consecuencia del riesgo durante el embarazo o la lactancia natural en la que surtan efectos en materia de cotización dicha situación. FECHA FIN PRESTACIÓN es un dato opcional en el momento de la anotación del registro, debiendo anotarse cuando finalice la suspensión de la relación laboral como consecuencia, entre otras posibles circunstancia, del inicio de la suspensión de la relación laboral por descanso por maternidad o por la finalización de la duración máxima de la situación. En el caso de la comunicación del inicio de las situaciones de suspensión de que se trata, los registros con TIPO PRESTACIÓN “SI” o “SL” se podrán comunicar en el período comprendido entre la FECHA HECHO CAUSANTE y el penúltimo día del mes natural posterior a esa fecha. De igual forma, la comunicación de la finalización de estas situaciones de suspensión se podrá comunicar en el período comprendido entre la FECHA FIN PRESTACIÓN y el penúltimo día del mes natural posterior a esa fecha. Las correcciones se podrán efectuar en los seis días inmediatamente posteriores a la mecanización de cada registro. Los valores “SI” y “SL” del campo TIO DE PRESTACIÓN no están incluidos en la versión de SILTRA y Winsuite32 actualmente vigente. Por ello, al validar ficheros que incluyan estos valores se dará un error. Deberá ignorarse dicho error, puesto que el fichero podrá enviarse y el movimiento podrá ser aplicado sobre el Fichero General de Afiliación. IDENTIFICACIÓN EXCEPCIONAL DE PERÍODOS QUE, CONFORME A LA INFORMACIÓN EXISTENTE EN LAS EMPRESAS OBLIGADAS AL SISTEMA DE LIQUIDACIÓN DIRECTA, SE TRATEN DE PROCESOS DE BAJA MÉDICA Y NO SE HAYA CONSEGUIDO REGULARIZAR ANTE LA ENTIDAD GESTORA ANTES DE LA PRESENTACIÓN DE LA LIQUIDACIÓN DE CUOTAS. En los Boletines de Noticias RED 7/2014, de 18 de septiembre de 2014 y 9/2014, de 4 de diciembre de 2014, se informó del procedimiento de subsanación de incidencias que, en relación al cálculo de las liquidaciones de cuotas en el ámbito del Sistema de Liquidación Directa, debía utilizarse en relación a la información disponible en el Instituto Nacional de la Seguridad Social sobre los procesos de baja médica.
- 3. Página 3 de 4 Para aquellos supuestos en los que, a pesar de haberse aplicado el procedimiento descrito anteriormente, no se haya conseguido subsanar una incidencia motivada por la inexistencia de un proceso de baja médica en el sistema de información del INSS, antes de solicitar la liquidación de cuotas se podrá informar de un período de baja médica a través de la funcionalidad SUSPENSIONES POR PRESTACIONES DE CORTA DURACIÓN (acciones AIT, EIT y MIT para la modalidad de remesas). Esta posibilidad de comunicación de períodos de baja médica directamente a la Tesorería General de la Seguridad Social no sustituye a la comunicación que debe efectuarse al INSS a través del Sistema RED –ficheros FDI- de las bajas y altas médicas, y partes de confirmación, así como tampoco sustituye al procedimiento de subsanación de incidencias respecto de situaciones de incapacidad temporal en relación a la aplicación de las mismas en las liquidaciones de cuotas, a las que se refieren los Boletines Noticias RED 7/2014, de 18 de septiembre de 2014 y 9/2014, de 4 de diciembre de 2014. Por lo tanto, este nuevo procedimiento se instrumenta como una vía excepcional de comunicación de datos sobre procesos de baja médica para el cálculo correcto de las liquidaciones de cuotas en el exclusivo ámbito del Sistema de Liquidación Directa, y solo para aquellos supuestos en los que no se haya conseguido subsanar incidencias respecto de la inexistencia de procesos de baja médica en el sistema de información del INSS. Este procedimiento solo se podrá utilizar por las empresas obligadas a liquidar cuotas a través del Sistema de Liquidación Directa y solo a partir de la fecha en la que dichas empresas deban presentar las liquidaciones de cuotas a través de este nuevo Sistema. La información sobre los períodos de baja médica directamente a la Tesorería General de la Seguridad Social únicamente se podrá realizar a partir del día 16º de cada mes y hasta el penúltimo día natural de dicho mes, respecto, exclusivamente, de procesos de baja médica que afecten al mes natural anterior a aquél en el que se mecanizan los datos. Es decir, entre los días 16 y 30 de julio, solo se podrán comunicar períodos de baja médica que afecten a la liquidación de cuotas correspondiente al período de liquidación de junio y solo por períodos que afecten a dicho período de liquidación, por lo que si el período de baja médica se extiende, por ejemplo, al mes de julio, se deberá comunicar como fecha de finalización del período el último día del mes de junio. El nuevo procedimiento de comunicación de datos solo permitirá la identificación de períodos de baja médica inexistentes en el sistema de información del INSS, pero no permitirá la corrección de fechas, contingencia o cualquier otra circunstancia, de períodos respecto de los que la Entidad Gestora sí disponga de información. La utilización de este nuevo