Clase ode

CONVOCATORIA PARA ELEGIR LA
ASEDE

Es importante que quien vaya a ser responsable de
la organización del evento, sea el lugar sede que
sea, tenga una infraestructura mínima que
garantice el éxito de este. Por ello, conviene
hacer una convocatoria para que compitan
diferentes entidades o agrupaciones para la
definición de la sede.

Se debe presentar el organograma funcional, que
muestre en forma concreta la estructura que
intervendrá formalmente en la realización.

Hotel sede y centro de
convenciones
El comité organizador debe saber y conocer el
evento a fondo, debe contar con un plano que
indique dónde se localizan los servicios
mencionados. Así como la caja de fusibles, el
tablero de control de luces, aire acondicionado,
la cocina, los servicios sanitarios, vestidores.

La distancia del hotel al centro de convenciones es
una variable que hay que considerar .

Solicitar una carta compromiso en dónde se
indiquen los precios vigentes de los servicios que
se vallan a contratar.

Cuando se contratan los lugares y salones para las
diferencias actividades del programa del evento,
se debe considerar que sean los adecuados en
tamaño, comodidad, acceso, ubicación, sonido.

Personal
 Diseñador
 Nutriólogo
 Especialista en sistemas
 Edecanes
 Fotógrafos y camarógrafos
 Especialistas en sonido
 Personal de apoyo administrativo
 Personal de seguridad
 Maestros de ceremonia
 Meseros y cocineros
 Personal de mantenimiento
 Guías turísticos
 Choferes
 Grupo de ambiente musical

Procedimientos y sistemas:
FUNCIÓN: Determinar e implantar los
procedimientos y sistemas necesarios para el
buen funcionamiento del evento.

SISTEMAS DE HOSPEDAJE:
Función: Establecer y coordinar el
sistema de hospedaje

SISTEMAS DE REGISTRO:

Función: Diseñar y coordinar un sistema de registro , de
todos los participantes y de quienes intervienen en la
realización del evento .
El proceso del registro empieza desde las primeras
reservaciones telefónicas que hacen los participantes y
cuando se reciben
via correo

Los materiales más usuales para los
participantes
 Gafete
Carpeta
Carta de bienvenida
Programas de actividades
Mapas de la cuidad y del lugar de la sede
Horarios de alimentos y menús
Papel membretado
Papelería, plumas , lápices
Información general.

Sistema de adquisiciones:
Función:
coordinar las adquisiciones y
contrataciones de los
requerimientos como son:
servicios, equipos, materiales
de trabajo, impresos y
productos necesarios.

Administración del sistema de
Transporte.
 Función:
 Coordinar conjuntamente con el área de
operación, de la selección y coordinación de
los medios de transporte

Algunas consideraciones para
contratar el servicio de
autobuses de pasaje son:
 La reputación de la empresa
 El precio del servicio
 Experiencia en el manejo de grupos
 Antigüedad en el giro
 Modelo y tipo de autobuses y el servicio que
proporcionan
 La calidad y el profesionalismo del personal

Sistema de Alimentación

 Función:
 Coordinar que el sistema de alimentación sea
eficiente.

Funciones del encargado de
Alimentos.
 Vigilar la calidad y frescura de los alimentos
 Supervisar que están adecuadamente. refrigerados.
 Supervisa la limpieza de las vajillas, de la cocina en general,
mesas, sillas y salones.
 Supervisar el manejo de la basura en la cocina.
 Coordinar el almacenaje e inventario de los alimento.
 Evitar malos olores en la cocina.
 Coordinar os horarios de servicio.
 Supervisar la presentación de los meseros y garroteros.
 Verificar el tipo de servicio y los menús.
 Coordinar la distribución , montaje y arreglo de mesas y
sillas.

La decoración de los salones.

 Dependerá de la actividad que se realice y
estará en función:
 Forma y tamaño de las mesas y de las sillas.
 La distancia entre mesa y mesa
 Espacio para el espectáculo
 Espacio para los grupos musicales

Coordinar la selección de
Menús.
 Hay cinco aspectos Importantes para hacer el
plan de menús:
 El presupuesto disponible.
 El tipo e instalación de la cocina.
 El perfil de los comensales.
 El tipo de evento.
 Los conocimientos y la calidad de lo gerentes
de alimentos y los conocimientos.

Actividades Especiales.
 Función:
 Coordinar la organización del coctel de bienvenida, la cena baile de gala de
clausura y actividades especiales.
 Hay que definir con mucho cuidado los siguientes puntos:
 Lugar
 Capacidad y presentación del salón.
 Duración (horario)
 Alimentos
 Bebidas
 Escenografía
 Sonido
 Programa
 Ambientación Musical
 Responsables del comité organizador
 proveedores

Espectáculos y Animadores.

 Función:
 Coordinar la selección y contratación de
espectáculos y animadores.

Servicio de fotografía-
grabación , grabación y
filmación.
 Función:
 Coordinar la selección y contratación de los
servicios de fotografía, video fotografía-
grabación , grabación y filmación.

Reconocimientos.

 Función:
 Coordinar la elaboración, llenado y entrega
de reconocimientos.

Tarjetas de Crédito.

 Fusión:
 Coordinar la contratación del servicio de
tarjetas de crédito.

Seguros.

 Función:
 Coordinar la contratación del servicio de seguros.
 Las coordinaciones deben contener la siguiente
información:
 Cobertura
 Forma de pago
 Monto del deducible
 Prima o costo de la póliza
 Procedimiento y formas para reportar robos y
accidentes
 Vigencia

Agencia de viaje.
 Función:
 Coordinar la selección y contratación de las
agencias de viaje.
 Los servicios de la agencia de viajes son los
siguientes:
 Tarifas del grupo
 Vuelos charter
 Paquetes especiales que pueden incluir
hospedaje, alimentación, transporte.

 Hospedaje, alimentación y transporte
independiente
 Actividades turísticas
 Confirmación de aviones, camionetas, trenes
hoteles, etc..
 Programas de entretenimiento (sociales,
espectáculos, reconocidos
 Renta de inmuebles
 Servicio de guías turísticos
 Tramites de documentación
 Organizar detalles en general

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