Agilizando las 3 ps
- 1. Agilizando las 3Ps: planeación, presupuesto y pronósticos Transforme sus procesos migrando desde hojas de cálculo hacia herramientas de análisis de negocios integradas Resumen Este documento describe cómo las Oficinas de Finanzas pueden agilizar sus procesos de planificación, presupuestos y pronósticos, y otros análisis rutinarios que actualmente se adelantan apoyados en hojas de cálculo. Presentamos recomendaciones para evaluar el estado de cosas actual e implementar un sistema de gestión del desempeño mediante una metodología ágil y efectiva. Introducción El contexto actual de negocios obliga a las organizaciones a reaccionar rápidamente a cambios en el mercado y en la economía. Los gerentes deben tomar decisiones informadas, rápidas y efectivas. Además, sufren una enorme presión para no fallar y dar en el blanco la primera vez, pues el mercado no brinda segundas oportunidades. Lanzando una mirada al interior de la organización, muchos gerentes no poseen suficiente confianza en la información que usan para tomar decisiones críticas. La información correcta no llega a manos de las personas adecuadas, y tampoco hay suficientes analistas en nómina para responder rápidamente a cambios en pronósticos y presupuestos. En un mundo ideal, el personal debería enfocarse menos en recolección de datos y más en el análisis del negocio. En el fondo, Ud. como gerente sabe que necesita una mejor solución para gestionar el desempeño alrededor de las 3Ps – Planeación, Presupuestos y Pronósticos –aunados a otros análisis de negocios como son cálculos de incentivos y comisiones. Ud. necesita una solución que, además, le ayude a consolidar datos financieros, a analizarlos y a generar reportes con facilidad. Necesita una solución que articule los datos que pueda obtener de fuentes confiables con las acciones que se deben tomar para cumplir con los planes estratégicos y operacionales del negocio. © Procalidad S.A. 2012 - Todos los derechos reservados 1
- 2. Problemas de Negocio En el mundo actual, la reducción de costos y la presión para obtener el mejor rendimiento de los recursos existentes son la orden del día. Es difícil encontrar suficientes recursos humanos para dedicarlos a labores de análisis. Muchos gerentes no exploran soluciones alternativas pues creen que son demasiado costosas, limitándose a mantener procesos con base en hojas de cálculo, las cuales se tornan más ineficaces a medida que crece la complejidad del negocio, mientras los responsables siguen confiando en que las cosas no salgan mal. En realidad, Ud. no está solo. Muchas organizaciones de todos los tamaños utilizan hojas de cálculo para funciones financieras claves, como planeación estratégica, reportes y consolidación financiera. Sin embargo, la proliferación de dichas hojas de cálculo para gestionar el desempeño expone a muchas organizaciones a altos niveles de riesgo. Las hojas de cálculo requieren procesos manuales que son intensivos, proclives a errores, difíciles de consolidar y exhiben poca integración de datos. Además, no poseen control de acceso o de versiones. Estos riesgos, e ineficiencias, pueden ser costosas para la organización. Necesidad de Autonomía A pesar de sus riesgos ya conocidos, las hojas de cálculo están aquí para quedarse, por una buena razón. Ellas proveen autonomía e independencia, pues el analista no necesita depender del departamento de tecnología (TI). Además, son familiares, flexibles, y están disponibles en toda la organización. El desafío yace en minimizar el riesgo, utilizando las hoja de cálculo para algunas funciones, y los sistemas integrados para otras, especialmente las 3Ps. Así, diversas personas en la organización pueden contribuir con sus proyecciones financieras en un ambiente unificado y a través de un proceso controlado. El objetivo debe también incluir la integración entre estas herramientas y las hojas de cálculo que sobreabundan en la organización, para facilitar su uso. Por ello, la administración del riesgo inherente al uso de hojas de cálculo no presenta una disyuntiva, ni obliga a escoger entre su uso exclusivo o su reemplazo total por un sistema integrado. Antes bien, es posible aprovechar la inversión realizada en hojas de cálculo de forma tal que trabajen junto a un sistema integrado. © Procalidad S.A. 2012 - Todos los derechos reservados 2
