Aporte slideshare eje 4 g1 (1)
- 1. GESTION DOCUMENTOS ELECTRONICOS G1 EJE TEMATICO No. 4 DIANA LORENA NOREÑA INGRID ESTELA ORJUELA MA. BERGENED HERNÁNDEZ CARDONA LUZ MILENA GALVIS ALEJANDRO OLIVEROS
- 2. GESTION DOCUMENTOS ELECTRONICOS G1 EJE TEMATICO No. 4 TUTOR JORGE MARIO ZULUAGA UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA INFORMACIÒN, DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS G1 2011
- 3. POR QUE DIGITALIZAR LA DOCUMENTACIÓN? La creciente necesidad de información ha provocado la necesidad de distribuir, acceder y almacenar documentación importante de forma fácil, rápida, segura y económica
- 4. DIGITALIZACION DOCUMENTO ELECTRONICO Proceso mediante el cual la información en papel es trasformada o convertida en imágenes digital por medio de un scanner conservada y almacenada en un PC en un formato que permite su tratamiento automático para su localización de la información con solo un click .
- 5. DIGITALIZACION DOCUMENTO ELECTRONICO La información es almacenada en una base de datos, permite el acceso a distintas partes de las empresas, a los clientes o proveedores, vía Intranet o Internet utilizando un navegador web, o desde un CD/DVD-ROM en el cual se encuentran contenidos los documentos digitales, la base de datos y el software de consulta en forma global .
- 6. SOPORTES DE ALMACENAMIENTO DE DATOS Existen tres tipos de soportes: Microfilm Soporte magnético Soporte óptico
- 7. SOPORTES DE ALMACENAMIENTO DE DATOS Pueden utilizarse varios soportes: Capacitados para conservación a corto plazo Orientados hacia una conservación a largo plazo como la cinta magnética: Disquete, cartucho magnético, cinta magnética, casete de video de 8 mm, casete DAT
- 8. SOPORTES DE ALMACENAMIENTO DE DATOS Soportes ópticos: CD-ROM, DVD, disco Worm no regrabable, disco óptico regrabable Microfilm: No permiten fácilmente ni modificaciones ni la consulta de la documentación.
- 9. VENTAJAS DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS Permite en general almacenar más datos en un volumen menor, por lo tanto reduce costos de operación y almacenamiento Permite un rápido y fácil acceso a la información.
- 10. VENTAJAS Controla el acceso a la información por niveles de seguridad. Firmas digitales Aminora costos de impresión, fotocopiado de documentos Mejora los tiempos de acceso para la búsqueda de documentos
- 11. VENTAJAS Protege los documentos contra la acción de agentes externos y deterioro de los mismos Permite la consulta del mismo documento a diversos usuarios.
- 12. Que es La Digitalización?
- 13. La Digitalización Es un proceso que se realiza con el fin de garantizar la preservación de toda fuente física de información cuya vida útil se pude encontrar comprometida debido a los diferentes aspectos físicos, climatológicos o circunstanciales. Trasladándola a medios magnéticos gobernados por sistemas computarizados comúnmente identificados como software logramos prolongar la disponibilidad de esta para futuras generaciones.
- 14. Cuando esta información física ha sido debidamente clasificada y valorada es de imperiosa necesidad iniciar un proceso de digitalización de la información , generando unos llamados Back Up,s o copias de respaldo . Es mas, la información física disponible que aun no ha pasado por un proceso minucioso de evaluación y clasificación debe también ser protegida mientras se le hace una propia clasificación para también digitalizar. Es importante primeramente depurar la información y no inmediatamente destruirla.
- 15. Gracias a la digitalización podemos: Evitar que se nos pierdan información algo que es frecuente porque muchos pueden acceder a la información física fácilmente. Facilitar el acceso responsable al manejo de la información. Almacenar esta información en diferentes medios sofisticados que en su mayoría son compatibles entre si.
- 16. Controlar la información. Agilizar los procesos de búsqueda y prestación del servicio. Accesibilidad simultáneamente de ser necesario.
- 17. Las aplicaciones que tiene son: En la red facilita las consultas. Recupera buena parte de contenidos que estén dañados. Preservación y conservación documental, esto incluye facilidad de ir trasladando a otros formatos digitales que avancen con el paso del tiempo. Fácil manipulación – difícil alteración.
- 18. CONCLUSIÓN El uso de la digitalización y conversión de documentos para poner al alcance de los usuarios los expedientes y documentos generados a diario, proporciona a las empresas ventajas, en productividad y seguridad al permitir el rápido y eficiente acceso y evitar pérdidas de documentos y expedientes , consultas urgentes