Cierre contable
- 1. Área Sistema Nacional de Contabilidad V 1VActualidad Gubernamental N° 87 - Enero 2016 Área SistemaNacionalde Contabilidad V InformeEspecial Introducción La Dirección General de Contabilidad Pú- blica, ente rector del Sistema Nacional de Contabilidad, emitió la Directiva N.° 007- 2014-EF/51.01 “Cierre contable y presen- tación de información para la elaboración de la cuenta general de la República por lasentidadesgubernamentalesdelEstado”. Dichanormamuestralosalcancesgenerales por considerar para el cierre contable, sin embargo, las entidades públicas (pliegos, unidades ejecutoras, municipalidades, entre otras) internamente deben emitir lineamientos o directivas relacionados con el cierre contable; por ello, en el presente artículo presentamos un modelo de direc- tiva de cierre contable, con el siguiente esquema, que puede ser adaptado a cada entidad. 1. Modelo de directiva: linea- mientos contables para el cierre contable 1.1. Objetivo Mostrar de forma transparente la situación económica-financiera y los resultados de Sumario Introducción 1. Modelo de directiva: lineamientos contables para el cierre contable 2. Acciones preliminares a desarrollar por los responsables para el proceso de cierre contable según la Directiva N.° 007-2014- EF/51.01 3. Elaboración y presentación de Estados Finan- cieros 4. Elaboración y presentación de Estados Pre- supuestarios la Ley N.° 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública - Resolución Directoral N.° 010-2015- EF/51.01, Plan Contable Gubernamental 2015 - Resolución Directoral N.° 013-2015- EF/51.01, Preparación y presentación de la Información Financiera y Presupuesta- ria Trimestral y Semestral de las entidades usuarias del Sistema de Contabilidad Gubernamental - Resolución Directoral N.° 012-2014- EF/51.01, Cierre Contable y Presentación de Información para la elaboración de la Cuenta General de la República por las Entidades Gubernamentales del Estado - Resolución Directoral N.° 011-2013- EF/51.01, Oficializar las Normas Inter- nacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP), emitidas por el Consejo de Normas Internacionales de Contabili- dad del Sector Público de la Federación Internacional de Contadores (IFAC) 1.4. Definiciones a. Ejercicio contable Periodo comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de cada año, al final delcual,deberealizarseelprocesodecierre contable. No obstante, podrán solicitarse estados financieros intermedios e informes complementarios, de acuerdo con la nece- sidad o requerimientos de las autoridades competentes,sinqueestosignifiquenecesa- riamentelaejecucióndeuncierrecontable. b. Registro contable Es el acto que consiste en anotar los datos de una transacción en las cuentas correspondientes del plan contable gu- bernamental utilizando medios manuales, mecánicos, electrónicos o cualquier otro medio autorizado y de acuerdo a lo esta- blecido en la documentación que sustenta la transacción. c. Sistema Integrado de Administra- ción Financiera (SIAF-SP) Constituye el medio informático oficial para el registro, procesamiento y genera- ción de la información relacionada con la Administración Financiera del Sector Pú- Ficha Técnica Autor : Staff de profesionales Título : Lineamientos contables para el cierre del ejercicio contable 2015 Fuente : Actualidad Gubernamental, Nº 87 - Enero 2016 Lineamientos contables para el cierre del ejercicio contable 2015 la gestión de la Unidad Ejecutora, para el análisis y la toma de decisiones por la Alta Dirección. Definir los lineamientos generales que formarán parte de las políticas conta- bles, relacionados con las operaciones de la Unidad Ejecutora, con el fin de uniformizar las acciones administrativas para la elaboración y presentación de la información financiera y presupuestaria, así como lograr la información oportuna y confiable sobre los resultados de la gestión de acuerdo a la normatividad vigente. 1.2. Alcance Las disposiciones contenidas en el presente lineamiento son de aplicación y estricto cumplimiento por todas las dependencias siguientes: - Dirección de Administración - Dirección de Asesoría Legal - Dirección de Obras y Estudios - Área de Abastecimientos - Área de Contabilidad - Área de Planeamiento y Presupuesto - Área de Tesorería - Área de Control Patrimonial - Área de Almacén - Área de Rentas - Área de Recursos Humanos 1.3. Base legal - Ley N.° 28112, Ley Marco de la Admi- nistración Financiera del Sector Público - Ley N.° 28708, Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad - Ley N.° 27815, Ley del Código de Ética de la Función Pública - Ley N.° 27444, Ley de Procedimiento Administrativo General - Decreto Supremo N.° 035-2012-EF, que aprueba el Texto Único Ordenado de la Ley N.° 28693, Ley General del Sistema Nacional de Tesorería - Decreto Supremo N.° 304-2012-EF, que aprueba el Texto Único Ordenado de la Ley N.° 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto - Decreto Supremo N.° 043-2013-PCM, que aprueba el Texto Único Ordenado de
