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Este documento presenta una guía para establecer un café internet. Incluye 1) una breve historia del giro, 2) recomendaciones para realizar un estudio de mercado, 3) detalles sobre el equipo, operaciones y costos requeridos, y 4) aspectos legales y de administración para dirigir el negocio. El objetivo es proveer una referencia completa para cualquier persona interesada en abrir este tipo de establecimiento.

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Café Internet Índice 1. BREVE HISTORIA DEL GIRO 02 2. ESTUDIO DE MERCADO 06 3. OPERACIONES 19 4. EQUIPO 34 5. INSTALACIONES: UBICACIÓN Y SERVICIOS AUXILIARES 41 6. PERSONAL, ESTRUCTURA, ORGANIZACIÓN, DIRECCIÓN Y CONTROL 47 7. COSTOS DE OPERACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS 67 8. MARCO LEGAL 81 9. MARCO CONTABLE E IMPUESTOS 109 10. ADMINISTRACIÓN FINANCIERA 126 11. MERCADOTECNIA 137 12. PRESENTACIÓN A INVERSIONISTAS Y BANQUEROS 152 13. BIBLIOGRAFÍA Y RECONOCIMIENTOS 157 1
Café Internet 1. Aspectos generales del giro Breve historia del giro en México En un contexto de rápido desarrollo de las tecnologías y la gran demanda de información a todos los niveles, las empresas dedicadas a la oferta del servicio de Internet proponen una solución a corto plazo, orientado hacia los consumidores que no poseen un sistema de computo, sobre todo a aquellos que requieren de información oportuna y novedosa. Pero además, el Internet es una herramienta fundamental para el desenvolvimiento profesional y personal del individuo. La comodidad del usuario en el servicio, es un aspecto fundamental en toda empresa, sobre todo en aquellas en el que el trato con el consumidor es directo. La comodidad en el servicio de un Café – Internet se ve reflejada en la eficiencia que el equipo le pueda brindar al consumidor así como la prestación de los servicios de cafetería, enfocándose principalmente en la calidad de los productos que se ofrezcan y sobre todo de la personalización de los servicios, es decir, el trato que se le dé al consumidor. Un Café – Internet, presta los servicios de Internet y cafetería, así como de manera opcional los servicios de librería y venta de equipo de cómputo incluyendo software. Para la conformación de una empresa con las características ya mencionadas es necesario cubrir una serie de reglamentaciones ante las dependencias gubernamentales, locales o municipales, Cámaras correspondientes, cubrir todos los aspectos legales propios de este giro, contar con los requerimientos mínimos en el equipo a emplearse, contar con capital necesario para la puesta en marcha del negocio o en su defecto la obtención de un crédito en una institución financiera o ambas. El desarrollo de un sistema a nivel mundial con capacidad de manejar grandes cantidades de información y así como de imágenes que además puedan ser transferidas de un lugar a otro, tiene su antecedente a finales de la década de los 80’s pero no es sino a principios de la década de los 90’s cuando el desarrollo de este sistema - red se generaliza a nivel mundial y es lo que llamamos el Internet. Posteriormente, la evolución de esta red se ha realizado por demás en forma vertiginosa; que va desde la aparición de una página directorio (ejemplo: yahoo), hasta transacciones financieras de los más importantes bancos del mundo. En México, la inserción de esta nueva forma de manejo de información es relativamente nueva aproximadamente 6 años atrás, lo que indica que el mercado potencial aún no ha sido satisfecho, por lo que resulta por demás conveniente la inversión en este rubro. 2
Café Internet Servicios del giro Los servicios que presenta esta empresa son: Servicio de cafetería Servicio de renta de equipo de uso para Internet Servicio de renta de equipo para uso de escolar (manejo exclusivo de Office) Servicio de venta de revistas especializadas en computación y otras Servicio de venta de equipo (opcional). Las características de un buen servicio del giro deben ser: Con respecto al servicio de cafetería se deberán cubrir los aspectos básicos de calidad en cuanto a atención al cliente y a calidad de los productos, que en este caso serían los diferentes tipos de café y los demás productos que se vendan. Por otro lado, el servicio de Internet se debe de ofrecer con una atención personalizada, es decir con la asistencia que el consumidor requiera, además resulta muy importante la limpieza del lugar así como la apariencia y preparación de los empleados. Demanda, tamaño del mercado y nichos existentes La demanda en el uso del Internet está enfocada hacia todas aquellas personas cuya herramienta indispensable es el manejo de sistemas computacionales, sin embargo, durante los últimos dos años la demanda se ha expandido hacia otros sectores de la población. La creciente población joven en el país requiere más fuentes de información sobre todo aquélla proporción de jóvenes que estudian la educación media superior y en particular los que cursan alguna carrera profesional. Los rangos de edad oscilan entre los 17 años y los 25 años, sin embargo, también se puede hablar de una importante proporción de profesionistas que desempeñan sus funciones a través del Internet. Los períodos de mayor afluencia de usuarios del Internet se sitúan en los cierres de cursos de la mayor parte de las escuelas, los cuales se presentan entre los meses de Mayo a Julio. También se observa, que durante los períodos vacacionales (verano y fin de año), el número de usuarios o navegantes crece de manera importante. Durante un día normal de operaciones, ya sea escolares o laborales, el uso de la red (Internet), se ve incrementado en los horarios de 12 a.m. a 4 p.m., lo cual se explica por la culminación de labores escolares diarias y por los recesos diarios de los empleados (hora de comer). Otro incremento importante en el número de navegantes ocurre en los días no laborales como son los fines de semana. Por otra parte, hay un número creciente de pequeñas empresas que requieren de estos servicios y que no pueden disponer de ellos en el negocio, por no ser suficientemente redituable, de modo tal que les conviene acudir periódicamente a un centro de este tipo, inclusive para asuntos ajenos a la transferencia de información electrónica 3
Café Internet Equipo y operaciones • Equipo de cómputo • Caja registradora • Sillas • Implementos de limpieza • Escritorios • Exhibidor • Mostrador • Papelería en general • Refrigerador • Teléfono • Cafeteras • Equipo de sonido (opcional) • Estantería En cuanto al grado de actualización tecnológica en el giro se destaca lo siguiente: • Impresoras • Cámaras de video para computadoras • Lector óptico de precios • Sistema de seguridad con video cámaras • Sistema contra incendios • No-brakes • Reguladores de corriente • Sistema de iluminación de emergencia • Scanner • Hubs • Conectores Los rangos en cuanto al número de servicios por tamaño de empresa se muestran en el cuadro adjunto: Número de Servicios empleados Microempresa artesanal 2 Internet Cafetería (con una cantidad limitada de productos) Pequeña empresa 2 Internet Cafetería (con una mayor gama de productos) Venta de equipos para computadoras Venta de revistas Mediana empresa 2o3 Internet Video conferencias Cafetería ( con todos los productos ) Venta de equipo para computadoras Venta de libros y revistas Gran empresa No aplica No aplica Nota: La palabra “no aplica” significa que no existen grandes empresas propias de este giro El proceso para la prestación del servicio en forma sintética, comprende las etapas señaladas en el siguiente recuadro: Paso 1 Se registra al usuario Paso 2 Se le asigna computadora (Apuntando la hora de ingreso) 4
Café Internet Paso 3 Se le presenta al asesor técnico Paso 4 Se le presenta el menú de cafés Paso 5 Se le toma la orden Paso 6 Se le cobra al usuario por el servicio Otorgado Inversión inicial necesaria Equipo Descripción Costo Aproximado ($) Mobiliario Lote 11000 10 Equipos de computo PC, impresora 80000 Cafetera ---- 400 Servidor Renta mensual 460 Conexión especial para redes Renta mensual 380 Total 92,240 Nota: Los valores consignados corresponden al primer semestre de 2000. Particularidades del giro Por sus rasgos de modernidad y por los nuevos inventos que permanentemente aparecen, este servicio requiere de una constante actualización en los servicios que se pueden prestar y una inversión correspondiente. 5
Café Internet 2. ESTUDIO DE MERCADO Introducción Todo estudio de mercado plantea una serie de interrogantes sobre aspectos básicos como son: ¿cuáles son sus objetivos?, ¿qué métodos utilizar?, ¿qué es el análisis de la oferta y la demanda?, ¿cuáles son los métodos de proyección de la oferta y demanda?, ¿cómo determinar el precio de un servicio?, ¿cómo presentar un estudio de mercado?. A éstas y otras interrogantes se les da respuesta en este capítulo enfocado al estudio de mercado en la micro, pequeña y mediana empresa. Contenido: I. Definición II. Objetivos del estudio de mercado III. El producto del proyecto IV. Métodos para el estudio de mercado V. La oferta VI. La demanda VII. Métodos de proyección VIII. Niveles de precio y calidad IX. Análisis de precios X. Instrucciones para la presentación del estudio de mercado I. Definición El concepto de mercado se refiere a dos ideas relativas a las transacciones comerciales. Por una parte se trata de un lugar físico especializado en las actividades de vender y comprar productos y en algunos casos servicios. En este lugar se instalan distintos tipos de vendedores para ofrecer diversos productos o servicios, en tanto que ahí concurren los compradores con el fin de adquirir dichos bienes o servicios. Aquí el mercado es un lugar físico. Por otra parte, el mercado también se refiere a las transacciones de un cierto tipo de bien o servicio, en cuanto a la relación existente entre la oferta y la demanda de dichos bienes o servicios. La concepción de ese mercado es entonces la evolución de un conjunto de movimientos a la alza y a la baja que se dan en torno a los intercambios de mercancías específicas o servicios y además en función del tiempo o lugar. Aparece así la delimitación de un mercado de productos, un mercado regional, o un mercado sectorial. Esta referencia ya es abstracta pero analizable, pues se puede cuantificar, delimitar e inclusive influir en ella. En función de un área geográfica, se puede hablar de un mercado local, de un mercado regional, de un mercado nacional o del mercado mundial. 6
Café Internet De acuerdo con la oferta, los mercados pueden ser de mercancías o de servicios. Y en función de la competencia, sólo se dan los mercados de competencia perfecta y de competencia imperfecta. El primero es fundamentalmente teórico, pues la relación entre los oferentes y los demandantes no se da en igualdad de circunstancias, especialmente en periodos de crisis, no obstante, entre ambos tipos de participantes regulan el libre juego de la oferta y la demanda hasta llegar a un equilibrio. El segundo, es indispensable para regular ciertas anomalías que, por sus propios intereses, podría distorsionar una de las partes y debe entonces intervenir el Estado para una sana regulación. El mercado visto así puede presentar un conjunto de rasgos que es necesario tener presente para poder participar en él y, con un buen conocimiento, incidir de manera tal que los empresarios no pierdan esfuerzos ni recursos. Visto lo anterior, cualquier proyecto que se desee emprender, debe tener un estudio de mercado que le permita saber en qué medio habrá de moverse, pero sobre todo si las posibilidades de venta son reales y si los bienes o servicios podrán colocarse en las cantidades pensadas, de modo tal que se cumplan los propósitos del empresario. II. Objetivos del estudio de mercado Un estudio de mercado debe servir para tener una noción clara de la cantidad de consumidores que habrán de adquirir el bien o servicio que se piensa vender, dentro de un espacio definido, durante un periodo de mediano plazo y a qué precio están dispuestos a obtenerlo. Adicionalmente, el estudio de mercado va a indicar si las características y especificaciones del servicio o producto corresponden a las que desea comprar el cliente. Nos dirá igualmente qué tipo de clientes son los interesados en nuestros bienes, lo cual servirá para orientar la producción del negocio. Finalmente, el estudio de mercado nos dará la información acerca del precio apropiado para colocar nuestro bien o servicio y competir en el mercado, o bien imponer un nuevo precio por alguna razón justificada. Por otra parte, cuando el estudio se hace como paso inicial de un propósito de inversión, ayuda a conocer el tamaño indicado del negocio por instalar, con las previsiones correspondientes para las ampliaciones posteriores, consecuentes del crecimiento esperado de la empresa. Finalmente, el estudio de mercado deberá exponer los canales de distribución acostumbrados para el tipo de bien o servicio que se desea colocar y cuál es su funcionamiento. 7
Café Internet PRINCIPALES COMPONENTES DE UN ESTUDIO DE MERCADO Cantidad de Cantidad de oferentes y demandantes productos o servicios por estratos Estudio de mercado Niveles de Canales de precio y calidad distribución III. El producto del proyecto Como resultado de un proyecto, se debe obtener una visión clara de las características del bien o servicio que se piensa colocar en el mercado. El producto de este trabajo es una de las primeras guías para seguir los pasos que lleven a cumplir con las exigencias del consumo, en ese momento. Pero también es la primera parte de un sistema de trabajos de actualización con el fin de permanecer dentro de la competencia. Lo anterior significa el inicio del proceso de planeación en la empresa. Dentro de las principales funciones de un proyecto están: • El uso del bien o del servicio • Los sucedáneos • La presentación • El consumidor • El precio • La distribución 8
Café Internet IV. Métodos para el estudio de mercado Ahora bien, la manera de integrar un estudio de mercado puede hacerse con distintos medios documentales. Por una parte, es necesario recopilar información existente sobre el tema, desde el punto de vista del mercado. A esto se le llama información de fuentes secundarias y proviene, generalmente de instituciones abocadas a recopilar documentos, datos e información sobre cada uno de los sectores de su interés. Las Cámaras Industriales o de Comercio de cada ramo son las que reciben información directa de sus agremiados y publican informes y estadísticas sobre los sectores productivos de su competencia. A la par, órganos oficiales como el Instituto Nacional de Estadística, Geografía e Informática, los bancos de desarrollo como Banco Nacional de Comercio Exterior, S.N.C., Nacional Financiera, S.N.C. y la propia banca comercial publican regularmente información estadística y estudios sobre diversos sectores de la economía en donde se puede obtener las características fundamentales de las ramas de interés para el inversionista potencial. Por otra parte, la información primaria es aquélla investigada precisamente por el interesado o por personal contratado por él, y se obtiene mediante entrevistas o encuestas a los clientes potenciales o existentes o bien a través de la facturación, para los negocios ya en operación, con el fin de detectar algunos rasgos de interés para una investigación específica. A través de un ordenamiento de preguntas debidamente encauzadas con el fin de abarcar una visión clara de algunos puntos precisos de su interés, se recibe una respuesta concreta sobre determinados temas que ayuden a conocer ciertas características indispensables de los bienes o servicios por vender. Con la combinación de estos dos medios, es como se conjunta la información necesaria para el procesamiento, análisis de los datos recabados y con ello elaborar un estudio de mercado. Fuentes de información especializada para el giro (revistas, folletos, instituciones especializadas, entre otras): NOMBRE DIRECCIÓN Y TELÉFONO Cámara Nacional de Comercio de la Sector 3 / Proveedores para la industria y el comercio Ciudad de México donde se atiende, entre otras, las áreas de computación y equipo electrónico. Sector 5 / Servicios, donde se incluye el mantenimiento y limpieza. Reforma 42, Centro México 06040 D. F. Tel. 55.92.26.77, 55.92.26.65 Fax 55.92.35.71 Asociación Nacional de la Industria de Insurgentes Sur 1677-304. Col. Guadalupe Inn. México Programas para computadoras 01020 D. F. (ANIPCO) Tel. 56.62.36.32 y 56.63.35.10 AMECOP (antes Asociación Mexicana Horacio 1855 piso 6 Col. Chapultepec Morales. México del Código del Productor) 11570 D.F. Tel. 53.95.20.44 amecop@iserve.net.mx Asociación Latinoamericana de Moscú 69, Col. Jardines Bellavista, Tlalnepantla México Profesionales en Seguridad Informática 54054. (ALAPSI) Tel. 53.98.77.05 maalapsi@mpsnet.com.mx PC Magazine Revista Norteamericana que se encuentra a la venta en 9
Café Internet puestos de revistas BYTE México Balboa 813, Col. Portales, 03300 México, D.F. Tel. 56.05.99.62 byte@data.net.mx PC World Revista inglesa con servicios de suscripción en pcwhelp@neodata.com, también se encuentra a la venta en puestos de revistas Windows NT Revista inglesa que se encuentra a la venta en puestos de revistas T3 Todo tendencias tecnológicas Calle Lago Ladoga 220, Col. Anahuac, Miguel Hidalgo CADE, S.A. de C.V. México, D.F. TEL. 55.45.65.14 Boletín de Política Informática (Mensual) Editado por la INEGI La situación de la informática en México. Héroe de Nacosari Sur 2301 puerta 5 nivel 2. Fraccionamiento Jardines del Parque Revista AMECOP (bimestral) Horacio 1855 piso 6 Col. Chapultepec Morales. México 11570 D.F. Tel. 53.95.20.44 amecop@iserve.net.mx Boletín de la Computación (mensual) Boletín de la Computación, S.A. de C.V. Guía Comercia de la Computación Trujillo 672-105, Col. Lindavista (trimestral) México, D.F. Tel. 57.54.33.90, 57.54.85.67 Fax 55.86.10.15 Boletín Informativo de la ANIPCO Insurgentes Sur 1677-304. Col. Guadalupe Inn. México 01020 D. F. Tel. 56.62.36.32 y 56.63.35.10 Adicionalmente, se debe tener presente que los productos y los servicios atraviesan un ciclo ocasionado por la respuesta del consumidor. Este ciclo consta de cinco partes que son las siguientes: • Introducción, • crecimiento, • madurez, • saturación y • abandono. Es evidente que cierto tipo de servicios no entra obligatoriamente en el ciclo antes descrito, no obstante sí debe tenerse en cuenta el comportamiento del consumidor. 10
Café Internet En la gráfica siguiente se ilustra el ciclo que varía en función de los productos y de su exposición a los dictados de la moda. Ciclo de vida del producto VENTAS Introducción Crecimiento Madurez Saturación Abandono TIEMPO V. La oferta La oferta se define como la cantidad de bienes o servicios que se ponen a la disposición del público consumidor en determinadas cantidades, precio, tiempo y lugar para que, en función de éstos, aquél los adquiera. Así, se habla de una oferta individual, una de mercado o una total. En el análisis de mercado, lo que interesa es saber cuál es la oferta existente del bien o servicio que se desea introducir al circuito comercial, para determinar si los que se proponen colocar en el mercado cumplen con las características deseadas por el público. Dada la evolución de los mercados, existen diversas modalidades de oferta, determinadas por factores geográficos o por cuestiones de especialización. Algunos pueden ser productores o prestadores de servicios únicos, otros pueden estar agrupados o bien, lo más frecuente, es ofrecer un servicio o un producto como uno más de los muchos participantes en el mercado. En el primer caso referido como el de especialización, se trata de monopolios, donde uno solo es oferente en una localidad, región o país, lo cual le permite imponer los precios en función de su exclusivo interés, sin tener que preocuparse por la competencia. A ello, el público consumidor sólo puede responder con un mayor o menor consumo, limitado por sus ingresos. Para los casos de un cierto número restringido de oferentes, que se ponen de acuerdo entre ellos para determinar el precio de mercado, se les conoce como el oligopolio. Muy similar al caso anterior, el consumidor no afecta el mercado, pues su participación igualmente se ve restringida por su capacidad de compra. El último caso, el de mercado libre es aquél donde sí interviene la actuación del público que puede decidir si compra o no un bien o servicio por cuestión de precio, calidad, volumen o lugar. Bajo esta presión, el conjunto de oferentes de un mismo bien o servicio, inclusive de un producto sucedáneo o sustituto, debe estar atento en poder vender, de conformidad con las reacciones de los clientes quienes, por su parte, tienen la posibilidad de cambiar de producto o de canal de distribución como les convenga. De ese modo, 11
Café Internet los compradores influyen sobre el precio y la calidad de los bienes o servicios. Esta doble actuación supone una regulación automática de los mercados, por ello, los oferentes deben velar permanentemente por su actualización a modo de no quedar rezagados en calidad, oportunidad, volumen o precio. El hablar de estas características tiene por objeto que el empresario, deseoso de poner un negocio en este giro, pueda calibrar el tipo de mercado existente en cuanto a la oferta y así determinar si le conviene o no aventurarse. Es igualmente posible que al iniciar esta parte del trabajo, el futuro inversionista advierta la inconveniencia de proseguir y el estudio le habrá servido para no arriesgar en una empresa que fuera a resultar improductiva. La decisión que tome no dependerá exclusivamente de la participación en un mercado libre, sino que puede proponerse romper un monopolio o un oligopolio locales, lo cual tendrá su grado de dificultad, pero puede lograrse. No así, si deseara competir con un gran monopolio de Estado cuya actuación frecuentemente es social y que no obedece a una dinámica del mercado. En lo relativo al estudio de la oferta, para este giro, se debe conocer quiénes están ofreciendo ese mismo bien o servicio, aún los sustitutos en la plaza donde se desea participar, con el objeto de determinar qué tanto se entrega al mercado, qué tanto más puede aceptar éste, cuáles son las características de lo suministrado y el precio de venta prevaleciente. El estudio debe contener la cantidad de empresas participantes, los volúmenes ofrecidos en la zona y el precio promedio al que se vende. En este punto, es conveniente realizar un cuadro comparativo entre los distintos tipos de oferentes con sus diversos bienes o servicios, comparar sus precios y la calidad ofrecidos, de preferencia investigar acerca de los potenciales de producción, o sea saber si pueden ofrecer en mayores volúmenes y hacer un mapeo de la distribución en la zona de interés, respecto del giro que se propone instalar. Para el análisis comparativo se propone el siguiente cuadro, sólo complételo con la información que pueda obtener de la región: Análisis de la oferta de la región o localidad Nombre Localización Grado de utilización Precio del Señale planes Inversión Número de Volumen del de la Capacidad producto al de expansión fija trabajadores de Productor instalada (%) cliente estimada ocupados Producción 12
Café Internet Principales productores de a nivel nacional destacan: NOMBRE DIRECCION Electronic Data Labs de México S.A. de C.V. Paseo de Leones 373 Col. Mitras Centro, Monterrey N.L. Tels./Fax: (018) 348-3696, 348-36-97 CORECO S.A. de C.V. Círculo Mercantil 10 Col. Leones Cumbres, Monterrey, N.L. Tels. 333-7715, 333-7775 Fax: 347-4470 Compucel del Norte S.A de C.V. Paseo de los Leones 627 Col. Mitras Centro, Monterrey, N.L. Tel. 315-0486 VI. La demanda La demanda se define como la respuesta al conjunto de mercancías o servicios, ofrecidos a un cierto precio en una plaza determinada y que los consumidores están dispuestos a adquirir, en esas circunstancias. En este punto interviene la variación que se da por efecto de los volúmenes consumidos. A mayor volumen de compra se debe obtener un menor precio. Es bajo estas circunstancias como se satisfacen las necesidades de los consumidores frente a la oferta de los vendedores. La demanda tiene, adicionalmente, modalidades que ayudan a ubicar al oferente de bienes y servicios, en función de las necesidades de los demandantes. En primer lugar hay bienes y servicios necesarios y bienes y servicios superfluos, de lujo o no necesarios. Para el caso de los bienes necesarios se trata de productos o servicios indispensables para el cliente, con los cuales satisface sus necesidades más importantes. En algunos casos, en función de los estratos sociales, algunos bienes o servicios se vuelven indispensables, pero no es igual para todos los niveles de consumo. Los bienes y servicios de lujo no son necesarios para el cliente, pero su demanda obedece a la satisfacción de un gusto, lo cual generalmente los coloca en un costo más elevado, en este caso el beneficio que deja la producción o comercialización de los mismos es proporcionalmente mucho mayor que en la producción. Por otra parte, en función del tipo de consumidor, los bienes y servicios que se demandan pueden ser de tres tipos: los bienes de capital, los bienes intermedios y los bienes de consumo final. Por bienes de capital se entiende las maquinarias y equipos utilizados en la fabricación de otros bienes o servicios: Esta es la demanda de la industria y de otras empresas. Los bienes intermedios o insumos son aquellos productos que todavía se van a transformar y que han de servir para la producción de otros bienes o servicios. Por último, los bienes finales son los consumidos por el cliente quien hará uso de ellos directamente, tal como los entrega el productor o comercializador al usuario final. Los productos o servicios también se pueden analizar, desde el punto de vista de la demanda, por su temporalidad. Es así que ciertos bienes o servicios se demandan durante todo el año, como el caso de los alimentos básicos: pan, tortillas, leche etc. Se dice que éstos tienen una demanda continua. Bajo este 13
Café Internet mismo ejemplo, se tienen los productos cuya demanda es estacional y depende de cuestiones culturales, comerciales o climáticas, como las frutas de estación, los regalos de épocas navideñas o los impermeables en épocas de lluvia. Aunque existen otros productos cuya demanda es irregular y no obedecen a ninguno de los factores antes descritos. Conocer la demanda es uno de los requisitos de un estudio de mercado, pues se debe saber cuántos compradores están dispuestos a adquirir los bienes o servicios y a qué precio. La investigación va aparejada con los ingresos de la población objetivo (ésta es la franja de la población a quien se desea venderle) y con el consumo de bienes sustitutos o complementarios, pues éstos influyen ya sea en disminuir la demanda o en aumentarla. En el análisis de la demanda, se deben estudiar aspectos tales como los tipos de consumidores a los que se quiere vender los productos o servicios. Esto es saber qué niveles de ingreso tienen, para considerar sus posibilidades de consumo. Se habla, en ese caso, de estratos de consumo o de una estratificación por niveles de ingreso, para saber quiénes serán los clientes o demandantes de los bienes o servicios que se piensa ofrecer. Aparte de ello, se deben conocer los gustos y modas, pues los intereses de los grupos de consumidores menores de edad, no siempre responden a un nivel de ingresos que les permita consumir como lo pueden hacer estratos económicos con un mayor poder adquisitivo, pero con gustos distintos. Además, en muchos casos, influye la moda, que debe tomarse en cuenta para la oferta de bienes o servicios, pues de manera general los intereses del consumidor cambian muy rápidamente y es necesario adaptarse a sus gustos. El uso de los servicios de un café – Internet se enfoca principalmente en la población que no pude disponer de este servicio en su casa y en los individuos de entre los 17 y los 30 años de edad. De este rango de edad de estudiantes y particulares ya sea que se dediquen únicamente a las actividades escolares o a la realización actividades remuneradas, la cantidad que navega con más frecuencia en el Internet pertenece a todas las áreas del conocimiento de y sobre se presenta un margen importante de personas que se dedican a tener “conversaciones” que en inglés se dice “to chat” y que electrónicamente se comunican en tiempo real entre dos o más personas. A esta práctica le denominan “chatear”. Los rasgos particulares del giro son la prestación del servicio de Internet junto con otros servicios, tales como, la venta de revistas especializadas, venta de libros, servicio de cafetería, venta de equipo de computo, asesoría y renta de computadoras e impresoras. Para la fijación de los precios del servicio de Internet se va determinar en base al costo del servicio más un margen de ganancia. Los precios en el servicio de Internet fluctúan en un precio mínimo de 15 pesos y un precio máximo de 35 pesos por el uso del servicio durante una hora y el precio del café varía entre 3 pesos y 15 pesos, dependiendo de la ubicación del establecimiento y la categoría del servicio, esto es, si se trata de un servicio de lujo, atendiendo principalmente a la tecnología del equipo y al servicio personalizado que se ofrezca. 14
Café Internet VII. Métodos de proyección Los cambios futuros, no sólo de la demanda, sino también de la oferta y de los precios, pueden ser conocidos con exactitud si son usadas las técnicas estadísticas adecuadas para analizar el entorno aquí y ahora. Para ello se usan las llamadas series de tiempo, ya que lo que se desea observar es el comportamiento de un fenómeno con relación al tiempo. Existen cuatro elementos básicos que pueden explicar el comportamiento del fenómeno con relación al tiempo: la tendencia secular surge cuando el fenómeno tiene poca variación durante períodos largos, y puede representarse gráficamente por una línea recta o por una curva suave; la variación estacional, surge por los hábitos y las tradiciones de la gente y, a veces, por las condiciones climatológicas; las fluctuaciones cíclicas, surgen principalmente por razones de tipo económico, y los movimientos irregulares, que surgen por causas aleatorias o imprevistas que afectan al fenómeno. La tendencia es la más común en los fenómenos del tipo que se estudian como oferta y demanda. Para calcular las tendencias de este tipo se pueden usar el método gráfico y el método de las medias móviles. La determinación de la existencia o no de un lugar en el mercado para una nueva empresa se produce cuando existe una diferencia entre la demanda esperada y la oferta que proporcionan las otras empresas. Esta diferencia define el volumen de producción o de prestación de servicios inicial para nuestra empresa, mismo que deberá ser evaluado, en el capítulo de operaciones y equipo, en términos de sí es factible y rentable contar con equipo para satisfacer dicha demanda. Si el resultado entre la demanda esperada y la oferta es negativo es recomendable buscar otros giros; a menos que se cuente con la capacidad para diferenciar los productos o servicios, creando nichos de mercado específicos y capturando clientes de la competencia. VIII. Niveles de precio y calidad. En México existe la tradición de ofrecer al mercado bienes o servicios que dejen cien por ciento de ganancia, lo que duplica de manera mecánica los costos, debido a que en la etapa de comercialización del producto, este pasa por varias etapas o intermediarios y cada uno de ellos le incorpora un cierto valor, sea porque clasificó productos de diversas tallas y calidades, sea porque los destina a distinto tipo de consumidor, sea porque los transporta desde lugares remotos a una plaza más comercial. En cualquier caso, con un mayor o menor nivel de justificación, los productos se desplazan por varios medios que deben obtener un beneficio por su participación o riesgo. Es costumbre, entre los comerciantes, hablar de porcentajes calculados a partir de los precios a los cuales venden. Así, cuando un vendedor coloca un producto en $125.00 y lo adquirió en $100.00 está obteniendo un margen de 20% para su ganancia incluido el importe del costo de operación. Lo anterior implica que con tres intermediarios y un vendedor final, con un margen de 20% cada uno, el producto llega 2.44 veces más caro que el precio al que lo vendió el productor. Si el margen sube a 25% el producto llega a su destino 4.21 veces más caro que en el origen. 15
Café Internet Lo anterior lleva a conocer bien los costos para establecer un razonable margen de ganancia y así determinar, en un estudio de mercado los niveles de precio que puedan ser competitivos, o sea conocer bien los montos prevalecientes que ofrece la competencia, en las distintas instancias de intermediación, para ajustar todos los gastos de manera competitiva. Al igual que en el caso anterior, la calidad desempeña un papel de primordial importancia. Bajo las nuevas costumbres que tienden a imperar en el mundo, la calidad se relaciona directamente con los materiales utilizados en la elaboración de los bienes o servicios. Así mismo, la calidad se refleja en el nivel de satisfacción que se le da al consumidor por lo cual estará dispuesto a pagar un poco más por ella. La calidad también se destaca en la presentación y con los servicios post-venta, esto es el servicio o atención complementarios ofrecidos, después de haber vendido el producto o el servicio. La obtención de la calidad debe comenzar desde las materias primas y continuar hasta la entrega del producto al cliente, por lo que es necesario el compromiso de todos los que participan dentro de la cadena productiva, para poder ofrecer bienes o servicios de calidad, de lo contrario no se puede garantizar alcanzar los estándares internacionales de calidad en caso de que se esté buscando la participación en el mercado internacional. Como se mencionó anteriormente, la calidad también debe ser un trabajo permanente, en búsqueda de su obtención, pues una vez obtenida, fácilmente se pierde si no se continúa renovando esta práctica. Generalmente se obtiene gracias a la contribución de todos los participantes en los procesos productivos. IX. Análisis de precios. El establecimiento del precio es de suma importancia, pues éste influye más en la percepción que tiene el consumidor final sobre el producto o servicio. Nunca se debe olvidar a qué tipo de mercado se orienta el producto o servicio. Debe conocerse si lo que busca el consumidor es la calidad, sin importar mucho el precio o si el precio es una de las variables de decisión principales. En muchas ocasiones una errónea fijación del precio es la responsable de la mínima demanda de un producto o servicio. Las políticas de precios de una empresa determinan la forma en que se comportará la demanda. Es importante considerar el precio de introducción en el mercado, los descuentos por compra en volumen o pronto pago, las promociones, comisiones, los ajustes de acuerdo con la demanda, entre otras. Una empresa puede decidir entrar al mercado con un alto precio de introducción e ingresar con un precio bajo en comparación con la competencia o bien no buscar mediante el precio una diferenciación del producto o servicio y, por lo tanto, entrar con un precio cercano al de la competencia. Deben analizarse las ventajas y desventajas de cualquiera de las tres opciones, cubriéndose en todos los casos los costos en los que incurre la empresa, no se pueden olvidar los márgenes de ganancia que esperan percibir los diferentes elementos del canal de distribución. 16
Café Internet Opciones existentes en cuanto a precios: análisis de ventajas y desventajas Precio - producto Ventajas Desventajas De introducción Alto respecto a la competencia La recuperación de la inversión La penetración al mercado no y la solvencia de los costos se será amplia. da en un lapso menor de Por ser competidor nuevo, las tiempo preferencias del consumidor se desplazaran hacia las empresas ya conocidas Menor respecto a la Se puede encontrar una rápida La tasas de recuperación de la competencia aceptación del consumidor y inversión se reducirán y el por consiguiente captar una plazo se ampliará. Lo que se parte del mercado traducirá en una tasa de ganancia menor o nula por más tiempo Igual respecto a la competencia Los cálculos realizados para la La proporción o nicho de recuperación de la inversión mercado que puedas captar tienen una mayor posibilidad de será la que los competidores no certidumbre pudieron satisfacer y será menor que si entraras al mercado con un precio menor al del resto de los competidores El precio de un producto o servicio es una variable relacionada con los otros tres elementos de la mezcla de mercadotecnia: plaza, publicidad y producto. Por otra parte, es recomendable establecer políticas claras con relación a los descuentos por pronto pago o por volumen, así como las promociones, puesto que éstas constituyen parte importante de la negociación con los clientes potenciales y/o distribuidores. Otro aspecto importante a considerar, es si la empresa pagará a sus vendedores alguna comisión por el volumen de ventas, y ¿qué proporción representarán éstas del ingreso total del vendedor?. Los mecanismos detallados para fijar los precios se revisan en el capítulo 7 sobre Costos de operación y administración de inventarios. X. Instrucciones para la presentación del estudio de mercado Quien decida realizar una investigación de mercado, deberá seguir los siguientes pasos: Definición del alcance de la investigación. Tal vez ésta es la tarea más difícil, ya que implica que se tenga un conocimiento completo de los problemas a resolver. Si no es así, el planteamiento de solución será incorrecto. Debe tomarse en cuenta que siempre existe más de una alternativa de solución y cada alternativa produce una consecuencia específica, por lo que el investigador debe decidir el curso de acción y medir sus posibles consecuencias. Necesidades y fuentes de información. Existen dos tipos de fuentes de información: las fuentes primarias, que consisten básicamente en investigación de campo por medio de encuestas, y las fuentes secundarias, que se integran con toda la información escrita existente sobre el tema, ya sea en 17
Café Internet estadísticas gubernamentales (fuentes secundarias ajenas a la empresa) y estadísticas de la propia empresa (fuentes secundarias provenientes de la empresa). El investigador debe saber con exactitud ¿cuál es la información existente con el fin de poder decidir la base de investigación más adecuada? Diseño de recopilación y tratamiento estadístico de los datos. Si se obtiene información por medio de encuestas habrá que diseñarlas de acuerdo con el procedimiento en la obtención de información de fuentes secundarias. Procesamiento y análisis de los datos. Una vez que se cuenta con toda la información necesaria proveniente de cualquier tipo de fuente, se procede a su procesamiento y análisis. Recuérdese que los datos recopilados deben convertirse en información útil que sirva como base en la toma de decisiones, por lo que un adecuado procesamiento, de tales datos, es vital para cumplir ese objetivo. Informe. Una vez procesada la información adecuadamente, sólo faltará que el investigador rinda su informe, el cual deberá ser veraz, oportuno y no tendencioso. Pasos para la presentación del estudio de mercado 1. Definición del producto 2. Análisis de la demanda 2.1. Distribución geográfica del mercado de consumo 2.2. Comportamiento histórico de la demanda 2.3. Proyección de la demanda 2.4. Tabulación de datos de fuentes primarias 3. Análisis de la oferta 3.1. Características de los principales productores o prestadores del servicio 3.2. Proyección de la oferta 4. Importaciones del producto o servicio 5. Análisis de precios 5.1. Determinación del costo promedio 5.2. Análisis histórico y proyección de precios 6. Canales de comercialización y distribución del producto 6.1. Descripción de los canales de distribución 18
Café Internet 3. OPERACIONES Introducción La selección de la tecnología apropiada asociada al nivel de ventas proyectado para el despegue de la empresa, es uno los factores más difíciles de evaluar. Este y otros factores relevantes permiten responder a preguntas tales como: ¿cuáles y cómo son los procesos con los que se opera en este giro en un nivel artesanal/micro y para pequeñas empresas?, ¿cuáles son los diferentes servicios que se comercializan?, ¿qué recursos se requieren para la prestación de los servicios de este giro? ¿cuáles son las relaciones insumo-producto?, ¿cómo es la operación y funcionamiento en un día tradicional u ordinario?. Contenido: I. Productos del giro y sus características básicas II. Escalas posibles de producción y grado de actualización tecnológica III. Flujo del proceso en una microempresa IV. Relación y características principales que de los insumos involucrados en la prestación de los servicios V. Relaciones insumo-producto para prestar un servicio VI. Relación de proveedores principales VII. Un día tradicional de operaciones VIII. Desarrollos tecnológicos recientes y precauciones especiales de la actividad IX. Calidad en procesos y productos X. Normas 19
Café Internet I. Productos del giro y sus características básicas Prestación del servicio de Internet: Prestar el servicio de Internet a través de la renta de equipos de computo especiales, para navegar de manera rápida y eficiente, a través de la red. Prestación de servicios complementarios: Como pueden ser la prestación de servicios de impresión de documentos, asesorías técnicas, venta de revistas y libros especializados, venta de equipo de computo, etc. Cafetería: Dependiendo del tamaño del negocio, depende la diversificación de los productos que se pueden ofrecer, como son: café, refrescos, pasteles, flanes, malteadas, jugos, te, chocolate, empanadas, cigarrillos, fritangas, etc. Las características de un buen servicio en el giro deben ser: Amabilidad, rapidez, higiene y calidad de los servicios y productos que se ofrecen. Los alimentos que se ofrecen deben ser: • Elaborados con insumos frescos y de buena calidad. • Los insumos se deben tratar en forma higiénica. • El sabor de los alimentos debe ser agradable y uniforme. • La presentación debe ser adecuada y también uniforme • Las cantidades deben ser adecuadas al precio del producto. El servicio de Internet que debe ofrecerse es: Siendo que el servicio de Internet es una herramienta básica para cualquier actividad, y debido a la gran penetración que ha tenido como medio en la búsqueda, intercambio de información y comunicación entre personas, se requiere contar con un buen servicio de Internet. El servicio que se debe de ofrecer debe de ser rápido, ya que los consumidores, buscan velocidad a la hora de estar navegando o bajando información, y esta va a depender, de las características de las computadoras usadas para la prestación del servicio El proceso de mantenimiento, y la asesoría técnica es muy importante ya que el equipo debe garantizar el buen procesamiento de la información, la ausencia de virus en la memoria para evitar la pérdida de datos, o bien, la adecuada operación del hardware y el equipo complementario para un uso más óptimo. Tamaño de las empresas: de acuerdo a los volúmenes de venta: Escala Microempresa Hasta $ 3,000 diarios Pequeña empresa Hasta $ 5,000 diarios Mediana empresa Hasta $ 10,000 diarios Gran empresa No aplicable. 20
Café Internet II. Escalas posibles de producción y grado de actualización tecnológica. Las escalas y niveles de servicio se muestran en el cuadro adjunto: Los rangos en cuanto al número de servicios por tamaño de empresa se muestran en el cuadro adjunto: Servicio • Microempresa artesanal 1 a 10 Unidades • Pequeña empresa 10 a 25.. Unidades • Mediana empresa más de 26 Unidades • Gran empresa no aplica NOTA: Las escalas y tamaños de las empresas en este rubro no se miden por volumen de producción sino por volumen de ventas Los criterios anteriores comprenden tanto el nivel de equipamiento de la empresa, como la capacidad de servicios a realizar por mes. En cuanto al grado de actualización tecnológica se destaca lo siguiente: • Microempresa: En la elaboración del café solo se requiere el uso de cafeteras de menor capacidad a las usadas frecuentemente en las oficinas o en casa. Para el servicio de Internet, se requiere un máximo de 10 computadoras con la última tecnología para el buen funcionamiento del servicio. En la microempresa el personal necesario es: Un gerente general, un técnico en sistemas, y un ayudante general. • Pequeña empresa: El proceso de elaboración de los diversos alimentos, principalmente la elaboración de diferentes tipos de café es diferenciado, tanto en relación con los insumos y el modo de preparación, como con los implementos utilizados, dependiendo del producto final que se desee. Tanto a nivel microempresa, como a nivel de pequeña empresa, el proceso es tradicional, manual y con requisitos mínimos de tecnología, aunque en la pequeña empresa, en el proceso de producción se utilizan implementos que van de acuerdo con el volumen de producción, el proceso básico es el mismo. La tecnología utilizada en este giro comprende equipo como despachadores de café, hornos de microondas y refrigeradores. 21
Café Internet El número de computadoras aumenta de 10 a 20 en promedio, el tipo de servidor debe de ser más grande, es decir una mayor velocidad en la administración de líneas, el personal debe de estar más preparado, para enfrentar pormenores. El numero de empleados aumenta a 6 personas en promedio. • Mediana empresa: Una empresa de este giro debe diversificar los productos que se ofrecen, para lo cual se necesitan despachadoras de café más grandes, más refrigeradores, hornos eléctricos y de microondas. Puede manejar un número de empleados mayor a 10. El tipo de servidor debe de estar al día en cuanto a innovaciones, esto para poder ofrecer una mayor velocidad y mejor desempeño en el uso de Internet, las computadoras deben de cumplir con los mejores requerimientos para tener un desempeño optimo. Así mismo, propiciará el desarrollo de tecnología de reciclaje. • Gestiones Administrativas: Les asesorará y gestionará en los trámites administrativos, informáticos, contables, jurídicos, fiscales y de crédito que requieran para la operación de las empresas. 22
Café Internet III. Flujo del proceso productivo en microempresa/artesanal. Se presenta el flujo a nivel general, mismo que se refiere al producto o servicio seleccionado del giro y analizado con más detalle en esta guía. Sin embargo, éste puede ser similar para otros productos o servicios si el proceso es homogéneo, o para variantes del mismo. Al respecto, se debe evaluar para cada caso la pertinencia de cada una de las actividades previstas, la naturaleza de la maquinaria y equipo considerada, el tiempo y tipo de las operaciones a realizar y las formulaciones o composiciones diferentes que puede involucrar cada producto, servicio o variante que se pretenda realizar. Registro Vta de Equipo Asignación de Equipo Servicio de Cafetería Inspección y Asesoría Cobro 23
Café Internet A continuación se presenta una explicación del proceso de servicio a nivel micro-empresa: Descripción: Registro: Al ingresar el cliente al local, se le recibe cordialmente, se la asigna una computadora y se le ofrece una carta de los alimentos y bebidas para que haga su pedido. Se le da la bienvenida al usuario y se registra la hora de entrada. Entrega de la computadora: se le entrega una computadora con acceso a Internet al cliente, identificándola con un número. Venta de equipo: Otra característica, es que la pequeña y mediana empresa, por lo regular ponen a la venta libros y revistas especializadas en computación, equipo de cómputo, etc. Las pequeñas empresas pueden dedicarse a la venta de tintas para impresoras, disquetes, hojas, equipos de Compact Disc, entre otros, aunque solo de manera complementaria y no como una papelería, siendo esto una fuente complementaria de ingresos. Servicio de cafetería: Por lo regular durante el tiempo que el cliente esta navegando por Internet, acostumbra consumir café, pasteles, te, refrescos, etc., en el caso que si quiera consumir, se le hace el pedido, pero puede ser que no quiera consumir, ni comprar nada, por lo que sólo hace uso del servicio de Internet. Servicio de Internet: Este servicio consiste en que el usuario puede utilizar una computadora, para navegar en Internet por el tiempo que así lo crea necesario. Inspección y asesoría: Durante el tiempo que el cliente navega por Internet, hay una constante inspección para evitar que haga mal uso del Internet; además de que se le proporciona la asesoría necesaria las veces que el usuario lo requiera. La asesoría en sistemas consiste en actualizar los conocimientos de clientes sobre el uso de ciertos programas comunes en el mercado (software) o sobre el uso de algún accesorio recién adquirido. Cobro: Por último se le hace la cuenta al cliente, correspondiente a los servicios que se le proporcionaron, los alimentos y bebidas que consumió, y otros artículos que haya adquirido; se despide del cliente invitándole a regresar. NOTA: El diagrama y las funciones no cambian en las pequeñas empresas Para este caso sólo el número de computadoras al servicio de los clientes es lo que difiere. IV. Relación y características principales que deben tener los insumos, las auxiliares y los servicios Las empresas del giro emplean para la prestación del servicio: electricidad, servicio de telefonía, limpieza, vigilancia, agua, gas, productos químicos especiales para la limpieza de las computadoras. 24
Café Internet V. Relaciones insumo-producto Para preparar 1 tasa de café Café $ 1.30 Azúcar $ 0.20 Agua $ 0.10 Luz $ 0.10 Renta $ 0.40 Sueldos y salarios $ 0.40 Ganancia $ 7.50 Renta de una computadora con acceso a Internet Luz $ 1.00 Llamada local de teléfono $ 1.30 Acceso al servidor $ 1.40 Depreciación de la maquina $ 0.50 Renta $ 0.40 Sueldos y salarios $ 0.40 Ganancia $ 25.0 El equipo necesario para la adecuada operación de una empresa de este tipo es: muebles de oficina, teléfono, sistemas de cómputo, fotocopiado, maquinas para elaborar café (cafeteras), refrigeradores, scanners, impresoras, fregadero (en caso de trabajar con vajilla de porcelana). VI. Relación de proveedores principales Las materias primas y auxiliares que utilizarán las empresas integradoras corresponder a materiales de oficina. Para los servicios se debe consultar a las dependencias correspondientes (Teléfonos de México, Cía. De Luz y Fuerza del Centro o Comisión Federal de Electricidad y a la Comisión Nacional del Agua). VII. Un día tradicional de operaciones A las 9:00 a.m. se presenta el personal de limpieza y se hace cargo de la limpieza del local; se acomodan mesas y se limpian. Se lavan pisos, baños. Se hace limpieza general. A partir de las 9:30. se presentan los técnicos, meseros en el caso de una mediana empresa. Se prenden las computadoras, se prenden las máquinas de café, se cargan las computadoras y se dejan listas para su uso. Durante todo el día el encargado de registro, atiende a los usuarios, al llegar, les entrega una papeleta con la hora de entrada y los precios de los servicios por hora o fracción. Durante la estancia de algún cliente, se le da la carta para que haga su orden, si es que va a consumir algo. A lo largo del día se lavan platos, tazas, vasos, se checan las computadoras para ver que funcionen correctamente. 25
Café Internet Cuando algún usuario termina de navegar, se le hace su cuenta, de acuerdo al tiempo que hizo uso de la computadora, y si consumió café u otros productos como pasteles, compro revistas, libros, equipo de computo, etc. Al finalizar el día, el personal efectúa las operaciones de limpieza y mantenimiento del equipo y los utensilios. Se hace corte en caja y se da por terminado el día. VIII . Precauciones especiales de la actividad: Por lo que se refiere a los sistemas de cómputo que se utilizan en este tipo de empresas su actualización se da en forma continua. La actualización tecnológica más significativa es el mayor conocimiento de marketing por directivos y vendedores. Los requerimientos mínimos que el equipo de cómputo debe poseer para brindar al consumidor una mayor eficiencia son los siguientes: • Procesador de 266 Mhz • Disco Duro de 4 Gigas • Monitor a color • Tarjeta de video de 16 bites • Memoria Ram de 64Mb • Fax Modem de 64Kbps • Un driver (3 1/2) • Speakers (opcional) En este tipo de empresas no se requieren precauciones de seguridad especiales, sólo las propias de un negocio que atiende clientela. IX. Calidad en procesos y productos La calidad es el conjunto de características de un elemento, producto o servicio, que le confieren la aptitud de satisfacer una necesidad implícita y explícita. Esto significa que la calidad de un producto o servicio, es equivalente al nivel de satisfacción que le ofrece a su consumidor, y está determinado por las características específicas del producto o servicio. Aspectos de un producto o servicio que más influyen en su calidad Sin duda, los principales criterios para alcanzar la calidad son: • Satisfacción de las expectativas de los clientes. • Cumplimiento permanente de las normas. Sistema de calidad Se entiende por sistema de calidad el conjunto de directrices, políticas y requisitos que se deben satisfacer en una empresa con el fin de dar cumplimiento a los estándares de calidad definidos o acordados con el cliente para un producto o proceso. 26
Café Internet Los sistemas de calidad se diseñan para establecer y facilitar las tareas productivas de la empresa, mediante métodos relacionados con la actividad; que permiten controlar, evaluar y resolver de manera permanente el proceso operativo y los problemas inherentes, tomando en cuenta los aspectos directos e indirectos respecto de la calidad. Aseguramiento de la calidad El aseguramiento de la calidad es el conjunto de acciones planificadas y sistemáticas que son necesarias para proporcionar la confianza adecuada de que un producto o servicio satisface los requisitos dados para la calidad, los cuales deben estar sustentados en la satisfacción de las expectativas de los clientes. El aseguramiento de calidad dentro de la empresa es básicamente un sistema documental de trabajo, en el cual se establecen reglas claras, fijas y objetivas, sobre todos los aspectos ligados al proceso operativo, es decir, desde el diseño, planeación, producción, presentación, distribución, servicio posventa y las técnicas estadísticas de control del proceso y, desde luego, la capacitación del personal. Ello significa, vigilar que a lo largo de todo el proceso operativo se cumplan las instrucciones de trabajo, se respeten las especificaciones técnicas del servicio. Un sistema de aseguramiento de calidad se complementa con otros métodos y filosofías de calidad; en virtud de que los factores que abarca, permiten establecer un soporte documental para evaluar el desempeño de la empresa a partir de registros de calidad, mismos que sirven para obtener datos confiables y objetivos para mantener un control real y efectivo sobre el proceso operativo. El aseguramiento de la calidad es una metodología que está siendo aceptada por innumerables empresas y que ha mostrado sus bondades en las diferentes ramas industriales y de servicios. Sistema documental La filosofía del sistema de calidad supone que si las actividades son planeadas, programadas y documentadas, es más fácil repetir una y otra vez los procesos operativos que logran los estándares de calidad deseados. La importancia de este sistema documental radica principalmente en que se pasa de una cultura oral a una cultura escrita; en que se especifican con claridad los procedimientos de trabajo, las responsabilidades de cada área, los compromisos de calidad, las especificaciones técnicas que deben cubrir los productos o servicios, los métodos de verificación y prueba, así como los registros de atención y servicio que se brinda al cliente. De cada uno de estos factores se obtienen datos estadísticos que sirven para evaluar y controlar el sistema de calidad, por lo que este sistema conduce a un proceso de mejora continua; que evoluciona permanentemente desde adentro de la empresa hacia afuera, trayendo por consecuencia un círculo virtuoso en el que cada vez se encadenan más empresas y mejoran la calidad de sus productos o servicios. Sistema de aseguramiento de calidad El método más aceptado por las empresas alrededor del mundo hoy en día, es el sistema de aseguramiento de calidad. 27
Café Internet El sistema de aseguramiento de calidad, permite manejar un mismo lenguaje metodológico y es aplicable a cualquier tipo de empresa, con el único requisito de adecuarlo a los conceptos y terminología propios de cada actividad. Elementos de un sistema de aseguramiento de calidad: relación cliente proveedor • Revisión del contrato. • Manejo de especificaciones técnicas del proceso y servicio. • Control de insumos, productos o servicios proporcionados por el cliente. • Evaluación de la capacitación y experiencia técnica del proveedor. • Inspección y prueba del proceso o servicio. • Sistema documental. Revisión del contrato Al establecerse una relación cliente-proveedor, el punto de partida y cierre de los acuerdos lo constituye el contrato. En él se concretan los intereses de ambas partes por establecer una relación de negocios y se establecen, en firme, los compromisos bilaterales. Según esta perspectiva, el contrato se convierte en el principal instrumento de negociación para ambas partes; manifiesta las necesidades ofertas, aptitudes, capacidades y experiencia de los contratantes, y detalla las expectativas implícitas y explícitas de cada una de las partes. Registro de las especificaciones La entrega de especificaciones técnicas de los procesos o servicios son el modo en que el cliente indica al proveedor qué tipo de servicios o procesos necesita, definiendo tolerancias, y demás especificaciones que servirán de guía para el proveedor. Al llevar un registro y control adecuado de estos requerimientos, se puede revisar en todo momento que se está produciendo con exactitud lo que requiere el cliente. Además estos registros serán la base para aclarar cualquier duda o controversia que surja con el cliente respecto a los requisitos acordados para el proceso de elaboración. Control de insumos, productos o servicios proporcionados por el cliente Este requisito tiene el propósito de asegurar que los bienes o servicios que son propiedad del cliente o que son suministrados por él para incorporarse a los servicios o procesos, se manejen con base en un acuerdo previo de las condiciones de recepción, manipulación y aprovechamiento óptimo. De esa manera se garantiza para ambas partes que no habrá desorden, desperdicio, pérdidas innecesarias, negligencia o desinformación respecto del manejo de los bienes o servicios que se están entregando al proveedor. Capacitación de los proveedores Aunque cada empresa es libre de definir sus propios programas y requisitos de capacitación para sus empleados, es un hecho que el grado de capacitación y experiencia que tenga el personal del proveedor asegura al cliente la confiabilidad de los procesos requeridos. Esta situación es especialmente importante cuando se subcontratan procesos especiales cuyos resultados no pueden verificarse por inspecciones y pruebas, sin que se sustenten en la seguridad de que el personal que realizará esos procesos está capacitado para hacerlo con eficacia y eficiencia. 28
Café Internet La evaluación de la capacitación y experiencia del proveedor no debe considerarse una intromisión; sino una actividad indispensable para asegurar la calidad de un producto o servicio, así como el primer paso en el establecimiento de programas de colaboración mutua. Inspección y prueba del proceso o servicio La inspección y prueba tienen como fin verificar que los servicios o procesos realizados cumplen con los requisitos especificados por los clientes, por lo que su beneficio más claro es garantizar para ambas partes que la prestación del servicio está cumpliendo con los requerimientos acordados, pero además de ello el proveedor puede obtener información valiosa sobre la eficiencia de su operación. Pruebas En primer lugar, debe establecerse en el contrato las mediciones a realizar, los métodos que se seguirán, y el equipo y parámetros que se utilizarán. En segundo término, debe tenerse especial cuidado en el mantenimiento y calibración contra patrones de unidad de medida certificados de los equipos de inspección, medición y pruebas. Por último, es indispensable establecer un sistema para identificar el estado de inspección y prueba de todos los productos o procesos, así como usar técnicas estadísticas para planear, controlar y hacer seguimiento de la calidad. ¿Qué debe hacerse para mejorar la calidad de un proceso o producto? Aunque existen muchas escuelas distintas de administración empresarial centradas en la calidad, los puntos comunes más importantes para lograr el mejoramiento de un proceso o servicio son: • En todo momento debe pensarse primero en la satisfacción de los requerimientos de los clientes. • El mejoramiento de la calidad es logrado mediante la eliminación de las causas de los problemas del sistema. Esto conduce a mejorar la productividad. • La persona encargada de un trabajo es quien tiene mayor conocimiento acerca de él. • Toda persona desea ser involucrada en la organización y hacer bien su trabajo. • Toda persona quiere sentirse como un contribuyente importante de la organización. • Para mejorar un sistema es mejor trabajar en equipo que individualmente. • Un proceso estructurado para la solución de problemas con la ayuda de técnicas gráficas conduce a mejores resultados que uno no estructurado. ¿Cómo puedo mejorar mi oferta en términos de calidad? Mediante un sistema de aseguramiento de calidad es posible mejorar la oferta de productos o servicios para los clientes, cumpliendo una parte o la totalidad de los requisitos que establece la metodología. Para poder estar en condiciones de competir respecto a otros proveedores, es necesario darle mayores garantías a nuestros clientes potenciales, tanto en términos de costos, como en tiempos de entrega y servicio posventa, por lo que contar con los elementos del sistema de calidad, es un indicador de que nos encontramos en camino a la calidad. ¿Cómo puedo mejorar mi demanda en términos de calidad? Quien está interesado en desprenderse de una parte de sus procesos operativos, ya sea que le resulte más rentable o le ofrezca alguna ventaja en particular, debe buscar un proveedor confiable con quien establecer una relación de negocios de largo plazo, asegurando los niveles de calidad requeridos. 29
Café Internet ¿Qué son los programas de desarrollo de proveedores? Dentro del proceso de aseguramiento de calidad, muchas empresas tienen programas de desarrollo de proveedores, mediante los cuales se aporta tecnología, conocimientos e información para que éstos se vuelvan cada vez más competitivos y sean capaces de ofrecer los insumos, productos o servicios que las grandes empresas demandan. Esto se realiza a partir de dos mecanismos, por una parte, una revisión permanente de los productos o servicios que el proveedor entrega al cliente y, por otra, un programa de auditorías que el cliente realiza al proveedor en sus propias instalaciones. Las auditorías son una revisión al sistema de calidad y no tan sólo al producto o servicio, por lo que pasar las evaluaciones de los clientes, significa un gran éxito para la empresa auditada, toda vez que los grandes clientes pueden tener la seguridad de contar con un proveedor confiable. No todas las empresas proveedoras pueden decir que tienen sistemas de calidad debidamente implantados, por lo que sólo aquellas que cuentan con el reconocimiento expreso del cliente, son las que tienen mayores oportunidades de hacer negocios. Por ejemplo, en la industria automotriz solamente aquellos proveedores de refacciones o partes que han pasado con éxito por una serie de pruebas de calidad pueden ser galardonados con el reconocimiento Q- 1, que es el máximo nivel de calidad en su sector y que los coloca como proveedores confiables. ¿Para qué sirven los manuales de calidad? • Decir lo que se hace. • Hacer lo que se dice. • Demostrar la efectividad de las acciones para alcanzar la calidad. • Hacer los cambios que sean necesarios para lograr la eficacia. • Evitar cambios en los procedimientos y los documentos sin autorización de los responsables. • Informar a los empleados sobre sus actividades y responsabilidades. • Informar a los clientes los propósitos de la empresa y el compromiso que se tiene hacia la calidad. • Ayudar a los auditores para hacer sus evaluaciones sobre la eficacia del sistema, para alcanzar los requisitos de calidad establecidos. ¿Cómo se implanta un sistema de aseguramiento de calidad? Para implantar un sistema de aseguramiento de calidad, se deben llevar a cabo una serie de actividades que involucran a la organización y que van desde la definición de la política de la empresa, hasta la aplicación de los controles de calidad que exige el sistema. A continuación se presentan los aspectos más relevantes que se deben considerar para la implantación: 1. Definición de una política de calidad.- En cada empresa la alta dirección debe establecer con claridad sus objetivos y hacerlos del conocimiento de todo su personal, y las directrices generales para alcanzarlos. Esto le obliga, a promover y desarrollar en todos los niveles la conciencia de lo que es la calidad e indicar constantemente la importancia que para la empresa tienen sus clientes. Es indispensable que se informe al personal que los productos o servicios proporcionados o fabricados con mala calidad, redundan en altos costos económicos y de imagen empresarial. 30
Café Internet 2. Ejercer la calidad.- La alta dirección debe establecer las funciones de mando y de gestión que correspondan, con el fin de que en cada nivel de la empresa, los trabajadores apliquen la política de calidad que ha sido determinada. 3. Diseñar el modelo de aseguramiento de calidad para la empresa.- Aunque existen modelos o esquemas generales, que señalan secuencias de trabajo, responsabilidades y procedimientos, es importante cuidar que la selección de éstos considere desde la alta dirección hasta el último de los trabajadores. 4. Certificación.- Una vez que se han cubierto los requisitos anteriores, la empresa deberá buscar la certificación de algún órgano acreditado para ello; esto le permitirá dar muestra a sus clientes, que sus productos o servicios reúnen las condiciones de confiabilidad que cualquier consumidor necesita. Para realizar los objetivos antes descritos, es importante que el empresario considere: • En primer lugar, debe haber un compromiso definitivo por parte de la dirección con el fin de impulsar las prácticas de calidad en toda organización. Nace la política de calidad. • Definir la misión de la empresa, decidir que es lo que se pretende alcanzar en términos cuantitativos y cualitativos. Mantener una visión de corto, mediano y largo plazo, con el fin de encauzar las energías y potencialidades de la organización hacia sus objetivos particulares. • Hacer un balance de las fortalezas y debilidades de la organización en términos de sus recursos, para aprovechar al máximo las potencialidades de la empresa. • Consultar asesores expertos que los orienten para planear, desarrollar, implantar, mantener y mejorar un sistema de aseguramiento de calidad, y de un proceso de mejora continua. • Involucrar a todos los miembros de la organización con la política de calidad y fomentar la integración de grupos de trabajo, que se responsabilicen de documentar el sistema de aseguramiento de calidad. • Designar a un responsable de la dirección general, que tenga las facultades y toma de decisión en todo lo referente a la implantación y desarrollo del sistema de calidad y que sea el responsable operativo del mantenimiento del sistema. • Informar a los clientes los propósitos de la empresa y el compromiso que se tiene hacia la calidad. • Mantener una evaluación permanente de los aspectos relacionados con la calidad, y determinar las acciones correctivas y preventivas necesarias. Una vez implantado el sistema de calidad y habiendo aprobado las auditorías de implantación que demuestran el funcionamiento correcto del sistema, solicitar al organismo pertinente la certificación ISO- 9000. X. NORMAS La Normalización es el proceso mediante el cual se regulan las actividades desempeñadas por los sectores tanto privado como público, en materia de salud, medio ambiente en general, comercial, industrial y laboral estableciendo reglas, directrices, especificaciones, atributos, características, o prescripciones aplicables a un producto, proceso o servicio. 31
Café Internet Esta actividad se realiza a través de la expedición de las normas que pueden ser de 3 tipos principalmente: a.- Las Normas Oficiales Mexicanas (NOM´s) que son las regulaciones técnicas de observancia obligatoria expedidas por las dependencias competentes, conforme a las finalidades establecidas en el artículo 40 de la Ley Federal sobre Metrología y Normalización, y las cuales están encaminadas a regular los productos, procesos o servicios, cuando éstos puedan constituir un riesgo latente tanto para la seguridad o la salud de las personas, animales y vegetales así como el medio ambiente en general. b.- Las Normas Mexicanas (NMX's) que son las elaboradas por un organismo nacional de normalización, o la Secretaría de Economía, en términos de lo dispuesto por el artículo 51-A de la Ley Federal sobre Metrología y Normalización, y tienen como finalidad establecer los requisitos mínimos de calidad de los productos y servicios de que se trate, con el objeto de brindar protección y orientación a los consumidores. Su aplicación es voluntaria, con excepción de los siguientes casos: 1) Cuando los particulares manifiesten que sus productos, procesos o servicios son conformes con las mismas, 2) Cuando en una NOM se requiera la observancia de una NMX para fines determinados, y c.- Las que elaboran las entidades de la administración pública para aplicarlas a los bienes o servicios que adquieren, arrienden o contratan cuando las normas mexicanas o internacionales no cubran los requerimientos de las mismas o sus especificaciones resulten obsoletas o inaplicables que se denominan normas de referencia. Toda empresa que se quiera crear, ya sea que venda un producto u ofrezca un servicio, tiene que cumplir con ciertos lineamientos que le facilitarán un mayor posicionamiento y más seguro en el mercado, así como un incremento en la calidad del bien o servicio del que se trate. Las normas en esencia constituyen un conjunto de prácticas que deben investigarse, con el objeto de saber cuáles son todas aquéllas que deben observarse en el giro que se propone desempeñarse. Es altamente recomendable informarse con mayor detalle al respecto, pues periódicamente surgen nuevas prácticas que tanto los prestadores de servicios como los productores deben cumplir, en especial para competir eficientemente en el mercado. Existen normas específicas para cada giro determinado, en el recuadro siguiente se muestran algunos ejemplos de normas aplicables al giro: Relación de normas aplicables (Técnicas, calidad, sanitarias, entre otras) Descripción Contenido General Nombre Número Fecha • Seguridad e higiene NOM-001-STPS- 8/6/1994 Condiciones de seguridad e higiene 1993 en las edificaciones, locales, instalaciones y áreas de los centros de trabajo. • Seguridad NOM-002-STPS- 20/7/1994 Condiciones de seguridad para la 1994 prevención y protección contra incendio en los centros de trabajo. 32
Café Internet • Seguridad NOM-004-STPS- 13/6/1994 Sistemas de protección y dispositivos 1993 de seguridad en la maquinaria, equipos y accesorios en los centros de trabajo. • Seguridad e higiene NOM-016-STPS- 6/7/1994 Condiciones de seguridad e higiene 1993 en los centros de trabajo referente a ventilación. • Seguridad NOM-020-STPS- 24/5/1994 Medicamentos, materiales de 1993 curación y personal que presten los primeros auxilios en los centros de trabajo. • Seguridad NOM-021-STPS- 24/5/1994 Requerimientos y características de 1993 los informes de los riesgos de trabajo, para integrar las estadísticas. • Seguridad NOM-025-STPS- 25/5/1994 Niveles y condiciones de iluminación 1993 que deben tener los centros de trabajo. • Seguridad NOM-027-STPS- 27/5/1994 Señales y avisos de seguridad e 1994 higiene. • Seguridad NOM-109-STPS- 16/1/1996 Prevención técnica de accidentes en 1994 máquinas y equipos que operan en lugar fijo. Protectores y dispositivos de seguridad, tipos y características. • Seguridad NOM-122-STPS- 18/7/1997 Condiciones de seguridad e higiene 1996 para el funcionamiento de los recipientes sujetos a presión y generadores de vapor o calderas que operan en los centros de trabajo. 33
Café Internet 4. EQUIPO Introducción La elección del tipo de equipo requerido es uno de los factores más importantes para el inicio de operaciones de cualquier empresa, sobre todo si se trata de una micro o pequeña empresa, en virtud de los elevados egresos que pueden representar y de las limitadas opciones de financiamiento, aspectos que influyen de manera importante en el éxito o fracaso del negocio. Este y otros factores relevantes que a continuación se analizan permiten responder a preguntas como: ¿cuál es la maquinaria y equipo necesarios para la puesta en marcha de este tipo de negocios?, ¿qué equipo auxiliar se requiere para la operación del negocio?, ¿cómo determinar la decisión de compra o renta de los equipos?, ¿cuáles son los porcentajes aplicables para la depreciación de los equipos?, ¿cuáles son las precauciones especiales que se deben tener con relación al mantenimiento preventivo y predictivo del equipo para el giro?, ¿cuáles son los principales proveedores de equipo para el giro? Contenido: I. Relación del equipo principal a escala microempresa/artesanal II. Relación del equipo principal a escala pequeña empresa III. Relación y especificaciones del equipo auxiliar y accesorios de apoyo IV. Relación de proveedores del equipo principal V. Evaluación de decisiones de compra o renta de equipo VI. Mantenimiento y depreciación VII Precauciones especiales con relación al equipo y accesorios respecto a la seguridad y protección de los recursos humanos 34
Café Internet I. Relación de equipo principal a escala microempresa/artesanal. Una de las primeras decisiones al elegir el equipo, se relaciona con el grado de flexibilidad o adaptación deseada. Las máquinas y herramientas se pueden clasificar como de propósito general y de propósito especial. Las máquinas de propósito general son las más flexibles y constituyen la mayoría de las máquinas y herramientas que se utilizan en la actualidad. En contraste, las máquinas de propósito especial están diseñadas para efectuar un solo trabajo. Tales máquinas tienen, por lo general, la ventaja de efectuar operaciones específicas, de manera más rápida y a mayor escala que las máquinas de propósito general. Sin embargo, se caracterizan por su falta de flexibilidad ya que un cambio en el diseño del producto puede requerir su acoplamiento, desecho o cambio total. Por lo común, la elección entre el equipo general y el especializado, implica un problema económico, considerando los siguientes aspectos: 1) El costo inicial que se debe cargar durante la vida útil prevista del equipo; 2) El costo laboral directo, y 3) El costo de preparación. La vida útil de una máquina con propósito especial, construida con métodos convencionales, por lo general termina bruscamente cuando ocurre un cambio en el modelo del producto o en el proceso, el cual altera la operación para la que se diseñó. El aumento de la vida esperada de los paquetes de máquinas permite amortizar su costo original durante períodos más largos y disminuye su tasa de obsolescencia, lo que hace más atractiva su compra y su futuro en la industria es más prometedor. El uso máximo de maquinaria universal es posible organizando la producción de partes en grupos, sobre la base de su tamaño, su forma y los métodos de fabricación. Esta organización tiende a reducir el manejo del material y los costos de las existencias. También se debe tomar una decisión acerca de la acción de una máquina, por ejemplo, los medios para lograr su movimiento. Los métodos comunes de impulsión son: eléctricos, hidráulicos, neumáticos (aire o vapor comprimido) y mecánicos (tren de engranes, levas o palancas). Cada uno de estos medios de acción tiene sus ventajas para lograr ciertos movimientos; pero si este factor es igual entre dos medios semejantes, las limitaciones de espacio, el costo general y la facilidad de cambio o mantenimiento determinan la elección exacta. En el diseño o selección de cualquier máquina, existen dos principios fundamentales que deben tomarse en cuenta: 1) La máquina debe ser fácil de instalar, mover, operar, dar servicio y reparar, y 2) Debe suministrarse con mecanismos de seguridad para prevenir problemas onerosos debido a una operación inapropiada. 35
Café Internet Los controles de encendido y apagado se deben colocar en forma tal que sea posible apagar la máquina rápidamente. Si es posible, se deberá diseñar la máquina de tal manera que el operador se pueda sentar con comodidad. De manera general se señala tanto el nombre de mobiliario, maquinaria y equipo principal para la operación normal en el giro, su capacidad, y valor referencial de los mismos. No se consideran los precios que se podrían obtener en un mercado de maquinaria y equipo ya utilizados antes o el costo del alquiler de estos equipos. El mobiliario a usarse tiene ciertas características particulares propias de cada establecimiento, es decir, que los muebles sobre medida que se pretenda colocar en la empresa carecen de una producción en serie, por lo que cualquier diseño (referida a dimensiones, calidad del material, tiempo de entrega, capacidad del inmueble y su eficiente distribución) se va a realizar de manera particular y en trato directo con el proveedor o fabricante de su preferencia. Sin embargo hay en el mercado abundantes modelos de escritorios para computadoras en donde se puede trabajar en un espacio reducido frente a un monitor con un teclado y la unidad de procesamiento central, generalmente en la parte inferior o hasta en el piso. Estos se colocan los unos al lado de los otros y se aprovecha, generalmente las paredes. En cuanto al equipo de cómputo que se requiera dependiendo de las características de cada equipo respecto de su capacidad de memoria, velocidad del procesador para manejar imágenes, calidad del monitor, así como del software en general va a estar sujeta a los precios de los proveedores o armadores de los equipos. Equipo Descripción Costo Aproximado ($) • Mobiliario Lote 11000 • 10 Equipos de computo PC, impresora 80000 • Cafetera Renta mensual 400 • Servidor Renta mensual 460 • Conexión especial para redes Renta mensual 380 Total 92,240 Nota: Los valores consignados corresponden al primer semestre de 2000. La renta mensual del servidor y la conexión a redes son las aplicadas por el sistema Prodigy de Telmex, que si bien cobra un renta relativamente barata, carga cada llamada, independientemente de su duración. Es frecuente que las comunicaciones se interrumpan y se debe hacer una nueva llamada. 36
Café Internet II. Relación del equipo principal a escala pequeña empresa Por último, al elegir el equipo, debe decidirse entre construirlo o comprarlo ya fabricado. Hay que tomar en cuenta que la pequeña empresa utiliza un mayor equipamiento en número y capacidad productiva con relación a la microempresa. El equipo mínimo a considerar en este tipo de empresa es el siguiente: Equipo Descripción Costo Aproximado ($) • Mobiliario Lote 13500 • 15 Equipos de computo Pc’s e impresora 120000 • Equipo auxiliar 5 scanners y video cámaras 8500 • Servidor Renta Mensual 460 • Conexión de redes Renta Mensual 380 • Cafeteras Renta mensual 800 Total 143,640 Nota: Los valores consignados corresponden al primer semestre de 2000. III. Relación y especificaciones del equipo auxiliar y accesorios de apoyo El equipo auxiliar y accesorios de apoyo requeridos para la operación de la planta incluyen entre otros: Equipo Costo Aproximado ($) Scanner 800 • Speakers 600 • Video cámaras 750 • CD driver 800 • Protector de pantalla 120 Total 3,070 Nota: Los valores consignados corresponden al primer semestre del 2000. IV. Relación de proveedores del equipo principal Si sólo existe una fuente de provisión, la cantidad comprada puede justificar en gran medida un descuento sustancial o se puede negociar un precio muy favorable. Una empresa que sólo compra a un proveedor corre el riesgo de tener que detener el flujo operativo si se produce una huelga o un accidente en la planta de su único suministrador. Lo más recomendable para solucionar este tipo de problemas es tener de dos a tres proveedores por insumo. A continuación se señala ¿cómo acceder a la relación de proveedores del equipo principal del giro: 37
Café Internet El principal mecanismo para establecer negociaciones con los proveedores es a través de catálogos y revistas especializadas y por el Sistema de Información empresarial Mexicano (SIEM). V. Evaluación de decisiones de compra o renta de equipo En años recientes existe en la industria una marcada tendencia a la renta de bienes de capital en contraposición a su compra. Se utiliza la opción de renta en los casos de los edificios, camiones de entrega y servicio dentro de la planta, camiones para manejo de materiales y equipo de oficina. La renta ofrece las ventajas de no exigir el desembolso de capital, que el usuario no tenga preocupaciones por el servicio ni por el mantenimiento y que los pagos por arrendamiento sean totalmente deducibles de impuestos, por considerarse gastos corrientes del negocio. En los anexos se presenta y comenta la fórmula financiera que permite evaluar la conveniencia o no de comprar o arrendar maquinaria y equipos. VI. Mantenimiento y depreciación La depreciación se refiere al cargo contable periódico que es necesario realizar con el propósito de establecer una reserva que permita reponer el valor del equipo. En rigor la reserva se constituye de conformidad a la magnitud en que el equipo va perdiendo valor por acción de su desgaste u obsolescencia. La depreciación puede estimarse de acuerdo a criterios contables o a lo que ocurre en la realidad. Asimismo, cuando se habla de depreciación fiscal se hace referencia al hecho de que el gobierno, por medio de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP), permite a cualquier empresa legalmente constituida recuperar la inversión hecha en sus activos fijo y diferido, vía un mecanismo fiscal. Son varios los objetivos que se persiguen con este procedimiento legal: no sólo es el hecho de que el empresario recupere la inversión en determinado tiempo; sino que además, si todas las empresas, al término de la vida fiscal de sus activos los sustituyeran por nuevos, tendrían empresas con una tecnología actualizada y serían más eficientes en sus procesos. De hecho, una empresa que no sustituya sus activos fijos al término de su vida fiscal se perjudica en dos formas: por un lado, automáticamente empieza a pagar más impuestos al no poder hacer cargos por depreciación; por otro lado, caerá lentamente en la obsolescencia tecnológica, con un perjuicio directo para la empresa, puesto que los costos de mantenimiento aumentarán y los paros por fallas del equipo, que también representan un costo extra, más difícil de recuperar. La amortización es un término al que por lo general se le asocia con aspectos financieros, pero cuando se habla de amortización fiscal, su significado es exactamente el mismo que el de la depreciación. La diferencia estriba en que la amortización sólo se aplica a los activos diferidos o intangibles, tales como: gastos preoperativos, gastos de instalación, compra de marcas y patentes y demás. La compra de una patente es una inversión, pero es obvio que con el paso del tiempo y con su uso el precio de esta patente no disminuye (se deprecia) como en el caso de activos tangibles. Así, a la recuperación de la inversión de ese activo vía fiscal, se le llama amortización, y se aplicará de manera gradual en activos diferidos. Por tal razón, depreciación y amortización son un mismo concepto, y en la práctica ocupan un mismo rubro en el estado de resultados. 38
Café Internet La Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR) señala expresamente que serán deducibles de impuestos los cargos de depreciación y amortización en los porcentajes que establece la propia ley. A continuación, la LISR declara todos los conceptos que comprende el activo diferido y su porcentaje anual de recuperación, así como los porcentajes aplicables al activo fijo; en el último inciso se declara que cualquier activo fijo no mencionado en los incisos anteriores se cargará con un porcentaje del 10%, con el que quedan incluidos todos los activos fijos que puedan existir por raros o desconocidos que sean. Tipos de depreciación Depreciación en línea recta (LR) Se cuenta con varios métodos para determinar el cargo anual de depreciación, sin embargo, el más comúnmente utilizado e incluso el único permitido, al menos por las leyes mexicanas, es el de línea recta (LR). Este método consiste en recuperar el valor del activo en una cantidad que es igual a lo largo de cada uno de los años de vida fiscal, de forma que si se grafica el tiempo contra el valor en libros, esto aparece como una línea recta. Sea: Dt = cargo por depreciación en el año t P = costo inicial o valor de adquisición del activo por depreciar VS = valor de salvamento o valor de venta estimado del activo al final de su vida útil n = Vida útil del activo o vida depreciable esperada del activo o período de recuperación de la inversión. Entonces se puede escribir: P - VS Dt = n Depreciación acelerada La depreciación acelerada consiste en recuperar la inversión original de los activos fijo y diferido, vía fiscal, mediante un porcentaje mayor en los primeros años a partir de la adquisición, lo cual es conveniente para la empresa puesto que contará con mayor disponibilidad de efectivo en los primeros años de operación, período en el que presenta mayores dificultades para crecer y estabilizarse. En México, la SHCP establece: “Con fines de fomento económico se podrá autorizar que se apliquen porcentajes mayores a los señalados en esta ley, previa autorización escrita, que declare las ramas de actividad, las regiones y los activos, que gozarán de estos beneficios, así como señalar los métodos aplicables, los porcentajes máximos y su plazo de vigencia”. La LIRS establece los porcentajes de depreciación para activos fijos y diferido. Aunque no se declara con exactitud el método de depreciación que debe utilizarse se sobreentiende que es el de línea recta. De acuerdo con el mismo criterio de ambigüedad, en la depreciación acelerada no se señala un método específico, el cual lo determinará la autoridad cuando sea necesario. 39
Café Internet La Ley del Impuesto Sobre la Renta, establece en los artículos 44 y 45 los porcentajes máximos autorizados para la depreciación de la maquinaria y equipo. Para el caso particular del giro son: • 10 % para equipo • 25 % para vehículos de transporte • 30 % para equipo de computo electrónico • 10 % para mobiliario y equipo de oficina En este caso, la mayoría del equipo goza de la modalidad fiscal de depreciación acelerada o sea de poder asignar un monto para su reposición cada tres años. Aquí es muy importante este punto por los permanentes cambios tecnológicos. Los sistemas de manufactura modernos establecen como esencial para incrementar la competitividad de los bienes industriales, el establecimiento de programas de mantenimiento preventivo y predictivo elaborados con base en el análisis del comportamiento y desempeño de los mismos para evitar cualquier problema de descomposturas. Deberá establecer un programa preventivo de mantenimiento para el equipo de computo. Esto debe llevarse a cabo regularmente y estar atento a las fallas que pueda tener un equipo, pues son muy frecuentes, aún en los equipos modernos. VII. Precauciones especiales con relación al equipo y accesorios respecto a la seguridad y protección de los recursos humanos No se requieren cuidados especiales en este tipo de empresas de seguridad y protección del medio en este giro. Es indispensable cuidar el destino de los desechos, para evitar problemas de contaminación por las tintas, los cartuchos y las envolturas de plástico. 40
Café Internet 5. INSTALACIONES: UBICACIÓN Y SERVICIOS AUXILIARES Introducción La selección adecuada de la ubicación es un factor importante para el inicio de cualquier negocio, sobre todo si se trata de una micro o pequeña empresa, ya que el éxito o fracaso de un pequeño negocio depende con frecuencia del sitio que se elija. Este y otros factores relevantes que a continuación se analizan, permiten responder a preguntas como: ¿qué criterios se deben considerar para la selección de la ubicación de una empresa?, ¿cuáles son los factores que inciden en la definición de su tamaño?, ¿cómo lograr una distribución que facilite el flujo de materiales?, ¿qué tipo de restricciones y problemática ambiental presenta este giro?, ¿cómo determinar la conveniencia de comprar o rentar instalaciones?, entre otras. Contenido: I. Criterios para la selección de la ubicación del negocio II. Definición del tamaño de la planta III. Distribución interior de la instalación IV. Problemática ambiental del giro V. Opciones para comprar o arrendar instalaciones existentes 41
Café Internet I. Criterios para la selección de la ubicación del negocio Localización La selección de la ubicación del negocio será el resultado de conjugar y evaluar los siguientes factores: Pasos para la elección del sitio de la empresa Existen tres pasos principales, el primer paso es la elección de la región o área general en que la planta se debe localizar, y comúnmente requiere el estudio de cinco factores: • Proximidad al mercado: Se debe tener en consideración la ubicación de los clientes potenciales, así como de los posibles canales de distribución, de tal forma que se puedan disminuir los costos. • Proximidad a los proveedores de insumos: Los proveedores de las materias primas para el proceso de producción, deben estar ubicados lo más cerca posible con el objeto de tener rapidez en las entregas y fletes a costos menores. • Vías de comunicación y disponibilidad de medios de transporte: La región en estudio deberá contar con vías de comunicación (carreteras y ferrocarril) para el adecuado transporte del personal, materias primas y producto terminado; así como con la disponibilidad de empresas transportistas de carga para la entrega del producto. • Servicios públicos y privados idóneos tales como luz, agua, drenaje y combustibles, entre otros: Se deben revisar los servicios públicos y privados que se ofrecen en la zona, en virtud de que las plantas manufactureras requieren usualmente de un suministro importante de agua y fuentes de energía. • Condiciones climáticas favorables: En las micro y pequeñas empresas éste es un elemento importante para evitar el aumento en los costos por energía y contribuir en general a la competitividad de los bienes producidos El segundo paso, es la elección de la comunidad en particular, la que debe contar con: • Mano de obra adecuada en número y tipo de especialidad requerida: Lo anterior con el propósito de que exista perfecta correspondencia entre los requerimientos relativos a la disponibilidad de mano de obra actual y futura de la empresa respecto de la comunidad que se los debe proporcionar. • Escala de salarios que compiten con los pagados por otras compañías de la misma industria, en otra localidad: Las empresas deben de tener bien establecido el rango de sueldos que pueden pagar por actividad desempeñada y aprovechar diferencias respecto a los sueldos de otras empresas del mismo giro en otras comunidades. • Cargas fiscales: Se deberán valorar las cargas fiscales de cada comunidad en estudio, en relación con los impuestos federales y locales, así como aprovechar las exenciones correspondientes, las cuales pueden ser un factor importante en la elección del sitio de instalación de la planta. 42
Café Internet • Condiciones de vida de la comunidad: Un factor útil a considerar es lograr el desarrollo que puedan tener los empleados en la comunidad, por lo que deberá identificarse aquélla que cuente con los servicios básicos como son: escuelas, hospitales, mercados, iglesias, entre otros. El tercer paso, es la elección del sitio exacto de localización de la planta en la comunidad favorecida. Esto quiere decir que después de tomar en cuenta todos los puntos anteriores se procederá a la elección del lugar más pertinente. En el caso de que se tenga ubicado o seleccionado un terreno en particular, se deberán considerar los siguientes factores: ubicación, extensión, topografía, posibilidad de ampliaciones, requisitos legales, molestia a terceros, entre otros. Los centros de entretenimiento y los lugares que son más frecuentados por la población en general se consideran como la mejor ubicación , sin embargo existen otros lugares con menor afluencia de gente, pero con una potencialidad de consumo mayor, tales como, los corredores comerciales que se encuentran en casi todas las ciudades del país. Las características propias de este giro nos permiten abarcar una gran proporción de mercado ya que los potenciales consumidores no se encuentran diferenciados en grandes segmentos de mercado, por lo cual la “homogeneidad” del consumidor nos va a permitir desarrollar estrategias muy parecidas para casi toda la población. La cercanía a los centros de trabajo, a los escolares y a los centros turísticos son los sitios más indicados para estos servicios. No debe perderse de vista que los turistas, a veces necesitan verificar su correo o mandar alguna información y este es un modo rápido, amplio (pueden escribir varias páginas) y barato. Elementos a considerar para la ubicación del giro: El aspecto más importante, es la cercanía con los clientes potenciales para estar en posibilidad de crecer y lograr una mayor penetración en el mercado. La mejor ubicación de un giro como este en una ciudad está estrechamente relacionado con los centros de trabajo y con los centros educativos. La población estudiantil es la parte del mercado que consume en mayor medida el servicio de Internet y sobre todo en los rangos de edad de los 17 a los 25 años. Es por ello que resulta muy significativo que la ubicación de la empresa se localice próxima a los centros educativos (Universidades, Colegios). Respecto de la infraestructura de servicios auxiliares que requiere una planta en este giro están: luz, agua, combustibles, teléfono, gasoducto, recolección de basura, bomberos, seguridad, en el recuadro siguiente se señalan las particularidades del caso: Son necesarios los siguientes servicios: • Teléfono • Energía eléctrica 43
