A u d i t o r i a i i n s i t u.......
- 1. ETAPAS DE UNA AUDITORIA INTERNA RESPONSABILIDAD DEL EQUIPO AUDITOR B) GESTIÓN OPERATIVA 1) Preparación de la Auditoría. 2) Ejecución de la Auditoría. 3) Elaboración de Informes de Auditoría. 4) Promover la definición de Acción Correctiva (compromisos). 5) Seguimiento.
- 2. ¿COMO SE EFECTUA UNA AUDITORIA? PREPARACION DE LA AGENDA DE AUDITORIA/ESTIMACION DE LOS TIEMPOS ASOCIADOS NOTIFICACION PREVIA AL AREA ANALIZAR ALCANCE/OBJETIVO REUNION DEL EQUIPO AUDITOR, PARA: - ESTABLECER METODOS/TECNICAS A APLICAR - PREPARAR AGENDA - DISTRIBUIR TAREAS - DETERMINAR ASPECTOS LOGISTICOS 1. PREPARACION: RECOPILACION Y ESTUDIOS DE ANTECEDENTES DEL AREA A AUDITAR: PROCEDIMIENTOS E INSTRUCCIONES INFORMES RELACIONADOS CON EL ÁREA CONSULTAS PREVIAS RECLAMOS DE CLIENTES CONFECCION DE LA LISTA DE VERIFICACION
- 3. NOTIFICACION DE LA AUDITORIA • El área a ser auditada debe ser notificada con anticipación. • La notificación debe ser por escrito, e incluir información acerca de objetivos, plan (fecha y horas), los nombres de los auditores, documentos a ser auditados y sectores involucrados.
- 4. EJECUCION DE LA AUDITORIA: * Efectuar Reunión Apertura (visitas a las instalaciones, si es pertinente) (ajustes a la agenda, si corresponde) * Desarrollar las Entrevistas (de preferencia en el lugar de trabajo) * Realizar Reunión Cierre (Previo: Reunión del Equipo Auditor, preparación informes) (Entrega del informe al Responsable del área - Obtener compromisos).
- 5. EJECUCION DE LA AUDITORIA REUNION APERTURA: ASISTEN: El responsable del área auditada, y aquellas personas que tengan participación en el procedimiento, previa a la ejecución de la auditoria. Establecer los conceptos de evidencia, hallazgos y conclusiones. La formalidad de esta reunión depende del grado de conocimiento mutuo que se tengan las partes. OBJETIVO: Conocer a los participantes, confirmar el plan de auditoria, proporcionar un resumen de cómo se llevarán a cabo las actividades de auditoria, confirmar los canales de comunicación y proporcionar al auditado la oportunidad de hacer preguntas.
- 6. DESARROLLO DE LA AUDITORIA - Siempre se debe separar los aspectos vitales - normalmente pocos - de los triviales, normalmente muchos. - Las deficiencias encontradas deber ser comunicadas de inmediato al entrevistado y explicar por que es un HALLAZGO. (ex no conformidad). - Uso de listas de verificación. - La técnica más usada es el seguimiento (Trace - Back ó Traceability). - Las evidencias objetivas deben ser examinadas en cuanto a su cumplimiento con los requisitos especificados. - Los auditores no pueden detener o interrumpir ningún trabajo.
- 7. LOS AUDITORES DEBEN TENER PRESENTE: • Las entrevistas deben ser realizadas en terreno. • Las informaciones verbales deben ser comprobadas. • Utilizar un lenguaje directo. • Cortesía en el trato personal. • Demostrar Organización en el desarrollo de su trabajo.
- 8. • Dirigirse siempre a las personas responsables de las actividades; • Seguir la orientación del Auditor Líder; • No interrumpir u ordenar interrumpir los trabajos en desarrollo; • Las críticas, cuando sean pertinentes, deben dirigirse a los hechos nunca a las personas; • Antes de emitir un hallazgo, asegurarse de comprobar los hechos;
- 9. TRABAJO EN TERRENO - BUSQUEDA DE EVIDENCIAS OBJETIVAS - EN BASE A ENTREVISTAS PREGUNTAS - DE PREFERENCIAS ABIERTAS - EVITAR LAS CERRADAS - ¿COMO ROMPER EL HIELO? “ESTIMULE A SU INTERLOCUTOR A HABLAR, FORMULANDO PREGUNTAS QUE SE INICIAN CON: (EVITE INICIAR LA ENTREVISTA CON PREGUNTAS CERRADAS) PORQUE? CÓMO? CUÁNDO? DÓNDE? QUIÉN? QUÉ? MUÉSTREME!
- 10. OBSERVACION La observación, o el examen físico, es uno de los métodos más confiables para conseguir evidencias. Se aplica a todo lo que sea observable (supone la existencia física del objeto de la observación). Sin embargo, la inspección establece o confirma la existencia física, pero no el funcionamiento adecuado.
- 11. PRUEBAS •Actividades de verificación que se utilizan para incrementar la confianza en la evidencia de la auditoria y en los sistemas de control que posee o diseñados para la instalación. •Puede ser una herramienta fundamental para ayudar al auditor a lograr los objetivos de la auditoria. •Métodos de prueba: análisis de muestras representativas, es decir apropiadas al tamaño o naturaleza de la población.