- 2. Informe EspecialV 2V Actualidad Gubernamental N° 87 - Enero 2016 blico, cuyo funcionamiento y operatividad sedesarrollaenelmarcodelanormatividad aprobada por los órganos rectores de los sistemas integrantes de la Administración Financiera del Sector Público. d. Notas a los Estados Financieros Explicaciones que complementan los estados financieros y forman parte inte- gral de los mismos. Tienen por objeto revelar información adicional necesaria de los hechos financieros, económicos y sociales relevantes, de la desagregación de valores contables en términos de precios y cantidades, así como de aspectos de difícil representación o medición cuantitativa, que han afectado o puedan afectar la situación de la entidad pública. e. Estados Financieros Productos del proceso contable, que en cumplimiento de fines financieros, econó- micos y sociales, están orientados a revelar la situación, actividad y flujos de recursos, físicos y monetarios de una entidad públi- ca, a una fecha y periodo determinados. Estos pueden ser de naturaleza cualitativa o cuantitativa y poseen la capacidad de satisfacer necesidades comunes de los usuarios. Principales Estados Financieros en el sector público: (EF-1) Estado de Situa- ción Financiera, (EF-2) Estado de Gestión, (EF-3) Estado de Cambios en el Patrimonio Neto, (EF-4) Estado de Flujos de Efectivo. A continuación se definen los rubros y se detallan los requisitos mínimos para la presentación del Estado de Situación Financiera. i. Activo corriente - Efectivo y equivalente de efectivo Está representado por medios de pago (dinero en efectivo, cheques, otros) depósitos en bancos y en instituciones financieras, así como los equivalentes de efectivo que corresponden a las in- versiones financieras de corto plazo de alta liquidez, fácilmente convertibles a importes en efectivo, con riesgo poco sig- nificativo de cambios en su valor. También comprende los recursos administrados en la Cuenta Única del Tesoro Público. El saldo de este rubro estará sustentado por el arqueo de caja y/o las conciliaciones bancarias correspondientes. - Inversiones disponibles Incluye las subcuentas que representan bonos, pagarés, letras y otros valores negociables adquiridos de fácil liquida- ción o convertibilidad y que constituyen verdaderos sustitutos temporales de dinero. - Cuentas por cobrar Agrupa las subcuentas que representan el derecho de cobranza de los tributos, ventas de bienes, servicios y derechos administrativos y otros ingresos. - Otras cuentas por cobrar Está representado por las deudas a favor de la entidad pendientes de cobro, por los depósitos en garantía entregados, multas y sanciones, entre otros. Los saldos cuyo vencimiento excedan al año, a efectos de una adecuada presentación en los estados financieros, serán mostrados en el activo no corriente, formando parte del rubro otras cuentas por cobrar a largo plazo. Asimismo, a través de los análisis de cuentas se tendrá que especificar las fechas de vencimiento de las cuentas por cobrar respectivas, los mismos que serán mostrados en orden cronológico. Los saldos de este rubro estarán sustentados con la documentación fuente y las circu- larizaciones efectuadas. - Inventarios Agrupa las subcuentas que representan bienes adquiridos para ser destinados al uso y consumo de la entidad y/o transferencias a otras entidades públicas y no públicas, para su reconocimiento y medición. Los bienes y suministros se registrarán a su costo de adquisición, incluyendo todos los costos necesarios para que los mismos tengan su condición y ubicación actuales. Para los efectos de la medición al cierre del periodo que se reporta, se tomará en cuenta el costo de adquisición o valor neto de realización, el menor. Los bienes y suministros que se obtienen a través de una transacción sin contraprestación, su costo se medirá a su valor razonable en la fecha de adquisición. - Servicios y otros pagados por antici- pado Agrupa las subcuentas que representan los anticipos a contratistas y proveedo- res, a seguros, alquileres pagados por anticipado, entregas a rendir cuentas (viáticos), encargos generales y otros que devengarán en periodos que exceden la fecha del cierre del ejercicio. ii. Activo no corriente - Propiedad, planta y equipo Representa los saldos de los bienes mue- bles e inmuebles, adquiridos o donados a favor de la entidad y cuyo valor unitario es igual o mayor a 1/8 de la unidad im- positiva tributaria (UIT). Los terrenos y edificios se registran a su costo revaluado determinado sobre la base de valoriza- ciones realizadas, según lo señalado en la Directiva N.° 002-2014-EF/51.01. A los vehículos, maquinaria y otros, que se encuentren totalmente depreciados contablemente (valor en libros a un nuevo sol), se les valuará anualmente el saldo de vida útil, en coordinación con el Área de Control Patrimonial y si esta fuera superior a los años, contados a partir de la fecha de cierre, se deberá determinar la nueva vida útil, recalcular la depreciación acumulada, aplicando la nueva tasa de depreciación y posteriormente realizar el ajuste para rebajar la depreciación acu- mulada a través de un registro contable. El saldo de este rubro deberá sustentarse con el inventario físico realizado al cierre del ejercicio. - Propiedades de inversión Son propiedades (terrenos o un edificio, en su totalidad o en parte, o ambos) que se tienen para obtener rentas o plusvalía o ambas, en lugar de para su uso en la producción o suministro de bienes o ser- vicios, o bien para fines administrativos; o su venta en el curso ordinario de las operaciones. - Otras cuentas del activo Representa los saldos de las subcuentas Activos intangibles, Estudios y proyectos y Otros activos. En caso de la subcuenta Otros activos, principalmente la compone la adquisición de licencias de los progra- mas de cómputo, las cuales se capitalizan sobre la base de los costos incurridos para su adquisición o poner en uso el programa de cómputo específico; estos costos se amortizan en el estimado de su vida útil. Por otro lado, el saldo de este rubro deberá sustentarse con el inventario de los software, debidamente conciliado con la Oficina General de Tecnologías de la Información o la que haga sus veces en la Unidad Ejecutora. iii. Pasivo corriente - Sobregiros bancarios Representa los sobregiros bancarios gene- rados por la Unidad Ejecutora, los cuales requieren autorización de la Dirección General, queda prohibida la generación de sobregiros bancarios sin los permisos correspondientes. - Cuentas por pagar a proveedores Representa las obligaciones presentes de obligaciones pasadas por concepto de compra de bienes, prestación de servicios, adquisición de activos no financieros, entre