Combinar correspondencia
- 1. ESPOCH MICROSOFT WORD COMBINAR CORRESPONDENCIA Anita Tenelema 13
- 2. TABLA DE CONTENIDO 1.- INTRODUCCIÓN .......................................................................................... 1 2.- PASOS PARA COMBINR CORRESPONDENCIA ........................................ 1 3.- BIBLIOGRAFIA: ............................................................................................ 8
- 3. TABLA DE ILUSTRACIONES Ficha Correspondencia __________________________________________ Datos en Excel para Combinar Correspondencia ______________________ Carta preparada ________________________________________________ Muestra que debemos seleccionar__________________________________ Paso 2 de Combinar Correspondencia ______________________________ Muestra como buscar el documento a realizar Correspondencia___________ Muestra como insertar Campo de Combinación _______________________ Muestra la Carta con los campos insertados __________________________ Editar cartas Individuales _________________________________________ 1 2 2 3 4 5 6 6 7
- 4. MICROSOFT WORD 2013 1.- INTRODUCCIÓN Para aquellos que tienen que enviar cartas a invitados, o agradecer a los asistentes o si deseas crear las etiquetas de algún producto con un numero de serie correlativo, es hoy el día para que dejes de hacer uno por uno aquel trabajo. Word es el procesador de texto de la suite Office, y como todo office, tiene excelentes y variadas funciones que no son utilizadas (acá entra el principio de Pareto, de que 90% de los usuarios utilizan el 10% de las funciones), una de estas es la de Combinación de correspondencia. Esta función consiste en que puedas automatizar el asignar ciertos datos a un documento, dependiendo a quien vaya dirigido, ejemplo claro de esto es el caso de las cuentas de los servicios básicos, donde en un solo formato de documento, los datos cambian según el cliente. Ilustración 1. Ficha Correspondencia 2.- PASOS PARA COMBINR CORRESPONDENCIA En esta oportunidad les mostrare como utilizar esta función para enviar cartas, para esto necesitaremos lo siguiente: Carta redactada en Word Base de datos, en este caso utilizaremos un archivo Excel, pero puedes utilizar otras opciones como Access o Outlook 250 grs de tiempo para aprender. El ejemplo consiste en el envió de una carta, ofreciendo los servicios de una empresa de redacción de documentos. Lo que haremos es que podamos personalizar la carta con los datos del destinatario. 1
- 5. MICROSOFT WORD 2013 Teniendo la carta ya redactada, tenemos que ver el tema de los datos que utilizaremos, en este caso, serán solo: Nombre, Dirección, Empresa, Profesión. Tal como lo muestra la siguiente imagen Ilustración 2. Datos en Excel para Combinar Correspondencia Les recomiendo que tengan claro donde tengan guardado el archivo Excel, ahora vamos al Word y como combinamos la BD con la carta. 1. Vamos al documento donde está la carta. Ilustración 3. Carta preparada 2
- 6. MICROSOFT WORD 2013 2. Guardar el archivo de la carta como Carta.doc En el menú Herramientas, elija la ficha Correspondencia y haga clic en Combinar correspondencia. A la derecha de la pantalla se abre un menú, el cual es el primero de 6 pasos. 1. Seleccionar la opción “Carta” y clic en “Siguiente” Ilustración 4. Muestra que debemos seleccionar 3
- 7. MICROSOFT WORD 2013 2. Seleccionar “Utilizar Documento Actual” y clic en “Siguiente” Ilustración 5. Paso 2 de Combinar Correspondencia 3. Seleccionar “Utilizar una lista existente” y clic en “Examinar”, se abrirá una ventana para escoger el archivo de la tabla ya sea el documento en Word o Excel deberá buscarla en la carpeta donde se guardó, seleccionarlo y pulsar “Abrir”, se abrirá la ventana “Destinatarios de correspondencia” que visualizará todos los datos seleccionados (con 4
- 8. MICROSOFT WORD 2013 un tilde en cada fila), dejar todo como está, hacer clic en ”Aceptar” y luego en ”Siguiente” Ilustración 6. Muestra como buscar el documento a realizar Correspondencia 4. Se seleccionarán los datos variables (nombre, apellido, dirección etc.): el menú de la derecha hacer clic en “Mas Elementos”, se abrirá el cuadro de dialogo “Insertar campo de combinación”, escoger los datos a insertar en la carta (nombre, apellido, dirección y saludo), clic en el dato y luego clic en el botón “Insertar”, luego de incorporarlos a todos, pulsar el botón “Cerrar”. Cada uno de los campos quedará encerrado en <<>> dentro del documento 5
- 9. MICROSOFT WORD 2013 Ilustración 7. Muestra como insertar Campo de Combinación 5. Se visualizará la carta con todos los campos insertados. Podrá pulsar Enter luego del Apellido y de la dirección para que queden en líneas diferentes, como así también pulsar varios Enter antes del “Saludo” para que quede separado del resto de datos. Luego clic en siguiente. Ilustración 8. Muestra la Carta con los campos insertados 6
- 10. MICROSOFT WORD 2013 6. Hacer clic en “Editar Cartas Individualmente” se abrirá una ventana “Combinar en un documento nuevo” seleccionar “Todos” y pulsar el botón “Aceptar” Ilustración 9. Editar cartas Individuales Luego se abrirá en un documento nuevo que contendrá una carta para cada cliente. Las pantallas incluidas de combinación de correspondencia son iguales para Word 2003 / 2007 / 2010. En Word 2007 y 2010 para acceder a la herramienta de combinación de correspondencia: 7
- 11. MICROSOFT WORD 2013 1. Debe ir a la Solapa “Correspondencia” , 2. Clic en el icono “Iniciar combinación de correspondencia “para seleccionar el tipo de documento a realizar (Carta, sobre o etiqueta), en este caso seleccionamos “Paso a paso por el asistente de combinar correspondencia” 3. Los pasos siguientes ya son explicados anteriormente. 3.- BIBLIOGRAFIA: http://www.aulaclic.es/word-2010/t_14_1.htm http://eescalona.wordpress.com/2010/06/27/combinar-correspondenciaen-word-2010/ http://nmatheusword.wordpress.com/2010/08/02/combinarcorrespondencia-proceso-paso-a-paso/ http://es.scribd.com/doc/79823039/Word-2010-CombinarCorrespondencia 8