Administración módulo 3
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Este documento describe diferentes aspectos de la organización. Explica la diferencia entre organización formal e informal, y describe los diferentes tipos de departamentalización como por función, territorio, producto y clientes. También cubre temas como la autoridad de línea y staff, la descentralización, y cómo evitar errores en la organización mediante la planificación. En resumen, ofrece una visión general de los conceptos y estructuras organizacionales clave.
Administración módulo 3
- 2. CAPITULO 7 Naturaleza de la organización, el espíritu empresarial y la reingeniería 2
- 3. Organización formal e informal • La organización implica una estructura de funciones o puestos intencional y formalizada • Organización formal. La estructura intencional de funciones en una empresa formalmente organizada • Organización informal. Es una red de relaciones interpersonales que ocurre cuando se asocia la gente 3
- 4. Organzaciòn formal • Características • Se basada en una división del trabajo racional • Es la organización planeada; la que está en el papel. • Se comunica a todos a través de manuales de organización, de descripción de cargos, de organigramas. • Es la organización formalmente oficializada. 4
- 5. Organzaciòn Informal • Características • Se forma a partir de las relaciones de amistad o de antagonismo e grupos informales • No aparecen en el organigrama, • Contempla aspectos del sistema que no han sido planeados, pero que surgen espontáneamente. 5
- 6. División organizacional: El departamento • El departamento designa un área, división o sucursal en particular de una organización, sobre la cual un administrador posee autoridad respecto del desempeño de actividades específicas 6
- 7. Niveles organizacionales y tramo de administración • Problemas con los niveles organizacionales • La organización informal a menudo tiene propósitos personales en beneficio común con diversos grupos • Postura operativo- administrativa: enfoque situacional 7
- 8. Niveles organizacionales y tramo de administración • Estructuras organizacionales con tramo de administración estrecho y amplio 8
- 9. Factores que determinan un tramo eficaz • Tramos estrechos – Escasa capacitación – Autoridad inadecuada – Planes poco claros – Objetivos y normas no verificables – Rápidos cambios en los ambientes externos e internos – Uso de técnicas de comunicación deficientes – Interacción ineficaz – Reuniones ineficientes – Mayor número de especializaciones en los niveles inferior e intermedio – Administradores incompetentes – Tareas complejas – Renuncia de los subordinados a asumir responsabilidades y riesgos razonables – Subordinados inmaduros 9
- 10. Factores que determinan un tramo eficaz • Tramos amplios – Capacitación completa de los empleados – Delegación clara para emprender tareas bien definidas – Planes bien definidos para operaciones repetitivas – Objetivos verificables usados como normas – Cambios lentos en condiciones externas e internas – Uso de técnicas apropiadas – Interacción eficaz entre superiores y subordinados – Reuniones eficaces – Varias especializaciones en los niveles superiores – Administradores competentes y capacitados – Tareas sencillas – Disposición de los subordinados a asumir responsabilidades y riesgos razonables – Subordinados maduros 10
- 11. Ambiente organizacional para el espíritu emprendedor y el emprendedor interno • El emprendedor es la persona que realiza cosas similares a las que realiza el emprendedor interno pero fuera del escenario organizacional • El emprendedor interno y el emprendedor • Creación de un ambiente para el espíritu emprendedor • Innovación y espíritu emprendedor • Algunas instituciones organizan eventos como ferias o programas para emprendedores y nuevas empresas 11
- 12. Estructura y proceso de la organización • Administración por procesos • Lógica de la organización • Algunos conceptos erróneos 12
- 13. Preguntas básicas para la organización eficaz • ¿Qué determina el tramo de administración y, en consecuencia, los niveles de organización? • ¿Qué determina el marco básico de la departamentalización y cuáles son las ventajas de las modalidades básicas? • ¿Qué tipo de relaciones de autoridad existe en las organizaciones? • ¿Cómo debe distribuirse la autoridad a lo largo de la estructura organizacional y qué determina el grado de esta distribución? • ¿Cómo debe el administrador aplicar en la práctica la teoría de la organización? 13
- 14. CAPITULO 8 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL: DEPARTAMENTALIZACIÓN 14
- 15. Departamentalización por función empresarial • La agrupación de actividades de acuerdo con las funciones de una empresa (departamentalización funcional) expresa lo que la empresa comúnmente hace • Agrupación organizacional funcional (compañía manufacturera) 15
- 16. Departamentalización territorial o geográfica • La departamentalización basada en factores territoriales es común en empresas que operan en regiones geográficas extensas • Es especialmente apropiada para compañías de gran escala u otras empresas con actividades físicas o geográficamente dispersas • Agrupación organizacional territorial o geográfica (compañía manufacturera) 16