otros. - Impuestos, contribuciones y otros Representa las obligaciones contraídas por impuestos, según corresponda: tercera, cuarta y quinta categoría. - Remuneraciones y beneficios sociales Representa las remuneraciones y obli- gaciones sociales pendientes de pago al cierre del ejercicio. - Operaciones de crédito Representa el pago pendiente por pagar de los préstamos bancarios al cierre del ejercicio. iv. Pasivo no corriente - Beneficios sociales Representan las obligaciones con los trabajadores por concepto de beneficios posteriores al retiro de los trabajadores, el cálculo se efectúa de acuerdo con las disposiciones legales y reglamentarias pertinentes. El importe total de dichos beneficios será descontado de cualquier importe pagado por adelantado. El saldo de este rubro estará sustentado por la re- ferencia de los expedientes que sustentan el cálculo correspondiente. - Obligaciones previsionales Comprende el saldo de las obligaciones de naturaleza corriente, el cual estará sustentado por la referencia de los expedientes que sustentan el cálculo correspondiente. - Ingresos diferidos Representan los ingresos por venta de bie- nes y servicios, costos diferidos, intereses diferidos, entre otros, cuya liquidación parcial o total se debe realizar en el ejercicio o ejercicios posteriores. El saldo de este rubro deberá sustentarse con los convenios suscritos con las entidades bancarias correspondientes y los análisis de cuenta con los cálculos efectuados. - Provisiones Representa las obligaciones para con ter- ceros relacionados a sentencias judiciales, laudos arbitrales (definitivos que tengan la calidad de consentido o ejecutoriados), entre otros. Como resultado de eventos pasados, se reconocen las provisiones cuando es probable que se requiera de la salida de recursos para liquidar la obligación y es posible estimar su monto cuantificable, el saldo de este rubro debe-
- 3. Área Sistema Nacional de Contabilidad V 3VActualidad Gubernamental N° 87 - Enero 2016 rá sustentarse con la relación de procesos judiciales y/o laudos arbitrales emitidos por el ente correspondiente. v. Patrimonio - Hacienda nacional Representa el patrimonio de la entidad. Los análisis de cuentas se elaborarán con las siguientes subcuentas: • Capitalización de hacienda nacional • Capitalización de hacienda nacional adicional • Capitalización de resultados acumula- dos - Hacienda nacional adicional Está representado por las subcuentas que incluyen los traspasos y remesas de fon- dos, documentos y otros, entre entidades del sector público. - Resultados acumulados Representa el superávit no transferido y el déficit acumulado, así como los errores contables y por cambios de políticas contables. Asimismo, el efecto del since- ramiento contable aplicado. Los análisis de cuenta se elaborarán con las siguientes subcuentas: • Superávit acumulado • Déficit acumulado • Efectos de saneamiento contable • Resultado del ejercicio 1.5. De la información financiera a cargo de las direcciones y áreas de la Unidad Ejecutora Las direcciones y áreas de la Unidad Ejecu- tora presentarán la siguiente información: 1.5.1. Área de Tesorería - Conciliaciones bancarias al cierre del ejercicio 2015 de todas las cuentas co- rrientes y subcuentas administradas por la Dirección General de Endeudamiento y Tesoro Público, por fuente de financia- miento incluyendo la cuenta bancaria de retenciones. - Libro bancos al 31 de diciembre 2015, de todas las cuentas bancarias por fuente de financiamiento - Copia de los arqueos de caja practicados por la coordinación de Tesorería al cajero y al responsable del fondo fijo de Caja Chica. - Resumen anual de ingresos por rubro y fuente de financiamiento, tales como intereses, transferencias financieras, ejecución de garantías, entre otros. - Formato AF-9 Movimiento de operacio- nes administradas por el Tesoro Público - Resumen de cartas fianzas vigentes al cierre del ejercicio - Resumen de las retenciones efectuadas del 10% - Informe situacional de las detracciones - Detalle de la disponibilidad de recursos (saldos de caja) al 31 de diciembre de 2015 - Resumen de las papeletas de depósito T-6 emitidos durante el ejercicio 2015 1.5.2. Área de Abastecimientos - Resumen de los contratos suscritos y vigentes al 31-12-15 - Resumen de los convenios suscritos y vigentes al 31-12-15 - Resumen de las órdenes de compra emitidos durante el año 2015 - Resumen de las órdenes de servicios emitidos durante el año 2015 - Resumen de Pecosas del ejercicio 2015 - Resumen y monto de los servicios CAS en forma mensual - Resumen y monto de los servicios básicos - Otros 1.5.3. Área de Presupuesto - Resumen de las resoluciones de mo- dificación presupuestal (a nivel insti- tucional) transferencias de partidas y créditos suplementarios - Reporte de ejecución del gasto de los proyectos de inversión durante el ejercicio 2015 - Reporte de la ejecución de ingresos por fuente de financiamiento y rubro 1.5.4. Dirección de Asesoría Legal - Relación de demandas presentadas a la entidad - Relación de demandas presentadas por la entidad - Resumen de sentencias judiciales y/o laudos arbitrales 1.5.5. Dirección de Obras y Estudios - Resumen de la aprobación de liqui- daciones de obras que resultan de la ejecución de los proyectos de inver- sión - Informe de cierre de los proyectos - Resumen de los estudios de preinver- sión a nivel de perfiles - Resumen de los expedientes técnicos vigentes 1.5.6. Área de Control Patrimonial - Copia de los inventarios valorizados de los bienes de activo fijo - Copia de los inventarios de los bienes no depreciables (menores a 1/8 de la UIT) - Copia de los inventarios de infraes- tructura pública. - Registro de las provisiones de depre- ciaciones mensuales del ejercicio 2015 - Resumen de las actas de las donacio- nes recibidas (si hubiera) - Resumen de las actas de transferencia recibidas de bienes