Access vs excel
- 1. Access VS Excel. Estefanía Lara Múnera. 10°C
- 2. Extensiones de estos: Excel: XLS - Extensión Excel .xls XLSX - Extensión Excel .xlsx XLSM - Extensión Excel .xlsm XLSB - Extensión Excel .xlsb xl - Hoja de cálculo de Excel .xla – Complemento de Excel .xlb – Barra de herramientas de Excel .xlc - Grafico de Excel .xld – Base de datos de Excel .xlk - Copia de seguridad de Excel .xll - Complemento de Excel .xlm – Macro de Excel .xls – Hoja de cálculo de Excel Access: .mdb -Base de datos de Access (Versión 2003 y anteriores) .mde -Base de datos de Access protegida, con macros (Versión 2003 y anteriores) .accdb - Base de datos de Access (Versión 2007) .accde - Base de datos de Access protegida, con macros (Versión 2007 y anteriores) .mam - Macro de Access .maq - Consulta de Access .mar - Informe de Access .mat - Tabla de Access .maf - Formulario de Access .adp - Proyecto de Access .adn - Plantilla de proyecto de Access
- 3. Similitudes y Diferencias Similitudes: Tanto Microsoft Excel y Access proporciona hojas de datos con filas y columnas que le permiten almacenar , ordenar registros y el formato. proporcionan muchas de las mismas características básicas . Almacén de información hojas de cálculo Microsoft Excel y tablas de Access ambos proporcionan un formato para almacenar información en un solo sistema o en varios conjuntos . En Excel , varios conjuntos de datos se pueden colocar en pestañas separadas del mismo archivo de Excel . Del mismo modo , puede separar los datos en varias tablas de Access en una base de datos Access . Hojas de cálculo Excel y tablas de Access tienen las mismas características reconocibles , incluyendo células organizadas en columnas y filas , encabezados de columna, y las selecciones de filas. Diferencias: La diferencia más importante entre Microsoft Access y Microsoft Excel es el propósito de cada software. Access es un programa de base de datos que se interrelaciona, mientras que Excel es una hoja de cálculo. Access maneja grandes cantidades de datos y Excel realiza cálculos matemáticos. Si necesitas crear un vínculo entre tus datos, Access es el único que puede efectuar esta acción. Debido a que utiliza sólo archivos planos, Excel tiene una funcionalidad limitada y no puede hacer el tipo de vinculaciones que puede hacer Access. Excel está diseñado con el propósito de manejar datos numéricos y ejecutar ecuaciones. Access es capaz de hacerlo, pero que no es su función principal.
- 4. Similitudes Puede definir los tipos de datos específicos para las células y columnas tanto en las hojas de cálculo Excel y tablas de Access . Ajuste del tipo de datos que mejora la legibilidad de su conjunto de datos, ya que el usuario es capaz de distinguir los diferentes tipos de información. El tipo de datos predeterminado en ambos programas es el texto , que no impone ningún formato en particular. Sin embargo, es posible que desee una columna en la lista "Coste " para contener los números basados en la moneda . Si establece el tipo de datos de moneda , se muestra el formato apropiado . Texto y formatos de celda las hojas de cálculo Excel y tablas de Access se beneficiarán de texto y celda personalizado formateo. En ambos programas , se puede establecer el formato de texto , altura de la celda y el ancho de columna. También puede establecer la alineación del texto a la izquierda , centro o derecha . Las líneas de cuadrícula pueden ayudar a distinguir las células entre sí y se pueden configurar para que se muestre en vertical, horizontal o ambas. Personalización de estos formatos mejora la facilidad de uso de las hojas de cálculo y tablas y proporciona un aspecto profesional a su hoja de cálculo. Diferencias Excel es más fácil de usar y mucho más intuitivo que Access, con una interfaz gráfica de usuario que se asemeja a Word, otro programa de uso común. Excel sólo puede manejar hasta 15.000 registros. Access está destinado a manejar miles de registros más, todos vinculados a través de varias tablas. Access está destinado a crear consultas calculadas, haciendo vínculos basados a través de un "asistente" o programado por el usuario. Excel no tiene la capacidad para hacerlo, aunque puede crear tablas, gráficos y tablas dinámicas.
- 5. Conceptos básicos de Access. ¿Qué es una base de datos? Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar información. En las bases de datos, se puede almacenar información sobre personas, productos, pedidos, o cualquier otra cosa. Muchas bases de datos empiezan siendo una lista en un programa de procesamiento de texto o en una hoja de cálculo. A medida que crece la lista, empiezan a aparecer repeticiones e inconsistencias en los datos. Cada vez resulta más complicado comprender los datos presentados en la lista y existen pocos métodos para buscar o recuperar subconjuntos de datos para revisarlos. Cuando empiezan a observarse estos problemas, es aconsejable transferir la información a una base de datos creada mediante un sistema de administración de bases de datos (DBMS), como Office Access 2007. Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar información. En las bases de datos, se puede almacenar información sobre personas, productos, pedidos, o cualquier otra cosa. Muchas bases de datos empiezan siendo una lista en un programa de procesamiento de texto o en una hoja de cálculo. A medida que crece la lista, empiezan a aparecer repeticiones e inconsistencias en los datos. Cada vez resulta más complicado comprender los datos presentados en la lista y existen pocos métodos para buscar o recuperar subconjuntos de datos para revisarlos. Cuando empiezan a observarse estos problemas, es aconsejable transferir la información a una base de datos creada mediante un sistema de administración de bases de datos (DBMS), como Office Access 2007.