- 3. Solución Propuesta Al establecer estrategias para transformar procesos basados solo en hojas de cálculo, las organizaciones pueden llegar a un nivel que permita mayor precisión, transparencia y rigor, a la vez que permiten a los usuarios finales operar en un ambiente familiar para ellos. Basados en nuestra experiencia implementando proyectos alrededor de las 3Ps, Procalidad recomienda la siguiente metodología: 1. Auditar los procesos actuales 2. Pensar en grande comenzando en pequeño 3. Confrontar las barreras culturales frente a la adopción de nuevas tecnologías A continuación, profundizaremos cada uno de estos puntos. 1. Auditar los procesos actuales Este primer paso involucra comprender el uso actual de hojas de cálculo, evaluar los riesgos asociados, identificar oportunidades para mejorar y establecer un monitoreo durante un período de observación, durante el cual se puedan evaluar algunas de las siguientes preguntas: ¿Cómo generan los planes, presupuestos y pronósticos? Probablemente encontrará una multitud de hojas de cálculo, creadas por algunos pocos "usuarios poderosos" que trabajan en diversas unidades funcionales. ¿Dónde se guardan los datos? ¿Tiene confianza en sus datos? Si los presupuestos y la información financiera clave se guardan en una variedad de archivos que contienen hojas de cálculo, las cuales se enlazan entre sí y usan macros difíciles de comprender, sus datos financieros están en riesgo. ¿Cómo es la colaboración en su organización a través de unidades de negocios y zonas geográficas? Probablemente encontrará que muchos de los responsables por aportar datos colaboran a través de correos electrónicos, enviando un flujo interminable de hojas de cálculo anexadas a correos que se cruzan, a veces con versiones indicadas en los nombres de los archivos que cambian constantemente. ¿Cómo crean reportes y corren análisis para la toma de decisiones? Probablemente, las presentaciones más estratégicas, aquellas para la Junta Directiva, inversionistas y otros © Procalidad S.A. 2012 - Todos los derechos reservados 3
- 4. tomadores de decisiones, son hechas usando funciones en hojas de cálculo con base en información de fuentes que a veces no son confiables. ¿Cómo actualizan los planes, presupuestos y pronósticos en su organización? Cualquiera de sus usuarios funcionales le podrá confirmar que elaborar revisiones es un proceso más desgastante que la primera vez que se hace el presupuesto. Muchas veces es difícil entender o recrear la lógica del creador original de la hoja de cálculo. ¿Cómo manejan el control de versiones – las iteraciones de los planes, presupuestos, pronósticos, reportes y análisis? En la mayoría de las organizaciones hay que adivinar para saber si la hoja de cálculo tiene la información más actualizada. ¿Qué tan actualizados y útiles son sus presupuestos y análisis basados en hojas de cálculo? Probablemente estarán ya desactualizados cuando la versión "final" sea aprobada, impresa y distribuida. Las hojas de cálculo son herramientas familiares y flexibles, pero no fueron diseñadas para manejar la gestión del desempeño para empresas complejas y de rápido crecimiento en mercados altamente competitivos. Las hojas de cálculo no fueron creadas para aplicar definiciones rigurosas y controles exigentes de sus procesos de negocio. La intención nunca fue que sirvieran de repositorio para datos con millones de celdas. Tampoco fueron creadas para el uso simultáneo de decenas de usuarios dentro de su empresa. Muchos de nuestros clientes tienen procesos alrededor de las 3Ps que son más complejos de lo que necesitan ser por su dependencia de hojas de cálculo desconectadas. Así, los equipos de trabajo dentro de la Oficina de Finanzas gastan tiempo innecesario en recolección y validación de datos, en actualización de versiones, en corrección de errores, y en otras tareas poco productivas, en vez de estar analizando la información. El diagrama a continuación muestra el estado de cosas en una empresa que depende solamente de hojas de cálculo para su presupuesto y análisis críticos de negocio: © Procalidad S.A. 2012 - Todos los derechos reservados 4