de capital (si hu- biera) - Resumen de las actas de transferencia otorgadas de bienes de capital (si hubiera) - Resumen de altas y bajas de los bienes 1.5.7. Área de Almacén - Resumen del movimiento de Pecosas del ejercicio 2015 - Resumen de las NEA - Otros 1.5.8. Dirección de Administración - Memoria anual de la Unidad Ejecutora - Estructura orgánica - Principales actividades de la entidad - Logros obtenidos y dificultades pre- sentadas durante el periodo que se informa - Otros 1.5.9. Área de Recursos Humanos - Resumen y monto del pago de remu- neraciones - Resumen y monto de la planilla CAS - Resumen y monto de los aguinaldos - Resumen y monto de las vacaciones truncas - Resumen y monto del cálculo de CTS - Provisiones - Otros 1.5.10. Área de Rentas - Resumen y monto de valores emitidos (impuestos, tasas, derechos, otros) - Detalle de las cuentas por cobrar - Otros. 1.6. Responsabilidades Las direcciones Generales y las Áreas de Presupuesto, Abastecimientos, Control Previo, Recursos Humanos, Tesorería y Al- macén o quienes hagan sus veces, tienen responsabilidad administrativa y están obligados a cumplir con la presentación de la información dentro de los plazos establecidos, para la correspondiente elaboración de los estados financieros y presupuestales de la Unidad Ejecutora. 1.7. Plazo de remisión Las diferentes coordinaciones de la Uni- dad Ejecutora deberán remitir la informa- ción consignada en el punto 5, hasta el 20 de enero de 2016. 1.8. Del registro de la fase devengado y cierre del ejercicio 2015 El gasto devengado, dependiendo de las condiciones contractuales, puede efectuarse en periodos posteriores al del correspondiente compromiso, para lo cual es indispensable que este se haya registrado en el SIAF-SP en el mes autori- zado. El registro del gasto devengado en el SIAF-SP para la adquisición de bienes y contratación de servicios y obras solo procede si los datos de los documentos pertinentes a la fase del compromiso han sido registrados y procesados previamente en el Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado (Seace). El gasto devengado se formaliza cuando se otorga la conformidad, luego de haberse verificado, por parte del área responsable, una de las siguientes condiciones:
- 4. Informe EspecialV 4V Actualidad Gubernamental N° 87 - Enero 2016 - La recepción satisfactoria de los bienes - La prestación satisfactoria de los ser- vicios - El cumplimiento de los términos con- tractuales en los casos que contemplen adelantos, pagos contra entrega o entregas periódicas de las prestaciones en la oportunidad u oportunidades establecidas en las bases o en el con- trato. La fecha de cierre para el registro y proce- samiento de la de la fase devengado en el SIAF SP a cargo de la Oficina de Conta- bilidad será hasta el día 29 de diciembre de 2015. 2. Acciones preliminares a de- sarrollar por los responsables para el proceso de cierre con- table según la Directiva N.° 007-2014-EF/51.01 Efectuar las conciliaciones y pruebas de comprobación de saldos de las cuentas de balance, considerando fundamental- mente lo siguiente: - Arqueo de fondos y valores - Conciliaciones bancarias - Inventario físico de bienes en almacén - Inventario físico de vehículos, maqui- narias y otros - Inventario físico de edificios y estruc- turas - Inventario físico de bienes no depre- ciables Los inventarios de propiedad, planta y equipo pueden ser efectuados por el personal competente de la entidad o se puede hacer con contratación de terceros. Para el caso del inventario físico de edificios y estructuras, la administración adoptará los procedimientos alternativos de acuerdo a la magnitud de estos bienes y ubicación geográfica, determinando el tamaño de la muestra. Efectuar el cálculo y registro contable de los ajustes técnicos realizados en forma mensual tales como depreciación, estimación para incobra- bles, estimación para vacaciones, entre otros, a excepción de las estimaciones para obligaciones previsionales que son de periodicidad anual de conformidad con los lineamientos emitidos por el Órgano Rector del Sistema Nacional de Contabilidad. Los responsables de la Dirección de Pre- supuesto, o el que haga sus veces en la entidad, deben realizar el registro de las metas físicas de proyectos de inversión y gasto social hasta el segundo semestre del ejercicio fiscal a rendir, que reflejen la imagen fiel del avance de las metas físicas programadas y ejecutadas en el ejercicio, debiendo ser coherentes con los montos programados y ejecutados de su presupuesto. Los formatos de proyectos de inversión y gasto social, son de generación automática y su presentación es de carácter obligato- rio, lo cual no exime de la responsabilidad de la verificación de las cifras, ni de la visación de los reportes por los directores responsables del área. Los reportes que contienen la información de presupuesto de gastos por resultados, proyectos de in- versión y gasto social, deben ser visados en cada una de las hojas por los responsables de la Dirección de Presupuesto o quien haga sus veces. La información de proyectos de inversión (PI) y gasto social (GS) de las municipa- lidades, mancomunidades, sociedades de beneficencia pública, institutos viales, centros poblados, que no cuenten con director general de Administración y di- rector de Presupuesto, deberá ser firmada y sellada por el titular del pliego o el que haga sus veces cuando así lo disponga el titular de la entidad. La formulación y presentación de Infor- mación sobre el Presupuesto Programado y Ejecutado de Gastos por Resultados (PPR-G) se efectúa en cumplimiento de la décima novena disposición complementa- ria final de la Ley N.° 29812 que dispone implementar en la estructura de la Cuenta General de la República, artículo 26, nu- meral 3, literal a) de la Ley N.