Café Internet • Agua • Vías de acceso • Drenaje • Seguridad • Recolección de basura II. Definición del tamaño de la planta En la definición del tamaño se deberá considerar las necesidades futuras de la empresa. Para el caso particular de una microempresa se estima que se podría iniciar con un área de 90 m2. La pequeña empresa requiere del espacio suficiente para el mobiliario y equipo de computo, entre otros, por lo que se deberá contar con un área de 130 m2. El espacio del inmueble debe de acoplarse a los requerimientos de comodidad y seguridad que la Ley y el consumidor demandan. Las variaciones del espacio se van a determinar por el número de máquinas (computadoras) que se deseen colocar, pero además los espacios pertinentes al área administrativa y servicios. Un aspecto fundamental en la ubicación y establecimiento de la empresa es el que se refiere a la ventilación del mismo, así como un factor luminosidad que se ve reflejado en los costos y que debe evitar los reflejos sobre los monitores y por otra parte la exposición del mobiliario de la empresa que deben ser cómodos y presentable. A continuación se señala una relación de las instalaciones necesarias para una pequeña empresa en este giro y se presenta un bosquejo general de su distribución interna: • Áreas administrativas • Espacio de recepción • Área de cómputo • Baños 44
Café Internet III Distribución interna de las instalaciones de la planta Distribución interna de las instalaciones de la planta BODEGA BAÑOS H - M AREA DE REVISTAS Y EQUIPO DE CÓMPUTO ARE A AREA DE DE RE GIS CÓMPUTO La inversión inicial considerando los conceptos de terreno, construcciones e instalación de servicios se muestra en el recuadro adjunto. Los montos señalados son sólo indicativos, variando significativamente por región, ciudad y localización en particular. Dentro de los rubros de inversión no se considera el capital de trabajo necesario que dependerá del nivel de operaciones previsto para la empresa. • Terreno: $200,000 • Construcciones: $240,000 Nota: Los valores consignados corresponden al primer semestre de 2000. Se considera un valor aproximado para el terreno de $350 por m2. 45
Café Internet IV. Problemática ambiental del giro Para iniciar la operación de la empresa se debe contar con licencia de funcionamiento y uso del suelo. V. Opciones para comprar o arrendar instalaciones existentes Es necesario evaluar desde el punto de vista financiero las opciones de arrendar respecto a comprar. Para ello será conveniente verificar el valor actual de comprar frente al valor actual de arrendar. Para realizar nuestro análisis se tomará en consideración los pagos involucrados en cada una de las opciones, la vida útil de nuestras instalaciones y el costo de oportunidad del capital. La decisión de rentar o comprar puede variar de acuerdo al giro y a las instalaciones involucradas. El modelo financiero de evaluación se presenta en los Anexos. Además, cabe considerar que para la prestación de este servicio la ubicación juega un papel fundamental sobre todo si se trata de áreas comerciales o con gran afluencia de gente. Por lo que resultaría muy costoso el comprar el local en un primer momento, sin saber si las ganancias esperadas pueden solventar en un futuro esa inversión 46
Café Internet 6. PERSONAL, ESTRUCTURA, ORGANIZACIÓN, DIRECCIÓN Y CONTROL Introducción En el presente capítulo se concretan y describen temas que permiten a cualquier empresario dar solución a las siguientes interrogantes: ¿qué funciones desempeña el propietario en la micro y pequeña empresa?, ¿cuáles son las actividades fundamentales de toda empresa?, ¿cómo se definen los puestos necesarios para su operación?, ¿cómo se establece un procedimiento efectivo de contratación?, ¿qué tipos de estructuras organizacionales existen y cómo elegir la más adecuada?, ¿cómo se elabora y qué debe contener un manual de organización?, ¿cuál es el marco normativo que rige las relaciones de trabajo?, ¿cómo elaborar un programa efectivo y eficiente de capacitación?, ¿cómo es el proceso administrativo en una empresa?, entre otras. Contenido: I. La estructura II. La dirección y el liderazgo III. La administración IV. Definición de funciones V. Proceso administrativo • Planeación • Organización • Dirección •Control VI Procedimiento de contratación de personal VII. Marco normativo laboral •Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos •Ley Federal del Trabajo •Ley del Seguro Social •Ley del Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores •Ley de Sistemas de Ahorro para el Retiro VIII. Necesidades de Personal XI. Proceso de capacitación del personal 47
Café Internet I. La estructura Todas las personas que participan en una empresa deben tener una o varias funciones específicas que cumplir y, en conjunto, sus actividades han de lograrse con armonía, de lo contrario la misión de la empresa no podrá alcanzarse. Saber cómo está organizada la empresa y cuál es el papel a desempeñar por cada uno de los integrantes permite llegar con éxito a las metas propuestas, por ello, la organización de la estructura de la empresa, al igual que la descripción de las funciones de cada puesto son dos elementos indispensables para coordinar todo el proyecto. La definición de una estructura organizacional dentro de una empresa nos va a ayudar a resolver las siguientes interrogantes: ¿Cómo se va a dividir el trabajo? ¿Cuáles son los niveles de administración? ¿Cómo se agrupan y se interrelacionan los distintos segmentos que integran la empresa? ¿Cuáles son los procesos que debe realizar la empresa? ¿Qué características tiene cada puesto? ¿Qué perfil necesita cada puesto? El proceso de organización pasa por cinco etapas que constituyen un ciclo que se renueva en todo o por partes, pues es también una actividad dinámica. 1 Detallar el trabajo División del trabajo Combinación de tareas Coordinación del trabajo Seguimiento y reorganización 1 Sérvulo Anzola Rojas, Administración de pequeñas empresas, Edit. Mc. Graw Hill, México, 1999, p.54 48
Café Internet En los niveles de combinación de tareas y de coordinación de trabajo se presentan los organigramas que, de modo gráfico muestran el orden y la jerarquía dentro de la empresa. Visto lo anterior, la estructura organizacional busca repartir de manera adecuada las actividades y responsabilidades de cada trabajador, empleado o funcionario, a quienes respectivamente les corresponde un puesto, con el fin facilitar el cumplimiento del proyecto, mediante la labor en equipo y una coordinación entre ellos. Normalmente una empresa consta de cuatro áreas funcionales: • Ventas • Producción • Personal y • Finanzas Las ventas son el elemento motor de la empresa, pues de ahí se derivan los ingresos que le dan la posibilidad de subsistir. En este punto se deben tener presentes el producto, la plaza, la promoción y el precio. En la producción se transforman las materias primas en bienes finales, o bien es donde se lleva a cabo las actividades que se van a ofrecer como servicios. Para ello se deben considerar la ubicación o localización de la planta, del taller o del negocio, se define el tamaño se determinan los requerimientos de maquinaria equipo y materias primas, se define la manera como se van a elaborar los productos o los servicios y el lugar y modo de almacenarlos. El área de personal es la que se ocupa de coordinar la situación de las personas en su convivencia con la empresa y por eso se encarga de seleccionar y reclutar a los empleados, inducirlos, esto es entrenarlos para cumplir con las labores que se le encomienden, capacitarlos y motivarlos. Así mismo, se encarga de las remuneraciones y prestaciones, de los incentivos y recompensas al igual que de los riesgos y accidentes que pudieren surgir. Finalmente, las finanzas tiene a su cargo el manejo de los recursos financieros del negocio. Deben por ello velar por la obtención oportuna de los montos requeridos por la empresa, en especial para poder alcanzar a tiempo los planes definidos, tratar con los bancos y las entidades financieras, eventualmente con los acreedores y deudores, así como organizar los estados contables de la empresa. Existen tres tipos de estructuras organizacionales básicas que son: 1. Lineal. La organización lineal se fundamenta más en la autoridad y la responsabilidad que en la naturaleza de las habilidades, y se ejerce cuando la autoridad procede directamente de un nivel superior y donde cada subordinado es responsable sólo ante su superior jerárquico; es decir, siempre hay un supervisor que con autoridad dirige a un subordinado y continúa el mando por escalas ininterrumpidas. Este tipo de estructura presenta las siguientes ventajas y desventajas: 49
Café Internet Ventajas Desventajas • Es sencilla y clara • Se carece de especialización • Se logra una disciplina laboral • Es poco flexible para futuras expansiones • Se facilita la rapidez de acción • Es difícil capacitar a un jefe en todos los • No hay conflicto de autoridad ni fuga de aspectos que debe coordinar responsabilidad • Los jefes siempre están saturados de trabajo, • Es más fácil y útil en la micro empresa sobre todo de detalles • La organización descansa en personas y al perderse una de éstas se producen trastornos administrativos. Ejemplo de estructura lineal: Gerente o Propietario Hornero de cocción Mezclador Estibador Chofer 2. Funcional. Se basa en la naturaleza de las actividades a realizar y se organiza específicamente por departamentos o secciones, de acuerdo con los principios de la división del trabajo de las labores de una empresa, y aprovecha la preparación y las aptitudes profesionales del personal en donde puedan lograr mayor rendimiento. La organización funcional se aplica particularmente en pequeñas, medianas y grandes empresas, donde al frente de cada departamento está un jefe que tiene a su cargo una función determinada y como superior de todos los jefes está un director o gerente que coordina las tareas de aquéllos conforme a la concepción y propósitos de la empresa. Ventajas Desventajas • Aumenta la capacidad y eficiencia de los • Dificulta definir la autoridad y responsabilidad jefes por la especialización. de cada jefe en los aspectos que no son • Permite separar las actividades en sus comunes. elementos más simples. • Se duplica el mando y genera la fuga de • Existe la posibilidad de rápida adaptación en responsabilidad. casos de cambios en los procesos. • Se reduce la iniciativa para acciones comunes. • Existen quebrantamientos de disciplina y numerosos conflictos. 50
Café Internet Ejemplo de estructura funcional: GERENCIA DEPTO. DE PRODUCCION DEPTO. CONTA BILIDA D DEPTO. PERSONA L Preparado y mezclado Fact uración A dminist ración del Labrado Cuent as por pagar personal Horneado Cuent as por cobrar Nóminas A cabado 3. Línea y asesoría. Este tipo de organización es lineal, en cuanto que cada uno de los trabajadores, empleados y vendedores rinden cuentas a un solo supervisor en cada caso, con la modalidad de que en la organización de línea y asesoría existen especialistas que hacen las veces de asesores de la dirección en aspectos concretos y determinados. Esto no debe confundirse con que la autoridad se comparta, puesto que la función de los asesores es exclusivamente aportar sus consejos u opiniones, sin dar órdenes, ya que éstas provienen de línea. Este tipo de organización trata de aprovechar las ventajas y evitar las desventajas de las anteriores estructuras. Ventajas Desventajas • Está basado en la especialización planeada. • Puede haber confusión en las líneas de mando con relación a la posición de los • Proporciona conocimientos especializados a asesores y los supervisores de línea, a la dirección y a los jefes. menos que los organigramas y el manual de organización indiquen las funciones. • Permite los ascensos al personal capaz, pues tiende a abrir espacios a puestos de • La efectividad de los asesores pueden no responsabilidad. rendir frutos por falta de apoyo en la instrumentación de sus recomendaciones. • Aumenta la eficiencia en las operaciones, lo cual compensa el incremento de los costos • Puede existir falta de capacidad para ocasionados por las asesorías. comprender los puntos de vista de los asesores y causar conflictos. • El diseño de la organización requiere de habilidad. 51
Café Internet Ejemplo de este estructura de línea y asesoría: DIRECCIÓN Asesoría General VENTAS PRODUCCIÓN PERSONAL FINANZAS Asesoría Asesoría Asesoría Asesoría Ventas Técnica Laboral Finanzas Gerencia Gerencia de Gerencia Gerencia de de Ventas Producción de Personal Finanzas Supervisor Jefe de Subgerencia Subgerencia de zona producción de personal contabilidad VENDEDOR Tornero Analista Auxiliar En el caso de una mediana empresa de servicio de Café Internet, la estructura que se puede dar, en un principio, es la siguiente: Director General Gerente de Cocinero Sistemas Encargado de Mesero Ayudante áreas técnicas 52
Café Internet II. La dirección y el liderazgo. Uno de los activos más importantes de las empresas lo constituyen las personas y en especial quienes las dirigen. En su desempeño, la dirección se puede ejercer de diversas maneras, pero cada una de ellas es apropiada para diferentes casos, de tal manera que el empresario habrá de escoger aquel modo de dirigir que mejor le funcione, pues se trata de alcanzar los objetivos por medio de las personas que colaboran en la empresa. El papel del dirigente consiste en tres actividades simultáneas que deben captar los colaboradores: el liderazgo, la comunicación y la motivación. El liderazgo consiste en la capacidad de convencer a los demás de buscar alcanzar con interés personal los propósitos definidos para el conjunto. Se trata de ese don especial, firme y humano para inducir a las demás personas a cumplir sus indicaciones. Existen tres tipos de líderes: los indiferentes, los autoritarios y los democráticos. El líder indiferente no orienta y deja que sus subordinados enfrenten como puedan las distintas circunstancias, con ello evitan el ejercicio del poder y dejan la determinación de las metas en manos del grupo de trabajo. Se caracteriza además por su ausencia frente a los demás, de modo tal que su participación es casi nula. Este tipo de dirección se puede dar en comunidades académicas, o de tipo similar, en donde el grado de especialización de los integrantes es muy elevado y tienen claras sus responsabilidades, por lo cual no se requiere de una constante orientación. El líder autoritario toma las decisiones solo y centraliza el poder. Define las actividades y ordena que se cumplan. Esto implica una sensación de explotación por parte de los empleados y trabajadores, lo cual ocasiona desagrado y un ambiente difícil. No obstante, es indicado para el manejo de empleados con poca competencia cuya función es obedecer órdenes de las cuales se puede tener un buen control. Así mismo, esta situación le permite la toma de decisiones rápida, pues depende de una sola persona. El líder democrático se caracteriza por descentralizar la autoridad, con ello toma en consideración la opinión de los empleados y entre todos llegan a un acuerdo. En ese ambiente, hay un mayor conocimiento de las circunstancias que privan dentro de la empresa, pueden contribuir todos con aportaciones e ideas y permite una mayor cohesión del grupo. Tiene como aspecto inconveniente la lentitud en la toma de decisiones, ocasionada por la dificultad para integrar la diversidad de opiniones. Por su parte, la comunicación desempeña un papel importante en las empresas, pues es el medio por el cual fluyen las ideas, los datos, las informaciones y las órdenes. Implica tres instancias, a saber un transmisor (quien manda un mensaje) un medio (el conducto por el cual se transmite) y un receptor (quien recibe la información). 53
Café Internet Dentro de una empresa, el flujo de la comunicación es muy importante, pues es indispensable que las indicaciones y las órdenes sean precisas. Esto es, que el emisor sepa con nitidez qué es lo que pide u ordena. En una segunda instancia, el medio debe ser claro. No se deben transmitir documentos confusos, ni exponer anuncios abstractos o imprecisos, ni utilizar un medio que distorsione la voz o la imagen. Los vehículos de información deben funcionar adecuadamente y los contenidos de la información, órdenes, escritos, boletines, memoranda, revistas o periódicos murales, requieren ser sencillos y precisos para no prestarse a una mala interpretación. Finalmente, el receptor debe obtener, sin vacilación, un mensaje concreto y claro para responder en consecuencia y actuar según lo indicado, lo cual constituye la respuesta al mensaje original. Con ello se cierra el ciclo de la comunicación, cuando ha funcionado adecuadamente, de lo contrario se debe corregir algún procedimiento, en cualquiera de las tres instancias. Un aspecto importante dentro de la empresa es el relativo a la motivación, que según Maslow se obtiene a través de la satisfacción de las cinco necesidades principales del individuo que las clasifica de la siguiente manera: 1. Necesidades fisiológicas que se pueden satisfacer con recursos económicos. 2. Necesidades de seguridad, igualmente satisfechas con los mismos medios. 3. Necesidades de pertenencia que se satisfacen con actividades deportivas, sociales y culturales. 4. Necesidades de status se pueden satisfacer con reconocimiento a los buenos trabajos, hacer sentir importante al trabajador y tomar en cuenta sus sugerencias. 5. Necesidades de autorrealización que se pueden alcanzar mediante el progreso a los puestos más difíciles. Desde el punto de vista de la importancia de estas necesidades se colocan de la siguiente manera2: 5. Necesidades de autorrealización (realizar su propio potencial y aprender más sobre el trabajo). 4. Necesidades de status Sentirse importante y que Los demás se lo reconozcan. 3. Necesidades de pertenencia social (Ser parte del grupo donde se trabaja, tener amigos dentro de la empresa). 2. Necesidades de seguridad (contar con seguro social, con programa de jubilación y seguridad en el trabajo). 2 Op.Cit, Anzola, p 79 54
Café Internet 1. Necesidades fisiológicas (salario suficiente para garantizar ropa, comida, vivienda, etc.) III. La administración. Como hemos visto, el funcionamiento de una empresa implica un gran número de actividades distintas, unas relacionadas con el proceso productivo para la elaboración de los productos o servicios, las relativas a los manejos financieros, las vinculadas con las ventas y los cobros, y las referentes a personas, entre otras. Manejar coordinadamente todas estas actividades requiere conocimientos y habilidades y esto es lo que se conoce como Administración. La administración se da dentro de un ciclo que obedece al proceso administrativo el cual se renueva periódicamente y consta de cuatro partes fundamentales: • La planeación • La organización • La dirección • El control La planeación tiene como objetivo fijar los propósitos de la empresa en las cuatro áreas funcionales, con ello también se determinan los recursos necesarios para alcanzar dichos objetivos. Se cuantifican así, los talleres, los equipos y las máquinas necesarios para el logro de esas metas, al igual que la cantidad de personas correspondientes, con sus respectivas características y sueldos. La organización se refiere al orden en que deben ejecutarse los trabajos para el buen funcionamiento de la empresa, esto es definir perfectamente las actividades y tiempos en que deben realizarse y los niveles de mando para el cumplimiento de las órdenes con el fin de realizar armónicamente las tareas. La dirección se encarga de poner en operación los trabajos con el fin de alcanzar los proyectos de la empresa. Su labor consiste en coordinar, aunque muchas veces se incorpora y participa en las áreas del negocio, sin embargo debe delegar esas funciones cuando la empresa empieza a crecer. El control, es la verificación del cumplimiento de las metas propuestas y de los desempeños, los cuales deben corresponden a los estándares esperados o conocidos. IV. La definición de funciones Organigramas Un organigrama representa en forma gráfica las principales funciones y líneas de autoridad de una empresa en un momento dado. Existen diversos criterios para fijar el nombre con que se designan las gráficas en las que se representa la estructura de un organismo social. 55
Café Internet Pasos para elaborar un organigrama: 1. Elaborar una lista de funciones y subfunciones probables; 2. Compararla con una lista de comprobación; 3. Preparar cuadros o plantillas, y 4. Diseñar el organigrama. Todo organigrama debe contener los siguientes datos: título o descripción condensada de las actividades, fecha de formulación, nombre del responsable de elaboración, aprobación, explicación de líneas y símbolos especiales. Los organigramas pueden ser clasificados en tres tipos, de acuerdo con su: a) Contenido • Estructurales. Tiene por objeto la representación de los órganos que integran el organismo social. • Funcionales. Indican en el cuerpo de la gráfica, además de los órganos, las funciones principales que éstos realizan. • De integración de puestos. Señalan en cada órgano, los diferentes puestos establecidos, así como el número de puestos existentes y requeridos. b) Ambito de aplicación • Generales. Representan sólo a los órganos principales de la empresa y sus interrelaciones. • Específicos. Ofrecen mayor detalle sobre determinados aspectos de la organización de una unidad o área de la empresa. c) Presentación • Vertical. Es el que muestra la jerarquía orgánica en sus diferentes niveles desde el más alto hasta el más bajo • Horizontal. Se aprecia y se interpreta de izquierda a derecha más bien que de arriba hacia abajo. • Mixtos. Se representa la estructura de una empresa utilizando combinaciones verticales y horizontales. • De bloque. Tienen la particularidad de representar un mayor número de unidades en espacios reducidos. • Circular. Se sitúa al ejecutivo en el centro de un círculo con líneas horizontales de la gráfica vertical, formando una serie de círculos concéntricos alrededor del ejecutivo jefe. Ejemplos de organigramas de acuerdo a su clasificación se presentan en los anexos de esta guía. Manual de organización Un manual de organización complementa con más detalle la información que bosqueja un organigrama. Los manuales de organización exponen la estructura de la empresa; señalan los puestos y las interrelaciones que existen entre ellos; explican la estructura funcional, los grados de autoridad y responsabilidad, los canales de comunicación, y coordinación y las actividades de los órganos de la empresa. El manual, preparado adecuadamente, ofrece información completa sobre los asuntos correspondientes a cada puesto; permite conocer y entender mejor los requisitos, las limitaciones, y las relaciones entre unos y otros elementos del mismo puesto con los demás de la empresa. 56
Café Internet Tipos de manuales de organización: a) Manuales generales de organización. Son aquéllos que abarcan toda la empresa. b) Manuales específicos. Son los que se ocupan de una función o unidad administrativa en particular. El contenido de los manuales de organización varía en forma amplia; sin embargo, hay dos herramientas de análisis organizacional que se incluyen en casi todos los manuales, las descripciones de puestos y los organigramas. La combinación de estos instrumentos muestra las líneas de autoridad y obligación, las principales funciones de cada puesto, las responsabilidades y autoridad para cada puesto y las interrelaciones primordiales entre las posiciones clave. Además los manuales de organización suelen incluir la enunciación del o los objetivos de la empresa. Entre los puntos más importantes que contiene un manual de organización se encuentran: • Presentación o identificación • Indice o contenido • Prólogo o introducción • Directorio • Antecedentes históricos • Objetivo • Estructura orgánica • Organigrama • Estructura funcional Asimismo, es conveniente analizar en detalle los siguientes aspectos: • Conocer y entender los objetivos de la empresa para que su estructura refleje los objetivos que se pretenden alcanzar. • Realizar el agrupamiento de funciones de acuerdo a las actividades principales de la empresa. El diseño de la organización de la micro y pequeña empresa es proyectada en la mayoría de los casos por el propio empresario. Aun cuando algunos empresarios pueden solicitar ayuda de expertos, éstos por lo general deben tomar las principales decisiones a partir de la estructuración de la empresa. El diseño de la organización tiene como principal finalidad la eficiencia y humanización de las relaciones. Mayor racionalidad, rentabilidad, estabilidad y flexibilidad para los propietarios. Como resultado de la interacción de diversas fuerzas, algunas empresas sufren cambios estructurales un tanto frecuentes, por lo que el avance a estructuras dinámicas y flexibles es una tendencia en las empresas de hoy en día. V. Proceso administrativo de una empresa. Los componentes esenciales que constituyen las principales etapas del proceso administrativo en una empresa son: planeación, organización, dirección y control. 57
Café Internet Planeación La función de la planeación busca influir en el futuro, tomando acciones predeterminadas y lógicas en el presente, por lo que representan la esencia de una operación efectiva. Las actividades básicas que involucra la planeación son: Elaboración de la planeación prospectiva, determinación de objetivos y metas generales y particulares para cada área, preparación de métodos, estrategia, opciones, políticas y procedimientos, formulación de programas y presupuestos, que contribuyan a alcanzar los objetivos y metas trazadas a corto y largo plazo. El proceso de planeación prospectiva contempla cuatro etapas dentro de su marco metodológico que son: 1. Normativa. En esta etapa se plantean dos situaciones; el tipo de futuro que se desea y la definición de la situación de la empresa si se continúase en la misma dirección actual. 2. Definicional. Conocimiento de la situación actual de la empresa, sus principales características y sus interacciones internas y externas. 3. Confrontación estratégica y factibilidad. Con base en el futuro deseable seleccionado y la identificación de la trayectoria construida a partir de la realidad actual, se procede a contrastar ambos polos, con el objeto de conocer y analizar la distancia entre ambos. 4. Convergencia. Determinación de los puntos de convergencia entre el futuro deseado y la situación actual, y definición de la orientación global para que el futuro de la empresa sea alcanzable. Organización La organización contribuye a ordenar los medios para hacer que los recursos humanos trabajen unidos en forma efectiva hacia el logro de los objetivos generales y específicos de la empresa. La organización conlleva una estructura que debe considerarse como un marco que encierra e integra las diversas funciones de la empresa de acuerdo con un modelo que sugiere orden, arreglo y relación armónica. La planeación y la organización son funciones mediante las cuales no se logra materialmente el objetivo; sino que ponen en orden los esfuerzos y formulan la estructura adecuada y la posición relativa a las actividades que la empresa habrá de desarrollar. La organización relaciona entre sí las actividades necesarias y asigna responsabilidades a quienes deben desempeñarlas. Las actividades básicas relativas a la función de organización son: Asignación de recursos (humanos, financieros, materiales); actividades (cómo); responsables (quién); tiempos (cuándo); determinación de grados de especialización y división del trabajo (comercialización, producción, compras, personal); establecimiento de jerarquías (relaciones de autoridad y responsabilidad); asignación de funciones; determinación de tramos de control; diseño de la estructura organizacional; elaboración de manuales de organización, políticas y procedimientos, entre otros. Dirección La función de dirección tiene como propósito fundamental impulsar, coordinar y vigilar las acciones de cada miembro y grupo que integran la empresa, con el fin de que dichas actividades en conjunto se lleven a cabo conforme a los planes establecidos. Esta función comprende las siguientes etapas: 58
Café Internet Autoridad. Forma en que se delega y se ejercen las acciones durante el desarrollo de las actividades y búsqueda de los objetivos y metas planeadas. Comunicación. Forma en que se establecen los canales de comunicación y fluye la comunicación al interior y exterior de la empresa. Supervisión. Verificar que las actividades se lleven a cabo conforme se planeó y ordenó. Las actividades básicas que comprenden la función de dirección son: Determinación de lo que debe hacerse (planeación), establecimiento de cómo se deberán llevar a cabo las actividades de la empresa (organización), vigilar lo que debe hacerse (control). Control El proceso de control contribuye a asegurar que se alcancen los objetivos en los plazos establecidos y con los recursos planeados, proporcionando a la empresa la medida de la desviación que los resultados puedan tener respecto a lo planeado. Dicho proceso de control consta de cuatro pasos básicos: 1. Señalar niveles medios de cumplimiento; establecer niveles aceptables de producción de los trabajadores, tales como cuotas mensuales de producción para los operarios y ventas para los vendedores. 2. Verificar el desempeño a intervalos regulares (día, semana, mes). 3. Determinar si existe alguna variación de los niveles medios reales respecto a los establecidos. 4. Si existiera una variación, tomar medidas correctivas, tales como un entrenamiento o mayor instrucción. Si no existe ninguna variación, continuar con la actividad. Las actividades básicas que comprende el proceso de control son: Establecimiento de indicadores y estándares de control (ventas, costos, productividad, competitividad, calidad); medir y juzgar lo que se ha realizado (análisis de datos estadísticos, informes contables, informes de producción); comparar lo realizado contra lo planeado para definir si existen diferencias (evaluación del funcionamiento, inspección y localización de fallas), y establecer medidas correctivas (ajustes para alcanzar lo planeado). Con el paso de los años se han desarrollado mejores métodos de control, dirección y administración de las empresas. Algunas de las herramientas que están utilizando las empresas para mejorar su desempeño son: • Administración de la Calidad Total • Reingeniería de Procesos de Negocios Estas dos herramientas contienen una fuerte orientación hacia los procesos. Ello implica la búsqueda por: • Mejorar la calidad del producto. • Reducir el tiempo del ciclo de producción. • Reducir los costos. La administración de la calidad total tiene un enfoque tendiente a crear: • Un clima armónico para hacer bien las cosas correctamente desde la primera vez. • Prevenir la generación de errores en lugar de su corrección. • Crear una cultura de servicio al cliente. 59
Café Internet • Reducir los costos de calidad relativos a cumplimiento (prevención y evaluación) y por incumplimiento (por fallas internas y externas). La reingeniería de procesos de negocios, es un enfoque sistemático para mejorar radicalmente los procesos fundamentales que agregan valor. Estos procesos se refieren a los de naturaleza estratégica que son importantes e indispensables para el cumplimiento de los objetivos, metas y para alcanzar un mayor nivel competitivo. La reingeniería de procesos es el medio por el cual una empresa puede lograr cambios radicales en su desempeño, en los métodos de trabajo, medido en costos, tiempo de servicio y calidad, mediante el análisis de diagramas de flujo de proceso y otros métodos aplicados en la ingeniería industrial. Esta técnica comprende cinco etapas básicas que son: • Preparación. Desarrollo de un consenso ejecutivo sobre las metas y objetivos que se pretenden alcanzar. • Identificación. Desarrollo de un modelo de negocio orientado al consumidor en los procesos fundamentales de valor estratégico. • Visión. Búsqueda de oportunidades de avance decisivo en los procesos. • Soluciones. Establecimiento de resultados para la implantación de las percepciones por medio del diseño social que organiza y estructura los recursos humanos necesarios que tendrán a su cargo el proceso rediseñado. • Transformación. Ejecución de las visiones del proceso, implantando versiones piloto y de plena producción. Un factor fundamental para llevar a cabo con éxito la reingeniería de procesos es la motivación del personal de la empresa para que se comprometa en esta acción de cambio radical, ya que no se trata de un enfoque parcial ni vertical, sino de un cambio profundo y participativo. VI. Procedimiento de contratación del personal El activo más valioso de cualquier empresa está constituido por su propio personal. Este hecho se comprueba cuando uno se percata de que las actividades de todo negocio deben ser realizadas por sus empleados. El propietario de un negocio necesita estar consciente de este asunto. Las medianas y grandes empresas, gracias a sus amplios recursos financieros, utilizan especialistas que desarrollan las funciones de administración del personal de la empresa. No obstante, el pequeño empresario tiene a su disposición recursos financieros limitados. Por lo tanto, casi nunca se emplea un especialista en administración de personal. En lugar de esto, el empresario maneja todas las actividades del personal o las delega a un empleado quien las realiza además de sus tareas normales. A pesar de que la administración de personal no es una actividad de tiempo completo dentro de una pequeña empresa, no deja de tener gran importancia. De hecho el pequeño empresario deberá dedicar gran parte de su energía para que la administración de personal se realice con efectividad. El propósito de la administración de personal consiste en contratar y colocar a la gente en los puestos para los que se encuentran en verdad calificados. Las actividades que conforman el proceso de administración de personal inician cuando se presenta una vacante o se crea un nuevo puesto. Antes de 60
Café Internet cubrir dicha vacante, se deberán desarrollar las siguientes actividades: definición del puesto, reclutamiento de los empleados, selección y contratación. VII. Marco normativo laboral El marco normativo laboral tiene por objeto regular las relaciones de trabajo entre patrones y trabajadores a través del contrato de trabajo, en donde se establecen los procedimientos que son obligatorios de acuerdo a las siguientes leyes: Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Establece en su artículo 123, apartado A que “El Congreso de la Unión deberá expedir leyes sobre el trabajo, las cuales regirán: A. Entre los obreros, jornaleros, empleados, domésticos, artesanos, y de una manera general, todo contrato de trabajo”. Ley Federal del Trabajo Con base en estos preceptos, la Ley Federal del Trabajo establece los principios mínimos por los cuales se regirán las relaciones de trabajo. Estos principios se refieren a: 1. Relaciones individuales de trabajo • Duración de las relaciones de trabajo • Suspensión de los efectos de las relaciones de trabajo • Rescisión de las relaciones de trabajo • Terminación de las relaciones de trabajo 2. Condiciones de trabajo • Jornada de trabajo • Días de descanso • Vacaciones • Salario • Salario mínimo • Normas protectoras y privilegios del salario • Participación de los trabajadores en las utilidades de la empresa 3. Derechos y obligaciones de los trabajadores y de los patrones • Obligaciones de los patrones • Obligaciones de los trabajadores • De la capacitación y adiestramiento de los trabajadores 4. Trabajo de las mujeres 5. Trabajo de los menores 6. Trabajos especiales • Trabajadores de confianza 7. Relaciones colectivas de trabajo • Coaliciones 61
Café Internet • Sindicatos, federaciones y confederaciones • Contrato colectivo de trabajo • Contrato-ley • Reglamento interior de trabajo 8. Huelgas 9. Riesgos de trabajo 10.Autoridades del trabajo y servicios sociales Esta ley presume la existencia del contrato y de la relación de trabajo entre la persona que presta un servicio personal y el que lo recibe, por lo que, la falta de un contrato por escrito no priva al trabajador de los derechos que deriven de las normas de trabajo y de los servicios prestados, puesto que la ley imputa al patrón la falta de tal formalidad. Por otro lado, si no se determina el servicio o servicios que deba prestar el trabajador, éste quedará obligado sólo a desempeñar el trabajo que sea del mismo género de los que formen el objeto de la empresa; sin embargo, las condiciones de trabajo ya se encuentran definidas en los contratos colectivos aplicables y por disposición expresa de la ley, ésta predominará sobre el contrato individual de trabajo. También por disposición expresa de la ley, los empleados de confianza no pueden pertenecer a los sindicatos, siempre y en todo caso, deberá firmarse con éstos un contrato individual de trabajo. El contrato de trabajo constituye una necesidad de carácter administrativo, tanto para el trabajador como para la empresa. Para el trabajador representa un documento que le otorga certeza respecto de: • Sus obligaciones particulares: lugar, tiempo y modo de la prestación del servicio. • La contraprestación que recibe por su trabajo: salario, descansos, vacaciones, retribuciones complementarias, entre otras; • Su estabilidad relativa en el empleo. Para la empresa: • Porque le facilita exigir al trabajador el cumplimiento de sus obligaciones, sobre todo si se hace parte integrante del mismo el análisis del puesto o, cuando menos, su descripción. • Porque le permite resolver con seguridad cualquier disputa sobre la manera concreta de desarrollar el trabajo. • Porque constituye un elemento indispensable como prueba, al estar firmado por el trabajador, en posibles conflictos laborales. Las relaciones individuales de trabajo pueden ser: 1. Por tiempo indeterminado. Constituye la regla general en las relaciones laborales, donde una persona se obliga a prestar a otra un trabajo subordinado y continuo que constituya para la empresa una necesidad permanente, mediante el pago de un salario. 2. Por tiempo determinado. La relación de trabajo por tiempo determinado puede ser de dos tipos: Eventual. Aquella relación por la cual una persona se obliga a prestar a otra un trabajo personal subordinado, que constituya, para la empresa una actividad extraordinaria y accidental, mediante el pago de un salario. 62
Café Internet Temporal. Es aquella relación por la cual una persona se obliga a prestar a otra un trabajo personal subordinado que constituya para la empresa una necesidad permanente, limitada por el tiempo, por la naturaleza del servicio o por la índole del trabajo, mediante el pago de un salario. Este tipo de contratos puede adoptar a su vez las siguientes formas: • Contrato por obra determinada. Es el documento individual de trabajo por tiempo determinado cuya duración está sujeta a la terminación de la obra que estipula el mismo. • Contrato a precio alzado. Es el documento individual de trabajo por tiempo determinado, en el que la remuneración es global por la obra material del mismo. Los contratos temporales se prorrogarán a su vencimiento por todo el tiempo que sea necesario, mientras subsistan las necesidades que le dieron origen. En el caso de los vendedores, se puede establecer un contrato en el que se estipule un componente salarial base que asegure la permanencia del vendedor en la empresa, y un componente por comisión que represente un incentivo adicional para que mejore su desempeño. La división de porcentajes utilizados con mayor frecuencia son los que corresponden al 60% de salario base y 40% a comisiones. Habitualmente los contratos de trabajo se establecen bajo el régimen de contrato indeterminado. En el caso de tener más de 20 empleados se recomienda contar con un contrato colectivo de trabajo. Las relaciones colectivas de trabajo están establecidas en el Título Séptimo de la Ley Federal del Trabajo, donde se reconoce el derecho de los trabajadores y patrones a asociarse para el mejoramiento y defensa de sus intereses, y señala que: “El patrón que emplee trabajadores miembros de un sindicato tendrá la obligación de celebrar con éste, cuando lo solicite, un contrato colectivo”. Por otra parte, el Reglamento interior de trabajo define el conjunto de disposiciones obligatorias para trabajadores y patrones en el desarrollo de los trabajos en una empresa, dentro de las que destacan: • Horas de entrada y salida. • Lugar y momento donde se inicia la jornada. • Días y horas para realizar la limpieza. • Días y lugares de pago. • Normas para el uso de asientos y sillas. • Normas para prevenir los riesgos de trabajo. • Labores insalubres y peligrosas que no deben desempeñar los menores. • Permisos y licencias. • Todas las disposiciones disciplinarias y su forma de aplicación. • Todas las normas necesarias por la naturaleza de cada empresa para conseguir la mayor seguridad en el desarrollo del trabajo. Ley del Seguro Social Ésta ley establece en su Título Segundo del Régimen Obligatorio, las personas que son sujeto de aseguramiento del régimen obligatorio, mismo que comprende: • Riesgos de trabajo • Enfermedades y maternidad • Invalidez y vida • Retiro, cesantía en edad avanzada y vejez 63
Café Internet • Guarderías y prestaciones sociales También establece las obligaciones de los patrones referentes a su registro como tal, e inscripción de los trabajadores al IMSS, información de sus altas y bajas, modificaciones de salario y demás datos, conforme a las disposiciones de la Ley del Seguro Social y sus reglamentos. Secretaría del Trabajo y Previsión Social Todos los negocios deben cumplir con el Reglamento Federal de Seguridad, Higiene y Medio Ambiente de Trabajo y Normas Relativas que se presentan en el capítulo sobre Instalaciones: Ubicación y Servicios Auxiliares, y en los Anexos de este documento. Ley del Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores Establece en su artículo 29, las obligaciones de los patrones, para inscribirse e inscribir a sus trabajadores en el instituto, a determinar el monto y efectuar el pago de las aportaciones por el cinco por ciento sobre el salario de los trabajadores a su servicio; así como proporcionar la información relativa a cada trabajador conforme lo señala ésta ley, y en los términos de la ley de los Sistemas de Ahorro para el Retiro y su reglamento. Ley de Sistemas de Ahorro para el Retiro Con la creación del SAR se estableció una nueva prestación obligatoria para los trabajadores que consiste en el 2% del salario integrado del trabajador, que deberá aportar el patrón para complementar el fondo del IMSS dirigido al retiro de dicho empleado. De igual forma, el patrón deberá realizar la aportación del 5% para la vivienda de los trabajadores (INFONAVIT). El monto de estas aportaciones se realiza cada bimestre al sistema bancario, mediante los formatos creados específicamente para el SAR. Las aportaciones recibidas se canalizarán en forma individual a una de las administradoras de fondos (AFORE) que seleccione cada trabajador para su administración. VIII. Necesidades y categorías de personal Para una empresa de este giro requiere en esencia del siguiente personal: No. de personas Proceso/funciones Capacitación Sueldo o salario necesaria y mensual ($) experiencia Director general Dirección y control 4 años 10,000 2 encargados de áreas Reparación y mantenimiento de 4 años 10,000 técnicas equipo de cómputo 1 ingeniero en Hacer registro de condiciones 4 años 8,000 sistemas de entrada del equipo. Supervisión 1 Cocinero Preparación de alimentos 3 años 2,400 más propinas 2 Meseros Servicio al cliente 2 años 1,500 más propina 2 Ayudantes Ayuda general y limpieza y 1 año 1,200 apoyo en general 64
Café Internet Nota: Los sueldos o salarios mensuales señalados son sólo referenciales, y pueden variar según la región, localidad, experiencia y nivel de calificación de las personas que vayan a contratarse. Los valores consignados corresponden al primer semestre del 2000. IX. Proceso de capacitación del personal El nuevo trabajador puede tener experiencia en algún trabajo previo o ser reciente su ingreso al mercado laboral. En cualquiera de estos casos es muy probable que requiera capacitación. El propósito básico de un programa de capacitación es que el personal mejore su desempeño en el trabajo. Un factor importante es que la empresa no debe considerar a la capacitación como un hecho que se da una sola vez para cumplir con un requisito legal. La mejor forma de capacitación es aquella que se da en un proceso continuo, siempre en búsqueda de un mejoramiento de los conocimientos y habilidades de los trabajadores para estar al día con los cambios repentinos que se suceden en el mundo altamente competitivo de los negocios. La capacitación continua también significa que los trabajadores se encontrarán preparados para avanzar hacia oportunidades mejores y más difíciles, ya sea dentro o fuera de la propia empresa. Esto, a su vez, permitirá mejorar el ambiente de trabajo y reducir la rotación de personal. El efecto más importante de la capacitación continua, es que resultan beneficiados tanto la compañía como los empleados. La capacitación y el adiestramiento de los trabajadores se encuentra legislada en los artículos 153-A a 153-X de la Ley Federal del Trabajo, donde se establece que: “Todo trabajador tiene el derecho a que su patrón le proporcione capacitación o adiestramiento en su trabajo que le permita elevar su nivel de vida y productividad, conforme a los planes y programas formulados, de común acuerdo, por el patrón y el sindicato o sus trabajadores y aprobados por la Secretaría del Trabajo y Previsión Social. Dicha capacitación o adiestramiento podrá proporcionarse dentro o fuera de la empresa, por personal propio o instructores especializados contratados, instituciones, escuelas u organismos, o mediante adhesión a los sistemas generales que se establezcan y registren en la STPS. Asimismo señala que: la capacitación y el adiestramiento deberán tener por objeto: I. Actualizar y perfeccionar los conocimientos y habilidades del trabajador en su actividad, así como proporcionarle información sobre la aplicación de nueva tecnología en ella; II. Preparar al trabajador para ocupar una vacante o puesto de nueva creación; III. Prevenir riesgos de trabajo; IV. Incrementar la productividad, y V. En general, mejorar las aptitudes del trabajador.” De esta forma el desarrollo del personal involucra dos elementos en gran medida parecidos, pero con diferentes objetivos y, por tanto, con diversas formas de diseño y ejecución, como son: Adiestramiento. Se refiere fundamentalmente al entrenamiento utilizado con mayor frecuencia dentro de las pequeñas empresas, ya que es el entrenamiento básico requerido para que un trabajador desempeñe las funciones para las que ha sido contratado. Capacitación. Entrenamiento avanzado que se le proporciona al trabajador para facilitarle un mayor desarrollo personal y profesional que permita, en consecuencia, el desarrollo de la empresa misma, mediante la adquisición de conocimientos principalmente de carácter técnico, científico y administrativo. 65
Café Internet Los propósitos de un programa efectivo y eficiente de entrenamiento del personal, comprenden cuatro tipos de cambio: • Transmisión de información: distribuir información, entre los integrantes del proceso de capacitación entrenados, como un cuerpo de conocimientos genéricos sobre el trabajo, la empresa, sus productos y servicios, su organización y políticas. • Desarrollo de habilidades: aquellas habilidades y conocimientos directamente relacionados con el desarrollo del cargo actual o de posibles ocupaciones futuras. Se trata de una capacitación orientada directamente al trabajo. • Desarrollo o modificación de actitudes: se enfoca al cambio de actitudes negativas por actitudes más favorables entre los trabajadores, aumento de la motivación, desarrollo de la sensibilidad del personal en cuanto a los sentimientos y reacciones de otras personas. • Desarrollo del nivel conceptual: el entrenamiento puede ser llevado a cabo para desarrollar entre los trabajadores un alto nivel de abstracción y facilitar la aplicación de conceptos en la práctica administrativa o para elevar el nivel de generalización y así puedan pensar en términos globales y amplios. En este sentido, un programa de entrenamiento involucra necesariamente cuatro etapas: inventario de necesidades y diagnóstico de entrenamiento; planeación del entrenamiento; ejecución; y evaluación de los resultados. Programa de capacitación al personal del giro Nombre Personal al que habría que capacitar Atención al cliente el personal Innovaciones tecnológicas iero y técnicos en sistemas Manejo de alimentos ero y meseros Superación personal el personal Higiene y seguridad en el trabajo el personal Actualización Informática el personal, en especial el operativo 66
Café Internet 7. COSTOS DE OPERACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS Introducción La producción y venta de cualquier producto o servicio requiere de la determinación de los costos de operación, de los precios y de la administración de inventarios. Estas funciones son fundamentales y contribuyen a la permanencia y fortalecimiento de la micro, pequeña y mediana empresas. En este capítulo se abordan interrogantes relativas a: ¿qué tipos de factores influyen en la compra de materiales e insumos?, ¿cuáles son las principales características que se deben considerar para la compra de materias primas y suministros?, ¿cómo seleccionar y evaluar a los proveedores?, ¿cuáles son los elementos que forman el costo de operación?, ¿cómo determinar los costos de operación?, ¿cómo determinar precios?, ¿cuál es la importancia de la administración de inventarios?, ¿cómo se clasifican los inventarios?, ¿cómo se determina su costo?, ¿qué técnicas existen para el control de inventarios?, ¿cuáles métodos de valuación y sistemas de control de inventarios existen?, ¿cómo se formula un presupuesto de inventarios?, ¿cómo se realiza el análisis de la rotación de inventarios?. Contenido: I. Procedimientos de compra y negociación con los proveedores II. Determinación de las fuentes de suministro III. Determinación de costos y de los márgenes de operación IV. Determinación de los precios del producto o servicio V. Administración y control de inventarios 67
Café Internet I. Procedimiento de compra y negociación con proveedores La compra de insumos y equipos es un aspecto importante en el que concurren una serie de factores tales como la cantidad (volúmenes), la calidad, el precio y el tiempo de entrega (oportunidad). De igual forma es importante la selección y la negociación con los proveedores, que se deben de tomar en cuenta para sincronizar la adquisición de insumos con el programa de operaciones. En consecuencia, un procedimiento de compra efectivo representa uno de los muchos factores que contribuyen a lograr la meta de permanencia y crecimiento de la micro, pequeña y mediana empresa. • En cuanto a las principales características que se deben observar y detectar en la compra de insumos y equipos se encuentran las siguientes: Calidad. Los insumos deben cumplir con las especificaciones de calidad requeridas, evitando desperdicios; faltas de uniformidad, entre otros. Cantidad. La compra de los insumos en general depende de la intensidad de las operaciones. Precio. Para toda empresa el precio de compra es siempre un factor significativo lo que no necesariamente implica que se deba adquirir el material de menor precio, ya que el criterio que mejor define el precio de compra es el precio más bajo con el que se pueda obtener los insumos que cumplan con los requerimientos de calidad. Tiempo. Un factor esencial de la efectividad de las compras es hacerlas en el momento oportuno, por lo que los insumos se deben de adquirir en el momento que sean requeridos para el proceso operativo. El determinar una frecuencia en las compras podría contribuir en una reducción de costos. Para completar la actividad de compras, debe tenerse precaución y asegurarse de que los materiales necesarios se adquieran del proveedor adecuado. El empresario debe considerar que el análisis y la selección de los proveedores es una de sus tareas más importantes, ya que la calidad de los productos o servicios depende de que los insumos cubran sus demandas de calidad, servicio, precio y tiempo de entrega. Para la evaluación y selección de los proveedores se requiere del análisis de los siguientes factores básicos: Confiabilidad. Se debe verificar que el proveedor tenga la capacidad necesaria para suministrar los insumos en la fecha, cantidad, calidad y condiciones acordadas por la empresa, con el fin de disminuir los riesgos. Servicio. Consiste en evaluar el tipo de servicio que el proveedor proporciona de manera adicional a la entrega de los insumos, entre los factores más importantes están la atención y ayuda personalizada, descuentos, simplificación en problemas de crédito, garantías, cambios de la materia prima, estabilidad en las relaciones y mantenimiento de precios estables. Número de proveedores. La empresa debe determinar si un sólo proveedor puede cubrir sus requerimientos o si será mejor disponer de varios proveedores a fin de satisfacer sus necesidades de insumos, sobre todo en etapas de mayores operaciones. 68
Café Internet Ubicación. Es importante determinar la ubicación geográfica de los proveedores, ya que el valor del transporte puede incrementar en forma significativa el costo de los insumos, así como el tiempo de entrega de los productos o servicios. Condiciones de venta. El análisis de las condiciones de venta permite obtener beneficios adicionales a los que normalmente otorgan los proveedores. Por ejemplo, un proveedor puede ofrecer un descuento si la compra se realiza en efectivo o si el pago se realiza dentro de un período apto de crédito. Descuentos en la compra. El empresario deberá estar alerta a las oportunidades de descuentos en la compra de insumos, que le permitan disminuir el costo de operación y aumentar sus ganancias. Descuentos en la cantidad. Evaluar los descuentos que ofrecen los proveedores en las órdenes de grandes pedidos. Descuentos por pronto pago. Detectar cuáles son los proveedores que ofrecen descuentos por pronto pago, como un incentivo adicional. Para la selección de proveedores, en este giro, se deben considerar los elementos que se muestran en los recuadros siguientes: La compra de materias primas es un factor en el que concurren una serie de elementos, como la cantidad (volúmenes), la calidad, el precio y el tiempo de entrega (oportunidad de los materiales). Es importante la selección y la negociación con los proveedores, que se deben tomar en cuenta para sincronizar la adquisición de las materias primas con el programa de producción. Un procedimiento de compra efectivo representa uno de los muchos factores que contribuyen a lograr la meta de permanencia y crecimiento de la micro, pequeña y mediana empresa. Entre las principales características que se deben observar y detectar en la compra de materias primas y suministros, destacan las siguientes: Calidad. La materia prima debe cumplir con las especificaciones de calidad requeridas, evitando desperdicios; faltas de uniformidad, entre otros. La calidad del producto terminado comienza desde el momento en que se verifica la calidad de sus materiales componentes. Cantidad. La compra de las materias primas en general depende de la intensidad de los servicios. Se debe adquirir una cantidad constante de materiales y estar preparado para cualquier contingencia que pueda producir un costoso aplazamiento de la prestación del servicio. Las compras excesivas pueden ocasionar un elevado inventario, mientras que la compra de volúmenes muy pequeños representará un reaprovisionamiento más frecuente, y por los desplazamientos y los volúmenes, se volverán más onerosos. 69
Café Internet Precio. El precio de compra es siempre un factor significativo para toda empresa, lo que no implica necesariamente que se deba adquirir el material de menor precio, ya que el criterio que mejor define el precio de compra es el precio más bajo con el que se pueda obtener la materia prima que cumpla con los requerimientos de calidad. El empresario tomará en cuenta que una compra mayor puede ocasionar ahorros significativos con los proveedores de materias primas, mientras que en compras menores el costo se puede elevar de manera sustancial. Tiempo. Un factor esencial de la efectividad de las compras es hacerlas en el momento oportuno, por lo que las materias primas y los suministros se deben adquirir en el momento que sea requieran para el proceso de producción. Determinar una frecuencia en las compras podría contribuir a una reducción de costos. Hay que tener precaución y asegurarse de que los materiales necesarios se adquieran con el proveedor adecuado. El análisis y la selección de proveedores es una de sus tareas más importantes, ya que la calidad de los productos depende de que las materias primas cubran sus demandas de calidad, servicio, precio y tiempo de entrega. Para la evaluar y seleccionar los proveedores se requiere del análisis de los siguientes aspectos básicos: Confiabilidad. Se debe verificar que el proveedor tenga la capacidad necesaria para suministrar los insumos en la fecha, cantidad, calidad y condiciones acordadas por la empresa, con el fin de disminuir los riesgos. Servicio. Consiste en evaluar el tipo de servicio que el proveedor proporciona de manera adicional a la entrega de los insumos; entre los factores más importantes destacan la atención y ayuda personalizada, descuentos, simplificación en problemas de crédito, garantías, cambios de la materia prima, estabilidad en las relaciones y mantenimiento de precios estables. Número de proveedores. La empresa debe determinar si un sólo proveedor puede cubrir sus requerimientos o si será mejor disponer de varios a fin de satisfacer sus necesidades de insumos, sobre todo en etapas de mayor producción. Ubicación. Es importante determinar la ubicación geográfica de los proveedores, ya que el valor del transporte puede incrementar en forma significativa el costo de los insumos, así como el tiempo de entrega de los productos. Condiciones de venta. El análisis de las condiciones de venta permite obtener beneficios adicionales a los que normalmente otorgan los proveedores. Por ejemplo, un proveedor puede ofrecer un descuento si la compra se realiza en efectivo o si el pago se realiza dentro de un período apto de crédito. Descuentos en la compra. El empresario estará alerta a las oportunidades de descuentos en la compra de insumos, que le permitan disminuir el costo de operación y aumentar sus ganancias. Descuentos en la cantidad. Evaluar los descuentos que ofrecen los proveedores en las órdenes de grandes pedidos. 70
Café Internet Descuentos por pronto pago. Detectar cuáles son los proveedores que ofrecen descuentos por pronto pago, como un incentivo adicional. Proveedores: NOMBRE DIRECCION Accesorios y tecnología especializada en Tel/Fax 56 19 47 95 computación 56 19 87 81 Alven Micro Tajin 683 Col. Letrán Valle C.P.03020 Tel: 56 05 77 29 Sistemas Integrales Computarizados S.A. de C.V. Tel / Fax 56 01 04 25; 56 88 88 56; 56 05 90 23 P.C Price S.A. de C.V. Mariano Escobedo 444-4 Col Anzures México D.F. Tel 52 50 34 04; 52 50 48 63; 52 54 70 48 Compu OK, S.A. de C.V. Av. De la Fuentes184-716 Col. Tecamachalco C.P. 53950 Tel: 52 94 80 30 56 82 03 26 Ingram Dicom S.A. de C.V. Gutemberg 44-204 C.P. 11320 Tel 52 03 12 18 52 03 99 11 52 55 02 30 Distribuidaora Mips S.A. de C.V. Cozumel 47 –5 C.P. 06700 Tel: 55 53 48 66 52 86 55 63 Fax: 52 11 03 59 E-mail: dmip@ibm.net II. Determinación de fuentes de suministro La determinación de las fuentes de suministro es importante para cualquier empresa en forma independiente a su tamaño. Ésta obedece a cuatro imperativos: • No hacer esperar al cliente. • Llevar a cabo la producción a un ritmo regular, aunque la demanda fluctúe. • Tener la mejor calidad posible. • Comprar los suministros al precio más bajo. Para una adecuada administración en el abastecimiento de suministros, ya sea para los talleres, el almacén o la oficina, se deben considerar los siguientes factores: • El tipo de suministros necesarios. • La fecha del pedido. • El lugar y la forma del almacenamiento. • La manera de evaluar el nivel de stock. • El modo de reaprovisionamiento. 71
Café Internet Para cada tipo de suministro se debe determinar: − Cuándo es necesario el resurtido del inventario; a fecha fija o a fecha variable, según el nivel de stock. − Cuándo es necesario pedir por cantidades físicas o cantidades variables, según el nivel de stock. Para una identificación de los materiales en forma clara y sencilla se puede asignar una clave a cada tipo de suministro. III. Determinación de costos y márgenes de operación El estudio de los costos de operación es la piedra angular en toda clase de negocios, ya que permite no sólo la obtención de resultados satisfactorios, sino también evitar que la empresa cometa errores en la fijación de los precios y esto provoque resultados negativos. En la determinación de los costos, se debe tomar en cuenta que su valor cambia por posibles fluctuaciones en los precios o por diversos grados de utilización de la capacidad instalada. Los conceptos que integran el costo de operación son: a) Gastos técnicos de operación: • Depreciación de edificios e instalaciones • Depreciación de la maquinaria y el equipo • Patentes • Registro de marcas • Derechos de propiedad industrial b) Compras: • Materias primas directas • Materiales indirectos • Materiales de mantenimiento • Combustibles o energéticos • Suministros para talleres • Suministros para almacenes • Suministros para oficinas • Materiales de empaque y embalaje c) Gastos de personal: • Sueldos y salarios • Prestaciones e incentivos • Comisiones • Honorarios • Gastos de representación • Aportaciones al Seguro Social, Infonavit y Sar d) Impuestos y obligaciones: • Impuestos y obligaciones directos • Obligaciones de licencias o concesiones • Impuesto predial 72
Café Internet • Impuesto y obligaciones municipales y regionales • Impuestos y obligaciones indirectos • Impuesto sobre el valor agregado (IVA) • Impuesto sobre servicios prestados • Impuesto sobre la renta (ISR) • Impuestos locales • Impuestos y derechos de registro: • Derechos de registro de las actas y los contratos • Derechos aduanales • Impuestos mercantiles e) Trabajos, suministros y servicios ajenos: • Arrendamientos • Mantenimiento y reparaciones • Trabajos realizados por compañías externas en base de contratos • Suministro de agua, energía eléctrica, gas y otros combustibles • Regalías pagadas sobre patentes, licencias, marcas • Estudios, investigaciones y documentación • Pagos efectuados a agentes • Honorarios varios • Primas de seguro f) Transporte y viajes: • Transporte de personal • Gastos de viaje y reubicación del personal • Flete y transporte de las compras realizadas • Flete y transporte de producción de ventas. g) Diversos gastos administrativos: • Publicidad • Suministro de oficinas • Teléfono, télex, correo • Documentos jurídicos • Subvenciones y aportaciones • Costos de asesoría y de reuniones Estos costos se agrupan, para fines contables y de fijación del beneficio o utilidad, conforme al cuadro presentado en los Anexos. Costo de operación Para toda empresa es necesario conocer el costo de operación de cada uno de los productos o servicios y procesos que se manejan y operan, con la finalidad de calcular de manera adecuada el precio de venta de cada uno de ellos. En consecuencia, para obtener ganancias es necesario analizar cada uno de los elementos y factores que son parte integrante del costo de operación. 73
Café Internet El punto de partida, en cualquier proceso operativo son los insumos que se transforman en un producto o servicio terminado y la mano de obra que está dada por la suma de sueldos, salarios y prestaciones de los empleados que hacen posible los servicios. El tercer elemento del costo de operación es el costo indirecto el cual no está relacionado en forma directa con la prestación del servicio, por ejemplo: renta, agua, energía eléctrica, impuesto predial, mantenimiento de maquinaria, sueldo de personal de oficina (mano de obra indirecta), publicidad, papelería, depreciación de mobiliario y equipo, entre otros. III. Determinación de precios del producto o servicio A continuación se muestran, a manera de ejemplo, los diversos componentes para la estimación de los costos fijos y variables, así como la exposición de los criterios existentes para determinar los precios. En primer lugar, realice el cálculo de cuánto le costará elaborar cada producto que va a ofrecer. Costos variables = CV (materia prima por unidad de producto y costos de fabricación) Costos variables: Materia prima Mano de obra Combustibles Mantenimiento Insumos Acarreos Total Costos fijos = CF (gastos de oficina, gastos administrativos y todos aquellos que no se puedan asociar directamente a la fabricación de cada unidad de producto o prestación de servicios de la empresa). Costos fijos mensuales Renta Luz Agua Teléfono Gas Gasolina Sueldos Publicidad IMSS, INFONAVIT, entre otros Total En la fijación de los precios deben considerarse los siguientes objetivos: • Conseguir beneficios sobre la inversión o sobre las ventas netas. • Ganar una determinada participación en el mercado. • Evitar, soportar o seguir a la competencia. • Conseguir el máximo de ganancia posible. 74
Café Internet Conseguir beneficios sobre la inversión es un objetivo a largo plazo, conseguir ganancias sobre las ventas netas (deducidos los impuestos) es un objetivo a corto plazo y debe perseguirse de inmediato. Al entrar en un mercado establecido, se debe comenzar a ganar una proporción de éste que permita un volumen de venta adecuado a la escala de operaciones en la planta, el precio introductorio debe ser competitivo para este fin. La competencia existente tratará de obstaculizar nuestras ventas teniendo ventajas sobre la nueva fábrica. Tomando en cuenta todo lo anterior, los precios que se fijen tienen también que cubrir los costos y lograr la mayor ganancia posible. Como puede observarse, fijar los precios es una tarea compleja debido al gran número de variables que influyen en esta decisión. Hay diferentes métodos de cálculo más o menos simples: Método teórico/clásico: Este método plantea que, en teoría, el precio está determinado por el mercado, independientemente de la actuación de la empresa. Su cálculo está basado en la demanda que existe, por lo cual es poco utilizado por lo difícil que resulta conocer la demanda exacta de un producto en un mercado x, además de que éste no sirve para fijar precios a una línea completa de artículos. Modelo de precios en función de los costos: Se divide en dos métodos: • Con base en los costos: Es el más sencillo, se calcula el costo y se le agrega un margen de ganancia deseado, por ejemplo: Costo = 3.50 Margen deseado = 15 % Precios = 3.50 + 15 % = 3.50 x (1 + 0.15) = 3.50 x 1.15 = 4.03 Si se desea calcular el margen con base en el precio de venta entonces sería: Costo = 3.50 Margen = 15 % Precio = 3.50 / (1 – 0.15 ) = 3.50 / 0.85 = 4.12 Este es un método muy utilizado (en sus dos variantes) por su sencillez y fácil cálculo, tendientes a reducir los precios promedio del giro. También puede utilizarse este método para vincularlo con el primero (con base en el mercado), como elemento comprobatorio, ya que nuestros costos pueden estar muy altos o muy bajos respecto a la media del sector lo que desviaría los precios de la realidad del mercado. En este caso habría que subir o bajar el margen para ajustar los precios. • Fijación de precios para alcanzar una tasa de rentabilidad deseada: Aquí se debe conocer el volumen de ventas esperado y la tasa de rentabilidad que se desea obtener para, con base en ellos y a la inversión inicial, obtener el precio de venta necesario para cubrir todos los costos y tener la rentabilidad necesaria, por ejemplo: 75
Café Internet Costos fijos mensuales: 20,000 pesos Costos variables (unitario): 30 pesos Tasa rentabilidad deseada: 30 % (0.30) Inversión realizada: 400,000 pesos Ventas estimadas mensuales: 30,000 pesos El cálculo sería: Margen = 20,000 + (400,000 x 0.30) = 4.66 pesos 30,000 Precio = 30 + 4.66 = 34.66 pesos El fallo dentro de este método es que se toma a las ventas del período como un dato, cuando en realidad debería ser una resultante del precio, y es muy difícil de estimar con exactitud. Además, cuando existen varias líneas de productos empeora la formulación de los cálculos. Método de precios basado en los competidores: Este método también es muy utilizado, la referencia ahora son las acciones de los competidores, tomando en cuenta que los costos reales de producción son el límite inferior a partir del cual se puede vender. En términos generales el precio puede ser establecido por debajo, por encima o igual a la competencia. En el caso de los artículos de este giro se recomienda considerar los elementos señalados en el recuadro siguiente: El costo del servicio final deberá estar integrado proporcionalmente por: • Recuperación del valor del equipo 40 % • Mano de obra directa e indirecta 40 % • Impuestos y seguros 10 % • Servicios y mantenimiento 8% • Imprevistos y gastos varios 2% TOTAL 100 % A los costos anteriores se les deberá agregar un margen de utilidad y una vez obtenido el precio del servicio, se deberá ponderar en relación con el precio de los productos similares en el mercado y la situación de oportunidad (oferta - demanda). IV. Administración y control de inventarios La administración y el control de los inventarios en empresas de servicios tiene como función principal el determinar la cantidad suficiente y tipo de los insumos, para hacer frente a la demanda de servicios, facilitando, por tanto, las operaciones, así como la minimización de los costos, al mantener en un nivel óptimo los mismos. 76
Café Internet La importancia de la administración y del control de inventarios radica en que es una protección contra los aumentos de precios y la escasez de insumos. Cuando la empresa prevé un aumento significativo de precios en los insumos, tendrá que almacenar una cantidad suficiente al precio más bajo que predomine. De modo semejante, si se prevé que habrá escasez de insumos, será indispensable contar con una reserva la cual permita a la empresa continuar regularmente con sus operaciones. En cuanto a su origen o a su necesidad los inventarios se pueden clasificar en: • Inventarios de serie.- Son aquellos que por el tamaño o el volumen, o por producirse en forma continua generan existencias. • Inventarios de seguridad.- Son los orientados a absorber las desviaciones entre el presupuesto de ventas y la demanda real del mercado. • Inventarios de anticipación.- Son generados cuando se presenta una única ocasión para disponer de ellos, conociendo que se presentarán fluctuaciones previstas. • Inventarios especulativos.- Se orientan a la obtención de beneficios por algunos cambios esperados en los precios del mercado. • Inventarios de estrategia.- Se establecen para soportar fuertes interrupciones en cuanto al abastecimiento; ocasionadas por huelgas, desastres naturales, políticas gubernamentales, entre otros, y que corresponden a partidas de importancia esencial para la continuidad de la producción. • Inventarios en tránsito.- Son aquellos que se encuentran en camino, ya sea del proveedor al almacén o entre el almacén y el consumidor. La inversión que representan los inventarios es un aspecto muy importante para la empresa en la administración financiera. En consecuencia, éste debe estar familiarizado con los métodos para controlar los inventarios con toda certeza y que los recursos financieros se asignen correctamente. Los costos de los inventarios pueden determinarse de acuerdo con los siguientes criterios: Costos por adquisición • De los pedidos.- Estos incluyen todos los componentes que resultan de tramitar los pedidos como son: la gestión interna de la empresa desde la determinación de la cantidad a solicitarse, la forma de negociar con el proveedor y la forma de pago al mismo. • Por autoabastecimiento.- Son aquellos costos que se generan por el tiempo muerto en los cambios de proceso de operaciones, en los trámites necesarios para enviar la orden al área de operaciones y la inspección, control de calidad, pruebas y diagnósticos de los insumos. Costos de posesión • Por almacenaje. Es el espacio necesario para almacenar los inventarios, así como para el buen manejo y protección de los mismos, por ejemplo: renta del almacén, personal del almacén, equipo, amortización de instalaciones y papeleo. • Por desperfectos. Son aquellos costos en los que las mercancías y los artículos durante su almacenamiento y manejo pueden dañarse, romperse o incluso perderse. • Por riesgos. Son aquéllos que por el tiempo de permanecer almacenados, los inventarios se echen a perder, o bien se conviertan en materiales obsoletos o en desuso. • Por seguros. Los inventarios requieren asegurarse para que esté protegida la inversión que ellos representan. • Por abarrotamiento. Es aquél que resulta cuando quedan existencias todavía después de que ha terminado la demanda. Si el producto puede venderse a corto plazo, no existirá este tipo de costo. 77
Café Internet • Por el dinero invertido en los inventarios. Este dinero no debe disponerse para otra aplicación. El costo que se le asigna depende del uso dado al dinero si éste estuviera disponible. Costos por agotamiento • Erogaciones adicionales para poder surtir lo más rápido posible. Cuando a una empresa se le han agotado las existencias de algún insumo y ha recibido un pedido, habrá necesidad de un procedimiento especial para conseguir esos recursos. • Por sustitución. Podría darse el caso de que por piezas faltantes, se tenga la necesidad de sustituir un artículo por otro más costoso, ya que de lo contrario frenaría las operaciones, situación que no debemos permitir. • Por el paro de operaciones. En este caso son aquellas erogaciones a las que habrá de incurrir si a una empresa se le agota la materia prima y tiene que suspender la producción. • Por la pérdida de la venta. En esta situación, la empresa se enfrenta al problema de cómo medir el hecho de que el cliente cancela un pedido. Determinación de la cantidad económica del pedido u orden de compra Este cálculo es una forma de determinar cuántas unidades deben comprarse, para mantener un nivel óptimo de inventarios que contribuya al logro de mayores utilidades, al mismo tiempo que permita controlar los inventarios insuficientes y excesivos que originen costos adicionales y riesgos de obsolescencia en los materiales (cantidad óptima de unidades por cada pedido). Asimismo, dentro de las técnicas de control de inventarios destacan las relativas a los estándares máximos, mínimos y de análisis A B C. Métodos de valuación de los inventarios La Ley del Impuesto sobre la Renta reconoce los siguientes métodos para la valuación de inventarios: • Métodos de costos identificados. Son aquéllos que por la característica del producto o insumo, pueden identificarse con facilidad como provenientes de compras específicas y pueden valorarse a los precios que aparecen en las facturas de compras, como resulta en el caso de terrenos, edificios, vehículos, entre otros. • Métodos de costos promedio. Se determinan dividiendo el total del costo de las mercancías o artículos disponibles, entre el número de unidades disponibles en existencia. Este método se utiliza cuando los precios de los productos varían según la oferta y demanda del mercado. • Método de primeras entradas, primeras salidas (PEPS). Se basa en la creencia de que la primera mercancía comprada es la primera que se vende. Los costos unitarios de los insumos que se están utilizando (salidas) se valúan en función a los precios originarios que otorgaron los proveedores, hasta que se agoten las cantidades compradas, es decir, se van utilizando los precios de atrás hacia adelante. • Método de últimas entradas primeras salidas (UEPS). Este método de valuación sugiere que las mercancías adquiridas en fecha reciente son las primeras que se venden, y que el inventario final consta de viejas mercancías adquiridas en las primeras compras. Funciona al contrario del método anterior, es decir, los costos unitarios que se utilizaron para las salidas de inventarios, son los correspondientes a las últimas compras (costos recientes). • Método de detallistas. Se utiliza con mucha frecuencia en tiendas departamentales y demás tipos de negocios al detalle. La mercancía que se va comprando, se pone a disposición de la clientela, exhibiéndola para su venta, y a partir de este momento ya se considera consumida. 78
Café Internet Los métodos descritos con anterioridad son considerados aceptables tanto para fines contables como para la determinación de la renta gravable. El método que se utiliza para el control de inventarios es el de primeras entradas primeras salidas (PEPS). Aquí influye tanto la innovación tecnológica, cuanto el que no se transforman los materiales sino que sólo se consumen y de manera relativamente rápida. Sistemas de control de inventarios 1) Sistema de mercancías generales o sistema global. Consiste en manejar por medio de una sola cuenta, llamada normalmente “mercancías generales” todos los movimientos tales como: compras, ventas, registro de inventarios (inicial y final), rebajas, devoluciones y gastos sobre compras, rebajas y devoluciones sobre ventas y costos de lo vendido. Este sistema es hoy en día obsoleto, en virtud de que no reporta información detallada. 2) El sistema analítico o pormenorizado.- Debe su nombre a que mantiene una cuenta para cada concepto que afecte los movimientos del almacén, tanto de entradas como de salidas, en estos rubros: Naturaleza del saldo Nombre Deudor Acreedor Inventarios (inicial - final) X Compras X Rebajas s/compras X Devoluciones s/compra X Gastos s/compra X Ventas X Rebajas s/ventas X Devoluciones s/ventas X Costo de lo vendido X A pesar de lo numeroso de las cuentas que se manejan en este sistema, se desconoce el valor de las existencias en el almacén, por lo que se hace imperioso realizar un inventario físico, al menos una vez al año, con el fin de determinar el costo de las mercancías que fueron vendidas en el período y por lo tanto, estar en posibilidades de determinar la utilidad o pérdida de la empresa. 3) Sistema de inventarios perpetuos. Lleva un control estricto de todas las operaciones que afectan directa o indirectamente, tanto los movimientos relativos a ventas como los relacionados con las existencias en el almacén. El nombre de inventarios perpetuos obedece a que el saldo de la cuenta de mayor almacén siempre muestra el valor de las existencias de bodega. De acuerdo al reglamento de la Ley del Impuesto Sobre la Renta, las empresas están obligadas a llevar alguno de los sistemas anteriores, dependiendo de los ingresos manifestados en su última declaración. 79
Café Internet Ingresos acumulables Sistema Mayores de $ 20’000,000 Inventarios perpetuos Menores de $ 20’000,000 Inventarios perpetuos o analítico o pormenorizado Mercancías generales Hasta $ 5’000,000 Cabe hacer mención que en el último punto se podrá llevar el sistema de inventarios perpetuos. Presupuestos de inventarios Este presupuesto tiene como objetivo fundamental mantener los inventarios en un bajo costo, mediante la estabilización y control de las operaciones. Para ello los inventarios deberán cumplir con las siguientes características: • Los inventarios deberán ser suficientes para cubrir tanto la demanda de las operaciones, como la de ventas, tomando en cuenta las fluctuaciones de las mismas. Una vez predeterminadas las ventas, cuyo presupuesto es un elemento indispensable en la formulación del programa de trabajo de casi todas las demás funciones de la empresa, es necesario presupuestar las operaciones de artículos en cantidades suficientes para cubrir la demanda requerida en el presupuesto de ventas. • Para formular el presupuesto de operaciones, es indispensable predeterminar la existencia necesaria para cubrir en forma eficiente las ventas precalculadas. Una inventario excesivo ocasionaría gastos innecesarios, derivados del manejo y almacenamiento de inversiones ociosas, pago de seguros, obsolescencia, entre otros. Al contrario, uno insuficiente daría lugar a demoras en el despacho de pedidos y, por tanto, baja en las ventas. Para evitar lo anterior se requiere el establecimiento de máximos y mínimos de inventarios de acuerdo con las características de cada empresa, así como la determinación de la inversión óptima en inventarios que deberá existir. Análisis de la rotación de inventarios La rotación de inventarios es una medida de análisis para calcular la frecuencia con la que los inventarios en existencias se han renovado en relación con las ventas. Representan un elemento de control de inventarios. Normalmente deberán fijarse rotaciones estándar para cada tipo de inventarios. 80
Café Internet 8.- MARCO LEGAL Introducción En el presente capítulo se tratan aspectos que con seguridad cualquier persona interesada en hacer negocios se preguntará: ¿en términos legales, en realidad qué puedo hacer?, ¿lo que se quiere y pretende realizar es en realidad un acto de comercio?, ¿se puede realizar?, ¿quiénes sí pueden y quiénes no?, ¿qué tipo de sociedad me conviene?, ¿qué se necesita para establecerla?, ¿qué es una franquicia?, ¿qué son patentes, marcas y derechos de autor?, ¿cuáles son las modalidades de seguros?, ¿por qué es importante contar con apoyos legales?. Contenido del capítulo I. Formas o modalidades legales para operar • Personas Físicas • Personas Morales • Sociedades Mercantiles • Sociedades Cooperativas • Sociedades Civiles (S.C.) II. Licencias y permisos para iniciar operaciones •Secretaría de Relaciones Exteriores •Notario Público/Registro Público de Comercio •Secretaría de Hacienda y Crédito Público •Gobierno Municipal / Gobierno del Distrito Federal •Secretaría de Salud •Instituto Mexicano del Seguro Social •Institución Bancaria •Sistema de Información Empresarial Mexicano •Coparmex •Sindicato •Instituto Nacional de Estadística, Geografía e Informática •Secretaría de Economía •Secretaría del Medio Ambiente, Recursos Naturales y Pesca •Comisión Nacional del Agua III. Franquicias, patentes, marcas y derechos de autor •Franquicias •Patentes •Marcas •Derechos de autor IV. Consultoría legal • Contratos V. Contratación de seguros 81
Café Internet I. Formas o modalidades legales para operar Posiblemente el marco legal sea un tema que presente una situación especial, pues las leyes suelen interpretarse como un conjunto de restricciones al quehacer de las empresas, en tanto su formulación, desde los planteamientos de los constituyentes, obedece más a la necesidad de encauzar el delineamiento de un proyecto, en este caso, del desarrollo económico y social del país. El código de comercio, la ley de impuesto sobre la renta, la ley federal del trabajo, al igual que el resto de reglamentos ligados a las empresas prestadoras de servicios o productivas, en sus primeros artículos nos presentan un conjunto de preceptos que tienen por objeto ayudar a la creación de un ente activo que es la empresa y, a través de ella, constituir las bases del crecimiento económico y social de la nación. La empresa se ve como un lugar formativo de los trabajadores, es el medio para aprender o perfeccionar técnicas y procesos que permiten la elaboración de bienes y el otorgamiento de servicios. De conformidad con las leyes, es en la empresa donde se encuentra el mejor apoyo de los trabajadores, pues aparte de recibir su sueldo, tienen acceso a otros medios como la seguridad social, que se ha ido formando gracias al concurso de las empresas, los propios trabajadores y el gobierno. Así mismo, los trabajadores tienen posibilidades de permanencia en el trabajo, o sea que es una fuente de ingresos permanente y duradera y por ese conducto se les ayuda a la formación de su patrimonio familiar, como la vivienda. También son un sitio de superación constante, en especial para quien quiere dominar un mayor número de conocimientos. Por ello en las empresas deben de actualizarse permanentemente los programas de capacitación al personal con el objeto de conocer bien lo que en ella se hace y cómo debe llevarse a cabo. La empresa es también un motor activo del país que requiere a su vez de varios conjuntos de servicios como el agua, el drenaje, la energía eléctrica, la seguridad, las vías de comunicación, el transporte, los cuales deben abastecerse interrumpidamente y tienen un costo por el que deben contribuir los usuarios, ciudadanos y empresas. Las entidades mercantiles pasan a constituir, por lo tanto, el principal contribuyente al erario del país, siendo, por su parte, el mayor beneficiario de la infraestructura y de los servicios. Las leyes nos ayudan a normar estos procedimientos, a la vez que nos sugieren el rumbo a seguir para el conjunto de los actores en estos procesos que conforman el mundo de las empresas. Bajo esta óptica, se presentan las leyes de mayor trascendencia para echar a andar una empresa y para operarla exitosamente después. Un negocio, para que exista como tal, realiza cotidianamente actos de comercio, entendiendo estos, no como la simple compra-venta, sino como una gama infinita de posibilidades, las cuales se encuentran establecidas en el Código de Comercio. Una vez que han sido señalados los conceptos que la legislación mercantil considera como actos de comercio, es conveniente conocer lo que el Código Fiscal de la Federación establece como actividades empresariales, las cuales, como se podrá apreciar, no difieren sustancialmente del Código de Comercio. Se entenderá por actividades empresariales, las siguientes: 1. Las comerciales que son las que de conformidad con las leyes federales tienen ese carácter. 82
Café Internet 2. Las industriales, entendidas como la extracción, conservación o transformación de materias primas, acabado de productos y la elaboración de satisfactores. 3. Las agrícolas que comprenden las actividades de siembra, cultivo, cosecha y la primera enajenación de los productos obtenidos, que no hayan sido objeto de transformación industrial. 4. Las ganaderas, que son las consistentes en la cría y engorda de ganado, aves de corral y animales, así como la primera enajenación de sus productos, que no hayan sido objeto de transformación industrial. 5. Las de pesca, que incluyen la cría, cultivo, fomento y cuidado de la reproducción de toda clase de especies marinas y de agua dulce, así como la captura y extracción de las mismas y la primera enajenación de esos productos, que no hayan sido objeto de transformación industrial. 6. Las silvícolas, que son cultivo de los bosques o montes; así como la cría, conservación, restauración, fomento y aprovechamiento de la vegetación de los mismos y la primera enajenación de los mismos, que no hayan sido objeto de transformación industrial. Se considera empresa para efectos fiscales a la persona física o moral que realice las actividades antes mencionadas. Personas Físicas Para determinar si las personas físicas pueden establecerse como empresarios, ya señalamos las características que establece el Código de Comercio, así como el Código Fiscal de la Federación; sin embargo, es necesario precisar las disposiciones que señala el Código Civil para el Distrito Federal en Materia Común y para toda la república en Materia Federal, en relación con las personas físicas. Dicho ordenamiento señala que la capacidad jurídica de las personas físicas se adquiere por el nacimiento y se pierde por la muerte, y que el mayor de edad (18 años cumplidos) tiene facultad para disponer libremente de su persona y bienes, salvo las limitaciones que establece la ley. Ahora bien, el Código Civil establece con toda precisión a las personas físicas que tienen incapacidad natural y legal: 1. Los menores de edad. 2. Los mayores de edad privados de inteligencia por locura, idiotismo o imbecilidad, aun cuando tengan intervalos lúcidos. 3. Los sordomudos que no saben leer ni escribir. 4. Los ebrios y drogadictos consuetudinarios. Precisado lo anterior, podemos establecer que cualquier persona física que legalmente pueda obligarse a contraer responsabilidades y tener derechos puede con libertad establecerse como empresario, es decir, crear su negocio, cumpliendo adicionalmente con las disposiciones del Código de Comercio. En términos generales, la persona física tiene mayor amplitud para hacer negocios al no tener que cumplir con toda la serie de obligaciones formales a que le obliga una sociedad mercantil, ya que al ser su propio patrón, él mismo decide hasta dónde debe o puede comprometerse al realizar sus negociaciones; esto evidentemente sin mencionar el aspecto fiscal que tiene importantes diferencias, mismas que, como se mencionó anteriormente, son materia de otro capítulo. 83
Café Internet No obstante lo anterior, hay que señalar que cuando la persona física se obliga, su responsabilidad es tal que incluso puede comprometer el patrimonio familiar, ya que no existe un mínimo o máximo legal para adquirir tales obligaciones; por lo tanto, es vital evaluar en el caso de personas físicas el régimen de contrato matrimonial que tiene, siendo los dos caminos legales el de sociedad conyugal y el de separación de bienes, mismos que tienen características perfectamente definidas. En este supuesto cabe hacer la aclaración que un contrato de sociedad conyugal puede ser modificado, previos trámites legales, a separación de bienes, sin necesidad de romper el contrato matrimonial. Otro punto importante que debe definir la persona física empresario, es quién heredará a su muerte el negocio. Por desgracia éste es un aspecto que con mucha frecuencia no se cuida en México, dada la idiosincrasia del mexicano, que cree que nunca va a morir; sin embargo, conviene conocer que en caso de muerte sin testamento, tienen derecho a heredar por sucesión legítima los descendientes, cónyuges, ascendientes, parientes colaterales dentro del cuarto grado y la concubina; a falta de los anteriores, la beneficencia pública; en el primer caso, es muy fácil suponer que un negocio se divida en "N” fracciones, o se venda, lo cual no necesariamente refleja la voluntad de la persona física fundadora de un negocio. Es, pues, conveniente que la persona física empresaria defina con claridad los anteriores puntos para evitar situaciones no deseadas, pero sobre todo dolorosas. Personas morales Existen varias clases de personas morales: aquéllas que están reguladas por la Ley General de Sociedades Mercantiles, las que prevé la Ley General de Sociedades Cooperativas y otras más que aparecen en el Código Civil para el Distrito Federal y cada uno de los códigos civiles de las entidades federativas. Sociedades mercantiles De las previstas en la Ley General de Sociedades Mercantiles. En el cuadro siguiente, se presentan sus principales características. Todas las sociedades a que hace mención dicho cuadro tienen como requisitos generales para su constitución los siguientes puntos: 84
Café Internet Sociedades mercantiles Mínimo de Capital Obligaciones de Tipo de adminis- Nombre Accionist Capital representado los accionistas tración legal as social por Sociedad Dos $50,000.00 Acciones Unicamente el Administrador Anónima pago de sus único o consejo (S.A.) acciones. de administración, pudiendo ser socios o personas extrañas a la sociedad. Sociedad en Sin Sin mínimos Acciones Los socios Uno o varios Nombre mínimos legales responden de administradores, Colectivo legales manera pudiendo ser (S.N.C.) subsidiaria, socios o personas ilimitada y extrañas a la solidariamente de sociedad. las obligaciones de la sociedad. Sociedad en Uno o Sin mínimo Partes sociales Igual a la anterior Los socios Comandita varios legal y adicionalmente (comanditarios) Simple socios a las obligaciones no pueden ejercer (S.C.S.) de los la administración comanditarios de la sociedad. que están obligados únicamente al pago de sus aportaciones. Sociedad de No más de $3,000.00 Partes sociales Unicamente el Uno o más Responsabili 50 socios pago de sus gerentes, socios dad Limitada aportaciones. o extraños a la (S. de R.L.) sociedad. Sociedad en Uno o Sin mínimo Acciones Igual a sociedad Igual a sociedad Comandita varios legal en comandita en comandita por Acciones socios simple. simple. (S.C.A.) Sociedad Mínimo de Lo que Por las Procurar el Asamblea Cooperativa 5 socios aporten los operaciones mejoramiento general, consejo (S.C.) socios, sociales social y de donativos económico de los administración, que reciban asociados y consejo de y repartir sus vigilancia y rendimiento rendimientos a demás s de la prorrata. comisiones de sociedad. designe la asamblea general. 85