- 12. LA MUESTRA Una parte de una unidad o entidad, o información seleccionada para representar un grupo completo La muestra representa una parte de la población de registros, documentos, equipos o empleados que serán evaluados. Se aplican técnicas de muestreo ya que la mayoría de las auditorias intentan ser revisiones objetivas y sistemáticas, mas que intensivas y generalmente tienen limitaciones de tiempo y de recursos. Consecuentemente, las muestras revisadas durante una auditoria constituyen la base para determinar el cumplimiento.
- 13. ETAPAS DEL PROCESO DE MUESTREO ETAPA 1: Determine Objetivo de la etapa del Protocolo ETAPA 2: Identifique la población a revisar ETAPA 3: Seleccione el método de muestreo ETAPA 4: Determine el tamaño de la muestra ETAPA 5: Ejecute el muestreo ETAPA 6: Documente los resultados
- 14. El método debe ser consistente con los objetivos globales de la auditoria y el objetivo de una etapa particular. METODOS DE MUESTREO JUICIO DEL AUDITOR PROBABILISTICO AL AZAR POR BLOQUES ESTRATIFICADO INTERVALOS SELECCION DEL METODO DE MUESTREO ETAPAS BASICAS DEL PROCESO DE MUESTREO
- 15. EVITAR - PREGUNTAS CERRADAS - MULTIPLES PREGUNTAS - PREGUNTAS MAL INTENCIONADAS - ANOTACIONES EXAGERADAS
- 16. LA COMUNICACIÓN DURANTE LA AUDITORIA 1. Lenguaje Auditivo 2. Lenguaje Verbal 3. Lenguaje Físico 4. Lenguaje Escrito ¿COMO ESTIMULAR LA COMUNICACÍON? - Declaración General - Explicaciones - Pausa - Sincronización - Ritmo - Evite las Múltiples Preguntas - Evite las Preguntas Cerradas - Use la Reformulación
- 17. ELEMENTOS A TENER PRESENTE CUIDADOSA PREPARACION AGILIDAD Y RITMO INTERESANTE. OPORTUNA NOTIFICACION A LAS AREAS A SER AUDITADAS. RESPETO POR LOS HORARIOS ESTABLECIDOS. TRANSPARENCIA Y OPORTUNIDAD EN LA ENTREGA DE INFORMACION.
- 18. GENERACION DE HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA Evaluar la evidencia recolectada contra los criterios de auditoria. Generar los hallazgos: Conformidades y No Conformidades. Las Conformidades deben ser resumidas de forma tal que se indique cuando menos, las ubicaciones, funciones o requisitos auditados, cuando no se hayan observado no conformidades. Las No Conformidades deben ser revisadas con un representante del auditado para obtener el reconocimiento. Las No Conformidades deben estar basadas en las evidencias de la auditoria.
- 19. PREPARACION DE LAS CONCLUSIONES Revisar y elaborar lista de los hallazgos y otra información recolectada en la auditoria; Acordar papeles y tareas para la reunión de cierre; Preparar recomendaciones, si son requeridas y el seguimiento de la auditoria, si es aplicable; Las conclusiones de la auditoria deben señalar aspectos tales como: - La extensión del grado de conformidad con los criterios; - La efectiva implementación y mantención del SGC - La capacidad del proceso de revisión del sistema
- 20. ACTITUDES FRENTE A OBJECIONES (OPOSICIONES) DEL AUDITADO - Escuchar atentamente hasta el final. - Transformar la objeción en pregunta. - Identificar el origen (causa) de la objeción. - Mantener la imperturbabilidad. - Ser conciso y claro.
- 21. REUNION DE CIERRE ASISTEN: - El responsable del programa auditado y su staff, para la presentación de los resultados. OBJETIVO: - Presentar los hallazgos y conclusiones de la auditoria. - Explicar las No Conformidades encontradas y obtener la firma en los informes. - Lograr un compromiso de fecha, ya sea para la solución final o para otra reunión. - Elaborar acta de reunión.
- 22. E. EN LA FASE DE TRANSMISIÓN DE RESULTADOS - Explicar que se usó una muestra. - Explicar que no solo se observaron aspectos negativos. - Elaborar y Entregar resumen de manera impersonal, clara, precisa y directa. - Permitir el beneficio de la duda. - Discutir y acordar acciones apropiadas para follow-up.
- 23. * EL COMPORTAMIENTO DEL AUDITADO - Colaborar en el desarrollo de la auditoria. - Mantenerse exento de discriminación o recelos. - Proporcionar las explicaciones que le fueran solicitadas. - No presentar actividades, documentos reservados, o no relacionados con la auditoria. - Saber escuchar (no adelantarse), asegurándose de entender lo que el auditor solicita. - Solicitar aclaraciones inmediatas en caso de cualquier duda.
- 24. PROBLEMAS PRACTICOS * PROBLEMAS CAUSADOS POR LOS AUDITADOS (OBSTACULIZACION DE LAS AUDITORIAS) - Postergación y/o atrasos de fechas y horarios - Ausencia de personas involucradas - Largas explicaciones - Tratamiento brusco para intimidar al auditor - Puesta en duda de la competencia del auditor - Objetivo de la auditoria mal definido o mal entendido. - Auditoría mal preparada en términos de contenido y/o programación de tiempos. - Ausencia de follow-up después de la auditoria. * PROBLEMAS CAUSADOS POR EL AUDITOR
- 25. * LAS SITUACIONES PARTICULARES - Informaciones espontáneas - Autorecomendaciones - Los conflictos políticos internos de la Organización - Las divagaciones de ambas partes - El ocultar o camuflar informaciones Aquellas que pueden presentarse durante una auditoria y para las cuales el auditor debe estar preparado