° 28708, la información de la ejecución financiera de los programas presupuestales con enfoque a resultados. Dichos estados son de gene- ración automática y su presentación es de carácter obligatorio, lo cual no exime de la responsabilidad de verificar las cifras que se presentan en los formatos menciona- dos, los mismos que deben ser conciliados con los Estados Presupuestarios (PP-2) y Ejecución del Gasto del (EP-1). 3. Elaboración y presentación de Estados Financieros • La formulación y presentación de los Estados Financieros por las entidades del sector público que aplican la contabilidad gubernamental se efectuará de confor- midad con las normas emitidas por el Órgano Rector del Sistema Nacional de Contabilidad y las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP), oficializadas por la Dirección General de Contabilidad Pública. • Los Estados Financieros se presentan en moneda nacional a nivel de dos decima- les. • A efectos comparativos, los saldos que muestran los Estados Financieros del ejercicio anterior deben ser los mismos que presentaron en dicho periodo. • Para una adecuada presentación del Estado de Situación Financiera, las enti- dades gubernamentales deben efectuar las reclasificaciones, según las pautas dispuestas por el Plan Contable Guber- namental: - El saldo de las subcuentas 1101.05 Fondos sujetos a restricción, 1101.07 Depósitos en instituciones financieras no recuperados y 1102.99 Inversio- nes disponibles no recuperadas, se presentarán en el activo no corriente del Estado de Situación Financiera en el rubro Otras cuentas del activo. - En lo que corresponde al saldo de la subcuenta 2102.03 Compensación por tiempo de servicios por pagar, cuya liquidación se espera se realice en el corto plazo, se presentará en el rubro Remuneraciones y beneficios sociales del estado de situación finan- ciera y se mostrará deducido del saldo de la subcuenta 1202.0803 Adelanto por tiempo de servicios (dentro del régimen laboral que les permitió dichos adelantos). - Los saldos de las cuentas 1201 Cuen- tas por cobrar, 1202 Cuentas por cobrar diversas y 1203 Préstamos, deberán presentarse en el activo corriente y/o activo no corriente, en atención a las fechas de vencimiento de sus componentes. (en los rubros que establece el plan contable guber- namental). • Las entidades que al cierre del ejercicio y de acuerdo con sus actividades operativas cuenten con crédito fiscal constituido por IGV deberán mostrarlo en el rubro Otras cuentas por cobrar del Estado de Situa- ción Financiera, cuando se espera que su realización se efectúe en el curso normal de sus operaciones, salvo convenio que especifique lo contrario. • Las Notas correspondientes a Impues- tos, contribuciones, seguridad social y otros relacionados con retenciones al trabajador u obligaciones del empleador pendientes de pago al cierre del ejercicio deberán indicar el periodo al que corres- ponden. • El monto del rubro Ingresos diferidos agrupa las subcuentas que representan ingresos y costos recibidos en el ejercicio, cuya liquidación parcial o total se debe realizar en ejercicios posteriores. • Las contingencias, provisiones y obliga- ciones que se deriven de hechos pasados serán registradas y presentadas en los Estados Financieros considerando las acciones relacionadas en el nivel que se encuentran, las demandas que son obligaciones improbables o remotas se registrarán en cuentas de orden; las de- mandas que son obligaciones probables, primera instancia, segunda instancia o de tercera instancia se registrarán en cuentas de provisiones; las sentencias, intereses, multas y costos, se registrarán en las cuentas del pasivo, incluso las que están en el Tribunal Constitucional. Los laudos arbitrales se incluirán, separadamente, en la columna de “auto de ejecución”, de acuerdo con lo indicado en el Anexo OA-2 Demandas y Deudas por Sentencias Judiciales, Laudos Arbitrales y Otros, información que deberá proporcionar la Oficina General de Administración y la Procuraduría Pública u oficinas que hagan sus veces en la entidad correspondiente. • Al cierre del ejercicio, se deberá efectuar el traslado del saldo de los componentes de la subcuenta 1505.03 Otros gastos diversos de activos no financieros en las cuentas de Construcciones de edificios re- sidenciales, no residenciales y estructuras en curso, Inversiones intangibles, Estudios de preinversión o expedientes técnicos, según corresponda. • El reconocimiento de gastos registrados con la cuenta 1504 Inversiones intangi-
- 5. Área Sistema Nacional de Contabilidad V 5VActualidad Gubernamental N° 87 - Enero 2016 bles se efectuará al cierre del ejercicio con cargo a la subcuenta 5506.99 Otros gastos diversos, siempre y cuando sus componentes representen gastos consu- midos. • La entrega de bienes y documentos entre unidades ejecutoras del mismo pliego deben registrarse en la cuenta 1601.03 Traspasos internos y las operaciones de transferencia de bienes de capital recibi- dos y entregados entre pliegos se registra utilizando la cuenta 1601.99 Otros, inclu- yendoladepreciaciónsegúncorresponda. • Asimismo, los traspasos de fondos entre unidades ejecutoras del mismo pliego o por fusión, liquidación y/o absorción se registran con la cuenta 1601.03 Traspasos internos • El monto de los intereses generados por deudas devengadas pendientes de pago se registra como gastos devengados del periodo, correspondiendo su rebaja del control en cuentas de orden. • La Nota N.° 1 Actividad Económica revelará la base legal, fecha de creación, actividad y domicilio legal. • La Nota N.