Café Internet Las sociedades se constituyen ante notario y en la misma forma se hacen constar sus modificaciones. La escritura constitutiva de una sociedad debe contener: 1. Los nombres, nacionalidades y domicilio de las personas físicas o morales que constituyan la sociedad. 2. El objeto de la sociedad. 3. Su razón social o denominación. 4. Su duración. 5. El importe del capital social. 6. La expresión de lo que cada socio aporte en dinero o en otros bienes; el valor atribuido a éstos y el criterio seguido para su valorización. Cuando el capital sea variable, así se expresará, indicándose el mínimo que se fije. 7. El domicilio de la sociedad. 8. La manera conforme a la cual ha de administrar la sociedad y las facultades de los administradores. 9. El nombramiento de los administradores y la designación de los que han de llevar la firma social. 10. La manera de ejercer la distribución de las utilidades y pérdidas entre los miembros de la sociedad. 11. El importe del fondo de reserva. 12. Los casos en que la sociedad ha de disolverse con anticipación. 13. Las bases para practicar la liquidación de la sociedad y el modo de proceder a la elección de los liquidadores, cuando no han sido designados con anticipación. Todos los requisitos anteriores y las demás reglas que se establecen en la escritura sobre organización y funcionamiento de la sociedad, constituyen los estatutos de la misma. La propia Ley General de Sociedades Mercantiles establece con toda precisión para cada sociedad, las reglas específicas que deben acatar en relación con sus asambleas ordinarias y extraordinarias de socios o accionistas, así como obligaciones y responsabilidades del consejo de administración, administrador, comisario, entre otros. Un aspecto a considerar es el relativo a la Extinción de las sociedades mercantiles. Sociedades cooperativas Adicionalmente a las sociedades mencionadas, existen las que aparecen en la Ley General de Sociedades Cooperativas que fue publicada en el Diario Oficial de la Federación en 1938, y que establece las reglas para la constitución, funcionamiento y disolución de este tipo de sociedades, que en términos generales deben sujetarse a lo siguiente: Son sociedades cooperativas aquellas que reúnen las siguientes condiciones: 1. Estar integradas por individuos de la clase trabajadora que aporten a la sociedad su trabajo personal cuando se trate de cooperativas de productores; o se aprovisionen mediante la sociedad o utilicen los servicios que ésta distribuye, cuando se trate de cooperativas de consumidores. 2. Funcionar sobre principios de igualdad de derechos y obligaciones de sus miembros. 3. Funcionar con un número variable de socios nunca inferior a diez. 4. Tener capital variable y duración indefinida. 5. Conceder a cada socio un solo voto. 6. No perseguir fines de lucro. 86
Café Internet 7. Procurar el mejoramiento social y económico de sus asociados mediante la acción conjunta de éstos en una obra colectiva. 8. Repartir sus rendimientos a prorrata entre los socios en razón del tiempo trabajado por cada uno, si se trata de cooperativas de producción; y de acuerdo con el monto de las operaciones realizadas con la sociedad, en las de consumo. Sólo serán sociedades cooperativas las que funcionen de acuerdo con la ley y estén autorizadas y registradas por la Secretaría de Trabajo y Previsión Social. Las sociedades cooperativas pueden adoptar los regímenes de responsabilidad limitada o suplementada de sus socios, debiendo expresar en su denominación el régimen adoptado, así como el número de su registro oficial. Para los efectos legales, la responsabilidad es suplementada cuando los socios respondan a prorrata por las operaciones sociales, hasta por una cantidad fija, determinada en el acta constitutiva o por acuerdo de la asamblea. La constitución de las sociedades cooperativas deberá hacerse mediante asamblea general que celebren los interesados, en la cual, además de los generales de los fundadores y los nombres de las personas que hayan resultado electas para integrar por primera vez consejos y comisiones, se insertará el texto de las bases constitutivas. Sociedades Civiles (S.C.) Existe también otro tipo de sociedades que están contempladas en el Código Civil para el Distrito Federal, en materia común, y para toda la república en materia federal, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 26 de mayo de 1928 y que establece la posibilidad de crear sociedades civiles bajo las siguientes normas: Por un contrato de sociedad, los socios se obligan mutuamente a combinar sus recursos o sus esfuerzos para la realización de un fin común, de carácter económico, pero que no constituya una especulación comercial. La aportación de los socios puede consistir en una cantidad de dinero u otros bienes. El contrato de sociedad debe constar por escrito, pero básicamente en escritura pública cuando algún socio transfiera a la sociedad bienes cuya enajenación deba hacerse en escritura pública. El contrato de la sociedad debe contener: 1. Los nombres y apellidos de los otorgantes que son capaces de obligarse. 2. La razón social. 3. El objeto de la sociedad. 4. El importe del capital social y la aportación con que cada socio debe contribuir. Dicho contrato de sociedad debe inscribirse en el Registro de Sociedades Civiles para que produzca efectos contra terceros, y sin poder modificar sino por consentimiento unánime de los socios. 87
Café Internet Los Café-Internet acostumbran operar bajo la forma legal de “persona física con actividades empresariales”, cuando son empresas micro o pequeñas y en algunos casos operan bajo la forma de una sociedad anónima de capital variable (S.A. de C.V.), lo cual siempre es recomendable cuando la empresa es de una dimensión importante y cuando el número de socios permite la constitución de una persona moral. II. Licencias y permisos para iniciar operaciones El establecimiento o constitución de un negocio o empresa requiere el cumplimiento de ciertos requisitos y trámites legales ante autoridades gubernamentales, privadas y sociales. A continuación se enumeran algunas de las dependencias a las que deberá acudirse y los trámites que deben realizarse: 1. Secretaría de Relaciones Exteriores (en el caso de sociedades) La Secretaría de Relaciones Exteriores (SRE), por medio de la Dirección General de Permisos, artículo 27 constitucional, autoriza la constitución de una sociedad. Aquí la SRE resuelve si la denominación o razón social no está registrada con anterioridad y autoriza la determinación del objeto social. 2. Notario Público/Registro Público de Comercio (en el caso de sociedades) La constitución de la sociedad se formaliza mediante un contrato social denominado escritura constitutiva, que establece los requisitos y reglas a partir de las cuales habrá de funcionar la sociedad. Entre otras cosas contienen: 1. Datos generales de los socios. 2. Objeto social. 3. Denominación o razón social. 4. Duración de la sociedad. 5. Importe del capital social. 6. Domicilio social. 7. Organo de administración. 8. Vigilancia. 9. Bases para la liquidación. Este contrato, también llamado “estatutos”, debe ser otorgado en escritura (notarizado) ante notario público, e inscrito en el Registro Público de Comercio de la SE, dentro de los 15 días siguientes a su suscripción. 3. Secretaría de Hacienda y Crédito Público Dentro del mes siguiente a: • Su constitución, las sociedades (personas morales). • Haber realizado situaciones jurídicas que de hecho den lugar a presentación de declaraciones periódicas (apertura), las personas físicas con actividades empresariales y las personas morales residentes en el extranjero deben solicitar su inscripción en el Registro Federal de Contribuyentes de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (forma HRFC-1, en original y cinco copias), donde reciben una clave que les identifica en lo subsecuente ante la autoridad fiscal. 88
Café Internet También la SHCP mantiene el Padrón de Proveedores de la Administración Pública Federal, al que deben registrarse las empresas o personas que deseen efectuar transacciones comerciales con las diferentes dependencias de la administración pública. 4. Secretaría de Salud Las actividades relacionadas con la salud humana requieren obtener, en un plazo no mayor de 30 días, de la Secretaría de Salud o de los gobiernos estatales, una autorización que podrá tener la forma de: Licencia Sanitaria, Permiso Sanitario, Registro Sanitario, Tarjetas de Control Sanitario. Esta licencia tiene por lo general una vigencia de dos años y debe revalidarse 30 días antes de su vencimiento. 5. Instituto Mexicano del Seguro Social El patrón (la empresa o persona física con actividades empresariales) y los trabajadores deben inscribirse en el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), dentro de un plazo no mayor de cinco días de iniciadas las actividades. Al patrón se le clasificará de acuerdo con el Reglamento de Clasificación de Empresas y denominación del Grado de Riesgo del Seguro del Trabajo, base para fijar las cuotas que deberá cubrir. 6. Institución Bancaria En el banco seleccionado se abre la cuenta de cheques y se recurre a solicitar financiamiento, se paga todo tipo de impuestos (al igual que servicios tales como electricidad, teléfonos y gas entre otros) y se presentan declaraciones, aun cuando no originen pago. De igual manera, el patrón y los trabajadores deben inscribirse ante el Sistema de Ahorro para el Retiro (subcuentas IMSS e Infonavit, forma SAR-01-1, SAR-01-2, SAR-04-1 o sus equivalentes en medios magnéticos). En el banco, más adelante se depositarán en forma bimestral las aportaciones correspondientes. 7. Sistema de Información Empresarial Mexicano De acuerdo con la Ley de Cámaras Empresariales y sus Confederaciones, todas las tiendas, comercios, fábricas, talleres o negocios deben registrarse en el Sistema Empresarial Mexicano (SIEM) con lo cual tendrán la oportunidad de aumentar sus ventas, acceder a información de proveedores y clientes potenciales, obtener información sobre los programas de apoyo a empresas y conocer sobre las licitaciones y programas de compras del gobierno. 8. Coparmex En forma opcional, el patrón puede inscribirse en la Confederación Patronal de la República Mexicana (Coparmex). 9. Sindicato Aun cuando no existe obligación legal de afiliar a los trabajadores ante algún sindicato, los trabajadores pueden constituirse en sindicato cuando se conjunten más de veinte trabajadores en activo. En la práctica los diferentes sindicatos, reconocidos por las autoridades del trabajo en el ámbito federal o local, buscan forzar la contratación colectiva de los trabajadores y su respectiva afiliación, por lo que es conveniente entablar pláticas con alguna central obrera antes de constituirse, y así no tener que negociar bajo presión. 89
Café Internet 10. Instituto Nacional de Estadística, Geografía e Informática Al iniciar operaciones y posteriormente cada año, se debe dar aviso de manifestación estadística ante la Dirección General de Estadística, dependiente del Instituto Nacional de Estadística, Geografía e Informática (INEGI). 11. Secretaría de Economía Esta secretaría (SE) debe verificar y autorizar todos los instrumentos de medidas y pesas que se usen como base u objeto de alguna transacción comercial. Reglamenta y registra las Normas Oficiales Mexicanas (NOM) que son obligatorias para ciertos productos (instrumentos de medición y prueba, ropa y calzado, salud, contaminantes, entre otros). También existen normas opcionales, cuya adopción permite la autorización para el uso del sello oficial de garantía, siempre y cuando se cumplan con las especificaciones de un sistema de control de calidad. Asimismo puede emitir, a petición y según previa comprobación, un certificado oficial de calidad. La SE estipula y controla los registros de las marcas, nombres comerciales, patentes y otras formas de propiedad industrial. Cuando la empresa tiene accionistas o socios extranjeros se deberá inscribir en el Registro Nacional de Inversión Extranjera que se lleva en la SE. Por último, se recomienda visitar el sitio web de esta secretaría www.contactopyme.gob.mx porque en ella se localizan muy diversos programas de apoyo para las empresas que radican en el país. 12. Secretaría del Medio Ambiente, Recursos Naturales y Pesca Las empresas que emitan a la atmósfera olores, gases, o partículas sólidas o líquidas deben solicitar una licencia de funcionamiento expedida por esta secretaría (SEMARNAP). Estas emisiones deberán sujetarse a los parámetros máximos permitidos por la ley. 13. Secretaría del Trabajo y Previsión Social Todos los negocios deben cumplir con el Reglamento Federal de Seguridad, Higiene y Medio Ambiente de Trabajo y Normas Relativas que se presenta en el capítulo sobre Instalaciones: ubicación y servicios auxiliares y en los Anexos de este documento. 14. Comisión Nacional del Agua En caso de no estar conectado a alguna red de agua potable y alcantarillado se debe solicitar permiso ante la Comisión Nacional del Agua para obtener derechos de extracción de agua del subsuelo, y de igual manera se deben registrar las descargas. En ambos casos se origina el pago de derechos. 15. Otras autorizaciones Como las relativas a la Comisión Federal de Competencia, Comisión Federal de Electricidad, Instituto Mexicano de la Propiedad Industrial, entre otras. De manera complementaria le sugerimos consultar la sección de trámites obligatorios que presenta el subsistema Primer contacto en el sitio web www.contactopyme.gob.mx Para el caso de una empresa, en este giro, que se instale en el Distrito Federal se deberá prestar especial atención a lo señalado a continuación: 90
Café Internet CONSTITUCION DE SOCIEDADES ANTE LA S.R.E. TRAMITE FEDERAL Trámite para obtener de la Secretaría de Relaciones Exteriores (SRE) la autorización del nombre de la sociedad Denominación Social TIEMPO APROXIMADO DE AREA DONDE SE GESTIONA/HORARIO DE ATENCION RESPUESTA Dirección de Permisos Artículo 27 Constitucional/ Ricardo Flores 5 días hábiles Magón No. 1 Anexo II P.A., Col. Nonoalco Tlaltelolco México, D.F. Tel. 57 82 41 44 Ext. 4068 SACTEL Tel. 56 04 12 40 (de 9:00 a 15:00Hrs) VIGENCIA FORMATO COSTO SA1 $455.00 por recepción, de Indefinida examen y expedición del permiso AVISO DE USO DE LOS PERMISOS PARA LA CONSTITUCION TRAMITE FEDERAL DE SOCIEDADES O CAMBIO DE DENOMINACION O RAZON SOCIAL Trámite para informar a la S.R.E. que el permiso que autorizó fue utilizado por constitución de sociedad o cambio en su denominación o razón social. TIEMPO APROXIMADO DE AREA DONDE SE GESTIONA/HORARIO DE ATENCION RESPUESTA Dirección de Permisos Artículo 27 Constitucional/ Ricardo Flores No se requiere Magón No. 1 Anexo II P.A., Col. Nonoalco Tlaltelolco México, D.F. Tel. 57 82 41 44 Ext. 4068 SACTEL Tel. 56 04 12 40 (de 9:00 a 14:30Hrs) VIGENCIA FORMATO COSTO 90 días hábiles para dar aviso No aplica $170.00 pesos REGISTRO PUBLICO DE LA PROPIEDAD Y EL COMERCIO TRAMITE ESTATAL Trámite mediante el cual se hace el registro de la Acta constitutiva ante dicha Instancia TIEMPO APROXIMADO DE AREA DONDE SE GESTIONA/HORARIO DE ATENCION RESPUESTA Villalongín No. 15 Col. Cuauhtémoc México, D.F. Tel. 51 40 17 00 20 días hábiles (de 8:00 a 14:00 Hrs) VIGENCIA FORMATO COSTO Universal Variable de acuerdo al monto Indefinida para la inscripción $675.00 mínimo / $6,764.00 máximo CONSTITUCION DE SOCIEDAD DE RESPONSABILIDAD TRAMITE ESTATAL LIMITADA MICROINDUSTRIAL Trámite mediante el cual el usuario obtiene la figura legal de Sociedad de Responsabilidad Limitada Microindustrial, para lo cual se requiere: - El Permiso para la Constitución de Sociedades ante la S.R.E. - Aviso de Uso de los Permisos para la Constitución de Sociedades y el Registro Público de la Propiedad y el Comercio posteriormente tendrá que realizar su Inscripción del RFC para obtener su Cédula Fiscal. TIEMPO APROXIMADO DE AREA DONDE SE GESTIONA/HORARIO DE ATENCION RESPUESTA Ventanilla Única de Gestión Av. San Antonio 256 Col. Ampliación 5 días hábiles Nápoles México, D.F. Tel. 55 63 34 00 Ext. 326, 301 y 303 (de 9:00 a 15:00 Hrs.) VIGENCIA FORMATO COSTO Formulario Unico para obtención de Gratuito 3 Años Cédula de Microindustria 91
Café Internet INSCRIPCION EN EL RFC / CEDULA FISCAL TRAMITE FEDERAL Trámite mediante el cual se lleva a cabo la inscripción ante la SHCP, para efecto de cumplimiento de las obligaciones fiscales correspondientes. NOTA: Desde el 1° de Julio de 1999, las personas físicas, al momento de tramitar su inscripción en el Registro Federal de Contribuyentes, deben presentar conjuntamente, la Forma oficial R1 y la Forma denominada "Solicitud de Cédula de Identificación Fiscal con CURP." TIEMPO APROXIMADO DE AREA DONDE SE GESTIONA/HORARIO DE ATENCION RESPUESTA Administración Local de Recaudación, en los Módulos de Atención Desde la respuesta inmediata Fiscal, en los Módulos de Recepción de Trámites Fiscales y a hasta 3 días hábiles través del Buzón Fiscal; información al contribuyente México, D.F. Tel. 52 27 02 97 y 01 800 90 450 00 VIGENCIA FORMATO COSTO R1 / Solicitud de Cédula de Gratuito Indefinida Identificación Fiscal con CURP CERTIFICACION DE ZONIFICACION PARA USO ESPECIFICO TRAMITE LOCAL Trámite mediante el cual se hace constar si un uso especifico esta permitido o prohibido para determinado inmueble, conforme a los Programas de Desarrollo Urbano. TIEMPO APROXIMADO DE AREA DONDE SE GESTIONA/HORARIO DE ATENCION RESPUESTA Dirección General de Desarrollo Urbano y Vivienda 2 a 7 días hábiles (SEDUVI)/Dirección del Registro de los Planes y Programas de Desarrollo Urbano/ Calle Victoria No. 7, P.B, Esq. Eje Central Lázaro Cárdenas, Col. Centro México, D.F. Tel. 55 10 93 96 Y 55 12 31 10. y/o en las Ventanillas Unicas Delegacionales del DDF México, D.F. / Ventanilla Unica de Gestión Av. San Antonio 256 Col. Ampliación Nápoles México, D.F. Tel. 56 11 31 67 y 55 63 34 00 (de 9:00 a 14:00 Hrs.) VIGENCIA FORMATO COSTO 2 años para ejercer el DU03 $495.00 pesos derecho que confiere LICENCIA DE USO DE SUELO TRAMITE LOCAL Documento expedido por el DF en el cual se autoriza el uso o destino que pretenda darse a los predios. TIEMPO APROXIMADO DE AREA DONDE SE GESTIONA/HORARIO DE ATENCION RESPUESTA Dirección General de Administración Urbana (SEDUVI) con cede 21 días hábiles en Colegio de Arquitectos/ Av. Constituyentes No. 800, Col. Lomas Altas, Tel. 55 70 21 30/Colegio de Ingenieros Civiles de México, A.C./Camino a Sta. Teresa No. 187, Col. Parques del Pedregal Tel. 56 06 84 15, 56 06 39 15 y 56 06 23 22 (de 9:00 a 16:00 Hrs.) VIGENCIA FORMATO COSTO 2 años para ejercer el AU07 $1,644.00 pesos derecho que confiere 92
Café Internet REGISTRO EMPRESARIAL ANTE EL IMSS Y EL INFONAVIT TRAMITE FEDERAL El Patrón deberá registrarse al igual que a sus trabajadores en el régimen obligatorio, cumpliendo con lo establecido en la Ley del Seguro Social, al hacerlo automáticamente quedarán registrados ante el INFONAVIT Y SAR TIEMPO APROXIMADO DE AREA DONDE SE GESTIONA/HORARIO DE ATENCION RESPUESTA Subdelegaciones Administrativas del IMSS / México, D.F. Tel. 52 15 días hábiles 11 02 45 y 52 11 20 29 (de 9:00 a 14:00 Hrs.) VIGENCIA FORMATO COSTO Aviso de inscripción patronal Gratuito AFIL01 Formato de inscripción de las empresas en el Seguro de Indefinida Riesgo de Trabajo SSRT01003 Aviso de inscripción de cada uno de los trabajadores (mínimo uno) AFIL02 AVISO DE FUNCIONAMIENTO ANTE EL INSTITUTO DE TRAMITE ESTATAL SERVICIOS SALUD PUBLICA PARA EL DISTRITO FEDERAL Documento expedido por el Instituto de Servicios de Salud Pública para el D.F., por medio del cual autoriza que un establecimiento de menor riesgo opere y funcione. TIEMPO APROXIMADO DE AREA DONDE SE GESTIONA/HORARIO DE ATENCION RESPUESTA Dirección General de Salud Pública y en la Dirección de Inmediata Regulación Sanitaria / José Antonio Torres No. 661 P.B. Col. Asturias, México, D.F. Tel. 57 41 48 62 Ext. 423 o 424 (de 8:30 a 13:30 Hrs.) VIGENCIA FORMATO COSTO Indefinida (quedando sujeto a Aviso de Funcionamiento Gratuito las inspecciones correspondientes) DECLARACION DE APERTURA TRAMITE LOCAL Trámite para obtener el documento con el que deberán contar los titulares de establecimientos, cuyo giro no requiere de licencia de funcionamiento para su operación. TIEMPO APROXIMADO DE AREA DONDE SE GESTIONA/HORARIO DE ATENCION RESPUESTA Ventanillas Únicas Delegacionales del DF México, D.F. (de 9:00 a Inmediata 14:00 Hrs.) Ventanilla Unica de Gestión Av. San Antonio 256 Col. Ampliación Nápoles México, D.F. Tel. 56 11 31 67 y 563 34 00 (de 9:00 a 15:00 Hrs.) VIGENCIA FORMATO COSTO Indefinida VU09 Declaración de Apertura Gratuito 93
Café Internet LICENCIA DE ANUNCIO TRAMITE LOCAL Trámite mediante el cual se otorga la licencia o permiso para fijar, instalar o colocar un anuncio, o bien señalar, indicar, mostrar o difundir al público cualquier mensaje. TIEMPO APROXIMADO DE AREA DONDE SE GESTIONA/HORARIO DE ATENCION RESPUESTA Ventanillas Únicas Delegacionales del DF México, D.F. (de 9:00 a Inmediata 14:00 Hrs.) Ventanilla Unica de Gestión Av. San Antonio 256 Col. Ampliación Nápoles México, D.F. Tel. 56 11 31 67 y 563 34 00 (de 9:00 a 15:00 Hrs.) VIGENCIA FORMATO COSTO AU08 $ 1,104.00 Anuncio Sencillo/ Permiso para la colocación de 1 año (renovación) asimismo manta $474.00 se indica que existen diversas modalidades y cuyos costos son variables REGISTRO DE FUENTES FIJAS Y DE DESCARGA DE AGUAS TRAMITE ESTATAL RESIDUALES Trámite que realizan los propietarios de establecimientos para que se les autorice la descarga de aguas residuales al sistema de alcantarillado urbano del D.F. TIEMPO APROXIMADO DE AREA DONDE SE GESTIONA/HORARIO DE ATENCION RESPUESTA Dirección General de Prevención y Control de la 25 días hábiles Contaminación/Dirección de Hidrología y Suelo/Secretaría del Medio Ambiente/Xalapa No. 15, Col. Roma Norte, México, D.F. Tel. 52 08 98 38, 52 07 29 96 y 57 07 09 49 (de 9:00 a 14:00 Hrs.) Ventanilla Unica de Gestión Av. San Antonio 256 Col. Ampliación Nápoles México, D.F. Tel. 56 11 31 67 y 55 63 34 00 Ext. 379 (de 9:00 a 15:00 Hrs.) VIGENCIA FORMATO COSTO Indefinida PC33 Gratuito CONSTITUCION DE LA COMISION MIXTA DE CAPACITACION TRAMITE FEDERAL Y ADIESTRAMIENTO Trámite mediante el cual se integra a la Comisión Mixta de Capacitación y Adiestramiento en la STPS. TIEMPO APROXIMADO DE AREA DONDE SE GESTIONA/HORARIO DE ATENCION RESPUESTA Dirección General de Capacitación y Productividad / Av. No tiene plazo oficial de Azcapotzalco la Villa No. 209 Edificio "E" P.B. Col. Barrio de Santo respuesta Tomas México, D.F. Tel. 53 82 34 53 (de 9:30 a 14:30 Hrs.) VIGENCIA FORMATO COSTO Indefinida DC1 Gratuito AVISO DE MANIFESTACION ESTADISTICA TRAMITE FEDERAL Información que se proporciona al INEGI relacionada con la actividad propia del negocio, sin que ello implique efectos fiscales. TIEMPO APROXIMADO DE AREA DONDE SE GESTIONA/HORARIO DE ATENCION RESPUESTA Ventanillas del INEGI / Patriotismo No. 711 Edif. A 5° Piso Col. Inmediata San José Mixcoac, México, D.F. Tel. 52 78 10 00 ext. 1143 y 1144 (de 9:00 a 13:00 Hrs.) VIGENCIA FORMATO COSTO 1 año (revalidación anual FEP3-1 Gratuito entre enero y marzo) 94
Café Internet VISTO BUENO DE SEGURIDAD Y OPERACIÓN TRAMITE ESTATAL Trámite mediante el cual se hace constar que el establecimiento en cuanto a su edificación e instalaciones, reúne las condiciones necesarias de seguridad para su operación y funcionamiento. TIEMPO APROXIMADO DE AREA DONDE SE GESTIONA/HORARIO DE ATENCION RESPUESTA Ventanillas Únicas Delegacionales del DF México, D.F. (de 9:00 a 3 días hábiles 14:00 Hrs.) Ventanilla Unica de Gestión Av. San Antonio 256 1 Piso Col. Ampliación Nápoles México, D.F. Tel. 56 11 31 67 y 563 34 00 (de 9:00 a 15:00 Hrs.) VIGENCIA FORMATO COSTO 3 años ( renovación) AU19 Gratuito PROGRAMA INTERNO DE PROTECCION CIVIL TRAMITE ESTATAL Trámite mediante el cual se definen las acciones destinadas a la salvaguarda de la integridad física de los empleados y de las personas que concurran al establecimiento TIEMPO APROXIMADO DE AREA DONDE SE GESTIONA/HORARIO DE ATENCION RESPUESTA Dirección General de Protección Civil (SEDUVI)/Periférico Sur No. 1 mes 2769 Col. San Jerónimo Lídice México, D.F. Tel. 56 83 40 86 y 56 83 28 38 ext. 101 (de 9:00 a 15:00 y de 18:00 a 21:00 Hrs.) VIGENCIA FORMATO COSTO Indefinida CP-02 Gratuito ACTA DE INTEGRACION A LA COMISION DE SEGURIDAD E TRAMITE FEDERAL HIGIENE EN LOS CENTROS DE TRABAJO Trámite mediante el cual se integra a la Comisión de Seguridad e Higiene en el Trabajo en la STPS. TIEMPO APROXIMADO DE AREA DONDE SE GESTIONA/HORARIO DE ATENCION RESPUESTA Dirección General de Seguridad e Higiene en el Trabajo / Av. No tiene plazo oficial de Azcapotzalco la Villa No. 209 Piso 19 Col. Barrio de Santo Tomas respuesta México, D.F. Tel. 53 94 87 02 (de 8:30 a 14:30 Hrs.) VIGENCIA FORMATO COSTO Indefinida No requiere formato específico Gratuito APROBACION DE PLANES Y PROGRAMAS DE TRAMITE FEDERAL CAPACITACION Y ADIESTRAMIENTO Trámite mediante el cual se aprueban los Planes y Programas de Capacitación de las empresas en la Secretaría de Trabajo y Previsión Social (STPS) TIEMPO APROXIMADO DE AREA DONDE SE GESTIONA/HORARIO DE ATENCION RESPUESTA Dirección General de Capacitación y Productividad / Av. Inmediata Azcapotzalco la Villa No. 209 Edificio "E" P.B. Col. Barrio de Santo Tomas, México, D.F. Tel. 53 94 51 66 Ext. 3580 (de 9:30 a 14:30 Hrs.) VIGENCIA FORMATO COSTO Determinada en el programa DC2 Gratuito propuesto y no debe exceder de 4 años 95
Café Internet INSCRIPCION EN EL PADRON DE IMPUESTO SOBRE TRAMITE LOCAL NOMINAS Trámite por medio del cual se integra al Padrón de Contribuyentes del DF. TIEMPO APROXIMADO DE AREA DONDE SE GESTIONA/HORARIO DE ATENCION RESPUESTA Subtesorería de Administración Tributaria Dirección de Registro Inmediata (Tesorería del D.F.)/ Izazaga No. 89 6° Piso, Col. Centro, México, D.F. Tel. 57 09 00 30 (de 8:00 a 15:00 Hrs) VIGENCIA FORMATO COSTO No aplica vigencia ISIN00996 Gratuito ALTA EN EL SISTEMA DE INFORMACION EMPRESARIAL TRAMITE FEDERAL MEXICANO (SIEM) Trámite que deberán realizar las empresas industriales, comerciales y de servicios para darse de alta en el Sistema de Información Empresarial Mexicano (SIEM). TIEMPO APROXIMADO DE AREA DONDE SE GESTIONA/HORARIO DE ATENCION RESPUESTA Cámara correspondiente de acuerdo a las actividades que realiza. Inmediata Mayor Información al Tel. 01 800 410 2000 VIGENCIA FORMATO COSTO SIEM Comercio Pequeño Hasta 2 empleados $100.00, 3 empleados $300.00, 4 o más $640.00 Comercio al por 1 año (revalidación anual Mayor y Servicios Hasta 3 entre enero y febrero) empleados $300.00, 4 o más $640.00 Industrial Hasta 2 empleados $150.00, 3 a 5 $350.00, 6 o más $670.00 III. Franquicias, patentes, marcas y derechos de autor Franquicias Se dice que una franquicia existe cuando la licencia de uso de una marca es utilizada para transmitir conocimientos técnicos o proporcionar asistencia técnica, con el fin de que la persona a quien se le conceda pueda producir, vender bienes o prestar servicios de manera uniforme y con los métodos operativos, comerciales y administrativos establecidos por el titular de la marca tendientes a mantener la calidad, prestigio o imagen de los productos o servicios a los que ésta distingue. A la persona que adquiere, vía contrato, el derecho de comercializar un bien o servicio, dentro de un mercado exclusivo, utilizando los beneficios que le ofrece una marca y el apoyo que recibe en la capacitación y el manejo del negocio se le llama franquicitario, el cual se obliga a: • Pagar al franquiciante casi siempre un pago inicial (cuota inicial de franquicia), además de regalías periódicas y otros pagos. • Ser el responsable de la instalación, operación y administración de la franquicia de acuerdo con las normas dictadas por el franquiciante. 96
Café Internet • Paga todos los costos de la instalación y gastos de operación y administración de la franquicia, además de ser el responsable para la contratación y administración de los recursos humanos necesarios. Por su parte el franquiciante es aquél que posee una determinada marca y tecnología (knowhow) de comercialización de un bien o servicio, cediendo, vía un contrato, los derechos de transferencias o uso de las marcas y la tecnología aportando a su vez, de asistencia técnica, organizativa, gerencial y administrativa al negocio del franquicitario. El franquiciante se obliga a: • Desarrollar y probar en la práctica el concepto de negocio y la tecnología que envuelve y concede a la franquicia, autorizando al franquicitario para hacer uso de esta tecnología, al igual que la implantación, administración y operación de un negocio que funcionará conforme a su concepto. • Establecer los métodos y procedimientos que dirigirán el funcionamiento de la franquicia. • Reclutar, seleccionar y entrenar al franquicitario respecto a la mejor técnica y rigor. • Mantener un equipo dedicado al constante desarrollo y perfeccionamiento del producto, servicio y técnica de actuación y gestión que permita a los franquicitarios elevar el nivel de desempeño de las respectivas franquicias. • Supervisar constantemente la red constituida por sus franquicias, para prevenir que cualquier actitud u omisión que afecte la imagen de la marca y perjudique con seriedad a cualquiera de los integrantes de la red. En el caso mexicano, existe la Asociación Mexicana de Franquicias (AMF), en la que para ser socio es necesario llenar y entregar la solicitud de afiliación con todos sus datos. Una vez sometida a la consideración del comité de afiliación y previa investigación de campo, de ser aprobada la solicitud de inscripción, se comunicará en cinco días hábiles, con el objeto de que oportunamente se cubra la membresía anual (12 meses) correspondiente. Papelería complementaria a la solicitud: 1. Breve curriculum de la empresa que otorga franquicias o empresa dueña de la marca. 2. Breve curriculum del gerente o director de franquicias. 3. Copia del contrato de franquicia. 4. Directorios de franquicitarios incluyendo dirección, teléfonos y nombre. 5. Acta constitutiva de la empresa que otorga franquicias. 6. Indices de los manuales que sustentan su tecnología (knowhow) o del programa de capacitación. 7. Código de ética debidamente firmado y fechado. 8. En caso de que el registro de marcas o el contrato de franquicia ante la Secretaría de Economía esté en trámite deberán presentar la solicitud de registro debidamente sellada. 9. Circular de oferta de franquicia (COF) Patentes Las modalidades de propiedad industrial existentes en México efectúan su protección por medio de: otorgamiento de patentes de invención; registro de modelos de utilidad; registro de modelos industriales; registro de marcas; registro de avisos comerciales; publicación de nombres comerciales; y declaración de protección de denominaciones de origen. La propiedad industrial está legislada por el sistema de propiedad industrial, el cual está conformado por un conjunto de leyes, reglamentos, decretos y ordenamientos administrativos que la autoridad en la 97
Café Internet materia (IMPI) aplica con el propósito de proteger las invenciones e innovaciones, así como las indicaciones comerciales, por medio de patentes, registros de modelos de utilidad y diseños industriales (dibujos y modelos), registro de marcas y avisos comerciales y publicaciones de nombres comerciales, incluidas las denominaciones de origen. La patente es un privilegio de exclusividad, que otorga el Estado a un inventor o a su causahabiente (titular secundario), para que por un período determinado, explote su invento en su provecho, por sí, o por otros con su consentimiento. En México, la vigencia de una patente es de 20 años improrrogables contados a partir de la fecha de presentación de la solicitud de patente, siempre y cuando el titular cumpla con el pago de las tasas de mantenimiento anuales. El titular de una patente puede ser una o varias personas nacionales o extranjeras, físicas o morales, combinadas de la manera que se especifique en la solicitud, en el porcentaje ahí mencionado, sus derechos se pueden transferir por actos entre vivos o por vía sucesoria, pudiendo: rentarse, licenciarse, venderse, permutarse o heredarse. Es obligación del titular de una patente explotar la innovación descrita en la misma, ya sea por sí mismo o por otros con su consentimiento, dentro del término de tres años contados a partir de su concesión o de cuatro años contados a partir de la presentación de la solicitud de patente correspondiente. La única consecuencia de no explotar la patente dentro del término mencionado, es que la misma quedará sujeta al otorgamiento de licencias obligatorias a cualquier tercero que las solicite, previa comprobación de su capacidad técnica y económica para llevar a cabo la explotación. Sin embargo, no procederá la concesión de una licencia obligatoria si los productos patentados u obtenidos por el proceso de patente son importados a México a escala comercial o si existieran razones técnicas o económicas que justifiquen la falta de explotación. Es también obligación del titular de una patente el mantener su vigencia mediante el pago de un derecho anual de mantenimiento, durante el tiempo total de la vigencia de la patente. El titular de una patente tiene el derecho de perseguir a los infractores de la misma, explotar en exclusiva la invención protegida por la misma, ya sea por sí mismo o por otros con su consentimiento. La patente sólo podrá hacerse valer en los países en los que se haya presentado y concedido. Para que una invención sea patentable, es necesario que el invento sea nuevo, resultado de una actividad inventiva y susceptible de aplicación industrial. De acuerdo con la Ley de Protección Industrial no son patentables, por no ser invenciones: • Los principios teóricos o científicos. • Los descubrimientos que consistan en dar a conocer o revelar algo que ya exista en la naturaleza, aun cuando con anterioridad fuese desconocido para el hombre. • Los esquemas, planes, reglas y métodos para realizar actos mentales, juegos o negocios y los métodos matemáticos. 98
Café Internet • Los programas de computación. • Las formas de presentación de información. • Las creaciones estéticas y las obras artísticas o literarias. • Los métodos de tratamiento quirúrgico, terapéutico o de diagnóstico aplicables al cuerpo humano y los relativos a animales. • La yuxtaposición de invenciones conocidas o mezclas de productos conocidos, su variación de forma, dimensiones o materiales. • No son patentables, por excepción, los procesos esencialmente biológicos para la obtención o reproducción de plantas, animales, o sus variedades, incluyendo los procesos genéticos o relativos a material capaz de conducir su propia duplicación, por sí mismo o por cualquier otra manera indirecta, cuando consistan simplemente en seleccionar o aislar material biológico disponible y dejarlo que actúe en condiciones naturales. • Las especies vegetales, y las especies y razas animales. • El material biológico tal como se encuentra en la naturaleza. • El material genético. • Las invenciones referentes a la materia viva que compone el cuerpo humano. Por otra parte, son patentables las invenciones siguientes: • Las variedades vegetales. • Las invenciones relacionadas con microorganismos, como las que se realicen usándolos; las que se apliquen a ellos o las que resulten en los mismos. • Los procesos biotecnológicos de obtención de farmoquímicos, medicamentos, bebidas y alimentos para consumo animal o humano, fertilizantes, plaguicidas, herbicidas, fungicidas o productos con actividad biológica. • La titularidad de las invenciones de los trabajadores le corresponden a las empresas que los contrataron para realizar trabajos relacionados con las invenciones. • Si la invención no está relacionada con los trabajos para los que fue contratado el empleado, la patente le correspondería al trabajador, quien podría otorgar a la empresa que lo contrató el derecho del tanto o de preferencia en igualdad de circunstancias, para la adquisición de su invento. No obstante que por ley las invenciones de los trabajadores pertenecen a las empresas que los contrataron, lo que normalmente hacen las empresas es agregar en el contrato laboral, una cláusula en la que se establece que los derechos intelectuales que se deriven de lo que el trabajador realice en la empresa sean concedidos a la misma. Marcas Una marca es un nombre, término, símbolo, diseño o cualquier signo visible o bien una combinación de ellos que sirva para distinguir un producto o un servicio de otros de su misma clase o especie. Existen cuatro tipos de marcas: Nominativas. Son las marcas que permiten identificar un producto y su origen mediante una palabra o un conjunto de palabras. Su importancia radica en que se debe distinguir fonéticamente, es decir, deberán ser lo suficientemente distintivas para diferenciar los productos o servicios en el mercado de aquellos de su misma especie o clase. Los nombres propios de las personas físicas pueden registrarse como marca, siempre que no se confundan con una marca registrada o un nombre comercial publicado. 99
Café Internet Innominadas. Son figuras que cumplen con la función de una marca. Este tipo de marca puede reconocerse visualmente pero no fonéticamente. Su peculiaridad consiste en ser símbolos, diseños, logotipos o cualquier elemento figurativo que sea distintivo. Mixtas. Son marcas que combinan palabras con elementos figurativos que muestran a la marca como un solo elemento o como un conjunto distintivo. Tridimensional. Son las marcas que protegen los envoltorios, empaques, envases, la forma o la presentación de los productos en sí mismos, si éstos resultan distintivos de otros de su misma especie o clase. Dentro del régimen administrativo de los signos distintivos existen también las siguientes figuras de protección: Marca colectiva. Se puede registrar como marca colectiva cualquier signo distintivo que las asociaciones o sociedades de productores, fabricantes, comerciantes o prestadores de servicio legalmente constituidos, soliciten para distinguir en el mercado los productos o servicios de sus miembros respecto de los productos o servicios de terceros que no formen parte de esas asociaciones o sociedades. Nombre comercial. Es cualquier denominación que sirve para distinguir una empresa o establecimiento industrial, comercial o de servicios, dentro de la zona geográfica donde se encuentra establecida su clientela efectiva. Tanto el nombre comercial como el derecho a su uso exclusivo estarán protegidos sin necesidad de registro. No obstante, quien esté utilizando un nombre comercial puede solicitar al instituto la publicación del mismo en la gaceta, lo establecerá la presunción de la buena fe en la adopción y uso del nombre comercial. Aviso comercial. Se pueden registrar como aviso comercial las frases u oraciones que sirvan para anunciar al público productos o servicios, establecimientos o negociaciones comerciales, industriales o de servicios, para que el público consumidor los distinga con facilidad. El registro de una marca es necesario o conveniente debido a que el Estado le otorga el derecho exclusivo de su uso en la república mexicana. Aunque no es obligatorio el registro para comercializar productos ni prestar servicios y los derechos sobre la marca se inician con su uso, sí es recomendable, ya que se puede evitar la copia o imitación y el aprovechamiento de su reputación comercial, así como ejercer las acciones legales oportunas contra quien haga un uso no autorizado por el titular del registro. La ostentación de la leyenda "marca registrada", las siglas M.R., sólo podrá realizarse en el caso de los productos o servicios para los que la marca se encuentre registrada. No pueden registrarse como marcas las siguientes palabras o figuras: • Denominaciones, figuras o formas tridimensionales animadas o cambiantes, que se expresan de manera dinámica; • Los nombres técnicos o de uso común de los productos o servicios que pretenden ampararse con la marca y las palabras que en el lenguaje corriente o en las prácticas comerciales se hayan convertido en la designación usual o genérica de los mismos; • Las formas tridimensionales de dominio público, las de uso común, las que carezcan de originalidad, la forma usual y corriente de los productos o la impuesta por su naturaleza o función industrial; 100
Café Internet • Las denominaciones, figuras o formas tridimensionales que sean descriptivas de los productos o servicios que se quieran proteger, incluyéndose las palabras descriptivas o indicativas que en el comercio sirvan para designar la especie, calidad, cantidad, composición, destino, valor, lugar de origen de los productos o la época de producción; • Las letras, dígitos y colores aislados, a menos que estén combinados o acompañados de otros signos, diseños o denominaciones que les den un carácter distintivo; • La traducción a otros idiomas o la variación ortográfica de palabras no registrables; • La reproducción o imitación de: escudos, banderas o emblemas de cualquier país, estado, municipio o divisiones políticas equivalentes; denominaciones, siglas, símbolos o emblemas de organizaciones internacionales, gubernamentales o no gubernamentales o de cualquier otra organización reconocida oficialmente, así como la designación verbal de los mismos; signos o sellos oficiales de control y garantía adoptados por un Estado, salvo consentimiento de la autoridad competente; monedas, billetes de banco, monedas conmemorativas o cualquier otro medio oficial de pago nacional o extranjero, y nombres o representación gráfica de condecoraciones medallas u otros premios obtenidos en exposiciones, ferias, congresos y eventos culturales o deportivos reconocidos oficialmente. • Las denominaciones geográficas, mapas, gentilicios, nombres y adjetivos que indiquen la procedencia geográfica de los productos o servicios y puedan originar error o confusión en cuanto a su procedencia. • Denominaciones de poblaciones o lugares que se caracterizan por la fabricación de ciertos productos, cuando sean los que se quieren amparar con la marca. • Nombres, seudónimos, firmas y retratos de personas sin su consentimiento. • Los títulos de obras literarias, artísticas o científicas, de publicaciones y difusiones periódicas, los personajes de ficción, personajes humanos de caracterización, nombres artísticos sin autorización expresa de los titulares de esos derechos. • Las denominaciones, figuras o formas tridimensionales susceptibles de inducir a error sobre la naturaleza, componentes o cualidades de los productos o servicios. • Las denominaciones, figuras o formas tridimensionales, iguales o semejantes a una marca notoriamente conocida en México. • Marcas idénticas o semejantes en grado de confusión a otra registrada o solicitada con anterioridad para los mismos o similares productos o servicios. • Marcas idénticas o semejantes en grado de confusión a un nombre comercial aplicado a una empresa o establecimiento dedicados a la elaboración o venta de los productos o prestación de servicios que se pretendan amparar con la marca, si el nombre comercial ha sido usado con anterioridad a la fecha de solicitud del registro de la marca o la de su uso declarado. El registro de una marca implica el cumplimiento de una serie de requisitos básicos. Derechos de autor La propiedad industrial es una de las partes que conforman la propiedad intelectual; la otra es la de propiedad autoral, conocida como derechos de autor. En México las instituciones gubernamentales encargadas de administrar el sistema son: el Instituto Mexicano de la Propiedad Industrial (IMPI) y la Secretaría de Educación Pública, por medio del Instituto Nacional del Derecho de Autor. La propiedad intelectual se refiere al conjunto de derechos patrimoniales de carácter exclusivo que otorga el Estado por un tiempo determinado, a las personas físicas o morales que llevan a cabo la realización de creaciones artísticas o que realizan invenciones o innovaciones y quienes adoptan indicaciones comerciales, pudiendo ser éstos, productos y creaciones objetos de comercio. 101
Café Internet Este derecho confiere al titular del mismo la facultad de excluir a otros del uso o explotación comercial del mismo si no cuentan con su autorización. La protección en nuestro país sólo es válida en el territorio nacional; su duración depende de la figura jurídica para la cual se solicita su protección. Recuerde que si usted quiere proteger derechos de autor (obras artísticas, literarias, musicales, esculturales, gráficas y programas de computación), deberá dirigirse al Instituto Nacional del Derecho de Autor, dependiente de la Secretaría de Educación Pública. Las solicitudes pueden ser presentadas directamente por el interesado o por medio de un representante legal. Es conveniente que antes de presentar la solicitud correspondiente, gestione una búsqueda de anterioridades, con el propósito de verificar en la base de datos de marcas si existen antecedentes similares o en grado de confusión al signo que pretende registrar. Esto le permitirá ahorrar gastos y tener mayor seguridad de que su solicitud proceda. IV. Consultoría legal Una vez que se ha estudiado la factibilidad de establecer una empresa, el empresario tiene que dimensionar los requerimientos en tipo y volumen de los aspectos legales que debe contemplar. Esta es una cuestión que el dueño potencial no debe de hacer por sí mismo, sino bajo el asesoramiento legal de un abogado y de un contador. La experiencia demuestra que en muchos casos, por desgracia, un gran número de empresarios no presta la atención debida a esta situación y, debido a ello, toman decisiones relativas a la estructura legal de la firma sin detenerse a considerar las ventajas y desventajas de cada estructura legal. Encontrar al abogado correcto es una tarea crítica. Busque cualidades como la honradez, la experiencia y la disponibilidad. Siga buscando hasta que encuentre un abogado en quien pueda confiar, y sentirse a gusto y relajado. Escoja un abogado que tenga el tiempo y la disposición de sentarse a hablar y discutir un problema legal por teléfono cuando usted lo necesite. Si llama a su abogado varias veces, sólo para que le contesten que le regresará la llamada después de varios días o semanas, busque otro que aprecie su negocio y que tenga el tiempo para hacer justicia a sus necesidades. Un buen abogado le dirá si sus necesidades están fuera de su línea principal de práctica y le recomendará a otro que pueda hacer un trabajo mejor para usted, antes que hacerle perder su tiempo y dinero en llamadas telefónicas. La disponibilidad está estrechamente relacionada con la confiabilidad. Asegúrese de que su abogado pueda ayudarlo en sus problemas. Los abogados están vendiendo un servicio, al igual que usted y otros propietarios de negocios. Si no pudiera proveer su servicio a tiempo y en buen orden, a un precio consistente con su valor real, encuentre uno que sí lo haga. Asegúrese de entender el plan de honorarios de su abogado, ya que ésta es el área más difícil de entender entre clientes y asesores legales; lo mejor es definir los acuerdos por escrito. Si quiere obtener un excelente consejo legal, tiene que estar preparado para pagar satisfactoriamente por él. 102
Café Internet Una vez que ha establecido una relación firme con un buen abogado, habrá encontrado un apoyo humano invaluable. La pequeña empresa existe en un ambiente que se encuentra regido por las leyes. A diario el pequeño negocio tiene que ver con actividades que están reguladas por la ley. Si el pequeño negociante intenta triunfar, debe conocer tanto sus derechos como sus responsabilidades ante la ley. Contratos Casi a diario el pequeño negociante tiene que ver con alguna forma de contrato, escrito o verbal. Ejemplos de contratos escritos serían: arriendos, deudas, garantías y contratos de ventas a plazos, partiendo de que el pequeño negocio continuamente establece contratos, debe saber lo que se requiere para que el contrato sea válido y exigible. El negociante debe también estar consciente de sus derechos, en caso de que la otra parte no cumpla los términos del contrato. Para que un contrato sea válido y exigible en cualquier lugar, debe cumplir entre otros con los requerimientos de capacidad legal de las partes, retribución de ambas partes, objetivo legal, acuerdo mutuo y formato legal. V. Contratación de seguros El surgimiento de un negocio, es la materialización de una idea concebida para la generación de recursos y empleos, entre otros factores. La mayor parte de las veces, los participantes de esta aventura invierten o comprometen su patrimonio e inician una etapa de crecimiento y consolidación con la idea firme de permanecer en un mercado de creciente competencia. Los empresarios en la mayoría de los casos enfocan su atención a actividades específicas dentro del desarrollo de los negocios, ya sea por su formación profesional o por intereses muy definidos de la propia empresa. A raíz de ello, algunos aspectos de gran importancia reciben una atención de menor calidad o bien son delegados sin tener una visión clara de su valor relativo en el proceso de desarrollo de la empresa. Uno de estos aspectos, es el de los seguros y fianzas; factor fundamental en la permanencia del negocio. La contratación de un programa de seguros, por sí misma, no garantiza en ningún momento la cobertura adecuada para el negocio específico de que se trate, produciéndose en un gran número de casos deficiencias de cobertura, puesto que al producirse el siniestro puede acarrear pérdidas considerables a los negocios. Aun cuando en nuestro país, la obligatoriedad de contratar seguros es inexistente, los contratos de seguros se encuentran regidos por una serie de leyes y códigos que se presentan en el Marco legal del seguro en México. Diferencias comparativas entre seguros y fianzas. Ambos contratos son de protección; sin embargo, con cierta frecuencia se confunde dicha protección y la consecuencia es la falta de cobertura para tal o cual riesgo. A continuación se hace un descripción de las principales diferencias existentes entre uno y otro contrato, definiendo a la vez con brevedad al seguro y a la fianza: 103
Café Internet Seguro: Es un mecanismo social que agrupa los riesgos inciertos de los individuos, para convertirlos en una certeza y de esta forma, mediante la aportación de pequeñas cantidades, previamente determinadas por los miembros de una colectividad, se crea un fondo para hacer frente a las grandes pérdidas de pocos. Fianza: Es un contrato por medio del cual se garantiza la obligación contraída por una persona ante otra, mediante un contrato. Criterio de análisis El seguro La fianza 1. Tipo de contrato Contrato bipartita, es decir, Contrato tripartita; intervienen el entre asegurado y aseguradora. fiado, el beneficiario y el fiador. 2. Cancelación Se puede cancelar en cualquier Se cancela cuando se extingue momento o al concluir el y comprueba la obligación período pagado. garantizada (excepto en fidelidad y fianzas con vigencia cerrada). 3. Recuperación por parte de Generalmente no se recupera Cuando la fianza es reclamada la compañía lo pagado por un siniestro. y pagada, se recupera lo pagado mediante el fiado y obligados solidarios. 4. Forma de pago de la El siniestro es pagado, por lo La afianzadora puede convenir reclamación general, en dinero. ante el beneficiario y cumplir la obligación a pagar. 5. Cobertura Ampara daños ajenos a la Cubre obligaciones contraídas voluntad del asegurado. Es un o asumidas voluntariamente. contrato principal que Es un contrato accesorio. indemniza daños. 6. Causas del incumplimiento El siniestro ocurre por causa El cumplimiento o exigibilidad accidental, no por acción de la fianza obedece a una voluntaria. acción voluntaria. 7. Prima Si no se cubre, se cancela la No puede ser cancelada por protección. falta de pago, la obligación persiste. Seguros de daños En el cuadro anexo se hará una descripción esquemática de aquellos seguros disponibles de mayor uso en el mercado asegurador mexicano. 104
Café Internet Modalidades de seguros de daños Ramo de seguro Subramo Bienes asegurables Incendio Daños materiales • Edificios • Maquinaria y equipo • Mobiliario • Existencias • Instalaciones, entre otros. Daños consecuenciales • Interrupción de actividades comerciales • Pérdida de rentas • Pérdida de utilidades, salarios y gastos fijos • Ganancias brutas • Contingente Ramos técnicos Montaje • Toda clase de maquinaria • Plantas industriales • Ampliación de plantas Obras Civiles • Todo tipo de edificios • Carreteras, puertos, entre otros. • Presas, aeropuertos, entre Rotura de maquinaria otros. • Motores, grúas, tomos, subestaciones, bombas turbogeneradores, prensas, entre otros. • Ganancias brutas Calderas • Calderas • Recipientes sujetos a presión • Computadoras, impresoras Equipo electrónico • Equipo de rayos X • Telefax • Centrales telefónicas • Instalaciones de radio y TV, Equipo de contratistas etcétera. • Grúas • Palas mecánicas • Trascabos, • entre otros Diversos Robo • Contenidos • Dinero en efectivo Efectivo y valores • Valores negociables • Toda clase de cristales de Cristales espesor mayor a 4 mm • Toda clase de anuncios y Anuncios luminosos rótulos Múltiple empresarial • Bienes que integren el patrimonio empresarial Múltiple familiar • Mercancías en general • Bienes que integren el patrimonio familiar Marítimo y Transporte de carga • Todo tipo de bienes durante 105
Café Internet transportes su transporte Aviación • Aviones particulares, comerciales y gubernamentales • Responsabilidad civil Casco de embarcaciones • Embarcaciones de placer, pesqueras, carga, petroleras, entre otros. • Responsabilidad civil Responsabilidad Responsabilidad civil • Daños a terceros en sus civil general bienes • Daños a terceros en sus personas Automóviles y Automóviles y camiones • Automóviles residentes camiones • Automóviles turistas • Camiones • Motocicletas La determinación adecuada de las sumas aseguradas, según las cuales quedarán cubiertos los bienes motivo del seguro, es uno de los principales factores para tener una cobertura que cumpla con su cometido en caso de verificarse el riesgo (siniestro). En los Anexos se muestran los Costos aproximados por las pólizas de seguros de daños más tradicionales. Seguros de personas Marco legal. Los planes de beneficios para empleados surgen de la obligación moral o contractual que tienen las empresas de prestar ayuda económica a su personal, en caso de una eventualidad, tal como el fallecimiento, invalidez o con los gastos erogados a consecuencia de un accidente o enfermedad. Con el fin de que los gastos que efectúe la empresa sean deducibles para efectos del Impuesto Sobre la Renta, deberán ser considerados como gastos de previsión social, para los cuales se deben cumplir los siguientes requisitos: Elegibilidad. Que se otorgue la prestación a todo el personal, pudiéndose establecer la distinción sólo entre personal de confianza y el resto del personal, o bien personal sujeto a un mismo riesgo; asimismo puede incorporarse otro tipo de requisitos de elegibilidad que pueda ser alcanzada por el grupo, tales como edad o antigüedad. Si el plan es contributorio deberá participar al menos el 75% del personal elegible. Beneficio. La regla para determinar el monto del beneficio, no debe ser el resultado de la proporcionalidad que determina mayores beneficios cuando los sueldos son altos, considerando los que proporcionan las instituciones de seguridad pública. Comunicación. El plan debe constar por escrito y ser comunicado al personal durante el mes siguiente a su inicio. Restricciones. Durante la vigencia de la póliza, la aseguradora no ha de otorgar préstamos, y los dividendos, intereses y valores de rescate se entregarán al contratante de la póliza. 106
Café Internet Financiamiento. Normalmente el instrumento más adecuado para financiar este tipo de beneficios, son los contratos de seguros, que dependiendo del tipo de cobertura, número de asegurados, primas y políticas de aceptación de la aseguradora, pueden utilizarse las opciones que más adelante se señalan. Seguros de vida, gastos médicos mayores y accidentes personales. Seguros de personas Ramo de seguro Subramo Objetivo del seguro Hombre clave Resarcir al patrón por el fallecimiento o invalidez de técnicos o directivos. Ordinario de vida Seguro vitalicio, se obtiene el beneficio al fallecimiento del titular. Temporal Seguro por tiempo determinado. Si durante el período contratado el titular no fallece se extingue la obligación. Dotal Seguro por cierto período. Si al final el titular vive se le paga la suma asegurada. Tipo de seguro Coberturas Objeto Vida, grupo y Exención de pago de primas En caso de invalidez, el titular selectivo por invalidez total y continúa asegurado sin pago permanente. de primas. Pago anticipado por En caso de invalidez del titular, incapacidad total y se le paga la suma asegurada. permanente. Doble indemnización En caso de muerte por accidente, se paga la suma asegurada dos veces. Triple indemnización En caso de muerte por accidente, se paga la suma asegurada tres veces. Gastos médicos y Gastos médicos Resarcir al asegurado por los accidentes gastos que se originen por un personales accidente o enfermedad. Accidentes personales Pago a los beneficiarios por la muerte del titular, siempre y cuando ésta sea en forma accidental. Asimismo cubre en forma proporcional la pérdida de miembros a causa de un accidente. 107
Café Internet Requisitos para darse de alta en algún seguro para personas: 1. Llenar solicitud expresa de cada compañía 2. Hasta 50 personas costo normal para cada compañía 3. Más de 50 personas costo especial para cada compañía que dependerá de las edades de cada empleado, suma asegurada, mínimo 20 meses de salario hasta sin límite y el estado de salud de cada empleado. 108
Café Internet 9. MARCO CONTABLE E IMPUESTOS Introducción En este capítulo se describen una serie de métodos contables aplicables en general, que permiten dar respuesta a preguntas como las siguientes: ¿qué métodos contables existen?, ¿cuál es el método más recomendable para una empresa en el giro en cuestión?, ¿qué son los registros contables?, ¿cuáles son los tipos de estados financieros más comunes?, ¿por qué es recomendable contar con un especialista en contabilidad?, ¿qué tipos de impuestos causa la actividad empresarial?, ¿cuáles son las deducciones normales de un negocio? y ¿por qué y cómo se debe planear el pago de impuestos? Contenido: I. Nociones elementales II. Razones financieras III. Métodos contables •Método global •Método pormenorizado •Método de inventarios perpetuos IV. Registros contables y estados financieros •Registros contables •Estados financieros V. Otros registros contables VI. Contadores VII. Impuestos •Impuesto sobre la renta •Impuesto al valor agregado •Impuesto sobre nóminas •Impuesto al activo •Impuesto especial sobre producción y servicios •Impuesto sobre automóviles nuevos •Otras contribuciones VIII. Deducciones normales para los negocios IX. Planeación de impuestos 109
Café Internet I. Nociones elementales La contabilidad es el arte de llevar las cuentas con exactitud, tema, a veces difícil, para algunas personas que empiezan a manejar un negocio. Presenta como dificultad mayor la permanente responsabilidad de ser disciplinado y metódico. Sin embargo, sirve para muchas más aplicaciones que el pago de impuestos, cuya práctica suele evadirse, por una falta de conocimiento preciso del universo que se abre en relación con este sector. Hacer funcionar una empresa es una actividad que desarrolla las capacidades creativas de las personas, abre oportunidades de trabajo y permite obtener ganancias. El derecho adquirido por la apertura de una empresa tiene como contraprestación la contribución al funcionamiento del sistema económico del país, por ello, cuando hay ganancias, una parte menor de éstas se debe entregar para el funcionamiento de la estructura regional, aparte de los beneficios que directamente rinden a los dueños del negocio. En sí, la contabilidad es otra de las vertientes interesantes de las empresas, en el contexto de la economía nacional. La metodología que se debe usar para una presentación de la contabilidad del negocio, no es necesario que la dominen todos los empresarios, pues lo más común es que un contador, externo o un interno haga la labor de registrar y organizar la información correspondiente y presente la documentación que permita la toma de decisiones a los directivos y accionistas del negocio. Lo que sí se vuelve conveniente es saber qué significan los distintos términos utilizados en este tema, para emprender las acciones correspondientes, con conocimiento. Todo negocio, para empezar, requiere de recursos materiales o en dinero los cuales constituyen el capital o patrimonio con el que la empresa arrancará. Este capital habrá de moverse, con el transcurso de las operaciones y a ratos bajará (por compras o pérdidas), y otras veces podrá subir por efecto de las ganancias. Al utilizar este capital se dispondrá de equipos, maquinaria y materiales los cuales pasarán a formar el activo de la empresa. El activo no se limita a éstos, sino también lo forman los derechos o documentos adquiridos por la empresa los cuales le confieren una posibilidad de obtener dinero o bienes. Además, las empresas adquieren, generalmente bienes o servicios que no se pagan de inmediato (créditos y préstamos), sino a través de varios periodos y estos tipos de deuda se denominan el pasivo. Los elementos anteriores permiten formular una igualdad que se da en las empresas, a saber que los recursos disponibles son iguales a las obligaciones más el patrimonio, o dicho de otra manera: el activo (A) es igual al pasivo (P) más el capital (C). A=P+C Estos tres elementos constituyen el balance que, con mayor grado de ampliación y de detalle, siempre se presentará como la relación entre los tres componentes: lo que se tiene, lo que se debe y el patrimonio. Su presentación, suele ser periódica, una vez al mes, cada trimestre o anual, pero es una toma estática (como una fotografía) de cómo se encontraba el negocio en la fecha en que se hizo el balance. Al día siguiente, la situación ya no será la misma. 110
Café Internet En paralelo, la parte dinámica se registra en el estado de resultados que abarca los movimientos de entradas y salidas de dinero durante todo un periodo, un mes, un trimestre o un año. En ese lapso, hubo ingresos, compras, gastos y un resultado que puede ser utilidad o pérdida. Este documento se elabora a partir de los ingresos que obtuvo la empresa, que generalmente son por ventas, pero también puede provenir de otro tipo de entradas: como enajenación de equipo, servicios especiales, etc. A los ingresos se les resta el importe de todas las operaciones (materiales, mano de obra, etc.) que se relacionan directamente con la producción y que se llaman costo de ventas para obtener la utilidad bruta. Ingresos - Costo de ventas ____________________ = Utilidad Bruta En seguida, se le resta a este resultado todas los gastos que no están relacionados con la producción, pero sí con la operación de la empresa, como los ocasionados por la promoción de ventas, la administración, la publicidad, la renta, etc. Y que globalmente se conocen con el nombre de gastos de operación. Así se obtiene la utilidad de operación. Utilidad Bruta - Gastos de operación _______________________ = Utilidad de operación Cuando la empresa ha incurrido en un préstamo bancario o de otro tipo (que es una actividad normal, si las condiciones son las indicadas para saldar sin dificultad las amortizaciones) debe pagar los intereses que éstos causan y se conoce como gastos financieros. En consecuencia, restar estos últimos al renglón anterior arroja la utilidad antes de impuestos. Utilidad de operación - Gastos financieros ______________________ = Utilidad antes de impuestos Al aplicar los impuestos se llega entonces a la Utilidad neta que es la verdadera ganancia del negocio. Utilidad antes de impuestos - Impuestos ____________________________ = Utilidad neta. 111
Café Internet Por su parte, el proceso de calcular los impuestos consiste en los siguientes pasos: Para ello se definen los ingresos acumulables como todos los tipos de ingresos que obtuvo la empresa. Las deducciones acumulables se refiere ala suma de los gastos de operación y al costo de ventas. Con ello se llega al resultado fiscal al cual se le puede restar la pérdida de ejercicios anteriores, si las hubo, y el monto restante es el que se grava al multiplicarlo por el porcentaje de la tasa de impuestos. Ingresos acumulables - Deducciones acumuladas _________________________________ = Resultado fiscal - Pérdida de ejercicios anteriores _________________________________ = Utilidad Gravable X Tasa de impuestos _________________________________ = Impuesto sobre la Renta por pagar Como una película de los movimientos diarios de la empresa, el estado de resultados muestra la evolución de la misma en el transcurso de un periodo analizado en lo relativo a los ingresos y gastos. A partir de las ventas realizadas y contabilizadas, se van restando los distintos gastos e impuestos en que se incurre hasta llegar a la ganancia neta que se generó durante el lapso contabilizado. Ahora la utilidad de estos documentos radica en poder hacer análisis específicos que orienten sobre la situación del negocio y que sirvan para saber acerca de la salud de la empresa, en especial si se está en condiciones de emprender un nuevo proyecto. Más adelante se verán una serie de herramientas que sirven para conocer el estado en que se encuentra la empresa en cada ciclo en que se hacen los estados financieros que son los estados de resultados, el balance y otros informes financieros que no veremos aquí. Sólo resta por indicar que, en la actualidad, no es necesario ahondar en exceso sobre los métodos de elaboración de los estados financieros, pues existe en el mercado una amplia gama de programas de cómputo que permiten diseñar el tipo de documentación requerida y la manera de cargar los datos para obtenerla. II. Razones financieras Con los elementos vistos en los apartados anteriores, donde se refirieron los Estados de resultados y los balances, se pueden calcular un conjunto de relaciones que tienen por objeto mostrar la salud de la empresa. Estas mediciones son índices denominados razones financieras y consisten en la división de un parámetro entre otro y en algunos casos intervienen más de dos parámetros. 112
Café Internet Si bien existen muchos tipos de razones, en el presente trabajo veremos cuatro grupos de razones. Razones de solvencia. En el primer grupo se busca conocer si la empresa, así como se encuentra en ese momento, tiene capacidad para hacerle frente a sus compromisos. La razón de liquidez mide la capacidad de la empresa para pagar en el corto plazo lo que debe (menos de un año). Activo circulante Razón de liquidez = ------------------------------- Pasivo a corto plazo El resultado debe ser superior a 2 ó 2.5 y con ello demuestra que es más lo que se tiene que lo que se debe. La prueba de ácido consiste en el mismo principio que la anterior, sólo que se le restan los inventarios al activo circulante, pues se considera que no siempre se podrán vender de inmediato. El resultado debe también ser superior a 1.5 y hasta 2, dependiendo de lo fácil que sea vender los productos de los inventarios. (No se acostumbra contabilizar como tales los inventarios de productos perecederos). Activo circulante - inventarios Prueba de ácido = -------------------------------------------------- Pasivo a corto plazo. Razones de estabilidad. En el grupo de las razones de estabilidad se indica cómo está operando la empresa desde el punto de vista de las inversiones que se hacen en ella, o sea, si no se está quedando descapitalizada la empresa, o si por el contrario tiene demasiados activos. La razón deuda a inversión mide cuanto se debe, comparado con lo invertido por los socios (existen las modalidades de corto y largo plazos). El resultado, que preferentemente debe ser menor a uno y hasta inferior a 0.5, dependerá de las políticas de la empresa y del periodo de maduración de los distintos proyectos. Pasivo total Deuda a inversión = ----------------------------- Capital contable. La razón inversión del capital nos indica si se están invirtiendo adecuadamente los recursos en activos fijos. Igualmente, dependerá del ciclo del proyecto, si los empresarios deben invertir más o 113
Café Internet menos, pero si puede acercarse a uno, lo que indicaría la casi total reinversión de toda la ganancia anterior. Activo fijo Inversión de capital = -------------------------- Capital contable. El valor del capital, por su parte, marca cuánto se gana por unidad invertida, o sea, cuantos pesos deja en un periodo, cada peso originalmente invertido. Es recomendable que la cifra sea lo más grande posible, por arriba de 2 y si se puede hasta 3 o 4 en negocios relacionados con artículos de lujo. Capital contable Valor del capital = ----------------------------------- Capital social. Razones de productividad. La razón ingreso por capital de trabajo nos dice cuánto se genera por cada unida de capital de trabajo. Éste se calcula con la operación de Activo circulante menos Pasivo de corto plazo. Este índice debe ser lo más grande posible, dependiendo del sector, en bienes básicos puede andar entre 2 o 3 y en productos o servicios suntuarios podría alcanzar hasta 10. Ventas netas Ingresos por capital de trabajo = --------------------------------- Capital de trabajo. Por su parte, los ingresos por capital de socios indican cuántos pesos se generan por cada peso invertido por los socios. Igualmente se busca un índice mayor a 1 y hasta 3. Ventas netas Ingresos por capital de los socios = ---------------------------------- Capital contable. Razones de rentabilidad. La ganancia por unidad invertida por los socios marca cuántos pesos se ganan por cada peso invertido por ellos. Aquí es importante anotar que los dos primeros dígitos después del punto decimal, indican el porcentaje de ganancia, que se puede comparar con la tasa de interés bancario y que preferentemente debe ser superior a ésa. Ganancia por unidad Utilidad neta por los socios = --------------------------------- 114
Café Internet Capital contable. La ganancia por inversión total muestra cuánto se gana por peso invertido total. En este caso, al igual que en el anterior, el índice muestra una relación parecida, sólo que van incluidos los compromisos de deudas de corto y largo plazo, lo cual hace que el resultado sea inferior al antes referido. Utilidad neta Ganancia por inversión total = ----------------------------------------- Pasivo + Capital contable. La ganancia por unidad vendida muestra cuánto se gana de utilidad por cada peso vendido. Esta razón nos ayuda a ver la eficiencia del equipo de ventas y también debe tender a elevarse, lo cual indicaría que se están haciendo ahorros en la empresa. Utilidad neta Ganancia por unidad vendida = ----------------------------------- Ventas netas. Por otra parte se tienen los ciclos financieros que nos indican si se está aprovechando el capital invertido. La rotación del activo indica cuánto se generó, en relación con todos los recursos puestos en operación. El resultado debe ser superior a 1. Ventas netas Rotación del activo = ----------------------------------------- Activo total En seguida se presenta otro indicador que se obtiene mediante la operación de varios indicadores, que en este caso se obtienen en días. El ciclo financiero o económico que se obtiene con el ciclo de renovación de inventarios o ciclo de rotación de inventarios, más el de recuperación de las ventas, también conocido como rotación de cuentas por cobrar, menos el de liquidación de proveedores, también llamado rotación de proveedores, nos indica cuántos días lleva comprar materias primas, transformarlas, venderlas, pagar a los proveedores y recuperar el efectivo. (No debe esperarse hasta el término para volver a hacer este cálculo). El resultado se obtiene en días y cuanto menos dure será mejor. El cálculo se hace en cuatro partes: 115
Café Internet Inventarios 1 Rotación de inventarios = ------------------------------- X 360 = días Costo de ventas. Clientes 2 Rotación de cuentas por cobrar = ------------------------- X 360 = días Ventas netas. Proveedores 3 Rotación de proveedores = -------------------------------- X 360 = días Costo de ventas. 4 Ciclo financiero o económico: + días obtenidos en la rotación de inventarios + días obtenidos en rotación de cuentas por cobrar - días obtenidos en rotación de proveedores ---------------- = días de duración del ciclo financiero o económico. III. Métodos contables Cuando se realiza una contabilidad se suele utilizar un sistema simple mediante el cual se van registrando las cantidades de los gastos en columnas. Este sistema refleja la fecha de la transacción, su naturaleza y la cantidad desembolsada. Sin embargo, cuando se lleva a cabo la contabilidad de una organización, se utiliza un sistema de doble entrada: cada transacción se registra reflejando el doble impacto que tiene sobre la posición financiera de la empresa y sobre los resultados que ésta obtiene. La información relativa a la posición financiera de una empresa se refleja en el llamado balance de la empresa, mientras que los resultados obtenidos por la empresa aparecen desglosados en la cuenta de pérdidas y ganancias. Se incluyen a su vez los datos que reflejan los cambios en la estructura financiera de la empresa y la situación de sus ingresos. El estado de liquidez se refleja en el informe económico- financiero de la empresa, en una memoria por separado. Esta información financiera permite estudiar los resultados obtenidos en el pasado al mismo tiempo que permite realizar prospecciones y proyectos para planificar el crecimiento. La base de todo método contable es la partida doble en la que se utiliza un sistema de doble entrada: cada transacción se registra reflejando el doble impacto que tiene sobre la posición financiera de la empresa y sobre los resultados que ésta obtiene. La información relativa a la posición financiera de una empresa se refleja en el llamado balance general de la empresa, mientras que los resultados obtenidos por la empresa aparecen desglosados en la cuenta de pérdidas y ganancias en el estado de resultados. 116
Café Internet Dependiendo del giro y operaciones de la empresa u organización se utilizan tres métodos contables que son los más comunes: Método Global, Método Pormenorizado y Método de Inventarios Perpetuos. Además de los datos indispensables para la declaración de impuestos, deberá llevar en todo momento cuenta y razón de su negocio y sus actividades. Es importante contar con un sistema contable simple y comprensible y que le brinde información al día durante todo el año. Sus libros de contabilidad deberán ser instrumentos que le ayuden en la administración de su negocio. Los libros y registros de contabilidad no sólo deben satisfacer las exigencias legales, sino que deberá contar también con registros que le ayuden en sus diarias decisiones. Sus registros deberán ser simples, inteligentes, oportunos y económicos. El sistema contable deberá proveer los métodos para compilar, resumir, registrar y analizar los datos. Para compilar los datos, conviene usar un libro diario. Este registro sirve para anotar las transacciones en orden cronológico. El mayor (libro de cuentas) sirve para resumir o clasificar los datos. En el mayor se reúnen los distintos renglones bajo encabezados genéricos: efectivo, sueldos, renta, depreciación, seguros, etc. Los libros de contabilidad deberán mantenerlo informado acerca de: 1. Clase y valor de los activos 2. Deudas que tiene el negocio, incluyendo la nómina 3. Deudores 4. Movimiento de caja (saldo bancario, ingresos, pagos) 5. Ventas 6. Gastos clasificados por tipo de gasto 7. Existencias (material fotográfico con el que se cuenta) 8. Pérdidas o ganancias El método contable tradicional que se utiliza en el giro es el método individual, pues no se tiene un número muy amplio de proveedores ni tampoco de usuarios permanentes. A éstos se les atiende como clientes de mostrador, por los cuales se hace una factura global al final del día y no una a cada uno, a menos que la solicite. Ingresos Egresos • Servicios de comercialización • Pago de servicios de agua, luz, teléfono, internet • Pago por instalaciones • Servicios de ventas en común • Pago por compra de equipo de computación 117
Café Internet IV. Registros contables y estados financieros Registros contables La contabilidad moderna consta de un ciclo de siete etapas. Los tres primeros se refieren a la sistematización de libros, es decir, a la compilación y registro sistemáticos de las transacciones financieras. Los documentos financieros constituyen la base de la contabilidad; entre estos documentos cabe destacar los cheques de banco, las facturas extendidas y las facturas pagadas. La información contenida en estos documentos se traslada a los libros contables, el diario y el mayor. En el libro diario se reflejan todas las transacciones realizadas por la empresa, mientras que en el mayor se reflejan las transacciones que afectan a las distintas partidas contables, por ejemplo, caja, bancos, clientes, proveedores, entre otras. Primer paso. El registro de cada transacción en el libro diario constituye el punto de partida del sistema contable de doble entrada. Con este sistema se analiza la estructura financiera de una organización tomando en cuenta el doble efecto que toda transacción tiene sobre dicha estructura (una compra de bienes constituye, por un lado, un aumento del activo, pero también refleja una disminución del mismo al reducirse la cantidad de dinero disponible). Por ello, toda transacción tiene una doble dimensión; la primera, el deber (que aparece a la izquierda) y, la segunda, el haber (que aparece a la derecha). Esta doble dimensión afecta de distinta forma a la estructura financiera. En función de su naturaleza, una partida contable puede disminuir con el deber e incrementarse con el haber, y otra puede aumentar con el debe y disminuir con el haber. Por ejemplo, la compra de bienes al contado aumenta la cuenta de bienes (débito) y disminuye la cuenta de caja (crédito). Sin embargo, si el bien se compra a crédito se creará una cuenta de pasivo, y en el libro diario aparecerá una nueva partida, incrementándose la cuenta de bienes (débito) y aumentándose la partida que refleja el pasivo (crédito). El reconocimiento de la obligación de pagar a los empleados aumentará la partida contable de salarios (débito) y aumentará el pasivo (crédito). Cuando se paguen los salarios se producirá una disminución en la cuenta de caja (crédito) y disminuirá el pasivo (débito). Segundo paso. En la siguiente etapa del ciclo contable las cantidades reflejadas en el libro diario se copian en el libro mayor, en el que aparece la cuenta concreta de cada partida contable. En cada cuenta aparecen los débitos a la izquierda y los créditos a la derecha, de tal forma que el saldo, es decir el crédito o el débito neto de cada cuenta, puede calcularse con facilidad. Cada cuenta libro del mayor puede a su vez desglosarse, es decir, en cada cuenta se pueden diferenciar distintos aspectos. Por ejemplo, en la cuenta de clientes se pueden desglosar, uno a uno, los clientes de la empresa, para saber cuánto ha comprado cada uno de ellos. Por analogía, la cuenta de salarios se puede desglosar en función de cada trabajador. Tercer paso. Una vez reflejadas todas las transacciones en el libro mayor se procede a obtener el saldo —deudor o acreedor— de cada cuenta. La suma de todos los saldos acreedores debe ser igual a la suma de todos los saldos deudores, pero con signo contrario, ya que cada transacción que genera un crédito provoca, al mismo tiempo, un débito de la misma cuantía. Este paso, al igual que los siguientes, se produce al concluir el año fiscal. En cuanto se han completado los distintos libros, finaliza la parte de la sistematización de libros del ciclo contable. 118
Café Internet Cuarto paso. Finalizadas las etapas correspondientes a la teneduría de libros, el contable o contador público procede a ajustar una serie de cuentas con el propósito de destacar hechos económicos que; aunque no se han producido de forma convencional, sí representan transacciones finiquitadas. A continuación destacamos algunos de los casos más comunes: ingresos pendientes de pago (por ejemplo, intereses a cobrar que todavía no se han hecho efectivos); gastos pendientes (por ejemplo, salarios del mes corriente que todavía no se han satisfecho); ingresos percibidos con antelación (por ejemplo, cuando se recibe la cuantía de una suscripción por adelantado); gastos que se realizan de una forma anticipada (el pago de la prima de un seguro de riesgo); la depreciación (reconocimiento de que el coste de una máquina debe amortizarse a lo largo de los años de su vida útil); inventarios (valoración de los bienes almacenados y verificación de que la cantidad almacenada coincide con la que se deriva de las cuentas); e impagados (consiste en declarar una serie de cuentas pendientes de pago como de dudoso cobro, de forma que se reconozca el posible quebranto en el futuro). Quinto y sexto pasos. Una vez realizados los ajustes anteriores, el contador público realiza un primer balance de comprobación de saldos, adaptándolos con los ajustes anteriores (paso quinto). Cuando se han actualizado todos los saldos se procede a redactar el balance y preparar la cuenta de pérdidas y ganancias (paso sexto). Los saldos de las distintas cuentas proporcionan la fuente de datos para la contabilidad financiera y de costes de la empresa. Séptimo paso. El último paso consiste en cerrar las cuentas anuales, transfiriéndolas a la cuenta de pérdidas y ganancias con el propósito de que las cuentas que corresponden tan sólo a la actividad anual se anulan unas a otras, para que los créditos y débitos del siguiente año fiscal reflejen en particular la actividad fiscal de ese año. Estados financieros Los estados financieros representan el producto final del proceso contable y tienen por objeto, presentar información financiera para que los diversos usuarios de los estados financieros puedan tomar decisiones eficientes y oportunas. Ahora bien, la información financiera que tales usuarios requieren se enfoca primordialmente en la: a) Evaluación de la rentabilidad; b) Evaluación de la posición financiera, que incluye su solvencia y liquidez; c) Evaluación de la capacidad financiera de crecimiento; d) Evaluación del flujo de fondos. De acuerdo con estas necesidades los estados financieros básicos son: Estado de situación financiera o balance general. Muestra los activos, pasivos y el capital contable a una fecha determinada. Está integrado por: • Activo • Pasivo • Capital Contable El activo representa todos los bienes de una empresa, como el efectivo en caja y en bancos, las cuentas por cobrar a los clientes y otros deudores, maquinaria, equipos de transporte y otros. La clasificación de los activos se realiza de la siguiente manera: • Activos circulantes que se integra por caja, bancos, cliente, cuentas por cobrar a deudores diversos, inventarios, impuestos en favor de. 119
Café Internet • Activos no circulantes a fijo que se integran como maquinaria y equipos, bienes inmuebles. • Activos diferidos que se integran como bienes y derechos que tiene la empresa que no son físicamente medibles a saber los gastos de instalación, rentas pagadas por anticipado. Los pasivos están integrados por todas las deudas que se tienen en la empresa y están integrados por: • Pasivos a corto plazo que son deudas que se deben cubrir antes de un año como son los impuestos por pagar, las deudas con proveedores y otras cuentas por pagar. • Pasivo a largo plazo que son las deudas que se deben de cubrir a más de un año como son los créditos hipotecarios. El capital contable está integrado por las aportaciones de los socios, las utilidades generadas en años anteriores y las reservas legales. Estado de resultados. Muestra los ingresos, costos-gastos y la utilidad o pérdida resultante en el período. Los elementos que integran este estado financiero son: • Ventas • Devoluciones y rebajas sobre ventas • Costos y gastos • Utilidad bruta Estado de variaciones en el capital contable. Muestra los cambios en la inversión de los propietarios durante el período. El presente estado financiero se elabora tomando en cuenta las aportaciones de capital que se hayan efectuado por ejercicio, disminuyendo las reducciones de capital para llegar al capital actual de una empresa. Estado de cambios en la situación financiera. Muestra la forma en que se modificaron los recursos y las obligaciones de la empresa durante el período; se elabora tomando los balances generales de dos períodos, y comparándolos para determinar los recursos generados o utilizados durante las operaciones de la empresa durante esos años. El tipo de registros contables que se utilizan en el giro son entre otros: • Libro diario • Libro mayor • Inventarios y balance Auxiliares: • Nómina • Activo fijo • Estados de resultados • Bancos 120
Café Internet V. Otros registros contables Comprende una serie de registros que se señalan a continuación: • Bienes de producción • Registro de nómina • Registro de las devoluciones y rebajas en ventas • Registro de comprobantes • Registro de cheques VI. Contadores Dependiendo de los recursos y tamaño de las empresas, requerirán de servicios contables especializados, los cuales pueden ser prestados por contadores internos o externos, que se encarguen tanto de los aspectos generales de la contabilidad como de los aspectos relevantes: • Contabilidad general. Se encarga de generar la información necesaria para mantener al corriente la contabilidad de la empresa. Esta información está integrada, entre otros elementos, por la codificación y adecuada clasificación de las pólizas, elaboración de balanzas de comprobación y libro diario y mayor, que permite la conformación de los estados financieros. Adicionalmente se encarga de controles administrativos como son: nominas, control de bancos, clientes, proveedores, entre otros. • Fiscal. La preparación de las declaraciones de impuestos requiere la recopilación previa de información y la presentación de los datos de forma coherente. • Auditoría. Tiene como principal función la evaluación, por parte de un auditor independiente, de los datos financieros, los registros contables y los documentos de la empresa, así como de otro tipo de documentación sobre la empresa que permita verificar la validez de sus registros contables. VII. Impuestos Los impuestos son las contribuciones establecidas por ley que deben pagar las personas físicas y morales que se encuentren en la situación jurídica o de hecho prevista por la misma y que sean distintas de los derechos, aportación de seguridad social y de las contribuciones de mejoras. . Los impuestos se dividen en: • Impuestos directos, los cuales gravan una actividad económica por ejemplo, el Impuesto Sobre la Renta. • Impuestos Indirectos que gravan al consumo como es el Impuesto al Valor Agregado. Al respecto, todas las personas morales y físicas deben contar con el Registro Federal de Contribuyentes (RFC). Este es un elemento fundamental de identificación de los causantes de impuestos, con el fin de que el Estado pueda cerciorarse del cumplimiento de las obligaciones fiscales de los contribuyentes. La obligación de inscribirse está fundamentada en el artículo 27 del Código Fiscal de la Federación. Las empresas de este giro estarán sujetas a los siguientes impuestos: 121
Café Internet Impuesto sobre la renta (ISR). Está constituido especialmente por los ingresos del contribuyente, ya sea que provengan de su trabajo, de su capital o de la combinación de ambos. En la ley del impuesto sobre la renta establece: • En el título I, disposiciones generales, como son la tasa de impuestos del 34%, las personas que son sujetos de este impuesto y la base gravable. • En el título II, sobre los derechos y obligaciones de los contribuyentes se establecen las reglas que deben de observar las personas físicas y morales para el pago del impuesto sobre la renta, como son los ingresos gravados y el momento de pago del impuesto; así mismo se establecen las deducciones permitidas y los requisitos para las mismas. • En el título II-A, se regula la forma de participación tributaria de las personas morales que pertenecen al régimen simplificado, el cual ofrece ciertas facilidades a los contribuyentes en actividades específicas como el transporte, la agricultura, pesca y ganadería. Este régimen tiene la particularidad de utilizar un sistema de contabilidad simplificado donde se registran entradas y salidas, donde la única diferencia entre ambas es la utilidad sobre la cual se paga impuestos. • En el título IV se establecen los ingresos por los cuales las personas físicas deben de pagar este impuesto. En el caso de actividad empresarial, las personas físicas deben de tributar de acuerdo con el título II de personas morales, y se les aplican las mismas reglas para ingresos y deducciones, además de la misma tasa de impuestos que es del 34%. Impuesto al valor agregado (IVA). Es un impuesto indirecto y grava al consumo, de manera que el último consumidor del bien o servicio adquirido es el que paga el impuesto. Este impuesto tiene las características de traslado y acreditación del mismo, lo cual quiere decir que al momento de realizar una enajenación gravada, el vendedor cobra adicionalmente al precio la tasa de impuesto correspondiente al tipo de bien o servicio, y podrá acreditar el impuesto que pague por los bienes o servicios relacionados con la actividad que realiza. De esta manera la última persona que consume el bien o servicio no tiene impuesto que acreditar. De manera general la ley del Impuesto al Valor Agregado grava lo siguiente: • La enajenación de bienes • La prestación de servicios • El uso o goce temporal de bienes (arrendamiento) • La importación de bienes o servicios • La exportación de bienes o servicios Independientemente de lo anterior en cada rubro, mencionados con anterioridad se consideran bienes o servicios exentos del pago de este impuesto como pueden ser la enajenación de una casa habitación, entre otros. Impuesto sobre nóminas. Este impuesto está regulado en el código financiero del Distrito Federal y por las diferentes entidades federativas, gravando las prestaciones en dinero o en especie que paguen las personas físicas o morales por concepto de las relaciones de trabajo personal subordinado. Este impuesto se genera al momento de pagar los salarios y debe entregarse a más tardar el día 15 del mes siguiente. La tasa es del 2%, aunque en algunas entidades federativas se plantean condiciones de titulares para su excepción total o parcial. 122
Café Internet Impuesto al activo. Este impuesto se establece para las empresas que no tienen utilidades y que por lo mismo no pagan impuesto sobre la renta, aun cuando están obligadas a pagar una contribución sobre el total de sus activos. Existen varias opciones de excepción. Impuesto especial sobre producción y servicios. Este impuesto tiene las mismas características que el IVA, salvo que se gravan las importaciones o comercialización de alcohol, cerveza, tabaco, cigarros, gas natural, gasolina y diesel. La tasa de impuesto puede variar desde un 20 hasta un 60% teniendo las características de traslado y acreditación del IVA donde el último consumidor es el que absorbe el impuesto. Impuesto sobre automóviles nuevos. Este impuesto se paga al momento de adquirir un automóvil nuevo y se determina de acuerdo con una tabla sobre la cual la tasa mínima es de un 2% y la máxima es de un 17% de acuerdo al valor de automóvil. Otras contribuciones. Comprenden las aportaciones al seguro social, contribuciones de mejoras, derechos, aprovechamientos, accesorios de los aprovechamientos y productos. Las contribuciones de mejoras son establecidas por ley a cargo de las personas físicas y morales que se beneficien directamente por obras públicas. Los derechos son las contribuciones establecidas por ley según el uso o aprovechamiento de los bienes del dominio público de la nación, así como por recibir servicios que presta el Estado en sus funciones de derecho público, excepto cuando se presten por organismos descentralizados u órganos desconcentrados cuando, en este último caso, se trate de contraprestaciones que no se encuentren previstas en la Ley Federal de Derechos y se les denomina aprovechamientos. Son productos, las contraprestaciones que preste el Estado en sus funciones de derecho privado, así como por el uso, aprovechamiento o enajenación de bienes del dominio privado. VIII. Deducciones normales para los negocios Por otra parte en la ley del impuesto sobre la renta en el título II, capítulo II, se establece el tipo y características de las deducciones permitidas, que de manera general son aquellos gastos que están directamente relacionados con la obtención del ingreso por el desarrollo de una actividad específica y que se aplican a todo tipo de empresas. Estas deducciones deben de cumplir con los requisitos y formas que marque la ley; de manera general se puede hablar de: • Devoluciones y descuentos sobre ventas • Adquisición de mercancías • Gastos • Inversiones • Créditos incobrables • Fondos para tecnología y capacitación • Donativos Como requisito para las deducciones se establece que: • Sean estrictamente necesarias. 123