- 5. 2. Pensar en grande comenzando en pequeño Una solución de gerenciamiento del desempeño de clase empresarial no necesariamente está más allá de sus posibilidades. Dicha solución no tiene que ser costosa. Mantenerse en hojas de cálculo genera riesgos que no deben ser tolerados. El éxito en un mercado dinámico depende de proporcionar la información correcta a las personas indicadas en el momento adecuado. El éxito requiere una solución de gerenciamiento del desempeño integrada que pueda unir el conocimiento a la acción, y que pueda crecer con su negocio, ayudando en la toma de decisiones estratégicas y operacionales. Existe una solución disponible hoy en el mercado, con una amplia y reconocida trayectoria de dos décadas y miles de clientes satisfechos: TM1. Dicha solución integra los aportes de los diversos usuarios funcionales junto con las fuentes de datos, y además facilita la administración del proceso, como vemos a continuación: © Procalidad S.A. 2012 - Todos los derechos reservados 5
- 6. Sistema organizado alrededor de solución integrada TM1 Diseñada por Applix, la herramienta ha sido ampliada y es distribuida hoy por IBM bajo la línea Cognos1. IBM ha optimizado su código para que sea escalable a las más grandes empresas. Hoy por hoy, TM1 se usa en diversos bancos en el mundo – por ejemplo, HSBC – y en miles de empresas del sector real para gestionar presupuestos, elaborar planeación y pronósticos, y realizar análisis de todo tipo, incluyendo cálculos de comisiones, rentabilidad de productos, y en general, cualquier análisis que uno pueda hacer en una hoja de cálculo. TM1 viene en dos presentaciones: para uso en pequeños grupos, y para uso a nivel empresarial2. El sistema se puede implementar con el grupo actual de analistas responsables por la planeación financiera. Una vez que el sistema esté implementado y sea probado durante el primer ciclo de presupuesto y planificación, el número de usuarios contribuyentes puede aumentar, de forma tal que se pueda elaborar el presupuesto con mayor nivel de 1 TM1 es diferente del producto Cognos Business Inteligence pues usa su propio motor de datos en memoria, pero IBM lo ofrece bajo la línea Cognos por tratarse de una herramienta analítica complementaria a la inteligencia de negocios. 2 Para pequeños grupos, TM1 se ofrece como un módulo dentro de Cognos Express, el cual se puede adquirir por separado. Para nivel empresarial, se ofrece como Cognos TM1 Enterprise. © Procalidad S.A. 2012 - Todos los derechos reservados 6
- 7. granularidad, y para esto, la interface web que ofrece el sistema es sumamente conveniente: Interface web de TM1 Además, TM1 permite el control del flujo de aprobación de la contribución de cada miembro del proceso, también a través de una interface web: Proceso de flujo de aprobación para presupuestos Finalmente, TM1 permite la visualización y exploración gráfica y tabular de los datos, mediante una interface que, incluso, puede operarse de forma desconectada, tal como se ve a continuación: © Procalidad S.A. 2012 - Todos los derechos reservados 7
- 8. Interface desconectada para exploración y visualización de TM1 La arquitectura de TM1 facilita su implementación rápida involucrando al usuario final – algo clave a la hora de generar impacto en la organización y confrontar el cambio cultural que supone la introducción de una nueva forma de hacer las cosas. 3. Confrontar las barreras culturales frente a la adopción de nuevas tecnologías Procalidad utiliza una metodología ágil para la implementación de proyectos alrededor de las 3Ps, con el fin de involucrar al usuario final durante todo el proceso y no sorprenderlo con un sistema que, tal vez, no era el esperado. Así, se superan las barreras culturales frente a la adopción de nuevas tecnologías. Sistemas flexibles como TM1 requieren una metodología ágil para su desarrollo. Los usuarios finales deben estar involucrados para que conozcan cómo funciona el sistema al inicio del proyecto, para que puedan entender la tecnología y captar conceptos fundamentales, tal como el concepto de multi-dimensionalidad. Eso posibilita que los usuarios finales puedan ayudar con mayor eficacia a la hora de definir requerimientos, lo cual genera un sistema que satisfaga los requisitos de negocios. Además, TM1 es una solución orientada para que el usuario final no dependa del departamento de tecnología. Así, todas las reglas de negocio insertas dentro del sistema son accesibles al usuario administrador, quien generalmente forma parte del equipo de la Oficina de Finanzas, de forma tal que pueda actualizarlo a medida que surja la necesidad de hacer cambios en dichas reglas. © Procalidad S.A. 2012 - Todos los derechos reservados 8