procedimiento no exime al empresario, o autorizado RED, de continuar con el procedimiento de subsanación de incidencias con la Entidad Gestora, dado que los datos comunicados a través de este nuevo procedimiento únicamente serán válidos para el cálculo de la liquidación de cuotas a presentar en el mes en el que se mecanizan los datos, debiendo existir en la Entidad Gestora la información sobre el proceso de baja médica comunicado por este procedimiento al inicio del mes posterior a aquél en el que mecanizó la información –mes de julio en el ejemplo planteado en el segundo párrafo anterior-. En el caso de que no conste dicha información en la Entidad Gestora al inicio del mes posterior a la mecanización de los datos se procederá al recalculo de la liquidación de cuotas y, en su caso, a la reclamación administrativa de las cuotas dejadas de ingresar por la aplicación indebida de compensaciones de cuotas. La identificación de estos períodos de baja médica a través de la funcionalidad SUSPENSIONES POR PRESTACIONES DE CORTA DURACIÓN (acciones AIT, EIT y MIT para la modalidad de remesas), se realizará mediante la anotación de los siguientes datos: TIPO DE PRESTACIÓN “IT” FORMA PAGO “8”. FECHA HECHO CAUSANTE Se anotará, con carácter general, como FECHA HECHO CAUSANTE la fecha la baja médica cuando se trate de una contingencia común y el día posterior a la fecha de la baja médica cuando se trate de una contingencia profesional. No podrá ser anterior al día primero del mes anterior a aquél en que se realiza la mecanización del registro. Excepcionalmente, se anotará como FECHA HECHO CAUSANTE una fecha distinta a la indicada anteriormente cuando los efectos en el ámbito de las liquidaciones de cuotas mensuales de un proceso de baja médica no sean coincidentes con las fechas indicadas. FECHA FIN PRESTACIÓN es un dato obligatorio, que determina la fecha de finalización de los efectos en el ámbito de la liquidación de cuotas del registro que se anota, y no podrá exceder del último natural del mes natural anterior a aquél en que se efectúa la comunicación. FECHA INICIO EFECTOS ECONÓMICOS podrá adoptar contenido opcionalmente, pero solo deberá anotarse en aquellos supuestos en los que el inicio de la compensación de cuotas no se produzca el día 16º desde la fecha de la baja médica como consecuencia de tratarse de una situación de recaída de un proceso anterior, u otra situación con efectos similares en el ámbito de las liquidaciones de cuotas. En estos casos, la FECHA INICIO EFECTOS ECONÓMICOS se anotará con la fecha en la que,
- 4. Página 4 de 4 conforme a los datos existentes en la empresa, deba iniciarse la compensación de cuotas por pagos delegados de la prestación económica por incapacidad temporal al trabajador. La FORMA DE PAGO “8” no está incluida en la versión de SILTRA y Winsuite32 actualmente vigente. Por ello, al validar ficheros que incluyan este valor se dará un error. Deberá ignorarse dicho error, puesto que el fichero podrá enviarse y el movimiento podrá ser aplicado sobre el Fichero General de Afiliación. ENVIO DE FICHEROS Y CONVENIENCIA DE CONFIRMACIÓN DE LAS LIQUIDACIONES CON ANTERIORIDAD A LOS CIERRES DE OFICIO Tal y como se ha venido informando en anteriores Boletines RED es conveniente que el envío de ficheros y la resolución de incidencias se realicen en los primeros días del mes con el fin de disponer de la documentación para el pago lo antes posible evitando los últimos días del mes para la resolución de incidencias En el supuesto de que no haya optado por realizar el ingreso de cuotas a través de la modalidad de cargo en cuenta, es importante confirmar los borradores de la liquidación de cuotas antes del día 24 o, en el caso de que se haya solicitado la liquidación después de dicho día, antes del día 28. De esta manera, se dispone de tiempo suficiente para corregir posibles incidencias y obtener los recibos para el ingreso COMUNICACIÓN DE LOS PARTES DE BAJA, DE CONFIRMACIÓN O ALTA MÉDICA, POR PARTE DE EMPRESAS COLABORADORAS VOLUNTARIAS CON LA SEGURIDAD SOCIAL. Tal y como establece la parte final del primer párrafo del apartado 2 del artículo 11 de la Orden ESS/1187/2015, de 15 de junio, las empresas que hayan asumido a su cargo el pago de la prestación económica por incapacidad temporal, en régimen de colaboración voluntaria, en los términos del artículo 77.1.a) y d) de la Ley General de la Seguridad Social, tienen la obligación de transmitir al Instituto Nacional de la Seguridad Social, el parte de baja, de confirmación o de alta médica, a través del Sistema RED, con carácter inmediato y, en cualquier caso, dentro del plazo máximo de tres días hábiles a partir de su recepción. Con independencia de que la obligatoriedad en la comunicación de estos datos no tendrá efectos hasta el próximo 1 de diciembre, dicha información ya se puede transmitir, tanto en la modalidad de online a través de la funcionalidad del INSS existente, como en la modalidad de remesas a través de los ficheros FDI, al Instituto Nacional de la Seguridad Social.