Café Internet • En la mayoría de los casos se estipula que el pago de los gastos se realice con cheque nominativo. • Que el comprobante que se obtenga por concepto del gasto (factura) cumpla con los requisitos de identidad y domicilio de quien expide el comprobante como son contar con folio, tener impresa la cédula fiscal y el registro federal de contribuyentes IX. Planeación de Impuestos La planeación de los impuestos es la actividad tendiente a determinar los efectos fiscales financieros que producen dichas operaciones, con objeto de optar por las situaciones jurídicas más convenientes, que permitan legítimamente minimizar el costo fiscal. Esto significa que se debe planear de algún modo el efecto fiscal que se deriva de las operaciones normales de la empresa y aprovechar al máximo las ventajas que conceden las leyes fiscales. Sin duda no debe ser objeto de planificación fiscal financiera la evasión de impuestos, ya que los pagos por recargos y sanciones no son deducibles para efectos del Impuesto Sobre la Renta. El empresario debe estudiar y conocer las disposiciones fiscales, con el fin de encontrar un tratamiento y consecuencias favorables. Algunos de los aspectos que debe considerar una empresa para la planeación de los impuestos son las siguientes: • Ubicar la empresa en una zona en la que existan tratamientos fiscales más favorables. Se recomienda al respecto consultar los Programas de Apoyo de las diferentes entidades federativas que se encuentran incorporadas a este sistema. • Acelerar o diferir ingresos o gastos, considerando las estimaciones de gastos futuros en función de las necesidades de la empresa. • Canalizar inversiones ociosas hacia aquellos renglones que tengan tratamientos fiscales preferentes. • Elegir los métodos más favorables para la depreciación de activos fijos y valuación de inventarios. • Cumplir con los requisitos fiscales para obtener el máximo de deducciones. • Cumplir los ordenamientos fiscales para obtener exenciones, subsidios o diferimientos. De manera enunciativa y general para cualquier tipo de empresas, se relacionan algunas de las disposiciones que pueden afectar en cualquier momento las actividades de un negocio. Por lo tanto, es necesario conocer los aspectos que de alguna forma involucren las operaciones de la empresa: • Ley de Ingresos de la Federación • Ley del Impuesto al Valor Agregado • Ley del Impuesto Sobre la Renta • Ley del Seguro Social • Ley Federal del Trabajo • Ley del FONACOT • Ley del INFONAVIT • Ley General de Sociedades Mercantiles • Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito • Código Civil • Código de Comercio 124
Café Internet • Código Fiscal de la Federación • Código Aduanero Para realizar una buena planeación fiscal se recomienda llevar a cabo las siguientes etapas: a. Análisis de la operación En la resolución de cualquier problema fiscal, es conveniente establecer con antelación el objetivo que se pretende alcanzar para que con base en él, se reúnan todos los elementos necesarios que permitan resolver cada caso en particular, dando preferencia a la investigación de la legislación tributaria que pueda afectar en cualquier momento las operaciones relativas a la empresa. b. Determinación de alternativa Una vez reunida la información necesaria, se deben considerar todas las combinaciones fiscales relacionadas con la operación que se desea llevar a cabo. c. Análisis de opciones En esta etapa se realiza la evaluación de las distintas opciones, enfocándolas a los siguientes aspectos: • La posibilidad jurídica. Que no contravengan los ordenamientos legales con el fin de no caer en la evasión fiscal. • El costo administrativo. Es la cuantificación del monto de los gastos que originaría la aplicación de cada opción. • La disminución del gravamen fiscal. Es la determinación de la cantidad que representa reducir el pago de impuestos mediante la aplicación de cada una de las opciones estudiadas. El importe de esta disminución debe ser considerablemente superior al costo administrativo de la opción elegida, para que en la realidad sea efectiva su aplicación. d. Aplicación de las opciones elegidas Es la culminación de la planeación fiscal, en la cual se deben reflejar los resultados en un período inmediato a su realización. Por último, es importante señalar que las disposiciones fiscales pueden cambiar año con año, y por tal razón se recomienda que todos los meses se esté pendiente de las posibles modificaciones, incluidas las relativas a la miscelánea fiscal al final o al inicio de cada año. 125
Café Internet 10. ADMINISTRACION FINANCIERA Introducción: La administración financiera de cualquier empresa se ocupa de solucionar interrogantes como: ¿por qué es importante y cómo se fijan las políticas de efectivo y activo circulante?, ¿qué aspectos involucra la decisión crediticia?, ¿cómo se establece el control para el otorgamiento de crédito?, ¿qué aspectos se deben considerar para la determinación de las políticas de cobranza?, ¿cómo establecer una administración efectiva de los diferentes tipos de pasivos?, ¿cuáles son las técnicas más comunes de análisis financiero y cómo se aplican?, ¿qué es el punto de equilibrio y cuál es su utilidad?, ¿qué aspectos se deben considerar en la toma de decisiones financieras?, ¿cuál es la importancia del valor del dinero en el tiempo y cómo se calcula?, ¿por qué y cómo se realiza el análisis de riesgo y sensibilidad?. Contenido: I. Políticas de efectivo y activo circulante •Caja y bancos •Cuentas por cobrar a clientes •Inventarios II. Crédito comercial y gestión de cobro a clientes III. Administración de pasivos •Pasivo circulante o flotante •Pasivo fijo o consolidado •Pasivo diferido o crédito diferido IV. Análisis financiero y punto de equilibrio •Análisis de liquidez y solvencia financiera •Análisis de productividad de los negocios •Punto de equilibrio V. Conceptos básicos para las decisiones financieras VI. Proyecciones, evaluación financiera y económica •Tasa interna de rendimiento financiero •Valor presente neto y su comparación con la TIR VII. Riesgo y análisis de sensibilidad •Riesgo •Análisis de sensibilidad 126
Café Internet I. Políticas de efectivo y activo circulante El establecimiento de políticas tiene como objetivo, evitar la insuficiencia o exceso de efectivo y activos circulantes así como optimizar los costos asociados mediante su manejo y administración. Caja y bancos Las empresas requieren del establecimiento de políticas de efectivo que les permitan contar con los recursos financieros necesarios para hacer frente a sus obligaciones de corto plazo, por lo que deben tener fondos suficientes para hacer frente a los desfases que se producen entre los ingresos y los pagos dentro de las operaciones normales de la empresa, ya que en algunas ocasiones éstos no concurren conforme a lo programado y, en otras, se requiere la creación de fondos durante un cierto tiempo para poder cumplir con pagos no constantes, como pueden ser: el pago de dividendos o de impuesto sobre la renta. Las políticas pueden establecerse con el fin de mantener un nivel de efectivo superior al normal como una previsión de oportunidad, para aprovechar en un momento dado el beneficio de emplear o invertir en condiciones favorables, como la compra a precio reducido de un lote importante de materia prima, la compra o la obtención de un descuento importante por pago anticipado. Algunas empresas requieren mantener cantidades superiores a las normalmente necesarias en su función operativa, para hacer frente a una situación de falta de liquidez repentina que puede producirse por una baja importante de ventas, aumento en el precio de las materias primas o por una falta de recuperación oportuna de las cuentas por cobrar a clientes. Si la empresa no cuenta con una política definida sobre el nivel de efectivo que debe mantener, sus saldos reflejarán el resultado de las operaciones derivadas de las áreas de producción, ventas, distribución, entre otras. El buen juicio, el conocimiento de la empresa y bases firmes de cálculo de los siguientes rubros, son necesarios para establecer una política de efectivo adecuada: Cobros a clientes. La cobranza a clientes debe determinarse con base en las ventas y condiciones de pago que han sido establecidas con ellos, para lo cual es importante conocer el comportamiento y actitud de los clientes de la empresa respecto a las condiciones de venta pactadas. Salarios. Es recomendable que se haga sobre la base de un cálculo individual en el que se listen todos y cada uno de los puestos autorizados con su valor correspondiente, de preferencia por área o departamento, para determinar una cifra que cubra las necesidades futuras. De este cálculo se desprenden otros como son: las gratificaciones del seguro social, el SAR y todos los beneficios a que el personal tiene derecho. Proveedores. Este concepto está ligado con los niveles de inventario que deben mantenerse y los ciclos de producción que se hayan establecido, así como las condiciones de compra que se hayan negociado con los proveedores. Su cálculo es semejante al empleado en los cobros a clientes, con el fin de determinar la cantidad requerida. Impuesto al valor agregado. El monto a pagar a proveedores es calculado con base en las ventas netas que se hayan estimado el mes anterior. Inversiones en maquinaria y equipo. Se deben prever las futuras inversiones en maquinaria y equipo, con base en una serie de estudios, requisitos y aprobaciones para ser consideradas. 127
Café Internet Impuesto sobre la renta. Representa uno de los pagos importantes que debe realizar la empresa y su cálculo se determina con base en lo que señala la ley. Dividendos. La cantidad prevista para este caso debe ser de conformidad a lo dispuesto por el propietario o por la asamblea ordinaria de accionistas. Reparto de utilidades. Se calcula con base en el resultado de la declaración final del impuesto sobre la renta del año anterior. Otros. Deben reunirse todos los pagos pequeños a que esté obligada la empresa en el corto plazo y destacar las partidas significativas que requieran de una vigilancia estrecha. En última instancia, se determinan los resultados de las operaciones anteriores y se dicta la política sobre el nivel de efectivo que debe existir. El establecimiento de una política de efectivo adecuada para el giro debe tomar en consideración especialmente los pagos por remuneraciones al personal e impuestos, los gastos por concepto de alquiler, de energía eléctrica, de bienes perecederos y de consumibles. Cuentas por cobrar a clientes Las cuentas por cobrar, son los créditos que la empresa concede a sus clientes. La política de cuentas por cobrar es un instrumento de mercadotecnia y sirve para fomentar las ventas. La administración de cuentas por cobrar a clientes implica generalmente un dilema entre la liquidez y la productividad, ya que si se ofrecen muchas facilidades para la venta de los productos, se incrementarán las ventas y también las utilidades; pero por otra parte, se comprometen fondos en cuentas por cobrar, que disminuyen la liquidez de la empresa. Las políticas relativas al otorgamiento de crédito y los esfuerzos de cobro determinan el monto de esta inversión en relación con las ventas realizadas o por realizar. Es importante conocer el comportamiento de los clientes en la liquidación de las facturas, así como las políticas que la empresa fije respecto a la estrategia de venta mediante promociones o períodos extras de crédito, que de alguna forma desplazan los productos a bodegas de los clientes, sin que el consumidor lo haya adquirido. Esto origina una disminución en el flujo de fondos de los clientes, lo que perjudica su liquidez y falta oportuna de pago de las facturas de la empresa. Para determinar la política más conveniente, es necesario considerar los costos de financiamiento, los de cobranza y los de las posibles demoras e incumplimientos. De esta manera, la empresa evaluará cada una de las políticas posibles con respecto al tiempo y descuentos para el pago de la mercancía, y determinará la más conveniente, considerando los costos adicionales de financiamiento y cobranza asociados a esas condiciones. La empresa incurre en costos asociados con la morosidad en el pago como son los gastos que implica el empleo de diferentes métodos para el cobro. Si la cuenta definitivamente no se paga, la empresa tendrá que cancelar en su totalidad el importe por gasto de las cuentas malas. Una vez elegida la política apropiada, hay que vigilar las cuentas para asegurarse de que los procedimientos de cobranza funcionan como es debido, que no existe deterioro en la contabilidad de los clientes individuales y que a cada cliente potencial se le investiga para determinar el riesgo que se corre al otorgarle el crédito. 128
Café Internet De una u otra forma, es necesario establecer políticas y mantenerlas congruentes con la actividad económica actual. En este tipo de empresa no se acostumbra el otorgamiento de crédito por el servicio de promoción y venta. Inventarios La determinación de las políticas de inventarios tiene como objetivo fijar el nivel óptimo de inversión que debe tener una empresa. Normalmente las empresas de este giro tienen cuatro diferentes categorías de inventarios que son: • Materias primas • Productos en proceso • Artículos o productos terminados • Refacciones y herramientas Cada uno de los inventarios tiene una problemática diferente, por lo que deben analizarse con cuidado para así poder delimitar sus implicaciones financieras, así como estar pendiente de un problema común y básico que es el de mantener un nivel adecuado en función de las ventas futuras. Mientras más reducido sea el inventario, mayor será la rentabilidad de la inversión; pero si el nivel de inventario es muy reducido, acarrea problemas de falta de existencia y, por lo tanto, de producción y más adelante de ventas; que puedan afectar el volumen de éstas y generar una baja en la rentabilidad. Para fijar el nivel de inversión adecuado se deben analizar una serie de factores como son: el volumen de la producción requerida en función de las compras y ventas, el mantenimiento de un inventario de seguridad por falta de suministros, la reducción de precios en las compras por volumen o lotes, las perspectivas de alza o baja en los precios, el costo y el riesgo de mantenimiento de la inversión, la duración del proceso, el tiempo en que el proveedor surte los pedidos, el tiempo de tránsito, la política de servicio a clientes, la demanda estacional, las materias primas estacionales, entre otros aspectos. El inventario de producción en proceso, en el caso de las empresas de este giro, está en función de su tiempo de duración. A lo largo del proceso productivo, la política de este inventario se da a partir del resultado de multiplicar el número de días de proceso por el costo de ventas futuras. El inventario de producto terminado debe ser suficiente como para impedir que se incumpla con las entregas a los clientes. II. Crédito comercial y gestión de cobro a clientes El crédito comercial se refiere a la venta de bienes o servicios que no son de contado. Las políticas referentes al otorgamiento de créditos implican encontrar un equilibrio entre el riesgo y el rendimiento de la empresa. En el grado en que se otorguen créditos y se amplíen los plazos de cobro a clientes, se estarán inmovilizando fondos en cuentas por cobrar y peligrará la capacidad de la empresa para liquidar sus pasivos. Esto, sin embargo, tiene la ventaja de facilitar la venta de productos y mejorar las utilidades de la empresa. 129
Café Internet En toda operación de crédito, las empresas corren el riesgo de que la promesa de pago a un futuro no se cumpla, ya que no existe la seguridad de que se realice, ya que los deudores más solventes y dignos de confianza pueden dejar de pagar totalmente sus obligaciones, en virtud de las numerosas contingencias que pueden presentárseles. De ahí que la empresa acepte como parte de la operación a crédito, la probabilidad de que el cliente no cumpla con su promesa de pago. Todas las empresas corren riesgos que pueden preverse antes de otorgar un crédito a clientes, cuantificando y comparando la ganancia que pudiera obtenerse contra el riesgo que se corre. Si el riesgo resulta ser mejor que la ganancia, no se realiza la operación. Las Políticas específicas con relación al crédito comercial que deben tomarse en cuenta antes y al momento de otorgar créditos se presentan en los anexos. III. Administración de pasivos Las deudas de una empresa son una fuente de financiamiento que le permiten adquirir bienes de capital, inventarios, pago de nóminas, entre otros. Sin embargo, este financiamiento se debe analizar cuidadosamente, ya que compromete los recursos de la empresa a corto y largo plazo, según sea el caso. Los pasivos generalmente se obtienen de las siguientes fuentes: • Proveedores (crédito comercial) • Banca • Crédito hipotecario • Crédito refaccionario • Emisión de obligaciones • Factoraje financiero • Almacenes generales de depósito • Préstamos personales Entre los elementos que se deben analizar para la solicitud de un crédito están: naturaleza del crédito, si satisface las necesidades de la empresa, plazo para pagarlo, tasa de interés que se genera, descuentos por pronto pago y tipo de bien que se entrega en garantía. El primer paso para una efectiva administración de los pasivos conlleva la clasificación de los diversos tipos de deudas y obligaciones en grupos formados con valores homogéneos; y se debe realizar atendiendo su mayor y menor grado de exigibilidad, entendida como el menor o mayor plazo de que se dispone para liquidar una deuda o una obligación. • Mayor grado de exigibilidad. Una deuda o una obligación tiene mayor grado de exigibilidad, en tanto sea menor el plazo de que se dispone para liquidarla. • Menor grado de exigibilidad. Una deuda o una obligación tiene menor grado de exigibilidad, en tanto sea mayor el plazo de que se dispone para liquidarla. En atención a su mayor y menor grado de exigibilidad, las deudas y obligaciones que forman el pasivo se clasifican en: 130
Café Internet Pasivo circulante o flotante. Este grupo está formado por todas las deudas y obligaciones cuyo vencimiento se ubique en un plazo menor de un año; tales deudas y obligaciones tienen como característica principal que se encuentran en constante movimiento o rotación. Para eliminar las posibilidades por falta de liquidez que pudieran presentarse al ejecutar una estimación inadecuada, es recomendable obtener líneas de crédito superiores a los requerimientos determinados con bases presupuestales. Por ello, este presupuesto debe estar ligado a otros gastos que forman parte del presupuesto de operación y de gastos acumulados. Las principales deudas y obligaciones que forman el pasivo circulante o flotante son: Cuentas por pagar a proveedores. Generalmente representan una cantidad importante dentro del pasivo de las empresas y su comportamiento está ligado a las compras que la empresa efectúa, ya que por lo regular las obligaciones están distribuidas entre muchos proveedores, complicando su cálculo individual para establecer el monto correspondiente a este financiamiento. Si se cuenta con una política establecida para efectuar las compras y hacer frente a las ventas futuras; se puede observar que su monto responde precisamente al costo de las ventas futuras, lo que en la práctica es una forma confiable y segura para calcular su monto. Es importante destacar que para obtener un cálculo más exacto, debe considerarse el costo de las materias primas, incluido en el costo de ventas. Se toman en consideración estrategias especiales en las compras, como pueden ser: compras por furgón o lote en determinadas fechas del año, o bien pagos anticipados para obtener importantes descuentos financieros. En el caso de las empresas del giro los proveedores de insumos suelen otorgar un cierto crédito de quince días y a veces hasta treinta, lo que permite que el pago a ellas se realice mediante la recuperación por la vía del cobro en efectivo a los clientes. Gastos de operación e impuestos acumulados por pagar. Estos conceptos son manejados y estimados mensualmente en las empresas de este giro y normalmente están ligados con otros conceptos: la provisión del impuesto sobre la renta está relacionada con las cantidades mostradas en resultados menos los anticipos detallados en el presupuesto del efectivo; los intereses acumulados están relacionados con los préstamos, por lo que es muy conveniente que estos conceptos estén cruzados con otros, para dar al presupuesto una mayor seguridad numérica. Pasivo fijo o consolidado. Este grupo está formado por todas las deudas y obligaciones con vencimiento mayor de un año, contado a partir de la fecha del balance. Este concepto representa la participación más importante que el financiamiento externo tiene sobre la empresa. El presupuesto a largo plazo casi siempre no presenta problemas en su estimación, debido a que su monto es estable y en particular es estudiado, analizado, y planeado, tomando en consideración la estructura financiera que se requiere para cumplir con los objetivos de liquidez, solvencia financiera y productividad. Las principales deudas y obligaciones que forman el pasivo fijo o consolidado son: • Capital social y utilidades retenidas • Hipotecas por pagar o acreedores hipotecarios • Documentos por pagar (a largo plazo) 131
Café Internet Cuando existan créditos por pagar a largo plazo, como sería el caso para cinco años, de los cuales se deba cubrir mensual o anualmente una parte determinada, dicha parte debe considerarse un pasivo circulante y, el resto del crédito, un pasivo fijo o consolidado. Pasivo diferido o crédito diferido. Este grupo lo forman todas aquellas cantidades cobradas con anticipación, por las que se tiene la obligación de proporcionar un servicio, tanto en el mismo ejercicio como en los posteriores. Las cantidades cobradas por anticipado se deben considerar un pasivo, porque generan la obligación de proporcionar un servicio equivalente a la cantidad que se ha cobrado. Los servicios cobrados por anticipado tienen como característica que su valor disminuye con el transcurso del tiempo o conforme se vayan proporcionando dichos servicios. De los servicios cobrados por anticipado sólo se considera de utilidad la parte disminuida por el transcurso del tiempo y, el resto, se distingue como un pasivo diferido. No debe olvidarse que todo servicio cobrado por anticipado es convertible en utilidad al paso del tiempo en que se vayan proporcionando tales servicios. El financiamiento para este tipo de empresas, será con la aportación de los asociados y en cierta medida con los créditos que se puedan conseguir. IV. Análisis financiero y punto de equilibrio El objetivo de los métodos analíticos consiste en simplificar y reducir los datos que se examinan en términos más comprensibles para estar en posibilidad de interpretarlos y hacerlos significativos. Los métodos de análisis financiero comprenden en esencia razones simples y razones estándar. Asimismo, es de utilidad emplear la técnica del punto de equilibrio económico para conocer las diversas opciones que debe plantear la administración de una empresa con objeto de seleccionar la más conveniente y decidir por qué, cómo y cuándo debe ejecutarse. Para opinar con certeza sobre la situación financiera y la productividad de un negocio, no es suficiente analizar los datos internos. Es necesario complementar el análisis mediante el conocimiento del entorno donde se desenvuelve la empresa, como son: las condiciones del mercado, localización de la empresa con respecto a las fuentes de abastecimiento de materias primas, mano de obra, vías de comunicación, condiciones políticas tributarias, entre otros, que tienen gran influencia en la empresa. Análisis de liquidez y solvencia financiera El análisis de la solvencia financiera deberá cubrir las necesidades relacionadas con el ciclo financiero a corto y a largo plazo. La liquidez se refiere a la capacidad de la empresa para cubrir sus obligaciones circulantes, es decir, las que participan en el ciclo financiero a corto plazo. La solvencia atañe a la capacidad financiera de una empresa para endeudarse a largo plazo y cubrir los costos inherentes. En los anexos se muestran las razones incorporadas en las Pruebas de liquidez y Pruebas de solvencia. Análisis de productividad de los negocios Los accionistas generalmente desean y obtienen un rendimiento superior al que reciben los acreedores; esto se explica por el riesgo mayor que corren los accionistas según el nivel de solvencia de la entidad. Por otra parte, mientras mayores sean los fondos de los acreedores, mayores serán los rendimientos de 132
Café Internet los accionistas; esto conlleva el uso de fondos a una tasa relativamente baja (después de impuesto sobre la renta), ayudando a obtener mayores rendimientos para los fondos invertidos por los accionistas, que se miden a partir de razones simples como son: Rendimiento sobre la inversión de los accionistas La más importante medida sobre la productividad de los negocios es el rendimiento sobre la inversión de los accionistas, que se obtiene de la siguiente manera: Utilidades netas X 100 Promedio de inversión de los accionistas Esta razón nos indica el porcentaje de rendimiento que los accionistas alcanzan sobre su inversión, el cual debe ser superior al rendimiento que otorgan los instrumentos de renta fija. Punto de equilibrio El punto de equilibrio es una técnica de análisis empleada como instrumento de planificación de utilidades, toma de decisiones y resolución de problemas. Para aplicar esta técnica es necesario conocer el comportamiento de los ingresos, costos y gastos, separando los que son variables de los fijos o semifijos. Los gastos y los costos fijos se generan con el paso del tiempo, aparte del volumen de la producción y ventas. Son llamados gastos y costos de estructura, porque son generalmente contratados o instalados para la estructuración de la empresa; como ejemplo de estos costos y gastos pueden citarse la depreciación en línea recta, las rentas, los salarios que no están en relación directa con el volumen de producción, entre otros. Por el contrario, los gastos variables se generan en razón directa de los volúmenes de operación y ventas; como ejemplo pueden citarse la mano de obra pagada en razón de las unidades producidas, la materia prima, los impuestos y comisiones sobre ventas, entre otros. Otros gastos y costos que oscilan más o menos en proporción al volumen de producción y ventas son los llamados semivariables y para efectos de esta técnica deben ser clasificados como fijos o como variables, aplicando el buen juicio y tomando en cuenta su comportamiento al nivel del volumen de operación. La utilización de la forma lineal de análisis del punto de equilibrio puede crear expectativas que supongan aumentar o disminuir la producción; los costos y los ingresos aumentarán o disminuirán en forma proporcional, situación que no necesariamente tiene que comportarse de esa manera, ya que los costos variables por unidad no tienen que permanecer constantes aparte del número de unidades producidas o servicios prestados. Los costos variables por unidad pueden disminuir dentro de ciertos límites de operaciones, pero pueden aumentar con rapidez pasado el límite previsto. Por tal motivo, la predicción de las utilidades a diferentes volúmenes considerando únicamente los estados financieros, resultan difíciles de determinar. Para ello es necesario el cálculo del punto de equilibrio que determina el momento en que la empresa no genera ni utilidad ni pérdida, es decir, el nivel en que la contribución marginal cubre con exactitud los costos y gastos fijos. La aplicación de la metodología del punto de equilibrio se presenta en los anexos. 133
Café Internet V. Conceptos básicos para las decisiones financieras Para que una empresa pueda tomar cualquier tipo de decisión financiera se debe contar en primer lugar con datos confiables que se desprenden de la contabilidad de la organización; en segundo término, se debe establecer el tipo de información que se necesita para poder seleccionar los datos y técnicas más adecuadas, con la finalidad de poder planear los objetivos de la empresa. Existen tres pasos principales para realizar esta planeación: • Determinación de los objetivos, por ejemplo, establecer el nivel de ventas; el tiempo adecuado para recuperar créditos, entre otros. • Seleccionar y evaluar las mejores opciones para lograr estos objetivos mediante técnicas de análisis financiero, como puede ser la utilización de razones financieras. Por ejemplo, incrementar los descuentos por pronto pago, negociar con los proveedores un tiempo mayor de crédito, entre otros. La política de crédito de las empresas en el giro no se acostumbra aunque pudiera pensarse en algún tipo de suscripción que con el tiempo pudiese implicar el otorgamiento de crédito a algunos usuarios. • Implantar estas opciones y regularlas mediante controles adecuados para verificar la eficiencia con que se están consiguiendo los objetivos de la empresa. Una de las iniciativas más importantes que debe tomar una empresa se sitúa en las decisiones de inversión, las cuales están relacionadas con los planes de producción de la empresa y partiendo del hecho que los planes de producción de ésta se obtienen de la demanda en el mercado de los productos o servicios, se puede afirmar que la demanda de inversiones es derivada. En general, la palabra inversión se refiere a la decisión de invertir y al capital invertido. Incluye el sacrificio de una satisfacción presente y cierta, a cambio de un cierto grado de riesgo y rendimiento a futuro. Al considerar la decisión de inversión dentro de la estructura genérica del presupuesto de capital, se reconocen tres componentes importantes: 1. La escala de la inversión y sus efectos sobre el precio de venta de la producción incrementada, originada por dicha inversión. 2. El proceso total de inversión, inicia desde el momento en que una decisión de presupuesto de capital es materializada hasta el momento en que el producto que se incrementó es consumido. 3. La estructura motivacional de las decisiones de inversión, lo cual comprende diversos tipos de inversiones. VI. Proyecciones, evaluación financiera y económica Todo método válido para evaluar proyectos de inversión debe tomar en cuenta el valor del dinero en el tiempo. Para determinar el valor que tiene hoy (valor presente) respecto a una cantidad que se recibirá en el futuro, se procederá a descontar la cantidad futura en una tasa de interés determinada durante el número de períodos considerados. 134
Café Internet Tasa interna de rendimiento financiero La tasa interna de rendimiento financiero, también considerada como tasa interna de retorno, se define como la tasa de descuento, a la que el valor presente neto de todos los flujos de efectivo de los períodos proyectados es igual a cero. Se utiliza para establecer la tasa de rendimiento esperada de un proyecto. El método de cálculo (procedimiento) considera el factor tiempo en el valor del dinero y se aplica con base en el flujo neto de efectivo que generará el proyecto. El valor presente neto se calcula adicionando la inversión inicial (representada como un flujo de fondos negativo) al valor actual o presente de los futuros flujos de fondos. La tasa de interés, será la tasa interna de rendimiento del proyecto (TIR). La TIR es la tasa de rendimiento en la cual el futuro flujo de fondos iguala la salida de caja inicial que incluye los gastos de instalación. La TIR es la tasa de descuento en la cual el valor presente neto es igual a cero. Valor presente neto y su comparación con la tasa interna de retorno El valor presente neto (VPN) se define como el valor presente del flujo de ingresos (flujo positivo) menos el valor presente del flujo de egresos (flujo negativo). Esto es, la suma algebraica de los flujos de efectivo futuros (positivos y negativos) al valor presente, incluyendo en esta suma el egreso inicial de la inversión. Es claro que en un proyecto de inversión, no necesariamente existe un solo flujo negativo (inversión inicial), sino que estos pueden presentarse en dos o más períodos. En términos generales por cualquiera de los métodos se llega a la misma conclusión, que permite tomar la decisión de aceptar o no un proyecto. En el caso del método de valor presente neto la incógnita está incorporada en el flujo final del proyecto a una tasa esperada, y en el caso del método de la TIR la incógnita se enfoca en el tipo de la tasa a partir de la cual el flujo es igual a cero. De acuerdo con lo anterior sí la TIR es mayor que la tasa mínima requerida para un proyecto, no se considera necesario calcular el valor por el método del valor presente neto, ya que la decisión tomada busca la aceptación del proyecto. Existen diferencias importantes entre los dos métodos que deben ser reconocidos. Cuando dos inversiones propuestas son mutuamente excluyentes, podemos seleccionar una de ellas, y los dos métodos pueden arrojar resultados contradictorios. Por último, es importante señalar que existe la evaluación social de proyectos que permite determinar si un proyecto es beneficioso o no para la economía en su conjunto; sin embargo esta rebasa los alcances de esta guía. VII. Riesgo y análisis de sensibilidad Riesgo En finanzas existe una relación directa entre el riesgo de una inversión y los beneficios que esta produce; de manera general, se puede decir que entre mayores sean los beneficios más riegos implica la inversión. Un aspecto importante para disminuir los riesgos es la diversificación de inversiones; mientras 135
Café Internet más amplia es la gama de elecciones, se disminuye el riesgo de una en particular. Otra variable que se debe de considerar es el tiempo de riesgo que se desea mantener en la inversión, ya que existe una relación directa entre estos. El riesgo financiero incluye la posible insolvencia y la variabilidad en las utilidades disponibles para el propietario o los poseedores de acciones comunes de la empresa. A medida que una empresa aumenta la porción de pasivos, de contratos de arrendamiento y de acciones preferentes en su estructura financiera, se aumentarán los cargos fijos; por lo tanto, la probabilidad de que la empresa sea capaz de satisfacer estos cargos fijos también aumentan y a medida que la empresa continúe usando apalancamiento financiero o dependencia, crece la probabilidad de insolvencia, que a la vez puede conducir a la quiebra legal. Por otro lado, todo negocio está sujeto a fluctuaciones en las ventas que pueden conducir a variaciones en las utilidades para los propietarios o accionistas. Análisis de sensibilidad El análisis de sensibilidad permite determinar la viabilidad de un proyecto con base en los flujos de efectivo que producirá durante su vida, el presupuesto de capital que se necesitará para llevar a cabo tal proyecto, el tiempo en que se recuperará la inversión, además de establecer el riesgo que implica desarrollarlo. En la formulación de proyectos es frecuente encontrar que los resultados económicos previsibles son dependientes de los valores asignables a las variables de los mercados de materias primas y productos, a la eficiencia de los procesos y a otras variables de diversa índole. En tales casos, la supeditación de los resultados económicos previsibles de la operación de la empresa a valores preestablecidos de dichas variables que actúan como parámetros, da lugar a que el estudio carezca de flexibilidad, ya que no quedan incluidos los efectos que se derivarían de cambios en los parámetros y condiciones considerados al inicio. En general, se puede decir que los datos o parámetros usados para determinar la viabilidad técnica, económica y financiera de una empresa, son estimados con base en una predicción de las condiciones futuras; por lo tanto, es deseable que el empresario mantenga un cierto margen de escepticismo al considerar la solución obtenida como el punto de partida para analizar lo que sucedería si los valores cambiaran. El análisis de sensibilidad es una de las técnicas más empleadas para afrontar el programa expuesto, ya que mide cómo los valores esperados en un modelo financiero o de mercado, serían afectados por cambios en la base de datos para su formulación. El beneficio máximo de ese análisis es que provee de inmediato una medida financiera sobre las consecuencias de posibles errores de predicción. Asimismo, ayuda a enfocar los puntos o variables que son más sensibles. 136
Café Internet 11. MERCADOTECNIA Introducción En este capítulo se consideran los fundamentos esenciales de la mercadotecnia que dan respuesta a preguntas como las siguientes: ¿cómo elegir el nombre, logotipo y crear la imagen de la empresa?, ¿qué es la promoción y qué aspectos considera?, ¿qué es la publicidad, la promoción de ventas y que medios utilizan?, ¿cuál es la importancia de la marcas, la etiqueta y el empaque?, ¿qué debe contener un anuncio publicitario?, ¿cómo se define la misión de la empresa?, ¿cómo se determinan los objetivos del negocio?, ¿cómo conocer las fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades de la empresa?, ¿cómo se realiza una auditoria de mercadotecnia?, ¿cómo se determinan las estrategias de comercialización? y ¿qué aspectos administrativos involucra la mercadotecnia? Contenido del capítulo I. Creación del nombre, logotipo e imagen de la empresa •Nombre de la empresa •Logotipo •Imagen II. Promoción del producto o servicio •Publicidad •Promoción de ventas •Marcas •Etiqueta •Empaque •Anuncio publicitario de la empresa III. Misión de la empresa •Fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas (FODA) •Nuevos ingresos •Barreras para el ingreso •Presión de productos sustitutos •Poder negociador de los compradores •Poder negociador de los proveedores IV. Auditoría de mercadotecnia •Análisis ambiental •Aspectos económicos •Análisis competitivo •Análisis de mercado •Análisis de la empresa V. Formulación de estrategias VI. Aspectos administrativos de la mercadotecnia •Evaluación y presupuesto de la mercadotecnia •Plan de mercadotecnia 137
Café Internet I. Creación del nombre, logotipo e imagen de la empresa Nombre de la empresa El nombre de la empresa es su tarjeta de presentación, su sello distintivo y, por tanto, debe reunir una serie de características específicas; entre otras cosas debe ser: • Descriptivo. El nombre, por sí mismo, debe reflejar el giro de la empresa y sus características distintivas de especialización. • Original. La ley establece que el nombre de una empresa debe ser nuevo (que no exista ya en el mercado) y se puede constituir por cualquier signo o símbolo, palabra o palabras, figura, forma geométrica o tridimensional, o bien el nombre propio de una persona. • Atractivo. El nombre debe ser llamativo y fácil de recordar; visible, esto es, que sea abundante en el lenguaje verbal común, para facilitar su aceptación y memorización. • Claro y simple. Que se escriba como se pronuncia y viceversa. • Significativo. Que se pueda asociar con diseños o frases representativas. • Agradable. Una característica muy importante es que el nombre sea agradable, de buen gusto; que no implique dobles sentidos o términos vulgares, ya que esto provoca rechazo inmediato en el consumidor, aun cuando en un principio pudiera parecer gracioso. Se adjunta el procedimiento de generación y evaluación de ideas. Realice una lluvia de ideas y determine cinco posibles nombres, según los atributos especificados Atributo y calificación Nombre de la Descriptivo Original Atractivo Claro Significativo Agradabl Total Empresa e XX 2 3 2 3 2 3 15 YY 5 3 3 4 4 5 25 ZZ 4 3 3 4 4 3 24 PP 3 3 2 3 3 3 17 Nota: calificar en una escala de 1 al 5 Logotipo El logotipo es la figura o símbolo específico representativo de la empresa, casi siempre se contrata a una agencia especializada en el área con el propósito de realizar su diseño en forma profesional para ser adoptado después por la empresa. Una opción posible es acudir con el Centro Promotor de Diseño. Imagen La imagen es la forma en que la empresa es vista por el público. Algunos negocios pueden dirigir la mayor parte de su publicidad y promoción a la buena imagen de la compañía. Usted va a tener que decidir el monto que puede destinar al gastar para establecer, mejorar y mantener su imagen. Estos gastos pueden estar compensados por un incremento en sus ingresos. ll. Promoción del producto o servicio Promocionar es un acto de información, persuasión y comunicación, que incluye varios aspectos, como son: la publicidad, la promoción de ventas, las marcas, e indirectamente las etiquetas y el empaque. A 138
Café Internet partir de un adecuado programa de promoción, se puede lograr dar a conocer un producto o servicio así como incrementar el consumo del mismo. Publicidad La publicidad implica una serie de actividades necesarias para hacer llegar un mensaje al mercado meta. Su objetivo principal es crear un impacto directo sobre el cliente para que compre un producto o servicio; con el consecuente incremento en las ventas. Para lograr esta meta, el empresario debe poner énfasis en: • Animar a los posibles compradores a buscar el producto o servicio que se les ofrece. • Ganar la preferencia del cliente. Cuando el empresario da a conocer información sobre los productos o servicios que ofrece, utiliza algunos medios, como son: • Periódicos y revistas. Cubren con su circulación un territorio geográfico seleccionado (parte de una ciudad, una ciudad completa, varias poblaciones vecinas o un número de regiones adyacentes). Además, los anuncios en los periódicos y revistas llegan a personas de casi todos los estratos económicos. Es necesario, al seleccionar este medio, identificar cuál periódico o revista es más leído por un estrato determinado y cuál sección del mismo. • Radio. La radio es accesible a todo lo largo y ancho de los países (la mayor parte de los hogares poseen radios y la mayoría de los vehículos de transporte también). Por tanto, la radio ofrece la oportunidad de una exposición masiva de los mensajes publicitarios. Este medio publicitario también puede estar dirigido a un mercado particular, en un poblado o ciudad específica mediante la selección adecuada del mensaje y de la estación. • Volantes. Los volantes son por lo general distribuidos por los dueños o empleados de la empresa, de puerta en puerta, en colonias seleccionadas, en puntos de reunión del segmento de mercado seleccionado; su impacto puede ser muy fuerte, siempre y cuando se cuide el contenido y presentación de los mismos. Promoción de ventas Otro elemento que puede causar un gran impacto en el mercado meta es el sistema de promoción de ventas que se lleve a cabo; la promoción de ventas comprende actividades que permiten presentar al cliente con el producto o servicio de la empresa; la promoción de ventas debe llevarse a cabo para que el cliente ubique al producto o servicio de la empresa en el mercado. Ejemplo de estas actividades son: muestras gratis, regalos en la compra del producto, ofertas de introducción, patrocinio y/o participación en eventos sociales, educativos, culturales, deportivos o presentación en ferias, entre otros. Marcas La venta de un producto o servicio se facilita cuando el cliente lo conoce y solicita por su nombre. Esto es posible gracias a las marcas. Una marca es un nombre, término, signo, símbolo o diseño, o combinación de los mismos, que identifican los bienes y/o servicios que ofrece una empresa y señala una clara diferencia con los de su competencia. Otros elementos que contribuyen a diferenciar al producto o servicio de la empresa, de los ofrecidos por otras organizaciones, son el logotipo (figura o símbolo específico y original) y el eslogan (frase o grupo de palabras, también originales, que presentan la imagen de la empresa o producto de la misma). Las marcas están sujetas a condiciones para su conservación, estas condiciones están reglamentadas en la Ley de Fomento y Protección de la Propiedad Industrial. 139
Café Internet Anuncio publicitario de la empresa El anuncio publicitario es otro medio que tiene por objeto motivar al cliente potencial a comprar el producto o servicio de la empresa, por lo que dicho anuncio debe incluir: el dibujo del producto o su equivalente, las palabras del mensaje (atractivo, cualidades del producto o servicio) y nombre de la empresa y producto (dirección y teléfono). Los mecanismos de promoción y publicidad más utilizados por las empresas del giro corresponden a: • Anuncios en el directorio de la guía telefónica • Anuncios en los periódicos • La promoción específica deberá hacerse por volanteo periódicamente, cerca del lugar de trabajo de los posibles usuarios, así como a la salida de los centros de estudio y en los alrededores del negocio. • Pegar anuncios publicitarios en la zona III. Misión de la empresa La misión de una empresa es su razón de ser. Es el propósito o motivo por el cual existe y, por tanto, da sentido y guía a las actividades de la empresa. La misión debe contener y manifestar características que le permitan permanecer en el tiempo, por ejemplo: • Atención (orientación al cliente). • Alta calidad en sus productos o servicios. • Mantener una filosofía de mejoramiento continuo. • Innovación y/o diversificación (tecnología de punta). • Ventajas y/o peculiaridades competitivas, que le den a sus productos o servicios especificaciones que atraigan y mantengan al cliente (larga duración, garantía, sencillez de uso). Por otra parte, la misión debe reunir ciertos requisitos, que le den validez y funcionalidad; la misión debe ser, por ejemplo: • Amplia. Dentro de una línea de productos, pero con posibilidades de expansión a otros productos, servicios o líneas similares. No obstante, la amplitud no debe ser de tal magnitud que pierda la naturaleza y carácter de la empresa, o bien que confunda su mercado y el tipo de necesidad a satisfacer. • Motivadora. Que inspire a los que laboran en la empresa, pero que no sea tan ambiciosa que se perciba como inalcanzable. • Congruente. Debe reflejar los valores de la empresa y las personas que la dirigen y trabajan en ella. La misión no es sólo una descripción de lo que es o pretende ser la empresa, sino también su esquema de valores (ético y moral). Toda misión debe contestar a tres preguntas básicas: • ¿Qué? (necesidad que satisface o problema que resuelve la empresa). • ¿Quién? (clientes a quienes pretende alcanzar). • ¿Cómo? (forma en que será satisfecha la necesidad que se pretende atacar). 140
Café Internet La misión de una empresa es la tarjeta de presentación de la misma, por lo que exige una constante revisión y autoevaluación de su funcionamiento para estimar si es congruente con los objetivos trazados. Los objetivos de la empresa son los puntos intermedios de la misión. Fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas (FODA) Es una herramienta sencilla que permite realizar un diagnóstico rápido de la situación de cualquier empresa, considerando los factores externos e internos que la afectan y así poder delinear la estrategia para el logro satisfactorio de las metas y objetivos inherentes a la empresa. Fortalezas: Todas aquellas actividades que realiza Debilidades: Todas aquellas actividades que con un alto grado de eficiencia. realiza con un bajo grado de eficiencia. 1.___________________________________ 1.______________________________ 2.___________________________________ 2.______________________________ 3.___________________________________ 3.______________________________ Amenazas: Todos aquellos eventos del medio Oportunidades: Todos aquellos eventos del ambiente externo que de presentarse, complicarían o medio ambiente externo que de presentarse, evitarían el logro de los objetivos facilitarían el logro de los objetivos 1.___________________________________ 1.______________________________ 2.___________________________________ 2.______________________________ 3.___________________________________ 3.______________________________ Dentro de los factores que deben tomarse en cuenta destacan: Nuevos ingresos (amenaza de ingreso) La amenaza de ingreso en un sector específico depende: • De las barreras que estén presentes • De la reacción de los competidores existentes. La amenaza de ingreso es reducida, si las barreras son altas y si el recién llegado espera una fuerte respuesta de los competidores establecidos. Barreras para el ingreso Economías de escala. Son las reducciones en los costos unitarios de un producto mientras que se aumenta el volumen total por período. Se presentan en la fabricación, compras, investigación y desarrollo, mercadotecnia, cadenas de servicio, ventas y distribución. Las economías de escala; o bien frenan al que pretende ingresar en el mercado y lo obligan a producir en gran escala, provocando una fuerte reacción de sus competidores, o bien entran en una escala pequeña y aceptan la desventaja en costos. Diferenciación del producto o servicio. Significa que las empresas establecidas tienen identificación de marca y lealtad entre los clientes debido a la publicidad del pasado, servicio al cliente, diferencias del producto o por ser el primero en el sector. Obliga a los que desean ingresar a realizar elevados gastos para superar la lealtad existente del cliente con la competencia, lo que implica pérdidas de iniciación y abarca un largo período de tiempo. Estas inversiones son peligrosas, ya que no existe valor de rescate si falla el ingreso. 141
Café Internet Requisitos de capital. Se necesitan grandes recursos financieros para ingresar y competir. Hay que evaluar si los requerimientos de capital se aplicarán a publicidad peligrosa, agresiva e irrecuperable; en investigación y desarrollo, instalaciones operativas, crédito al cliente, inventarios o para cubrir las pérdidas iniciales. Costos cambiantes. Los costos que tiene que realizar el comprador al cambiar de un proveedor a otro, generan una barrera para el ingreso a un sector. Los costos cambiantes pueden incluir costos de : ∗ Reentrenamiento del empleado ∗ Nuevo equipo auxiliar ∗ Probar y calificar la nueva fuente ∗ Requerimiento de ayuda técnica por depender del apoyo de ingeniería del proveedor. ∗ Rediseño del producto o servicio Si estos costos de cambio son elevados, los proveedores de nuevo ingreso tendrán que ofrecer una gran mejoría en el costo o desempeño, para que el comprador cambie a la propuesta actual. Acceso a los canales de distribución. Para los que desean ingresar, se puede crear una barrera, por la necesidad de asegurar la distribución de su producto o servicio, debido al grado en que los canales lógicos de distribución para el artículo, han sido previamente utilizados por las empresas establecidas, por lo que la nueva empresa deberá persuadir a los canales de que acepten su producto o servicio mediante la reducción de precios, asignaciones para publicidad compartida y similares, lo cual reduce las utilidades. Desventajas en costo independientes de las economías de escala. Las empresas establecidas pueden tener ventajas de costo no igualables respecto a las de sus competidores de nuevo ingreso, independientes de las economías de escala. Tales ventajas son: ∗ Tecnología de producto o servicio patentado: se mantiene la propiedad de los conocimientos del producto o características de diseño mediante patentes o secreto. ∗ Acceso favorable a insumos: las empresas establecidas pueden haber contratado las fuentes más favorables de abastecimiento de insumos. ∗ Ubicaciones favorables: las empresas establecidas pueden haberse ubicado con ventaja antes de que las fuerzas del mercado subieran los precios. ∗ Subsidios gubernamentales: los subsidios preferenciales pueden otorgar a las empresas establecidas, ventajas duraderas en algunos sectores. ∗ Curvas de aprendizaje (o de experiencia = cambios tecnológicos): Se presenta la tendencia de que los costos unitarios disminuyan en tanto la empresa adquiere más experiencia en la elaboración de un producto. Los costos se reducen, ya que los trabajadores mejoran sus métodos y se vuelven más eficientes; se desarrollan equipos y procesos especializados, y los cambios en el diseño del producto hacen más fácil su fabricación. Patentar experiencia (cambios tecnológicos). Si los costos disminuyen con la experiencia (cambio tecnológico) en un sector industrial, y si las empresas establecidas pueden patentar la experiencia, entonces el efecto es una barrera al ingreso. Las empresas de nuevo ingreso, sin ninguna experiencia, tendrán costos más elevados que las empresas establecidas, y deben soportar grandes pérdidas de iniciación porque los precios pueden ser inferiores o casi iguales al costo, hasta lograr la experiencia y los costos de las empresas establecidas 142
Café Internet que cuentan con un flujo de efectivo elevado debido a sus costos más bajos, lo que a su vez le permitiría invertir en el desarrollo de nuevas técnicas y equipo. Política gubernamental. El gobierno puede limitar o incluso impedir el ingreso a determinadas industrias, estableciendo controles tales como: requisitos de licencia y limitaciones en cuanto al acceso a materias primas. Las normas para la aprobación del producto pueden imponer sustanciales plazos críticos, que no sólo elevan el costo del capital de ingreso; sino que dan a las empresas establecidas información anticipada del ingreso inminente y en ocasiones pleno conocimiento del producto del competidor, lo cual les concede la formulación estratégica de respuesta. Reacción esperada. Las expectativas de las empresas de nuevo ingreso respecto a la reacción de los competidores también influirán como una amenaza de ingreso. Las posibilidades de represalias para el ingreso son: ∗ Fuerte represalia a los que ingresan al sector. ∗ Empresas establecidas con elevados recursos, capacidad de deuda, capacidad productiva para defenderse. ∗ Empresas establecidas con gran compromiso en el sector industrial. ∗ Crecimiento lento del sector industrial, lo que limita el ingreso de nuevas industrias y deprime los resultados financieros de las ya establecidas. Presión de productos o servicios sustitutos Todas las empresas en un sector industrial se encuentran en competencia con empresas que producen artículos o servicios sustitutos, mismos que limitan los rendimientos potenciales de un sector industrial colocando un tope sobre los precios que las empresas en la industria pueden cargar rentablemente. Poder negociador de los compradores Los compradores compiten en el sector industrial forzando la baja de precios, negociando por una calidad superior o más servicios, haciendo que los competidores concursen entre ellos y buscando sobre todo la rentabilidad de la industria. Poder negociador de los proveedores Los proveedores pueden ejercer poder de negociación sobre los que participan en un sector industrial amenazando con elevar los precios o reducir la calidad de los productos o servicios. Las siguientes preguntas le ayudarán a conocer las fortalezas, debilidades amenazas y oportunidades de su empresa: 143
Café Internet Concepto Sí No 1. ¿Sus costos son reducidos respecto a la competencia? 2. ¿Tiene identificación su producto o servicio (es distintivo)? 3. ¿Tiene solvencia económica? 4. ¿Sus costos al cambiar de proveedor son elevados? 5. ¿Su producto o servicio es distribuido adecuadamente? 6. ¿Tiene patente su producto o servicio? 7. ¿Se abastece sin problemas de materias primas? 8. ¿Recibe algún apoyo gubernamental? 9. ¿Tiene procedimientos eficientes ? 10. ¿Tiene problemas con las aprobaciones del gobierno? 11. ¿Contempla elevada competencia? 12. ¿El producto o servicio tiene sustitutos competitivos ? 13. ¿Tiene calidad y es competitivo su producto o servicio? 14. ¿La calidad y precio de su proveedor es satisfactoria? IV. Auditoria de mercadotecnia Análisis ambiental La participación de la competencia en el mercado que se pretende atacar, tiene una gran influencia en las decisiones que tomará la empresa para determinar sus actividades de mercadotecnia, ya que es posible tomar varias rutas de acción una vez que se conoce este aspecto. Así la mercadotecnia se enfocaría en alguna de las siguientes actividades: • Desarrollar la entrada del nuevo producto o servicio al mercado. • Ofrecer innovaciones periódicas, como nuevos sabores, colores o presentaciones. • Desarrollar nuevos productos o servicios. • Intensificar la lucha por ganar participación de mercado a partir de campañas periódicas de promoción y publicidad. Para conocer esta participación, es recomendable que la empresa identifique a sus principales competidores, el área geográfica que cubren y la principal ventaja que les ha permitido ganar mercado, ya que con esta información podrá determinarse con mayor facilidad la estrategia de posicionamiento que deberá seguir la empresa, no sólo para ingresar sino desarrollarse con eficacia dentro del mercado. Aspectos económicos La política de precios de una empresa determina la manera en que se comportará, en cuanto a precio introductorio en el mercado, descuentos por compra en volumen o pronto pago, promociones, comisiones, ajustes de acuerdo con la demanda, entre otros. Una empresa puede decidir entrar al mercado con un alto precio de introducción, entrar con un precio bajo en comparación con la competencia; o bien, no buscar según el precio una diferenciación del producto o servicio y, por tanto, entrar con un precio similar al de la competencia. Deben analizarse las ventajas y desventajas de cualquiera de las tres opciones, debiéndose cubrir en todos los casos los costos en los que incurre la empresa, sin olvidar los márgenes de ganancia que esperan percibir los diferentes elementos del canal de distribución. 144
Café Internet El precio de un producto o servicio es una variable relacionada con los otros tres elementos de la mezcla de mercadotecnia: plaza, publicidad y producto. Asimismo, es recomendable establecer políticas claras en cuanto a descuentos por pronto pago o por volumen, así como las promociones, puesto que constituyen parte importante de la negociación con los clientes potenciales y/o distribuidores. Análisis Competitivo Todo producto o servicio de una empresa, debe ir encaminado a la satisfacción de una necesidad o a la solución de un problema, para un segmento de mercado definido. Lo anterior es la base del posible éxito de una empresa, por lo que se deben establecer correcta y concretamente estos elementos. Si se cumple con ello, los productos y/o servicios de la empresa, deben poseer ciertas características particulares, distintivas, que los diferencien de otros similares, presentes en el mercado. Existen dos términos encaminados a describir las características antes señaladas, éstos son: • Ventajas competitivas. Son peculiaridades que posee el producto o servicio, que lo hacen especial, garantizando su aceptación en el mercado; casi siempre, estas características son aspectos que hacen únicos a los productos o servicios de la empresa, en comparación con otros ya existentes en el mercado. Algunos ejemplos de ventajas competitivas, pueden ser: un nuevo saborizante para dulces, un sistema innovador de calentamiento automático de bebidas, un nuevo servicio de comunicación vía buzón de voz, entre otros. Como se puede observar, en este caso se trata de productos o servicios innovadores, con características excepcionales o fuera de lo común, que los productos o servicios en el mercado no poseen aún. • Distinciones competitivas. Son aspectos que forman parte de la estrategia de la empresa, que le dan imagen a la misma y que inclinarían, en un momento dado, las preferencias del consumidor por los productos o servicios de la empresa que los presenta; normalmente, son elementos comunes, que existen ya en el mercado; pero a los que se les dará atención especial, para que la empresa se distinga por poseerlos. Algunos ejemplos de distintivos competitivos, pueden ser: servicio posventa, sistema de distribución, garantía. Análisis de mercado La investigación de mercados tiene una aplicación muy amplia, como en las investigaciones sobre publicidad, ventas, precios, diseño y aceptación de envases, segmentación y potencialidad del mercado, entre otros. Sin embargo, en los estudios de mercado para una producto o servicio nuevo, algunos de ellos no son aplicables, ya que el producto o servicio aún no existe. A cambio de eso, las investigaciones se realizan sobre productos o servicios similares ya existentes, para tomarlos como referencia en las siguientes decisiones aplicables a la evolución del nuevo producto o servicio: a) ¿Cuál es el medio publicitario más usado en productos o servicios similares al que se propone lanzar al mercado?; b) ¿Cuáles son las características promedio en precio y calidad?; c) ¿Qué tipo de envase o presentación es la preferida por el consumidor?, y 145
Café Internet d) ¿Qué problemas actuales tienen tanto el intermediario como el consumidor con los proveedores de artículos o servicios similares y qué características le pedirían a un nuevo productor o prestador del servicio? Es recomendable obtener la mayor cantidad y variedad de información acerca de la situación real del mercado en el que se pretende introducir un producto o servicio. Estos estudios proporcionan información veraz y directa acerca de lo que se debe hacer en el nuevo proyecto con el fin de tener el máximo de probabilidades de éxito cuando el nuevo producto salga a la venta. Análisis de la empresa Es necesario establecer las condiciones actuales de la industria o sector en que se encontrará involucrada la empresa, así como las condiciones futuras que se pueden prever para la misma según el reciente desarrollo que haya presentado. Asimismo, deberá tratar de ubicar y destacar los principales riesgos y oportunidades que esta industria ofrece, de acuerdo con las características de su medio actual y futuro. Es muy importante justificar toda información y proyecciones que se presenten, citando las fuentes adonde fue obtenida la información. Un elemento más a resaltar en este punto, es la importancia que la industria posee, a nivel nacional, regional y local, ya que en gran medida, las proyecciones realizadas se reflejarán en este aspecto particular. V. Formulación de estrategias La relación producto o servicio-mercado que se haya elegido determina las dimensiones estratégicas del concepto de comercialización y la orientación producto o servicio-mercado es fundamental también para determinar la estrategia de proyecto. En la siguiente figura se plasman cuatro tipos distintos de estrategias de comercialización. Producto Mercado Antiguo Nuevo Penetración Desarrollo Antiguo en el mercado del mercado Desarrollo Diversificación Nuevo de productos o servicios Estrategia de penetración en el mercado. La empresa, que funciona en un mercado concreto, se propone intensificar sus esfuerzos comerciales. Los medios principales son la publicidad y las ventas, haciendo especial hincapié en los productos o servicios existentes. La variante de un producto o servicio 146
Café Internet existente se denomina relanzamiento. Otra herramienta usada como estrategia de penetración en el mercado es la disgregación de productos o servicios existentes en componentes disgregados. Estrategia de desarrollo del mercado. Con los productos o servicios existentes, la empresa se dirige a nuevos ámbitos geográficos, nuevos segmentos de clientes, a un aumento de las ventas por medio de los canales de distribución. Estrategia de desarrollo de productos o servicios. La empresa se propone desarrollar sus productos o servicios y encontrar nuevas soluciones para futuros clientes. Diversificación. La empresa se propone prosperar en otros mercados con nuevos productos o servicios. Estrategia de competencia y estrategia de ampliación de mercados Los aumentos de la cuota de mercado pueden ser consecuencia de obtener ganancias en el terreno a expensas de los competidores, si el volumen total del mercado crece, es estable o disminuye. En la figura adjunta se indican las características de las dos correspondientes, que, por una parte, están relacionadas con el planteamiento estratégico del proyecto y, por la otra, determinan el concepto de comercialización. Estrategia de competencia y estrategia de ampliación del mercado E s tra te g ia d e c o m p e te n c ia E s tra te g ia d e a m p lia c ió n d e l m e rc a d o Volumen del mercado Volumen del mercado C u o ta d e m e rc a d o d e la e m p re s a Estrategia de competencia. En la estrategia de competencia se describe la forma en que se conquistan cuotas de mercado a los competidores. Se podrá elegir esta estrategia cuando no sea recomendable hacer planes para una ampliación del volumen total del mercado, que sería el caso, por ejemplo, cuando el mercado ha llegado a la saturación o madurez. Si las empresas existentes han adoptado una estrategia de desarrollo del mercado deben volver a la estrategia de competencia. Es interesante observar que a menudo, la empresa con mayor cuota de mercado es la última que cambia su estrategia. Estrategia de ampliación del mercado. La estrategia de desarrollo del mercado significa que los medios de la gama de comercialización de la empresa se orientan en su mayor parte a la creación de un nuevo mercado o a la ampliación del volumen del mercado ya existente. La idea principal de esta 147
Café Internet estrategia consiste en obtener una posición ventajosa respecto a la competencia durante la primera fase del desarrollo de un nuevo mercado. Estrategia de la diferenciación La estrategia de la diferenciación tiene por objeto diferenciar los productos o servicios de una empresa con la finalidad de crear algo que se considere único en el medio. La diferenciación protege de la competencia en la medida en que vincula a los compradores con la marca o con la empresa, y reduce de ese modo la sensibilidad a los precios. Los factores que suelen ser necesarios para una estrategia de diferenciación son los siguientes: • Fuerte potencial de comercialización • Capacidad en la esfera de investigación y desarrollo • Grupos de clientes con mayor poder adquisitivo • Partes de la gama de productos o servicios • Tradición en la industria • Cooperación con los conductos de abastecimiento y distribución Estrategia del hueco La estrategia del hueco se basa en la peculiaridad de que concentrarse en una meta estrictamente limitada, resulta más eficiente que intentar actuar en una esfera amplia de competencia. Se podrá hacer hincapié en un grupo limitado de compradores, en parte de la gama de productos o servicios, o en un ámbito geográfico limitado. Las aptitudes que suelen necesitarse se derivan del objetivo estratégico en que se haga hincapié. No se les puede dar una definición general. Para lograr una concentración de fuerzas, suele resultar necesario optar por uno de tres tipos genéricos de estrategia. Esta elección entraña siempre una cierta posición en el mercado (cuota de mercado) y la determinación preliminar del nivel de precios. La estrategia del liderazgo en costo se orientará hacia precios de venta bajos en el mercado de un determinado producto o servicio. La estrategia de diferenciación tendrá por meta unos precios de venta de categoría mediana o un tanto altos. Un nivel de precios altos sólo puede lograrse con la estrategia de los huecos, porque el segmento del mercado correspondiente a un precio elevado es pequeño. Elementos para mejorar la penetración en los mercados de los productos del giro: • Proporcionar elevada calidad en el servicio • Brindar servicio adecuado al cliente • Puntualidad extrema • Establecer precios competitivos • Establecer promociones • Proporcionar servicios complementarios al giro Determinación de la estrategia Al determinar la estrategia deben abordarse los siguientes problemas: • ¿Cuál es el ámbito geográfico en el que actuará el proyecto? • ¿Qué estrategia básica se debe elegir: liderazgo en costos, diferenciación o hueco del mercado? • ¿Qué posición en el mercado (cuota de mercado) se pretende, y cuánto tiempo se necesita para alcanzar la meta? • ¿Qué relación producto-mercado debe formar la base del concepto de comercialización? 148
Café Internet • ¿Cuál será la gama de productos o servicios (productos, nivel de precios)? • ¿En qué grupo objetivo de clientes se concentrará la atención? • ¿Qué estrategia se elegirá: competencia o ampliación del mercado? • ¿Qué aptitudes básicas se necesitan para lograr el éxito frente a competidores potenciales reales? • ¿Desarrollará el proyecto la posición de mercado exclusivamente con sus propios medios o existen posibilidades de cooperación? Las tres cuestiones conceptuales básicas que se han de analizar para determinar la estrategia del proyecto están mutuamente vinculadas. El punto de partida para formular el marco de la estrategia del proyecto consiste en la definición y segmentación del mercado. Determinación de los grupos objetivos de los productos o servicios Para preparar el concepto de comercialización es fundamental definir los grupos objetivo de los productos o servicios porque la decisión en favor de ciertos grupos determina no sólo la relación entre el proyecto y el mercado sino también el diseño técnico y la elección de tecnología. De ahí que sea importante la evaluación de la relación entre tipos de productos y grupos de clientes. Además de las estimaciones preliminares de los costos que supone penetrar en el mercado y actuar en el mismo, los factores que a continuación se citan revisten un interés particular y deben definirse para cada grupo objetivo. • Estructura y volumen potencial del mercado • Necesidades de los consumidores y criterios en los que éstos se basan para adoptar decisiones de compras • Competencia • Nivel de precios del mercado • Requisitos de los productos o servicios • Aptitudes básicas existentes o nuevas aptitudes Determinación de los objetivos de comercialización Los objetivos de comercialización consisten en objetivos de ventas así como en la posición conveniente en los ámbitos de productos o servicios y de grupos objetivo. Para determinar los objetivos de ventas de cualquiera de los ámbitos de productos o servicios y de grupos objetivo, se deben considerar las siguientes metas empresariales: • Cifra de negocios • Cuota de mercado • Imagen • Beneficios Es importante que se eviten los objetivos poco acordes con la realidad y las extrapolaciones carentes de elementos críticos. La posición de los productos en los ámbitos de producto o servicio y de grupo objetivo se puede determinar en función de los competidores o de los usuarios. Si se desea disponer de una base para determinar los objetivos y las estrategias de comercialización, se requiere información sobre los siguientes aspectos: • Puntos fuertes y débiles de los competidores • Puntos fuertes y débiles propios • Necesidades concretas del usuario final • Imagen de la empresa 149
Café Internet • Perfil de costos Política de mezcla promocional Se debe concretar la combinación de los instrumentos de comercialización por lo que se refiere a los clientes o usuarios finales, así como a los canales de distribución. El producto, el precio, la promoción y la distribución de componentes deben considerarse como herramientas, y se han de combinar en forma óptima para lograr los objetivos de comercialización. Para determinar la gama de comercialización óptima es esencial comprender las relaciones recíprocas que existen entre los participantes (clientes, competidores, comerciantes) en cada mercado. Para diseñar la gama de comercialización también reviste importancia considerar la índole de la competencia y la probable reacción de los consumidores y los competidores. La combinación óptima o gama de comercialización más adecuada estaría determinada por las características del mercado, por una parte, y, por la otra, por la estrategia de comercialización. Por ejemplo, la estrategia de liderazgo en costo exige una combinación de herramientas de comercialización totalmente distinta de la necesaria en el caso de las estrategias de diferenciación, y habría que diseñarla de forma diferente para los mismos mercados, precios, cantidad de productos, servicios de mantenimiento, períodos de gestación. VI. Aspectos administrativos de la mercadotecnia El área de mercadotecnia se ocupará de las estrategias de mercado, como son: publicidad, promoción y ventas, para difundir de manera rápida el producto y acrecentar las ventas, estimulando en los clientes el deseo o la necesidad de adquirirlo. Las funciones específicas son: • Elaborar un plan de trabajo • Elaborar estrategias de promoción • Elaborar estrategias de publicidad y ventas para difundir de la manera más rápida el producto • Evaluar el mercado potencial, así como determinar el crecimiento del mismo • Planear el sistema de distribución • Determinar la política de precios (en conjunto con los departamentos de producción y finanzas) • Definir el mercado meta • Interactuar con los clientes para establecer un punto de contacto con la empresa • Planear y definir las metas de este departamento Evaluación y presupuesto de la mercadotecnia En ocasiones, el departamento o gerencia de ventas también es llamado de mercadotecnia. En este sentido, vender no significa sólo hacer llegar el producto al intermediario o consumidor, sino que implica una actividad más amplia. Mercadotecnia puede abarcar, entre otras actividades, la investigación y el desarrollo de nuevos mercados o servicios, productos o servicios adaptados a los gustos y necesidades de los consumidores: el estudio de la estratificación del mercado, las cuotas y el porcentaje de participación de la competencia en el mercado, la adecuación de la publicidad que realiza la empresa, la tendencia de las ventas, entre otros. Como se observa, un departamento de mercadotecnia puede constar no sólo de un gerente, una secretaria, vendedores y chofer; sino también de personal altamente capacitado y especializado, cuya función no es sólo vender. La magnitud del costo de ventas depende tanto del tamaño de la empresa, como del tipo de actividades que los promotores del proyecto quieran que desarrolle este departamento. 150
Café Internet Plan de mercadotecnia El objetivo de elaborar un plan de mercadotecnia, es el de prever la manera en que la empresa intentará posicionarse y reaccionar ante las condiciones del mercado para tener éxito en sus ventas. El plan de mercadotecnia puede presentarse en formas diferentes, dependiendo del tipo de negocio y la complejidad del mercado. Algunas empresas necesitan un mercadeo intensivo y un plan de mercadotecnia claro y convincente, dado que precisan de un cierto volumen de ventas para subsistir. Algunos de los componentes más importantes de un plan de mercadotecnia se presentan en los anexos. 151
Café Internet 12. PRESENTACION A INVERSIONISTAS Y BANQUEROS Esta sección se deriva de la guía Ernst & Young, presentada por E. Siegel, et al; ediciones Díaz de Santos, S.A. 1994, que refleja en forma adecuada las intenciones del administrador del sistema respecto del tema. 1. Orientación y objetivos del documento Funciones del documento: 1. Planeación 2. Referencia 3. Financiamiento Un plan de negocios desempeña tres funciones: la primera, y más importante, es que puede usarse para desarrollar ideas sobre cómo llevar a cabo el negocio. Es la oportunidad de mejorar estrategias y corregir equivocaciones. En segundo lugar, el plan empresarial es retrospectivo, es decir, permite al empresario evaluar el rendimiento actual de una empresa. Por ejemplo, la parte financiera de un plan empresarial puede usarse como base para un presupuesto, y puede ser consultado para dimensionar hasta qué punto la marcha del negocio se ajusta a dicho programa. En este sentido, el plan puede y debe utilizarse como base de otras planeaciones. Transcurrido algún tiempo, y sobre bases periódicas, el plan de negocios deberá examinarse para apreciar los errores en los que ha incurrido la compañía, si estos errores han sido beneficiosos o perjudiciales del proceso correctivo que se deberá implantar. La tercera razón para escribir un plan de negocios es la obtención de dinero. Algunas instituciones financieras e inversionistas no colocarán dinero sin ver primero un plan de negocios. El plan de negocios como un documento de planeación Para una empresa en marcha, el plan de negocios tiene varias funciones. Es una manera de tener consenso y consistencia en toda la empresa. Mientras que los planes de las empresas que acaban de comenzar se pueden hacer por una o dos personas, aquéllos de las que ya funcionan -especialmente las de cierta magnitud- requerirán un grupo de personas para confeccionarlos. Una queja frecuente de las empresas pequeñas ya existentes es que, debido a las presiones diarias que exigen tiempo por el hecho de dirigir, queda poco margen para planear. Sin duda, esto es desafortunado, ya que un esfuerzo continuo en la planeación del negocio es probablemente más importante para la supervivencia de una pequeña empresa que para una grande. 152
Café Internet El plan de negocios es, en cierto modo, el primer paso de la empresa con referencia a la implantación de su planeación estratégica. Contraria a la opinión común, una planeación estratégica no sólo se puede realizar en el contexto de una pequeña empresa; sino que es vital para ella, ya que no siempre cuenta con los recursos para recuperarse de los errores cometidos. Mirar hacia atrás, el plan de negocios como referencia La constante actualización del plan de negocios ayuda a cumplir el segundo de sus objetivos, esto es, servir de referencia para la medición del desempeño actual. El plan de negocios del año anterior puede indicar a la empresa la eficacia o ineficacia de la estrategia y las políticas que ha definido e implantado. La simplicidad es una virtud que, aplicada en el plan de negocios, facilita la instrumentación. No obstante, a veces, lo que parece simple sobre el papel se complica en el momento de diseñar el plan. Al comparar el desarrollo presente de la actividad y el plan de negocios se pueden identificar los puntos fuertes y débiles de la organización —a veces relacionados con las personas— que separa la etapa de formulación de la estrategia respecto de su eficaz puesta en marcha. La parte financiera del plan de negocios se puede utilizar como objetivo, de manera concreta, para supervisar el desarrollo de la empresa. Las estimaciones financieras realizadas se pueden convertir en las bases del presupuesto según el cual se debe operar. Las desviaciones de tal presupuesto señalan áreas adonde; o bien se omitieron recursos necesarios, o bien se descuidaron los controles precisos en el período en que el plan fue adoptado. Además de la dirección, hay otras instancias que usarán el plan de negocios como herramienta de control. Las fuentes de financiamiento, ya sean instituciones financieras o inversionistas, observarán las desviaciones entre el plan y el desarrollo de la empresa, y también se preguntarán sobre las causas de estas desviaciones. Obtener financiamiento: el plan de negocios como un instrumento financiero Esta es la faceta del plan de negocios en la que primero piensa la mayoría. A pesar de que nosotros la colocamos como último objetivo. En realidad obtener financiamiento es algo crítico; una batalla que hay que ganar, pero sólo es la primera de varias. Es mejor ser objetivo, en detrimento de la obtención de financiamiento a causa de un alto riesgo a autoengañarse pensando que el riesgo es menor. Estimaciones desmesuradas sólo representan una fantasía —deliberada o no— para las fuentes de inversión, que tarde o temprano, traerán graves consecuencias. La quiebra es un riesgo demasiado grande que debe ser considerado y evitado. Es en esta área donde el plan de negocios marca una clara diferencia entre lo que es un análisis objetivo del futuro de la compañía y un documento de ventas. Además de estar claro y bien organizado, debe ser escrito en el justo nivel de complejidad, de tal manera que el lector pueda entenderlo y en un estilo que demuestre en cierto modo el entusiasmo del autor de cara al negocio futuro. 153
Café Internet Endeudarse y los cuatro criterios Elementos para conseguir créditos 1. Generar confianza 2. Tener un flujo de caja razonable 3. Mostrar niveles de riesgo razonables 4. Participar en el proyecto Confianza Es un factor que debe considerarse al obtener un préstamo, ya sea un particular o una empresa. Confianza es un criterio subjetivo, intangible, que forma parte del proceso de toma de decisión de la institución financiera. La confianza que tenga ésta en su interlocutor es también fundamental para que, en definitiva, asuma el riesgo. Talento, fiabilidad y honradez son rasgos muy apreciados por los banqueros. Flujo de Caja Los bancos necesitan tener la seguridad de que el flujo de caja será el adecuado para permitir la devolución de la deuda en los términos acordados. La mayoría de los préstamos son estructurados de manera que los intereses se paguen, generalmente, de forma mensual, comenzando en el primer mes. Lo mismo sucede con las devoluciones del principal, cuyos vencimientos también comienzan en el primer mes. A veces, la devolución del principal puede diferirse, pero no por más de un año. Para que el banquero esté satisfecho, el negocio tiene que estar bastante saneado como para hacer frente tanto a sus deudas como a sus obligaciones operativas, y poseer el suficiente dinero para solventar imprevistos. Los empresarios deben recordar que las proyecciones son imperfectas y que, por tanto, surgen desviaciones. Las instituciones financieras querrán asegurarse de que el margen de error ha sido considerado. Prever eficientemente los flujos de fondos requiere sentido común e intuición. Sin embargo, el empresario debería hacer su flujo de caja proyectado tomando en cuenta las normas y estándares del sector, y estar preparado, a su vez, para ofrecer una explicación lógica en el caso de que el plan muestre alguna desviación sobre las mismas. Riesgo Ninguna buena institución financiera tomará la decisión de otorgar un crédito sólo con base en una garantía sólida. Sin embargo, se esforzará al máximo para que esa garantía sea lo más firme posible. Ello implica, casi siempre, asegurar sus intereses mediante avales o hipotecas sobre activos tangibles ya sea bienes inmuebles o equipamiento. Además, la mayoría de las instituciones financieras requerirán la firma personal del empresario, tanto por seguridad adicional como por evidencia de compromiso real del tomador con respecto al riesgo. Las cuestiones relacionadas con la responsabilidad personal y devolución de un préstamo son complejas, y es importante tener el asesoramiento de un abogado cuando se realicen convenios de este tipo. 154
Café Internet Participación Las exigencias de las instituciones financieras varían según la participación del empresario en el capital del negocio. En general, casi todas exigen el firme compromiso del empresario. Esto asegura su directa relación con el éxito de la compañía y, en consecuencia, con el éxito del financiamiento. Asimismo, y gracias a ello, la institución financiera logra reducir su participación relativa en el total del negocio, lo cual le proporciona una salvaguarda que le permite salir entero en caso de problemas. Cada sector, por su parte, tiene diferentes razones de endeudamiento. Algunos sectores han sido tradicionalmente financiados con recursos ajenos, de tres a cuatro veces mayores que sus recursos propios, con frecuencia debido a las altas probabilidades de éxito o un mínimo riesgo. A principios de los años ochenta, muchos bancos seguían las pautas de la SBA (Small Business Administration), que utilizaba la regla empírica de dos a uno en la autonomía financiera. Es decir, si una compañía solicitaba un crédito de $100,000, debía tener una aportación de capital de $50,000, del empresario u otros inversionistas. Inversionistas Los inversionistas analizarán la confianza que ofrece un empresario potencial más intensamente que las instituciones financieras. Esto se debe a que tratan menos solicitudes y disponen de más tiempo para verificar antecedentes. Elementos para conseguir socios: 1. Mostrar calidad y trayectoria 2. Contar con un equipo de trabajo 3. Garantizar la continuidad del negocio Los inversionistas analizan sobre todo: La calidad del empresario. Se busca madurez y experiencia en otros negocios, unida a una trayectoria de éxitos. Lo que define a un empresario calificado a los ojos de un inversionista en capital de riesgo es subjetivo mientras la evaluación es casi siempre intuitiva. Equipos funcionalmente equilibrados. Los inversionistas en capital riesgoso se interesan cada vez más en equipos empresariales que satisfagan las necesidades de recursos humanos de la nueva empresa. Aunque existe una mayor disponibilidad de dinero para inversiones que diez años atrás, los directivos de esas sociedades disponen de menos tiempo para ayudar a estructurar equipos de gestión y a supervisar las actividades cotidianas. En la actualidad, el hombre orquesta es menos atractivo que un equipo profesional y agresivo. Salvaguardas. Los inversionistas en capital de riesgo buscan negocios que tengan cierta peculiaridad, aunado al hecho de que la competencia no pueda copiar con facilidad patentes, licencias, marcas u otra protección legal. 155
Café Internet Luego de señalar las características generales que debe tener el plan de negocios, mismo que podría ser presentado a inversionistas y banqueros; se presenta la relación detallada de los capítulos que lo conformarían, así como una explicación pormenorizada del contenido de cada uno de ellos en el anexo. Contenido: 1. Preparación del resumen ejecutivo 2. Descripción general de la empresa/negocio 3 Productos y servicios 4. Plan de mercadotecnia 5. Plan de operaciones 6. Dirección y control 7 Calendario 8. Financiamiento y estructura del capital 9. Proyecciones financieras 10. Anexos recomendados para el plan de negocios 156
Café Internet 13. BIBLIOGRAFIA Y RECONOCIMIENTOS Estudio de mercado • Alegre, Luis, Et Al, Fundamentos de Economía de la Empresa: Perspectiva Funcional, Ed. Ariel Economía, España, 1995. • Baca, Urbina, Evaluación de Proyectos de Inversión, Ed. McGraw Hill, México, 1993. • Erossa, Victoria, Proyectos de Inversión en Ingeniería, Ed. Limusa, México, 1992. • O’Neal, Charles y Bertrand, Kate, Marketing Justo a Tiempo, Ed. Norma, Colombia, 1996. • Porter Michael, Estrategia Competitiva, Ed. CECSA, México, 1990. • Seglin, Jeffrey, Curso de Mercadotecnia, McGraw Hill, México, 1995. • Stanton, William, Fundamentos de Marketing, McGraw Hill, México, 1995. Equipo y Operaciones • Ley General del Equilibrio y la Protección Ambiental, Ediciones Delma, Segunda Edición, México, 1993. • Orduna Díez, Pilar, El Medio Ambiente en la Política de Desarrollo, Editorial Esic. Madrid 1995. • Valhonrat, Josep y Albert Corominas, Localización, Distribución en Planta y Manutención, Marcombo Editores, España 1991. • Bethel, Organización y Dirección Industrial, Fondo de Cultura Económica/Serie de Economía. México 1986. • Soret los Santos, Ignacio, Logística Comercial y Empresarial, Editorial Esic, Madrid, 1994. • Miguel Peris, Salvador; Francisca Parra Guerrero, Christian L’hermie y Ma. José Miguel Romero, Distribución Comercial, Editorial Esic, Madrid, 1996. • Arbores Malisani, Eduardo A, Logística Empresarial, Marcombo Editores, España, 1990. • Dirección de Educación para el Consumo “Tecnologías Domésticas”, Procuraduría Federal de Consumidor, México, Octubre, 1997. • MSM Asesores Integrales, Módulo de Ayuda en Materia de Aseguramiento de Calidad para la Subcontratación Industrial (SSI), Página Web http://www.siem.gob.mx, México, 1997. 157
Café Internet Personal, Estructura, Organización, Dirección y Control • Alcaraz, Rafael, El Emprendedor de Éxito, Ed. McGraw Hill, México, 1996. • Bangs, D. H, Guía para la Planeación de su Negocio, Ed. Promexa, México, 1989. • Biblioteca Práctica de negocios, Tomo I, Administración Moderna, Ed. McGraw Hill, México 1990. • Biblioteca Práctica de negocios, Tomo II, Administración de Operaciones, Ed. McGraw Hill, México 1990. • Calvo, Langarica César, Información Financiera, Ed. PAC, México, 1992. • Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, Editorial Porrúa, México, 1997. • Dessler, Gary, Administración de Personal, Ed. Prentice Hall, México, 1996. • Guía para la Formación y el Desarrollo de su Negocio, Ed. Nacional Financiera – Instituto Mexicano de Ejecutivos de Finanzas, México, 1997. • Kast, Fremont E. y Rosenzweig, James E., Administración en las Organizaciones, Ed. McGraw Hill, México, 1993. • Ley Federal del Trabajo, Editorial Porrúa, México, 1997. • Miklos T. y Tello Ma. E., Planeación Prospectiva, Ed., Limusa, México, 1991. • Rachman, Introducción a los Negocios, McGraw Hill, México, 1994. • Stoner, James A.F. y Wankel, Charles, Administración, Ed. Prentice Hall, México, 1993. • Werther, William B. y Davis, Keith, Administración de Personal y Recursos Humanos, Ed. McGraw Hill, México, 1995. Costos de Operación y Administración de Inventarios • Alcaraz, Rafael, El Emprendedor de Éxito, Ed. McGraw Hill, México, 1996. • Bangs, D. H, Guía para la Planeación de su Negocio, Ed. Promexa, México, 1989. • Biblioteca Práctica de Negocios, Tomo I, Administración Moderna, Ed. McGraw Hill, México, 1990. • Calvo, Langarica César, Información Financiera, Ed. PAC, México, 1992. • Moreno Fernández, Joaquín, Las Finanzas en la Empresa, Ed. Instituto Mexicano de Ejecutivos de Finanzas, México, 1991. • Rachman, Introducción a los Negocios, McGraw Hill, México, 1994. 158
Café Internet Marco Legal • Bangs, D. H, Guía para la Planeación de su Negocio, Ed. Promexa, México, 1989. • Código Civil para el DF, Editorial Porrúa, México, 1997. • Código de Comercio, Editorial Porrúa, México, 1997. • Código de Procedimientos Civiles para el Distrito Federal, Editorial Porrúa, México, 1997. • Código Fiscal de la Federación, Editorial Porrúa, México, 1997. • Código Penal, Editorial Porrúa, México, 1997. • Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, Editorial Porrúa, México, 1997. • Guía para la Formación y el Desarrollo de su Negocio, Ed. Nacional Financiera – Instituto Mexicano de Ejecutivos de Finanzas, México, 1992. • Legislación sobre Derechos de Autor, Editorial Porrúa, México, 1997. • Ley de Invenciones y Marcas, Editorial Colecciones Leyes Mexicanas, México, 1997. • Ley de la Propiedad Industrial, Editorial Porrúa, México, 1997. • Ley del Seguro Social y Fianzas, Editorial Porrúa, México, 1997. • Ley del Notariado para el Distrito Federal, Editorial Porrúa, México, 1997. • Ley del Seguro Social, Editorial Porrúa, México, 1997. • Ley Federal del Trabajo, Editorial Porrúa, México, 1997. • Ley General de Sociedades Cooperativas, Editorial Porrúa, México, 1997 • Ley General de Sociedades Mercantiles, Editorial Porrúa, México, 1997. • Pickle, Hal B. y Abrahamson Royce, Administración de Empresas Pequeñas y Medianas, Ed. LIMUSA, México, 1990. • Rachman, Introducción a los Negocios, McGraw Hill, México, 1994. • Sociedades Mercantiles y Cooperativas, Editorial Porrúa, México, 1997. 159
Café Internet Marco Contable e Impuestos • Biblioteca Práctica de negocios, Tomo IV, Administración Financiera, Ed. McGraw Hill, México, 1990. • Biblioteca Práctica de negocios, Tomo V, Contabilidad, Ed. McGraw Hill, México, 1990. • Calvo, Langarica César, Estudio Contable de los Impuestos, Ed. PAC, México, 1993. • Calvo, Langarica César, Información Financiera, Ed. PAC, México, 1992. • Moreno Fernández, Joaquín, Las Finanzas en la Empresa, Ed. Instituto Mexicano de Ejecutivos de Finanzas, México, 1991. • Rachman, Introducción a los Negocios, McGraw Hill, México, 1994. Administración Financiera • Bangs, D. H, Guía para la Planeación de su Negocio, Ed. Promexa, México, 1989. • Biblioteca Práctica de negocios, Tomo IV, Administración Financiera, Ed. McGraw Hill, México, 1990. • Biblioteca Práctica de negocios, Tomo V, Contabilidad, Ed. McGraw Hill, México, 1990. • Calvo, Langarica César, Estudio Contable de los Impuestos, Ed. PAC, México, 1993. • Calvo, Langarica César, Información Financiera, Ed. PAC, México, 1992. • Moreno Fernández, Joaquín, Las Finanzas en la Empresa, Ed. Instituto Mexicano de Ejecutivos de Finanzas, México, 1991. Mercadotecnia • Alcaraz, Rafael, El emprendedor de éxito, Ed. McGraw Hill, México, 1996. • Gómez, Juan, Guía para la Formación y el Desarrollo de su Negocio, Instituto Mexicano de Finanzas, A.C., México, 1993. • O’Neal, Charles y Bertrand, Kate, Marketing Justo a Tiempo, Ed. Norma, Colombia, 1996. • Ott, Richard, Cómo Crear Demanda, Ed. Granica-Vergara, Argentina, 1993. • Porter Michael, Estrategia Competitiva, Ed. CECSA, México, 1990. • Seglin, Jeffrey, Curso de Mercadotecnia, McGraw Hill, México, 1995. • Stanton, William, Fundamentos de Marketing, McGraw Hill, México, 1995. 160
Café Internet Exportaciones • Alegre, Luis, et al, Fundamentos de Economía de la Empresa: perspectiva Funcional, Editorial Ariel, S.A., Barcelona-España, Junio de 1995. • Bancomext, Guía Básica del Exportador, Banco Nacional de Comercio S.N.C., México D.F., 5ª edición: agosto de 1997. • Kafka, Folke, Evaluación Estratégica de Proyectos de Inversión, Universidad del Pacífico, Lima- Perú, 2ª edición: diciembre de 1993. • Minervini, Nicola, Manual del Exportador, La Ruta y los Instrumentos para la Internacionalización de la Empresa, Mc Graw Hill/Interamericana editores, S.A. de C.V., México, D.F., 1996. • Monteverde, Agustín, Estrategias para la Competitividad Internacional, Machi Grupo Editor S.A., Buenos Aires-Argentina, 1992. • Porter, Michael, Estrategia Competitiva, Técnicas para el Análisis de los Sectores Industriales y de la Competencia, Compañía editorial Continental, S.A. de C.V., México D.F., Vigésima tercera reimpresión: 1997. • Porter, Michael, Ventaja Competitiva, Creación y Sostenimiento de un Desempeño Superior, Compañía editorial Continental, S.A. de C.V., México D.F., Décima cuarta reimpresión: 1997. Esta guía fue elaborada por el personal remunerado del Centro de Vinculación con el Sector Productivo de la UNAM, al cual se le agradece su valiosa colaboración. Asimismo, este personal y la empresa manifiestan que ceden sus derechos patrimoniales sobre esta obra a la Secretaría de Comercio y Fomento Industrial, ahora Secretaría de Economía, de conformidad con el convenio celebrado con esa institución. El personal de la Dirección General de Promoción “A” fue el responsable de la supervisión de este proyecto. 161

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  • 1. Café Internet Índice 1. BREVE HISTORIA DEL GIRO 02 2. ESTUDIO DE MERCADO 06 3. OPERACIONES 19 4. EQUIPO 34 5. INSTALACIONES: UBICACIÓN Y SERVICIOS AUXILIARES 41 6. PERSONAL, ESTRUCTURA, ORGANIZACIÓN, DIRECCIÓN Y CONTROL 47 7. COSTOS DE OPERACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS 67 8. MARCO LEGAL 81 9. MARCO CONTABLE E IMPUESTOS 109 10. ADMINISTRACIÓN FINANCIERA 126 11. MERCADOTECNIA 137 12. PRESENTACIÓN A INVERSIONISTAS Y BANQUEROS 152 13. BIBLIOGRAFÍA Y RECONOCIMIENTOS 157 1