- 9. Desarrollando en una serie de iteraciones, es más factible llegar a la solución ideal. Para alcanzar esta meta, los usuarios y desarrolladores deben trabajar juntos. Las iteraciones pueden durar desde unas pocas horas hasta algunas semanas cada una. Lo importante es producir una parte tangible del sistema que los usuarios puedan experimentar y sobre la cual puedan proveer retroalimentación. El desarrollo a ser evaluado puede ser un prototipo o una parte más sofisticada del sistema total. Con base en esta retroalimentación, los cambios pueden implementarse durante la siguiente iteración. La gráfica siguiente ilustra este abordaje: Metodología ágil para la implementación de TM1 Como muestra el diagrama, el primer paso en esta metodología ágil es la planeación inicial. Esta fase debe ser corta y en ella se entienden los requisitos del negocio. Luego, el proyecto se mueve a la primera iteración del desarrollo del sistema. Dentro de esta iteración, la fase de planeación y requisitos involucra una comprensión más detallada de los requisitos, seguida por el análisis, diseño e implementación de la parte del sistema que se está desarrollando. Dentro de este período, el usuario final se mantendrá involucrado en el proceso de proveer su valiosa retroalimentación al desarrollador a © Procalidad S.A. 2012 - Todos los derechos reservados 9
- 10. medida que evoluciona el sistema. Luego habrá pruebas de la funcionalidad desarrollada durante la iteración seguida por una evaluación de lo que se ha producido. Luego de esta evaluación, habrá más iteraciones, si fueran necesarias, hasta que el sistema satisfaga todos los objetivos deseados. Al concluir dichas iteraciones, el proyecto entra en la fase del despliegue o implementación final. Las ventajas de esta metodología son que el diseño no se congela al inicio del proyecto, como sucede con metodologías más tradicionales. Dado que los usuarios finales y desarrolladores trabajan conjuntamente para evaluar y re-evaluar el sistema durante el desarrollo, de esta forma es más factible que la solución ideal sea alcanzada. El sistema es adaptable a cambios durante el desarrollo sin afectar el progreso del proyecto. La flexibilidad de la plataforma TM1 permite que se hagan ajustes fácilmente. Esta metodología ágil también es menos dependiente en la documentación inicial comparada con la metodología tradicional. Al crear prototipos e iteraciones tempranas del sistema, los usuarios pueden ver claramente cómo funciona el sistema y así pueden ayudar a direccionar el desarrollo del sistema mismo, y no solo de una versión documentada de lo que obtendrían. Para que tenga éxito, la metodología ágil requiere de gerentes de proyecto y líderes técnicos experimentados, que puedan detectar las necesidades del usuario final y adaptar el flujo del proyecto según sus necesidades. Procalidad cuenta con personal con experiencia probada en proyectos de gestión del desempeño, tanto en Colombia como en el exterior. En resumen, nuestra metodología mejora la calidad final de la solución implementada, pues el usuario final se involucra durante todo el proceso3. Conclusión Su negocio no puede seguir dependiendo de hojas de cálculo desconectadas y difíciles de descifrar, pues corre un alto riesgo de que se cometan errores. Existen sistemas integrados que pueden ser implementados de forma ágil, y TM1, con los servicios de consultoría de Procalidad, es la respuesta a sus necesidades. 3 En ciertos casos, recomendamos una metodología tradicional, por ejemplo, cuando los requisitos son claros desde el principio y el cliente no tiene la disponibilidad para acompañar el proceso de desarrollo. La recomendación de cuál metodología utilizar se hace conjuntamente con el cliente antes de iniciar el proyecto, pues ambas metodologías son válidas y tienen sus méritos propios. © Procalidad S.A. 2012 - Todos los derechos reservados 10
- 11. Lo invitamos a que entre en contacto con nosotros para una demostración del producto y de nuestra metodología de consultoría para agilizar los procesos alrededor de las 3Ps, contactando a: Mauricio Román Rojas Procalidad S.A. Tel. +57 (1) 613-6676 mauricio.roman@procalidad.com © Procalidad S.A. 2012 - Todos los derechos reservados 11