° 2 deberá revelar los princi- pios y prácticas contables aplicados en la formulación de los Estados Financieros. • Las Notas a los Estados Financieros deben ser presentadas a nivel de cuenta divisio- naria (indicando el código de la cuenta divisionaria) y en forma comparativa con el ejercicio anterior, las cuales explicarán los cambios cualitativos y cuantitativos y los efectos más significativos ocurridos en el periodo, por cada concepto del Estado de Situación Financiera y Estado de Gestión. • Los Estados Financieros deberán revelar todas las notas aplicables y exigidas por las NICSP. • Las Notas de los rubros Cuentas por cobrar y Otras cuentas por cobrar del activo corriente deberán presentar la composición de la parte corriente de las cuentas que la conforman, seguido de la Estimación de Cuentas de Cobranza Dudosa con signo negativo y finalmente el saldo neto, adicionalmente cada nota debe contar con una explicación de las incidencias más significativas en los saldos de dichos rubros. • Las Notas de los rubros Inventarios, In- versiones, Propiedades, planta y equipo y Otras cuentas del activo, deberán mostrar en forma paralela el detalle de los saldos correspondientes al ejercicio comparati- vo, así como su variación; la desvaloriza- ción, fluctuación de valores, depreciación, amortización y agotamiento acumulado y deterioro, según corresponda, se pre- sentará en la parte inferior de la nota con signo negativo, mostrando finalmente el saldo neto de cada rubro concordante con el Estado de Situación Financiera, los subtotales presentados deben conciliar con sus respectivos Anexos a los Estados Financieros. • Las entidades que entregan edificios, estructuras, terrenos o vehículos, maqui- narias y otros en afectación en uso a otras entidades públicas, rebajarán el saldo de la cuenta patrimonial correspondiente por el valor del activo entregado en afectación en uso y su depreciación, el reconocimiento contable corres- ponde a una incorporación del activo para quien lo recibe y un retiro de los mismos para quien entrega, esta transac- ción se registra con la cuenta 1601.99 Otros, asimismo, se debe efectuar la conciliación de saldos para evitar registros que dupliquen la información o que los activos queden sin revelar por las dos entidades y en la Cuenta General de la República. • Las entidades que reciben bienes en afectación en uso de otras entidades públicas registrarán con cargo a las cuentas 1501.09 Edificios y estructuras en afectación en uso, 1502.05 Terrenos en afectación en uso o 1503.07 Vehículos, maquinarias y otros en afectación en uso, según corresponda. Las adiciones y mejoras incrementan el valor de dichos bienes y se registran en las cuentas del activo indicadas. Los edificios, estructuras o vehículos, maquinarias y otros recibidos en afectación en uso por la entidad, así como los adquiridos en arrendamiento financiero y los entregados en concesión serán objeto de depreciación, registrán- dose en la cuenta de valuación corres- pondiente. Para el caso de los edificios, estructuras o vehículos, maquinarias y otros recibidos en afectación en uso, la depreciación se continuará registrando por el saldo de vida útil, a partir de la información alcanzada por la entidad cedente. • La depreciación de los edificios y estruc- turas cedidos en uso a una entidad parti- cular estará a cargo de la entidad pública que entregó el activo, cuya definición de cesión en uso está normada por el De- creto Supremo N.° 007-2008-VIVIENDA que aprueba el Reglamento de la Ley N.° 29151, Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales y sus modificatorias en el subcapítulo XVI. • El traslado de los saldos acreedores del ejercicio anterior de las cuentas, 3401 Re- sultados Acumulados y el saldo deudor y acreedor del ejercicio anterior de la cuen- ta 3201 Hacienda Nacional Adicional a la cuenta 3101 Hacienda Nacional se efec- tuará al cierre del ejercicio, en observancia a lo dispuesto en la dinámica establecida en el Plan Contable Gubernamental, con excepción de los saldos deudores y acree- dores de la cuenta 3401.03 Efectos de saneamiento contable, Ley N.° 29608, los que se mantienen en dichas cuentas hasta que el órgano correspondiente lo determine, de acuerdo con lo dispuesto por el literal c) del artículo 3 de la Ley N.° 29608. • El saldo deudor o acreedor de la cuenta 1601 Traspasos y remesas será trasladado al finalizar el ejercicio a la cuenta 3201 Hacienda nacional adicional. • El saldo de la cuenta 1204 Fideicomiso, comisiones de confianza y otras modali- dades será objeto de reclasificación para la presentación en el Estado de Situación Financiera, con el fin de mostrar separa- damente la parte corriente y no corriente del activo, en el concepto Otras cuentas del activo. • En las Notas a los Estados Financieros se deberá revelar el grado de cumplimiento de las acciones de saneamiento contable efectuadas hasta el cierre del ejercicio. La presentación del saldo de la cuenta 3401.03 Efecto de saneamiento contable, Ley N.° 29608, será en el concepto Otras operaciones patrimoniales de la columna Resultados acumulados del Estado de Cambios en el patrimonio neto. La reso- lución de autorización de saneamiento contable (Anexo N.° 04 del Manual de Procedimientos para las acciones de saneamiento contable de las entidades gubernamentales) debe ser suscrita por el titular de la entidad. Al cierre del pre- sente ejercicio las entidades que hayan concluido el proceso de saneamiento contable remitirán los resultados finales así como la resolución de culminación, incorporándola también en el aplicativo web Módulo de Saneamiento Contable. • Las entidades deben considerar el artículo 3 de la Resolución Directoral N.