Clasificación como proceso
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Este documento analiza la clasificación de documentos como un proceso archivístico. Presenta la clasificación como un conjunto de actividades con principio y fin que implican recursos y dan como resultado la organización de los documentos. Propone modelizar las actividades de clasificación como un proceso normalizado cuyas operaciones respondan a criterios objetivos y cuya estructura funcional permita denominar las agrupaciones documentales a partir de fuentes fiables.
Clasificación como proceso
- 1. LA CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS COMO PROCESO ARCHIVÍSTICO Alfonso Díaz Rodríguez Universidad de Salamanca (ESP) 2012
- 2. Importancia de la clasificación: Incidencia de la tecnología Transformación de la práctica de producción Cambio de soporte documental Requerimiento legal Integridad, autenticidad, confidencialidad, disponibilidad, tr azabilidad, calidad, protección, recuperación y conservación física y lógica de los documentos . Justificación de la investigación 2 La clasificación de documentos como proceso archivístico
- 3. Visión: • Aparición del concepto de proceso • Procesos archivístico Justificación de la investigación 3 La clasificación de documentos como proceso archivístico
- 4. Consecuencia • Posibilidad de abordar el estudio de la clasificación a partir de la extrapolación del modelo de gestión por procesos a la gestión de documentos Justificación de la investigación 4 La clasificación de documentos como proceso archivístico
- 5. 1. Identificar el proceso de clasificación 2. Formular un plan de clasificación adaptado a las funciones de la organización Objetivo general 5 La clasificación de documentos como proceso archivístico
- 6. 1. Identificación del proceso de clasificación: • Ofrecer un panorama del actual estado de la clasificación • Definir conceptualmente qué entendemos por clasificación Objetivos específicos 6 La clasificación de documentos como proceso archivístico
- 7. 1. Identificación del proceso de clasificación: • Identificar las entidades, agentes, y actividades que intervienen en la clasificación • Definir conceptualmente qué es un proceso Objetivos específicos 7 La clasificación de documentos como proceso archivístico
- 8. 1. Identificar el proceso de clasificación 2. Formular un plan de clasificación adaptado a las funciones de la organización Objetivo general 8 La clasificación de documentos como proceso archivístico
- 9. 2. Formulación de un plan de clasificación : • Identificar las funciones • Identificar las normas técnicas y jurídicas • Establecer las relaciones entre agentes, normas y funciones Objetivos específicos 9 La clasificación de documentos como proceso archivístico
- 10. ¿pueden las actividades de clasificación identificadas ser modelizadas como un proceso?. Hipótesis 10 La clasificación de documentos como proceso archivístico
- 11. Variables de análisis: 1) Definiciones de clasificación 2) Definiciones de proceso 3) Análisis de normas técnicas. 4) Análisis de la regulación jurídica. 5) Identificación de modelos procesos Metodología 11 La clasificación de documentos como proceso archivístico
- 12. Fuentes de información (lengua española, e inglesa) • Actas de congresos • Revistas de Archivística • Diccionarios técnicos • Tesis doctorales • Manuales Archivística • Monografías • Patentes 12 Metodología • Repertorios de La clasificación de documentos como proceso archivístico
- 13. Marco teórico, conceptual y jurídico El proceso de clasificación: análisis funcional Cuadro de clasificación de fondo: formalización y mantenimiento Estrutura del trabajo 13 La clasificación de documentos como proceso archivístico
- 14. La archivística como contexto La gestión de documentos La clasificación El concepto de proceso Regulación jurídica y producción de documentos Normas técnicas para la gestión de documentos Marco teórico, conceptual y jurídico 14 La clasificación de documentos como proceso archivístico
- 15. Identificación de funciones Objetividad / Subjetividad Funciones atribuidas Normas para elaboración de presupuestos Presupuesto general El proceso de clasificación: análisis funcional 15 La clasificación de documentos como proceso archivístico
- 16. Entidades del proceso de clasificación Institución Procedimientos Cuadro de clasificación Series de documentos El proceso de clasificación: análisis funcional 16 La clasificación de documentos como proceso archivístico
- 17. El proceso de clasificación: análisis funcional 17 La clasificación de documentos como proceso archivístico
- 18. Ejemplo de definición de entidad Nombre Órgano Productor Descripción Entidad que representa a un órgano productor que en el ejercicio de sus competencias genera unidades documentales como resultado de uno o varios procedimientos. Datos Nombre Valores y descripción Código de órgano Identificación unívoca del órgano administrativo Descripción Nombre descriptivo del Órgano. Institución Institución Productora al que productora pertenece Archivo Receptor Archivo al que transfiere las unidades documentales que produce. Relaciones 1. Un órgano productor tramita cero o varios procedimientos administrativos. 2. Un órgano productor da origen a una o varias series. 3. Un órgano productor produce una o varias unidades documentales. 4. Un órgano productor pertenece a una institución productora. El proceso de clasificación: análisis funcional 18 La clasificación de documentos como proceso archivístico