  • 2. Café Internet 1. Aspectos generales del giro Breve historia del giro en México En un contexto de rápido desarrollo de las tecnologías y la gran demanda de información a todos los niveles, las empresas dedicadas a la oferta del servicio de Internet proponen una solución a corto plazo, orientado hacia los consumidores que no poseen un sistema de computo, sobre todo a aquellos que requieren de información oportuna y novedosa. Pero además, el Internet es una herramienta fundamental para el desenvolvimiento profesional y personal del individuo. La comodidad del usuario en el servicio, es un aspecto fundamental en toda empresa, sobre todo en aquellas en el que el trato con el consumidor es directo. La comodidad en el servicio de un Café – Internet se ve reflejada en la eficiencia que el equipo le pueda brindar al consumidor así como la prestación de los servicios de cafetería, enfocándose principalmente en la calidad de los productos que se ofrezcan y sobre todo de la personalización de los servicios, es decir, el trato que se le dé al consumidor. Un Café – Internet, presta los servicios de Internet y cafetería, así como de manera opcional los servicios de librería y venta de equipo de cómputo incluyendo software. Para la conformación de una empresa con las características ya mencionadas es necesario cubrir una serie de reglamentaciones ante las dependencias gubernamentales, locales o municipales, Cámaras correspondientes, cubrir todos los aspectos legales propios de este giro, contar con los requerimientos mínimos en el equipo a emplearse, contar con capital necesario para la puesta en marcha del negocio o en su defecto la obtención de un crédito en una institución financiera o ambas. El desarrollo de un sistema a nivel mundial con capacidad de manejar grandes cantidades de información y así como de imágenes que además puedan ser transferidas de un lugar a otro, tiene su antecedente a finales de la década de los 80’s pero no es sino a principios de la década de los 90’s cuando el desarrollo de este sistema - red se generaliza a nivel mundial y es lo que llamamos el Internet. Posteriormente, la evolución de esta red se ha realizado por demás en forma vertiginosa; que va desde la aparición de una página directorio (ejemplo: yahoo), hasta transacciones financieras de los más importantes bancos del mundo. En México, la inserción de esta nueva forma de manejo de información es relativamente nueva aproximadamente 6 años atrás, lo que indica que el mercado potencial aún no ha sido satisfecho, por lo que resulta por demás conveniente la inversión en este rubro. 2
  • 3. Café Internet Servicios del giro Los servicios que presenta esta empresa son: Servicio de cafetería Servicio de renta de equipo de uso para Internet Servicio de renta de equipo para uso de escolar (manejo exclusivo de Office) Servicio de venta de revistas especializadas en computación y otras Servicio de venta de equipo (opcional). Las características de un buen servicio del giro deben ser: Con respecto al servicio de cafetería se deberán cubrir los aspectos básicos de calidad en cuanto a atención al cliente y a calidad de los productos, que en este caso serían los diferentes tipos de café y los demás productos que se vendan. Por otro lado, el servicio de Internet se debe de ofrecer con una atención personalizada, es decir con la asistencia que el consumidor requiera, además resulta muy importante la limpieza del lugar así como la apariencia y preparación de los empleados. Demanda, tamaño del mercado y nichos existentes La demanda en el uso del Internet está enfocada hacia todas aquellas personas cuya herramienta indispensable es el manejo de sistemas computacionales, sin embargo, durante los últimos dos años la demanda se ha expandido hacia otros sectores de la población. La creciente población joven en el país requiere más fuentes de información sobre todo aquélla proporción de jóvenes que estudian la educación media superior y en particular los que cursan alguna carrera profesional. Los rangos de edad oscilan entre los 17 años y los 25 años, sin embargo, también se puede hablar de una importante proporción de profesionistas que desempeñan sus funciones a través del Internet. Los períodos de mayor afluencia de usuarios del Internet se sitúan en los cierres de cursos de la mayor parte de las escuelas, los cuales se presentan entre los meses de Mayo a Julio. También se observa, que durante los períodos vacacionales (verano y fin de año), el número de usuarios o navegantes crece de manera importante. Durante un día normal de operaciones, ya sea escolares o laborales, el uso de la red (Internet), se ve incrementado en los horarios de 12 a.m. a 4 p.m., lo cual se explica por la culminación de labores escolares diarias y por los recesos diarios de los empleados (hora de comer). Otro incremento importante en el número de navegantes ocurre en los días no laborales como son los fines de semana. Por otra parte, hay un número creciente de pequeñas empresas que requieren de estos servicios y que no pueden disponer de ellos en el negocio, por no ser suficientemente redituable, de modo tal que les conviene acudir periódicamente a un centro de este tipo, inclusive para asuntos ajenos a la transferencia de información electrónica 3
  • 4. Café Internet Equipo y operaciones • Equipo de cómputo • Caja registradora • Sillas • Implementos de limpieza • Escritorios • Exhibidor • Mostrador • Papelería en general • Refrigerador • Teléfono • Cafeteras • Equipo de sonido (opcional) • Estantería En cuanto al grado de actualización tecnológica en el giro se destaca lo siguiente: • Impresoras • Cámaras de video para computadoras • Lector óptico de precios • Sistema de seguridad con video cámaras • Sistema contra incendios • No-brakes • Reguladores de corriente • Sistema de iluminación de emergencia • Scanner • Hubs • Conectores Los rangos en cuanto al número de servicios por tamaño de empresa se muestran en el cuadro adjunto: Número de Servicios empleados Microempresa artesanal 2 Internet Cafetería (con una cantidad limitada de productos) Pequeña empresa 2 Internet Cafetería (con una mayor gama de productos) Venta de equipos para computadoras Venta de revistas Mediana empresa 2o3 Internet Video conferencias Cafetería ( con todos los productos ) Venta de equipo para computadoras Venta de libros y revistas Gran empresa No aplica No aplica Nota: La palabra “no aplica” significa que no existen grandes empresas propias de este giro El proceso para la prestación del servicio en forma sintética, comprende las etapas señaladas en el siguiente recuadro: Paso 1 Se registra al usuario Paso 2 Se le asigna computadora (Apuntando la hora de ingreso) 4
  • 5. Café Internet Paso 3 Se le presenta al asesor técnico Paso 4 Se le presenta el menú de cafés Paso 5 Se le toma la orden Paso 6 Se le cobra al usuario por el servicio Otorgado Inversión inicial necesaria Equipo Descripción Costo Aproximado ($) Mobiliario Lote 11000 10 Equipos de computo PC, impresora 80000 Cafetera ---- 400 Servidor Renta mensual 460 Conexión especial para redes Renta mensual 380 Total 92,240 Nota: Los valores consignados corresponden al primer semestre de 2000. Particularidades del giro Por sus rasgos de modernidad y por los nuevos inventos que permanentemente aparecen, este servicio requiere de una constante actualización en los servicios que se pueden prestar y una inversión correspondiente. 5
  • 6. Café Internet 2. ESTUDIO DE MERCADO Introducción Todo estudio de mercado plantea una serie de interrogantes sobre aspectos básicos como son: ¿cuáles son sus objetivos?, ¿qué métodos utilizar?, ¿qué es el análisis de la oferta y la demanda?, ¿cuáles son los métodos de proyección de la oferta y demanda?, ¿cómo determinar el precio de un servicio?, ¿cómo presentar un estudio de mercado?. A éstas y otras interrogantes se les da respuesta en este capítulo enfocado al estudio de mercado en la micro, pequeña y mediana empresa. Contenido: I. Definición II. Objetivos del estudio de mercado III. El producto del proyecto IV. Métodos para el estudio de mercado V. La oferta VI. La demanda VII. Métodos de proyección VIII. Niveles de precio y calidad IX. Análisis de precios X. Instrucciones para la presentación del estudio de mercado I. Definición El concepto de mercado se refiere a dos ideas relativas a las transacciones comerciales. Por una parte se trata de un lugar físico especializado en las actividades de vender y comprar productos y en algunos casos servicios. En este lugar se instalan distintos tipos de vendedores para ofrecer diversos productos o servicios, en tanto que ahí concurren los compradores con el fin de adquirir dichos bienes o servicios. Aquí el mercado es un lugar físico. Por otra parte, el mercado también se refiere a las transacciones de un cierto tipo de bien o servicio, en cuanto a la relación existente entre la oferta y la demanda de dichos bienes o servicios. La concepción de ese mercado es entonces la evolución de un conjunto de movimientos a la alza y a la baja que se dan en torno a los intercambios de mercancías específicas o servicios y además en función del tiempo o lugar. Aparece así la delimitación de un mercado de productos, un mercado regional, o un mercado sectorial. Esta referencia ya es abstracta pero analizable, pues se puede cuantificar, delimitar e inclusive influir en ella. En función de un área geográfica, se puede hablar de un mercado local, de un mercado regional, de un mercado nacional o del mercado mundial. 6
  • 7. Café Internet De acuerdo con la oferta, los mercados pueden ser de mercancías o de servicios. Y en función de la competencia, sólo se dan los mercados de competencia perfecta y de competencia imperfecta. El primero es fundamentalmente teórico, pues la relación entre los oferentes y los demandantes no se da en igualdad de circunstancias, especialmente en periodos de crisis, no obstante, entre ambos tipos de participantes regulan el libre juego de la oferta y la demanda hasta llegar a un equilibrio. El segundo, es indispensable para regular ciertas anomalías que, por sus propios intereses, podría distorsionar una de las partes y debe entonces intervenir el Estado para una sana regulación. El mercado visto así puede presentar un conjunto de rasgos que es necesario tener presente para poder participar en él y, con un buen conocimiento, incidir de manera tal que los empresarios no pierdan esfuerzos ni recursos. Visto lo anterior, cualquier proyecto que se desee emprender, debe tener un estudio de mercado que le permita saber en qué medio habrá de moverse, pero sobre todo si las posibilidades de venta son reales y si los bienes o servicios podrán colocarse en las cantidades pensadas, de modo tal que se cumplan los propósitos del empresario. II. Objetivos del estudio de mercado Un estudio de mercado debe servir para tener una noción clara de la cantidad de consumidores que habrán de adquirir el bien o servicio que se piensa vender, dentro de un espacio definido, durante un periodo de mediano plazo y a qué precio están dispuestos a obtenerlo. Adicionalmente, el estudio de mercado va a indicar si las características y especificaciones del servicio o producto corresponden a las que desea comprar el cliente. Nos dirá igualmente qué tipo de clientes son los interesados en nuestros bienes, lo cual servirá para orientar la producción del negocio. Finalmente, el estudio de mercado nos dará la información acerca del precio apropiado para colocar nuestro bien o servicio y competir en el mercado, o bien imponer un nuevo precio por alguna razón justificada. Por otra parte, cuando el estudio se hace como paso inicial de un propósito de inversión, ayuda a conocer el tamaño indicado del negocio por instalar, con las previsiones correspondientes para las ampliaciones posteriores, consecuentes del crecimiento esperado de la empresa. Finalmente, el estudio de mercado deberá exponer los canales de distribución acostumbrados para el tipo de bien o servicio que se desea colocar y cuál es su funcionamiento. 7
  • 8. Café Internet PRINCIPALES COMPONENTES DE UN ESTUDIO DE MERCADO Cantidad de Cantidad de oferentes y demandantes productos o servicios por estratos Estudio de mercado Niveles de Canales de precio y calidad distribución III. El producto del proyecto Como resultado de un proyecto, se debe obtener una visión clara de las características del bien o servicio que se piensa colocar en el mercado. El producto de este trabajo es una de las primeras guías para seguir los pasos que lleven a cumplir con las exigencias del consumo, en ese momento. Pero también es la primera parte de un sistema de trabajos de actualización con el fin de permanecer dentro de la competencia. Lo anterior significa el inicio del proceso de planeación en la empresa. Dentro de las principales funciones de un proyecto están: • El uso del bien o del servicio • Los sucedáneos • La presentación • El consumidor • El precio • La distribución 8
  • 9. Café Internet IV. Métodos para el estudio de mercado Ahora bien, la manera de integrar un estudio de mercado puede hacerse con distintos medios documentales. Por una parte, es necesario recopilar información existente sobre el tema, desde el punto de vista del mercado. A esto se le llama información de fuentes secundarias y proviene, generalmente de instituciones abocadas a recopilar documentos, datos e información sobre cada uno de los sectores de su interés. Las Cámaras Industriales o de Comercio de cada ramo son las que reciben información directa de sus agremiados y publican informes y estadísticas sobre los sectores productivos de su competencia. A la par, órganos oficiales como el Instituto Nacional de Estadística, Geografía e Informática, los bancos de desarrollo como Banco Nacional de Comercio Exterior, S.N.C., Nacional Financiera, S.N.C. y la propia banca comercial publican regularmente información estadística y estudios sobre diversos sectores de la economía en donde se puede obtener las características fundamentales de las ramas de interés para el inversionista potencial. Por otra parte, la información primaria es aquélla investigada precisamente por el interesado o por personal contratado por él, y se obtiene mediante entrevistas o encuestas a los clientes potenciales o existentes o bien a través de la facturación, para los negocios ya en operación, con el fin de detectar algunos rasgos de interés para una investigación específica. A través de un ordenamiento de preguntas debidamente encauzadas con el fin de abarcar una visión clara de algunos puntos precisos de su interés, se recibe una respuesta concreta sobre determinados temas que ayuden a conocer ciertas características indispensables de los bienes o servicios por vender. Con la combinación de estos dos medios, es como se conjunta la información necesaria para el procesamiento, análisis de los datos recabados y con ello elaborar un estudio de mercado. Fuentes de información especializada para el giro (revistas, folletos, instituciones especializadas, entre otras): NOMBRE DIRECCIÓN Y TELÉFONO Cámara Nacional de Comercio de la Sector 3 / Proveedores para la industria y el comercio Ciudad de México donde se atiende, entre otras, las áreas de computación y equipo electrónico. Sector 5 / Servicios, donde se incluye el mantenimiento y limpieza. Reforma 42, Centro México 06040 D. F. Tel. 55.92.26.77, 55.92.26.65 Fax 55.92.35.71 Asociación Nacional de la Industria de Insurgentes Sur 1677-304. Col. Guadalupe Inn. México Programas para computadoras 01020 D. F. (ANIPCO) Tel. 56.62.36.32 y 56.63.35.10 AMECOP (antes Asociación Mexicana Horacio 1855 piso 6 Col. Chapultepec Morales. México del Código del Productor) 11570 D.F. Tel. 53.95.20.44 amecop@iserve.net.mx Asociación Latinoamericana de Moscú 69, Col. Jardines Bellavista, Tlalnepantla México Profesionales en Seguridad Informática 54054. (ALAPSI) Tel. 53.98.77.05 maalapsi@mpsnet.com.mx PC Magazine Revista Norteamericana que se encuentra a la venta en 9
  • 10. Café Internet puestos de revistas BYTE México Balboa 813, Col. Portales, 03300 México, D.F. Tel. 56.05.99.62 byte@data.net.mx PC World Revista inglesa con servicios de suscripción en pcwhelp@neodata.com, también se encuentra a la venta en puestos de revistas Windows NT Revista inglesa que se encuentra a la venta en puestos de revistas T3 Todo tendencias tecnológicas Calle Lago Ladoga 220, Col. Anahuac, Miguel Hidalgo CADE, S.A. de C.V. México, D.F. TEL. 55.45.65.14 Boletín de Política Informática (Mensual) Editado por la INEGI La situación de la informática en México. Héroe de Nacosari Sur 2301 puerta 5 nivel 2. Fraccionamiento Jardines del Parque Revista AMECOP (bimestral) Horacio 1855 piso 6 Col. Chapultepec Morales. México 11570 D.F. Tel. 53.95.20.44 amecop@iserve.net.mx Boletín de la Computación (mensual) Boletín de la Computación, S.A. de C.V. Guía Comercia de la Computación Trujillo 672-105, Col. Lindavista (trimestral) México, D.F. Tel. 57.54.33.90, 57.54.85.67 Fax 55.86.10.15 Boletín Informativo de la ANIPCO Insurgentes Sur 1677-304. Col. Guadalupe Inn. México 01020 D. F. Tel. 56.62.36.32 y 56.63.35.10 Adicionalmente, se debe tener presente que los productos y los servicios atraviesan un ciclo ocasionado por la respuesta del consumidor. Este ciclo consta de cinco partes que son las siguientes: • Introducción, • crecimiento, • madurez, • saturación y • abandono. Es evidente que cierto tipo de servicios no entra obligatoriamente en el ciclo antes descrito, no obstante sí debe tenerse en cuenta el comportamiento del consumidor. 10
  • 11. Café Internet En la gráfica siguiente se ilustra el ciclo que varía en función de los productos y de su exposición a los dictados de la moda. Ciclo de vida del producto VENTAS Introducción Crecimiento Madurez Saturación Abandono TIEMPO V. La oferta La oferta se define como la cantidad de bienes o servicios que se ponen a la disposición del público consumidor en determinadas cantidades, precio, tiempo y lugar para que, en función de éstos, aquél los adquiera. Así, se habla de una oferta individual, una de mercado o una total. En el análisis de mercado, lo que interesa es saber cuál es la oferta existente del bien o servicio que se desea introducir al circuito comercial, para determinar si los que se proponen colocar en el mercado cumplen con las características deseadas por el público. Dada la evolución de los mercados, existen diversas modalidades de oferta, determinadas por factores geográficos o por cuestiones de especialización. Algunos pueden ser productores o prestadores de servicios únicos, otros pueden estar agrupados o bien, lo más frecuente, es ofrecer un servicio o un producto como uno más de los muchos participantes en el mercado. En el primer caso referido como el de especialización, se trata de monopolios, donde uno solo es oferente en una localidad, región o país, lo cual le permite imponer los precios en función de su exclusivo interés, sin tener que preocuparse por la competencia. A ello, el público consumidor sólo puede responder con un mayor o menor consumo, limitado por sus ingresos. Para los casos de un cierto número restringido de oferentes, que se ponen de acuerdo entre ellos para determinar el precio de mercado, se les conoce como el oligopolio. Muy similar al caso anterior, el consumidor no afecta el mercado, pues su participación igualmente se ve restringida por su capacidad de compra. El último caso, el de mercado libre es aquél donde sí interviene la actuación del público que puede decidir si compra o no un bien o servicio por cuestión de precio, calidad, volumen o lugar. Bajo esta presión, el conjunto de oferentes de un mismo bien o servicio, inclusive de un producto sucedáneo o sustituto, debe estar atento en poder vender, de conformidad con las reacciones de los clientes quienes, por su parte, tienen la posibilidad de cambiar de producto o de canal de distribución como les convenga. De ese modo, 11
  • 12. Café Internet los compradores influyen sobre el precio y la calidad de los bienes o servicios. Esta doble actuación supone una regulación automática de los mercados, por ello, los oferentes deben velar permanentemente por su actualización a modo de no quedar rezagados en calidad, oportunidad, volumen o precio. El hablar de estas características tiene por objeto que el empresario, deseoso de poner un negocio en este giro, pueda calibrar el tipo de mercado existente en cuanto a la oferta y así determinar si le conviene o no aventurarse. Es igualmente posible que al iniciar esta parte del trabajo, el futuro inversionista advierta la inconveniencia de proseguir y el estudio le habrá servido para no arriesgar en una empresa que fuera a resultar improductiva. La decisión que tome no dependerá exclusivamente de la participación en un mercado libre, sino que puede proponerse romper un monopolio o un oligopolio locales, lo cual tendrá su grado de dificultad, pero puede lograrse. No así, si deseara competir con un gran monopolio de Estado cuya actuación frecuentemente es social y que no obedece a una dinámica del mercado. En lo relativo al estudio de la oferta, para este giro, se debe conocer quiénes están ofreciendo ese mismo bien o servicio, aún los sustitutos en la plaza donde se desea participar, con el objeto de determinar qué tanto se entrega al mercado, qué tanto más puede aceptar éste, cuáles son las características de lo suministrado y el precio de venta prevaleciente. El estudio debe contener la cantidad de empresas participantes, los volúmenes ofrecidos en la zona y el precio promedio al que se vende. En este punto, es conveniente realizar un cuadro comparativo entre los distintos tipos de oferentes con sus diversos bienes o servicios, comparar sus precios y la calidad ofrecidos, de preferencia investigar acerca de los potenciales de producción, o sea saber si pueden ofrecer en mayores volúmenes y hacer un mapeo de la distribución en la zona de interés, respecto del giro que se propone instalar. Para el análisis comparativo se propone el siguiente cuadro, sólo complételo con la información que pueda obtener de la región: Análisis de la oferta de la región o localidad Nombre Localización Grado de utilización Precio del Señale planes Inversión Número de Volumen del de la Capacidad producto al de expansión fija trabajadores de Productor instalada (%) cliente estimada ocupados Producción 12
  • 13. Café Internet Principales productores de a nivel nacional destacan: NOMBRE DIRECCION Electronic Data Labs de México S.A. de C.V. Paseo de Leones 373 Col. Mitras Centro, Monterrey N.L. Tels./Fax: (018) 348-3696, 348-36-97 CORECO S.A. de C.V. Círculo Mercantil 10 Col. Leones Cumbres, Monterrey, N.L. Tels. 333-7715, 333-7775 Fax: 347-4470 Compucel del Norte S.A de C.V. Paseo de los Leones 627 Col. Mitras Centro, Monterrey, N.L. Tel. 315-0486 VI. La demanda La demanda se define como la respuesta al conjunto de mercancías o servicios, ofrecidos a un cierto precio en una plaza determinada y que los consumidores están dispuestos a adquirir, en esas circunstancias. En este punto interviene la variación que se da por efecto de los volúmenes consumidos. A mayor volumen de compra se debe obtener un menor precio. Es bajo estas circunstancias como se satisfacen las necesidades de los consumidores frente a la oferta de los vendedores. La demanda tiene, adicionalmente, modalidades que ayudan a ubicar al oferente de bienes y servicios, en función de las necesidades de los demandantes. En primer lugar hay bienes y servicios necesarios y bienes y servicios superfluos, de lujo o no necesarios. Para el caso de los bienes necesarios se trata de productos o servicios indispensables para el cliente, con los cuales satisface sus necesidades más importantes. En algunos casos, en función de los estratos sociales, algunos bienes o servicios se vuelven indispensables, pero no es igual para todos los niveles de consumo. Los bienes y servicios de lujo no son necesarios para el cliente, pero su demanda obedece a la satisfacción de un gusto, lo cual generalmente los coloca en un costo más elevado, en este caso el beneficio que deja la producción o comercialización de los mismos es proporcionalmente mucho mayor que en la producción. Por otra parte, en función del tipo de consumidor, los bienes y servicios que se demandan pueden ser de tres tipos: los bienes de capital, los bienes intermedios y los bienes de consumo final. Por bienes de capital se entiende las maquinarias y equipos utilizados en la fabricación de otros bienes o servicios: Esta es la demanda de la industria y de otras empresas. Los bienes intermedios o insumos son aquellos productos que todavía se van a transformar y que han de servir para la producción de otros bienes o servicios. Por último, los bienes finales son los consumidos por el cliente quien hará uso de ellos directamente, tal como los entrega el productor o comercializador al usuario final. Los productos o servicios también se pueden analizar, desde el punto de vista de la demanda, por su temporalidad. Es así que ciertos bienes o servicios se demandan durante todo el año, como el caso de los alimentos básicos: pan, tortillas, leche etc. Se dice que éstos tienen una demanda continua. Bajo este 13
  • 14. Café Internet mismo ejemplo, se tienen los productos cuya demanda es estacional y depende de cuestiones culturales, comerciales o climáticas, como las frutas de estación, los regalos de épocas navideñas o los impermeables en épocas de lluvia. Aunque existen otros productos cuya demanda es irregular y no obedecen a ninguno de los factores antes descritos. Conocer la demanda es uno de los requisitos de un estudio de mercado, pues se debe saber cuántos compradores están dispuestos a adquirir los bienes o servicios y a qué precio. La investigación va aparejada con los ingresos de la población objetivo (ésta es la franja de la población a quien se desea venderle) y con el consumo de bienes sustitutos o complementarios, pues éstos influyen ya sea en disminuir la demanda o en aumentarla. En el análisis de la demanda, se deben estudiar aspectos tales como los tipos de consumidores a los que se quiere vender los productos o servicios. Esto es saber qué niveles de ingreso tienen, para considerar sus posibilidades de consumo. Se habla, en ese caso, de estratos de consumo o de una estratificación por niveles de ingreso, para saber quiénes serán los clientes o demandantes de los bienes o servicios que se piensa ofrecer. Aparte de ello, se deben conocer los gustos y modas, pues los intereses de los grupos de consumidores menores de edad, no siempre responden a un nivel de ingresos que les permita consumir como lo pueden hacer estratos económicos con un mayor poder adquisitivo, pero con gustos distintos. Además, en muchos casos, influye la moda, que debe tomarse en cuenta para la oferta de bienes o servicios, pues de manera general los intereses del consumidor cambian muy rápidamente y es necesario adaptarse a sus gustos. El uso de los servicios de un café – Internet se enfoca principalmente en la población que no pude disponer de este servicio en su casa y en los individuos de entre los 17 y los 30 años de edad. De este rango de edad de estudiantes y particulares ya sea que se dediquen únicamente a las actividades escolares o a la realización actividades remuneradas, la cantidad que navega con más frecuencia en el Internet pertenece a todas las áreas del conocimiento de y sobre se presenta un margen importante de personas que se dedican a tener “conversaciones” que en inglés se dice “to chat” y que electrónicamente se comunican en tiempo real entre dos o más personas. A esta práctica le denominan “chatear”. Los rasgos particulares del giro son la prestación del servicio de Internet junto con otros servicios, tales como, la venta de revistas especializadas, venta de libros, servicio de cafetería, venta de equipo de computo, asesoría y renta de computadoras e impresoras. Para la fijación de los precios del servicio de Internet se va determinar en base al costo del servicio más un margen de ganancia. Los precios en el servicio de Internet fluctúan en un precio mínimo de 15 pesos y un precio máximo de 35 pesos por el uso del servicio durante una hora y el precio del café varía entre 3 pesos y 15 pesos, dependiendo de la ubicación del establecimiento y la categoría del servicio, esto es, si se trata de un servicio de lujo, atendiendo principalmente a la tecnología del equipo y al servicio personalizado que se ofrezca. 14
  • 15. Café Internet VII. Métodos de proyección Los cambios futuros, no sólo de la demanda, sino también de la oferta y de los precios, pueden ser conocidos con exactitud si son usadas las técnicas estadísticas adecuadas para analizar el entorno aquí y ahora. Para ello se usan las llamadas series de tiempo, ya que lo que se desea observar es el comportamiento de un fenómeno con relación al tiempo. Existen cuatro elementos básicos que pueden explicar el comportamiento del fenómeno con relación al tiempo: la tendencia secular surge cuando el fenómeno tiene poca variación durante períodos largos, y puede representarse gráficamente por una línea recta o por una curva suave; la variación estacional, surge por los hábitos y las tradiciones de la gente y, a veces, por las condiciones climatológicas; las fluctuaciones cíclicas, surgen principalmente por razones de tipo económico, y los movimientos irregulares, que surgen por causas aleatorias o imprevistas que afectan al fenómeno. La tendencia es la más común en los fenómenos del tipo que se estudian como oferta y demanda. Para calcular las tendencias de este tipo se pueden usar el método gráfico y el método de las medias móviles. La determinación de la existencia o no de un lugar en el mercado para una nueva empresa se produce cuando existe una diferencia entre la demanda esperada y la oferta que proporcionan las otras empresas. Esta diferencia define el volumen de producción o de prestación de servicios inicial para nuestra empresa, mismo que deberá ser evaluado, en el capítulo de operaciones y equipo, en términos de sí es factible y rentable contar con equipo para satisfacer dicha demanda. Si el resultado entre la demanda esperada y la oferta es negativo es recomendable buscar otros giros; a menos que se cuente con la capacidad para diferenciar los productos o servicios, creando nichos de mercado específicos y capturando clientes de la competencia. VIII. Niveles de precio y calidad. En México existe la tradición de ofrecer al mercado bienes o servicios que dejen cien por ciento de ganancia, lo que duplica de manera mecánica los costos, debido a que en la etapa de comercialización del producto, este pasa por varias etapas o intermediarios y cada uno de ellos le incorpora un cierto valor, sea porque clasificó productos de diversas tallas y calidades, sea porque los destina a distinto tipo de consumidor, sea porque los transporta desde lugares remotos a una plaza más comercial. En cualquier caso, con un mayor o menor nivel de justificación, los productos se desplazan por varios medios que deben obtener un beneficio por su participación o riesgo. Es costumbre, entre los comerciantes, hablar de porcentajes calculados a partir de los precios a los cuales venden. Así, cuando un vendedor coloca un producto en $125.00 y lo adquirió en $100.00 está obteniendo un margen de 20% para su ganancia incluido el importe del costo de operación. Lo anterior implica que con tres intermediarios y un vendedor final, con un margen de 20% cada uno, el producto llega 2.44 veces más caro que el precio al que lo vendió el productor. Si el margen sube a 25% el producto llega a su destino 4.21 veces más caro que en el origen. 15
  • 16. Café Internet Lo anterior lleva a conocer bien los costos para establecer un razonable margen de ganancia y así determinar, en un estudio de mercado los niveles de precio que puedan ser competitivos, o sea conocer bien los montos prevalecientes que ofrece la competencia, en las distintas instancias de intermediación, para ajustar todos los gastos de manera competitiva. Al igual que en el caso anterior, la calidad desempeña un papel de primordial importancia. Bajo las nuevas costumbres que tienden a imperar en el mundo, la calidad se relaciona directamente con los materiales utilizados en la elaboración de los bienes o servicios. Así mismo, la calidad se refleja en el nivel de satisfacción que se le da al consumidor por lo cual estará dispuesto a pagar un poco más por ella. La calidad también se destaca en la presentación y con los servicios post-venta, esto es el servicio o atención complementarios ofrecidos, después de haber vendido el producto o el servicio. La obtención de la calidad debe comenzar desde las materias primas y continuar hasta la entrega del producto al cliente, por lo que es necesario el compromiso de todos los que participan dentro de la cadena productiva, para poder ofrecer bienes o servicios de calidad, de lo contrario no se puede garantizar alcanzar los estándares internacionales de calidad en caso de que se esté buscando la participación en el mercado internacional. Como se mencionó anteriormente, la calidad también debe ser un trabajo permanente, en búsqueda de su obtención, pues una vez obtenida, fácilmente se pierde si no se continúa renovando esta práctica. Generalmente se obtiene gracias a la contribución de todos los participantes en los procesos productivos. IX. Análisis de precios. El establecimiento del precio es de suma importancia, pues éste influye más en la percepción que tiene el consumidor final sobre el producto o servicio. Nunca se debe olvidar a qué tipo de mercado se orienta el producto o servicio. Debe conocerse si lo que busca el consumidor es la calidad, sin importar mucho el precio o si el precio es una de las variables de decisión principales. En muchas ocasiones una errónea fijación del precio es la responsable de la mínima demanda de un producto o servicio. Las políticas de precios de una empresa determinan la forma en que se comportará la demanda. Es importante considerar el precio de introducción en el mercado, los descuentos por compra en volumen o pronto pago, las promociones, comisiones, los ajustes de acuerdo con la demanda, entre otras. Una empresa puede decidir entrar al mercado con un alto precio de introducción e ingresar con un precio bajo en comparación con la competencia o bien no buscar mediante el precio una diferenciación del producto o servicio y, por lo tanto, entrar con un precio cercano al de la competencia. Deben analizarse las ventajas y desventajas de cualquiera de las tres opciones, cubriéndose en todos los casos los costos en los que incurre la empresa, no se pueden olvidar los márgenes de ganancia que esperan percibir los diferentes elementos del canal de distribución. 16
  • 17. Café Internet Opciones existentes en cuanto a precios: análisis de ventajas y desventajas Precio - producto Ventajas Desventajas De introducción Alto respecto a la competencia La recuperación de la inversión La penetración al mercado no y la solvencia de los costos se será amplia. da en un lapso menor de Por ser competidor nuevo, las tiempo preferencias del consumidor se desplazaran hacia las empresas ya conocidas Menor respecto a la Se puede encontrar una rápida La tasas de recuperación de la competencia aceptación del consumidor y inversión se reducirán y el por consiguiente captar una plazo se ampliará. Lo que se parte del mercado traducirá en una tasa de ganancia menor o nula por más tiempo Igual respecto a la competencia Los cálculos realizados para la La proporción o nicho de recuperación de la inversión mercado que puedas captar tienen una mayor posibilidad de será la que los competidores no certidumbre pudieron satisfacer y será menor que si entraras al mercado con un precio menor al del resto de los competidores El precio de un producto o servicio es una variable relacionada con los otros tres elementos de la mezcla de mercadotecnia: plaza, publicidad y producto. Por otra parte, es recomendable establecer políticas claras con relación a los descuentos por pronto pago o por volumen, así como las promociones, puesto que éstas constituyen parte importante de la negociación con los clientes potenciales y/o distribuidores. Otro aspecto importante a considerar, es si la empresa pagará a sus vendedores alguna comisión por el volumen de ventas, y ¿qué proporción representarán éstas del ingreso total del vendedor?. Los mecanismos detallados para fijar los precios se revisan en el capítulo 7 sobre Costos de operación y administración de inventarios. X. Instrucciones para la presentación del estudio de mercado Quien decida realizar una investigación de mercado, deberá seguir los siguientes pasos: Definición del alcance de la investigación. Tal vez ésta es la tarea más difícil, ya que implica que se tenga un conocimiento completo de los problemas a resolver. Si no es así, el planteamiento de solución será incorrecto. Debe tomarse en cuenta que siempre existe más de una alternativa de solución y cada alternativa produce una consecuencia específica, por lo que el investigador debe decidir el curso de acción y medir sus posibles consecuencias. Necesidades y fuentes de información. Existen dos tipos de fuentes de información: las fuentes primarias, que consisten básicamente en investigación de campo por medio de encuestas, y las fuentes secundarias, que se integran con toda la información escrita existente sobre el tema, ya sea en 17
  • 18. Café Internet estadísticas gubernamentales (fuentes secundarias ajenas a la empresa) y estadísticas de la propia empresa (fuentes secundarias provenientes de la empresa). El investigador debe saber con exactitud ¿cuál es la información existente con el fin de poder decidir la base de investigación más adecuada? Diseño de recopilación y tratamiento estadístico de los datos. Si se obtiene información por medio de encuestas habrá que diseñarlas de acuerdo con el procedimiento en la obtención de información de fuentes secundarias. Procesamiento y análisis de los datos. Una vez que se cuenta con toda la información necesaria proveniente de cualquier tipo de fuente, se procede a su procesamiento y análisis. Recuérdese que los datos recopilados deben convertirse en información útil que sirva como base en la toma de decisiones, por lo que un adecuado procesamiento, de tales datos, es vital para cumplir ese objetivo. Informe. Una vez procesada la información adecuadamente, sólo faltará que el investigador rinda su informe, el cual deberá ser veraz, oportuno y no tendencioso. Pasos para la presentación del estudio de mercado 1. Definición del producto 2. Análisis de la demanda 2.1. Distribución geográfica del mercado de consumo 2.2. Comportamiento histórico de la demanda 2.3. Proyección de la demanda 2.4. Tabulación de datos de fuentes primarias 3. Análisis de la oferta 3.1. Características de los principales productores o prestadores del servicio 3.2. Proyección de la oferta 4. Importaciones del producto o servicio 5. Análisis de precios 5.1. Determinación del costo promedio 5.2. Análisis histórico y proyección de precios 6. Canales de comercialización y distribución del producto 6.1. Descripción de los canales de distribución 18
  • 19. Café Internet 3. OPERACIONES Introducción La selección de la tecnología apropiada asociada al nivel de ventas proyectado para el despegue de la empresa, es uno los factores más difíciles de evaluar. Este y otros factores relevantes permiten responder a preguntas tales como: ¿cuáles y cómo son los procesos con los que se opera en este giro en un nivel artesanal/micro y para pequeñas empresas?, ¿cuáles son los diferentes servicios que se comercializan?, ¿qué recursos se requieren para la prestación de los servicios de este giro? ¿cuáles son las relaciones insumo-producto?, ¿cómo es la operación y funcionamiento en un día tradicional u ordinario?. Contenido: I. Productos del giro y sus características básicas II. Escalas posibles de producción y grado de actualización tecnológica III. Flujo del proceso en una microempresa IV. Relación y características principales que de los insumos involucrados en la prestación de los servicios V. Relaciones insumo-producto para prestar un servicio VI. Relación de proveedores principales VII. Un día tradicional de operaciones VIII. Desarrollos tecnológicos recientes y precauciones especiales de la actividad IX. Calidad en procesos y productos X. Normas 19
  • 20. Café Internet I. Productos del giro y sus características básicas Prestación del servicio de Internet: Prestar el servicio de Internet a través de la renta de equipos de computo especiales, para navegar de manera rápida y eficiente, a través de la red. Prestación de servicios complementarios: Como pueden ser la prestación de servicios de impresión de documentos, asesorías técnicas, venta de revistas y libros especializados, venta de equipo de computo, etc. Cafetería: Dependiendo del tamaño del negocio, depende la diversificación de los productos que se pueden ofrecer, como son: café, refrescos, pasteles, flanes, malteadas, jugos, te, chocolate, empanadas, cigarrillos, fritangas, etc. Las características de un buen servicio en el giro deben ser: Amabilidad, rapidez, higiene y calidad de los servicios y productos que se ofrecen. Los alimentos que se ofrecen deben ser: • Elaborados con insumos frescos y de buena calidad. • Los insumos se deben tratar en forma higiénica. • El sabor de los alimentos debe ser agradable y uniforme. • La presentación debe ser adecuada y también uniforme • Las cantidades deben ser adecuadas al precio del producto. El servicio de Internet que debe ofrecerse es: Siendo que el servicio de Internet es una herramienta básica para cualquier actividad, y debido a la gran penetración que ha tenido como medio en la búsqueda, intercambio de información y comunicación entre personas, se requiere contar con un buen servicio de Internet. El servicio que se debe de ofrecer debe de ser rápido, ya que los consumidores, buscan velocidad a la hora de estar navegando o bajando información, y esta va a depender, de las características de las computadoras usadas para la prestación del servicio El proceso de mantenimiento, y la asesoría técnica es muy importante ya que el equipo debe garantizar el buen procesamiento de la información, la ausencia de virus en la memoria para evitar la pérdida de datos, o bien, la adecuada operación del hardware y el equipo complementario para un uso más óptimo. Tamaño de las empresas: de acuerdo a los volúmenes de venta: Escala Microempresa Hasta $ 3,000 diarios Pequeña empresa Hasta $ 5,000 diarios Mediana empresa Hasta $ 10,000 diarios Gran empresa No aplicable. 20
  • 21. Café Internet II. Escalas posibles de producción y grado de actualización tecnológica. Las escalas y niveles de servicio se muestran en el cuadro adjunto: Los rangos en cuanto al número de servicios por tamaño de empresa se muestran en el cuadro adjunto: Servicio • Microempresa artesanal 1 a 10 Unidades • Pequeña empresa 10 a 25.. Unidades • Mediana empresa más de 26 Unidades • Gran empresa no aplica NOTA: Las escalas y tamaños de las empresas en este rubro no se miden por volumen de producción sino por volumen de ventas Los criterios anteriores comprenden tanto el nivel de equipamiento de la empresa, como la capacidad de servicios a realizar por mes. En cuanto al grado de actualización tecnológica se destaca lo siguiente: • Microempresa: En la elaboración del café solo se requiere el uso de cafeteras de menor capacidad a las usadas frecuentemente en las oficinas o en casa. Para el servicio de Internet, se requiere un máximo de 10 computadoras con la última tecnología para el buen funcionamiento del servicio. En la microempresa el personal necesario es: Un gerente general, un técnico en sistemas, y un ayudante general. • Pequeña empresa: El proceso de elaboración de los diversos alimentos, principalmente la elaboración de diferentes tipos de café es diferenciado, tanto en relación con los insumos y el modo de preparación, como con los implementos utilizados, dependiendo del producto final que se desee. Tanto a nivel microempresa, como a nivel de pequeña empresa, el proceso es tradicional, manual y con requisitos mínimos de tecnología, aunque en la pequeña empresa, en el proceso de producción se utilizan implementos que van de acuerdo con el volumen de producción, el proceso básico es el mismo. La tecnología utilizada en este giro comprende equipo como despachadores de café, hornos de microondas y refrigeradores. 21
  • 22. Café Internet El número de computadoras aumenta de 10 a 20 en promedio, el tipo de servidor debe de ser más grande, es decir una mayor velocidad en la administración de líneas, el personal debe de estar más preparado, para enfrentar pormenores. El numero de empleados aumenta a 6 personas en promedio. • Mediana empresa: Una empresa de este giro debe diversificar los productos que se ofrecen, para lo cual se necesitan despachadoras de café más grandes, más refrigeradores, hornos eléctricos y de microondas. Puede manejar un número de empleados mayor a 10. El tipo de servidor debe de estar al día en cuanto a innovaciones, esto para poder ofrecer una mayor velocidad y mejor desempeño en el uso de Internet, las computadoras deben de cumplir con los mejores requerimientos para tener un desempeño optimo. Así mismo, propiciará el desarrollo de tecnología de reciclaje. • Gestiones Administrativas: Les asesorará y gestionará en los trámites administrativos, informáticos, contables, jurídicos, fiscales y de crédito que requieran para la operación de las empresas. 22
  • 23. Café Internet III. Flujo del proceso productivo en microempresa/artesanal. Se presenta el flujo a nivel general, mismo que se refiere al producto o servicio seleccionado del giro y analizado con más detalle en esta guía. Sin embargo, éste puede ser similar para otros productos o servicios si el proceso es homogéneo, o para variantes del mismo. Al respecto, se debe evaluar para cada caso la pertinencia de cada una de las actividades previstas, la naturaleza de la maquinaria y equipo considerada, el tiempo y tipo de las operaciones a realizar y las formulaciones o composiciones diferentes que puede involucrar cada producto, servicio o variante que se pretenda realizar. Registro Vta de Equipo Asignación de Equipo Servicio de Cafetería Inspección y Asesoría Cobro 23
  • 24. Café Internet A continuación se presenta una explicación del proceso de servicio a nivel micro-empresa: Descripción: Registro: Al ingresar el cliente al local, se le recibe cordialmente, se la asigna una computadora y se le ofrece una carta de los alimentos y bebidas para que haga su pedido. Se le da la bienvenida al usuario y se registra la hora de entrada. Entrega de la computadora: se le entrega una computadora con acceso a Internet al cliente, identificándola con un número. Venta de equipo: Otra característica, es que la pequeña y mediana empresa, por lo regular ponen a la venta libros y revistas especializadas en computación, equipo de cómputo, etc. Las pequeñas empresas pueden dedicarse a la venta de tintas para impresoras, disquetes, hojas, equipos de Compact Disc, entre otros, aunque solo de manera complementaria y no como una papelería, siendo esto una fuente complementaria de ingresos. Servicio de cafetería: Por lo regular durante el tiempo que el cliente esta navegando por Internet, acostumbra consumir café, pasteles, te, refrescos, etc., en el caso que si quiera consumir, se le hace el pedido, pero puede ser que no quiera consumir, ni comprar nada, por lo que sólo hace uso del servicio de Internet. Servicio de Internet: Este servicio consiste en que el usuario puede utilizar una computadora, para navegar en Internet por el tiempo que así lo crea necesario. Inspección y asesoría: Durante el tiempo que el cliente navega por Internet, hay una constante inspección para evitar que haga mal uso del Internet; además de que se le proporciona la asesoría necesaria las veces que el usuario lo requiera. La asesoría en sistemas consiste en actualizar los conocimientos de clientes sobre el uso de ciertos programas comunes en el mercado (software) o sobre el uso de algún accesorio recién adquirido. Cobro: Por último se le hace la cuenta al cliente, correspondiente a los servicios que se le proporcionaron, los alimentos y bebidas que consumió, y otros artículos que haya adquirido; se despide del cliente invitándole a regresar. NOTA: El diagrama y las funciones no cambian en las pequeñas empresas Para este caso sólo el número de computadoras al servicio de los clientes es lo que difiere. IV. Relación y características principales que deben tener los insumos, las auxiliares y los servicios Las empresas del giro emplean para la prestación del servicio: electricidad, servicio de telefonía, limpieza, vigilancia, agua, gas, productos químicos especiales para la limpieza de las computadoras. 24
  • 25. Café Internet V. Relaciones insumo-producto Para preparar 1 tasa de café Café $ 1.30 Azúcar $ 0.20 Agua $ 0.10 Luz $ 0.10 Renta $ 0.40 Sueldos y salarios $ 0.40 Ganancia $ 7.50 Renta de una computadora con acceso a Internet Luz $ 1.00 Llamada local de teléfono $ 1.30 Acceso al servidor $ 1.40 Depreciación de la maquina $ 0.50 Renta $ 0.40 Sueldos y salarios $ 0.40 Ganancia $ 25.0 El equipo necesario para la adecuada operación de una empresa de este tipo es: muebles de oficina, teléfono, sistemas de cómputo, fotocopiado, maquinas para elaborar café (cafeteras), refrigeradores, scanners, impresoras, fregadero (en caso de trabajar con vajilla de porcelana). VI. Relación de proveedores principales Las materias primas y auxiliares que utilizarán las empresas integradoras corresponder a materiales de oficina. Para los servicios se debe consultar a las dependencias correspondientes (Teléfonos de México, Cía. De Luz y Fuerza del Centro o Comisión Federal de Electricidad y a la Comisión Nacional del Agua). VII. Un día tradicional de operaciones A las 9:00 a.m. se presenta el personal de limpieza y se hace cargo de la limpieza del local; se acomodan mesas y se limpian. Se lavan pisos, baños. Se hace limpieza general. A partir de las 9:30. se presentan los técnicos, meseros en el caso de una mediana empresa. Se prenden las computadoras, se prenden las máquinas de café, se cargan las computadoras y se dejan listas para su uso. Durante todo el día el encargado de registro, atiende a los usuarios, al llegar, les entrega una papeleta con la hora de entrada y los precios de los servicios por hora o fracción. Durante la estancia de algún cliente, se le da la carta para que haga su orden, si es que va a consumir algo. A lo largo del día se lavan platos, tazas, vasos, se checan las computadoras para ver que funcionen correctamente. 25
  • 26. Café Internet Cuando algún usuario termina de navegar, se le hace su cuenta, de acuerdo al tiempo que hizo uso de la computadora, y si consumió café u otros productos como pasteles, compro revistas, libros, equipo de computo, etc. Al finalizar el día, el personal efectúa las operaciones de limpieza y mantenimiento del equipo y los utensilios. Se hace corte en caja y se da por terminado el día. VIII . Precauciones especiales de la actividad: Por lo que se refiere a los sistemas de cómputo que se utilizan en este tipo de empresas su actualización se da en forma continua. La actualización tecnológica más significativa es el mayor conocimiento de marketing por directivos y vendedores. Los requerimientos mínimos que el equipo de cómputo debe poseer para brindar al consumidor una mayor eficiencia son los siguientes: • Procesador de 266 Mhz • Disco Duro de 4 Gigas • Monitor a color • Tarjeta de video de 16 bites • Memoria Ram de 64Mb • Fax Modem de 64Kbps • Un driver (3 1/2) • Speakers (opcional) En este tipo de empresas no se requieren precauciones de seguridad especiales, sólo las propias de un negocio que atiende clientela. IX. Calidad en procesos y productos La calidad es el conjunto de características de un elemento, producto o servicio, que le confieren la aptitud de satisfacer una necesidad implícita y explícita. Esto significa que la calidad de un producto o servicio, es equivalente al nivel de satisfacción que le ofrece a su consumidor, y está determinado por las características específicas del producto o servicio. Aspectos de un producto o servicio que más influyen en su calidad Sin duda, los principales criterios para alcanzar la calidad son: • Satisfacción de las expectativas de los clientes. • Cumplimiento permanente de las normas. Sistema de calidad Se entiende por sistema de calidad el conjunto de directrices, políticas y requisitos que se deben satisfacer en una empresa con el fin de dar cumplimiento a los estándares de calidad definidos o acordados con el cliente para un producto o proceso. 26
  • 27. Café Internet Los sistemas de calidad se diseñan para establecer y facilitar las tareas productivas de la empresa, mediante métodos relacionados con la actividad; que permiten controlar, evaluar y resolver de manera permanente el proceso operativo y los problemas inherentes, tomando en cuenta los aspectos directos e indirectos respecto de la calidad. Aseguramiento de la calidad El aseguramiento de la calidad es el conjunto de acciones planificadas y sistemáticas que son necesarias para proporcionar la confianza adecuada de que un producto o servicio satisface los requisitos dados para la calidad, los cuales deben estar sustentados en la satisfacción de las expectativas de los clientes. El aseguramiento de calidad dentro de la empresa es básicamente un sistema documental de trabajo, en el cual se establecen reglas claras, fijas y objetivas, sobre todos los aspectos ligados al proceso operativo, es decir, desde el diseño, planeación, producción, presentación, distribución, servicio posventa y las técnicas estadísticas de control del proceso y, desde luego, la capacitación del personal. Ello significa, vigilar que a lo largo de todo el proceso operativo se cumplan las instrucciones de trabajo, se respeten las especificaciones técnicas del servicio. Un sistema de aseguramiento de calidad se complementa con otros métodos y filosofías de calidad; en virtud de que los factores que abarca, permiten establecer un soporte documental para evaluar el desempeño de la empresa a partir de registros de calidad, mismos que sirven para obtener datos confiables y objetivos para mantener un control real y efectivo sobre el proceso operativo. El aseguramiento de la calidad es una metodología que está siendo aceptada por innumerables empresas y que ha mostrado sus bondades en las diferentes ramas industriales y de servicios. Sistema documental La filosofía del sistema de calidad supone que si las actividades son planeadas, programadas y documentadas, es más fácil repetir una y otra vez los procesos operativos que logran los estándares de calidad deseados. La importancia de este sistema documental radica principalmente en que se pasa de una cultura oral a una cultura escrita; en que se especifican con claridad los procedimientos de trabajo, las responsabilidades de cada área, los compromisos de calidad, las especificaciones técnicas que deben cubrir los productos o servicios, los métodos de verificación y prueba, así como los registros de atención y servicio que se brinda al cliente. De cada uno de estos factores se obtienen datos estadísticos que sirven para evaluar y controlar el sistema de calidad, por lo que este sistema conduce a un proceso de mejora continua; que evoluciona permanentemente desde adentro de la empresa hacia afuera, trayendo por consecuencia un círculo virtuoso en el que cada vez se encadenan más empresas y mejoran la calidad de sus productos o servicios. Sistema de aseguramiento de calidad El método más aceptado por las empresas alrededor del mundo hoy en día, es el sistema de aseguramiento de calidad. 27
  • 28. Café Internet El sistema de aseguramiento de calidad, permite manejar un mismo lenguaje metodológico y es aplicable a cualquier tipo de empresa, con el único requisito de adecuarlo a los conceptos y terminología propios de cada actividad. Elementos de un sistema de aseguramiento de calidad: relación cliente proveedor • Revisión del contrato. • Manejo de especificaciones técnicas del proceso y servicio. • Control de insumos, productos o servicios proporcionados por el cliente. • Evaluación de la capacitación y experiencia técnica del proveedor. • Inspección y prueba del proceso o servicio. • Sistema documental. Revisión del contrato Al establecerse una relación cliente-proveedor, el punto de partida y cierre de los acuerdos lo constituye el contrato. En él se concretan los intereses de ambas partes por establecer una relación de negocios y se establecen, en firme, los compromisos bilaterales. Según esta perspectiva, el contrato se convierte en el principal instrumento de negociación para ambas partes; manifiesta las necesidades ofertas, aptitudes, capacidades y experiencia de los contratantes, y detalla las expectativas implícitas y explícitas de cada una de las partes. Registro de las especificaciones La entrega de especificaciones técnicas de los procesos o servicios son el modo en que el cliente indica al proveedor qué tipo de servicios o procesos necesita, definiendo tolerancias, y demás especificaciones que servirán de guía para el proveedor. Al llevar un registro y control adecuado de estos requerimientos, se puede revisar en todo momento que se está produciendo con exactitud lo que requiere el cliente. Además estos registros serán la base para aclarar cualquier duda o controversia que surja con el cliente respecto a los requisitos acordados para el proceso de elaboración. Control de insumos, productos o servicios proporcionados por el cliente Este requisito tiene el propósito de asegurar que los bienes o servicios que son propiedad del cliente o que son suministrados por él para incorporarse a los servicios o procesos, se manejen con base en un acuerdo previo de las condiciones de recepción, manipulación y aprovechamiento óptimo. De esa manera se garantiza para ambas partes que no habrá desorden, desperdicio, pérdidas innecesarias, negligencia o desinformación respecto del manejo de los bienes o servicios que se están entregando al proveedor. Capacitación de los proveedores Aunque cada empresa es libre de definir sus propios programas y requisitos de capacitación para sus empleados, es un hecho que el grado de capacitación y experiencia que tenga el personal del proveedor asegura al cliente la confiabilidad de los procesos requeridos. Esta situación es especialmente importante cuando se subcontratan procesos especiales cuyos resultados no pueden verificarse por inspecciones y pruebas, sin que se sustenten en la seguridad de que el personal que realizará esos procesos está capacitado para hacerlo con eficacia y eficiencia. 28
  • 29. Café Internet La evaluación de la capacitación y experiencia del proveedor no debe considerarse una intromisión; sino una actividad indispensable para asegurar la calidad de un producto o servicio, así como el primer paso en el establecimiento de programas de colaboración mutua. Inspección y prueba del proceso o servicio La inspección y prueba tienen como fin verificar que los servicios o procesos realizados cumplen con los requisitos especificados por los clientes, por lo que su beneficio más claro es garantizar para ambas partes que la prestación del servicio está cumpliendo con los requerimientos acordados, pero además de ello el proveedor puede obtener información valiosa sobre la eficiencia de su operación. Pruebas En primer lugar, debe establecerse en el contrato las mediciones a realizar, los métodos que se seguirán, y el equipo y parámetros que se utilizarán. En segundo término, debe tenerse especial cuidado en el mantenimiento y calibración contra patrones de unidad de medida certificados de los equipos de inspección, medición y pruebas. Por último, es indispensable establecer un sistema para identificar el estado de inspección y prueba de todos los productos o procesos, así como usar técnicas estadísticas para planear, controlar y hacer seguimiento de la calidad. ¿Qué debe hacerse para mejorar la calidad de un proceso o producto? Aunque existen muchas escuelas distintas de administración empresarial centradas en la calidad, los puntos comunes más importantes para lograr el mejoramiento de un proceso o servicio son: • En todo momento debe pensarse primero en la satisfacción de los requerimientos de los clientes. • El mejoramiento de la calidad es logrado mediante la eliminación de las causas de los problemas del sistema. Esto conduce a mejorar la productividad. • La persona encargada de un trabajo es quien tiene mayor conocimiento acerca de él. • Toda persona desea ser involucrada en la organización y hacer bien su trabajo. • Toda persona quiere sentirse como un contribuyente importante de la organización. • Para mejorar un sistema es mejor trabajar en equipo que individualmente. • Un proceso estructurado para la solución de problemas con la ayuda de técnicas gráficas conduce a mejores resultados que uno no estructurado. ¿Cómo puedo mejorar mi oferta en términos de calidad? Mediante un sistema de aseguramiento de calidad es posible mejorar la oferta de productos o servicios para los clientes, cumpliendo una parte o la totalidad de los requisitos que establece la metodología. Para poder estar en condiciones de competir respecto a otros proveedores, es necesario darle mayores garantías a nuestros clientes potenciales, tanto en términos de costos, como en tiempos de entrega y servicio posventa, por lo que contar con los elementos del sistema de calidad, es un indicador de que nos encontramos en camino a la calidad. ¿Cómo puedo mejorar mi demanda en términos de calidad? Quien está interesado en desprenderse de una parte de sus procesos operativos, ya sea que le resulte más rentable o le ofrezca alguna ventaja en particular, debe buscar un proveedor confiable con quien establecer una relación de negocios de largo plazo, asegurando los niveles de calidad requeridos. 29
  • 30. Café Internet ¿Qué son los programas de desarrollo de proveedores? Dentro del proceso de aseguramiento de calidad, muchas empresas tienen programas de desarrollo de proveedores, mediante los cuales se aporta tecnología, conocimientos e información para que éstos se vuelvan cada vez más competitivos y sean capaces de ofrecer los insumos, productos o servicios que las grandes empresas demandan. Esto se realiza a partir de dos mecanismos, por una parte, una revisión permanente de los productos o servicios que el proveedor entrega al cliente y, por otra, un programa de auditorías que el cliente realiza al proveedor en sus propias instalaciones. Las auditorías son una revisión al sistema de calidad y no tan sólo al producto o servicio, por lo que pasar las evaluaciones de los clientes, significa un gran éxito para la empresa auditada, toda vez que los grandes clientes pueden tener la seguridad de contar con un proveedor confiable. No todas las empresas proveedoras pueden decir que tienen sistemas de calidad debidamente implantados, por lo que sólo aquellas que cuentan con el reconocimiento expreso del cliente, son las que tienen mayores oportunidades de hacer negocios. Por ejemplo, en la industria automotriz solamente aquellos proveedores de refacciones o partes que han pasado con éxito por una serie de pruebas de calidad pueden ser galardonados con el reconocimiento Q- 1, que es el máximo nivel de calidad en su sector y que los coloca como proveedores confiables. ¿Para qué sirven los manuales de calidad? • Decir lo que se hace. • Hacer lo que se dice. • Demostrar la efectividad de las acciones para alcanzar la calidad. • Hacer los cambios que sean necesarios para lograr la eficacia. • Evitar cambios en los procedimientos y los documentos sin autorización de los responsables. • Informar a los empleados sobre sus actividades y responsabilidades. • Informar a los clientes los propósitos de la empresa y el compromiso que se tiene hacia la calidad. • Ayudar a los auditores para hacer sus evaluaciones sobre la eficacia del sistema, para alcanzar los requisitos de calidad establecidos. ¿Cómo se implanta un sistema de aseguramiento de calidad? Para implantar un sistema de aseguramiento de calidad, se deben llevar a cabo una serie de actividades que involucran a la organización y que van desde la definición de la política de la empresa, hasta la aplicación de los controles de calidad que exige el sistema. A continuación se presentan los aspectos más relevantes que se deben considerar para la implantación: 1. Definición de una política de calidad.- En cada empresa la alta dirección debe establecer con claridad sus objetivos y hacerlos del conocimiento de todo su personal, y las directrices generales para alcanzarlos. Esto le obliga, a promover y desarrollar en todos los niveles la conciencia de lo que es la calidad e indicar constantemente la importancia que para la empresa tienen sus clientes. Es indispensable que se informe al personal que los productos o servicios proporcionados o fabricados con mala calidad, redundan en altos costos económicos y de imagen empresarial. 30
  • 31. Café Internet 2. Ejercer la calidad.- La alta dirección debe establecer las funciones de mando y de gestión que correspondan, con el fin de que en cada nivel de la empresa, los trabajadores apliquen la política de calidad que ha sido determinada. 3. Diseñar el modelo de aseguramiento de calidad para la empresa.- Aunque existen modelos o esquemas generales, que señalan secuencias de trabajo, responsabilidades y procedimientos, es importante cuidar que la selección de éstos considere desde la alta dirección hasta el último de los trabajadores. 4. Certificación.- Una vez que se han cubierto los requisitos anteriores, la empresa deberá buscar la certificación de algún órgano acreditado para ello; esto le permitirá dar muestra a sus clientes, que sus productos o servicios reúnen las condiciones de confiabilidad que cualquier consumidor necesita. Para realizar los objetivos antes descritos, es importante que el empresario considere: • En primer lugar, debe haber un compromiso definitivo por parte de la dirección con el fin de impulsar las prácticas de calidad en toda organización. Nace la política de calidad. • Definir la misión de la empresa, decidir que es lo que se pretende alcanzar en términos cuantitativos y cualitativos. Mantener una visión de corto, mediano y largo plazo, con el fin de encauzar las energías y potencialidades de la organización hacia sus objetivos particulares. • Hacer un balance de las fortalezas y debilidades de la organización en términos de sus recursos, para aprovechar al máximo las potencialidades de la empresa. • Consultar asesores expertos que los orienten para planear, desarrollar, implantar, mantener y mejorar un sistema de aseguramiento de calidad, y de un proceso de mejora continua. • Involucrar a todos los miembros de la organización con la política de calidad y fomentar la integración de grupos de trabajo, que se responsabilicen de documentar el sistema de aseguramiento de calidad. • Designar a un responsable de la dirección general, que tenga las facultades y toma de decisión en todo lo referente a la implantación y desarrollo del sistema de calidad y que sea el responsable operativo del mantenimiento del sistema. • Informar a los clientes los propósitos de la empresa y el compromiso que se tiene hacia la calidad. • Mantener una evaluación permanente de los aspectos relacionados con la calidad, y determinar las acciones correctivas y preventivas necesarias. Una vez implantado el sistema de calidad y habiendo aprobado las auditorías de implantación que demuestran el funcionamiento correcto del sistema, solicitar al organismo pertinente la certificación ISO- 9000. X. NORMAS La Normalización es el proceso mediante el cual se regulan las actividades desempeñadas por los sectores tanto privado como público, en materia de salud, medio ambiente en general, comercial, industrial y laboral estableciendo reglas, directrices, especificaciones, atributos, características, o prescripciones aplicables a un producto, proceso o servicio. 31
  • 32. Café Internet Esta actividad se realiza a través de la expedición de las normas que pueden ser de 3 tipos principalmente: a.- Las Normas Oficiales Mexicanas (NOM´s) que son las regulaciones técnicas de observancia obligatoria expedidas por las dependencias competentes, conforme a las finalidades establecidas en el artículo 40 de la Ley Federal sobre Metrología y Normalización, y las cuales están encaminadas a regular los productos, procesos o servicios, cuando éstos puedan constituir un riesgo latente tanto para la seguridad o la salud de las personas, animales y vegetales así como el medio ambiente en general. b.- Las Normas Mexicanas (NMX's) que son las elaboradas por un organismo nacional de normalización, o la Secretaría de Economía, en términos de lo dispuesto por el artículo 51-A de la Ley Federal sobre Metrología y Normalización, y tienen como finalidad establecer los requisitos mínimos de calidad de los productos y servicios de que se trate, con el objeto de brindar protección y orientación a los consumidores. Su aplicación es voluntaria, con excepción de los siguientes casos: 1) Cuando los particulares manifiesten que sus productos, procesos o servicios son conformes con las mismas, 2) Cuando en una NOM se requiera la observancia de una NMX para fines determinados, y c.- Las que elaboran las entidades de la administración pública para aplicarlas a los bienes o servicios que adquieren, arrienden o contratan cuando las normas mexicanas o internacionales no cubran los requerimientos de las mismas o sus especificaciones resulten obsoletas o inaplicables que se denominan normas de referencia. Toda empresa que se quiera crear, ya sea que venda un producto u ofrezca un servicio, tiene que cumplir con ciertos lineamientos que le facilitarán un mayor posicionamiento y más seguro en el mercado, así como un incremento en la calidad del bien o servicio del que se trate. Las normas en esencia constituyen un conjunto de prácticas que deben investigarse, con el objeto de saber cuáles son todas aquéllas que deben observarse en el giro que se propone desempeñarse. Es altamente recomendable informarse con mayor detalle al respecto, pues periódicamente surgen nuevas prácticas que tanto los prestadores de servicios como los productores deben cumplir, en especial para competir eficientemente en el mercado. Existen normas específicas para cada giro determinado, en el recuadro siguiente se muestran algunos ejemplos de normas aplicables al giro: Relación de normas aplicables (Técnicas, calidad, sanitarias, entre otras) Descripción Contenido General Nombre Número Fecha • Seguridad e higiene NOM-001-STPS- 8/6/1994 Condiciones de seguridad e higiene 1993 en las edificaciones, locales, instalaciones y áreas de los centros de trabajo. • Seguridad NOM-002-STPS- 20/7/1994 Condiciones de seguridad para la 1994 prevención y protección contra incendio en los centros de trabajo. 32
  • 33. Café Internet • Seguridad NOM-004-STPS- 13/6/1994 Sistemas de protección y dispositivos 1993 de seguridad en la maquinaria, equipos y accesorios en los centros de trabajo. • Seguridad e higiene NOM-016-STPS- 6/7/1994 Condiciones de seguridad e higiene 1993 en los centros de trabajo referente a ventilación. • Seguridad NOM-020-STPS- 24/5/1994 Medicamentos, materiales de 1993 curación y personal que presten los primeros auxilios en los centros de trabajo. • Seguridad NOM-021-STPS- 24/5/1994 Requerimientos y características de 1993 los informes de los riesgos de trabajo, para integrar las estadísticas. • Seguridad NOM-025-STPS- 25/5/1994 Niveles y condiciones de iluminación 1993 que deben tener los centros de trabajo. • Seguridad NOM-027-STPS- 27/5/1994 Señales y avisos de seguridad e 1994 higiene. • Seguridad NOM-109-STPS- 16/1/1996 Prevención técnica de accidentes en 1994 máquinas y equipos que operan en lugar fijo. Protectores y dispositivos de seguridad, tipos y características. • Seguridad NOM-122-STPS- 18/7/1997 Condiciones de seguridad e higiene 1996 para el funcionamiento de los recipientes sujetos a presión y generadores de vapor o calderas que operan en los centros de trabajo. 33
  • 34. Café Internet 4. EQUIPO Introducción La elección del tipo de equipo requerido es uno de los factores más importantes para el inicio de operaciones de cualquier empresa, sobre todo si se trata de una micro o pequeña empresa, en virtud de los elevados egresos que pueden representar y de las limitadas opciones de financiamiento, aspectos que influyen de manera importante en el éxito o fracaso del negocio. Este y otros factores relevantes que a continuación se analizan permiten responder a preguntas como: ¿cuál es la maquinaria y equipo necesarios para la puesta en marcha de este tipo de negocios?, ¿qué equipo auxiliar se requiere para la operación del negocio?, ¿cómo determinar la decisión de compra o renta de los equipos?, ¿cuáles son los porcentajes aplicables para la depreciación de los equipos?, ¿cuáles son las precauciones especiales que se deben tener con relación al mantenimiento preventivo y predictivo del equipo para el giro?, ¿cuáles son los principales proveedores de equipo para el giro? Contenido: I. Relación del equipo principal a escala microempresa/artesanal II. Relación del equipo principal a escala pequeña empresa III. Relación y especificaciones del equipo auxiliar y accesorios de apoyo IV. Relación de proveedores del equipo principal V. Evaluación de decisiones de compra o renta de equipo VI. Mantenimiento y depreciación VII Precauciones especiales con relación al equipo y accesorios respecto a la seguridad y protección de los recursos humanos 34
  • 35. Café Internet I. Relación de equipo principal a escala microempresa/artesanal. Una de las primeras decisiones al elegir el equipo, se relaciona con el grado de flexibilidad o adaptación deseada. Las máquinas y herramientas se pueden clasificar como de propósito general y de propósito especial. Las máquinas de propósito general son las más flexibles y constituyen la mayoría de las máquinas y herramientas que se utilizan en la actualidad. En contraste, las máquinas de propósito especial están diseñadas para efectuar un solo trabajo. Tales máquinas tienen, por lo general, la ventaja de efectuar operaciones específicas, de manera más rápida y a mayor escala que las máquinas de propósito general. Sin embargo, se caracterizan por su falta de flexibilidad ya que un cambio en el diseño del producto puede requerir su acoplamiento, desecho o cambio total. Por lo común, la elección entre el equipo general y el especializado, implica un problema económico, considerando los siguientes aspectos: 1) El costo inicial que se debe cargar durante la vida útil prevista del equipo; 2) El costo laboral directo, y 3) El costo de preparación. La vida útil de una máquina con propósito especial, construida con métodos convencionales, por lo general termina bruscamente cuando ocurre un cambio en el modelo del producto o en el proceso, el cual altera la operación para la que se diseñó. El aumento de la vida esperada de los paquetes de máquinas permite amortizar su costo original durante períodos más largos y disminuye su tasa de obsolescencia, lo que hace más atractiva su compra y su futuro en la industria es más prometedor. El uso máximo de maquinaria universal es posible organizando la producción de partes en grupos, sobre la base de su tamaño, su forma y los métodos de fabricación. Esta organización tiende a reducir el manejo del material y los costos de las existencias. También se debe tomar una decisión acerca de la acción de una máquina, por ejemplo, los medios para lograr su movimiento. Los métodos comunes de impulsión son: eléctricos, hidráulicos, neumáticos (aire o vapor comprimido) y mecánicos (tren de engranes, levas o palancas). Cada uno de estos medios de acción tiene sus ventajas para lograr ciertos movimientos; pero si este factor es igual entre dos medios semejantes, las limitaciones de espacio, el costo general y la facilidad de cambio o mantenimiento determinan la elección exacta. En el diseño o selección de cualquier máquina, existen dos principios fundamentales que deben tomarse en cuenta: 1) La máquina debe ser fácil de instalar, mover, operar, dar servicio y reparar, y 2) Debe suministrarse con mecanismos de seguridad para prevenir problemas onerosos debido a una operación inapropiada. 35
  • 36. Café Internet Los controles de encendido y apagado se deben colocar en forma tal que sea posible apagar la máquina rápidamente. Si es posible, se deberá diseñar la máquina de tal manera que el operador se pueda sentar con comodidad. De manera general se señala tanto el nombre de mobiliario, maquinaria y equipo principal para la operación normal en el giro, su capacidad, y valor referencial de los mismos. No se consideran los precios que se podrían obtener en un mercado de maquinaria y equipo ya utilizados antes o el costo del alquiler de estos equipos. El mobiliario a usarse tiene ciertas características particulares propias de cada establecimiento, es decir, que los muebles sobre medida que se pretenda colocar en la empresa carecen de una producción en serie, por lo que cualquier diseño (referida a dimensiones, calidad del material, tiempo de entrega, capacidad del inmueble y su eficiente distribución) se va a realizar de manera particular y en trato directo con el proveedor o fabricante de su preferencia. Sin embargo hay en el mercado abundantes modelos de escritorios para computadoras en donde se puede trabajar en un espacio reducido frente a un monitor con un teclado y la unidad de procesamiento central, generalmente en la parte inferior o hasta en el piso. Estos se colocan los unos al lado de los otros y se aprovecha, generalmente las paredes. En cuanto al equipo de cómputo que se requiera dependiendo de las características de cada equipo respecto de su capacidad de memoria, velocidad del procesador para manejar imágenes, calidad del monitor, así como del software en general va a estar sujeta a los precios de los proveedores o armadores de los equipos. Equipo Descripción Costo Aproximado ($) • Mobiliario Lote 11000 • 10 Equipos de computo PC, impresora 80000 • Cafetera Renta mensual 400 • Servidor Renta mensual 460 • Conexión especial para redes Renta mensual 380 Total 92,240 Nota: Los valores consignados corresponden al primer semestre de 2000. La renta mensual del servidor y la conexión a redes son las aplicadas por el sistema Prodigy de Telmex, que si bien cobra un renta relativamente barata, carga cada llamada, independientemente de su duración. Es frecuente que las comunicaciones se interrumpan y se debe hacer una nueva llamada. 36
  • 37. Café Internet II. Relación del equipo principal a escala pequeña empresa Por último, al elegir el equipo, debe decidirse entre construirlo o comprarlo ya fabricado. Hay que tomar en cuenta que la pequeña empresa utiliza un mayor equipamiento en número y capacidad productiva con relación a la microempresa. El equipo mínimo a considerar en este tipo de empresa es el siguiente: Equipo Descripción Costo Aproximado ($) • Mobiliario Lote 13500 • 15 Equipos de computo Pc’s e impresora 120000 • Equipo auxiliar 5 scanners y video cámaras 8500 • Servidor Renta Mensual 460 • Conexión de redes Renta Mensual 380 • Cafeteras Renta mensual 800 Total 143,640 Nota: Los valores consignados corresponden al primer semestre de 2000. III. Relación y especificaciones del equipo auxiliar y accesorios de apoyo El equipo auxiliar y accesorios de apoyo requeridos para la operación de la planta incluyen entre otros: Equipo Costo Aproximado ($) Scanner 800 • Speakers 600 • Video cámaras 750 • CD driver 800 • Protector de pantalla 120 Total 3,070 Nota: Los valores consignados corresponden al primer semestre del 2000. IV. Relación de proveedores del equipo principal Si sólo existe una fuente de provisión, la cantidad comprada puede justificar en gran medida un descuento sustancial o se puede negociar un precio muy favorable. Una empresa que sólo compra a un proveedor corre el riesgo de tener que detener el flujo operativo si se produce una huelga o un accidente en la planta de su único suministrador. Lo más recomendable para solucionar este tipo de problemas es tener de dos a tres proveedores por insumo. A continuación se señala ¿cómo acceder a la relación de proveedores del equipo principal del giro: 37
  • 38. Café Internet El principal mecanismo para establecer negociaciones con los proveedores es a través de catálogos y revistas especializadas y por el Sistema de Información empresarial Mexicano (SIEM). V. Evaluación de decisiones de compra o renta de equipo En años recientes existe en la industria una marcada tendencia a la renta de bienes de capital en contraposición a su compra. Se utiliza la opción de renta en los casos de los edificios, camiones de entrega y servicio dentro de la planta, camiones para manejo de materiales y equipo de oficina. La renta ofrece las ventajas de no exigir el desembolso de capital, que el usuario no tenga preocupaciones por el servicio ni por el mantenimiento y que los pagos por arrendamiento sean totalmente deducibles de impuestos, por considerarse gastos corrientes del negocio. En los anexos se presenta y comenta la fórmula financiera que permite evaluar la conveniencia o no de comprar o arrendar maquinaria y equipos. VI. Mantenimiento y depreciación La depreciación se refiere al cargo contable periódico que es necesario realizar con el propósito de establecer una reserva que permita reponer el valor del equipo. En rigor la reserva se constituye de conformidad a la magnitud en que el equipo va perdiendo valor por acción de su desgaste u obsolescencia. La depreciación puede estimarse de acuerdo a criterios contables o a lo que ocurre en la realidad. Asimismo, cuando se habla de depreciación fiscal se hace referencia al hecho de que el gobierno, por medio de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP), permite a cualquier empresa legalmente constituida recuperar la inversión hecha en sus activos fijo y diferido, vía un mecanismo fiscal. Son varios los objetivos que se persiguen con este procedimiento legal: no sólo es el hecho de que el empresario recupere la inversión en determinado tiempo; sino que además, si todas las empresas, al término de la vida fiscal de sus activos los sustituyeran por nuevos, tendrían empresas con una tecnología actualizada y serían más eficientes en sus procesos. De hecho, una empresa que no sustituya sus activos fijos al término de su vida fiscal se perjudica en dos formas: por un lado, automáticamente empieza a pagar más impuestos al no poder hacer cargos por depreciación; por otro lado, caerá lentamente en la obsolescencia tecnológica, con un perjuicio directo para la empresa, puesto que los costos de mantenimiento aumentarán y los paros por fallas del equipo, que también representan un costo extra, más difícil de recuperar. La amortización es un término al que por lo general se le asocia con aspectos financieros, pero cuando se habla de amortización fiscal, su significado es exactamente el mismo que el de la depreciación. La diferencia estriba en que la amortización sólo se aplica a los activos diferidos o intangibles, tales como: gastos preoperativos, gastos de instalación, compra de marcas y patentes y demás. La compra de una patente es una inversión, pero es obvio que con el paso del tiempo y con su uso el precio de esta patente no disminuye (se deprecia) como en el caso de activos tangibles. Así, a la recuperación de la inversión de ese activo vía fiscal, se le llama amortización, y se aplicará de manera gradual en activos diferidos. Por tal razón, depreciación y amortización son un mismo concepto, y en la práctica ocupan un mismo rubro en el estado de resultados. 38
  • 39. Café Internet La Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR) señala expresamente que serán deducibles de impuestos los cargos de depreciación y amortización en los porcentajes que establece la propia ley. A continuación, la LISR declara todos los conceptos que comprende el activo diferido y su porcentaje anual de recuperación, así como los porcentajes aplicables al activo fijo; en el último inciso se declara que cualquier activo fijo no mencionado en los incisos anteriores se cargará con un porcentaje del 10%, con el que quedan incluidos todos los activos fijos que puedan existir por raros o desconocidos que sean. Tipos de depreciación Depreciación en línea recta (LR) Se cuenta con varios métodos para determinar el cargo anual de depreciación, sin embargo, el más comúnmente utilizado e incluso el único permitido, al menos por las leyes mexicanas, es el de línea recta (LR). Este método consiste en recuperar el valor del activo en una cantidad que es igual a lo largo de cada uno de los años de vida fiscal, de forma que si se grafica el tiempo contra el valor en libros, esto aparece como una línea recta. Sea: Dt = cargo por depreciación en el año t P = costo inicial o valor de adquisición del activo por depreciar VS = valor de salvamento o valor de venta estimado del activo al final de su vida útil n = Vida útil del activo o vida depreciable esperada del activo o período de recuperación de la inversión. Entonces se puede escribir: P - VS Dt = n Depreciación acelerada La depreciación acelerada consiste en recuperar la inversión original de los activos fijo y diferido, vía fiscal, mediante un porcentaje mayor en los primeros años a partir de la adquisición, lo cual es conveniente para la empresa puesto que contará con mayor disponibilidad de efectivo en los primeros años de operación, período en el que presenta mayores dificultades para crecer y estabilizarse. En México, la SHCP establece: “Con fines de fomento económico se podrá autorizar que se apliquen porcentajes mayores a los señalados en esta ley, previa autorización escrita, que declare las ramas de actividad, las regiones y los activos, que gozarán de estos beneficios, así como señalar los métodos aplicables, los porcentajes máximos y su plazo de vigencia”. La LIRS establece los porcentajes de depreciación para activos fijos y diferido. Aunque no se declara con exactitud el método de depreciación que debe utilizarse se sobreentiende que es el de línea recta. De acuerdo con el mismo criterio de ambigüedad, en la depreciación acelerada no se señala un método específico, el cual lo determinará la autoridad cuando sea necesario. 39
  • 40. Café Internet La Ley del Impuesto Sobre la Renta, establece en los artículos 44 y 45 los porcentajes máximos autorizados para la depreciación de la maquinaria y equipo. Para el caso particular del giro son: • 10 % para equipo • 25 % para vehículos de transporte • 30 % para equipo de computo electrónico • 10 % para mobiliario y equipo de oficina En este caso, la mayoría del equipo goza de la modalidad fiscal de depreciación acelerada o sea de poder asignar un monto para su reposición cada tres años. Aquí es muy importante este punto por los permanentes cambios tecnológicos. Los sistemas de manufactura modernos establecen como esencial para incrementar la competitividad de los bienes industriales, el establecimiento de programas de mantenimiento preventivo y predictivo elaborados con base en el análisis del comportamiento y desempeño de los mismos para evitar cualquier problema de descomposturas. Deberá establecer un programa preventivo de mantenimiento para el equipo de computo. Esto debe llevarse a cabo regularmente y estar atento a las fallas que pueda tener un equipo, pues son muy frecuentes, aún en los equipos modernos. VII. Precauciones especiales con relación al equipo y accesorios respecto a la seguridad y protección de los recursos humanos No se requieren cuidados especiales en este tipo de empresas de seguridad y protección del medio en este giro. Es indispensable cuidar el destino de los desechos, para evitar problemas de contaminación por las tintas, los cartuchos y las envolturas de plástico. 40
  • 41. Café Internet 5. INSTALACIONES: UBICACIÓN Y SERVICIOS AUXILIARES Introducción La selección adecuada de la ubicación es un factor importante para el inicio de cualquier negocio, sobre todo si se trata de una micro o pequeña empresa, ya que el éxito o fracaso de un pequeño negocio depende con frecuencia del sitio que se elija. Este y otros factores relevantes que a continuación se analizan, permiten responder a preguntas como: ¿qué criterios se deben considerar para la selección de la ubicación de una empresa?, ¿cuáles son los factores que inciden en la definición de su tamaño?, ¿cómo lograr una distribución que facilite el flujo de materiales?, ¿qué tipo de restricciones y problemática ambiental presenta este giro?, ¿cómo determinar la conveniencia de comprar o rentar instalaciones?, entre otras. Contenido: I. Criterios para la selección de la ubicación del negocio II. Definición del tamaño de la planta III. Distribución interior de la instalación IV. Problemática ambiental del giro V. Opciones para comprar o arrendar instalaciones existentes 41
  • 42. Café Internet I. Criterios para la selección de la ubicación del negocio Localización La selección de la ubicación del negocio será el resultado de conjugar y evaluar los siguientes factores: Pasos para la elección del sitio de la empresa Existen tres pasos principales, el primer paso es la elección de la región o área general en que la planta se debe localizar, y comúnmente requiere el estudio de cinco factores: • Proximidad al mercado: Se debe tener en consideración la ubicación de los clientes potenciales, así como de los posibles canales de distribución, de tal forma que se puedan disminuir los costos. • Proximidad a los proveedores de insumos: Los proveedores de las materias primas para el proceso de producción, deben estar ubicados lo más cerca posible con el objeto de tener rapidez en las entregas y fletes a costos menores. • Vías de comunicación y disponibilidad de medios de transporte: La región en estudio deberá contar con vías de comunicación (carreteras y ferrocarril) para el adecuado transporte del personal, materias primas y producto terminado; así como con la disponibilidad de empresas transportistas de carga para la entrega del producto. • Servicios públicos y privados idóneos tales como luz, agua, drenaje y combustibles, entre otros: Se deben revisar los servicios públicos y privados que se ofrecen en la zona, en virtud de que las plantas manufactureras requieren usualmente de un suministro importante de agua y fuentes de energía. • Condiciones climáticas favorables: En las micro y pequeñas empresas éste es un elemento importante para evitar el aumento en los costos por energía y contribuir en general a la competitividad de los bienes producidos El segundo paso, es la elección de la comunidad en particular, la que debe contar con: • Mano de obra adecuada en número y tipo de especialidad requerida: Lo anterior con el propósito de que exista perfecta correspondencia entre los requerimientos relativos a la disponibilidad de mano de obra actual y futura de la empresa respecto de la comunidad que se los debe proporcionar. • Escala de salarios que compiten con los pagados por otras compañías de la misma industria, en otra localidad: Las empresas deben de tener bien establecido el rango de sueldos que pueden pagar por actividad desempeñada y aprovechar diferencias respecto a los sueldos de otras empresas del mismo giro en otras comunidades. • Cargas fiscales: Se deberán valorar las cargas fiscales de cada comunidad en estudio, en relación con los impuestos federales y locales, así como aprovechar las exenciones correspondientes, las cuales pueden ser un factor importante en la elección del sitio de instalación de la planta. 42
  • 43. Café Internet • Condiciones de vida de la comunidad: Un factor útil a considerar es lograr el desarrollo que puedan tener los empleados en la comunidad, por lo que deberá identificarse aquélla que cuente con los servicios básicos como son: escuelas, hospitales, mercados, iglesias, entre otros. El tercer paso, es la elección del sitio exacto de localización de la planta en la comunidad favorecida. Esto quiere decir que después de tomar en cuenta todos los puntos anteriores se procederá a la elección del lugar más pertinente. En el caso de que se tenga ubicado o seleccionado un terreno en particular, se deberán considerar los siguientes factores: ubicación, extensión, topografía, posibilidad de ampliaciones, requisitos legales, molestia a terceros, entre otros. Los centros de entretenimiento y los lugares que son más frecuentados por la población en general se consideran como la mejor ubicación , sin embargo existen otros lugares con menor afluencia de gente, pero con una potencialidad de consumo mayor, tales como, los corredores comerciales que se encuentran en casi todas las ciudades del país. Las características propias de este giro nos permiten abarcar una gran proporción de mercado ya que los potenciales consumidores no se encuentran diferenciados en grandes segmentos de mercado, por lo cual la “homogeneidad” del consumidor nos va a permitir desarrollar estrategias muy parecidas para casi toda la población. La cercanía a los centros de trabajo, a los escolares y a los centros turísticos son los sitios más indicados para estos servicios. No debe perderse de vista que los turistas, a veces necesitan verificar su correo o mandar alguna información y este es un modo rápido, amplio (pueden escribir varias páginas) y barato. Elementos a considerar para la ubicación del giro: El aspecto más importante, es la cercanía con los clientes potenciales para estar en posibilidad de crecer y lograr una mayor penetración en el mercado. La mejor ubicación de un giro como este en una ciudad está estrechamente relacionado con los centros de trabajo y con los centros educativos. La población estudiantil es la parte del mercado que consume en mayor medida el servicio de Internet y sobre todo en los rangos de edad de los 17 a los 25 años. Es por ello que resulta muy significativo que la ubicación de la empresa se localice próxima a los centros educativos (Universidades, Colegios). Respecto de la infraestructura de servicios auxiliares que requiere una planta en este giro están: luz, agua, combustibles, teléfono, gasoducto, recolección de basura, bomberos, seguridad, en el recuadro siguiente se señalan las particularidades del caso: Son necesarios los siguientes servicios: • Teléfono • Energía eléctrica 43