- 6. Con Access, puede: Agregar más datos a una base de datos, por ejemplo, un elemento nuevo en un inventario. Modificar datos existentes en la base de datos, por ejemplo, cambiar la ubicación de un elemento. Eliminar información, por ejemplo, si se ha vendido o retirado un artículo. Organizar y ver los datos de distintas formas. Compartir los datos con otros usuarios mediante informes, mensajes de correo electrónico, una intranet o Internet.
- 7. Partes de una base de datos de Access En las secciones siguientes, se describen brevemente los componentes de una base de datos de Access típica. Para obtener más información acerca de cada componente, siga los vínculos de la sección Vea también de este artículo. Tablas Formularios Informes Consultas Macros Módulos
- 8. Tablas Una tabla de una base de datos es similar en apariencia a una hoja de cálculo, en cuanto a que los datos se almacenan en filas y columnas. Como consecuencia, normalmente es bastante fácil importar una hoja de cálculo en una tabla de una base de datos. La principal diferencia entre almacenar los datos en una hoja de cálculo y hacerlo en una base de datos es la forma de organizarse los datos. Para lograr la máxima flexibilidad para una base de datos, la información tiene que estar organizada en tablas, para que no haya redundancias. Por ejemplo, si se almacena información sobre empleados, cada empleado se insertará una sola vez en una tabla que se configurará para contener únicamente datos de los empleados. Los datos sobre productos se almacenarán en su propia tabla, y los datos sobre sucursales también tendrán su tabla aparte. Este proceso se conoce como normalización. Cada fila de una tabla se denomina registro. En los registros es donde se almacena cada información individual. Cada registro consta de campos (al menos uno). Los campos corresponden a las columnas de la tabla. Por ejemplo, puede trabajar con una tabla denominada "Empleados", en la que cada registro (fila) contiene información sobre un empleado distinto y cada campo (columna) contiene un tipo de información diferente, como el nombre, los apellidos, la dirección, o similares. Los campos se deben configurar con un determinado tipo de datos, ya sea texto, fecha, hora, numérico, o cualquier otro tipo.
- 9. Formularios Los formularios se conocen a veces como "pantallas de entrada de datos". Son las interfaces que se utilizan para trabajar con los datos y, a menudo, contienen botones de comando que ejecutan diversos comandos. Se puede crear una base de datos sin usar formularios, editando los datos de las hojas de las tablas. No obstante, casi todos los usuarios de bases de datos prefieren usar formularios para ver, escribir y editar datos en las tablas. Los formularios proporcionan un formato fácil de utilizar para trabajar con los datos. Además, se les puede agregar elementos funcionales, como botones de comando. Puede programar los botones para determinar qué datos aparecen en el formulario, abrir otros formularios o informes, o realizar otras tareas diversas. Por ejemplo, podría crear un formulario denominado "Formulario de cliente" para trabajar con datos de clientes. El formulario de cliente podría tener un botón para abrir un formulario de pedido en el que se pudiese escribir un pedido nuevo del cliente.
- 10. Informes Los informes sirven para resumir y presentar los datos de las tablas. Normalmente, un informe responde a una pregunta específica, como "¿Cuánto dinero se ha facturado por cliente este año?" o "¿En qué ciudades están nuestros clientes?" Cada informe se puede diseñar para presentar la información de la mejor manera posible. Un informe se puede ejecutar en cualquier momento y siempre reflejará los datos actualizados de la base de datos. Los informes suelen tener un formato que permita imprimirlos, pero también se pueden consultar en la pantalla, exportar a otro programa o enviar por correo electrónico.
- 11. Consultas Las consultas son las que verdaderamente hacen el trabajo en una base de datos. Pueden realizar numerosas funciones diferentes. Su función más común es recuperar datos específicos de las tablas. Los datos que desea ver suelen estar distribuidos por varias tablas y, gracias a las consultas, puede verlos en una sola hoja de datos. Además, puesto que normalmente no desea ver todos los registros a la vez, las consultas le permiten agregar criterios para "filtrar" los datos hasta obtener solo los registros que desee. Las consultas a menudo sirven de origen de registros para formularios e informes. Algunas consultas son "actualizables", lo que significa que es posible editar los datos de las tablas base mediante la hoja de datos de la consulta. Si trabaja con una consulta actualizable, recuerde que los cambios se producen también en las tablas, no solo en la hoja de datos de la consulta.
- 12. Macros Las macros en Access se pueden considerar como un lenguaje de programación simplificado, que se puede utilizar para aumentar la funcionalidad de la base de datos. Por ejemplo, puede adjuntar una macro a un botón de comando en un formulario, de modo que la macro se ejecute cuando se haga clic en el botón. Las macros contienen acciones que realizan tareas, como abrir un informe, ejecutar una consulta o cerrar la base de datos. Casi todas las operaciones de bases de datos que normalmente se realizan manualmente se pueden automatizar mediante macros, ahorrando así mucho tiempo.
- 13. Módulos Los módulos, como las macros, son objetos que sirven para aumentar la funcionalidad de la base de datos. Mientras que las macros en Access se crean seleccionando acciones de una lista, los módulos se escriben en el lenguaje de programación de Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Un módulo es una colección de declaraciones, instrucciones y procedimientos que se almacenan conjuntamente como una unidad. Un módulo puede ser de clase o estándar. Los módulos de clase se adjuntan a formularios o informes, y normalmente contienen procedimientos específicos del formulario o el informe al que se adjuntan. Los módulos estándar contienen procedimientos generales que no están asociados a ningún otro objeto. Los módulos estándar se enumeran en Módulos en el panel de exploración, pero los módulos de clase no.