- 19. El cuadro de clasificación: formalización y mantenimiento 19 La clasificación de documentos como proceso archivístico
- 20. Agrupaciones documentales: Lógicas Fondo Función Subfunción Físicas Series El cuadro de clasificación: formalización y mantenimiento 20 La clasificación de documentos como proceso archivístico
- 21. modelo de casos de uso. elementos de información : descripción agentes Precondiciones Postcondiciones flujo de eventos. El cuadro de clasificación: formalización y mantenimiento 21 La clasificación de documentos como proceso archivístico
- 22. CLASIFICAR DOCUMENTOS DESCRIPCIÓN El ingreso de documentos en los sistemas de gestión de documentos implica que estos se han de posicionar en la agrupación de documentos correspondientes al cuadro de clasificación de la organización. ACTORES Unidades gestoras de la organización Usuarios de la organización con competencias atribuidas para la tramitación de procedimientos administrativos. Usuarios de la organización con competencias atribuidas en cuanto a la administración del catálogo de procedimientos Usuarios de la organización con competencias atribuidas en gestión de documentos. El proceso de clasificación: análisis funcional 22 La clasificación de documentos como proceso archivístico
- 23. CLASIFICAR DOCUMENTOS PRECONDICIONES Existe un nuevo procedimiento administrativo en estado vigente Existe un cuadro de clasificación de documentos de la organización. POSTCONDICIONES Existe un procedimiento administrativo con el metadato correspondiente de clasificación. Los documentos producidos por la ejecución de un determinado procedimiento administrativo, nacen con el metadato de clasificación correspondiente. El proceso de clasificación: análisis funcional 23 La clasificación de documentos como proceso archivístico
- 24. CLASIFICAR DOCUMENTOS FLUJO DE EVENTOS (I) El gestor de catálogo de procedimiento hace propuesta de un nuevo procedimiento administrativo El gestor de documentos analiza el procedimiento propuesto de acuerdo a: El marco regulador La función Las competencias Las actividades Los tipos documentales que genera el procedimiento La unidad administrativa gestora El proceso de clasificación: análisis funcional 24 La clasificación de documentos como proceso archivístico
- 25. CLASIFICAR DOCUMENTOS FLUJO DE EVENTOS (II) El gestor de documentos determina si existe en el cuadro de clasificación una agrupación documental del tipo serie documental que se corresponda con el marco regulador, función, competencias, actividades, tipos documentales, y unidad gestora del procedimiento administrativo identificado. Si no existe agrupación documental se procede de acuerdo al caso de uso de alta de serie documental. Una vez dada de alta la serie se procede de igualmente a si esta ya hubiese existido. Si existe agrupación documental El gestor de documentos asigna al procedimiento administrativo el metadato de codificación que corresponde a la serie documental de cuadro de clasificación que le corresponde El gestor de documentos actualiza los datos de control de gestión de la entidad serie documental correspondiente para incluir: La codificación del procedimiento administrativo con el que se vincula la serie documental La unidad productora asociada al procedimiento El gestor de documentos actualiza los datos de descripción de la serie documental El proceso de clasificación: análisis funcional 25 La clasificación de documentos como proceso archivístico
- 26. La definición más simple de proceso lo define como un "conjunto organizado de actividades que se llevan a cabo para producir a un producto o servicio; tiene un principio y fin delimitado, implica recursos y da lugar a un resultado”. Conclusiones 26 La clasificación de documentos como proceso archivístico
- 27. La clasificación en su conjunto y desestructurada en múltiples componentes, responde al planteamiento de proceso, como ha quedado demostrado con el análisis funcional llevado a cabo. Conclusiones 27 La clasificación de documentos como proceso archivístico
- 28. El proceso de clasificación de documentos aportaría valor añadido si: a) estuviese normalizado b) las operaciones respondiesen a criterios objetivos. c) las agrupaciones documentales respondiesen a criterios funcionales. d) las agrupaciones documentales se denominasen a partir de una fuente de información fiable e) el proceso de creación y mantenimiento del cuadro de clasificación estuviese documentado Conclusiones 28 La clasificación de documentos como proceso archivístico
- 29. El trabajo aquí presentado se considera únicamente un esbozo de lo que ha de ser una sistematización con mayor nivel de detalle del proceso de clasificación. Desarrollo de investigación 29 La clasificación de documentos como proceso archivístico