  • 44. Café Internet • Agua • Vías de acceso • Drenaje • Seguridad • Recolección de basura II. Definición del tamaño de la planta En la definición del tamaño se deberá considerar las necesidades futuras de la empresa. Para el caso particular de una microempresa se estima que se podría iniciar con un área de 90 m2. La pequeña empresa requiere del espacio suficiente para el mobiliario y equipo de computo, entre otros, por lo que se deberá contar con un área de 130 m2. El espacio del inmueble debe de acoplarse a los requerimientos de comodidad y seguridad que la Ley y el consumidor demandan. Las variaciones del espacio se van a determinar por el número de máquinas (computadoras) que se deseen colocar, pero además los espacios pertinentes al área administrativa y servicios. Un aspecto fundamental en la ubicación y establecimiento de la empresa es el que se refiere a la ventilación del mismo, así como un factor luminosidad que se ve reflejado en los costos y que debe evitar los reflejos sobre los monitores y por otra parte la exposición del mobiliario de la empresa que deben ser cómodos y presentable. A continuación se señala una relación de las instalaciones necesarias para una pequeña empresa en este giro y se presenta un bosquejo general de su distribución interna: • Áreas administrativas • Espacio de recepción • Área de cómputo • Baños 44
  • 45. Café Internet III Distribución interna de las instalaciones de la planta Distribución interna de las instalaciones de la planta BODEGA BAÑOS H - M AREA DE REVISTAS Y EQUIPO DE CÓMPUTO ARE A AREA DE DE RE GIS CÓMPUTO La inversión inicial considerando los conceptos de terreno, construcciones e instalación de servicios se muestra en el recuadro adjunto. Los montos señalados son sólo indicativos, variando significativamente por región, ciudad y localización en particular. Dentro de los rubros de inversión no se considera el capital de trabajo necesario que dependerá del nivel de operaciones previsto para la empresa. • Terreno: $200,000 • Construcciones: $240,000 Nota: Los valores consignados corresponden al primer semestre de 2000. Se considera un valor aproximado para el terreno de $350 por m2. 45
  • 46. Café Internet IV. Problemática ambiental del giro Para iniciar la operación de la empresa se debe contar con licencia de funcionamiento y uso del suelo. V. Opciones para comprar o arrendar instalaciones existentes Es necesario evaluar desde el punto de vista financiero las opciones de arrendar respecto a comprar. Para ello será conveniente verificar el valor actual de comprar frente al valor actual de arrendar. Para realizar nuestro análisis se tomará en consideración los pagos involucrados en cada una de las opciones, la vida útil de nuestras instalaciones y el costo de oportunidad del capital. La decisión de rentar o comprar puede variar de acuerdo al giro y a las instalaciones involucradas. El modelo financiero de evaluación se presenta en los Anexos. Además, cabe considerar que para la prestación de este servicio la ubicación juega un papel fundamental sobre todo si se trata de áreas comerciales o con gran afluencia de gente. Por lo que resultaría muy costoso el comprar el local en un primer momento, sin saber si las ganancias esperadas pueden solventar en un futuro esa inversión 46
  • 47. Café Internet 6. PERSONAL, ESTRUCTURA, ORGANIZACIÓN, DIRECCIÓN Y CONTROL Introducción En el presente capítulo se concretan y describen temas que permiten a cualquier empresario dar solución a las siguientes interrogantes: ¿qué funciones desempeña el propietario en la micro y pequeña empresa?, ¿cuáles son las actividades fundamentales de toda empresa?, ¿cómo se definen los puestos necesarios para su operación?, ¿cómo se establece un procedimiento efectivo de contratación?, ¿qué tipos de estructuras organizacionales existen y cómo elegir la más adecuada?, ¿cómo se elabora y qué debe contener un manual de organización?, ¿cuál es el marco normativo que rige las relaciones de trabajo?, ¿cómo elaborar un programa efectivo y eficiente de capacitación?, ¿cómo es el proceso administrativo en una empresa?, entre otras. Contenido: I. La estructura II. La dirección y el liderazgo III. La administración IV. Definición de funciones V. Proceso administrativo • Planeación • Organización • Dirección •Control VI Procedimiento de contratación de personal VII. Marco normativo laboral •Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos •Ley Federal del Trabajo •Ley del Seguro Social •Ley del Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores •Ley de Sistemas de Ahorro para el Retiro VIII. Necesidades de Personal XI. Proceso de capacitación del personal 47
  • 48. Café Internet I. La estructura Todas las personas que participan en una empresa deben tener una o varias funciones específicas que cumplir y, en conjunto, sus actividades han de lograrse con armonía, de lo contrario la misión de la empresa no podrá alcanzarse. Saber cómo está organizada la empresa y cuál es el papel a desempeñar por cada uno de los integrantes permite llegar con éxito a las metas propuestas, por ello, la organización de la estructura de la empresa, al igual que la descripción de las funciones de cada puesto son dos elementos indispensables para coordinar todo el proyecto. La definición de una estructura organizacional dentro de una empresa nos va a ayudar a resolver las siguientes interrogantes: ¿Cómo se va a dividir el trabajo? ¿Cuáles son los niveles de administración? ¿Cómo se agrupan y se interrelacionan los distintos segmentos que integran la empresa? ¿Cuáles son los procesos que debe realizar la empresa? ¿Qué características tiene cada puesto? ¿Qué perfil necesita cada puesto? El proceso de organización pasa por cinco etapas que constituyen un ciclo que se renueva en todo o por partes, pues es también una actividad dinámica. 1 Detallar el trabajo División del trabajo Combinación de tareas Coordinación del trabajo Seguimiento y reorganización 1 Sérvulo Anzola Rojas, Administración de pequeñas empresas, Edit. Mc. Graw Hill, México, 1999, p.54 48
  • 49. Café Internet En los niveles de combinación de tareas y de coordinación de trabajo se presentan los organigramas que, de modo gráfico muestran el orden y la jerarquía dentro de la empresa. Visto lo anterior, la estructura organizacional busca repartir de manera adecuada las actividades y responsabilidades de cada trabajador, empleado o funcionario, a quienes respectivamente les corresponde un puesto, con el fin facilitar el cumplimiento del proyecto, mediante la labor en equipo y una coordinación entre ellos. Normalmente una empresa consta de cuatro áreas funcionales: • Ventas • Producción • Personal y • Finanzas Las ventas son el elemento motor de la empresa, pues de ahí se derivan los ingresos que le dan la posibilidad de subsistir. En este punto se deben tener presentes el producto, la plaza, la promoción y el precio. En la producción se transforman las materias primas en bienes finales, o bien es donde se lleva a cabo las actividades que se van a ofrecer como servicios. Para ello se deben considerar la ubicación o localización de la planta, del taller o del negocio, se define el tamaño se determinan los requerimientos de maquinaria equipo y materias primas, se define la manera como se van a elaborar los productos o los servicios y el lugar y modo de almacenarlos. El área de personal es la que se ocupa de coordinar la situación de las personas en su convivencia con la empresa y por eso se encarga de seleccionar y reclutar a los empleados, inducirlos, esto es entrenarlos para cumplir con las labores que se le encomienden, capacitarlos y motivarlos. Así mismo, se encarga de las remuneraciones y prestaciones, de los incentivos y recompensas al igual que de los riesgos y accidentes que pudieren surgir. Finalmente, las finanzas tiene a su cargo el manejo de los recursos financieros del negocio. Deben por ello velar por la obtención oportuna de los montos requeridos por la empresa, en especial para poder alcanzar a tiempo los planes definidos, tratar con los bancos y las entidades financieras, eventualmente con los acreedores y deudores, así como organizar los estados contables de la empresa. Existen tres tipos de estructuras organizacionales básicas que son: 1. Lineal. La organización lineal se fundamenta más en la autoridad y la responsabilidad que en la naturaleza de las habilidades, y se ejerce cuando la autoridad procede directamente de un nivel superior y donde cada subordinado es responsable sólo ante su superior jerárquico; es decir, siempre hay un supervisor que con autoridad dirige a un subordinado y continúa el mando por escalas ininterrumpidas. Este tipo de estructura presenta las siguientes ventajas y desventajas: 49
  • 50. Café Internet Ventajas Desventajas • Es sencilla y clara • Se carece de especialización • Se logra una disciplina laboral • Es poco flexible para futuras expansiones • Se facilita la rapidez de acción • Es difícil capacitar a un jefe en todos los • No hay conflicto de autoridad ni fuga de aspectos que debe coordinar responsabilidad • Los jefes siempre están saturados de trabajo, • Es más fácil y útil en la micro empresa sobre todo de detalles • La organización descansa en personas y al perderse una de éstas se producen trastornos administrativos. Ejemplo de estructura lineal: Gerente o Propietario Hornero de cocción Mezclador Estibador Chofer 2. Funcional. Se basa en la naturaleza de las actividades a realizar y se organiza específicamente por departamentos o secciones, de acuerdo con los principios de la división del trabajo de las labores de una empresa, y aprovecha la preparación y las aptitudes profesionales del personal en donde puedan lograr mayor rendimiento. La organización funcional se aplica particularmente en pequeñas, medianas y grandes empresas, donde al frente de cada departamento está un jefe que tiene a su cargo una función determinada y como superior de todos los jefes está un director o gerente que coordina las tareas de aquéllos conforme a la concepción y propósitos de la empresa. Ventajas Desventajas • Aumenta la capacidad y eficiencia de los • Dificulta definir la autoridad y responsabilidad jefes por la especialización. de cada jefe en los aspectos que no son • Permite separar las actividades en sus comunes. elementos más simples. • Se duplica el mando y genera la fuga de • Existe la posibilidad de rápida adaptación en responsabilidad. casos de cambios en los procesos. • Se reduce la iniciativa para acciones comunes. • Existen quebrantamientos de disciplina y numerosos conflictos. 50
  • 51. Café Internet Ejemplo de estructura funcional: GERENCIA DEPTO. DE PRODUCCION DEPTO. CONTA BILIDA D DEPTO. PERSONA L Preparado y mezclado Fact uración A dminist ración del Labrado Cuent as por pagar personal Horneado Cuent as por cobrar Nóminas A cabado 3. Línea y asesoría. Este tipo de organización es lineal, en cuanto que cada uno de los trabajadores, empleados y vendedores rinden cuentas a un solo supervisor en cada caso, con la modalidad de que en la organización de línea y asesoría existen especialistas que hacen las veces de asesores de la dirección en aspectos concretos y determinados. Esto no debe confundirse con que la autoridad se comparta, puesto que la función de los asesores es exclusivamente aportar sus consejos u opiniones, sin dar órdenes, ya que éstas provienen de línea. Este tipo de organización trata de aprovechar las ventajas y evitar las desventajas de las anteriores estructuras. Ventajas Desventajas • Está basado en la especialización planeada. • Puede haber confusión en las líneas de mando con relación a la posición de los • Proporciona conocimientos especializados a asesores y los supervisores de línea, a la dirección y a los jefes. menos que los organigramas y el manual de organización indiquen las funciones. • Permite los ascensos al personal capaz, pues tiende a abrir espacios a puestos de • La efectividad de los asesores pueden no responsabilidad. rendir frutos por falta de apoyo en la instrumentación de sus recomendaciones. • Aumenta la eficiencia en las operaciones, lo cual compensa el incremento de los costos • Puede existir falta de capacidad para ocasionados por las asesorías. comprender los puntos de vista de los asesores y causar conflictos. • El diseño de la organización requiere de habilidad. 51
  • 52. Café Internet Ejemplo de este estructura de línea y asesoría: DIRECCIÓN Asesoría General VENTAS PRODUCCIÓN PERSONAL FINANZAS Asesoría Asesoría Asesoría Asesoría Ventas Técnica Laboral Finanzas Gerencia Gerencia de Gerencia Gerencia de de Ventas Producción de Personal Finanzas Supervisor Jefe de Subgerencia Subgerencia de zona producción de personal contabilidad VENDEDOR Tornero Analista Auxiliar En el caso de una mediana empresa de servicio de Café Internet, la estructura que se puede dar, en un principio, es la siguiente: Director General Gerente de Cocinero Sistemas Encargado de Mesero Ayudante áreas técnicas 52
  • 53. Café Internet II. La dirección y el liderazgo. Uno de los activos más importantes de las empresas lo constituyen las personas y en especial quienes las dirigen. En su desempeño, la dirección se puede ejercer de diversas maneras, pero cada una de ellas es apropiada para diferentes casos, de tal manera que el empresario habrá de escoger aquel modo de dirigir que mejor le funcione, pues se trata de alcanzar los objetivos por medio de las personas que colaboran en la empresa. El papel del dirigente consiste en tres actividades simultáneas que deben captar los colaboradores: el liderazgo, la comunicación y la motivación. El liderazgo consiste en la capacidad de convencer a los demás de buscar alcanzar con interés personal los propósitos definidos para el conjunto. Se trata de ese don especial, firme y humano para inducir a las demás personas a cumplir sus indicaciones. Existen tres tipos de líderes: los indiferentes, los autoritarios y los democráticos. El líder indiferente no orienta y deja que sus subordinados enfrenten como puedan las distintas circunstancias, con ello evitan el ejercicio del poder y dejan la determinación de las metas en manos del grupo de trabajo. Se caracteriza además por su ausencia frente a los demás, de modo tal que su participación es casi nula. Este tipo de dirección se puede dar en comunidades académicas, o de tipo similar, en donde el grado de especialización de los integrantes es muy elevado y tienen claras sus responsabilidades, por lo cual no se requiere de una constante orientación. El líder autoritario toma las decisiones solo y centraliza el poder. Define las actividades y ordena que se cumplan. Esto implica una sensación de explotación por parte de los empleados y trabajadores, lo cual ocasiona desagrado y un ambiente difícil. No obstante, es indicado para el manejo de empleados con poca competencia cuya función es obedecer órdenes de las cuales se puede tener un buen control. Así mismo, esta situación le permite la toma de decisiones rápida, pues depende de una sola persona. El líder democrático se caracteriza por descentralizar la autoridad, con ello toma en consideración la opinión de los empleados y entre todos llegan a un acuerdo. En ese ambiente, hay un mayor conocimiento de las circunstancias que privan dentro de la empresa, pueden contribuir todos con aportaciones e ideas y permite una mayor cohesión del grupo. Tiene como aspecto inconveniente la lentitud en la toma de decisiones, ocasionada por la dificultad para integrar la diversidad de opiniones. Por su parte, la comunicación desempeña un papel importante en las empresas, pues es el medio por el cual fluyen las ideas, los datos, las informaciones y las órdenes. Implica tres instancias, a saber un transmisor (quien manda un mensaje) un medio (el conducto por el cual se transmite) y un receptor (quien recibe la información). 53
  • 54. Café Internet Dentro de una empresa, el flujo de la comunicación es muy importante, pues es indispensable que las indicaciones y las órdenes sean precisas. Esto es, que el emisor sepa con nitidez qué es lo que pide u ordena. En una segunda instancia, el medio debe ser claro. No se deben transmitir documentos confusos, ni exponer anuncios abstractos o imprecisos, ni utilizar un medio que distorsione la voz o la imagen. Los vehículos de información deben funcionar adecuadamente y los contenidos de la información, órdenes, escritos, boletines, memoranda, revistas o periódicos murales, requieren ser sencillos y precisos para no prestarse a una mala interpretación. Finalmente, el receptor debe obtener, sin vacilación, un mensaje concreto y claro para responder en consecuencia y actuar según lo indicado, lo cual constituye la respuesta al mensaje original. Con ello se cierra el ciclo de la comunicación, cuando ha funcionado adecuadamente, de lo contrario se debe corregir algún procedimiento, en cualquiera de las tres instancias. Un aspecto importante dentro de la empresa es el relativo a la motivación, que según Maslow se obtiene a través de la satisfacción de las cinco necesidades principales del individuo que las clasifica de la siguiente manera: 1. Necesidades fisiológicas que se pueden satisfacer con recursos económicos. 2. Necesidades de seguridad, igualmente satisfechas con los mismos medios. 3. Necesidades de pertenencia que se satisfacen con actividades deportivas, sociales y culturales. 4. Necesidades de status se pueden satisfacer con reconocimiento a los buenos trabajos, hacer sentir importante al trabajador y tomar en cuenta sus sugerencias. 5. Necesidades de autorrealización que se pueden alcanzar mediante el progreso a los puestos más difíciles. Desde el punto de vista de la importancia de estas necesidades se colocan de la siguiente manera2: 5. Necesidades de autorrealización (realizar su propio potencial y aprender más sobre el trabajo). 4. Necesidades de status Sentirse importante y que Los demás se lo reconozcan. 3. Necesidades de pertenencia social (Ser parte del grupo donde se trabaja, tener amigos dentro de la empresa). 2. Necesidades de seguridad (contar con seguro social, con programa de jubilación y seguridad en el trabajo). 2 Op.Cit, Anzola, p 79 54
  • 55. Café Internet 1. Necesidades fisiológicas (salario suficiente para garantizar ropa, comida, vivienda, etc.) III. La administración. Como hemos visto, el funcionamiento de una empresa implica un gran número de actividades distintas, unas relacionadas con el proceso productivo para la elaboración de los productos o servicios, las relativas a los manejos financieros, las vinculadas con las ventas y los cobros, y las referentes a personas, entre otras. Manejar coordinadamente todas estas actividades requiere conocimientos y habilidades y esto es lo que se conoce como Administración. La administración se da dentro de un ciclo que obedece al proceso administrativo el cual se renueva periódicamente y consta de cuatro partes fundamentales: • La planeación • La organización • La dirección • El control La planeación tiene como objetivo fijar los propósitos de la empresa en las cuatro áreas funcionales, con ello también se determinan los recursos necesarios para alcanzar dichos objetivos. Se cuantifican así, los talleres, los equipos y las máquinas necesarios para el logro de esas metas, al igual que la cantidad de personas correspondientes, con sus respectivas características y sueldos. La organización se refiere al orden en que deben ejecutarse los trabajos para el buen funcionamiento de la empresa, esto es definir perfectamente las actividades y tiempos en que deben realizarse y los niveles de mando para el cumplimiento de las órdenes con el fin de realizar armónicamente las tareas. La dirección se encarga de poner en operación los trabajos con el fin de alcanzar los proyectos de la empresa. Su labor consiste en coordinar, aunque muchas veces se incorpora y participa en las áreas del negocio, sin embargo debe delegar esas funciones cuando la empresa empieza a crecer. El control, es la verificación del cumplimiento de las metas propuestas y de los desempeños, los cuales deben corresponden a los estándares esperados o conocidos. IV. La definición de funciones Organigramas Un organigrama representa en forma gráfica las principales funciones y líneas de autoridad de una empresa en un momento dado. Existen diversos criterios para fijar el nombre con que se designan las gráficas en las que se representa la estructura de un organismo social. 55
  • 56. Café Internet Pasos para elaborar un organigrama: 1. Elaborar una lista de funciones y subfunciones probables; 2. Compararla con una lista de comprobación; 3. Preparar cuadros o plantillas, y 4. Diseñar el organigrama. Todo organigrama debe contener los siguientes datos: título o descripción condensada de las actividades, fecha de formulación, nombre del responsable de elaboración, aprobación, explicación de líneas y símbolos especiales. Los organigramas pueden ser clasificados en tres tipos, de acuerdo con su: a) Contenido • Estructurales. Tiene por objeto la representación de los órganos que integran el organismo social. • Funcionales. Indican en el cuerpo de la gráfica, además de los órganos, las funciones principales que éstos realizan. • De integración de puestos. Señalan en cada órgano, los diferentes puestos establecidos, así como el número de puestos existentes y requeridos. b) Ambito de aplicación • Generales. Representan sólo a los órganos principales de la empresa y sus interrelaciones. • Específicos. Ofrecen mayor detalle sobre determinados aspectos de la organización de una unidad o área de la empresa. c) Presentación • Vertical. Es el que muestra la jerarquía orgánica en sus diferentes niveles desde el más alto hasta el más bajo • Horizontal. Se aprecia y se interpreta de izquierda a derecha más bien que de arriba hacia abajo. • Mixtos. Se representa la estructura de una empresa utilizando combinaciones verticales y horizontales. • De bloque. Tienen la particularidad de representar un mayor número de unidades en espacios reducidos. • Circular. Se sitúa al ejecutivo en el centro de un círculo con líneas horizontales de la gráfica vertical, formando una serie de círculos concéntricos alrededor del ejecutivo jefe. Ejemplos de organigramas de acuerdo a su clasificación se presentan en los anexos de esta guía. Manual de organización Un manual de organización complementa con más detalle la información que bosqueja un organigrama. Los manuales de organización exponen la estructura de la empresa; señalan los puestos y las interrelaciones que existen entre ellos; explican la estructura funcional, los grados de autoridad y responsabilidad, los canales de comunicación, y coordinación y las actividades de los órganos de la empresa. El manual, preparado adecuadamente, ofrece información completa sobre los asuntos correspondientes a cada puesto; permite conocer y entender mejor los requisitos, las limitaciones, y las relaciones entre unos y otros elementos del mismo puesto con los demás de la empresa. 56
  • 57. Café Internet Tipos de manuales de organización: a) Manuales generales de organización. Son aquéllos que abarcan toda la empresa. b) Manuales específicos. Son los que se ocupan de una función o unidad administrativa en particular. El contenido de los manuales de organización varía en forma amplia; sin embargo, hay dos herramientas de análisis organizacional que se incluyen en casi todos los manuales, las descripciones de puestos y los organigramas. La combinación de estos instrumentos muestra las líneas de autoridad y obligación, las principales funciones de cada puesto, las responsabilidades y autoridad para cada puesto y las interrelaciones primordiales entre las posiciones clave. Además los manuales de organización suelen incluir la enunciación del o los objetivos de la empresa. Entre los puntos más importantes que contiene un manual de organización se encuentran: • Presentación o identificación • Indice o contenido • Prólogo o introducción • Directorio • Antecedentes históricos • Objetivo • Estructura orgánica • Organigrama • Estructura funcional Asimismo, es conveniente analizar en detalle los siguientes aspectos: • Conocer y entender los objetivos de la empresa para que su estructura refleje los objetivos que se pretenden alcanzar. • Realizar el agrupamiento de funciones de acuerdo a las actividades principales de la empresa. El diseño de la organización de la micro y pequeña empresa es proyectada en la mayoría de los casos por el propio empresario. Aun cuando algunos empresarios pueden solicitar ayuda de expertos, éstos por lo general deben tomar las principales decisiones a partir de la estructuración de la empresa. El diseño de la organización tiene como principal finalidad la eficiencia y humanización de las relaciones. Mayor racionalidad, rentabilidad, estabilidad y flexibilidad para los propietarios. Como resultado de la interacción de diversas fuerzas, algunas empresas sufren cambios estructurales un tanto frecuentes, por lo que el avance a estructuras dinámicas y flexibles es una tendencia en las empresas de hoy en día. V. Proceso administrativo de una empresa. Los componentes esenciales que constituyen las principales etapas del proceso administrativo en una empresa son: planeación, organización, dirección y control. 57
  • 58. Café Internet Planeación La función de la planeación busca influir en el futuro, tomando acciones predeterminadas y lógicas en el presente, por lo que representan la esencia de una operación efectiva. Las actividades básicas que involucra la planeación son: Elaboración de la planeación prospectiva, determinación de objetivos y metas generales y particulares para cada área, preparación de métodos, estrategia, opciones, políticas y procedimientos, formulación de programas y presupuestos, que contribuyan a alcanzar los objetivos y metas trazadas a corto y largo plazo. El proceso de planeación prospectiva contempla cuatro etapas dentro de su marco metodológico que son: 1. Normativa. En esta etapa se plantean dos situaciones; el tipo de futuro que se desea y la definición de la situación de la empresa si se continúase en la misma dirección actual. 2. Definicional. Conocimiento de la situación actual de la empresa, sus principales características y sus interacciones internas y externas. 3. Confrontación estratégica y factibilidad. Con base en el futuro deseable seleccionado y la identificación de la trayectoria construida a partir de la realidad actual, se procede a contrastar ambos polos, con el objeto de conocer y analizar la distancia entre ambos. 4. Convergencia. Determinación de los puntos de convergencia entre el futuro deseado y la situación actual, y definición de la orientación global para que el futuro de la empresa sea alcanzable. Organización La organización contribuye a ordenar los medios para hacer que los recursos humanos trabajen unidos en forma efectiva hacia el logro de los objetivos generales y específicos de la empresa. La organización conlleva una estructura que debe considerarse como un marco que encierra e integra las diversas funciones de la empresa de acuerdo con un modelo que sugiere orden, arreglo y relación armónica. La planeación y la organización son funciones mediante las cuales no se logra materialmente el objetivo; sino que ponen en orden los esfuerzos y formulan la estructura adecuada y la posición relativa a las actividades que la empresa habrá de desarrollar. La organización relaciona entre sí las actividades necesarias y asigna responsabilidades a quienes deben desempeñarlas. Las actividades básicas relativas a la función de organización son: Asignación de recursos (humanos, financieros, materiales); actividades (cómo); responsables (quién); tiempos (cuándo); determinación de grados de especialización y división del trabajo (comercialización, producción, compras, personal); establecimiento de jerarquías (relaciones de autoridad y responsabilidad); asignación de funciones; determinación de tramos de control; diseño de la estructura organizacional; elaboración de manuales de organización, políticas y procedimientos, entre otros. Dirección La función de dirección tiene como propósito fundamental impulsar, coordinar y vigilar las acciones de cada miembro y grupo que integran la empresa, con el fin de que dichas actividades en conjunto se lleven a cabo conforme a los planes establecidos. Esta función comprende las siguientes etapas: 58
  • 59. Café Internet Autoridad. Forma en que se delega y se ejercen las acciones durante el desarrollo de las actividades y búsqueda de los objetivos y metas planeadas. Comunicación. Forma en que se establecen los canales de comunicación y fluye la comunicación al interior y exterior de la empresa. Supervisión. Verificar que las actividades se lleven a cabo conforme se planeó y ordenó. Las actividades básicas que comprenden la función de dirección son: Determinación de lo que debe hacerse (planeación), establecimiento de cómo se deberán llevar a cabo las actividades de la empresa (organización), vigilar lo que debe hacerse (control). Control El proceso de control contribuye a asegurar que se alcancen los objetivos en los plazos establecidos y con los recursos planeados, proporcionando a la empresa la medida de la desviación que los resultados puedan tener respecto a lo planeado. Dicho proceso de control consta de cuatro pasos básicos: 1. Señalar niveles medios de cumplimiento; establecer niveles aceptables de producción de los trabajadores, tales como cuotas mensuales de producción para los operarios y ventas para los vendedores. 2. Verificar el desempeño a intervalos regulares (día, semana, mes). 3. Determinar si existe alguna variación de los niveles medios reales respecto a los establecidos. 4. Si existiera una variación, tomar medidas correctivas, tales como un entrenamiento o mayor instrucción. Si no existe ninguna variación, continuar con la actividad. Las actividades básicas que comprende el proceso de control son: Establecimiento de indicadores y estándares de control (ventas, costos, productividad, competitividad, calidad); medir y juzgar lo que se ha realizado (análisis de datos estadísticos, informes contables, informes de producción); comparar lo realizado contra lo planeado para definir si existen diferencias (evaluación del funcionamiento, inspección y localización de fallas), y establecer medidas correctivas (ajustes para alcanzar lo planeado). Con el paso de los años se han desarrollado mejores métodos de control, dirección y administración de las empresas. Algunas de las herramientas que están utilizando las empresas para mejorar su desempeño son: • Administración de la Calidad Total • Reingeniería de Procesos de Negocios Estas dos herramientas contienen una fuerte orientación hacia los procesos. Ello implica la búsqueda por: • Mejorar la calidad del producto. • Reducir el tiempo del ciclo de producción. • Reducir los costos. La administración de la calidad total tiene un enfoque tendiente a crear: • Un clima armónico para hacer bien las cosas correctamente desde la primera vez. • Prevenir la generación de errores en lugar de su corrección. • Crear una cultura de servicio al cliente. 59
  • 60. Café Internet • Reducir los costos de calidad relativos a cumplimiento (prevención y evaluación) y por incumplimiento (por fallas internas y externas). La reingeniería de procesos de negocios, es un enfoque sistemático para mejorar radicalmente los procesos fundamentales que agregan valor. Estos procesos se refieren a los de naturaleza estratégica que son importantes e indispensables para el cumplimiento de los objetivos, metas y para alcanzar un mayor nivel competitivo. La reingeniería de procesos es el medio por el cual una empresa puede lograr cambios radicales en su desempeño, en los métodos de trabajo, medido en costos, tiempo de servicio y calidad, mediante el análisis de diagramas de flujo de proceso y otros métodos aplicados en la ingeniería industrial. Esta técnica comprende cinco etapas básicas que son: • Preparación. Desarrollo de un consenso ejecutivo sobre las metas y objetivos que se pretenden alcanzar. • Identificación. Desarrollo de un modelo de negocio orientado al consumidor en los procesos fundamentales de valor estratégico. • Visión. Búsqueda de oportunidades de avance decisivo en los procesos. • Soluciones. Establecimiento de resultados para la implantación de las percepciones por medio del diseño social que organiza y estructura los recursos humanos necesarios que tendrán a su cargo el proceso rediseñado. • Transformación. Ejecución de las visiones del proceso, implantando versiones piloto y de plena producción. Un factor fundamental para llevar a cabo con éxito la reingeniería de procesos es la motivación del personal de la empresa para que se comprometa en esta acción de cambio radical, ya que no se trata de un enfoque parcial ni vertical, sino de un cambio profundo y participativo. VI. Procedimiento de contratación del personal El activo más valioso de cualquier empresa está constituido por su propio personal. Este hecho se comprueba cuando uno se percata de que las actividades de todo negocio deben ser realizadas por sus empleados. El propietario de un negocio necesita estar consciente de este asunto. Las medianas y grandes empresas, gracias a sus amplios recursos financieros, utilizan especialistas que desarrollan las funciones de administración del personal de la empresa. No obstante, el pequeño empresario tiene a su disposición recursos financieros limitados. Por lo tanto, casi nunca se emplea un especialista en administración de personal. En lugar de esto, el empresario maneja todas las actividades del personal o las delega a un empleado quien las realiza además de sus tareas normales. A pesar de que la administración de personal no es una actividad de tiempo completo dentro de una pequeña empresa, no deja de tener gran importancia. De hecho el pequeño empresario deberá dedicar gran parte de su energía para que la administración de personal se realice con efectividad. El propósito de la administración de personal consiste en contratar y colocar a la gente en los puestos para los que se encuentran en verdad calificados. Las actividades que conforman el proceso de administración de personal inician cuando se presenta una vacante o se crea un nuevo puesto. Antes de 60
  • 61. Café Internet cubrir dicha vacante, se deberán desarrollar las siguientes actividades: definición del puesto, reclutamiento de los empleados, selección y contratación. VII. Marco normativo laboral El marco normativo laboral tiene por objeto regular las relaciones de trabajo entre patrones y trabajadores a través del contrato de trabajo, en donde se establecen los procedimientos que son obligatorios de acuerdo a las siguientes leyes: Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Establece en su artículo 123, apartado A que “El Congreso de la Unión deberá expedir leyes sobre el trabajo, las cuales regirán: A. Entre los obreros, jornaleros, empleados, domésticos, artesanos, y de una manera general, todo contrato de trabajo”. Ley Federal del Trabajo Con base en estos preceptos, la Ley Federal del Trabajo establece los principios mínimos por los cuales se regirán las relaciones de trabajo. Estos principios se refieren a: 1. Relaciones individuales de trabajo • Duración de las relaciones de trabajo • Suspensión de los efectos de las relaciones de trabajo • Rescisión de las relaciones de trabajo • Terminación de las relaciones de trabajo 2. Condiciones de trabajo • Jornada de trabajo • Días de descanso • Vacaciones • Salario • Salario mínimo • Normas protectoras y privilegios del salario • Participación de los trabajadores en las utilidades de la empresa 3. Derechos y obligaciones de los trabajadores y de los patrones • Obligaciones de los patrones • Obligaciones de los trabajadores • De la capacitación y adiestramiento de los trabajadores 4. Trabajo de las mujeres 5. Trabajo de los menores 6. Trabajos especiales • Trabajadores de confianza 7. Relaciones colectivas de trabajo • Coaliciones 61
  • 62. Café Internet • Sindicatos, federaciones y confederaciones • Contrato colectivo de trabajo • Contrato-ley • Reglamento interior de trabajo 8. Huelgas 9. Riesgos de trabajo 10.Autoridades del trabajo y servicios sociales Esta ley presume la existencia del contrato y de la relación de trabajo entre la persona que presta un servicio personal y el que lo recibe, por lo que, la falta de un contrato por escrito no priva al trabajador de los derechos que deriven de las normas de trabajo y de los servicios prestados, puesto que la ley imputa al patrón la falta de tal formalidad. Por otro lado, si no se determina el servicio o servicios que deba prestar el trabajador, éste quedará obligado sólo a desempeñar el trabajo que sea del mismo género de los que formen el objeto de la empresa; sin embargo, las condiciones de trabajo ya se encuentran definidas en los contratos colectivos aplicables y por disposición expresa de la ley, ésta predominará sobre el contrato individual de trabajo. También por disposición expresa de la ley, los empleados de confianza no pueden pertenecer a los sindicatos, siempre y en todo caso, deberá firmarse con éstos un contrato individual de trabajo. El contrato de trabajo constituye una necesidad de carácter administrativo, tanto para el trabajador como para la empresa. Para el trabajador representa un documento que le otorga certeza respecto de: • Sus obligaciones particulares: lugar, tiempo y modo de la prestación del servicio. • La contraprestación que recibe por su trabajo: salario, descansos, vacaciones, retribuciones complementarias, entre otras; • Su estabilidad relativa en el empleo. Para la empresa: • Porque le facilita exigir al trabajador el cumplimiento de sus obligaciones, sobre todo si se hace parte integrante del mismo el análisis del puesto o, cuando menos, su descripción. • Porque le permite resolver con seguridad cualquier disputa sobre la manera concreta de desarrollar el trabajo. • Porque constituye un elemento indispensable como prueba, al estar firmado por el trabajador, en posibles conflictos laborales. Las relaciones individuales de trabajo pueden ser: 1. Por tiempo indeterminado. Constituye la regla general en las relaciones laborales, donde una persona se obliga a prestar a otra un trabajo subordinado y continuo que constituya para la empresa una necesidad permanente, mediante el pago de un salario. 2. Por tiempo determinado. La relación de trabajo por tiempo determinado puede ser de dos tipos: Eventual. Aquella relación por la cual una persona se obliga a prestar a otra un trabajo personal subordinado, que constituya, para la empresa una actividad extraordinaria y accidental, mediante el pago de un salario. 62
  • 63. Café Internet Temporal. Es aquella relación por la cual una persona se obliga a prestar a otra un trabajo personal subordinado que constituya para la empresa una necesidad permanente, limitada por el tiempo, por la naturaleza del servicio o por la índole del trabajo, mediante el pago de un salario. Este tipo de contratos puede adoptar a su vez las siguientes formas: • Contrato por obra determinada. Es el documento individual de trabajo por tiempo determinado cuya duración está sujeta a la terminación de la obra que estipula el mismo. • Contrato a precio alzado. Es el documento individual de trabajo por tiempo determinado, en el que la remuneración es global por la obra material del mismo. Los contratos temporales se prorrogarán a su vencimiento por todo el tiempo que sea necesario, mientras subsistan las necesidades que le dieron origen. En el caso de los vendedores, se puede establecer un contrato en el que se estipule un componente salarial base que asegure la permanencia del vendedor en la empresa, y un componente por comisión que represente un incentivo adicional para que mejore su desempeño. La división de porcentajes utilizados con mayor frecuencia son los que corresponden al 60% de salario base y 40% a comisiones. Habitualmente los contratos de trabajo se establecen bajo el régimen de contrato indeterminado. En el caso de tener más de 20 empleados se recomienda contar con un contrato colectivo de trabajo. Las relaciones colectivas de trabajo están establecidas en el Título Séptimo de la Ley Federal del Trabajo, donde se reconoce el derecho de los trabajadores y patrones a asociarse para el mejoramiento y defensa de sus intereses, y señala que: “El patrón que emplee trabajadores miembros de un sindicato tendrá la obligación de celebrar con éste, cuando lo solicite, un contrato colectivo”. Por otra parte, el Reglamento interior de trabajo define el conjunto de disposiciones obligatorias para trabajadores y patrones en el desarrollo de los trabajos en una empresa, dentro de las que destacan: • Horas de entrada y salida. • Lugar y momento donde se inicia la jornada. • Días y horas para realizar la limpieza. • Días y lugares de pago. • Normas para el uso de asientos y sillas. • Normas para prevenir los riesgos de trabajo. • Labores insalubres y peligrosas que no deben desempeñar los menores. • Permisos y licencias. • Todas las disposiciones disciplinarias y su forma de aplicación. • Todas las normas necesarias por la naturaleza de cada empresa para conseguir la mayor seguridad en el desarrollo del trabajo. Ley del Seguro Social Ésta ley establece en su Título Segundo del Régimen Obligatorio, las personas que son sujeto de aseguramiento del régimen obligatorio, mismo que comprende: • Riesgos de trabajo • Enfermedades y maternidad • Invalidez y vida • Retiro, cesantía en edad avanzada y vejez 63
  • 64. Café Internet • Guarderías y prestaciones sociales También establece las obligaciones de los patrones referentes a su registro como tal, e inscripción de los trabajadores al IMSS, información de sus altas y bajas, modificaciones de salario y demás datos, conforme a las disposiciones de la Ley del Seguro Social y sus reglamentos. Secretaría del Trabajo y Previsión Social Todos los negocios deben cumplir con el Reglamento Federal de Seguridad, Higiene y Medio Ambiente de Trabajo y Normas Relativas que se presentan en el capítulo sobre Instalaciones: Ubicación y Servicios Auxiliares, y en los Anexos de este documento. Ley del Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores Establece en su artículo 29, las obligaciones de los patrones, para inscribirse e inscribir a sus trabajadores en el instituto, a determinar el monto y efectuar el pago de las aportaciones por el cinco por ciento sobre el salario de los trabajadores a su servicio; así como proporcionar la información relativa a cada trabajador conforme lo señala ésta ley, y en los términos de la ley de los Sistemas de Ahorro para el Retiro y su reglamento. Ley de Sistemas de Ahorro para el Retiro Con la creación del SAR se estableció una nueva prestación obligatoria para los trabajadores que consiste en el 2% del salario integrado del trabajador, que deberá aportar el patrón para complementar el fondo del IMSS dirigido al retiro de dicho empleado. De igual forma, el patrón deberá realizar la aportación del 5% para la vivienda de los trabajadores (INFONAVIT). El monto de estas aportaciones se realiza cada bimestre al sistema bancario, mediante los formatos creados específicamente para el SAR. Las aportaciones recibidas se canalizarán en forma individual a una de las administradoras de fondos (AFORE) que seleccione cada trabajador para su administración. VIII. Necesidades y categorías de personal Para una empresa de este giro requiere en esencia del siguiente personal: No. de personas Proceso/funciones Capacitación Sueldo o salario necesaria y mensual ($) experiencia Director general Dirección y control 4 años 10,000 2 encargados de áreas Reparación y mantenimiento de 4 años 10,000 técnicas equipo de cómputo 1 ingeniero en Hacer registro de condiciones 4 años 8,000 sistemas de entrada del equipo. Supervisión 1 Cocinero Preparación de alimentos 3 años 2,400 más propinas 2 Meseros Servicio al cliente 2 años 1,500 más propina 2 Ayudantes Ayuda general y limpieza y 1 año 1,200 apoyo en general 64
  • 65. Café Internet Nota: Los sueldos o salarios mensuales señalados son sólo referenciales, y pueden variar según la región, localidad, experiencia y nivel de calificación de las personas que vayan a contratarse. Los valores consignados corresponden al primer semestre del 2000. IX. Proceso de capacitación del personal El nuevo trabajador puede tener experiencia en algún trabajo previo o ser reciente su ingreso al mercado laboral. En cualquiera de estos casos es muy probable que requiera capacitación. El propósito básico de un programa de capacitación es que el personal mejore su desempeño en el trabajo. Un factor importante es que la empresa no debe considerar a la capacitación como un hecho que se da una sola vez para cumplir con un requisito legal. La mejor forma de capacitación es aquella que se da en un proceso continuo, siempre en búsqueda de un mejoramiento de los conocimientos y habilidades de los trabajadores para estar al día con los cambios repentinos que se suceden en el mundo altamente competitivo de los negocios. La capacitación continua también significa que los trabajadores se encontrarán preparados para avanzar hacia oportunidades mejores y más difíciles, ya sea dentro o fuera de la propia empresa. Esto, a su vez, permitirá mejorar el ambiente de trabajo y reducir la rotación de personal. El efecto más importante de la capacitación continua, es que resultan beneficiados tanto la compañía como los empleados. La capacitación y el adiestramiento de los trabajadores se encuentra legislada en los artículos 153-A a 153-X de la Ley Federal del Trabajo, donde se establece que: “Todo trabajador tiene el derecho a que su patrón le proporcione capacitación o adiestramiento en su trabajo que le permita elevar su nivel de vida y productividad, conforme a los planes y programas formulados, de común acuerdo, por el patrón y el sindicato o sus trabajadores y aprobados por la Secretaría del Trabajo y Previsión Social. Dicha capacitación o adiestramiento podrá proporcionarse dentro o fuera de la empresa, por personal propio o instructores especializados contratados, instituciones, escuelas u organismos, o mediante adhesión a los sistemas generales que se establezcan y registren en la STPS. Asimismo señala que: la capacitación y el adiestramiento deberán tener por objeto: I. Actualizar y perfeccionar los conocimientos y habilidades del trabajador en su actividad, así como proporcionarle información sobre la aplicación de nueva tecnología en ella; II. Preparar al trabajador para ocupar una vacante o puesto de nueva creación; III. Prevenir riesgos de trabajo; IV. Incrementar la productividad, y V. En general, mejorar las aptitudes del trabajador.” De esta forma el desarrollo del personal involucra dos elementos en gran medida parecidos, pero con diferentes objetivos y, por tanto, con diversas formas de diseño y ejecución, como son: Adiestramiento. Se refiere fundamentalmente al entrenamiento utilizado con mayor frecuencia dentro de las pequeñas empresas, ya que es el entrenamiento básico requerido para que un trabajador desempeñe las funciones para las que ha sido contratado. Capacitación. Entrenamiento avanzado que se le proporciona al trabajador para facilitarle un mayor desarrollo personal y profesional que permita, en consecuencia, el desarrollo de la empresa misma, mediante la adquisición de conocimientos principalmente de carácter técnico, científico y administrativo. 65
  • 66. Café Internet Los propósitos de un programa efectivo y eficiente de entrenamiento del personal, comprenden cuatro tipos de cambio: • Transmisión de información: distribuir información, entre los integrantes del proceso de capacitación entrenados, como un cuerpo de conocimientos genéricos sobre el trabajo, la empresa, sus productos y servicios, su organización y políticas. • Desarrollo de habilidades: aquellas habilidades y conocimientos directamente relacionados con el desarrollo del cargo actual o de posibles ocupaciones futuras. Se trata de una capacitación orientada directamente al trabajo. • Desarrollo o modificación de actitudes: se enfoca al cambio de actitudes negativas por actitudes más favorables entre los trabajadores, aumento de la motivación, desarrollo de la sensibilidad del personal en cuanto a los sentimientos y reacciones de otras personas. • Desarrollo del nivel conceptual: el entrenamiento puede ser llevado a cabo para desarrollar entre los trabajadores un alto nivel de abstracción y facilitar la aplicación de conceptos en la práctica administrativa o para elevar el nivel de generalización y así puedan pensar en términos globales y amplios. En este sentido, un programa de entrenamiento involucra necesariamente cuatro etapas: inventario de necesidades y diagnóstico de entrenamiento; planeación del entrenamiento; ejecución; y evaluación de los resultados. Programa de capacitación al personal del giro Nombre Personal al que habría que capacitar Atención al cliente el personal Innovaciones tecnológicas iero y técnicos en sistemas Manejo de alimentos ero y meseros Superación personal el personal Higiene y seguridad en el trabajo el personal Actualización Informática el personal, en especial el operativo 66
  • 67. Café Internet 7. COSTOS DE OPERACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS Introducción La producción y venta de cualquier producto o servicio requiere de la determinación de los costos de operación, de los precios y de la administración de inventarios. Estas funciones son fundamentales y contribuyen a la permanencia y fortalecimiento de la micro, pequeña y mediana empresas. En este capítulo se abordan interrogantes relativas a: ¿qué tipos de factores influyen en la compra de materiales e insumos?, ¿cuáles son las principales características que se deben considerar para la compra de materias primas y suministros?, ¿cómo seleccionar y evaluar a los proveedores?, ¿cuáles son los elementos que forman el costo de operación?, ¿cómo determinar los costos de operación?, ¿cómo determinar precios?, ¿cuál es la importancia de la administración de inventarios?, ¿cómo se clasifican los inventarios?, ¿cómo se determina su costo?, ¿qué técnicas existen para el control de inventarios?, ¿cuáles métodos de valuación y sistemas de control de inventarios existen?, ¿cómo se formula un presupuesto de inventarios?, ¿cómo se realiza el análisis de la rotación de inventarios?. Contenido: I. Procedimientos de compra y negociación con los proveedores II. Determinación de las fuentes de suministro III. Determinación de costos y de los márgenes de operación IV. Determinación de los precios del producto o servicio V. Administración y control de inventarios 67
  • 68. Café Internet I. Procedimiento de compra y negociación con proveedores La compra de insumos y equipos es un aspecto importante en el que concurren una serie de factores tales como la cantidad (volúmenes), la calidad, el precio y el tiempo de entrega (oportunidad). De igual forma es importante la selección y la negociación con los proveedores, que se deben de tomar en cuenta para sincronizar la adquisición de insumos con el programa de operaciones. En consecuencia, un procedimiento de compra efectivo representa uno de los muchos factores que contribuyen a lograr la meta de permanencia y crecimiento de la micro, pequeña y mediana empresa. • En cuanto a las principales características que se deben observar y detectar en la compra de insumos y equipos se encuentran las siguientes: Calidad. Los insumos deben cumplir con las especificaciones de calidad requeridas, evitando desperdicios; faltas de uniformidad, entre otros. Cantidad. La compra de los insumos en general depende de la intensidad de las operaciones. Precio. Para toda empresa el precio de compra es siempre un factor significativo lo que no necesariamente implica que se deba adquirir el material de menor precio, ya que el criterio que mejor define el precio de compra es el precio más bajo con el que se pueda obtener los insumos que cumplan con los requerimientos de calidad. Tiempo. Un factor esencial de la efectividad de las compras es hacerlas en el momento oportuno, por lo que los insumos se deben de adquirir en el momento que sean requeridos para el proceso operativo. El determinar una frecuencia en las compras podría contribuir en una reducción de costos. Para completar la actividad de compras, debe tenerse precaución y asegurarse de que los materiales necesarios se adquieran del proveedor adecuado. El empresario debe considerar que el análisis y la selección de los proveedores es una de sus tareas más importantes, ya que la calidad de los productos o servicios depende de que los insumos cubran sus demandas de calidad, servicio, precio y tiempo de entrega. Para la evaluación y selección de los proveedores se requiere del análisis de los siguientes factores básicos: Confiabilidad. Se debe verificar que el proveedor tenga la capacidad necesaria para suministrar los insumos en la fecha, cantidad, calidad y condiciones acordadas por la empresa, con el fin de disminuir los riesgos. Servicio. Consiste en evaluar el tipo de servicio que el proveedor proporciona de manera adicional a la entrega de los insumos, entre los factores más importantes están la atención y ayuda personalizada, descuentos, simplificación en problemas de crédito, garantías, cambios de la materia prima, estabilidad en las relaciones y mantenimiento de precios estables. Número de proveedores. La empresa debe determinar si un sólo proveedor puede cubrir sus requerimientos o si será mejor disponer de varios proveedores a fin de satisfacer sus necesidades de insumos, sobre todo en etapas de mayores operaciones. 68
  • 69. Café Internet Ubicación. Es importante determinar la ubicación geográfica de los proveedores, ya que el valor del transporte puede incrementar en forma significativa el costo de los insumos, así como el tiempo de entrega de los productos o servicios. Condiciones de venta. El análisis de las condiciones de venta permite obtener beneficios adicionales a los que normalmente otorgan los proveedores. Por ejemplo, un proveedor puede ofrecer un descuento si la compra se realiza en efectivo o si el pago se realiza dentro de un período apto de crédito. Descuentos en la compra. El empresario deberá estar alerta a las oportunidades de descuentos en la compra de insumos, que le permitan disminuir el costo de operación y aumentar sus ganancias. Descuentos en la cantidad. Evaluar los descuentos que ofrecen los proveedores en las órdenes de grandes pedidos. Descuentos por pronto pago. Detectar cuáles son los proveedores que ofrecen descuentos por pronto pago, como un incentivo adicional. Para la selección de proveedores, en este giro, se deben considerar los elementos que se muestran en los recuadros siguientes: La compra de materias primas es un factor en el que concurren una serie de elementos, como la cantidad (volúmenes), la calidad, el precio y el tiempo de entrega (oportunidad de los materiales). Es importante la selección y la negociación con los proveedores, que se deben tomar en cuenta para sincronizar la adquisición de las materias primas con el programa de producción. Un procedimiento de compra efectivo representa uno de los muchos factores que contribuyen a lograr la meta de permanencia y crecimiento de la micro, pequeña y mediana empresa. Entre las principales características que se deben observar y detectar en la compra de materias primas y suministros, destacan las siguientes: Calidad. La materia prima debe cumplir con las especificaciones de calidad requeridas, evitando desperdicios; faltas de uniformidad, entre otros. La calidad del producto terminado comienza desde el momento en que se verifica la calidad de sus materiales componentes. Cantidad. La compra de las materias primas en general depende de la intensidad de los servicios. Se debe adquirir una cantidad constante de materiales y estar preparado para cualquier contingencia que pueda producir un costoso aplazamiento de la prestación del servicio. Las compras excesivas pueden ocasionar un elevado inventario, mientras que la compra de volúmenes muy pequeños representará un reaprovisionamiento más frecuente, y por los desplazamientos y los volúmenes, se volverán más onerosos. 69
  • 70. Café Internet Precio. El precio de compra es siempre un factor significativo para toda empresa, lo que no implica necesariamente que se deba adquirir el material de menor precio, ya que el criterio que mejor define el precio de compra es el precio más bajo con el que se pueda obtener la materia prima que cumpla con los requerimientos de calidad. El empresario tomará en cuenta que una compra mayor puede ocasionar ahorros significativos con los proveedores de materias primas, mientras que en compras menores el costo se puede elevar de manera sustancial. Tiempo. Un factor esencial de la efectividad de las compras es hacerlas en el momento oportuno, por lo que las materias primas y los suministros se deben adquirir en el momento que sea requieran para el proceso de producción. Determinar una frecuencia en las compras podría contribuir a una reducción de costos. Hay que tener precaución y asegurarse de que los materiales necesarios se adquieran con el proveedor adecuado. El análisis y la selección de proveedores es una de sus tareas más importantes, ya que la calidad de los productos depende de que las materias primas cubran sus demandas de calidad, servicio, precio y tiempo de entrega. Para la evaluar y seleccionar los proveedores se requiere del análisis de los siguientes aspectos básicos: Confiabilidad. Se debe verificar que el proveedor tenga la capacidad necesaria para suministrar los insumos en la fecha, cantidad, calidad y condiciones acordadas por la empresa, con el fin de disminuir los riesgos. Servicio. Consiste en evaluar el tipo de servicio que el proveedor proporciona de manera adicional a la entrega de los insumos; entre los factores más importantes destacan la atención y ayuda personalizada, descuentos, simplificación en problemas de crédito, garantías, cambios de la materia prima, estabilidad en las relaciones y mantenimiento de precios estables. Número de proveedores. La empresa debe determinar si un sólo proveedor puede cubrir sus requerimientos o si será mejor disponer de varios a fin de satisfacer sus necesidades de insumos, sobre todo en etapas de mayor producción. Ubicación. Es importante determinar la ubicación geográfica de los proveedores, ya que el valor del transporte puede incrementar en forma significativa el costo de los insumos, así como el tiempo de entrega de los productos. Condiciones de venta. El análisis de las condiciones de venta permite obtener beneficios adicionales a los que normalmente otorgan los proveedores. Por ejemplo, un proveedor puede ofrecer un descuento si la compra se realiza en efectivo o si el pago se realiza dentro de un período apto de crédito. Descuentos en la compra. El empresario estará alerta a las oportunidades de descuentos en la compra de insumos, que le permitan disminuir el costo de operación y aumentar sus ganancias. Descuentos en la cantidad. Evaluar los descuentos que ofrecen los proveedores en las órdenes de grandes pedidos. 70
  • 71. Café Internet Descuentos por pronto pago. Detectar cuáles son los proveedores que ofrecen descuentos por pronto pago, como un incentivo adicional. Proveedores: NOMBRE DIRECCION Accesorios y tecnología especializada en Tel/Fax 56 19 47 95 computación 56 19 87 81 Alven Micro Tajin 683 Col. Letrán Valle C.P.03020 Tel: 56 05 77 29 Sistemas Integrales Computarizados S.A. de C.V. Tel / Fax 56 01 04 25; 56 88 88 56; 56 05 90 23 P.C Price S.A. de C.V. Mariano Escobedo 444-4 Col Anzures México D.F. Tel 52 50 34 04; 52 50 48 63; 52 54 70 48 Compu OK, S.A. de C.V. Av. De la Fuentes184-716 Col. Tecamachalco C.P. 53950 Tel: 52 94 80 30 56 82 03 26 Ingram Dicom S.A. de C.V. Gutemberg 44-204 C.P. 11320 Tel 52 03 12 18 52 03 99 11 52 55 02 30 Distribuidaora Mips S.A. de C.V. Cozumel 47 –5 C.P. 06700 Tel: 55 53 48 66 52 86 55 63 Fax: 52 11 03 59 E-mail: dmip@ibm.net II. Determinación de fuentes de suministro La determinación de las fuentes de suministro es importante para cualquier empresa en forma independiente a su tamaño. Ésta obedece a cuatro imperativos: • No hacer esperar al cliente. • Llevar a cabo la producción a un ritmo regular, aunque la demanda fluctúe. • Tener la mejor calidad posible. • Comprar los suministros al precio más bajo. Para una adecuada administración en el abastecimiento de suministros, ya sea para los talleres, el almacén o la oficina, se deben considerar los siguientes factores: • El tipo de suministros necesarios. • La fecha del pedido. • El lugar y la forma del almacenamiento. • La manera de evaluar el nivel de stock. • El modo de reaprovisionamiento. 71
  • 72. Café Internet Para cada tipo de suministro se debe determinar: − Cuándo es necesario el resurtido del inventario; a fecha fija o a fecha variable, según el nivel de stock. − Cuándo es necesario pedir por cantidades físicas o cantidades variables, según el nivel de stock. Para una identificación de los materiales en forma clara y sencilla se puede asignar una clave a cada tipo de suministro. III. Determinación de costos y márgenes de operación El estudio de los costos de operación es la piedra angular en toda clase de negocios, ya que permite no sólo la obtención de resultados satisfactorios, sino también evitar que la empresa cometa errores en la fijación de los precios y esto provoque resultados negativos. En la determinación de los costos, se debe tomar en cuenta que su valor cambia por posibles fluctuaciones en los precios o por diversos grados de utilización de la capacidad instalada. Los conceptos que integran el costo de operación son: a) Gastos técnicos de operación: • Depreciación de edificios e instalaciones • Depreciación de la maquinaria y el equipo • Patentes • Registro de marcas • Derechos de propiedad industrial b) Compras: • Materias primas directas • Materiales indirectos • Materiales de mantenimiento • Combustibles o energéticos • Suministros para talleres • Suministros para almacenes • Suministros para oficinas • Materiales de empaque y embalaje c) Gastos de personal: • Sueldos y salarios • Prestaciones e incentivos • Comisiones • Honorarios • Gastos de representación • Aportaciones al Seguro Social, Infonavit y Sar d) Impuestos y obligaciones: • Impuestos y obligaciones directos • Obligaciones de licencias o concesiones • Impuesto predial 72
  • 73. Café Internet • Impuesto y obligaciones municipales y regionales • Impuestos y obligaciones indirectos • Impuesto sobre el valor agregado (IVA) • Impuesto sobre servicios prestados • Impuesto sobre la renta (ISR) • Impuestos locales • Impuestos y derechos de registro: • Derechos de registro de las actas y los contratos • Derechos aduanales • Impuestos mercantiles e) Trabajos, suministros y servicios ajenos: • Arrendamientos • Mantenimiento y reparaciones • Trabajos realizados por compañías externas en base de contratos • Suministro de agua, energía eléctrica, gas y otros combustibles • Regalías pagadas sobre patentes, licencias, marcas • Estudios, investigaciones y documentación • Pagos efectuados a agentes • Honorarios varios • Primas de seguro f) Transporte y viajes: • Transporte de personal • Gastos de viaje y reubicación del personal • Flete y transporte de las compras realizadas • Flete y transporte de producción de ventas. g) Diversos gastos administrativos: • Publicidad • Suministro de oficinas • Teléfono, télex, correo • Documentos jurídicos • Subvenciones y aportaciones • Costos de asesoría y de reuniones Estos costos se agrupan, para fines contables y de fijación del beneficio o utilidad, conforme al cuadro presentado en los Anexos. Costo de operación Para toda empresa es necesario conocer el costo de operación de cada uno de los productos o servicios y procesos que se manejan y operan, con la finalidad de calcular de manera adecuada el precio de venta de cada uno de ellos. En consecuencia, para obtener ganancias es necesario analizar cada uno de los elementos y factores que son parte integrante del costo de operación. 73
  • 74. Café Internet El punto de partida, en cualquier proceso operativo son los insumos que se transforman en un producto o servicio terminado y la mano de obra que está dada por la suma de sueldos, salarios y prestaciones de los empleados que hacen posible los servicios. El tercer elemento del costo de operación es el costo indirecto el cual no está relacionado en forma directa con la prestación del servicio, por ejemplo: renta, agua, energía eléctrica, impuesto predial, mantenimiento de maquinaria, sueldo de personal de oficina (mano de obra indirecta), publicidad, papelería, depreciación de mobiliario y equipo, entre otros. III. Determinación de precios del producto o servicio A continuación se muestran, a manera de ejemplo, los diversos componentes para la estimación de los costos fijos y variables, así como la exposición de los criterios existentes para determinar los precios. En primer lugar, realice el cálculo de cuánto le costará elaborar cada producto que va a ofrecer. Costos variables = CV (materia prima por unidad de producto y costos de fabricación) Costos variables: Materia prima Mano de obra Combustibles Mantenimiento Insumos Acarreos Total Costos fijos = CF (gastos de oficina, gastos administrativos y todos aquellos que no se puedan asociar directamente a la fabricación de cada unidad de producto o prestación de servicios de la empresa). Costos fijos mensuales Renta Luz Agua Teléfono Gas Gasolina Sueldos Publicidad IMSS, INFONAVIT, entre otros Total En la fijación de los precios deben considerarse los siguientes objetivos: • Conseguir beneficios sobre la inversión o sobre las ventas netas. • Ganar una determinada participación en el mercado. • Evitar, soportar o seguir a la competencia. • Conseguir el máximo de ganancia posible. 74
  • 75. Café Internet Conseguir beneficios sobre la inversión es un objetivo a largo plazo, conseguir ganancias sobre las ventas netas (deducidos los impuestos) es un objetivo a corto plazo y debe perseguirse de inmediato. Al entrar en un mercado establecido, se debe comenzar a ganar una proporción de éste que permita un volumen de venta adecuado a la escala de operaciones en la planta, el precio introductorio debe ser competitivo para este fin. La competencia existente tratará de obstaculizar nuestras ventas teniendo ventajas sobre la nueva fábrica. Tomando en cuenta todo lo anterior, los precios que se fijen tienen también que cubrir los costos y lograr la mayor ganancia posible. Como puede observarse, fijar los precios es una tarea compleja debido al gran número de variables que influyen en esta decisión. Hay diferentes métodos de cálculo más o menos simples: Método teórico/clásico: Este método plantea que, en teoría, el precio está determinado por el mercado, independientemente de la actuación de la empresa. Su cálculo está basado en la demanda que existe, por lo cual es poco utilizado por lo difícil que resulta conocer la demanda exacta de un producto en un mercado x, además de que éste no sirve para fijar precios a una línea completa de artículos. Modelo de precios en función de los costos: Se divide en dos métodos: • Con base en los costos: Es el más sencillo, se calcula el costo y se le agrega un margen de ganancia deseado, por ejemplo: Costo = 3.50 Margen deseado = 15 % Precios = 3.50 + 15 % = 3.50 x (1 + 0.15) = 3.50 x 1.15 = 4.03 Si se desea calcular el margen con base en el precio de venta entonces sería: Costo = 3.50 Margen = 15 % Precio = 3.50 / (1 – 0.15 ) = 3.50 / 0.85 = 4.12 Este es un método muy utilizado (en sus dos variantes) por su sencillez y fácil cálculo, tendientes a reducir los precios promedio del giro. También puede utilizarse este método para vincularlo con el primero (con base en el mercado), como elemento comprobatorio, ya que nuestros costos pueden estar muy altos o muy bajos respecto a la media del sector lo que desviaría los precios de la realidad del mercado. En este caso habría que subir o bajar el margen para ajustar los precios. • Fijación de precios para alcanzar una tasa de rentabilidad deseada: Aquí se debe conocer el volumen de ventas esperado y la tasa de rentabilidad que se desea obtener para, con base en ellos y a la inversión inicial, obtener el precio de venta necesario para cubrir todos los costos y tener la rentabilidad necesaria, por ejemplo: 75
  • 76. Café Internet Costos fijos mensuales: 20,000 pesos Costos variables (unitario): 30 pesos Tasa rentabilidad deseada: 30 % (0.30) Inversión realizada: 400,000 pesos Ventas estimadas mensuales: 30,000 pesos El cálculo sería: Margen = 20,000 + (400,000 x 0.30) = 4.66 pesos 30,000 Precio = 30 + 4.66 = 34.66 pesos El fallo dentro de este método es que se toma a las ventas del período como un dato, cuando en realidad debería ser una resultante del precio, y es muy difícil de estimar con exactitud. Además, cuando existen varias líneas de productos empeora la formulación de los cálculos. Método de precios basado en los competidores: Este método también es muy utilizado, la referencia ahora son las acciones de los competidores, tomando en cuenta que los costos reales de producción son el límite inferior a partir del cual se puede vender. En términos generales el precio puede ser establecido por debajo, por encima o igual a la competencia. En el caso de los artículos de este giro se recomienda considerar los elementos señalados en el recuadro siguiente: El costo del servicio final deberá estar integrado proporcionalmente por: • Recuperación del valor del equipo 40 % • Mano de obra directa e indirecta 40 % • Impuestos y seguros 10 % • Servicios y mantenimiento 8% • Imprevistos y gastos varios 2% TOTAL 100 % A los costos anteriores se les deberá agregar un margen de utilidad y una vez obtenido el precio del servicio, se deberá ponderar en relación con el precio de los productos similares en el mercado y la situación de oportunidad (oferta - demanda). IV. Administración y control de inventarios La administración y el control de los inventarios en empresas de servicios tiene como función principal el determinar la cantidad suficiente y tipo de los insumos, para hacer frente a la demanda de servicios, facilitando, por tanto, las operaciones, así como la minimización de los costos, al mantener en un nivel óptimo los mismos. 76
  • 77. Café Internet La importancia de la administración y del control de inventarios radica en que es una protección contra los aumentos de precios y la escasez de insumos. Cuando la empresa prevé un aumento significativo de precios en los insumos, tendrá que almacenar una cantidad suficiente al precio más bajo que predomine. De modo semejante, si se prevé que habrá escasez de insumos, será indispensable contar con una reserva la cual permita a la empresa continuar regularmente con sus operaciones. En cuanto a su origen o a su necesidad los inventarios se pueden clasificar en: • Inventarios de serie.- Son aquellos que por el tamaño o el volumen, o por producirse en forma continua generan existencias. • Inventarios de seguridad.- Son los orientados a absorber las desviaciones entre el presupuesto de ventas y la demanda real del mercado. • Inventarios de anticipación.- Son generados cuando se presenta una única ocasión para disponer de ellos, conociendo que se presentarán fluctuaciones previstas. • Inventarios especulativos.- Se orientan a la obtención de beneficios por algunos cambios esperados en los precios del mercado. • Inventarios de estrategia.- Se establecen para soportar fuertes interrupciones en cuanto al abastecimiento; ocasionadas por huelgas, desastres naturales, políticas gubernamentales, entre otros, y que corresponden a partidas de importancia esencial para la continuidad de la producción. • Inventarios en tránsito.- Son aquellos que se encuentran en camino, ya sea del proveedor al almacén o entre el almacén y el consumidor. La inversión que representan los inventarios es un aspecto muy importante para la empresa en la administración financiera. En consecuencia, éste debe estar familiarizado con los métodos para controlar los inventarios con toda certeza y que los recursos financieros se asignen correctamente. Los costos de los inventarios pueden determinarse de acuerdo con los siguientes criterios: Costos por adquisición • De los pedidos.- Estos incluyen todos los componentes que resultan de tramitar los pedidos como son: la gestión interna de la empresa desde la determinación de la cantidad a solicitarse, la forma de negociar con el proveedor y la forma de pago al mismo. • Por autoabastecimiento.- Son aquellos costos que se generan por el tiempo muerto en los cambios de proceso de operaciones, en los trámites necesarios para enviar la orden al área de operaciones y la inspección, control de calidad, pruebas y diagnósticos de los insumos. Costos de posesión • Por almacenaje. Es el espacio necesario para almacenar los inventarios, así como para el buen manejo y protección de los mismos, por ejemplo: renta del almacén, personal del almacén, equipo, amortización de instalaciones y papeleo. • Por desperfectos. Son aquellos costos en los que las mercancías y los artículos durante su almacenamiento y manejo pueden dañarse, romperse o incluso perderse. • Por riesgos. Son aquéllos que por el tiempo de permanecer almacenados, los inventarios se echen a perder, o bien se conviertan en materiales obsoletos o en desuso. • Por seguros. Los inventarios requieren asegurarse para que esté protegida la inversión que ellos representan. • Por abarrotamiento. Es aquél que resulta cuando quedan existencias todavía después de que ha terminado la demanda. Si el producto puede venderse a corto plazo, no existirá este tipo de costo. 77
  • 78. Café Internet • Por el dinero invertido en los inventarios. Este dinero no debe disponerse para otra aplicación. El costo que se le asigna depende del uso dado al dinero si éste estuviera disponible. Costos por agotamiento • Erogaciones adicionales para poder surtir lo más rápido posible. Cuando a una empresa se le han agotado las existencias de algún insumo y ha recibido un pedido, habrá necesidad de un procedimiento especial para conseguir esos recursos. • Por sustitución. Podría darse el caso de que por piezas faltantes, se tenga la necesidad de sustituir un artículo por otro más costoso, ya que de lo contrario frenaría las operaciones, situación que no debemos permitir. • Por el paro de operaciones. En este caso son aquellas erogaciones a las que habrá de incurrir si a una empresa se le agota la materia prima y tiene que suspender la producción. • Por la pérdida de la venta. En esta situación, la empresa se enfrenta al problema de cómo medir el hecho de que el cliente cancela un pedido. Determinación de la cantidad económica del pedido u orden de compra Este cálculo es una forma de determinar cuántas unidades deben comprarse, para mantener un nivel óptimo de inventarios que contribuya al logro de mayores utilidades, al mismo tiempo que permita controlar los inventarios insuficientes y excesivos que originen costos adicionales y riesgos de obsolescencia en los materiales (cantidad óptima de unidades por cada pedido). Asimismo, dentro de las técnicas de control de inventarios destacan las relativas a los estándares máximos, mínimos y de análisis A B C. Métodos de valuación de los inventarios La Ley del Impuesto sobre la Renta reconoce los siguientes métodos para la valuación de inventarios: • Métodos de costos identificados. Son aquéllos que por la característica del producto o insumo, pueden identificarse con facilidad como provenientes de compras específicas y pueden valorarse a los precios que aparecen en las facturas de compras, como resulta en el caso de terrenos, edificios, vehículos, entre otros. • Métodos de costos promedio. Se determinan dividiendo el total del costo de las mercancías o artículos disponibles, entre el número de unidades disponibles en existencia. Este método se utiliza cuando los precios de los productos varían según la oferta y demanda del mercado. • Método de primeras entradas, primeras salidas (PEPS). Se basa en la creencia de que la primera mercancía comprada es la primera que se vende. Los costos unitarios de los insumos que se están utilizando (salidas) se valúan en función a los precios originarios que otorgaron los proveedores, hasta que se agoten las cantidades compradas, es decir, se van utilizando los precios de atrás hacia adelante. • Método de últimas entradas primeras salidas (UEPS). Este método de valuación sugiere que las mercancías adquiridas en fecha reciente son las primeras que se venden, y que el inventario final consta de viejas mercancías adquiridas en las primeras compras. Funciona al contrario del método anterior, es decir, los costos unitarios que se utilizaron para las salidas de inventarios, son los correspondientes a las últimas compras (costos recientes). • Método de detallistas. Se utiliza con mucha frecuencia en tiendas departamentales y demás tipos de negocios al detalle. La mercancía que se va comprando, se pone a disposición de la clientela, exhibiéndola para su venta, y a partir de este momento ya se considera consumida. 78
  • 79. Café Internet Los métodos descritos con anterioridad son considerados aceptables tanto para fines contables como para la determinación de la renta gravable. El método que se utiliza para el control de inventarios es el de primeras entradas primeras salidas (PEPS). Aquí influye tanto la innovación tecnológica, cuanto el que no se transforman los materiales sino que sólo se consumen y de manera relativamente rápida. Sistemas de control de inventarios 1) Sistema de mercancías generales o sistema global. Consiste en manejar por medio de una sola cuenta, llamada normalmente “mercancías generales” todos los movimientos tales como: compras, ventas, registro de inventarios (inicial y final), rebajas, devoluciones y gastos sobre compras, rebajas y devoluciones sobre ventas y costos de lo vendido. Este sistema es hoy en día obsoleto, en virtud de que no reporta información detallada. 2) El sistema analítico o pormenorizado.- Debe su nombre a que mantiene una cuenta para cada concepto que afecte los movimientos del almacén, tanto de entradas como de salidas, en estos rubros: Naturaleza del saldo Nombre Deudor Acreedor Inventarios (inicial - final) X Compras X Rebajas s/compras X Devoluciones s/compra X Gastos s/compra X Ventas X Rebajas s/ventas X Devoluciones s/ventas X Costo de lo vendido X A pesar de lo numeroso de las cuentas que se manejan en este sistema, se desconoce el valor de las existencias en el almacén, por lo que se hace imperioso realizar un inventario físico, al menos una vez al año, con el fin de determinar el costo de las mercancías que fueron vendidas en el período y por lo tanto, estar en posibilidades de determinar la utilidad o pérdida de la empresa. 3) Sistema de inventarios perpetuos. Lleva un control estricto de todas las operaciones que afectan directa o indirectamente, tanto los movimientos relativos a ventas como los relacionados con las existencias en el almacén. El nombre de inventarios perpetuos obedece a que el saldo de la cuenta de mayor almacén siempre muestra el valor de las existencias de bodega. De acuerdo al reglamento de la Ley del Impuesto Sobre la Renta, las empresas están obligadas a llevar alguno de los sistemas anteriores, dependiendo de los ingresos manifestados en su última declaración. 79
  • 80. Café Internet Ingresos acumulables Sistema Mayores de $ 20’000,000 Inventarios perpetuos Menores de $ 20’000,000 Inventarios perpetuos o analítico o pormenorizado Mercancías generales Hasta $ 5’000,000 Cabe hacer mención que en el último punto se podrá llevar el sistema de inventarios perpetuos. Presupuestos de inventarios Este presupuesto tiene como objetivo fundamental mantener los inventarios en un bajo costo, mediante la estabilización y control de las operaciones. Para ello los inventarios deberán cumplir con las siguientes características: • Los inventarios deberán ser suficientes para cubrir tanto la demanda de las operaciones, como la de ventas, tomando en cuenta las fluctuaciones de las mismas. Una vez predeterminadas las ventas, cuyo presupuesto es un elemento indispensable en la formulación del programa de trabajo de casi todas las demás funciones de la empresa, es necesario presupuestar las operaciones de artículos en cantidades suficientes para cubrir la demanda requerida en el presupuesto de ventas. • Para formular el presupuesto de operaciones, es indispensable predeterminar la existencia necesaria para cubrir en forma eficiente las ventas precalculadas. Una inventario excesivo ocasionaría gastos innecesarios, derivados del manejo y almacenamiento de inversiones ociosas, pago de seguros, obsolescencia, entre otros. Al contrario, uno insuficiente daría lugar a demoras en el despacho de pedidos y, por tanto, baja en las ventas. Para evitar lo anterior se requiere el establecimiento de máximos y mínimos de inventarios de acuerdo con las características de cada empresa, así como la determinación de la inversión óptima en inventarios que deberá existir. Análisis de la rotación de inventarios La rotación de inventarios es una medida de análisis para calcular la frecuencia con la que los inventarios en existencias se han renovado en relación con las ventas. Representan un elemento de control de inventarios. Normalmente deberán fijarse rotaciones estándar para cada tipo de inventarios. 80
  • 81. Café Internet 8.- MARCO LEGAL Introducción En el presente capítulo se tratan aspectos que con seguridad cualquier persona interesada en hacer negocios se preguntará: ¿en términos legales, en realidad qué puedo hacer?, ¿lo que se quiere y pretende realizar es en realidad un acto de comercio?, ¿se puede realizar?, ¿quiénes sí pueden y quiénes no?, ¿qué tipo de sociedad me conviene?, ¿qué se necesita para establecerla?, ¿qué es una franquicia?, ¿qué son patentes, marcas y derechos de autor?, ¿cuáles son las modalidades de seguros?, ¿por qué es importante contar con apoyos legales?. Contenido del capítulo I. Formas o modalidades legales para operar • Personas Físicas • Personas Morales • Sociedades Mercantiles • Sociedades Cooperativas • Sociedades Civiles (S.C.) II. Licencias y permisos para iniciar operaciones •Secretaría de Relaciones Exteriores •Notario Público/Registro Público de Comercio •Secretaría de Hacienda y Crédito Público •Gobierno Municipal / Gobierno del Distrito Federal •Secretaría de Salud •Instituto Mexicano del Seguro Social •Institución Bancaria •Sistema de Información Empresarial Mexicano •Coparmex •Sindicato •Instituto Nacional de Estadística, Geografía e Informática •Secretaría de Economía •Secretaría del Medio Ambiente, Recursos Naturales y Pesca •Comisión Nacional del Agua III. Franquicias, patentes, marcas y derechos de autor •Franquicias •Patentes •Marcas •Derechos de autor IV. Consultoría legal • Contratos V. Contratación de seguros 81
  • 82. Café Internet I. Formas o modalidades legales para operar Posiblemente el marco legal sea un tema que presente una situación especial, pues las leyes suelen interpretarse como un conjunto de restricciones al quehacer de las empresas, en tanto su formulación, desde los planteamientos de los constituyentes, obedece más a la necesidad de encauzar el delineamiento de un proyecto, en este caso, del desarrollo económico y social del país. El código de comercio, la ley de impuesto sobre la renta, la ley federal del trabajo, al igual que el resto de reglamentos ligados a las empresas prestadoras de servicios o productivas, en sus primeros artículos nos presentan un conjunto de preceptos que tienen por objeto ayudar a la creación de un ente activo que es la empresa y, a través de ella, constituir las bases del crecimiento económico y social de la nación. La empresa se ve como un lugar formativo de los trabajadores, es el medio para aprender o perfeccionar técnicas y procesos que permiten la elaboración de bienes y el otorgamiento de servicios. De conformidad con las leyes, es en la empresa donde se encuentra el mejor apoyo de los trabajadores, pues aparte de recibir su sueldo, tienen acceso a otros medios como la seguridad social, que se ha ido formando gracias al concurso de las empresas, los propios trabajadores y el gobierno. Así mismo, los trabajadores tienen posibilidades de permanencia en el trabajo, o sea que es una fuente de ingresos permanente y duradera y por ese conducto se les ayuda a la formación de su patrimonio familiar, como la vivienda. También son un sitio de superación constante, en especial para quien quiere dominar un mayor número de conocimientos. Por ello en las empresas deben de actualizarse permanentemente los programas de capacitación al personal con el objeto de conocer bien lo que en ella se hace y cómo debe llevarse a cabo. La empresa es también un motor activo del país que requiere a su vez de varios conjuntos de servicios como el agua, el drenaje, la energía eléctrica, la seguridad, las vías de comunicación, el transporte, los cuales deben abastecerse interrumpidamente y tienen un costo por el que deben contribuir los usuarios, ciudadanos y empresas. Las entidades mercantiles pasan a constituir, por lo tanto, el principal contribuyente al erario del país, siendo, por su parte, el mayor beneficiario de la infraestructura y de los servicios. Las leyes nos ayudan a normar estos procedimientos, a la vez que nos sugieren el rumbo a seguir para el conjunto de los actores en estos procesos que conforman el mundo de las empresas. Bajo esta óptica, se presentan las leyes de mayor trascendencia para echar a andar una empresa y para operarla exitosamente después. Un negocio, para que exista como tal, realiza cotidianamente actos de comercio, entendiendo estos, no como la simple compra-venta, sino como una gama infinita de posibilidades, las cuales se encuentran establecidas en el Código de Comercio. Una vez que han sido señalados los conceptos que la legislación mercantil considera como actos de comercio, es conveniente conocer lo que el Código Fiscal de la Federación establece como actividades empresariales, las cuales, como se podrá apreciar, no difieren sustancialmente del Código de Comercio. Se entenderá por actividades empresariales, las siguientes: 1. Las comerciales que son las que de conformidad con las leyes federales tienen ese carácter. 82
  • 83. Café Internet 2. Las industriales, entendidas como la extracción, conservación o transformación de materias primas, acabado de productos y la elaboración de satisfactores. 3. Las agrícolas que comprenden las actividades de siembra, cultivo, cosecha y la primera enajenación de los productos obtenidos, que no hayan sido objeto de transformación industrial. 4. Las ganaderas, que son las consistentes en la cría y engorda de ganado, aves de corral y animales, así como la primera enajenación de sus productos, que no hayan sido objeto de transformación industrial. 5. Las de pesca, que incluyen la cría, cultivo, fomento y cuidado de la reproducción de toda clase de especies marinas y de agua dulce, así como la captura y extracción de las mismas y la primera enajenación de esos productos, que no hayan sido objeto de transformación industrial. 6. Las silvícolas, que son cultivo de los bosques o montes; así como la cría, conservación, restauración, fomento y aprovechamiento de la vegetación de los mismos y la primera enajenación de los mismos, que no hayan sido objeto de transformación industrial. Se considera empresa para efectos fiscales a la persona física o moral que realice las actividades antes mencionadas. Personas Físicas Para determinar si las personas físicas pueden establecerse como empresarios, ya señalamos las características que establece el Código de Comercio, así como el Código Fiscal de la Federación; sin embargo, es necesario precisar las disposiciones que señala el Código Civil para el Distrito Federal en Materia Común y para toda la república en Materia Federal, en relación con las personas físicas. Dicho ordenamiento señala que la capacidad jurídica de las personas físicas se adquiere por el nacimiento y se pierde por la muerte, y que el mayor de edad (18 años cumplidos) tiene facultad para disponer libremente de su persona y bienes, salvo las limitaciones que establece la ley. Ahora bien, el Código Civil establece con toda precisión a las personas físicas que tienen incapacidad natural y legal: 1. Los menores de edad. 2. Los mayores de edad privados de inteligencia por locura, idiotismo o imbecilidad, aun cuando tengan intervalos lúcidos. 3. Los sordomudos que no saben leer ni escribir. 4. Los ebrios y drogadictos consuetudinarios. Precisado lo anterior, podemos establecer que cualquier persona física que legalmente pueda obligarse a contraer responsabilidades y tener derechos puede con libertad establecerse como empresario, es decir, crear su negocio, cumpliendo adicionalmente con las disposiciones del Código de Comercio. En términos generales, la persona física tiene mayor amplitud para hacer negocios al no tener que cumplir con toda la serie de obligaciones formales a que le obliga una sociedad mercantil, ya que al ser su propio patrón, él mismo decide hasta dónde debe o puede comprometerse al realizar sus negociaciones; esto evidentemente sin mencionar el aspecto fiscal que tiene importantes diferencias, mismas que, como se mencionó anteriormente, son materia de otro capítulo. 83
  • 84. Café Internet No obstante lo anterior, hay que señalar que cuando la persona física se obliga, su responsabilidad es tal que incluso puede comprometer el patrimonio familiar, ya que no existe un mínimo o máximo legal para adquirir tales obligaciones; por lo tanto, es vital evaluar en el caso de personas físicas el régimen de contrato matrimonial que tiene, siendo los dos caminos legales el de sociedad conyugal y el de separación de bienes, mismos que tienen características perfectamente definidas. En este supuesto cabe hacer la aclaración que un contrato de sociedad conyugal puede ser modificado, previos trámites legales, a separación de bienes, sin necesidad de romper el contrato matrimonial. Otro punto importante que debe definir la persona física empresario, es quién heredará a su muerte el negocio. Por desgracia éste es un aspecto que con mucha frecuencia no se cuida en México, dada la idiosincrasia del mexicano, que cree que nunca va a morir; sin embargo, conviene conocer que en caso de muerte sin testamento, tienen derecho a heredar por sucesión legítima los descendientes, cónyuges, ascendientes, parientes colaterales dentro del cuarto grado y la concubina; a falta de los anteriores, la beneficencia pública; en el primer caso, es muy fácil suponer que un negocio se divida en "N” fracciones, o se venda, lo cual no necesariamente refleja la voluntad de la persona física fundadora de un negocio. Es, pues, conveniente que la persona física empresaria defina con claridad los anteriores puntos para evitar situaciones no deseadas, pero sobre todo dolorosas. Personas morales Existen varias clases de personas morales: aquéllas que están reguladas por la Ley General de Sociedades Mercantiles, las que prevé la Ley General de Sociedades Cooperativas y otras más que aparecen en el Código Civil para el Distrito Federal y cada uno de los códigos civiles de las entidades federativas. Sociedades mercantiles De las previstas en la Ley General de Sociedades Mercantiles. En el cuadro siguiente, se presentan sus principales características. Todas las sociedades a que hace mención dicho cuadro tienen como requisitos generales para su constitución los siguientes puntos: 84
  • 85. Café Internet Sociedades mercantiles Mínimo de Capital Obligaciones de Tipo de adminis- Nombre Accionist Capital representado los accionistas tración legal as social por Sociedad Dos $50,000.00 Acciones Unicamente el Administrador Anónima pago de sus único o consejo (S.A.) acciones. de administración, pudiendo ser socios o personas extrañas a la sociedad. Sociedad en Sin Sin mínimos Acciones Los socios Uno o varios Nombre mínimos legales responden de administradores, Colectivo legales manera pudiendo ser (S.N.C.) subsidiaria, socios o personas ilimitada y extrañas a la solidariamente de sociedad. las obligaciones de la sociedad. Sociedad en Uno o Sin mínimo Partes sociales Igual a la anterior Los socios Comandita varios legal y adicionalmente (comanditarios) Simple socios a las obligaciones no pueden ejercer (S.C.S.) de los la administración comanditarios de la sociedad. que están obligados únicamente al pago de sus aportaciones. Sociedad de No más de $3,000.00 Partes sociales Unicamente el Uno o más Responsabili 50 socios pago de sus gerentes, socios dad Limitada aportaciones. o extraños a la (S. de R.L.) sociedad. Sociedad en Uno o Sin mínimo Acciones Igual a sociedad Igual a sociedad Comandita varios legal en comandita en comandita por Acciones socios simple. simple. (S.C.A.) Sociedad Mínimo de Lo que Por las Procurar el Asamblea Cooperativa 5 socios aporten los operaciones mejoramiento general, consejo (S.C.) socios, sociales social y de donativos económico de los administración, que reciban asociados y consejo de y repartir sus vigilancia y rendimiento rendimientos a demás s de la prorrata. comisiones de sociedad. designe la asamblea general. 85