° 063- 2012-EF/52.03, que dispone la centra- lización de los recursos directamente re- caudados de las Unidades Ejecutoras del Gobierno nacional y gobiernos regionales en la Cuenta Principal del Tesoro Público; con la implementación del tipo de ope- ración Y/G, procedimiento implementado en la operación de gasto sin clasificador G-000000-244 Traslado de los recursos directamente recaudados a la Cuenta Principal del Tesoro Público y la operación de ingresos sin clasificador I-000000- 486 Recursos directamente recaudados de entidades centralizados en la Cuenta Principal del Tesoro Público utilizando la papeleta de depósito T-6 de Ingresos, el registro contable del depósito en la Cuen- ta Única de Tesoro, se realiza utilizando la cuenta 1101.1101 RDR, Entidad cuenta de enlace. Este procedimiento se debe completar dentro del ejercicio corriente, con el fin de que dicha cuenta presente saldo cero al cierre del ejercicio. Adicio- nalmente, las entidades tienen la opción de efectuar los depósitos de los recursos recaudados en Caja, directamente a la Cuenta Única de Tesoro (CUT), utilizando la papeleta de depósito T-6 de Ingresos. La cuenta contable 1101.1201 RDR-CUT registra los giros efectuados para el pago de obligaciones con el tipo de recurso 7 subcuenta RDR-CUT, los pagos son informados por el Banco de la Nación al Tesoro Público y a la entidad, generan- do en el módulo administrativo la fase pagado, dicha fase es informativa y no requiere registro contable en las unidades ejecutoras, la cuenta 1101.1201 debe tener saldo deudor o saldo cero. De acuerdo a lo que establece la R. D. N.° 063-2012-EF/52.03, las entidades deben esperar al día hábil siguiente de efectuar el depósito en la CUT, para que se genere la asignación financiera, requisito para efectuar el giro de cheques para el pago de obligaciones con clasificador que se financian con recursos RDR-CUT (cuenta 1101.1201). Se recomienda contar con el control de las papeletas de depósito T-6 de ingresos y de gastos generadas en la entidad. Las unidades ejecutoras del Gobierno nacional y gobiernos regionales deben efectuar el registro de intereses ganados de los recursos administrados e informados por el tesoro público. Las devoluciones por menores gastos que co- rresponde a los expedientes que fueron fi- nanciados con RDR-CUT se registrarán en el expediente de origen generando el T-6 de Gastos, con la finalidad de recuperar disponibilidad financiera y el respectivo saldo en la cuenta 1101.1201 RDR-CUT. La R. D. N.° 031-2014-EF/52.03 dispu- so el traslado de los saldos en cuentas corrientes bancarias de recursos de los rubros 18 Canon y sobrecanon, regalías, renta de aduanas y participaciones y 7 Foncomún a la CUT para su administra- ción; la atención de pagos con cargo a la Cuenta Central RD se realiza únicamente en los casos expresamente autorizados por la DGETP.
- 6. Informe EspecialV 6V Actualidad Gubernamental N° 87 - Enero 2016 • Los recursos de los rubros 7 Foncomún y 18 Canon y sobrecanon, regalías, renta de aduanas y participaciones de la fuente de financiamiento 5 Recursos determina- dos administrados por el tesoro público a través de la Cuenta Única del Tesoro (CUT), son registrados en la cuenta 1101 Caja y bancos por las entidades del sector público, en las subcuentas de la divisiona- ria 1101.12 Recursos centralizados en la CuentaÚnicadeTesoro(CUT),1101.1207 Foncomún, Recursos determinados-CUT y 1101.1209 Canon y sobrecanon, regalías, renta de aduanas y participaciones- Recursos determinados-CUT. • La contabilización de las operaciones derivadas del registro en el aplicativo web Módulo de Revaluación de Edificios y Terrenos se efectuará en las operacio- nes complementarias siguientes que se encuentran en la tabla de operaciones: - C-100000-206 Revaluación de edifi- cios y terrenos - C-100000-207 Incorporación de edificios y terrenos en administración funcional - C-100000-209 Reclasificación de edificios y terrenos a propiedades de inversión - C-100000-210 Modificación de la vida útil • La Superintendencia Nacional de Bienes Estatales (SBN), gobiernos regionales y locales que tienen entre sus funciones la administración de edificios y terrenos registrados a nombre del Estado, de- berán incorporarlos en la contabilidad patrimonial utilizando las cuentas de administración funcional con abono a la cuenta 3201.99. • Las entidades aplicarán la metodología de los instrumentos financieros medidos a costo amortizado, para ello deben contar con el inventario de instrumentos financieros activos y pasivos. Todo ins- trumento financiero contratado a partir del 1 de enero 2014 debe ser reconocido y medido de acuerdo a la metodología establecida. • Las entidades que actúen como conce- dentes efectuarán el reconocimiento, medición y revelación de los bienes en concesión de servicios de acuerdo a lo normado por la Directiva N.° 006- 2014-EF/51.01, aprobada en el marco de la NICSP 32, con la finalidad de que los estados financieros de las entidades gubernamentales que intervienen en el proceso de promoción de la inversión privada muestren los saldos de las acreen- cias y el resultado de las transacciones derivadas de dicho proceso. • Al cierre del ejercicio 2015, las entidades del sector público no deben presentar saldo en la cuenta 2105 Obligaciones tesoro público. • Las municipalidades que hayan firmado convenios de fraccionamiento de la deu- da tributaria con la Sunat respecto a lo dispuesto por la Ley N.° 30056, Ley de Fortalecimiento de la Gestión Municipal a través del Sinceramiento de la Deuda Municipal, deberán informar el importe de la deuda programada para el 2015 en el concepto Impuestos, contribuciones y otros del pasivo corriente y los saldos programados a partir del ejercicio 2016 en el concepto Otras cuentas del pasivo no corriente del Estado de Situación Financiera (EF-1). • A partir del ejercicio 2014, la DGCP inició el cambio en los procedimientos conta- bles para el registro de las operaciones que se financian con recursos de la fuente de financiamiento 1 Recursos ordinarios, en este periodo el registro del gasto devengado genera el registro del ingreso devengado, para este procedimiento con- table se ha implementado la cuenta 1206 Recursos-Tesoro público que se registra con abono a las cuentas 4402 Traspasos y remesas corrientes recibidos o 4404 Traspasos y remesas de capital recibidos, según corresponda, los movimientos de fondos se efectúan en la fase girado de las operaciones de gastos y los saldos se presentan en el concepto otras cuentas del activo de la parte corriente del Estado de Situación Financiera (EF-1). • A los activos que comprenden la cuenta 1503 Vehículos, maquinaria y otros, que se encuentren totalmente depreciados contablemente (valor en libros a un nuevo sol), se les evaluará anualmente el saldo de vida útil, en coordinación con el área de control patrimonial y si esta fuera superior a dos años, contados a partir de la fecha del cierre, se deberá seguir el siguiente procedimiento: determinada la nueva vida útil, recalcular la depreciación acumulada, aplicando la nueva tasa de depreciación y realizar el ajuste para re- bajar la depreciación acumulada a través de un registro contable. 