- 17. Departamentalización por tipo de clientes • La agrupación de actividades que responde a un interés primordial a favor de los clientes de una empresa es puesta bajo la responsabilidad de un jefe de departamento • Departamentalización por tipo de productos • Departamentalización por tipo de clientes de un gran banco 17
- 18. Departamentalización por producto • La agrupación de actividades con base en productos o líneas de productos ha cobrado importancia creciente en empresas de gran escala y en múltiples líneas de productos • Advertencia – Es esencial evitar la sobresimplificación en la consideración de las ventajas – Los administradores de líneas de productos deben asumir ocasionalmente grandes costos generales, producto de la operación de sus oficinas en la sede central de la compañía 18
- 19. Organización matricial • La organización matricial es la combinación funcional de los patrones de departamentalización y de proyectos o productos en la misma estructura organizacional 19
- 20. Organización matricial • Sugerencias para la eficiencia de la administración matricial – Definir los objetivos del proyecto o tarea – Precisar las funciones, autoridad y responsabilidad de administradores y miembros de equipos – Tomar las medidas necesarias para que la influencia se base en conocimientos e información, no en el rango – Equilibrar el poder de los administradores funcionales y el de los proyectos – Seleccionar para el proyecto un administrador experimentado capaz de ejercer liderazgo – Proporcionar el desarrollo tanto de la organización como del equipo – Establecer controles de costos, tiempo y calidad apropiados que señalen oportunamente el incumplimiento de normas – Compensar con justicia a los administradores de proyectos y a los miembros de sus equipos 20
- 21. Unidades estratégicas de negocios (UEN) • Las unidades estratégicas de negocios (UEN) son pequeñas empresas establecidas como unidades de una gran compañía para la promoción y manejo de cierto producto o línea de productos, como si se tratara de una actividad empresarial independiente • Problemas potenciales de las UEN – Las compañías deben invertir en sus ventajas distintivas y evitar la tiranía de las UEN 21
- 22. Unidades estratégicas de negocios (UEN) • Organización común del tipo unidad estratégica de negocios en una gran compañía de productos químicos industriales 22
- 23. Estructuras organizacionales para el ámbito global • El tipo de estructura por adoptar en cada caso depende de varios factores, como el grado de orientación y compromiso internacional • El crecimiento adicional de las operaciones internacionales podría implicar la agrupación de varios países en regiones tales como África, Asia, Europa y América del Sur 23
- 24. Selección del patrón de departamentalización • No existe un método único de departamentalización aplicable a todas las organizaciones y situaciones • Propósito: cumplimiento de objetos – La departamentalización no es un fin en sí mismo, sino simplemente un método de organización de actividades para facilitar el cumplimiento de objetivos • Tipos mixtos de departamentalización – El administrador de un departamento funcional puede basarse en dos o más criterios distintos para la agrupación de actividades del mismo nivel organizacional 24
- 25. CAPITULO 9 AUTORIDAD DE LÍNEA/STAFF, EMPOWERMENT Y DESCENTRALIZACIÓN 25
- 26. Autoridades y poder • El poder es la capacidad de individuos o grupos de inducir o influir en las opiniones o acciones de otras personas o grupos • La autoridad es el derecho propio de un puesto a ejercer discrecionalidad en la toma de decisiones que afectan a otras personas 26
- 27. Empowerment • Empowerment significa que los empleados, administradores o equipos de todos los niveles de la organización tienen el poder para tomar decisiones sin tener que requerir la autorización de sus superiores – El poder debe ser igual a la responsabilidad – Si el poder es mayor que la responsabilidad, el resultado podría ser una conducta autocrática por parte del superior, a quien no se hace responsable de sus acciones – Si la responsabilidad es mayor que el poder, el resultado podría ser la frustración de los subordinados 27
- 28. Conceptos de línea y staff, y autoridad funcional • La unidad de línea es la relación en la que un superior ejerce supervisión directa sobre un subordinado • La relación staff es asesoría • La autoridad funcional es el derecho que se delega a un individuo o departamento para controlar procesos, prácticas o políticas específicos u otros asuntos relativos a las actividades que emprenden miembros de otros departamentos 28
- 29. Autoridad funcional • La autoridad funcional es el derecho que se delega a un individuo o departamento para controlar procesos, prácticas o políticas específicos u otros asuntos relativos a las actividades que emprenden miembros de otros departamentos • Se puede entender mejor la autoridad funcional si se la considera una fina rebanada de la autoridad de un superior de línea 29