  • 86. Café Internet Las sociedades se constituyen ante notario y en la misma forma se hacen constar sus modificaciones. La escritura constitutiva de una sociedad debe contener: 1. Los nombres, nacionalidades y domicilio de las personas físicas o morales que constituyan la sociedad. 2. El objeto de la sociedad. 3. Su razón social o denominación. 4. Su duración. 5. El importe del capital social. 6. La expresión de lo que cada socio aporte en dinero o en otros bienes; el valor atribuido a éstos y el criterio seguido para su valorización. Cuando el capital sea variable, así se expresará, indicándose el mínimo que se fije. 7. El domicilio de la sociedad. 8. La manera conforme a la cual ha de administrar la sociedad y las facultades de los administradores. 9. El nombramiento de los administradores y la designación de los que han de llevar la firma social. 10. La manera de ejercer la distribución de las utilidades y pérdidas entre los miembros de la sociedad. 11. El importe del fondo de reserva. 12. Los casos en que la sociedad ha de disolverse con anticipación. 13. Las bases para practicar la liquidación de la sociedad y el modo de proceder a la elección de los liquidadores, cuando no han sido designados con anticipación. Todos los requisitos anteriores y las demás reglas que se establecen en la escritura sobre organización y funcionamiento de la sociedad, constituyen los estatutos de la misma. La propia Ley General de Sociedades Mercantiles establece con toda precisión para cada sociedad, las reglas específicas que deben acatar en relación con sus asambleas ordinarias y extraordinarias de socios o accionistas, así como obligaciones y responsabilidades del consejo de administración, administrador, comisario, entre otros. Un aspecto a considerar es el relativo a la Extinción de las sociedades mercantiles. Sociedades cooperativas Adicionalmente a las sociedades mencionadas, existen las que aparecen en la Ley General de Sociedades Cooperativas que fue publicada en el Diario Oficial de la Federación en 1938, y que establece las reglas para la constitución, funcionamiento y disolución de este tipo de sociedades, que en términos generales deben sujetarse a lo siguiente: Son sociedades cooperativas aquellas que reúnen las siguientes condiciones: 1. Estar integradas por individuos de la clase trabajadora que aporten a la sociedad su trabajo personal cuando se trate de cooperativas de productores; o se aprovisionen mediante la sociedad o utilicen los servicios que ésta distribuye, cuando se trate de cooperativas de consumidores. 2. Funcionar sobre principios de igualdad de derechos y obligaciones de sus miembros. 3. Funcionar con un número variable de socios nunca inferior a diez. 4. Tener capital variable y duración indefinida. 5. Conceder a cada socio un solo voto. 6. No perseguir fines de lucro. 86
  • 87. Café Internet 7. Procurar el mejoramiento social y económico de sus asociados mediante la acción conjunta de éstos en una obra colectiva. 8. Repartir sus rendimientos a prorrata entre los socios en razón del tiempo trabajado por cada uno, si se trata de cooperativas de producción; y de acuerdo con el monto de las operaciones realizadas con la sociedad, en las de consumo. Sólo serán sociedades cooperativas las que funcionen de acuerdo con la ley y estén autorizadas y registradas por la Secretaría de Trabajo y Previsión Social. Las sociedades cooperativas pueden adoptar los regímenes de responsabilidad limitada o suplementada de sus socios, debiendo expresar en su denominación el régimen adoptado, así como el número de su registro oficial. Para los efectos legales, la responsabilidad es suplementada cuando los socios respondan a prorrata por las operaciones sociales, hasta por una cantidad fija, determinada en el acta constitutiva o por acuerdo de la asamblea. La constitución de las sociedades cooperativas deberá hacerse mediante asamblea general que celebren los interesados, en la cual, además de los generales de los fundadores y los nombres de las personas que hayan resultado electas para integrar por primera vez consejos y comisiones, se insertará el texto de las bases constitutivas. Sociedades Civiles (S.C.) Existe también otro tipo de sociedades que están contempladas en el Código Civil para el Distrito Federal, en materia común, y para toda la república en materia federal, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 26 de mayo de 1928 y que establece la posibilidad de crear sociedades civiles bajo las siguientes normas: Por un contrato de sociedad, los socios se obligan mutuamente a combinar sus recursos o sus esfuerzos para la realización de un fin común, de carácter económico, pero que no constituya una especulación comercial. La aportación de los socios puede consistir en una cantidad de dinero u otros bienes. El contrato de sociedad debe constar por escrito, pero básicamente en escritura pública cuando algún socio transfiera a la sociedad bienes cuya enajenación deba hacerse en escritura pública. El contrato de la sociedad debe contener: 1. Los nombres y apellidos de los otorgantes que son capaces de obligarse. 2. La razón social. 3. El objeto de la sociedad. 4. El importe del capital social y la aportación con que cada socio debe contribuir. Dicho contrato de sociedad debe inscribirse en el Registro de Sociedades Civiles para que produzca efectos contra terceros, y sin poder modificar sino por consentimiento unánime de los socios. 87
  • 88. Café Internet Los Café-Internet acostumbran operar bajo la forma legal de “persona física con actividades empresariales”, cuando son empresas micro o pequeñas y en algunos casos operan bajo la forma de una sociedad anónima de capital variable (S.A. de C.V.), lo cual siempre es recomendable cuando la empresa es de una dimensión importante y cuando el número de socios permite la constitución de una persona moral. II. Licencias y permisos para iniciar operaciones El establecimiento o constitución de un negocio o empresa requiere el cumplimiento de ciertos requisitos y trámites legales ante autoridades gubernamentales, privadas y sociales. A continuación se enumeran algunas de las dependencias a las que deberá acudirse y los trámites que deben realizarse: 1. Secretaría de Relaciones Exteriores (en el caso de sociedades) La Secretaría de Relaciones Exteriores (SRE), por medio de la Dirección General de Permisos, artículo 27 constitucional, autoriza la constitución de una sociedad. Aquí la SRE resuelve si la denominación o razón social no está registrada con anterioridad y autoriza la determinación del objeto social. 2. Notario Público/Registro Público de Comercio (en el caso de sociedades) La constitución de la sociedad se formaliza mediante un contrato social denominado escritura constitutiva, que establece los requisitos y reglas a partir de las cuales habrá de funcionar la sociedad. Entre otras cosas contienen: 1. Datos generales de los socios. 2. Objeto social. 3. Denominación o razón social. 4. Duración de la sociedad. 5. Importe del capital social. 6. Domicilio social. 7. Organo de administración. 8. Vigilancia. 9. Bases para la liquidación. Este contrato, también llamado “estatutos”, debe ser otorgado en escritura (notarizado) ante notario público, e inscrito en el Registro Público de Comercio de la SE, dentro de los 15 días siguientes a su suscripción. 3. Secretaría de Hacienda y Crédito Público Dentro del mes siguiente a: • Su constitución, las sociedades (personas morales). • Haber realizado situaciones jurídicas que de hecho den lugar a presentación de declaraciones periódicas (apertura), las personas físicas con actividades empresariales y las personas morales residentes en el extranjero deben solicitar su inscripción en el Registro Federal de Contribuyentes de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (forma HRFC-1, en original y cinco copias), donde reciben una clave que les identifica en lo subsecuente ante la autoridad fiscal. 88
  • 89. Café Internet También la SHCP mantiene el Padrón de Proveedores de la Administración Pública Federal, al que deben registrarse las empresas o personas que deseen efectuar transacciones comerciales con las diferentes dependencias de la administración pública. 4. Secretaría de Salud Las actividades relacionadas con la salud humana requieren obtener, en un plazo no mayor de 30 días, de la Secretaría de Salud o de los gobiernos estatales, una autorización que podrá tener la forma de: Licencia Sanitaria, Permiso Sanitario, Registro Sanitario, Tarjetas de Control Sanitario. Esta licencia tiene por lo general una vigencia de dos años y debe revalidarse 30 días antes de su vencimiento. 5. Instituto Mexicano del Seguro Social El patrón (la empresa o persona física con actividades empresariales) y los trabajadores deben inscribirse en el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), dentro de un plazo no mayor de cinco días de iniciadas las actividades. Al patrón se le clasificará de acuerdo con el Reglamento de Clasificación de Empresas y denominación del Grado de Riesgo del Seguro del Trabajo, base para fijar las cuotas que deberá cubrir. 6. Institución Bancaria En el banco seleccionado se abre la cuenta de cheques y se recurre a solicitar financiamiento, se paga todo tipo de impuestos (al igual que servicios tales como electricidad, teléfonos y gas entre otros) y se presentan declaraciones, aun cuando no originen pago. De igual manera, el patrón y los trabajadores deben inscribirse ante el Sistema de Ahorro para el Retiro (subcuentas IMSS e Infonavit, forma SAR-01-1, SAR-01-2, SAR-04-1 o sus equivalentes en medios magnéticos). En el banco, más adelante se depositarán en forma bimestral las aportaciones correspondientes. 7. Sistema de Información Empresarial Mexicano De acuerdo con la Ley de Cámaras Empresariales y sus Confederaciones, todas las tiendas, comercios, fábricas, talleres o negocios deben registrarse en el Sistema Empresarial Mexicano (SIEM) con lo cual tendrán la oportunidad de aumentar sus ventas, acceder a información de proveedores y clientes potenciales, obtener información sobre los programas de apoyo a empresas y conocer sobre las licitaciones y programas de compras del gobierno. 8. Coparmex En forma opcional, el patrón puede inscribirse en la Confederación Patronal de la República Mexicana (Coparmex). 9. Sindicato Aun cuando no existe obligación legal de afiliar a los trabajadores ante algún sindicato, los trabajadores pueden constituirse en sindicato cuando se conjunten más de veinte trabajadores en activo. En la práctica los diferentes sindicatos, reconocidos por las autoridades del trabajo en el ámbito federal o local, buscan forzar la contratación colectiva de los trabajadores y su respectiva afiliación, por lo que es conveniente entablar pláticas con alguna central obrera antes de constituirse, y así no tener que negociar bajo presión. 89
  • 90. Café Internet 10. Instituto Nacional de Estadística, Geografía e Informática Al iniciar operaciones y posteriormente cada año, se debe dar aviso de manifestación estadística ante la Dirección General de Estadística, dependiente del Instituto Nacional de Estadística, Geografía e Informática (INEGI). 11. Secretaría de Economía Esta secretaría (SE) debe verificar y autorizar todos los instrumentos de medidas y pesas que se usen como base u objeto de alguna transacción comercial. Reglamenta y registra las Normas Oficiales Mexicanas (NOM) que son obligatorias para ciertos productos (instrumentos de medición y prueba, ropa y calzado, salud, contaminantes, entre otros). También existen normas opcionales, cuya adopción permite la autorización para el uso del sello oficial de garantía, siempre y cuando se cumplan con las especificaciones de un sistema de control de calidad. Asimismo puede emitir, a petición y según previa comprobación, un certificado oficial de calidad. La SE estipula y controla los registros de las marcas, nombres comerciales, patentes y otras formas de propiedad industrial. Cuando la empresa tiene accionistas o socios extranjeros se deberá inscribir en el Registro Nacional de Inversión Extranjera que se lleva en la SE. Por último, se recomienda visitar el sitio web de esta secretaría www.contactopyme.gob.mx porque en ella se localizan muy diversos programas de apoyo para las empresas que radican en el país. 12. Secretaría del Medio Ambiente, Recursos Naturales y Pesca Las empresas que emitan a la atmósfera olores, gases, o partículas sólidas o líquidas deben solicitar una licencia de funcionamiento expedida por esta secretaría (SEMARNAP). Estas emisiones deberán sujetarse a los parámetros máximos permitidos por la ley. 13. Secretaría del Trabajo y Previsión Social Todos los negocios deben cumplir con el Reglamento Federal de Seguridad, Higiene y Medio Ambiente de Trabajo y Normas Relativas que se presenta en el capítulo sobre Instalaciones: ubicación y servicios auxiliares y en los Anexos de este documento. 14. Comisión Nacional del Agua En caso de no estar conectado a alguna red de agua potable y alcantarillado se debe solicitar permiso ante la Comisión Nacional del Agua para obtener derechos de extracción de agua del subsuelo, y de igual manera se deben registrar las descargas. En ambos casos se origina el pago de derechos. 15. Otras autorizaciones Como las relativas a la Comisión Federal de Competencia, Comisión Federal de Electricidad, Instituto Mexicano de la Propiedad Industrial, entre otras. De manera complementaria le sugerimos consultar la sección de trámites obligatorios que presenta el subsistema Primer contacto en el sitio web www.contactopyme.gob.mx Para el caso de una empresa, en este giro, que se instale en el Distrito Federal se deberá prestar especial atención a lo señalado a continuación: 90
  • 91. Café Internet CONSTITUCION DE SOCIEDADES ANTE LA S.R.E. TRAMITE FEDERAL Trámite para obtener de la Secretaría de Relaciones Exteriores (SRE) la autorización del nombre de la sociedad Denominación Social TIEMPO APROXIMADO DE AREA DONDE SE GESTIONA/HORARIO DE ATENCION RESPUESTA Dirección de Permisos Artículo 27 Constitucional/ Ricardo Flores 5 días hábiles Magón No. 1 Anexo II P.A., Col. Nonoalco Tlaltelolco México, D.F. Tel. 57 82 41 44 Ext. 4068 SACTEL Tel. 56 04 12 40 (de 9:00 a 15:00Hrs) VIGENCIA FORMATO COSTO SA1 $455.00 por recepción, de Indefinida examen y expedición del permiso AVISO DE USO DE LOS PERMISOS PARA LA CONSTITUCION TRAMITE FEDERAL DE SOCIEDADES O CAMBIO DE DENOMINACION O RAZON SOCIAL Trámite para informar a la S.R.E. que el permiso que autorizó fue utilizado por constitución de sociedad o cambio en su denominación o razón social. TIEMPO APROXIMADO DE AREA DONDE SE GESTIONA/HORARIO DE ATENCION RESPUESTA Dirección de Permisos Artículo 27 Constitucional/ Ricardo Flores No se requiere Magón No. 1 Anexo II P.A., Col. Nonoalco Tlaltelolco México, D.F. Tel. 57 82 41 44 Ext. 4068 SACTEL Tel. 56 04 12 40 (de 9:00 a 14:30Hrs) VIGENCIA FORMATO COSTO 90 días hábiles para dar aviso No aplica $170.00 pesos REGISTRO PUBLICO DE LA PROPIEDAD Y EL COMERCIO TRAMITE ESTATAL Trámite mediante el cual se hace el registro de la Acta constitutiva ante dicha Instancia TIEMPO APROXIMADO DE AREA DONDE SE GESTIONA/HORARIO DE ATENCION RESPUESTA Villalongín No. 15 Col. Cuauhtémoc México, D.F. Tel. 51 40 17 00 20 días hábiles (de 8:00 a 14:00 Hrs) VIGENCIA FORMATO COSTO Universal Variable de acuerdo al monto Indefinida para la inscripción $675.00 mínimo / $6,764.00 máximo CONSTITUCION DE SOCIEDAD DE RESPONSABILIDAD TRAMITE ESTATAL LIMITADA MICROINDUSTRIAL Trámite mediante el cual el usuario obtiene la figura legal de Sociedad de Responsabilidad Limitada Microindustrial, para lo cual se requiere: - El Permiso para la Constitución de Sociedades ante la S.R.E. - Aviso de Uso de los Permisos para la Constitución de Sociedades y el Registro Público de la Propiedad y el Comercio posteriormente tendrá que realizar su Inscripción del RFC para obtener su Cédula Fiscal. TIEMPO APROXIMADO DE AREA DONDE SE GESTIONA/HORARIO DE ATENCION RESPUESTA Ventanilla Única de Gestión Av. San Antonio 256 Col. Ampliación 5 días hábiles Nápoles México, D.F. Tel. 55 63 34 00 Ext. 326, 301 y 303 (de 9:00 a 15:00 Hrs.) VIGENCIA FORMATO COSTO Formulario Unico para obtención de Gratuito 3 Años Cédula de Microindustria 91
  • 92. Café Internet INSCRIPCION EN EL RFC / CEDULA FISCAL TRAMITE FEDERAL Trámite mediante el cual se lleva a cabo la inscripción ante la SHCP, para efecto de cumplimiento de las obligaciones fiscales correspondientes. NOTA: Desde el 1° de Julio de 1999, las personas físicas, al momento de tramitar su inscripción en el Registro Federal de Contribuyentes, deben presentar conjuntamente, la Forma oficial R1 y la Forma denominada "Solicitud de Cédula de Identificación Fiscal con CURP." TIEMPO APROXIMADO DE AREA DONDE SE GESTIONA/HORARIO DE ATENCION RESPUESTA Administración Local de Recaudación, en los Módulos de Atención Desde la respuesta inmediata Fiscal, en los Módulos de Recepción de Trámites Fiscales y a hasta 3 días hábiles través del Buzón Fiscal; información al contribuyente México, D.F. Tel. 52 27 02 97 y 01 800 90 450 00 VIGENCIA FORMATO COSTO R1 / Solicitud de Cédula de Gratuito Indefinida Identificación Fiscal con CURP CERTIFICACION DE ZONIFICACION PARA USO ESPECIFICO TRAMITE LOCAL Trámite mediante el cual se hace constar si un uso especifico esta permitido o prohibido para determinado inmueble, conforme a los Programas de Desarrollo Urbano. TIEMPO APROXIMADO DE AREA DONDE SE GESTIONA/HORARIO DE ATENCION RESPUESTA Dirección General de Desarrollo Urbano y Vivienda 2 a 7 días hábiles (SEDUVI)/Dirección del Registro de los Planes y Programas de Desarrollo Urbano/ Calle Victoria No. 7, P.B, Esq. Eje Central Lázaro Cárdenas, Col. Centro México, D.F. Tel. 55 10 93 96 Y 55 12 31 10. y/o en las Ventanillas Unicas Delegacionales del DDF México, D.F. / Ventanilla Unica de Gestión Av. San Antonio 256 Col. Ampliación Nápoles México, D.F. Tel. 56 11 31 67 y 55 63 34 00 (de 9:00 a 14:00 Hrs.) VIGENCIA FORMATO COSTO 2 años para ejercer el DU03 $495.00 pesos derecho que confiere LICENCIA DE USO DE SUELO TRAMITE LOCAL Documento expedido por el DF en el cual se autoriza el uso o destino que pretenda darse a los predios. TIEMPO APROXIMADO DE AREA DONDE SE GESTIONA/HORARIO DE ATENCION RESPUESTA Dirección General de Administración Urbana (SEDUVI) con cede 21 días hábiles en Colegio de Arquitectos/ Av. Constituyentes No. 800, Col. Lomas Altas, Tel. 55 70 21 30/Colegio de Ingenieros Civiles de México, A.C./Camino a Sta. Teresa No. 187, Col. Parques del Pedregal Tel. 56 06 84 15, 56 06 39 15 y 56 06 23 22 (de 9:00 a 16:00 Hrs.) VIGENCIA FORMATO COSTO 2 años para ejercer el AU07 $1,644.00 pesos derecho que confiere 92
  • 93. Café Internet REGISTRO EMPRESARIAL ANTE EL IMSS Y EL INFONAVIT TRAMITE FEDERAL El Patrón deberá registrarse al igual que a sus trabajadores en el régimen obligatorio, cumpliendo con lo establecido en la Ley del Seguro Social, al hacerlo automáticamente quedarán registrados ante el INFONAVIT Y SAR TIEMPO APROXIMADO DE AREA DONDE SE GESTIONA/HORARIO DE ATENCION RESPUESTA Subdelegaciones Administrativas del IMSS / México, D.F. Tel. 52 15 días hábiles 11 02 45 y 52 11 20 29 (de 9:00 a 14:00 Hrs.) VIGENCIA FORMATO COSTO Aviso de inscripción patronal Gratuito AFIL01 Formato de inscripción de las empresas en el Seguro de Indefinida Riesgo de Trabajo SSRT01003 Aviso de inscripción de cada uno de los trabajadores (mínimo uno) AFIL02 AVISO DE FUNCIONAMIENTO ANTE EL INSTITUTO DE TRAMITE ESTATAL SERVICIOS SALUD PUBLICA PARA EL DISTRITO FEDERAL Documento expedido por el Instituto de Servicios de Salud Pública para el D.F., por medio del cual autoriza que un establecimiento de menor riesgo opere y funcione. TIEMPO APROXIMADO DE AREA DONDE SE GESTIONA/HORARIO DE ATENCION RESPUESTA Dirección General de Salud Pública y en la Dirección de Inmediata Regulación Sanitaria / José Antonio Torres No. 661 P.B. Col. Asturias, México, D.F. Tel. 57 41 48 62 Ext. 423 o 424 (de 8:30 a 13:30 Hrs.) VIGENCIA FORMATO COSTO Indefinida (quedando sujeto a Aviso de Funcionamiento Gratuito las inspecciones correspondientes) DECLARACION DE APERTURA TRAMITE LOCAL Trámite para obtener el documento con el que deberán contar los titulares de establecimientos, cuyo giro no requiere de licencia de funcionamiento para su operación. TIEMPO APROXIMADO DE AREA DONDE SE GESTIONA/HORARIO DE ATENCION RESPUESTA Ventanillas Únicas Delegacionales del DF México, D.F. (de 9:00 a Inmediata 14:00 Hrs.) Ventanilla Unica de Gestión Av. San Antonio 256 Col. Ampliación Nápoles México, D.F. Tel. 56 11 31 67 y 563 34 00 (de 9:00 a 15:00 Hrs.) VIGENCIA FORMATO COSTO Indefinida VU09 Declaración de Apertura Gratuito 93
  • 94. Café Internet LICENCIA DE ANUNCIO TRAMITE LOCAL Trámite mediante el cual se otorga la licencia o permiso para fijar, instalar o colocar un anuncio, o bien señalar, indicar, mostrar o difundir al público cualquier mensaje. TIEMPO APROXIMADO DE AREA DONDE SE GESTIONA/HORARIO DE ATENCION RESPUESTA Ventanillas Únicas Delegacionales del DF México, D.F. (de 9:00 a Inmediata 14:00 Hrs.) Ventanilla Unica de Gestión Av. San Antonio 256 Col. Ampliación Nápoles México, D.F. Tel. 56 11 31 67 y 563 34 00 (de 9:00 a 15:00 Hrs.) VIGENCIA FORMATO COSTO AU08 $ 1,104.00 Anuncio Sencillo/ Permiso para la colocación de 1 año (renovación) asimismo manta $474.00 se indica que existen diversas modalidades y cuyos costos son variables REGISTRO DE FUENTES FIJAS Y DE DESCARGA DE AGUAS TRAMITE ESTATAL RESIDUALES Trámite que realizan los propietarios de establecimientos para que se les autorice la descarga de aguas residuales al sistema de alcantarillado urbano del D.F. TIEMPO APROXIMADO DE AREA DONDE SE GESTIONA/HORARIO DE ATENCION RESPUESTA Dirección General de Prevención y Control de la 25 días hábiles Contaminación/Dirección de Hidrología y Suelo/Secretaría del Medio Ambiente/Xalapa No. 15, Col. Roma Norte, México, D.F. Tel. 52 08 98 38, 52 07 29 96 y 57 07 09 49 (de 9:00 a 14:00 Hrs.) Ventanilla Unica de Gestión Av. San Antonio 256 Col. Ampliación Nápoles México, D.F. Tel. 56 11 31 67 y 55 63 34 00 Ext. 379 (de 9:00 a 15:00 Hrs.) VIGENCIA FORMATO COSTO Indefinida PC33 Gratuito CONSTITUCION DE LA COMISION MIXTA DE CAPACITACION TRAMITE FEDERAL Y ADIESTRAMIENTO Trámite mediante el cual se integra a la Comisión Mixta de Capacitación y Adiestramiento en la STPS. TIEMPO APROXIMADO DE AREA DONDE SE GESTIONA/HORARIO DE ATENCION RESPUESTA Dirección General de Capacitación y Productividad / Av. No tiene plazo oficial de Azcapotzalco la Villa No. 209 Edificio "E" P.B. Col. Barrio de Santo respuesta Tomas México, D.F. Tel. 53 82 34 53 (de 9:30 a 14:30 Hrs.) VIGENCIA FORMATO COSTO Indefinida DC1 Gratuito AVISO DE MANIFESTACION ESTADISTICA TRAMITE FEDERAL Información que se proporciona al INEGI relacionada con la actividad propia del negocio, sin que ello implique efectos fiscales. TIEMPO APROXIMADO DE AREA DONDE SE GESTIONA/HORARIO DE ATENCION RESPUESTA Ventanillas del INEGI / Patriotismo No. 711 Edif. A 5° Piso Col. Inmediata San José Mixcoac, México, D.F. Tel. 52 78 10 00 ext. 1143 y 1144 (de 9:00 a 13:00 Hrs.) VIGENCIA FORMATO COSTO 1 año (revalidación anual FEP3-1 Gratuito entre enero y marzo) 94
  • 95. Café Internet VISTO BUENO DE SEGURIDAD Y OPERACIÓN TRAMITE ESTATAL Trámite mediante el cual se hace constar que el establecimiento en cuanto a su edificación e instalaciones, reúne las condiciones necesarias de seguridad para su operación y funcionamiento. TIEMPO APROXIMADO DE AREA DONDE SE GESTIONA/HORARIO DE ATENCION RESPUESTA Ventanillas Únicas Delegacionales del DF México, D.F. (de 9:00 a 3 días hábiles 14:00 Hrs.) Ventanilla Unica de Gestión Av. San Antonio 256 1 Piso Col. Ampliación Nápoles México, D.F. Tel. 56 11 31 67 y 563 34 00 (de 9:00 a 15:00 Hrs.) VIGENCIA FORMATO COSTO 3 años ( renovación) AU19 Gratuito PROGRAMA INTERNO DE PROTECCION CIVIL TRAMITE ESTATAL Trámite mediante el cual se definen las acciones destinadas a la salvaguarda de la integridad física de los empleados y de las personas que concurran al establecimiento TIEMPO APROXIMADO DE AREA DONDE SE GESTIONA/HORARIO DE ATENCION RESPUESTA Dirección General de Protección Civil (SEDUVI)/Periférico Sur No. 1 mes 2769 Col. San Jerónimo Lídice México, D.F. Tel. 56 83 40 86 y 56 83 28 38 ext. 101 (de 9:00 a 15:00 y de 18:00 a 21:00 Hrs.) VIGENCIA FORMATO COSTO Indefinida CP-02 Gratuito ACTA DE INTEGRACION A LA COMISION DE SEGURIDAD E TRAMITE FEDERAL HIGIENE EN LOS CENTROS DE TRABAJO Trámite mediante el cual se integra a la Comisión de Seguridad e Higiene en el Trabajo en la STPS. TIEMPO APROXIMADO DE AREA DONDE SE GESTIONA/HORARIO DE ATENCION RESPUESTA Dirección General de Seguridad e Higiene en el Trabajo / Av. No tiene plazo oficial de Azcapotzalco la Villa No. 209 Piso 19 Col. Barrio de Santo Tomas respuesta México, D.F. Tel. 53 94 87 02 (de 8:30 a 14:30 Hrs.) VIGENCIA FORMATO COSTO Indefinida No requiere formato específico Gratuito APROBACION DE PLANES Y PROGRAMAS DE TRAMITE FEDERAL CAPACITACION Y ADIESTRAMIENTO Trámite mediante el cual se aprueban los Planes y Programas de Capacitación de las empresas en la Secretaría de Trabajo y Previsión Social (STPS) TIEMPO APROXIMADO DE AREA DONDE SE GESTIONA/HORARIO DE ATENCION RESPUESTA Dirección General de Capacitación y Productividad / Av. Inmediata Azcapotzalco la Villa No. 209 Edificio "E" P.B. Col. Barrio de Santo Tomas, México, D.F. Tel. 53 94 51 66 Ext. 3580 (de 9:30 a 14:30 Hrs.) VIGENCIA FORMATO COSTO Determinada en el programa DC2 Gratuito propuesto y no debe exceder de 4 años 95
  • 96. Café Internet INSCRIPCION EN EL PADRON DE IMPUESTO SOBRE TRAMITE LOCAL NOMINAS Trámite por medio del cual se integra al Padrón de Contribuyentes del DF. TIEMPO APROXIMADO DE AREA DONDE SE GESTIONA/HORARIO DE ATENCION RESPUESTA Subtesorería de Administración Tributaria Dirección de Registro Inmediata (Tesorería del D.F.)/ Izazaga No. 89 6° Piso, Col. Centro, México, D.F. Tel. 57 09 00 30 (de 8:00 a 15:00 Hrs) VIGENCIA FORMATO COSTO No aplica vigencia ISIN00996 Gratuito ALTA EN EL SISTEMA DE INFORMACION EMPRESARIAL TRAMITE FEDERAL MEXICANO (SIEM) Trámite que deberán realizar las empresas industriales, comerciales y de servicios para darse de alta en el Sistema de Información Empresarial Mexicano (SIEM). TIEMPO APROXIMADO DE AREA DONDE SE GESTIONA/HORARIO DE ATENCION RESPUESTA Cámara correspondiente de acuerdo a las actividades que realiza. Inmediata Mayor Información al Tel. 01 800 410 2000 VIGENCIA FORMATO COSTO SIEM Comercio Pequeño Hasta 2 empleados $100.00, 3 empleados $300.00, 4 o más $640.00 Comercio al por 1 año (revalidación anual Mayor y Servicios Hasta 3 entre enero y febrero) empleados $300.00, 4 o más $640.00 Industrial Hasta 2 empleados $150.00, 3 a 5 $350.00, 6 o más $670.00 III. Franquicias, patentes, marcas y derechos de autor Franquicias Se dice que una franquicia existe cuando la licencia de uso de una marca es utilizada para transmitir conocimientos técnicos o proporcionar asistencia técnica, con el fin de que la persona a quien se le conceda pueda producir, vender bienes o prestar servicios de manera uniforme y con los métodos operativos, comerciales y administrativos establecidos por el titular de la marca tendientes a mantener la calidad, prestigio o imagen de los productos o servicios a los que ésta distingue. A la persona que adquiere, vía contrato, el derecho de comercializar un bien o servicio, dentro de un mercado exclusivo, utilizando los beneficios que le ofrece una marca y el apoyo que recibe en la capacitación y el manejo del negocio se le llama franquicitario, el cual se obliga a: • Pagar al franquiciante casi siempre un pago inicial (cuota inicial de franquicia), además de regalías periódicas y otros pagos. • Ser el responsable de la instalación, operación y administración de la franquicia de acuerdo con las normas dictadas por el franquiciante. 96
  • 97. Café Internet • Paga todos los costos de la instalación y gastos de operación y administración de la franquicia, además de ser el responsable para la contratación y administración de los recursos humanos necesarios. Por su parte el franquiciante es aquél que posee una determinada marca y tecnología (knowhow) de comercialización de un bien o servicio, cediendo, vía un contrato, los derechos de transferencias o uso de las marcas y la tecnología aportando a su vez, de asistencia técnica, organizativa, gerencial y administrativa al negocio del franquicitario. El franquiciante se obliga a: • Desarrollar y probar en la práctica el concepto de negocio y la tecnología que envuelve y concede a la franquicia, autorizando al franquicitario para hacer uso de esta tecnología, al igual que la implantación, administración y operación de un negocio que funcionará conforme a su concepto. • Establecer los métodos y procedimientos que dirigirán el funcionamiento de la franquicia. • Reclutar, seleccionar y entrenar al franquicitario respecto a la mejor técnica y rigor. • Mantener un equipo dedicado al constante desarrollo y perfeccionamiento del producto, servicio y técnica de actuación y gestión que permita a los franquicitarios elevar el nivel de desempeño de las respectivas franquicias. • Supervisar constantemente la red constituida por sus franquicias, para prevenir que cualquier actitud u omisión que afecte la imagen de la marca y perjudique con seriedad a cualquiera de los integrantes de la red. En el caso mexicano, existe la Asociación Mexicana de Franquicias (AMF), en la que para ser socio es necesario llenar y entregar la solicitud de afiliación con todos sus datos. Una vez sometida a la consideración del comité de afiliación y previa investigación de campo, de ser aprobada la solicitud de inscripción, se comunicará en cinco días hábiles, con el objeto de que oportunamente se cubra la membresía anual (12 meses) correspondiente. Papelería complementaria a la solicitud: 1. Breve curriculum de la empresa que otorga franquicias o empresa dueña de la marca. 2. Breve curriculum del gerente o director de franquicias. 3. Copia del contrato de franquicia. 4. Directorios de franquicitarios incluyendo dirección, teléfonos y nombre. 5. Acta constitutiva de la empresa que otorga franquicias. 6. Indices de los manuales que sustentan su tecnología (knowhow) o del programa de capacitación. 7. Código de ética debidamente firmado y fechado. 8. En caso de que el registro de marcas o el contrato de franquicia ante la Secretaría de Economía esté en trámite deberán presentar la solicitud de registro debidamente sellada. 9. Circular de oferta de franquicia (COF) Patentes Las modalidades de propiedad industrial existentes en México efectúan su protección por medio de: otorgamiento de patentes de invención; registro de modelos de utilidad; registro de modelos industriales; registro de marcas; registro de avisos comerciales; publicación de nombres comerciales; y declaración de protección de denominaciones de origen. La propiedad industrial está legislada por el sistema de propiedad industrial, el cual está conformado por un conjunto de leyes, reglamentos, decretos y ordenamientos administrativos que la autoridad en la 97
  • 98. Café Internet materia (IMPI) aplica con el propósito de proteger las invenciones e innovaciones, así como las indicaciones comerciales, por medio de patentes, registros de modelos de utilidad y diseños industriales (dibujos y modelos), registro de marcas y avisos comerciales y publicaciones de nombres comerciales, incluidas las denominaciones de origen. La patente es un privilegio de exclusividad, que otorga el Estado a un inventor o a su causahabiente (titular secundario), para que por un período determinado, explote su invento en su provecho, por sí, o por otros con su consentimiento. En México, la vigencia de una patente es de 20 años improrrogables contados a partir de la fecha de presentación de la solicitud de patente, siempre y cuando el titular cumpla con el pago de las tasas de mantenimiento anuales. El titular de una patente puede ser una o varias personas nacionales o extranjeras, físicas o morales, combinadas de la manera que se especifique en la solicitud, en el porcentaje ahí mencionado, sus derechos se pueden transferir por actos entre vivos o por vía sucesoria, pudiendo: rentarse, licenciarse, venderse, permutarse o heredarse. Es obligación del titular de una patente explotar la innovación descrita en la misma, ya sea por sí mismo o por otros con su consentimiento, dentro del término de tres años contados a partir de su concesión o de cuatro años contados a partir de la presentación de la solicitud de patente correspondiente. La única consecuencia de no explotar la patente dentro del término mencionado, es que la misma quedará sujeta al otorgamiento de licencias obligatorias a cualquier tercero que las solicite, previa comprobación de su capacidad técnica y económica para llevar a cabo la explotación. Sin embargo, no procederá la concesión de una licencia obligatoria si los productos patentados u obtenidos por el proceso de patente son importados a México a escala comercial o si existieran razones técnicas o económicas que justifiquen la falta de explotación. Es también obligación del titular de una patente el mantener su vigencia mediante el pago de un derecho anual de mantenimiento, durante el tiempo total de la vigencia de la patente. El titular de una patente tiene el derecho de perseguir a los infractores de la misma, explotar en exclusiva la invención protegida por la misma, ya sea por sí mismo o por otros con su consentimiento. La patente sólo podrá hacerse valer en los países en los que se haya presentado y concedido. Para que una invención sea patentable, es necesario que el invento sea nuevo, resultado de una actividad inventiva y susceptible de aplicación industrial. De acuerdo con la Ley de Protección Industrial no son patentables, por no ser invenciones: • Los principios teóricos o científicos. • Los descubrimientos que consistan en dar a conocer o revelar algo que ya exista en la naturaleza, aun cuando con anterioridad fuese desconocido para el hombre. • Los esquemas, planes, reglas y métodos para realizar actos mentales, juegos o negocios y los métodos matemáticos. 98
  • 99. Café Internet • Los programas de computación. • Las formas de presentación de información. • Las creaciones estéticas y las obras artísticas o literarias. • Los métodos de tratamiento quirúrgico, terapéutico o de diagnóstico aplicables al cuerpo humano y los relativos a animales. • La yuxtaposición de invenciones conocidas o mezclas de productos conocidos, su variación de forma, dimensiones o materiales. • No son patentables, por excepción, los procesos esencialmente biológicos para la obtención o reproducción de plantas, animales, o sus variedades, incluyendo los procesos genéticos o relativos a material capaz de conducir su propia duplicación, por sí mismo o por cualquier otra manera indirecta, cuando consistan simplemente en seleccionar o aislar material biológico disponible y dejarlo que actúe en condiciones naturales. • Las especies vegetales, y las especies y razas animales. • El material biológico tal como se encuentra en la naturaleza. • El material genético. • Las invenciones referentes a la materia viva que compone el cuerpo humano. Por otra parte, son patentables las invenciones siguientes: • Las variedades vegetales. • Las invenciones relacionadas con microorganismos, como las que se realicen usándolos; las que se apliquen a ellos o las que resulten en los mismos. • Los procesos biotecnológicos de obtención de farmoquímicos, medicamentos, bebidas y alimentos para consumo animal o humano, fertilizantes, plaguicidas, herbicidas, fungicidas o productos con actividad biológica. • La titularidad de las invenciones de los trabajadores le corresponden a las empresas que los contrataron para realizar trabajos relacionados con las invenciones. • Si la invención no está relacionada con los trabajos para los que fue contratado el empleado, la patente le correspondería al trabajador, quien podría otorgar a la empresa que lo contrató el derecho del tanto o de preferencia en igualdad de circunstancias, para la adquisición de su invento. No obstante que por ley las invenciones de los trabajadores pertenecen a las empresas que los contrataron, lo que normalmente hacen las empresas es agregar en el contrato laboral, una cláusula en la que se establece que los derechos intelectuales que se deriven de lo que el trabajador realice en la empresa sean concedidos a la misma. Marcas Una marca es un nombre, término, símbolo, diseño o cualquier signo visible o bien una combinación de ellos que sirva para distinguir un producto o un servicio de otros de su misma clase o especie. Existen cuatro tipos de marcas: Nominativas. Son las marcas que permiten identificar un producto y su origen mediante una palabra o un conjunto de palabras. Su importancia radica en que se debe distinguir fonéticamente, es decir, deberán ser lo suficientemente distintivas para diferenciar los productos o servicios en el mercado de aquellos de su misma especie o clase. Los nombres propios de las personas físicas pueden registrarse como marca, siempre que no se confundan con una marca registrada o un nombre comercial publicado. 99
  • 100. Café Internet Innominadas. Son figuras que cumplen con la función de una marca. Este tipo de marca puede reconocerse visualmente pero no fonéticamente. Su peculiaridad consiste en ser símbolos, diseños, logotipos o cualquier elemento figurativo que sea distintivo. Mixtas. Son marcas que combinan palabras con elementos figurativos que muestran a la marca como un solo elemento o como un conjunto distintivo. Tridimensional. Son las marcas que protegen los envoltorios, empaques, envases, la forma o la presentación de los productos en sí mismos, si éstos resultan distintivos de otros de su misma especie o clase. Dentro del régimen administrativo de los signos distintivos existen también las siguientes figuras de protección: Marca colectiva. Se puede registrar como marca colectiva cualquier signo distintivo que las asociaciones o sociedades de productores, fabricantes, comerciantes o prestadores de servicio legalmente constituidos, soliciten para distinguir en el mercado los productos o servicios de sus miembros respecto de los productos o servicios de terceros que no formen parte de esas asociaciones o sociedades. Nombre comercial. Es cualquier denominación que sirve para distinguir una empresa o establecimiento industrial, comercial o de servicios, dentro de la zona geográfica donde se encuentra establecida su clientela efectiva. Tanto el nombre comercial como el derecho a su uso exclusivo estarán protegidos sin necesidad de registro. No obstante, quien esté utilizando un nombre comercial puede solicitar al instituto la publicación del mismo en la gaceta, lo establecerá la presunción de la buena fe en la adopción y uso del nombre comercial. Aviso comercial. Se pueden registrar como aviso comercial las frases u oraciones que sirvan para anunciar al público productos o servicios, establecimientos o negociaciones comerciales, industriales o de servicios, para que el público consumidor los distinga con facilidad. El registro de una marca es necesario o conveniente debido a que el Estado le otorga el derecho exclusivo de su uso en la república mexicana. Aunque no es obligatorio el registro para comercializar productos ni prestar servicios y los derechos sobre la marca se inician con su uso, sí es recomendable, ya que se puede evitar la copia o imitación y el aprovechamiento de su reputación comercial, así como ejercer las acciones legales oportunas contra quien haga un uso no autorizado por el titular del registro. La ostentación de la leyenda "marca registrada", las siglas M.R., sólo podrá realizarse en el caso de los productos o servicios para los que la marca se encuentre registrada. No pueden registrarse como marcas las siguientes palabras o figuras: • Denominaciones, figuras o formas tridimensionales animadas o cambiantes, que se expresan de manera dinámica; • Los nombres técnicos o de uso común de los productos o servicios que pretenden ampararse con la marca y las palabras que en el lenguaje corriente o en las prácticas comerciales se hayan convertido en la designación usual o genérica de los mismos; • Las formas tridimensionales de dominio público, las de uso común, las que carezcan de originalidad, la forma usual y corriente de los productos o la impuesta por su naturaleza o función industrial; 100
  • 101. Café Internet • Las denominaciones, figuras o formas tridimensionales que sean descriptivas de los productos o servicios que se quieran proteger, incluyéndose las palabras descriptivas o indicativas que en el comercio sirvan para designar la especie, calidad, cantidad, composición, destino, valor, lugar de origen de los productos o la época de producción; • Las letras, dígitos y colores aislados, a menos que estén combinados o acompañados de otros signos, diseños o denominaciones que les den un carácter distintivo; • La traducción a otros idiomas o la variación ortográfica de palabras no registrables; • La reproducción o imitación de: escudos, banderas o emblemas de cualquier país, estado, municipio o divisiones políticas equivalentes; denominaciones, siglas, símbolos o emblemas de organizaciones internacionales, gubernamentales o no gubernamentales o de cualquier otra organización reconocida oficialmente, así como la designación verbal de los mismos; signos o sellos oficiales de control y garantía adoptados por un Estado, salvo consentimiento de la autoridad competente; monedas, billetes de banco, monedas conmemorativas o cualquier otro medio oficial de pago nacional o extranjero, y nombres o representación gráfica de condecoraciones medallas u otros premios obtenidos en exposiciones, ferias, congresos y eventos culturales o deportivos reconocidos oficialmente. • Las denominaciones geográficas, mapas, gentilicios, nombres y adjetivos que indiquen la procedencia geográfica de los productos o servicios y puedan originar error o confusión en cuanto a su procedencia. • Denominaciones de poblaciones o lugares que se caracterizan por la fabricación de ciertos productos, cuando sean los que se quieren amparar con la marca. • Nombres, seudónimos, firmas y retratos de personas sin su consentimiento. • Los títulos de obras literarias, artísticas o científicas, de publicaciones y difusiones periódicas, los personajes de ficción, personajes humanos de caracterización, nombres artísticos sin autorización expresa de los titulares de esos derechos. • Las denominaciones, figuras o formas tridimensionales susceptibles de inducir a error sobre la naturaleza, componentes o cualidades de los productos o servicios. • Las denominaciones, figuras o formas tridimensionales, iguales o semejantes a una marca notoriamente conocida en México. • Marcas idénticas o semejantes en grado de confusión a otra registrada o solicitada con anterioridad para los mismos o similares productos o servicios. • Marcas idénticas o semejantes en grado de confusión a un nombre comercial aplicado a una empresa o establecimiento dedicados a la elaboración o venta de los productos o prestación de servicios que se pretendan amparar con la marca, si el nombre comercial ha sido usado con anterioridad a la fecha de solicitud del registro de la marca o la de su uso declarado. El registro de una marca implica el cumplimiento de una serie de requisitos básicos. Derechos de autor La propiedad industrial es una de las partes que conforman la propiedad intelectual; la otra es la de propiedad autoral, conocida como derechos de autor. En México las instituciones gubernamentales encargadas de administrar el sistema son: el Instituto Mexicano de la Propiedad Industrial (IMPI) y la Secretaría de Educación Pública, por medio del Instituto Nacional del Derecho de Autor. La propiedad intelectual se refiere al conjunto de derechos patrimoniales de carácter exclusivo que otorga el Estado por un tiempo determinado, a las personas físicas o morales que llevan a cabo la realización de creaciones artísticas o que realizan invenciones o innovaciones y quienes adoptan indicaciones comerciales, pudiendo ser éstos, productos y creaciones objetos de comercio. 101
  • 102. Café Internet Este derecho confiere al titular del mismo la facultad de excluir a otros del uso o explotación comercial del mismo si no cuentan con su autorización. La protección en nuestro país sólo es válida en el territorio nacional; su duración depende de la figura jurídica para la cual se solicita su protección. Recuerde que si usted quiere proteger derechos de autor (obras artísticas, literarias, musicales, esculturales, gráficas y programas de computación), deberá dirigirse al Instituto Nacional del Derecho de Autor, dependiente de la Secretaría de Educación Pública. Las solicitudes pueden ser presentadas directamente por el interesado o por medio de un representante legal. Es conveniente que antes de presentar la solicitud correspondiente, gestione una búsqueda de anterioridades, con el propósito de verificar en la base de datos de marcas si existen antecedentes similares o en grado de confusión al signo que pretende registrar. Esto le permitirá ahorrar gastos y tener mayor seguridad de que su solicitud proceda. IV. Consultoría legal Una vez que se ha estudiado la factibilidad de establecer una empresa, el empresario tiene que dimensionar los requerimientos en tipo y volumen de los aspectos legales que debe contemplar. Esta es una cuestión que el dueño potencial no debe de hacer por sí mismo, sino bajo el asesoramiento legal de un abogado y de un contador. La experiencia demuestra que en muchos casos, por desgracia, un gran número de empresarios no presta la atención debida a esta situación y, debido a ello, toman decisiones relativas a la estructura legal de la firma sin detenerse a considerar las ventajas y desventajas de cada estructura legal. Encontrar al abogado correcto es una tarea crítica. Busque cualidades como la honradez, la experiencia y la disponibilidad. Siga buscando hasta que encuentre un abogado en quien pueda confiar, y sentirse a gusto y relajado. Escoja un abogado que tenga el tiempo y la disposición de sentarse a hablar y discutir un problema legal por teléfono cuando usted lo necesite. Si llama a su abogado varias veces, sólo para que le contesten que le regresará la llamada después de varios días o semanas, busque otro que aprecie su negocio y que tenga el tiempo para hacer justicia a sus necesidades. Un buen abogado le dirá si sus necesidades están fuera de su línea principal de práctica y le recomendará a otro que pueda hacer un trabajo mejor para usted, antes que hacerle perder su tiempo y dinero en llamadas telefónicas. La disponibilidad está estrechamente relacionada con la confiabilidad. Asegúrese de que su abogado pueda ayudarlo en sus problemas. Los abogados están vendiendo un servicio, al igual que usted y otros propietarios de negocios. Si no pudiera proveer su servicio a tiempo y en buen orden, a un precio consistente con su valor real, encuentre uno que sí lo haga. Asegúrese de entender el plan de honorarios de su abogado, ya que ésta es el área más difícil de entender entre clientes y asesores legales; lo mejor es definir los acuerdos por escrito. Si quiere obtener un excelente consejo legal, tiene que estar preparado para pagar satisfactoriamente por él. 102
  • 103. Café Internet Una vez que ha establecido una relación firme con un buen abogado, habrá encontrado un apoyo humano invaluable. La pequeña empresa existe en un ambiente que se encuentra regido por las leyes. A diario el pequeño negocio tiene que ver con actividades que están reguladas por la ley. Si el pequeño negociante intenta triunfar, debe conocer tanto sus derechos como sus responsabilidades ante la ley. Contratos Casi a diario el pequeño negociante tiene que ver con alguna forma de contrato, escrito o verbal. Ejemplos de contratos escritos serían: arriendos, deudas, garantías y contratos de ventas a plazos, partiendo de que el pequeño negocio continuamente establece contratos, debe saber lo que se requiere para que el contrato sea válido y exigible. El negociante debe también estar consciente de sus derechos, en caso de que la otra parte no cumpla los términos del contrato. Para que un contrato sea válido y exigible en cualquier lugar, debe cumplir entre otros con los requerimientos de capacidad legal de las partes, retribución de ambas partes, objetivo legal, acuerdo mutuo y formato legal. V. Contratación de seguros El surgimiento de un negocio, es la materialización de una idea concebida para la generación de recursos y empleos, entre otros factores. La mayor parte de las veces, los participantes de esta aventura invierten o comprometen su patrimonio e inician una etapa de crecimiento y consolidación con la idea firme de permanecer en un mercado de creciente competencia. Los empresarios en la mayoría de los casos enfocan su atención a actividades específicas dentro del desarrollo de los negocios, ya sea por su formación profesional o por intereses muy definidos de la propia empresa. A raíz de ello, algunos aspectos de gran importancia reciben una atención de menor calidad o bien son delegados sin tener una visión clara de su valor relativo en el proceso de desarrollo de la empresa. Uno de estos aspectos, es el de los seguros y fianzas; factor fundamental en la permanencia del negocio. La contratación de un programa de seguros, por sí misma, no garantiza en ningún momento la cobertura adecuada para el negocio específico de que se trate, produciéndose en un gran número de casos deficiencias de cobertura, puesto que al producirse el siniestro puede acarrear pérdidas considerables a los negocios. Aun cuando en nuestro país, la obligatoriedad de contratar seguros es inexistente, los contratos de seguros se encuentran regidos por una serie de leyes y códigos que se presentan en el Marco legal del seguro en México. Diferencias comparativas entre seguros y fianzas. Ambos contratos son de protección; sin embargo, con cierta frecuencia se confunde dicha protección y la consecuencia es la falta de cobertura para tal o cual riesgo. A continuación se hace un descripción de las principales diferencias existentes entre uno y otro contrato, definiendo a la vez con brevedad al seguro y a la fianza: 103
  • 104. Café Internet Seguro: Es un mecanismo social que agrupa los riesgos inciertos de los individuos, para convertirlos en una certeza y de esta forma, mediante la aportación de pequeñas cantidades, previamente determinadas por los miembros de una colectividad, se crea un fondo para hacer frente a las grandes pérdidas de pocos. Fianza: Es un contrato por medio del cual se garantiza la obligación contraída por una persona ante otra, mediante un contrato. Criterio de análisis El seguro La fianza 1. Tipo de contrato Contrato bipartita, es decir, Contrato tripartita; intervienen el entre asegurado y aseguradora. fiado, el beneficiario y el fiador. 2. Cancelación Se puede cancelar en cualquier Se cancela cuando se extingue momento o al concluir el y comprueba la obligación período pagado. garantizada (excepto en fidelidad y fianzas con vigencia cerrada). 3. Recuperación por parte de Generalmente no se recupera Cuando la fianza es reclamada la compañía lo pagado por un siniestro. y pagada, se recupera lo pagado mediante el fiado y obligados solidarios. 4. Forma de pago de la El siniestro es pagado, por lo La afianzadora puede convenir reclamación general, en dinero. ante el beneficiario y cumplir la obligación a pagar. 5. Cobertura Ampara daños ajenos a la Cubre obligaciones contraídas voluntad del asegurado. Es un o asumidas voluntariamente. contrato principal que Es un contrato accesorio. indemniza daños. 6. Causas del incumplimiento El siniestro ocurre por causa El cumplimiento o exigibilidad accidental, no por acción de la fianza obedece a una voluntaria. acción voluntaria. 7. Prima Si no se cubre, se cancela la No puede ser cancelada por protección. falta de pago, la obligación persiste. Seguros de daños En el cuadro anexo se hará una descripción esquemática de aquellos seguros disponibles de mayor uso en el mercado asegurador mexicano. 104
  • 105. Café Internet Modalidades de seguros de daños Ramo de seguro Subramo Bienes asegurables Incendio Daños materiales • Edificios • Maquinaria y equipo • Mobiliario • Existencias • Instalaciones, entre otros. Daños consecuenciales • Interrupción de actividades comerciales • Pérdida de rentas • Pérdida de utilidades, salarios y gastos fijos • Ganancias brutas • Contingente Ramos técnicos Montaje • Toda clase de maquinaria • Plantas industriales • Ampliación de plantas Obras Civiles • Todo tipo de edificios • Carreteras, puertos, entre otros. • Presas, aeropuertos, entre Rotura de maquinaria otros. • Motores, grúas, tomos, subestaciones, bombas turbogeneradores, prensas, entre otros. • Ganancias brutas Calderas • Calderas • Recipientes sujetos a presión • Computadoras, impresoras Equipo electrónico • Equipo de rayos X • Telefax • Centrales telefónicas • Instalaciones de radio y TV, Equipo de contratistas etcétera. • Grúas • Palas mecánicas • Trascabos, • entre otros Diversos Robo • Contenidos • Dinero en efectivo Efectivo y valores • Valores negociables • Toda clase de cristales de Cristales espesor mayor a 4 mm • Toda clase de anuncios y Anuncios luminosos rótulos Múltiple empresarial • Bienes que integren el patrimonio empresarial Múltiple familiar • Mercancías en general • Bienes que integren el patrimonio familiar Marítimo y Transporte de carga • Todo tipo de bienes durante 105
  • 106. Café Internet transportes su transporte Aviación • Aviones particulares, comerciales y gubernamentales • Responsabilidad civil Casco de embarcaciones • Embarcaciones de placer, pesqueras, carga, petroleras, entre otros. • Responsabilidad civil Responsabilidad Responsabilidad civil • Daños a terceros en sus civil general bienes • Daños a terceros en sus personas Automóviles y Automóviles y camiones • Automóviles residentes camiones • Automóviles turistas • Camiones • Motocicletas La determinación adecuada de las sumas aseguradas, según las cuales quedarán cubiertos los bienes motivo del seguro, es uno de los principales factores para tener una cobertura que cumpla con su cometido en caso de verificarse el riesgo (siniestro). En los Anexos se muestran los Costos aproximados por las pólizas de seguros de daños más tradicionales. Seguros de personas Marco legal. Los planes de beneficios para empleados surgen de la obligación moral o contractual que tienen las empresas de prestar ayuda económica a su personal, en caso de una eventualidad, tal como el fallecimiento, invalidez o con los gastos erogados a consecuencia de un accidente o enfermedad. Con el fin de que los gastos que efectúe la empresa sean deducibles para efectos del Impuesto Sobre la Renta, deberán ser considerados como gastos de previsión social, para los cuales se deben cumplir los siguientes requisitos: Elegibilidad. Que se otorgue la prestación a todo el personal, pudiéndose establecer la distinción sólo entre personal de confianza y el resto del personal, o bien personal sujeto a un mismo riesgo; asimismo puede incorporarse otro tipo de requisitos de elegibilidad que pueda ser alcanzada por el grupo, tales como edad o antigüedad. Si el plan es contributorio deberá participar al menos el 75% del personal elegible. Beneficio. La regla para determinar el monto del beneficio, no debe ser el resultado de la proporcionalidad que determina mayores beneficios cuando los sueldos son altos, considerando los que proporcionan las instituciones de seguridad pública. Comunicación. El plan debe constar por escrito y ser comunicado al personal durante el mes siguiente a su inicio. Restricciones. Durante la vigencia de la póliza, la aseguradora no ha de otorgar préstamos, y los dividendos, intereses y valores de rescate se entregarán al contratante de la póliza. 106
  • 107. Café Internet Financiamiento. Normalmente el instrumento más adecuado para financiar este tipo de beneficios, son los contratos de seguros, que dependiendo del tipo de cobertura, número de asegurados, primas y políticas de aceptación de la aseguradora, pueden utilizarse las opciones que más adelante se señalan. Seguros de vida, gastos médicos mayores y accidentes personales. Seguros de personas Ramo de seguro Subramo Objetivo del seguro Hombre clave Resarcir al patrón por el fallecimiento o invalidez de técnicos o directivos. Ordinario de vida Seguro vitalicio, se obtiene el beneficio al fallecimiento del titular. Temporal Seguro por tiempo determinado. Si durante el período contratado el titular no fallece se extingue la obligación. Dotal Seguro por cierto período. Si al final el titular vive se le paga la suma asegurada. Tipo de seguro Coberturas Objeto Vida, grupo y Exención de pago de primas En caso de invalidez, el titular selectivo por invalidez total y continúa asegurado sin pago permanente. de primas. Pago anticipado por En caso de invalidez del titular, incapacidad total y se le paga la suma asegurada. permanente. Doble indemnización En caso de muerte por accidente, se paga la suma asegurada dos veces. Triple indemnización En caso de muerte por accidente, se paga la suma asegurada tres veces. Gastos médicos y Gastos médicos Resarcir al asegurado por los accidentes gastos que se originen por un personales accidente o enfermedad. Accidentes personales Pago a los beneficiarios por la muerte del titular, siempre y cuando ésta sea en forma accidental. Asimismo cubre en forma proporcional la pérdida de miembros a causa de un accidente. 107
  • 108. Café Internet Requisitos para darse de alta en algún seguro para personas: 1. Llenar solicitud expresa de cada compañía 2. Hasta 50 personas costo normal para cada compañía 3. Más de 50 personas costo especial para cada compañía que dependerá de las edades de cada empleado, suma asegurada, mínimo 20 meses de salario hasta sin límite y el estado de salud de cada empleado. 108
  • 109. Café Internet 9. MARCO CONTABLE E IMPUESTOS Introducción En este capítulo se describen una serie de métodos contables aplicables en general, que permiten dar respuesta a preguntas como las siguientes: ¿qué métodos contables existen?, ¿cuál es el método más recomendable para una empresa en el giro en cuestión?, ¿qué son los registros contables?, ¿cuáles son los tipos de estados financieros más comunes?, ¿por qué es recomendable contar con un especialista en contabilidad?, ¿qué tipos de impuestos causa la actividad empresarial?, ¿cuáles son las deducciones normales de un negocio? y ¿por qué y cómo se debe planear el pago de impuestos? Contenido: I. Nociones elementales II. Razones financieras III. Métodos contables •Método global •Método pormenorizado •Método de inventarios perpetuos IV. Registros contables y estados financieros •Registros contables •Estados financieros V. Otros registros contables VI. Contadores VII. Impuestos •Impuesto sobre la renta •Impuesto al valor agregado •Impuesto sobre nóminas •Impuesto al activo •Impuesto especial sobre producción y servicios •Impuesto sobre automóviles nuevos •Otras contribuciones VIII. Deducciones normales para los negocios IX. Planeación de impuestos 109
  • 110. Café Internet I. Nociones elementales La contabilidad es el arte de llevar las cuentas con exactitud, tema, a veces difícil, para algunas personas que empiezan a manejar un negocio. Presenta como dificultad mayor la permanente responsabilidad de ser disciplinado y metódico. Sin embargo, sirve para muchas más aplicaciones que el pago de impuestos, cuya práctica suele evadirse, por una falta de conocimiento preciso del universo que se abre en relación con este sector. Hacer funcionar una empresa es una actividad que desarrolla las capacidades creativas de las personas, abre oportunidades de trabajo y permite obtener ganancias. El derecho adquirido por la apertura de una empresa tiene como contraprestación la contribución al funcionamiento del sistema económico del país, por ello, cuando hay ganancias, una parte menor de éstas se debe entregar para el funcionamiento de la estructura regional, aparte de los beneficios que directamente rinden a los dueños del negocio. En sí, la contabilidad es otra de las vertientes interesantes de las empresas, en el contexto de la economía nacional. La metodología que se debe usar para una presentación de la contabilidad del negocio, no es necesario que la dominen todos los empresarios, pues lo más común es que un contador, externo o un interno haga la labor de registrar y organizar la información correspondiente y presente la documentación que permita la toma de decisiones a los directivos y accionistas del negocio. Lo que sí se vuelve conveniente es saber qué significan los distintos términos utilizados en este tema, para emprender las acciones correspondientes, con conocimiento. Todo negocio, para empezar, requiere de recursos materiales o en dinero los cuales constituyen el capital o patrimonio con el que la empresa arrancará. Este capital habrá de moverse, con el transcurso de las operaciones y a ratos bajará (por compras o pérdidas), y otras veces podrá subir por efecto de las ganancias. Al utilizar este capital se dispondrá de equipos, maquinaria y materiales los cuales pasarán a formar el activo de la empresa. El activo no se limita a éstos, sino también lo forman los derechos o documentos adquiridos por la empresa los cuales le confieren una posibilidad de obtener dinero o bienes. Además, las empresas adquieren, generalmente bienes o servicios que no se pagan de inmediato (créditos y préstamos), sino a través de varios periodos y estos tipos de deuda se denominan el pasivo. Los elementos anteriores permiten formular una igualdad que se da en las empresas, a saber que los recursos disponibles son iguales a las obligaciones más el patrimonio, o dicho de otra manera: el activo (A) es igual al pasivo (P) más el capital (C). A=P+C Estos tres elementos constituyen el balance que, con mayor grado de ampliación y de detalle, siempre se presentará como la relación entre los tres componentes: lo que se tiene, lo que se debe y el patrimonio. Su presentación, suele ser periódica, una vez al mes, cada trimestre o anual, pero es una toma estática (como una fotografía) de cómo se encontraba el negocio en la fecha en que se hizo el balance. Al día siguiente, la situación ya no será la misma. 110
  • 111. Café Internet En paralelo, la parte dinámica se registra en el estado de resultados que abarca los movimientos de entradas y salidas de dinero durante todo un periodo, un mes, un trimestre o un año. En ese lapso, hubo ingresos, compras, gastos y un resultado que puede ser utilidad o pérdida. Este documento se elabora a partir de los ingresos que obtuvo la empresa, que generalmente son por ventas, pero también puede provenir de otro tipo de entradas: como enajenación de equipo, servicios especiales, etc. A los ingresos se les resta el importe de todas las operaciones (materiales, mano de obra, etc.) que se relacionan directamente con la producción y que se llaman costo de ventas para obtener la utilidad bruta. Ingresos - Costo de ventas ____________________ = Utilidad Bruta En seguida, se le resta a este resultado todas los gastos que no están relacionados con la producción, pero sí con la operación de la empresa, como los ocasionados por la promoción de ventas, la administración, la publicidad, la renta, etc. Y que globalmente se conocen con el nombre de gastos de operación. Así se obtiene la utilidad de operación. Utilidad Bruta - Gastos de operación _______________________ = Utilidad de operación Cuando la empresa ha incurrido en un préstamo bancario o de otro tipo (que es una actividad normal, si las condiciones son las indicadas para saldar sin dificultad las amortizaciones) debe pagar los intereses que éstos causan y se conoce como gastos financieros. En consecuencia, restar estos últimos al renglón anterior arroja la utilidad antes de impuestos. Utilidad de operación - Gastos financieros ______________________ = Utilidad antes de impuestos Al aplicar los impuestos se llega entonces a la Utilidad neta que es la verdadera ganancia del negocio. Utilidad antes de impuestos - Impuestos ____________________________ = Utilidad neta. 111
  • 112. Café Internet Por su parte, el proceso de calcular los impuestos consiste en los siguientes pasos: Para ello se definen los ingresos acumulables como todos los tipos de ingresos que obtuvo la empresa. Las deducciones acumulables se refiere ala suma de los gastos de operación y al costo de ventas. Con ello se llega al resultado fiscal al cual se le puede restar la pérdida de ejercicios anteriores, si las hubo, y el monto restante es el que se grava al multiplicarlo por el porcentaje de la tasa de impuestos. Ingresos acumulables - Deducciones acumuladas _________________________________ = Resultado fiscal - Pérdida de ejercicios anteriores _________________________________ = Utilidad Gravable X Tasa de impuestos _________________________________ = Impuesto sobre la Renta por pagar Como una película de los movimientos diarios de la empresa, el estado de resultados muestra la evolución de la misma en el transcurso de un periodo analizado en lo relativo a los ingresos y gastos. A partir de las ventas realizadas y contabilizadas, se van restando los distintos gastos e impuestos en que se incurre hasta llegar a la ganancia neta que se generó durante el lapso contabilizado. Ahora la utilidad de estos documentos radica en poder hacer análisis específicos que orienten sobre la situación del negocio y que sirvan para saber acerca de la salud de la empresa, en especial si se está en condiciones de emprender un nuevo proyecto. Más adelante se verán una serie de herramientas que sirven para conocer el estado en que se encuentra la empresa en cada ciclo en que se hacen los estados financieros que son los estados de resultados, el balance y otros informes financieros que no veremos aquí. Sólo resta por indicar que, en la actualidad, no es necesario ahondar en exceso sobre los métodos de elaboración de los estados financieros, pues existe en el mercado una amplia gama de programas de cómputo que permiten diseñar el tipo de documentación requerida y la manera de cargar los datos para obtenerla. II. Razones financieras Con los elementos vistos en los apartados anteriores, donde se refirieron los Estados de resultados y los balances, se pueden calcular un conjunto de relaciones que tienen por objeto mostrar la salud de la empresa. Estas mediciones son índices denominados razones financieras y consisten en la división de un parámetro entre otro y en algunos casos intervienen más de dos parámetros. 112
  • 113. Café Internet Si bien existen muchos tipos de razones, en el presente trabajo veremos cuatro grupos de razones. Razones de solvencia. En el primer grupo se busca conocer si la empresa, así como se encuentra en ese momento, tiene capacidad para hacerle frente a sus compromisos. La razón de liquidez mide la capacidad de la empresa para pagar en el corto plazo lo que debe (menos de un año). Activo circulante Razón de liquidez = ------------------------------- Pasivo a corto plazo El resultado debe ser superior a 2 ó 2.5 y con ello demuestra que es más lo que se tiene que lo que se debe. La prueba de ácido consiste en el mismo principio que la anterior, sólo que se le restan los inventarios al activo circulante, pues se considera que no siempre se podrán vender de inmediato. El resultado debe también ser superior a 1.5 y hasta 2, dependiendo de lo fácil que sea vender los productos de los inventarios. (No se acostumbra contabilizar como tales los inventarios de productos perecederos). Activo circulante - inventarios Prueba de ácido = -------------------------------------------------- Pasivo a corto plazo. Razones de estabilidad. En el grupo de las razones de estabilidad se indica cómo está operando la empresa desde el punto de vista de las inversiones que se hacen en ella, o sea, si no se está quedando descapitalizada la empresa, o si por el contrario tiene demasiados activos. La razón deuda a inversión mide cuanto se debe, comparado con lo invertido por los socios (existen las modalidades de corto y largo plazos). El resultado, que preferentemente debe ser menor a uno y hasta inferior a 0.5, dependerá de las políticas de la empresa y del periodo de maduración de los distintos proyectos. Pasivo total Deuda a inversión = ----------------------------- Capital contable. La razón inversión del capital nos indica si se están invirtiendo adecuadamente los recursos en activos fijos. Igualmente, dependerá del ciclo del proyecto, si los empresarios deben invertir más o 113
  • 114. Café Internet menos, pero si puede acercarse a uno, lo que indicaría la casi total reinversión de toda la ganancia anterior. Activo fijo Inversión de capital = -------------------------- Capital contable. El valor del capital, por su parte, marca cuánto se gana por unidad invertida, o sea, cuantos pesos deja en un periodo, cada peso originalmente invertido. Es recomendable que la cifra sea lo más grande posible, por arriba de 2 y si se puede hasta 3 o 4 en negocios relacionados con artículos de lujo. Capital contable Valor del capital = ----------------------------------- Capital social. Razones de productividad. La razón ingreso por capital de trabajo nos dice cuánto se genera por cada unida de capital de trabajo. Éste se calcula con la operación de Activo circulante menos Pasivo de corto plazo. Este índice debe ser lo más grande posible, dependiendo del sector, en bienes básicos puede andar entre 2 o 3 y en productos o servicios suntuarios podría alcanzar hasta 10. Ventas netas Ingresos por capital de trabajo = --------------------------------- Capital de trabajo. Por su parte, los ingresos por capital de socios indican cuántos pesos se generan por cada peso invertido por los socios. Igualmente se busca un índice mayor a 1 y hasta 3. Ventas netas Ingresos por capital de los socios = ---------------------------------- Capital contable. Razones de rentabilidad. La ganancia por unidad invertida por los socios marca cuántos pesos se ganan por cada peso invertido por ellos. Aquí es importante anotar que los dos primeros dígitos después del punto decimal, indican el porcentaje de ganancia, que se puede comparar con la tasa de interés bancario y que preferentemente debe ser superior a ésa. Ganancia por unidad Utilidad neta por los socios = --------------------------------- 114
  • 115. Café Internet Capital contable. La ganancia por inversión total muestra cuánto se gana por peso invertido total. En este caso, al igual que en el anterior, el índice muestra una relación parecida, sólo que van incluidos los compromisos de deudas de corto y largo plazo, lo cual hace que el resultado sea inferior al antes referido. Utilidad neta Ganancia por inversión total = ----------------------------------------- Pasivo + Capital contable. La ganancia por unidad vendida muestra cuánto se gana de utilidad por cada peso vendido. Esta razón nos ayuda a ver la eficiencia del equipo de ventas y también debe tender a elevarse, lo cual indicaría que se están haciendo ahorros en la empresa. Utilidad neta Ganancia por unidad vendida = ----------------------------------- Ventas netas. Por otra parte se tienen los ciclos financieros que nos indican si se está aprovechando el capital invertido. La rotación del activo indica cuánto se generó, en relación con todos los recursos puestos en operación. El resultado debe ser superior a 1. Ventas netas Rotación del activo = ----------------------------------------- Activo total En seguida se presenta otro indicador que se obtiene mediante la operación de varios indicadores, que en este caso se obtienen en días. El ciclo financiero o económico que se obtiene con el ciclo de renovación de inventarios o ciclo de rotación de inventarios, más el de recuperación de las ventas, también conocido como rotación de cuentas por cobrar, menos el de liquidación de proveedores, también llamado rotación de proveedores, nos indica cuántos días lleva comprar materias primas, transformarlas, venderlas, pagar a los proveedores y recuperar el efectivo. (No debe esperarse hasta el término para volver a hacer este cálculo). El resultado se obtiene en días y cuanto menos dure será mejor. El cálculo se hace en cuatro partes: 115
  • 116. Café Internet Inventarios 1 Rotación de inventarios = ------------------------------- X 360 = días Costo de ventas. Clientes 2 Rotación de cuentas por cobrar = ------------------------- X 360 = días Ventas netas. Proveedores 3 Rotación de proveedores = -------------------------------- X 360 = días Costo de ventas. 4 Ciclo financiero o económico: + días obtenidos en la rotación de inventarios + días obtenidos en rotación de cuentas por cobrar - días obtenidos en rotación de proveedores ---------------- = días de duración del ciclo financiero o económico. III. Métodos contables Cuando se realiza una contabilidad se suele utilizar un sistema simple mediante el cual se van registrando las cantidades de los gastos en columnas. Este sistema refleja la fecha de la transacción, su naturaleza y la cantidad desembolsada. Sin embargo, cuando se lleva a cabo la contabilidad de una organización, se utiliza un sistema de doble entrada: cada transacción se registra reflejando el doble impacto que tiene sobre la posición financiera de la empresa y sobre los resultados que ésta obtiene. La información relativa a la posición financiera de una empresa se refleja en el llamado balance de la empresa, mientras que los resultados obtenidos por la empresa aparecen desglosados en la cuenta de pérdidas y ganancias. Se incluyen a su vez los datos que reflejan los cambios en la estructura financiera de la empresa y la situación de sus ingresos. El estado de liquidez se refleja en el informe económico- financiero de la empresa, en una memoria por separado. Esta información financiera permite estudiar los resultados obtenidos en el pasado al mismo tiempo que permite realizar prospecciones y proyectos para planificar el crecimiento. La base de todo método contable es la partida doble en la que se utiliza un sistema de doble entrada: cada transacción se registra reflejando el doble impacto que tiene sobre la posición financiera de la empresa y sobre los resultados que ésta obtiene. La información relativa a la posición financiera de una empresa se refleja en el llamado balance general de la empresa, mientras que los resultados obtenidos por la empresa aparecen desglosados en la cuenta de pérdidas y ganancias en el estado de resultados. 116
  • 117. Café Internet Dependiendo del giro y operaciones de la empresa u organización se utilizan tres métodos contables que son los más comunes: Método Global, Método Pormenorizado y Método de Inventarios Perpetuos. Además de los datos indispensables para la declaración de impuestos, deberá llevar en todo momento cuenta y razón de su negocio y sus actividades. Es importante contar con un sistema contable simple y comprensible y que le brinde información al día durante todo el año. Sus libros de contabilidad deberán ser instrumentos que le ayuden en la administración de su negocio. Los libros y registros de contabilidad no sólo deben satisfacer las exigencias legales, sino que deberá contar también con registros que le ayuden en sus diarias decisiones. Sus registros deberán ser simples, inteligentes, oportunos y económicos. El sistema contable deberá proveer los métodos para compilar, resumir, registrar y analizar los datos. Para compilar los datos, conviene usar un libro diario. Este registro sirve para anotar las transacciones en orden cronológico. El mayor (libro de cuentas) sirve para resumir o clasificar los datos. En el mayor se reúnen los distintos renglones bajo encabezados genéricos: efectivo, sueldos, renta, depreciación, seguros, etc. Los libros de contabilidad deberán mantenerlo informado acerca de: 1. Clase y valor de los activos 2. Deudas que tiene el negocio, incluyendo la nómina 3. Deudores 4. Movimiento de caja (saldo bancario, ingresos, pagos) 5. Ventas 6. Gastos clasificados por tipo de gasto 7. Existencias (material fotográfico con el que se cuenta) 8. Pérdidas o ganancias El método contable tradicional que se utiliza en el giro es el método individual, pues no se tiene un número muy amplio de proveedores ni tampoco de usuarios permanentes. A éstos se les atiende como clientes de mostrador, por los cuales se hace una factura global al final del día y no una a cada uno, a menos que la solicite. Ingresos Egresos • Servicios de comercialización • Pago de servicios de agua, luz, teléfono, internet • Pago por instalaciones • Servicios de ventas en común • Pago por compra de equipo de computación 117
  • 118. Café Internet IV. Registros contables y estados financieros Registros contables La contabilidad moderna consta de un ciclo de siete etapas. Los tres primeros se refieren a la sistematización de libros, es decir, a la compilación y registro sistemáticos de las transacciones financieras. Los documentos financieros constituyen la base de la contabilidad; entre estos documentos cabe destacar los cheques de banco, las facturas extendidas y las facturas pagadas. La información contenida en estos documentos se traslada a los libros contables, el diario y el mayor. En el libro diario se reflejan todas las transacciones realizadas por la empresa, mientras que en el mayor se reflejan las transacciones que afectan a las distintas partidas contables, por ejemplo, caja, bancos, clientes, proveedores, entre otras. Primer paso. El registro de cada transacción en el libro diario constituye el punto de partida del sistema contable de doble entrada. Con este sistema se analiza la estructura financiera de una organización tomando en cuenta el doble efecto que toda transacción tiene sobre dicha estructura (una compra de bienes constituye, por un lado, un aumento del activo, pero también refleja una disminución del mismo al reducirse la cantidad de dinero disponible). Por ello, toda transacción tiene una doble dimensión; la primera, el deber (que aparece a la izquierda) y, la segunda, el haber (que aparece a la derecha). Esta doble dimensión afecta de distinta forma a la estructura financiera. En función de su naturaleza, una partida contable puede disminuir con el deber e incrementarse con el haber, y otra puede aumentar con el debe y disminuir con el haber. Por ejemplo, la compra de bienes al contado aumenta la cuenta de bienes (débito) y disminuye la cuenta de caja (crédito). Sin embargo, si el bien se compra a crédito se creará una cuenta de pasivo, y en el libro diario aparecerá una nueva partida, incrementándose la cuenta de bienes (débito) y aumentándose la partida que refleja el pasivo (crédito). El reconocimiento de la obligación de pagar a los empleados aumentará la partida contable de salarios (débito) y aumentará el pasivo (crédito). Cuando se paguen los salarios se producirá una disminución en la cuenta de caja (crédito) y disminuirá el pasivo (débito). Segundo paso. En la siguiente etapa del ciclo contable las cantidades reflejadas en el libro diario se copian en el libro mayor, en el que aparece la cuenta concreta de cada partida contable. En cada cuenta aparecen los débitos a la izquierda y los créditos a la derecha, de tal forma que el saldo, es decir el crédito o el débito neto de cada cuenta, puede calcularse con facilidad. Cada cuenta libro del mayor puede a su vez desglosarse, es decir, en cada cuenta se pueden diferenciar distintos aspectos. Por ejemplo, en la cuenta de clientes se pueden desglosar, uno a uno, los clientes de la empresa, para saber cuánto ha comprado cada uno de ellos. Por analogía, la cuenta de salarios se puede desglosar en función de cada trabajador. Tercer paso. Una vez reflejadas todas las transacciones en el libro mayor se procede a obtener el saldo —deudor o acreedor— de cada cuenta. La suma de todos los saldos acreedores debe ser igual a la suma de todos los saldos deudores, pero con signo contrario, ya que cada transacción que genera un crédito provoca, al mismo tiempo, un débito de la misma cuantía. Este paso, al igual que los siguientes, se produce al concluir el año fiscal. En cuanto se han completado los distintos libros, finaliza la parte de la sistematización de libros del ciclo contable. 118
  • 119. Café Internet Cuarto paso. Finalizadas las etapas correspondientes a la teneduría de libros, el contable o contador público procede a ajustar una serie de cuentas con el propósito de destacar hechos económicos que; aunque no se han producido de forma convencional, sí representan transacciones finiquitadas. A continuación destacamos algunos de los casos más comunes: ingresos pendientes de pago (por ejemplo, intereses a cobrar que todavía no se han hecho efectivos); gastos pendientes (por ejemplo, salarios del mes corriente que todavía no se han satisfecho); ingresos percibidos con antelación (por ejemplo, cuando se recibe la cuantía de una suscripción por adelantado); gastos que se realizan de una forma anticipada (el pago de la prima de un seguro de riesgo); la depreciación (reconocimiento de que el coste de una máquina debe amortizarse a lo largo de los años de su vida útil); inventarios (valoración de los bienes almacenados y verificación de que la cantidad almacenada coincide con la que se deriva de las cuentas); e impagados (consiste en declarar una serie de cuentas pendientes de pago como de dudoso cobro, de forma que se reconozca el posible quebranto en el futuro). Quinto y sexto pasos. Una vez realizados los ajustes anteriores, el contador público realiza un primer balance de comprobación de saldos, adaptándolos con los ajustes anteriores (paso quinto). Cuando se han actualizado todos los saldos se procede a redactar el balance y preparar la cuenta de pérdidas y ganancias (paso sexto). Los saldos de las distintas cuentas proporcionan la fuente de datos para la contabilidad financiera y de costes de la empresa. Séptimo paso. El último paso consiste en cerrar las cuentas anuales, transfiriéndolas a la cuenta de pérdidas y ganancias con el propósito de que las cuentas que corresponden tan sólo a la actividad anual se anulan unas a otras, para que los créditos y débitos del siguiente año fiscal reflejen en particular la actividad fiscal de ese año. Estados financieros Los estados financieros representan el producto final del proceso contable y tienen por objeto, presentar información financiera para que los diversos usuarios de los estados financieros puedan tomar decisiones eficientes y oportunas. Ahora bien, la información financiera que tales usuarios requieren se enfoca primordialmente en la: a) Evaluación de la rentabilidad; b) Evaluación de la posición financiera, que incluye su solvencia y liquidez; c) Evaluación de la capacidad financiera de crecimiento; d) Evaluación del flujo de fondos. De acuerdo con estas necesidades los estados financieros básicos son: Estado de situación financiera o balance general. Muestra los activos, pasivos y el capital contable a una fecha determinada. Está integrado por: • Activo • Pasivo • Capital Contable El activo representa todos los bienes de una empresa, como el efectivo en caja y en bancos, las cuentas por cobrar a los clientes y otros deudores, maquinaria, equipos de transporte y otros. La clasificación de los activos se realiza de la siguiente manera: • Activos circulantes que se integra por caja, bancos, cliente, cuentas por cobrar a deudores diversos, inventarios, impuestos en favor de. 119
  • 120. Café Internet • Activos no circulantes a fijo que se integran como maquinaria y equipos, bienes inmuebles. • Activos diferidos que se integran como bienes y derechos que tiene la empresa que no son físicamente medibles a saber los gastos de instalación, rentas pagadas por anticipado. Los pasivos están integrados por todas las deudas que se tienen en la empresa y están integrados por: • Pasivos a corto plazo que son deudas que se deben cubrir antes de un año como son los impuestos por pagar, las deudas con proveedores y otras cuentas por pagar. • Pasivo a largo plazo que son las deudas que se deben de cubrir a más de un año como son los créditos hipotecarios. El capital contable está integrado por las aportaciones de los socios, las utilidades generadas en años anteriores y las reservas legales. Estado de resultados. Muestra los ingresos, costos-gastos y la utilidad o pérdida resultante en el período. Los elementos que integran este estado financiero son: • Ventas • Devoluciones y rebajas sobre ventas • Costos y gastos • Utilidad bruta Estado de variaciones en el capital contable. Muestra los cambios en la inversión de los propietarios durante el período. El presente estado financiero se elabora tomando en cuenta las aportaciones de capital que se hayan efectuado por ejercicio, disminuyendo las reducciones de capital para llegar al capital actual de una empresa. Estado de cambios en la situación financiera. Muestra la forma en que se modificaron los recursos y las obligaciones de la empresa durante el período; se elabora tomando los balances generales de dos períodos, y comparándolos para determinar los recursos generados o utilizados durante las operaciones de la empresa durante esos años. El tipo de registros contables que se utilizan en el giro son entre otros: • Libro diario • Libro mayor • Inventarios y balance Auxiliares: • Nómina • Activo fijo • Estados de resultados • Bancos 120
  • 121. Café Internet V. Otros registros contables Comprende una serie de registros que se señalan a continuación: • Bienes de producción • Registro de nómina • Registro de las devoluciones y rebajas en ventas • Registro de comprobantes • Registro de cheques VI. Contadores Dependiendo de los recursos y tamaño de las empresas, requerirán de servicios contables especializados, los cuales pueden ser prestados por contadores internos o externos, que se encarguen tanto de los aspectos generales de la contabilidad como de los aspectos relevantes: • Contabilidad general. Se encarga de generar la información necesaria para mantener al corriente la contabilidad de la empresa. Esta información está integrada, entre otros elementos, por la codificación y adecuada clasificación de las pólizas, elaboración de balanzas de comprobación y libro diario y mayor, que permite la conformación de los estados financieros. Adicionalmente se encarga de controles administrativos como son: nominas, control de bancos, clientes, proveedores, entre otros. • Fiscal. La preparación de las declaraciones de impuestos requiere la recopilación previa de información y la presentación de los datos de forma coherente. • Auditoría. Tiene como principal función la evaluación, por parte de un auditor independiente, de los datos financieros, los registros contables y los documentos de la empresa, así como de otro tipo de documentación sobre la empresa que permita verificar la validez de sus registros contables. VII. Impuestos Los impuestos son las contribuciones establecidas por ley que deben pagar las personas físicas y morales que se encuentren en la situación jurídica o de hecho prevista por la misma y que sean distintas de los derechos, aportación de seguridad social y de las contribuciones de mejoras. . Los impuestos se dividen en: • Impuestos directos, los cuales gravan una actividad económica por ejemplo, el Impuesto Sobre la Renta. • Impuestos Indirectos que gravan al consumo como es el Impuesto al Valor Agregado. Al respecto, todas las personas morales y físicas deben contar con el Registro Federal de Contribuyentes (RFC). Este es un elemento fundamental de identificación de los causantes de impuestos, con el fin de que el Estado pueda cerciorarse del cumplimiento de las obligaciones fiscales de los contribuyentes. La obligación de inscribirse está fundamentada en el artículo 27 del Código Fiscal de la Federación. Las empresas de este giro estarán sujetas a los siguientes impuestos: 121
  • 122. Café Internet Impuesto sobre la renta (ISR). Está constituido especialmente por los ingresos del contribuyente, ya sea que provengan de su trabajo, de su capital o de la combinación de ambos. En la ley del impuesto sobre la renta establece: • En el título I, disposiciones generales, como son la tasa de impuestos del 34%, las personas que son sujetos de este impuesto y la base gravable. • En el título II, sobre los derechos y obligaciones de los contribuyentes se establecen las reglas que deben de observar las personas físicas y morales para el pago del impuesto sobre la renta, como son los ingresos gravados y el momento de pago del impuesto; así mismo se establecen las deducciones permitidas y los requisitos para las mismas. • En el título II-A, se regula la forma de participación tributaria de las personas morales que pertenecen al régimen simplificado, el cual ofrece ciertas facilidades a los contribuyentes en actividades específicas como el transporte, la agricultura, pesca y ganadería. Este régimen tiene la particularidad de utilizar un sistema de contabilidad simplificado donde se registran entradas y salidas, donde la única diferencia entre ambas es la utilidad sobre la cual se paga impuestos. • En el título IV se establecen los ingresos por los cuales las personas físicas deben de pagar este impuesto. En el caso de actividad empresarial, las personas físicas deben de tributar de acuerdo con el título II de personas morales, y se les aplican las mismas reglas para ingresos y deducciones, además de la misma tasa de impuestos que es del 34%. Impuesto al valor agregado (IVA). Es un impuesto indirecto y grava al consumo, de manera que el último consumidor del bien o servicio adquirido es el que paga el impuesto. Este impuesto tiene las características de traslado y acreditación del mismo, lo cual quiere decir que al momento de realizar una enajenación gravada, el vendedor cobra adicionalmente al precio la tasa de impuesto correspondiente al tipo de bien o servicio, y podrá acreditar el impuesto que pague por los bienes o servicios relacionados con la actividad que realiza. De esta manera la última persona que consume el bien o servicio no tiene impuesto que acreditar. De manera general la ley del Impuesto al Valor Agregado grava lo siguiente: • La enajenación de bienes • La prestación de servicios • El uso o goce temporal de bienes (arrendamiento) • La importación de bienes o servicios • La exportación de bienes o servicios Independientemente de lo anterior en cada rubro, mencionados con anterioridad se consideran bienes o servicios exentos del pago de este impuesto como pueden ser la enajenación de una casa habitación, entre otros. Impuesto sobre nóminas. Este impuesto está regulado en el código financiero del Distrito Federal y por las diferentes entidades federativas, gravando las prestaciones en dinero o en especie que paguen las personas físicas o morales por concepto de las relaciones de trabajo personal subordinado. Este impuesto se genera al momento de pagar los salarios y debe entregarse a más tardar el día 15 del mes siguiente. La tasa es del 2%, aunque en algunas entidades federativas se plantean condiciones de titulares para su excepción total o parcial. 122
  • 123. Café Internet Impuesto al activo. Este impuesto se establece para las empresas que no tienen utilidades y que por lo mismo no pagan impuesto sobre la renta, aun cuando están obligadas a pagar una contribución sobre el total de sus activos. Existen varias opciones de excepción. Impuesto especial sobre producción y servicios. Este impuesto tiene las mismas características que el IVA, salvo que se gravan las importaciones o comercialización de alcohol, cerveza, tabaco, cigarros, gas natural, gasolina y diesel. La tasa de impuesto puede variar desde un 20 hasta un 60% teniendo las características de traslado y acreditación del IVA donde el último consumidor es el que absorbe el impuesto. Impuesto sobre automóviles nuevos. Este impuesto se paga al momento de adquirir un automóvil nuevo y se determina de acuerdo con una tabla sobre la cual la tasa mínima es de un 2% y la máxima es de un 17% de acuerdo al valor de automóvil. Otras contribuciones. Comprenden las aportaciones al seguro social, contribuciones de mejoras, derechos, aprovechamientos, accesorios de los aprovechamientos y productos. Las contribuciones de mejoras son establecidas por ley a cargo de las personas físicas y morales que se beneficien directamente por obras públicas. Los derechos son las contribuciones establecidas por ley según el uso o aprovechamiento de los bienes del dominio público de la nación, así como por recibir servicios que presta el Estado en sus funciones de derecho público, excepto cuando se presten por organismos descentralizados u órganos desconcentrados cuando, en este último caso, se trate de contraprestaciones que no se encuentren previstas en la Ley Federal de Derechos y se les denomina aprovechamientos. Son productos, las contraprestaciones que preste el Estado en sus funciones de derecho privado, así como por el uso, aprovechamiento o enajenación de bienes del dominio privado. VIII. Deducciones normales para los negocios Por otra parte en la ley del impuesto sobre la renta en el título II, capítulo II, se establece el tipo y características de las deducciones permitidas, que de manera general son aquellos gastos que están directamente relacionados con la obtención del ingreso por el desarrollo de una actividad específica y que se aplican a todo tipo de empresas. Estas deducciones deben de cumplir con los requisitos y formas que marque la ley; de manera general se puede hablar de: • Devoluciones y descuentos sobre ventas • Adquisición de mercancías • Gastos • Inversiones • Créditos incobrables • Fondos para tecnología y capacitación • Donativos Como requisito para las deducciones se establece que: • Sean estrictamente necesarias. 123