4. Elaboración y presentación de Estados Presupuestarios • El criterio a utilizar por la entidad en la ela- boración de los Estados Presupuestarios es considerar las asignaciones aprobadas por la Ley Anual de Presupuesto y las modificaciones autorizadas por normas emitidas por la Dirección General de Presupuesto Público. El Marco Legal y Ejecución del Presupuesto de la entidad será conciliado con la Dirección General de Contabilidad Pública, a través del aplicativo web SIAF Módulo Contable y presentado la carpeta con las fotocopias autenticadas de los dispositivos legales que aprueban y modifican el presupues- to. Las mencionadas normas legales están relacionadas con el presupuesto institu- cional de apertura, las modificaciones efectuadas mediante créditos suplemen- tarios, las transferencias de partidas, las habilitaciones y anulaciones, así como, la hoja de conciliación del marco legal y la ejecución del presupuesto de la entidad de acuerdo con la directiva vigente. • Los Estados Presupuestarios deben ser elaborados y presentados en los formatos aprobados, con base en el clasificador de Ingresos y gastos vigente para el periodo. • Asimismo, se incluirá un anexo de ingre- sos y gastos a nivel de partidas específicas. • El Estado de Ejecución del Presupuesto de Ingresos y Gastos (EP-1) refleja los importes netos de anulaciones y reversio- nes si los tuviere y se presenta en moneda nacional en soles con dos decimales, la ejecución del gasto presupuestario se afecta a nivel de gasto devengado. • La presentación de los ingresos de la Fuente de Financiamiento Recursos Ordi- narios, se efectuará conforme a las pautas siguientes: En el Estado de Presupuesto Institucional de Ingresos (PP-1), se mos- trará en forma referencial el importe total de los Recursos Ordinarios que presenta el Estado del Presupuesto Institucional de Gastos (PP-2). En el Estado de Ejecución del Presupuesto de Ingresos y Gastos (EP- 1), se mostrará en forma referencial como ingresos, el importe total que se presenta en la ejecución de gastos de la fuente de financiamiento Recursos ordinarios. En la formulación del Estado de Fuentes y Usos de Fondos (EP-2), se tendrá en cuenta que para fines de presentación de la cifra correspondiente a la fuente de financia- miento Recursos Ordinarios, mostrado de manera referencial como ingresos en el Estado de Ejecución del Presupuesto de Ingresos y Gastos (EP-1), se desagregará de acuerdo a su naturaleza, bajo los criterios de corriente, capital, intereses y cargos de la deuda y amortización de la deuda. • Las entidades que hayan recibido trans- ferencias financieras, así como aquellas entidades que transfirieron recursos financieros en el periodo de ejecución presupuestaria, deberán registrar en los módulos informáticos SIAF o SICON según corresponda, a nivel de Unidad Ejecutora, especificando la fuente de financiamiento, rubro, tipo de recurso y la cadena funcional del gasto a nivel específica, de acuerdo a la siguiente estructura: Presupuesto Institucional de Apertura, Modificaciones, Ejecución de Ingresos y Gastos. Asimismo, deberá identificar la entidad de quien recibe los recursos, así como a quién otorga, para tal fin suscribirán ambas entidades el acta de conciliación de transferencia financiera. Se precisa que la información reportada debe ser conciliada con los anexos de los Estados Presupuestarios, no incluyendo para este efecto, los saldos de Balance u otras partidas que no correspondan a las transferencias financieras del ejercicio. • Las informaciones referidas al Presu- puesto de Gastos por Resultados (PPR), Presupuesto de Inversión Pública y Metas Físicas (PI) y Gasto Social (GS) deben presentar, adicionalmente, un análisis comentado. • Las transferencias de partidas efectuadas de acuerdo con dispositivos legales ex- presos se deben mostrar en la columna Transferencias Institucionales de los estados: Presupuesto Institucional de Ingresos (PP-1) y Presupuesto Institucio- nal de Gastos (PP-2) y en las fuentes de financiamiento que correspondan. • El proceso de cierre y presentación de Estados Presupuestarios para la elabora- ción de la Cuenta General de la República se realizará a través del aplicativo web SIAF, Módulo Contable, Información Financiera y Presupuestaria a nivel de pliego y unidad ejecutora para las enti- dades y unidades ejecutoras del gobierno nacional, gobiernos regionales, gobiernos locales y mancomunidades municipales, previa ejecución de los diversos procesos del Módulo de Conciliación de Opera- ciones SIAF que se encuentra operativo en el SIAF-SP (cliente/servidor), con la finalidad de conocer y subsanar posibles diferencias entre la información presu- puestaria registrada en el SIAF-SP y la Base de Datos Central del Ministerio de Economía y Finanzas. Las sociedades de beneficencia pública y los institutos viales provinciales utilizarán el módulo SICON Visual y su presentación a través del aplicativo web a la Dirección General de Contabilidad Pública, remitiendo en los plazos establecidos la documentación correspondiente.