- 30. Descentralización de la autoridad • Naturaleza de la descentralización – La descentralización es la tendencia a distribuir la autoridad de toma de decisiones en una estructura organizada • Diferentes tipos de centralización – Centralización del desempeño – Centralización departamental – Centralización como aspecto de la administración • La descentralización como filosofía y política – La descentralización implica algo más que delegación, es reflejo de la filosofía de una organización y de su dirección 30
- 31. Delegación de autoridad • El proceso de delegación implica: – Determinación de los resultados esperados de un puesto – Asignación de tareas a ese puesto – Delegación de autoridad para el cumplimiento de tales tareas – Responsabilización de la persona que ocupa el puesto respecto del cumplimiento de las tareas 31
- 32. El arte de la delegación de autoridad • Actitudes personales frente a la delegación de autoridad – Receptividad. Conceder que otras personas pongan en práctica sus ideas – Disposición a ceder. Un administrador debe estar dispuesto a ceder a sus subordinados el derecho a tomar decisiones – Disposición a tolerar que los demás cometan errores – Disposición a confiar en los subordinados. Los superiores no tienen otra opción que confiar en sus subordinados – Disposición a establecer y aplicar controles amplios • Sugerencias para superar una delegación débil – Defina asignaciones y delegue autoridad – Seleccione a cada persona de acuerdo con el trabajo por realizar – Mantener abiertas las líneas de comunicación – Establezca los controles adecuados – Recompensa la delegación eficaz y la exitosa asunción de autoridad 32
- 33. Recentralización de la autoridad y el equilibrio como clave para la descentralización • La recentralización no suele constituir una revocación total de la descentralización, ya que la delegación de autoridad no es completamente anulada por los administradores que la aplicaron • La recentralización no suele constituir una revocación total de la descentralización, ya que la delegación de autoridad no es completamente anulada por los administradores que la aplicaron 33
- 34. CAPITULO 10 ORGANIZACIÓN EFICAZ Y CULTURA ORNANIZACIONAL 34
- 35. Cómo evitar errores de organización por medio de la planeación • Para una buena organización se necesita el establecimiento de objetivos y una planeación ordenada • Planeación de la organización ideal – La búsqueda de una organización ideal que refleje las metas de una empresa en circunstancias dadas es el ímpetu mismo de la planeación • Modificaciones debidas al factor humano – Si el personal disponible no se ajusta a la estructura ideal y no se le puede o no se le debe hacer a un lado, la única opción es modificar la estructura para que responda a las capacidades, actitudes o limitaciones individuales • Ventajas de la planeación de la organización – La planeación de la estructura de la organización sirve para determinar las necesidades futuras de personal y los programas de capacitación que se requieren 35
- 36. Cómo evitar la inflexibilidad organizacional • Una de las ventajas básicas de la planeación de la organización es evitar la inflexibilidad organizacional • Señales de inflexibilidad – Evidencias de inflexibilidad: • Un patrón fuera de época • Una organización distrital o regional • Una estructura excesivamente centralizada • Se requiere descentralización • Cómo evitar la inflexibilidad por medio de la organización • Necesidades de reajuste y cambio – Aparte de las razones que presionan para la reorganización, prevalece siempre la necesidad de reajustes moderados continuos con el solo propósito de impedir que la estructura se estanque 36
- 37. Cómo evitar conflictos por medio de la clarificación • Organigramas – Un organigrama indica la forma en que se enlazan los departamentos a lo largo de las principales líneas de autoridad • El organigrama de una empresa muestra las relaciones de autoridad formal, aunque omite muchas relaciones significativas informales y de información • Descripciones de puesto – Todos los puestos administrativos deben definirse 37
- 38. Cómo asegurar la comprensión de la organización • Es necesario que todos los miembros de una empresa comprendan la estructura de su organización para que funcione • Enseñanza de la naturaleza de la organización – Muchos planes organizacionales excelentemente concebidos fracasan a causa de resultar incomprensibles para los miembros de la organización 38
- 39. Reconocimiento de la importancia de la organización informal y de la red natural de relaciones • Dentro de las empresas suelen crearse ciertas interrelaciones que no aparecen en el organigrama • La red natural de relaciones • Beneficios 39
- 40. Promoción de una cultura organizacional apropiada • La cultura de la organización influye en la eficacia de ésta • Definición de cultura organizacional – Cultura: es un patrón general de conductas, creencias y valores que los miembros de la organización tienen en común • Influencia del líder en la cultura organizacional – Valor: es una creencia que ya se ha hecho permanente sobre lo que es y no es correcto, que guía los actos y el comportamiento de los empleados en el logro de los objetivos de la organización 40