  • 124. Café Internet • En la mayoría de los casos se estipula que el pago de los gastos se realice con cheque nominativo. • Que el comprobante que se obtenga por concepto del gasto (factura) cumpla con los requisitos de identidad y domicilio de quien expide el comprobante como son contar con folio, tener impresa la cédula fiscal y el registro federal de contribuyentes IX. Planeación de Impuestos La planeación de los impuestos es la actividad tendiente a determinar los efectos fiscales financieros que producen dichas operaciones, con objeto de optar por las situaciones jurídicas más convenientes, que permitan legítimamente minimizar el costo fiscal. Esto significa que se debe planear de algún modo el efecto fiscal que se deriva de las operaciones normales de la empresa y aprovechar al máximo las ventajas que conceden las leyes fiscales. Sin duda no debe ser objeto de planificación fiscal financiera la evasión de impuestos, ya que los pagos por recargos y sanciones no son deducibles para efectos del Impuesto Sobre la Renta. El empresario debe estudiar y conocer las disposiciones fiscales, con el fin de encontrar un tratamiento y consecuencias favorables. Algunos de los aspectos que debe considerar una empresa para la planeación de los impuestos son las siguientes: • Ubicar la empresa en una zona en la que existan tratamientos fiscales más favorables. Se recomienda al respecto consultar los Programas de Apoyo de las diferentes entidades federativas que se encuentran incorporadas a este sistema. • Acelerar o diferir ingresos o gastos, considerando las estimaciones de gastos futuros en función de las necesidades de la empresa. • Canalizar inversiones ociosas hacia aquellos renglones que tengan tratamientos fiscales preferentes. • Elegir los métodos más favorables para la depreciación de activos fijos y valuación de inventarios. • Cumplir con los requisitos fiscales para obtener el máximo de deducciones. • Cumplir los ordenamientos fiscales para obtener exenciones, subsidios o diferimientos. De manera enunciativa y general para cualquier tipo de empresas, se relacionan algunas de las disposiciones que pueden afectar en cualquier momento las actividades de un negocio. Por lo tanto, es necesario conocer los aspectos que de alguna forma involucren las operaciones de la empresa: • Ley de Ingresos de la Federación • Ley del Impuesto al Valor Agregado • Ley del Impuesto Sobre la Renta • Ley del Seguro Social • Ley Federal del Trabajo • Ley del FONACOT • Ley del INFONAVIT • Ley General de Sociedades Mercantiles • Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito • Código Civil • Código de Comercio 124
  • 125. Café Internet • Código Fiscal de la Federación • Código Aduanero Para realizar una buena planeación fiscal se recomienda llevar a cabo las siguientes etapas: a. Análisis de la operación En la resolución de cualquier problema fiscal, es conveniente establecer con antelación el objetivo que se pretende alcanzar para que con base en él, se reúnan todos los elementos necesarios que permitan resolver cada caso en particular, dando preferencia a la investigación de la legislación tributaria que pueda afectar en cualquier momento las operaciones relativas a la empresa. b. Determinación de alternativa Una vez reunida la información necesaria, se deben considerar todas las combinaciones fiscales relacionadas con la operación que se desea llevar a cabo. c. Análisis de opciones En esta etapa se realiza la evaluación de las distintas opciones, enfocándolas a los siguientes aspectos: • La posibilidad jurídica. Que no contravengan los ordenamientos legales con el fin de no caer en la evasión fiscal. • El costo administrativo. Es la cuantificación del monto de los gastos que originaría la aplicación de cada opción. • La disminución del gravamen fiscal. Es la determinación de la cantidad que representa reducir el pago de impuestos mediante la aplicación de cada una de las opciones estudiadas. El importe de esta disminución debe ser considerablemente superior al costo administrativo de la opción elegida, para que en la realidad sea efectiva su aplicación. d. Aplicación de las opciones elegidas Es la culminación de la planeación fiscal, en la cual se deben reflejar los resultados en un período inmediato a su realización. Por último, es importante señalar que las disposiciones fiscales pueden cambiar año con año, y por tal razón se recomienda que todos los meses se esté pendiente de las posibles modificaciones, incluidas las relativas a la miscelánea fiscal al final o al inicio de cada año. 125
  • 126. Café Internet 10. ADMINISTRACION FINANCIERA Introducción: La administración financiera de cualquier empresa se ocupa de solucionar interrogantes como: ¿por qué es importante y cómo se fijan las políticas de efectivo y activo circulante?, ¿qué aspectos involucra la decisión crediticia?, ¿cómo se establece el control para el otorgamiento de crédito?, ¿qué aspectos se deben considerar para la determinación de las políticas de cobranza?, ¿cómo establecer una administración efectiva de los diferentes tipos de pasivos?, ¿cuáles son las técnicas más comunes de análisis financiero y cómo se aplican?, ¿qué es el punto de equilibrio y cuál es su utilidad?, ¿qué aspectos se deben considerar en la toma de decisiones financieras?, ¿cuál es la importancia del valor del dinero en el tiempo y cómo se calcula?, ¿por qué y cómo se realiza el análisis de riesgo y sensibilidad?. Contenido: I. Políticas de efectivo y activo circulante •Caja y bancos •Cuentas por cobrar a clientes •Inventarios II. Crédito comercial y gestión de cobro a clientes III. Administración de pasivos •Pasivo circulante o flotante •Pasivo fijo o consolidado •Pasivo diferido o crédito diferido IV. Análisis financiero y punto de equilibrio •Análisis de liquidez y solvencia financiera •Análisis de productividad de los negocios •Punto de equilibrio V. Conceptos básicos para las decisiones financieras VI. Proyecciones, evaluación financiera y económica •Tasa interna de rendimiento financiero •Valor presente neto y su comparación con la TIR VII. Riesgo y análisis de sensibilidad •Riesgo •Análisis de sensibilidad 126
  • 127. Café Internet I. Políticas de efectivo y activo circulante El establecimiento de políticas tiene como objetivo, evitar la insuficiencia o exceso de efectivo y activos circulantes así como optimizar los costos asociados mediante su manejo y administración. Caja y bancos Las empresas requieren del establecimiento de políticas de efectivo que les permitan contar con los recursos financieros necesarios para hacer frente a sus obligaciones de corto plazo, por lo que deben tener fondos suficientes para hacer frente a los desfases que se producen entre los ingresos y los pagos dentro de las operaciones normales de la empresa, ya que en algunas ocasiones éstos no concurren conforme a lo programado y, en otras, se requiere la creación de fondos durante un cierto tiempo para poder cumplir con pagos no constantes, como pueden ser: el pago de dividendos o de impuesto sobre la renta. Las políticas pueden establecerse con el fin de mantener un nivel de efectivo superior al normal como una previsión de oportunidad, para aprovechar en un momento dado el beneficio de emplear o invertir en condiciones favorables, como la compra a precio reducido de un lote importante de materia prima, la compra o la obtención de un descuento importante por pago anticipado. Algunas empresas requieren mantener cantidades superiores a las normalmente necesarias en su función operativa, para hacer frente a una situación de falta de liquidez repentina que puede producirse por una baja importante de ventas, aumento en el precio de las materias primas o por una falta de recuperación oportuna de las cuentas por cobrar a clientes. Si la empresa no cuenta con una política definida sobre el nivel de efectivo que debe mantener, sus saldos reflejarán el resultado de las operaciones derivadas de las áreas de producción, ventas, distribución, entre otras. El buen juicio, el conocimiento de la empresa y bases firmes de cálculo de los siguientes rubros, son necesarios para establecer una política de efectivo adecuada: Cobros a clientes. La cobranza a clientes debe determinarse con base en las ventas y condiciones de pago que han sido establecidas con ellos, para lo cual es importante conocer el comportamiento y actitud de los clientes de la empresa respecto a las condiciones de venta pactadas. Salarios. Es recomendable que se haga sobre la base de un cálculo individual en el que se listen todos y cada uno de los puestos autorizados con su valor correspondiente, de preferencia por área o departamento, para determinar una cifra que cubra las necesidades futuras. De este cálculo se desprenden otros como son: las gratificaciones del seguro social, el SAR y todos los beneficios a que el personal tiene derecho. Proveedores. Este concepto está ligado con los niveles de inventario que deben mantenerse y los ciclos de producción que se hayan establecido, así como las condiciones de compra que se hayan negociado con los proveedores. Su cálculo es semejante al empleado en los cobros a clientes, con el fin de determinar la cantidad requerida. Impuesto al valor agregado. El monto a pagar a proveedores es calculado con base en las ventas netas que se hayan estimado el mes anterior. Inversiones en maquinaria y equipo. Se deben prever las futuras inversiones en maquinaria y equipo, con base en una serie de estudios, requisitos y aprobaciones para ser consideradas. 127
  • 128. Café Internet Impuesto sobre la renta. Representa uno de los pagos importantes que debe realizar la empresa y su cálculo se determina con base en lo que señala la ley. Dividendos. La cantidad prevista para este caso debe ser de conformidad a lo dispuesto por el propietario o por la asamblea ordinaria de accionistas. Reparto de utilidades. Se calcula con base en el resultado de la declaración final del impuesto sobre la renta del año anterior. Otros. Deben reunirse todos los pagos pequeños a que esté obligada la empresa en el corto plazo y destacar las partidas significativas que requieran de una vigilancia estrecha. En última instancia, se determinan los resultados de las operaciones anteriores y se dicta la política sobre el nivel de efectivo que debe existir. El establecimiento de una política de efectivo adecuada para el giro debe tomar en consideración especialmente los pagos por remuneraciones al personal e impuestos, los gastos por concepto de alquiler, de energía eléctrica, de bienes perecederos y de consumibles. Cuentas por cobrar a clientes Las cuentas por cobrar, son los créditos que la empresa concede a sus clientes. La política de cuentas por cobrar es un instrumento de mercadotecnia y sirve para fomentar las ventas. La administración de cuentas por cobrar a clientes implica generalmente un dilema entre la liquidez y la productividad, ya que si se ofrecen muchas facilidades para la venta de los productos, se incrementarán las ventas y también las utilidades; pero por otra parte, se comprometen fondos en cuentas por cobrar, que disminuyen la liquidez de la empresa. Las políticas relativas al otorgamiento de crédito y los esfuerzos de cobro determinan el monto de esta inversión en relación con las ventas realizadas o por realizar. Es importante conocer el comportamiento de los clientes en la liquidación de las facturas, así como las políticas que la empresa fije respecto a la estrategia de venta mediante promociones o períodos extras de crédito, que de alguna forma desplazan los productos a bodegas de los clientes, sin que el consumidor lo haya adquirido. Esto origina una disminución en el flujo de fondos de los clientes, lo que perjudica su liquidez y falta oportuna de pago de las facturas de la empresa. Para determinar la política más conveniente, es necesario considerar los costos de financiamiento, los de cobranza y los de las posibles demoras e incumplimientos. De esta manera, la empresa evaluará cada una de las políticas posibles con respecto al tiempo y descuentos para el pago de la mercancía, y determinará la más conveniente, considerando los costos adicionales de financiamiento y cobranza asociados a esas condiciones. La empresa incurre en costos asociados con la morosidad en el pago como son los gastos que implica el empleo de diferentes métodos para el cobro. Si la cuenta definitivamente no se paga, la empresa tendrá que cancelar en su totalidad el importe por gasto de las cuentas malas. Una vez elegida la política apropiada, hay que vigilar las cuentas para asegurarse de que los procedimientos de cobranza funcionan como es debido, que no existe deterioro en la contabilidad de los clientes individuales y que a cada cliente potencial se le investiga para determinar el riesgo que se corre al otorgarle el crédito. 128
  • 129. Café Internet De una u otra forma, es necesario establecer políticas y mantenerlas congruentes con la actividad económica actual. En este tipo de empresa no se acostumbra el otorgamiento de crédito por el servicio de promoción y venta. Inventarios La determinación de las políticas de inventarios tiene como objetivo fijar el nivel óptimo de inversión que debe tener una empresa. Normalmente las empresas de este giro tienen cuatro diferentes categorías de inventarios que son: • Materias primas • Productos en proceso • Artículos o productos terminados • Refacciones y herramientas Cada uno de los inventarios tiene una problemática diferente, por lo que deben analizarse con cuidado para así poder delimitar sus implicaciones financieras, así como estar pendiente de un problema común y básico que es el de mantener un nivel adecuado en función de las ventas futuras. Mientras más reducido sea el inventario, mayor será la rentabilidad de la inversión; pero si el nivel de inventario es muy reducido, acarrea problemas de falta de existencia y, por lo tanto, de producción y más adelante de ventas; que puedan afectar el volumen de éstas y generar una baja en la rentabilidad. Para fijar el nivel de inversión adecuado se deben analizar una serie de factores como son: el volumen de la producción requerida en función de las compras y ventas, el mantenimiento de un inventario de seguridad por falta de suministros, la reducción de precios en las compras por volumen o lotes, las perspectivas de alza o baja en los precios, el costo y el riesgo de mantenimiento de la inversión, la duración del proceso, el tiempo en que el proveedor surte los pedidos, el tiempo de tránsito, la política de servicio a clientes, la demanda estacional, las materias primas estacionales, entre otros aspectos. El inventario de producción en proceso, en el caso de las empresas de este giro, está en función de su tiempo de duración. A lo largo del proceso productivo, la política de este inventario se da a partir del resultado de multiplicar el número de días de proceso por el costo de ventas futuras. El inventario de producto terminado debe ser suficiente como para impedir que se incumpla con las entregas a los clientes. II. Crédito comercial y gestión de cobro a clientes El crédito comercial se refiere a la venta de bienes o servicios que no son de contado. Las políticas referentes al otorgamiento de créditos implican encontrar un equilibrio entre el riesgo y el rendimiento de la empresa. En el grado en que se otorguen créditos y se amplíen los plazos de cobro a clientes, se estarán inmovilizando fondos en cuentas por cobrar y peligrará la capacidad de la empresa para liquidar sus pasivos. Esto, sin embargo, tiene la ventaja de facilitar la venta de productos y mejorar las utilidades de la empresa. 129
  • 130. Café Internet En toda operación de crédito, las empresas corren el riesgo de que la promesa de pago a un futuro no se cumpla, ya que no existe la seguridad de que se realice, ya que los deudores más solventes y dignos de confianza pueden dejar de pagar totalmente sus obligaciones, en virtud de las numerosas contingencias que pueden presentárseles. De ahí que la empresa acepte como parte de la operación a crédito, la probabilidad de que el cliente no cumpla con su promesa de pago. Todas las empresas corren riesgos que pueden preverse antes de otorgar un crédito a clientes, cuantificando y comparando la ganancia que pudiera obtenerse contra el riesgo que se corre. Si el riesgo resulta ser mejor que la ganancia, no se realiza la operación. Las Políticas específicas con relación al crédito comercial que deben tomarse en cuenta antes y al momento de otorgar créditos se presentan en los anexos. III. Administración de pasivos Las deudas de una empresa son una fuente de financiamiento que le permiten adquirir bienes de capital, inventarios, pago de nóminas, entre otros. Sin embargo, este financiamiento se debe analizar cuidadosamente, ya que compromete los recursos de la empresa a corto y largo plazo, según sea el caso. Los pasivos generalmente se obtienen de las siguientes fuentes: • Proveedores (crédito comercial) • Banca • Crédito hipotecario • Crédito refaccionario • Emisión de obligaciones • Factoraje financiero • Almacenes generales de depósito • Préstamos personales Entre los elementos que se deben analizar para la solicitud de un crédito están: naturaleza del crédito, si satisface las necesidades de la empresa, plazo para pagarlo, tasa de interés que se genera, descuentos por pronto pago y tipo de bien que se entrega en garantía. El primer paso para una efectiva administración de los pasivos conlleva la clasificación de los diversos tipos de deudas y obligaciones en grupos formados con valores homogéneos; y se debe realizar atendiendo su mayor y menor grado de exigibilidad, entendida como el menor o mayor plazo de que se dispone para liquidar una deuda o una obligación. • Mayor grado de exigibilidad. Una deuda o una obligación tiene mayor grado de exigibilidad, en tanto sea menor el plazo de que se dispone para liquidarla. • Menor grado de exigibilidad. Una deuda o una obligación tiene menor grado de exigibilidad, en tanto sea mayor el plazo de que se dispone para liquidarla. En atención a su mayor y menor grado de exigibilidad, las deudas y obligaciones que forman el pasivo se clasifican en: 130
  • 131. Café Internet Pasivo circulante o flotante. Este grupo está formado por todas las deudas y obligaciones cuyo vencimiento se ubique en un plazo menor de un año; tales deudas y obligaciones tienen como característica principal que se encuentran en constante movimiento o rotación. Para eliminar las posibilidades por falta de liquidez que pudieran presentarse al ejecutar una estimación inadecuada, es recomendable obtener líneas de crédito superiores a los requerimientos determinados con bases presupuestales. Por ello, este presupuesto debe estar ligado a otros gastos que forman parte del presupuesto de operación y de gastos acumulados. Las principales deudas y obligaciones que forman el pasivo circulante o flotante son: Cuentas por pagar a proveedores. Generalmente representan una cantidad importante dentro del pasivo de las empresas y su comportamiento está ligado a las compras que la empresa efectúa, ya que por lo regular las obligaciones están distribuidas entre muchos proveedores, complicando su cálculo individual para establecer el monto correspondiente a este financiamiento. Si se cuenta con una política establecida para efectuar las compras y hacer frente a las ventas futuras; se puede observar que su monto responde precisamente al costo de las ventas futuras, lo que en la práctica es una forma confiable y segura para calcular su monto. Es importante destacar que para obtener un cálculo más exacto, debe considerarse el costo de las materias primas, incluido en el costo de ventas. Se toman en consideración estrategias especiales en las compras, como pueden ser: compras por furgón o lote en determinadas fechas del año, o bien pagos anticipados para obtener importantes descuentos financieros. En el caso de las empresas del giro los proveedores de insumos suelen otorgar un cierto crédito de quince días y a veces hasta treinta, lo que permite que el pago a ellas se realice mediante la recuperación por la vía del cobro en efectivo a los clientes. Gastos de operación e impuestos acumulados por pagar. Estos conceptos son manejados y estimados mensualmente en las empresas de este giro y normalmente están ligados con otros conceptos: la provisión del impuesto sobre la renta está relacionada con las cantidades mostradas en resultados menos los anticipos detallados en el presupuesto del efectivo; los intereses acumulados están relacionados con los préstamos, por lo que es muy conveniente que estos conceptos estén cruzados con otros, para dar al presupuesto una mayor seguridad numérica. Pasivo fijo o consolidado. Este grupo está formado por todas las deudas y obligaciones con vencimiento mayor de un año, contado a partir de la fecha del balance. Este concepto representa la participación más importante que el financiamiento externo tiene sobre la empresa. El presupuesto a largo plazo casi siempre no presenta problemas en su estimación, debido a que su monto es estable y en particular es estudiado, analizado, y planeado, tomando en consideración la estructura financiera que se requiere para cumplir con los objetivos de liquidez, solvencia financiera y productividad. Las principales deudas y obligaciones que forman el pasivo fijo o consolidado son: • Capital social y utilidades retenidas • Hipotecas por pagar o acreedores hipotecarios • Documentos por pagar (a largo plazo) 131
  • 132. Café Internet Cuando existan créditos por pagar a largo plazo, como sería el caso para cinco años, de los cuales se deba cubrir mensual o anualmente una parte determinada, dicha parte debe considerarse un pasivo circulante y, el resto del crédito, un pasivo fijo o consolidado. Pasivo diferido o crédito diferido. Este grupo lo forman todas aquellas cantidades cobradas con anticipación, por las que se tiene la obligación de proporcionar un servicio, tanto en el mismo ejercicio como en los posteriores. Las cantidades cobradas por anticipado se deben considerar un pasivo, porque generan la obligación de proporcionar un servicio equivalente a la cantidad que se ha cobrado. Los servicios cobrados por anticipado tienen como característica que su valor disminuye con el transcurso del tiempo o conforme se vayan proporcionando dichos servicios. De los servicios cobrados por anticipado sólo se considera de utilidad la parte disminuida por el transcurso del tiempo y, el resto, se distingue como un pasivo diferido. No debe olvidarse que todo servicio cobrado por anticipado es convertible en utilidad al paso del tiempo en que se vayan proporcionando tales servicios. El financiamiento para este tipo de empresas, será con la aportación de los asociados y en cierta medida con los créditos que se puedan conseguir. IV. Análisis financiero y punto de equilibrio El objetivo de los métodos analíticos consiste en simplificar y reducir los datos que se examinan en términos más comprensibles para estar en posibilidad de interpretarlos y hacerlos significativos. Los métodos de análisis financiero comprenden en esencia razones simples y razones estándar. Asimismo, es de utilidad emplear la técnica del punto de equilibrio económico para conocer las diversas opciones que debe plantear la administración de una empresa con objeto de seleccionar la más conveniente y decidir por qué, cómo y cuándo debe ejecutarse. Para opinar con certeza sobre la situación financiera y la productividad de un negocio, no es suficiente analizar los datos internos. Es necesario complementar el análisis mediante el conocimiento del entorno donde se desenvuelve la empresa, como son: las condiciones del mercado, localización de la empresa con respecto a las fuentes de abastecimiento de materias primas, mano de obra, vías de comunicación, condiciones políticas tributarias, entre otros, que tienen gran influencia en la empresa. Análisis de liquidez y solvencia financiera El análisis de la solvencia financiera deberá cubrir las necesidades relacionadas con el ciclo financiero a corto y a largo plazo. La liquidez se refiere a la capacidad de la empresa para cubrir sus obligaciones circulantes, es decir, las que participan en el ciclo financiero a corto plazo. La solvencia atañe a la capacidad financiera de una empresa para endeudarse a largo plazo y cubrir los costos inherentes. En los anexos se muestran las razones incorporadas en las Pruebas de liquidez y Pruebas de solvencia. Análisis de productividad de los negocios Los accionistas generalmente desean y obtienen un rendimiento superior al que reciben los acreedores; esto se explica por el riesgo mayor que corren los accionistas según el nivel de solvencia de la entidad. Por otra parte, mientras mayores sean los fondos de los acreedores, mayores serán los rendimientos de 132
  • 133. Café Internet los accionistas; esto conlleva el uso de fondos a una tasa relativamente baja (después de impuesto sobre la renta), ayudando a obtener mayores rendimientos para los fondos invertidos por los accionistas, que se miden a partir de razones simples como son: Rendimiento sobre la inversión de los accionistas La más importante medida sobre la productividad de los negocios es el rendimiento sobre la inversión de los accionistas, que se obtiene de la siguiente manera: Utilidades netas X 100 Promedio de inversión de los accionistas Esta razón nos indica el porcentaje de rendimiento que los accionistas alcanzan sobre su inversión, el cual debe ser superior al rendimiento que otorgan los instrumentos de renta fija. Punto de equilibrio El punto de equilibrio es una técnica de análisis empleada como instrumento de planificación de utilidades, toma de decisiones y resolución de problemas. Para aplicar esta técnica es necesario conocer el comportamiento de los ingresos, costos y gastos, separando los que son variables de los fijos o semifijos. Los gastos y los costos fijos se generan con el paso del tiempo, aparte del volumen de la producción y ventas. Son llamados gastos y costos de estructura, porque son generalmente contratados o instalados para la estructuración de la empresa; como ejemplo de estos costos y gastos pueden citarse la depreciación en línea recta, las rentas, los salarios que no están en relación directa con el volumen de producción, entre otros. Por el contrario, los gastos variables se generan en razón directa de los volúmenes de operación y ventas; como ejemplo pueden citarse la mano de obra pagada en razón de las unidades producidas, la materia prima, los impuestos y comisiones sobre ventas, entre otros. Otros gastos y costos que oscilan más o menos en proporción al volumen de producción y ventas son los llamados semivariables y para efectos de esta técnica deben ser clasificados como fijos o como variables, aplicando el buen juicio y tomando en cuenta su comportamiento al nivel del volumen de operación. La utilización de la forma lineal de análisis del punto de equilibrio puede crear expectativas que supongan aumentar o disminuir la producción; los costos y los ingresos aumentarán o disminuirán en forma proporcional, situación que no necesariamente tiene que comportarse de esa manera, ya que los costos variables por unidad no tienen que permanecer constantes aparte del número de unidades producidas o servicios prestados. Los costos variables por unidad pueden disminuir dentro de ciertos límites de operaciones, pero pueden aumentar con rapidez pasado el límite previsto. Por tal motivo, la predicción de las utilidades a diferentes volúmenes considerando únicamente los estados financieros, resultan difíciles de determinar. Para ello es necesario el cálculo del punto de equilibrio que determina el momento en que la empresa no genera ni utilidad ni pérdida, es decir, el nivel en que la contribución marginal cubre con exactitud los costos y gastos fijos. La aplicación de la metodología del punto de equilibrio se presenta en los anexos. 133
  • 134. Café Internet V. Conceptos básicos para las decisiones financieras Para que una empresa pueda tomar cualquier tipo de decisión financiera se debe contar en primer lugar con datos confiables que se desprenden de la contabilidad de la organización; en segundo término, se debe establecer el tipo de información que se necesita para poder seleccionar los datos y técnicas más adecuadas, con la finalidad de poder planear los objetivos de la empresa. Existen tres pasos principales para realizar esta planeación: • Determinación de los objetivos, por ejemplo, establecer el nivel de ventas; el tiempo adecuado para recuperar créditos, entre otros. • Seleccionar y evaluar las mejores opciones para lograr estos objetivos mediante técnicas de análisis financiero, como puede ser la utilización de razones financieras. Por ejemplo, incrementar los descuentos por pronto pago, negociar con los proveedores un tiempo mayor de crédito, entre otros. La política de crédito de las empresas en el giro no se acostumbra aunque pudiera pensarse en algún tipo de suscripción que con el tiempo pudiese implicar el otorgamiento de crédito a algunos usuarios. • Implantar estas opciones y regularlas mediante controles adecuados para verificar la eficiencia con que se están consiguiendo los objetivos de la empresa. Una de las iniciativas más importantes que debe tomar una empresa se sitúa en las decisiones de inversión, las cuales están relacionadas con los planes de producción de la empresa y partiendo del hecho que los planes de producción de ésta se obtienen de la demanda en el mercado de los productos o servicios, se puede afirmar que la demanda de inversiones es derivada. En general, la palabra inversión se refiere a la decisión de invertir y al capital invertido. Incluye el sacrificio de una satisfacción presente y cierta, a cambio de un cierto grado de riesgo y rendimiento a futuro. Al considerar la decisión de inversión dentro de la estructura genérica del presupuesto de capital, se reconocen tres componentes importantes: 1. La escala de la inversión y sus efectos sobre el precio de venta de la producción incrementada, originada por dicha inversión. 2. El proceso total de inversión, inicia desde el momento en que una decisión de presupuesto de capital es materializada hasta el momento en que el producto que se incrementó es consumido. 3. La estructura motivacional de las decisiones de inversión, lo cual comprende diversos tipos de inversiones. VI. Proyecciones, evaluación financiera y económica Todo método válido para evaluar proyectos de inversión debe tomar en cuenta el valor del dinero en el tiempo. Para determinar el valor que tiene hoy (valor presente) respecto a una cantidad que se recibirá en el futuro, se procederá a descontar la cantidad futura en una tasa de interés determinada durante el número de períodos considerados. 134
  • 135. Café Internet Tasa interna de rendimiento financiero La tasa interna de rendimiento financiero, también considerada como tasa interna de retorno, se define como la tasa de descuento, a la que el valor presente neto de todos los flujos de efectivo de los períodos proyectados es igual a cero. Se utiliza para establecer la tasa de rendimiento esperada de un proyecto. El método de cálculo (procedimiento) considera el factor tiempo en el valor del dinero y se aplica con base en el flujo neto de efectivo que generará el proyecto. El valor presente neto se calcula adicionando la inversión inicial (representada como un flujo de fondos negativo) al valor actual o presente de los futuros flujos de fondos. La tasa de interés, será la tasa interna de rendimiento del proyecto (TIR). La TIR es la tasa de rendimiento en la cual el futuro flujo de fondos iguala la salida de caja inicial que incluye los gastos de instalación. La TIR es la tasa de descuento en la cual el valor presente neto es igual a cero. Valor presente neto y su comparación con la tasa interna de retorno El valor presente neto (VPN) se define como el valor presente del flujo de ingresos (flujo positivo) menos el valor presente del flujo de egresos (flujo negativo). Esto es, la suma algebraica de los flujos de efectivo futuros (positivos y negativos) al valor presente, incluyendo en esta suma el egreso inicial de la inversión. Es claro que en un proyecto de inversión, no necesariamente existe un solo flujo negativo (inversión inicial), sino que estos pueden presentarse en dos o más períodos. En términos generales por cualquiera de los métodos se llega a la misma conclusión, que permite tomar la decisión de aceptar o no un proyecto. En el caso del método de valor presente neto la incógnita está incorporada en el flujo final del proyecto a una tasa esperada, y en el caso del método de la TIR la incógnita se enfoca en el tipo de la tasa a partir de la cual el flujo es igual a cero. De acuerdo con lo anterior sí la TIR es mayor que la tasa mínima requerida para un proyecto, no se considera necesario calcular el valor por el método del valor presente neto, ya que la decisión tomada busca la aceptación del proyecto. Existen diferencias importantes entre los dos métodos que deben ser reconocidos. Cuando dos inversiones propuestas son mutuamente excluyentes, podemos seleccionar una de ellas, y los dos métodos pueden arrojar resultados contradictorios. Por último, es importante señalar que existe la evaluación social de proyectos que permite determinar si un proyecto es beneficioso o no para la economía en su conjunto; sin embargo esta rebasa los alcances de esta guía. VII. Riesgo y análisis de sensibilidad Riesgo En finanzas existe una relación directa entre el riesgo de una inversión y los beneficios que esta produce; de manera general, se puede decir que entre mayores sean los beneficios más riegos implica la inversión. Un aspecto importante para disminuir los riesgos es la diversificación de inversiones; mientras 135
  • 136. Café Internet más amplia es la gama de elecciones, se disminuye el riesgo de una en particular. Otra variable que se debe de considerar es el tiempo de riesgo que se desea mantener en la inversión, ya que existe una relación directa entre estos. El riesgo financiero incluye la posible insolvencia y la variabilidad en las utilidades disponibles para el propietario o los poseedores de acciones comunes de la empresa. A medida que una empresa aumenta la porción de pasivos, de contratos de arrendamiento y de acciones preferentes en su estructura financiera, se aumentarán los cargos fijos; por lo tanto, la probabilidad de que la empresa sea capaz de satisfacer estos cargos fijos también aumentan y a medida que la empresa continúe usando apalancamiento financiero o dependencia, crece la probabilidad de insolvencia, que a la vez puede conducir a la quiebra legal. Por otro lado, todo negocio está sujeto a fluctuaciones en las ventas que pueden conducir a variaciones en las utilidades para los propietarios o accionistas. Análisis de sensibilidad El análisis de sensibilidad permite determinar la viabilidad de un proyecto con base en los flujos de efectivo que producirá durante su vida, el presupuesto de capital que se necesitará para llevar a cabo tal proyecto, el tiempo en que se recuperará la inversión, además de establecer el riesgo que implica desarrollarlo. En la formulación de proyectos es frecuente encontrar que los resultados económicos previsibles son dependientes de los valores asignables a las variables de los mercados de materias primas y productos, a la eficiencia de los procesos y a otras variables de diversa índole. En tales casos, la supeditación de los resultados económicos previsibles de la operación de la empresa a valores preestablecidos de dichas variables que actúan como parámetros, da lugar a que el estudio carezca de flexibilidad, ya que no quedan incluidos los efectos que se derivarían de cambios en los parámetros y condiciones considerados al inicio. En general, se puede decir que los datos o parámetros usados para determinar la viabilidad técnica, económica y financiera de una empresa, son estimados con base en una predicción de las condiciones futuras; por lo tanto, es deseable que el empresario mantenga un cierto margen de escepticismo al considerar la solución obtenida como el punto de partida para analizar lo que sucedería si los valores cambiaran. El análisis de sensibilidad es una de las técnicas más empleadas para afrontar el programa expuesto, ya que mide cómo los valores esperados en un modelo financiero o de mercado, serían afectados por cambios en la base de datos para su formulación. El beneficio máximo de ese análisis es que provee de inmediato una medida financiera sobre las consecuencias de posibles errores de predicción. Asimismo, ayuda a enfocar los puntos o variables que son más sensibles. 136
  • 137. Café Internet 11. MERCADOTECNIA Introducción En este capítulo se consideran los fundamentos esenciales de la mercadotecnia que dan respuesta a preguntas como las siguientes: ¿cómo elegir el nombre, logotipo y crear la imagen de la empresa?, ¿qué es la promoción y qué aspectos considera?, ¿qué es la publicidad, la promoción de ventas y que medios utilizan?, ¿cuál es la importancia de la marcas, la etiqueta y el empaque?, ¿qué debe contener un anuncio publicitario?, ¿cómo se define la misión de la empresa?, ¿cómo se determinan los objetivos del negocio?, ¿cómo conocer las fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades de la empresa?, ¿cómo se realiza una auditoria de mercadotecnia?, ¿cómo se determinan las estrategias de comercialización? y ¿qué aspectos administrativos involucra la mercadotecnia? Contenido del capítulo I. Creación del nombre, logotipo e imagen de la empresa •Nombre de la empresa •Logotipo •Imagen II. Promoción del producto o servicio •Publicidad •Promoción de ventas •Marcas •Etiqueta •Empaque •Anuncio publicitario de la empresa III. Misión de la empresa •Fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas (FODA) •Nuevos ingresos •Barreras para el ingreso •Presión de productos sustitutos •Poder negociador de los compradores •Poder negociador de los proveedores IV. Auditoría de mercadotecnia •Análisis ambiental •Aspectos económicos •Análisis competitivo •Análisis de mercado •Análisis de la empresa V. Formulación de estrategias VI. Aspectos administrativos de la mercadotecnia •Evaluación y presupuesto de la mercadotecnia •Plan de mercadotecnia 137
  • 138. Café Internet I. Creación del nombre, logotipo e imagen de la empresa Nombre de la empresa El nombre de la empresa es su tarjeta de presentación, su sello distintivo y, por tanto, debe reunir una serie de características específicas; entre otras cosas debe ser: • Descriptivo. El nombre, por sí mismo, debe reflejar el giro de la empresa y sus características distintivas de especialización. • Original. La ley establece que el nombre de una empresa debe ser nuevo (que no exista ya en el mercado) y se puede constituir por cualquier signo o símbolo, palabra o palabras, figura, forma geométrica o tridimensional, o bien el nombre propio de una persona. • Atractivo. El nombre debe ser llamativo y fácil de recordar; visible, esto es, que sea abundante en el lenguaje verbal común, para facilitar su aceptación y memorización. • Claro y simple. Que se escriba como se pronuncia y viceversa. • Significativo. Que se pueda asociar con diseños o frases representativas. • Agradable. Una característica muy importante es que el nombre sea agradable, de buen gusto; que no implique dobles sentidos o términos vulgares, ya que esto provoca rechazo inmediato en el consumidor, aun cuando en un principio pudiera parecer gracioso. Se adjunta el procedimiento de generación y evaluación de ideas. Realice una lluvia de ideas y determine cinco posibles nombres, según los atributos especificados Atributo y calificación Nombre de la Descriptivo Original Atractivo Claro Significativo Agradabl Total Empresa e XX 2 3 2 3 2 3 15 YY 5 3 3 4 4 5 25 ZZ 4 3 3 4 4 3 24 PP 3 3 2 3 3 3 17 Nota: calificar en una escala de 1 al 5 Logotipo El logotipo es la figura o símbolo específico representativo de la empresa, casi siempre se contrata a una agencia especializada en el área con el propósito de realizar su diseño en forma profesional para ser adoptado después por la empresa. Una opción posible es acudir con el Centro Promotor de Diseño. Imagen La imagen es la forma en que la empresa es vista por el público. Algunos negocios pueden dirigir la mayor parte de su publicidad y promoción a la buena imagen de la compañía. Usted va a tener que decidir el monto que puede destinar al gastar para establecer, mejorar y mantener su imagen. Estos gastos pueden estar compensados por un incremento en sus ingresos. ll. Promoción del producto o servicio Promocionar es un acto de información, persuasión y comunicación, que incluye varios aspectos, como son: la publicidad, la promoción de ventas, las marcas, e indirectamente las etiquetas y el empaque. A 138
  • 139. Café Internet partir de un adecuado programa de promoción, se puede lograr dar a conocer un producto o servicio así como incrementar el consumo del mismo. Publicidad La publicidad implica una serie de actividades necesarias para hacer llegar un mensaje al mercado meta. Su objetivo principal es crear un impacto directo sobre el cliente para que compre un producto o servicio; con el consecuente incremento en las ventas. Para lograr esta meta, el empresario debe poner énfasis en: • Animar a los posibles compradores a buscar el producto o servicio que se les ofrece. • Ganar la preferencia del cliente. Cuando el empresario da a conocer información sobre los productos o servicios que ofrece, utiliza algunos medios, como son: • Periódicos y revistas. Cubren con su circulación un territorio geográfico seleccionado (parte de una ciudad, una ciudad completa, varias poblaciones vecinas o un número de regiones adyacentes). Además, los anuncios en los periódicos y revistas llegan a personas de casi todos los estratos económicos. Es necesario, al seleccionar este medio, identificar cuál periódico o revista es más leído por un estrato determinado y cuál sección del mismo. • Radio. La radio es accesible a todo lo largo y ancho de los países (la mayor parte de los hogares poseen radios y la mayoría de los vehículos de transporte también). Por tanto, la radio ofrece la oportunidad de una exposición masiva de los mensajes publicitarios. Este medio publicitario también puede estar dirigido a un mercado particular, en un poblado o ciudad específica mediante la selección adecuada del mensaje y de la estación. • Volantes. Los volantes son por lo general distribuidos por los dueños o empleados de la empresa, de puerta en puerta, en colonias seleccionadas, en puntos de reunión del segmento de mercado seleccionado; su impacto puede ser muy fuerte, siempre y cuando se cuide el contenido y presentación de los mismos. Promoción de ventas Otro elemento que puede causar un gran impacto en el mercado meta es el sistema de promoción de ventas que se lleve a cabo; la promoción de ventas comprende actividades que permiten presentar al cliente con el producto o servicio de la empresa; la promoción de ventas debe llevarse a cabo para que el cliente ubique al producto o servicio de la empresa en el mercado. Ejemplo de estas actividades son: muestras gratis, regalos en la compra del producto, ofertas de introducción, patrocinio y/o participación en eventos sociales, educativos, culturales, deportivos o presentación en ferias, entre otros. Marcas La venta de un producto o servicio se facilita cuando el cliente lo conoce y solicita por su nombre. Esto es posible gracias a las marcas. Una marca es un nombre, término, signo, símbolo o diseño, o combinación de los mismos, que identifican los bienes y/o servicios que ofrece una empresa y señala una clara diferencia con los de su competencia. Otros elementos que contribuyen a diferenciar al producto o servicio de la empresa, de los ofrecidos por otras organizaciones, son el logotipo (figura o símbolo específico y original) y el eslogan (frase o grupo de palabras, también originales, que presentan la imagen de la empresa o producto de la misma). Las marcas están sujetas a condiciones para su conservación, estas condiciones están reglamentadas en la Ley de Fomento y Protección de la Propiedad Industrial. 139
  • 140. Café Internet Anuncio publicitario de la empresa El anuncio publicitario es otro medio que tiene por objeto motivar al cliente potencial a comprar el producto o servicio de la empresa, por lo que dicho anuncio debe incluir: el dibujo del producto o su equivalente, las palabras del mensaje (atractivo, cualidades del producto o servicio) y nombre de la empresa y producto (dirección y teléfono). Los mecanismos de promoción y publicidad más utilizados por las empresas del giro corresponden a: • Anuncios en el directorio de la guía telefónica • Anuncios en los periódicos • La promoción específica deberá hacerse por volanteo periódicamente, cerca del lugar de trabajo de los posibles usuarios, así como a la salida de los centros de estudio y en los alrededores del negocio. • Pegar anuncios publicitarios en la zona III. Misión de la empresa La misión de una empresa es su razón de ser. Es el propósito o motivo por el cual existe y, por tanto, da sentido y guía a las actividades de la empresa. La misión debe contener y manifestar características que le permitan permanecer en el tiempo, por ejemplo: • Atención (orientación al cliente). • Alta calidad en sus productos o servicios. • Mantener una filosofía de mejoramiento continuo. • Innovación y/o diversificación (tecnología de punta). • Ventajas y/o peculiaridades competitivas, que le den a sus productos o servicios especificaciones que atraigan y mantengan al cliente (larga duración, garantía, sencillez de uso). Por otra parte, la misión debe reunir ciertos requisitos, que le den validez y funcionalidad; la misión debe ser, por ejemplo: • Amplia. Dentro de una línea de productos, pero con posibilidades de expansión a otros productos, servicios o líneas similares. No obstante, la amplitud no debe ser de tal magnitud que pierda la naturaleza y carácter de la empresa, o bien que confunda su mercado y el tipo de necesidad a satisfacer. • Motivadora. Que inspire a los que laboran en la empresa, pero que no sea tan ambiciosa que se perciba como inalcanzable. • Congruente. Debe reflejar los valores de la empresa y las personas que la dirigen y trabajan en ella. La misión no es sólo una descripción de lo que es o pretende ser la empresa, sino también su esquema de valores (ético y moral). Toda misión debe contestar a tres preguntas básicas: • ¿Qué? (necesidad que satisface o problema que resuelve la empresa). • ¿Quién? (clientes a quienes pretende alcanzar). • ¿Cómo? (forma en que será satisfecha la necesidad que se pretende atacar). 140
  • 141. Café Internet La misión de una empresa es la tarjeta de presentación de la misma, por lo que exige una constante revisión y autoevaluación de su funcionamiento para estimar si es congruente con los objetivos trazados. Los objetivos de la empresa son los puntos intermedios de la misión. Fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas (FODA) Es una herramienta sencilla que permite realizar un diagnóstico rápido de la situación de cualquier empresa, considerando los factores externos e internos que la afectan y así poder delinear la estrategia para el logro satisfactorio de las metas y objetivos inherentes a la empresa. Fortalezas: Todas aquellas actividades que realiza Debilidades: Todas aquellas actividades que con un alto grado de eficiencia. realiza con un bajo grado de eficiencia. 1.___________________________________ 1.______________________________ 2.___________________________________ 2.______________________________ 3.___________________________________ 3.______________________________ Amenazas: Todos aquellos eventos del medio Oportunidades: Todos aquellos eventos del ambiente externo que de presentarse, complicarían o medio ambiente externo que de presentarse, evitarían el logro de los objetivos facilitarían el logro de los objetivos 1.___________________________________ 1.______________________________ 2.___________________________________ 2.______________________________ 3.___________________________________ 3.______________________________ Dentro de los factores que deben tomarse en cuenta destacan: Nuevos ingresos (amenaza de ingreso) La amenaza de ingreso en un sector específico depende: • De las barreras que estén presentes • De la reacción de los competidores existentes. La amenaza de ingreso es reducida, si las barreras son altas y si el recién llegado espera una fuerte respuesta de los competidores establecidos. Barreras para el ingreso Economías de escala. Son las reducciones en los costos unitarios de un producto mientras que se aumenta el volumen total por período. Se presentan en la fabricación, compras, investigación y desarrollo, mercadotecnia, cadenas de servicio, ventas y distribución. Las economías de escala; o bien frenan al que pretende ingresar en el mercado y lo obligan a producir en gran escala, provocando una fuerte reacción de sus competidores, o bien entran en una escala pequeña y aceptan la desventaja en costos. Diferenciación del producto o servicio. Significa que las empresas establecidas tienen identificación de marca y lealtad entre los clientes debido a la publicidad del pasado, servicio al cliente, diferencias del producto o por ser el primero en el sector. Obliga a los que desean ingresar a realizar elevados gastos para superar la lealtad existente del cliente con la competencia, lo que implica pérdidas de iniciación y abarca un largo período de tiempo. Estas inversiones son peligrosas, ya que no existe valor de rescate si falla el ingreso. 141
  • 142. Café Internet Requisitos de capital. Se necesitan grandes recursos financieros para ingresar y competir. Hay que evaluar si los requerimientos de capital se aplicarán a publicidad peligrosa, agresiva e irrecuperable; en investigación y desarrollo, instalaciones operativas, crédito al cliente, inventarios o para cubrir las pérdidas iniciales. Costos cambiantes. Los costos que tiene que realizar el comprador al cambiar de un proveedor a otro, generan una barrera para el ingreso a un sector. Los costos cambiantes pueden incluir costos de : ∗ Reentrenamiento del empleado ∗ Nuevo equipo auxiliar ∗ Probar y calificar la nueva fuente ∗ Requerimiento de ayuda técnica por depender del apoyo de ingeniería del proveedor. ∗ Rediseño del producto o servicio Si estos costos de cambio son elevados, los proveedores de nuevo ingreso tendrán que ofrecer una gran mejoría en el costo o desempeño, para que el comprador cambie a la propuesta actual. Acceso a los canales de distribución. Para los que desean ingresar, se puede crear una barrera, por la necesidad de asegurar la distribución de su producto o servicio, debido al grado en que los canales lógicos de distribución para el artículo, han sido previamente utilizados por las empresas establecidas, por lo que la nueva empresa deberá persuadir a los canales de que acepten su producto o servicio mediante la reducción de precios, asignaciones para publicidad compartida y similares, lo cual reduce las utilidades. Desventajas en costo independientes de las economías de escala. Las empresas establecidas pueden tener ventajas de costo no igualables respecto a las de sus competidores de nuevo ingreso, independientes de las economías de escala. Tales ventajas son: ∗ Tecnología de producto o servicio patentado: se mantiene la propiedad de los conocimientos del producto o características de diseño mediante patentes o secreto. ∗ Acceso favorable a insumos: las empresas establecidas pueden haber contratado las fuentes más favorables de abastecimiento de insumos. ∗ Ubicaciones favorables: las empresas establecidas pueden haberse ubicado con ventaja antes de que las fuerzas del mercado subieran los precios. ∗ Subsidios gubernamentales: los subsidios preferenciales pueden otorgar a las empresas establecidas, ventajas duraderas en algunos sectores. ∗ Curvas de aprendizaje (o de experiencia = cambios tecnológicos): Se presenta la tendencia de que los costos unitarios disminuyan en tanto la empresa adquiere más experiencia en la elaboración de un producto. Los costos se reducen, ya que los trabajadores mejoran sus métodos y se vuelven más eficientes; se desarrollan equipos y procesos especializados, y los cambios en el diseño del producto hacen más fácil su fabricación. Patentar experiencia (cambios tecnológicos). Si los costos disminuyen con la experiencia (cambio tecnológico) en un sector industrial, y si las empresas establecidas pueden patentar la experiencia, entonces el efecto es una barrera al ingreso. Las empresas de nuevo ingreso, sin ninguna experiencia, tendrán costos más elevados que las empresas establecidas, y deben soportar grandes pérdidas de iniciación porque los precios pueden ser inferiores o casi iguales al costo, hasta lograr la experiencia y los costos de las empresas establecidas 142
  • 143. Café Internet que cuentan con un flujo de efectivo elevado debido a sus costos más bajos, lo que a su vez le permitiría invertir en el desarrollo de nuevas técnicas y equipo. Política gubernamental. El gobierno puede limitar o incluso impedir el ingreso a determinadas industrias, estableciendo controles tales como: requisitos de licencia y limitaciones en cuanto al acceso a materias primas. Las normas para la aprobación del producto pueden imponer sustanciales plazos críticos, que no sólo elevan el costo del capital de ingreso; sino que dan a las empresas establecidas información anticipada del ingreso inminente y en ocasiones pleno conocimiento del producto del competidor, lo cual les concede la formulación estratégica de respuesta. Reacción esperada. Las expectativas de las empresas de nuevo ingreso respecto a la reacción de los competidores también influirán como una amenaza de ingreso. Las posibilidades de represalias para el ingreso son: ∗ Fuerte represalia a los que ingresan al sector. ∗ Empresas establecidas con elevados recursos, capacidad de deuda, capacidad productiva para defenderse. ∗ Empresas establecidas con gran compromiso en el sector industrial. ∗ Crecimiento lento del sector industrial, lo que limita el ingreso de nuevas industrias y deprime los resultados financieros de las ya establecidas. Presión de productos o servicios sustitutos Todas las empresas en un sector industrial se encuentran en competencia con empresas que producen artículos o servicios sustitutos, mismos que limitan los rendimientos potenciales de un sector industrial colocando un tope sobre los precios que las empresas en la industria pueden cargar rentablemente. Poder negociador de los compradores Los compradores compiten en el sector industrial forzando la baja de precios, negociando por una calidad superior o más servicios, haciendo que los competidores concursen entre ellos y buscando sobre todo la rentabilidad de la industria. Poder negociador de los proveedores Los proveedores pueden ejercer poder de negociación sobre los que participan en un sector industrial amenazando con elevar los precios o reducir la calidad de los productos o servicios. Las siguientes preguntas le ayudarán a conocer las fortalezas, debilidades amenazas y oportunidades de su empresa: 143
  • 144. Café Internet Concepto Sí No 1. ¿Sus costos son reducidos respecto a la competencia? 2. ¿Tiene identificación su producto o servicio (es distintivo)? 3. ¿Tiene solvencia económica? 4. ¿Sus costos al cambiar de proveedor son elevados? 5. ¿Su producto o servicio es distribuido adecuadamente? 6. ¿Tiene patente su producto o servicio? 7. ¿Se abastece sin problemas de materias primas? 8. ¿Recibe algún apoyo gubernamental? 9. ¿Tiene procedimientos eficientes ? 10. ¿Tiene problemas con las aprobaciones del gobierno? 11. ¿Contempla elevada competencia? 12. ¿El producto o servicio tiene sustitutos competitivos ? 13. ¿Tiene calidad y es competitivo su producto o servicio? 14. ¿La calidad y precio de su proveedor es satisfactoria? IV. Auditoria de mercadotecnia Análisis ambiental La participación de la competencia en el mercado que se pretende atacar, tiene una gran influencia en las decisiones que tomará la empresa para determinar sus actividades de mercadotecnia, ya que es posible tomar varias rutas de acción una vez que se conoce este aspecto. Así la mercadotecnia se enfocaría en alguna de las siguientes actividades: • Desarrollar la entrada del nuevo producto o servicio al mercado. • Ofrecer innovaciones periódicas, como nuevos sabores, colores o presentaciones. • Desarrollar nuevos productos o servicios. • Intensificar la lucha por ganar participación de mercado a partir de campañas periódicas de promoción y publicidad. Para conocer esta participación, es recomendable que la empresa identifique a sus principales competidores, el área geográfica que cubren y la principal ventaja que les ha permitido ganar mercado, ya que con esta información podrá determinarse con mayor facilidad la estrategia de posicionamiento que deberá seguir la empresa, no sólo para ingresar sino desarrollarse con eficacia dentro del mercado. Aspectos económicos La política de precios de una empresa determina la manera en que se comportará, en cuanto a precio introductorio en el mercado, descuentos por compra en volumen o pronto pago, promociones, comisiones, ajustes de acuerdo con la demanda, entre otros. Una empresa puede decidir entrar al mercado con un alto precio de introducción, entrar con un precio bajo en comparación con la competencia; o bien, no buscar según el precio una diferenciación del producto o servicio y, por tanto, entrar con un precio similar al de la competencia. Deben analizarse las ventajas y desventajas de cualquiera de las tres opciones, debiéndose cubrir en todos los casos los costos en los que incurre la empresa, sin olvidar los márgenes de ganancia que esperan percibir los diferentes elementos del canal de distribución. 144
  • 145. Café Internet El precio de un producto o servicio es una variable relacionada con los otros tres elementos de la mezcla de mercadotecnia: plaza, publicidad y producto. Asimismo, es recomendable establecer políticas claras en cuanto a descuentos por pronto pago o por volumen, así como las promociones, puesto que constituyen parte importante de la negociación con los clientes potenciales y/o distribuidores. Análisis Competitivo Todo producto o servicio de una empresa, debe ir encaminado a la satisfacción de una necesidad o a la solución de un problema, para un segmento de mercado definido. Lo anterior es la base del posible éxito de una empresa, por lo que se deben establecer correcta y concretamente estos elementos. Si se cumple con ello, los productos y/o servicios de la empresa, deben poseer ciertas características particulares, distintivas, que los diferencien de otros similares, presentes en el mercado. Existen dos términos encaminados a describir las características antes señaladas, éstos son: • Ventajas competitivas. Son peculiaridades que posee el producto o servicio, que lo hacen especial, garantizando su aceptación en el mercado; casi siempre, estas características son aspectos que hacen únicos a los productos o servicios de la empresa, en comparación con otros ya existentes en el mercado. Algunos ejemplos de ventajas competitivas, pueden ser: un nuevo saborizante para dulces, un sistema innovador de calentamiento automático de bebidas, un nuevo servicio de comunicación vía buzón de voz, entre otros. Como se puede observar, en este caso se trata de productos o servicios innovadores, con características excepcionales o fuera de lo común, que los productos o servicios en el mercado no poseen aún. • Distinciones competitivas. Son aspectos que forman parte de la estrategia de la empresa, que le dan imagen a la misma y que inclinarían, en un momento dado, las preferencias del consumidor por los productos o servicios de la empresa que los presenta; normalmente, son elementos comunes, que existen ya en el mercado; pero a los que se les dará atención especial, para que la empresa se distinga por poseerlos. Algunos ejemplos de distintivos competitivos, pueden ser: servicio posventa, sistema de distribución, garantía. Análisis de mercado La investigación de mercados tiene una aplicación muy amplia, como en las investigaciones sobre publicidad, ventas, precios, diseño y aceptación de envases, segmentación y potencialidad del mercado, entre otros. Sin embargo, en los estudios de mercado para una producto o servicio nuevo, algunos de ellos no son aplicables, ya que el producto o servicio aún no existe. A cambio de eso, las investigaciones se realizan sobre productos o servicios similares ya existentes, para tomarlos como referencia en las siguientes decisiones aplicables a la evolución del nuevo producto o servicio: a) ¿Cuál es el medio publicitario más usado en productos o servicios similares al que se propone lanzar al mercado?; b) ¿Cuáles son las características promedio en precio y calidad?; c) ¿Qué tipo de envase o presentación es la preferida por el consumidor?, y 145
  • 146. Café Internet d) ¿Qué problemas actuales tienen tanto el intermediario como el consumidor con los proveedores de artículos o servicios similares y qué características le pedirían a un nuevo productor o prestador del servicio? Es recomendable obtener la mayor cantidad y variedad de información acerca de la situación real del mercado en el que se pretende introducir un producto o servicio. Estos estudios proporcionan información veraz y directa acerca de lo que se debe hacer en el nuevo proyecto con el fin de tener el máximo de probabilidades de éxito cuando el nuevo producto salga a la venta. Análisis de la empresa Es necesario establecer las condiciones actuales de la industria o sector en que se encontrará involucrada la empresa, así como las condiciones futuras que se pueden prever para la misma según el reciente desarrollo que haya presentado. Asimismo, deberá tratar de ubicar y destacar los principales riesgos y oportunidades que esta industria ofrece, de acuerdo con las características de su medio actual y futuro. Es muy importante justificar toda información y proyecciones que se presenten, citando las fuentes adonde fue obtenida la información. Un elemento más a resaltar en este punto, es la importancia que la industria posee, a nivel nacional, regional y local, ya que en gran medida, las proyecciones realizadas se reflejarán en este aspecto particular. V. Formulación de estrategias La relación producto o servicio-mercado que se haya elegido determina las dimensiones estratégicas del concepto de comercialización y la orientación producto o servicio-mercado es fundamental también para determinar la estrategia de proyecto. En la siguiente figura se plasman cuatro tipos distintos de estrategias de comercialización. Producto Mercado Antiguo Nuevo Penetración Desarrollo Antiguo en el mercado del mercado Desarrollo Diversificación Nuevo de productos o servicios Estrategia de penetración en el mercado. La empresa, que funciona en un mercado concreto, se propone intensificar sus esfuerzos comerciales. Los medios principales son la publicidad y las ventas, haciendo especial hincapié en los productos o servicios existentes. La variante de un producto o servicio 146
  • 147. Café Internet existente se denomina relanzamiento. Otra herramienta usada como estrategia de penetración en el mercado es la disgregación de productos o servicios existentes en componentes disgregados. Estrategia de desarrollo del mercado. Con los productos o servicios existentes, la empresa se dirige a nuevos ámbitos geográficos, nuevos segmentos de clientes, a un aumento de las ventas por medio de los canales de distribución. Estrategia de desarrollo de productos o servicios. La empresa se propone desarrollar sus productos o servicios y encontrar nuevas soluciones para futuros clientes. Diversificación. La empresa se propone prosperar en otros mercados con nuevos productos o servicios. Estrategia de competencia y estrategia de ampliación de mercados Los aumentos de la cuota de mercado pueden ser consecuencia de obtener ganancias en el terreno a expensas de los competidores, si el volumen total del mercado crece, es estable o disminuye. En la figura adjunta se indican las características de las dos correspondientes, que, por una parte, están relacionadas con el planteamiento estratégico del proyecto y, por la otra, determinan el concepto de comercialización. Estrategia de competencia y estrategia de ampliación del mercado E s tra te g ia d e c o m p e te n c ia E s tra te g ia d e a m p lia c ió n d e l m e rc a d o Volumen del mercado Volumen del mercado C u o ta d e m e rc a d o d e la e m p re s a Estrategia de competencia. En la estrategia de competencia se describe la forma en que se conquistan cuotas de mercado a los competidores. Se podrá elegir esta estrategia cuando no sea recomendable hacer planes para una ampliación del volumen total del mercado, que sería el caso, por ejemplo, cuando el mercado ha llegado a la saturación o madurez. Si las empresas existentes han adoptado una estrategia de desarrollo del mercado deben volver a la estrategia de competencia. Es interesante observar que a menudo, la empresa con mayor cuota de mercado es la última que cambia su estrategia. Estrategia de ampliación del mercado. La estrategia de desarrollo del mercado significa que los medios de la gama de comercialización de la empresa se orientan en su mayor parte a la creación de un nuevo mercado o a la ampliación del volumen del mercado ya existente. La idea principal de esta 147
  • 148. Café Internet estrategia consiste en obtener una posición ventajosa respecto a la competencia durante la primera fase del desarrollo de un nuevo mercado. Estrategia de la diferenciación La estrategia de la diferenciación tiene por objeto diferenciar los productos o servicios de una empresa con la finalidad de crear algo que se considere único en el medio. La diferenciación protege de la competencia en la medida en que vincula a los compradores con la marca o con la empresa, y reduce de ese modo la sensibilidad a los precios. Los factores que suelen ser necesarios para una estrategia de diferenciación son los siguientes: • Fuerte potencial de comercialización • Capacidad en la esfera de investigación y desarrollo • Grupos de clientes con mayor poder adquisitivo • Partes de la gama de productos o servicios • Tradición en la industria • Cooperación con los conductos de abastecimiento y distribución Estrategia del hueco La estrategia del hueco se basa en la peculiaridad de que concentrarse en una meta estrictamente limitada, resulta más eficiente que intentar actuar en una esfera amplia de competencia. Se podrá hacer hincapié en un grupo limitado de compradores, en parte de la gama de productos o servicios, o en un ámbito geográfico limitado. Las aptitudes que suelen necesitarse se derivan del objetivo estratégico en que se haga hincapié. No se les puede dar una definición general. Para lograr una concentración de fuerzas, suele resultar necesario optar por uno de tres tipos genéricos de estrategia. Esta elección entraña siempre una cierta posición en el mercado (cuota de mercado) y la determinación preliminar del nivel de precios. La estrategia del liderazgo en costo se orientará hacia precios de venta bajos en el mercado de un determinado producto o servicio. La estrategia de diferenciación tendrá por meta unos precios de venta de categoría mediana o un tanto altos. Un nivel de precios altos sólo puede lograrse con la estrategia de los huecos, porque el segmento del mercado correspondiente a un precio elevado es pequeño. Elementos para mejorar la penetración en los mercados de los productos del giro: • Proporcionar elevada calidad en el servicio • Brindar servicio adecuado al cliente • Puntualidad extrema • Establecer precios competitivos • Establecer promociones • Proporcionar servicios complementarios al giro Determinación de la estrategia Al determinar la estrategia deben abordarse los siguientes problemas: • ¿Cuál es el ámbito geográfico en el que actuará el proyecto? • ¿Qué estrategia básica se debe elegir: liderazgo en costos, diferenciación o hueco del mercado? • ¿Qué posición en el mercado (cuota de mercado) se pretende, y cuánto tiempo se necesita para alcanzar la meta? • ¿Qué relación producto-mercado debe formar la base del concepto de comercialización? 148
  • 149. Café Internet • ¿Cuál será la gama de productos o servicios (productos, nivel de precios)? • ¿En qué grupo objetivo de clientes se concentrará la atención? • ¿Qué estrategia se elegirá: competencia o ampliación del mercado? • ¿Qué aptitudes básicas se necesitan para lograr el éxito frente a competidores potenciales reales? • ¿Desarrollará el proyecto la posición de mercado exclusivamente con sus propios medios o existen posibilidades de cooperación? Las tres cuestiones conceptuales básicas que se han de analizar para determinar la estrategia del proyecto están mutuamente vinculadas. El punto de partida para formular el marco de la estrategia del proyecto consiste en la definición y segmentación del mercado. Determinación de los grupos objetivos de los productos o servicios Para preparar el concepto de comercialización es fundamental definir los grupos objetivo de los productos o servicios porque la decisión en favor de ciertos grupos determina no sólo la relación entre el proyecto y el mercado sino también el diseño técnico y la elección de tecnología. De ahí que sea importante la evaluación de la relación entre tipos de productos y grupos de clientes. Además de las estimaciones preliminares de los costos que supone penetrar en el mercado y actuar en el mismo, los factores que a continuación se citan revisten un interés particular y deben definirse para cada grupo objetivo. • Estructura y volumen potencial del mercado • Necesidades de los consumidores y criterios en los que éstos se basan para adoptar decisiones de compras • Competencia • Nivel de precios del mercado • Requisitos de los productos o servicios • Aptitudes básicas existentes o nuevas aptitudes Determinación de los objetivos de comercialización Los objetivos de comercialización consisten en objetivos de ventas así como en la posición conveniente en los ámbitos de productos o servicios y de grupos objetivo. Para determinar los objetivos de ventas de cualquiera de los ámbitos de productos o servicios y de grupos objetivo, se deben considerar las siguientes metas empresariales: • Cifra de negocios • Cuota de mercado • Imagen • Beneficios Es importante que se eviten los objetivos poco acordes con la realidad y las extrapolaciones carentes de elementos críticos. La posición de los productos en los ámbitos de producto o servicio y de grupo objetivo se puede determinar en función de los competidores o de los usuarios. Si se desea disponer de una base para determinar los objetivos y las estrategias de comercialización, se requiere información sobre los siguientes aspectos: • Puntos fuertes y débiles de los competidores • Puntos fuertes y débiles propios • Necesidades concretas del usuario final • Imagen de la empresa 149
  • 150. Café Internet • Perfil de costos Política de mezcla promocional Se debe concretar la combinación de los instrumentos de comercialización por lo que se refiere a los clientes o usuarios finales, así como a los canales de distribución. El producto, el precio, la promoción y la distribución de componentes deben considerarse como herramientas, y se han de combinar en forma óptima para lograr los objetivos de comercialización. Para determinar la gama de comercialización óptima es esencial comprender las relaciones recíprocas que existen entre los participantes (clientes, competidores, comerciantes) en cada mercado. Para diseñar la gama de comercialización también reviste importancia considerar la índole de la competencia y la probable reacción de los consumidores y los competidores. La combinación óptima o gama de comercialización más adecuada estaría determinada por las características del mercado, por una parte, y, por la otra, por la estrategia de comercialización. Por ejemplo, la estrategia de liderazgo en costo exige una combinación de herramientas de comercialización totalmente distinta de la necesaria en el caso de las estrategias de diferenciación, y habría que diseñarla de forma diferente para los mismos mercados, precios, cantidad de productos, servicios de mantenimiento, períodos de gestación. VI. Aspectos administrativos de la mercadotecnia El área de mercadotecnia se ocupará de las estrategias de mercado, como son: publicidad, promoción y ventas, para difundir de manera rápida el producto y acrecentar las ventas, estimulando en los clientes el deseo o la necesidad de adquirirlo. Las funciones específicas son: • Elaborar un plan de trabajo • Elaborar estrategias de promoción • Elaborar estrategias de publicidad y ventas para difundir de la manera más rápida el producto • Evaluar el mercado potencial, así como determinar el crecimiento del mismo • Planear el sistema de distribución • Determinar la política de precios (en conjunto con los departamentos de producción y finanzas) • Definir el mercado meta • Interactuar con los clientes para establecer un punto de contacto con la empresa • Planear y definir las metas de este departamento Evaluación y presupuesto de la mercadotecnia En ocasiones, el departamento o gerencia de ventas también es llamado de mercadotecnia. En este sentido, vender no significa sólo hacer llegar el producto al intermediario o consumidor, sino que implica una actividad más amplia. Mercadotecnia puede abarcar, entre otras actividades, la investigación y el desarrollo de nuevos mercados o servicios, productos o servicios adaptados a los gustos y necesidades de los consumidores: el estudio de la estratificación del mercado, las cuotas y el porcentaje de participación de la competencia en el mercado, la adecuación de la publicidad que realiza la empresa, la tendencia de las ventas, entre otros. Como se observa, un departamento de mercadotecnia puede constar no sólo de un gerente, una secretaria, vendedores y chofer; sino también de personal altamente capacitado y especializado, cuya función no es sólo vender. La magnitud del costo de ventas depende tanto del tamaño de la empresa, como del tipo de actividades que los promotores del proyecto quieran que desarrolle este departamento. 150
  • 151. Café Internet Plan de mercadotecnia El objetivo de elaborar un plan de mercadotecnia, es el de prever la manera en que la empresa intentará posicionarse y reaccionar ante las condiciones del mercado para tener éxito en sus ventas. El plan de mercadotecnia puede presentarse en formas diferentes, dependiendo del tipo de negocio y la complejidad del mercado. Algunas empresas necesitan un mercadeo intensivo y un plan de mercadotecnia claro y convincente, dado que precisan de un cierto volumen de ventas para subsistir. Algunos de los componentes más importantes de un plan de mercadotecnia se presentan en los anexos. 151
  • 152. Café Internet 12. PRESENTACION A INVERSIONISTAS Y BANQUEROS Esta sección se deriva de la guía Ernst & Young, presentada por E. Siegel, et al; ediciones Díaz de Santos, S.A. 1994, que refleja en forma adecuada las intenciones del administrador del sistema respecto del tema. 1. Orientación y objetivos del documento Funciones del documento: 1. Planeación 2. Referencia 3. Financiamiento Un plan de negocios desempeña tres funciones: la primera, y más importante, es que puede usarse para desarrollar ideas sobre cómo llevar a cabo el negocio. Es la oportunidad de mejorar estrategias y corregir equivocaciones. En segundo lugar, el plan empresarial es retrospectivo, es decir, permite al empresario evaluar el rendimiento actual de una empresa. Por ejemplo, la parte financiera de un plan empresarial puede usarse como base para un presupuesto, y puede ser consultado para dimensionar hasta qué punto la marcha del negocio se ajusta a dicho programa. En este sentido, el plan puede y debe utilizarse como base de otras planeaciones. Transcurrido algún tiempo, y sobre bases periódicas, el plan de negocios deberá examinarse para apreciar los errores en los que ha incurrido la compañía, si estos errores han sido beneficiosos o perjudiciales del proceso correctivo que se deberá implantar. La tercera razón para escribir un plan de negocios es la obtención de dinero. Algunas instituciones financieras e inversionistas no colocarán dinero sin ver primero un plan de negocios. El plan de negocios como un documento de planeación Para una empresa en marcha, el plan de negocios tiene varias funciones. Es una manera de tener consenso y consistencia en toda la empresa. Mientras que los planes de las empresas que acaban de comenzar se pueden hacer por una o dos personas, aquéllos de las que ya funcionan -especialmente las de cierta magnitud- requerirán un grupo de personas para confeccionarlos. Una queja frecuente de las empresas pequeñas ya existentes es que, debido a las presiones diarias que exigen tiempo por el hecho de dirigir, queda poco margen para planear. Sin duda, esto es desafortunado, ya que un esfuerzo continuo en la planeación del negocio es probablemente más importante para la supervivencia de una pequeña empresa que para una grande. 152
  • 153. Café Internet El plan de negocios es, en cierto modo, el primer paso de la empresa con referencia a la implantación de su planeación estratégica. Contraria a la opinión común, una planeación estratégica no sólo se puede realizar en el contexto de una pequeña empresa; sino que es vital para ella, ya que no siempre cuenta con los recursos para recuperarse de los errores cometidos. Mirar hacia atrás, el plan de negocios como referencia La constante actualización del plan de negocios ayuda a cumplir el segundo de sus objetivos, esto es, servir de referencia para la medición del desempeño actual. El plan de negocios del año anterior puede indicar a la empresa la eficacia o ineficacia de la estrategia y las políticas que ha definido e implantado. La simplicidad es una virtud que, aplicada en el plan de negocios, facilita la instrumentación. No obstante, a veces, lo que parece simple sobre el papel se complica en el momento de diseñar el plan. Al comparar el desarrollo presente de la actividad y el plan de negocios se pueden identificar los puntos fuertes y débiles de la organización —a veces relacionados con las personas— que separa la etapa de formulación de la estrategia respecto de su eficaz puesta en marcha. La parte financiera del plan de negocios se puede utilizar como objetivo, de manera concreta, para supervisar el desarrollo de la empresa. Las estimaciones financieras realizadas se pueden convertir en las bases del presupuesto según el cual se debe operar. Las desviaciones de tal presupuesto señalan áreas adonde; o bien se omitieron recursos necesarios, o bien se descuidaron los controles precisos en el período en que el plan fue adoptado. Además de la dirección, hay otras instancias que usarán el plan de negocios como herramienta de control. Las fuentes de financiamiento, ya sean instituciones financieras o inversionistas, observarán las desviaciones entre el plan y el desarrollo de la empresa, y también se preguntarán sobre las causas de estas desviaciones. Obtener financiamiento: el plan de negocios como un instrumento financiero Esta es la faceta del plan de negocios en la que primero piensa la mayoría. A pesar de que nosotros la colocamos como último objetivo. En realidad obtener financiamiento es algo crítico; una batalla que hay que ganar, pero sólo es la primera de varias. Es mejor ser objetivo, en detrimento de la obtención de financiamiento a causa de un alto riesgo a autoengañarse pensando que el riesgo es menor. Estimaciones desmesuradas sólo representan una fantasía —deliberada o no— para las fuentes de inversión, que tarde o temprano, traerán graves consecuencias. La quiebra es un riesgo demasiado grande que debe ser considerado y evitado. Es en esta área donde el plan de negocios marca una clara diferencia entre lo que es un análisis objetivo del futuro de la compañía y un documento de ventas. Además de estar claro y bien organizado, debe ser escrito en el justo nivel de complejidad, de tal manera que el lector pueda entenderlo y en un estilo que demuestre en cierto modo el entusiasmo del autor de cara al negocio futuro. 153
  • 154. Café Internet Endeudarse y los cuatro criterios Elementos para conseguir créditos 1. Generar confianza 2. Tener un flujo de caja razonable 3. Mostrar niveles de riesgo razonables 4. Participar en el proyecto Confianza Es un factor que debe considerarse al obtener un préstamo, ya sea un particular o una empresa. Confianza es un criterio subjetivo, intangible, que forma parte del proceso de toma de decisión de la institución financiera. La confianza que tenga ésta en su interlocutor es también fundamental para que, en definitiva, asuma el riesgo. Talento, fiabilidad y honradez son rasgos muy apreciados por los banqueros. Flujo de Caja Los bancos necesitan tener la seguridad de que el flujo de caja será el adecuado para permitir la devolución de la deuda en los términos acordados. La mayoría de los préstamos son estructurados de manera que los intereses se paguen, generalmente, de forma mensual, comenzando en el primer mes. Lo mismo sucede con las devoluciones del principal, cuyos vencimientos también comienzan en el primer mes. A veces, la devolución del principal puede diferirse, pero no por más de un año. Para que el banquero esté satisfecho, el negocio tiene que estar bastante saneado como para hacer frente tanto a sus deudas como a sus obligaciones operativas, y poseer el suficiente dinero para solventar imprevistos. Los empresarios deben recordar que las proyecciones son imperfectas y que, por tanto, surgen desviaciones. Las instituciones financieras querrán asegurarse de que el margen de error ha sido considerado. Prever eficientemente los flujos de fondos requiere sentido común e intuición. Sin embargo, el empresario debería hacer su flujo de caja proyectado tomando en cuenta las normas y estándares del sector, y estar preparado, a su vez, para ofrecer una explicación lógica en el caso de que el plan muestre alguna desviación sobre las mismas. Riesgo Ninguna buena institución financiera tomará la decisión de otorgar un crédito sólo con base en una garantía sólida. Sin embargo, se esforzará al máximo para que esa garantía sea lo más firme posible. Ello implica, casi siempre, asegurar sus intereses mediante avales o hipotecas sobre activos tangibles ya sea bienes inmuebles o equipamiento. Además, la mayoría de las instituciones financieras requerirán la firma personal del empresario, tanto por seguridad adicional como por evidencia de compromiso real del tomador con respecto al riesgo. Las cuestiones relacionadas con la responsabilidad personal y devolución de un préstamo son complejas, y es importante tener el asesoramiento de un abogado cuando se realicen convenios de este tipo. 154
  • 155. Café Internet Participación Las exigencias de las instituciones financieras varían según la participación del empresario en el capital del negocio. En general, casi todas exigen el firme compromiso del empresario. Esto asegura su directa relación con el éxito de la compañía y, en consecuencia, con el éxito del financiamiento. Asimismo, y gracias a ello, la institución financiera logra reducir su participación relativa en el total del negocio, lo cual le proporciona una salvaguarda que le permite salir entero en caso de problemas. Cada sector, por su parte, tiene diferentes razones de endeudamiento. Algunos sectores han sido tradicionalmente financiados con recursos ajenos, de tres a cuatro veces mayores que sus recursos propios, con frecuencia debido a las altas probabilidades de éxito o un mínimo riesgo. A principios de los años ochenta, muchos bancos seguían las pautas de la SBA (Small Business Administration), que utilizaba la regla empírica de dos a uno en la autonomía financiera. Es decir, si una compañía solicitaba un crédito de $100,000, debía tener una aportación de capital de $50,000, del empresario u otros inversionistas. Inversionistas Los inversionistas analizarán la confianza que ofrece un empresario potencial más intensamente que las instituciones financieras. Esto se debe a que tratan menos solicitudes y disponen de más tiempo para verificar antecedentes. Elementos para conseguir socios: 1. Mostrar calidad y trayectoria 2. Contar con un equipo de trabajo 3. Garantizar la continuidad del negocio Los inversionistas analizan sobre todo: La calidad del empresario. Se busca madurez y experiencia en otros negocios, unida a una trayectoria de éxitos. Lo que define a un empresario calificado a los ojos de un inversionista en capital de riesgo es subjetivo mientras la evaluación es casi siempre intuitiva. Equipos funcionalmente equilibrados. Los inversionistas en capital riesgoso se interesan cada vez más en equipos empresariales que satisfagan las necesidades de recursos humanos de la nueva empresa. Aunque existe una mayor disponibilidad de dinero para inversiones que diez años atrás, los directivos de esas sociedades disponen de menos tiempo para ayudar a estructurar equipos de gestión y a supervisar las actividades cotidianas. En la actualidad, el hombre orquesta es menos atractivo que un equipo profesional y agresivo. Salvaguardas. Los inversionistas en capital de riesgo buscan negocios que tengan cierta peculiaridad, aunado al hecho de que la competencia no pueda copiar con facilidad patentes, licencias, marcas u otra protección legal. 155
  • 156. Café Internet Luego de señalar las características generales que debe tener el plan de negocios, mismo que podría ser presentado a inversionistas y banqueros; se presenta la relación detallada de los capítulos que lo conformarían, así como una explicación pormenorizada del contenido de cada uno de ellos en el anexo. Contenido: 1. Preparación del resumen ejecutivo 2. Descripción general de la empresa/negocio 3 Productos y servicios 4. Plan de mercadotecnia 5. Plan de operaciones 6. Dirección y control 7 Calendario 8. Financiamiento y estructura del capital 9. Proyecciones financieras 10. Anexos recomendados para el plan de negocios 156
  • 157. Café Internet 13. BIBLIOGRAFIA Y RECONOCIMIENTOS Estudio de mercado • Alegre, Luis, Et Al, Fundamentos de Economía de la Empresa: Perspectiva Funcional, Ed. Ariel Economía, España, 1995. • Baca, Urbina, Evaluación de Proyectos de Inversión, Ed. McGraw Hill, México, 1993. • Erossa, Victoria, Proyectos de Inversión en Ingeniería, Ed. Limusa, México, 1992. • O’Neal, Charles y Bertrand, Kate, Marketing Justo a Tiempo, Ed. Norma, Colombia, 1996. • Porter Michael, Estrategia Competitiva, Ed. CECSA, México, 1990. • Seglin, Jeffrey, Curso de Mercadotecnia, McGraw Hill, México, 1995. • Stanton, William, Fundamentos de Marketing, McGraw Hill, México, 1995. Equipo y Operaciones • Ley General del Equilibrio y la Protección Ambiental, Ediciones Delma, Segunda Edición, México, 1993. • Orduna Díez, Pilar, El Medio Ambiente en la Política de Desarrollo, Editorial Esic. Madrid 1995. • Valhonrat, Josep y Albert Corominas, Localización, Distribución en Planta y Manutención, Marcombo Editores, España 1991. • Bethel, Organización y Dirección Industrial, Fondo de Cultura Económica/Serie de Economía. México 1986. • Soret los Santos, Ignacio, Logística Comercial y Empresarial, Editorial Esic, Madrid, 1994. • Miguel Peris, Salvador; Francisca Parra Guerrero, Christian L’hermie y Ma. José Miguel Romero, Distribución Comercial, Editorial Esic, Madrid, 1996. • Arbores Malisani, Eduardo A, Logística Empresarial, Marcombo Editores, España, 1990. • Dirección de Educación para el Consumo “Tecnologías Domésticas”, Procuraduría Federal de Consumidor, México, Octubre, 1997. • MSM Asesores Integrales, Módulo de Ayuda en Materia de Aseguramiento de Calidad para la Subcontratación Industrial (SSI), Página Web http://www.siem.gob.mx, México, 1997. 157
  • 158. Café Internet Personal, Estructura, Organización, Dirección y Control • Alcaraz, Rafael, El Emprendedor de Éxito, Ed. McGraw Hill, México, 1996. • Bangs, D. H, Guía para la Planeación de su Negocio, Ed. Promexa, México, 1989. • Biblioteca Práctica de negocios, Tomo I, Administración Moderna, Ed. McGraw Hill, México 1990. • Biblioteca Práctica de negocios, Tomo II, Administración de Operaciones, Ed. McGraw Hill, México 1990. • Calvo, Langarica César, Información Financiera, Ed. PAC, México, 1992. • Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, Editorial Porrúa, México, 1997. • Dessler, Gary, Administración de Personal, Ed. Prentice Hall, México, 1996. • Guía para la Formación y el Desarrollo de su Negocio, Ed. Nacional Financiera – Instituto Mexicano de Ejecutivos de Finanzas, México, 1997. • Kast, Fremont E. y Rosenzweig, James E., Administración en las Organizaciones, Ed. McGraw Hill, México, 1993. • Ley Federal del Trabajo, Editorial Porrúa, México, 1997. • Miklos T. y Tello Ma. E., Planeación Prospectiva, Ed., Limusa, México, 1991. • Rachman, Introducción a los Negocios, McGraw Hill, México, 1994. • Stoner, James A.F. y Wankel, Charles, Administración, Ed. Prentice Hall, México, 1993. • Werther, William B. y Davis, Keith, Administración de Personal y Recursos Humanos, Ed. McGraw Hill, México, 1995. Costos de Operación y Administración de Inventarios • Alcaraz, Rafael, El Emprendedor de Éxito, Ed. McGraw Hill, México, 1996. • Bangs, D. H, Guía para la Planeación de su Negocio, Ed. Promexa, México, 1989. • Biblioteca Práctica de Negocios, Tomo I, Administración Moderna, Ed. McGraw Hill, México, 1990. • Calvo, Langarica César, Información Financiera, Ed. PAC, México, 1992. • Moreno Fernández, Joaquín, Las Finanzas en la Empresa, Ed. Instituto Mexicano de Ejecutivos de Finanzas, México, 1991. • Rachman, Introducción a los Negocios, McGraw Hill, México, 1994. 158
  • 159. Café Internet Marco Legal • Bangs, D. H, Guía para la Planeación de su Negocio, Ed. Promexa, México, 1989. • Código Civil para el DF, Editorial Porrúa, México, 1997. • Código de Comercio, Editorial Porrúa, México, 1997. • Código de Procedimientos Civiles para el Distrito Federal, Editorial Porrúa, México, 1997. • Código Fiscal de la Federación, Editorial Porrúa, México, 1997. • Código Penal, Editorial Porrúa, México, 1997. • Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, Editorial Porrúa, México, 1997. • Guía para la Formación y el Desarrollo de su Negocio, Ed. Nacional Financiera – Instituto Mexicano de Ejecutivos de Finanzas, México, 1992. • Legislación sobre Derechos de Autor, Editorial Porrúa, México, 1997. • Ley de Invenciones y Marcas, Editorial Colecciones Leyes Mexicanas, México, 1997. • Ley de la Propiedad Industrial, Editorial Porrúa, México, 1997. • Ley del Seguro Social y Fianzas, Editorial Porrúa, México, 1997. • Ley del Notariado para el Distrito Federal, Editorial Porrúa, México, 1997. • Ley del Seguro Social, Editorial Porrúa, México, 1997. • Ley Federal del Trabajo, Editorial Porrúa, México, 1997. • Ley General de Sociedades Cooperativas, Editorial Porrúa, México, 1997 • Ley General de Sociedades Mercantiles, Editorial Porrúa, México, 1997. • Pickle, Hal B. y Abrahamson Royce, Administración de Empresas Pequeñas y Medianas, Ed. LIMUSA, México, 1990. • Rachman, Introducción a los Negocios, McGraw Hill, México, 1994. • Sociedades Mercantiles y Cooperativas, Editorial Porrúa, México, 1997. 159
  • 160. Café Internet Marco Contable e Impuestos • Biblioteca Práctica de negocios, Tomo IV, Administración Financiera, Ed. McGraw Hill, México, 1990. • Biblioteca Práctica de negocios, Tomo V, Contabilidad, Ed. McGraw Hill, México, 1990. • Calvo, Langarica César, Estudio Contable de los Impuestos, Ed. PAC, México, 1993. • Calvo, Langarica César, Información Financiera, Ed. PAC, México, 1992. • Moreno Fernández, Joaquín, Las Finanzas en la Empresa, Ed. Instituto Mexicano de Ejecutivos de Finanzas, México, 1991. • Rachman, Introducción a los Negocios, McGraw Hill, México, 1994. Administración Financiera • Bangs, D. H, Guía para la Planeación de su Negocio, Ed. Promexa, México, 1989. • Biblioteca Práctica de negocios, Tomo IV, Administración Financiera, Ed. McGraw Hill, México, 1990. • Biblioteca Práctica de negocios, Tomo V, Contabilidad, Ed. McGraw Hill, México, 1990. • Calvo, Langarica César, Estudio Contable de los Impuestos, Ed. PAC, México, 1993. • Calvo, Langarica César, Información Financiera, Ed. PAC, México, 1992. • Moreno Fernández, Joaquín, Las Finanzas en la Empresa, Ed. Instituto Mexicano de Ejecutivos de Finanzas, México, 1991. Mercadotecnia • Alcaraz, Rafael, El emprendedor de éxito, Ed. McGraw Hill, México, 1996. • Gómez, Juan, Guía para la Formación y el Desarrollo de su Negocio, Instituto Mexicano de Finanzas, A.C., México, 1993. • O’Neal, Charles y Bertrand, Kate, Marketing Justo a Tiempo, Ed. Norma, Colombia, 1996. • Ott, Richard, Cómo Crear Demanda, Ed. Granica-Vergara, Argentina, 1993. • Porter Michael, Estrategia Competitiva, Ed. CECSA, México, 1990. • Seglin, Jeffrey, Curso de Mercadotecnia, McGraw Hill, México, 1995. • Stanton, William, Fundamentos de Marketing, McGraw Hill, México, 1995. 160
  • 161. Café Internet Exportaciones • Alegre, Luis, et al, Fundamentos de Economía de la Empresa: perspectiva Funcional, Editorial Ariel, S.A., Barcelona-España, Junio de 1995. • Bancomext, Guía Básica del Exportador, Banco Nacional de Comercio S.N.C., México D.F., 5ª edición: agosto de 1997. • Kafka, Folke, Evaluación Estratégica de Proyectos de Inversión, Universidad del Pacífico, Lima- Perú, 2ª edición: diciembre de 1993. • Minervini, Nicola, Manual del Exportador, La Ruta y los Instrumentos para la Internacionalización de la Empresa, Mc Graw Hill/Interamericana editores, S.A. de C.V., México, D.F., 1996. • Monteverde, Agustín, Estrategias para la Competitividad Internacional, Machi Grupo Editor S.A., Buenos Aires-Argentina, 1992. • Porter, Michael, Estrategia Competitiva, Técnicas para el Análisis de los Sectores Industriales y de la Competencia, Compañía editorial Continental, S.A. de C.V., México D.F., Vigésima tercera reimpresión: 1997. • Porter, Michael, Ventaja Competitiva, Creación y Sostenimiento de un Desempeño Superior, Compañía editorial Continental, S.A. de C.V., México D.F., Décima cuarta reimpresión: 1997. Esta guía fue elaborada por el personal remunerado del Centro de Vinculación con el Sector Productivo de la UNAM, al cual se le agradece su valiosa colaboración. Asimismo, este personal y la empresa manifiestan que ceden sus derechos patrimoniales sobre esta obra a la Secretaría de Comercio y Fomento Industrial, ahora Secretaría de Economía, de conformidad con el convenio celebrado con esa institución. El personal de la Dirección General de Promoción “A” fue el responsable de la supervisión de este proyecto. 161