Sistema de Control de Gestión de la Secretaría de Finanzas
- 2. 2 3 1. Para accesar al Sistema de Control de Gestión ingrese a la liga de su explorador de Internet : http://scg.finanzas.df.gob.mx. 2. Posteriormente introduzca su “Nombre de Usuario” asignado por su Administrador General (DGI), a través del Titular del Área de Control de Gestión. 3. Por último escriba la contraseña que usted haya registrado con su Administrador.
- 3. La pantalla de bienvenida cuenta con 11 botones, los cuales se describen a continuación. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 1 1 1. 2. 3. 4. 5. 6. Inicio Entradas Salidas Descargas Turnados Buzón de entrada 7. Buzón de salidas 8. Reportes 9. Atrás 10. Adelante 11. Cerrar.
- 4. Botón Inicio Permite visualizar aquellos documentos que no han sido turnados aún por el usuario.
- 5. Botón Entradas Permite el registro de documentos internos o externos recibidos para su asignación al área respectiva. Nota: Observe la descripción numérica. 1 2 3 4 5 6
- 6. En la pestaña de “Entradas” serán capturados y seleccionados los datos generales; Los siguientes campos son obligatorios: 1 Dirección General: Siglas de la oficina o dirección asignada. Ej. OFS Oficina del Secretario; DGA. Dirección General de Administración. 2 Referencia: Número de Oficio 3 Elaboración: Fecha de elaboración del documento. Acuse: Fecha en que se recibió el documento. Una vez ingresada la fecha de acuse, de manera automática se registrará la hora de elaboración. Nota: La fecha de elaboración del Documento deberá ser menor o igual a la fecha de registro en el campo de Acuse. Promotor: Área o entidad específica que envía un documento , carta, paquete, etc. Se selecciona de acuerdo al catálogo preestablecido. Dirigido a: Persona específica del área o unidad administrativa asignada. Se selecciona de acuerdo al catálogo preestablecido. Firmado por Persona específica que envía el oficio, carta, paquete etc. 4 5 6 7
- 8. Los siguiente campos son opcionales para su llenado: 8 Remitente Persona específica que envía el oficio, carta, paquete etc. 9 Cargo Denominación del puesto del remitente. 10 Tipo Documento que se está remitiendo. Ej. Un oficio, manual, etc. 11 Expediente Se selecciona la clasificación archivística de conformidad al cuadro general de clasificación Archivística
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- 10. Clasificación 1 2 3 4 Se elige el tipo de documento para especificar al área o unidad administrativa si el contenido es un convenio, invitación, decreto, etc., esto con el objeto de identificar el tema a tratar seleccionándolo mediante de un catálogo establecido. Se pueden elegir una o más opciones presionando Ctrl. + Click Izquierdo del mouse, si la naturaleza del documento así lo requiere. En Asunto (síntesis): Se deberá escribir un breve resumen especificando el contenido o tema, tomando como referencia las instrucciones contenidas en la carátula de la pagina principal del turno; esto se realizará solo con letras mayúsculas y sin acentos. Evento. Se selecciona el tipo de evento a realizarse y por último se agrega fecha y hora de elaboración. Se deberán registrar únicamente cuando se trate de un evento, los campos de fecha con el formato (dd/mm/aa) o bien puede utilizarse el icono del calendario seleccionable que se encuentra a la derecha del mismo campo.
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- 12. Documentos 1 Se deberá adjuntar el oficio previamente digitalizado (en formato PDF o JPG). Botón de Examinar, nos sirve para buscar y adjuntar el o los archivos electrónicos complementarios a las tareas vinculadas con el oficio.) 2 Se deberá escribir un breve resumen especificando el contenido del documento, añadiendo si este contiene anexos, copias electrónicas o medios magnéticos. 3 Se podrá adjuntar él o los anexos en archivos electrónicos (en formato Word, Excel, PDF), buscando la ubicación mediante la utilización del botón “examinar”. 3.1 En caso de requerir adjuntar un mayor número de anexos deberá de realizarse la acción después de ingresado el documento en el “detalle de documento” en el campo de anexar documento. 4 Una vez registrado el documento verifique que la información, así como los archivos adjuntos sean correctos, si es así oprima el botón “Guardar documento”, en caso contrario oprima el botón “Limpiar Formulario”, para volver a subir o adjuntar nuevamente la información correcta.
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- 14. 5 El sistema de forma automática sugiere que se turne el documento, lo cual puede hacerse: a.- En ese mismo momento. “Guardar documento” b.- Más tarde: en este supuesto es importante que se tome nota del número de folio registrado para efectuar la búsqueda, o bien se pueden detectar folios que se encuentran pendientes de turnar en la pantalla de inicio. “Apartar folios” Perfiles que tienen acceso: Registrador y Enlace
- 15. 1 1 Realiza búsqueda rápida de folios para conocer su estatus, así como agregar anexos complementarios al contenido del documento.
- 17. Botón de Salidas Para registrar los documentos de salidas se debe introducir la información solicitada en cada campo que contempla el botón de salidas. “Llenar formulario” Campos obligatorios: 1. 2. 3. 4. 5. Número de oficio: Debemos registrar o capturar el número completo del documento, contenido en la carátula del mismo con mayúsculas y sin acentos. Elaboración: Se deberá registrar la fecha en la que se está elaborando el registro de salida (la fecha de elaboración deberá ser igual o menor a la fecha de acuse). Acuse: Utilizando el icono del calendario seleccionaremos la fecha en que fue recibido el documento. Remitente: Muestra el usuario que esta registrando el documento de salida. Dirigido a: Se capturará de manera manual el nombre del funcionario o titular del área a quien va dirigido el documento.
- 18. 6. Oficio de respuesta: Debemos anexar un breve resumen con lo más importante que contiene la respuesta del oficio. Se deberá adjuntar el oficio de respuesta previamente digitalizado (en formato PDF o JPG), buscando el archivo electrónico mediante la utilización del botón “examinar”. (Botón de Examinar. Nos sirve para buscar y adjuntar él o los archivos electrónicos complementarios). Los campos en color negro son opcionales para su llenado. 7. Copia de conocimiento: Podrás seleccionar una o más copias de conocimiento eligiéndolas del catálogo contenido. 8. Tipo: Seleccionaremos el tipo de documento que se adjuntara como respuesta. Ej. email, CD, etc. escogiéndolo del catálogo adjunto. 9. Expediente: Se seleccionará la clasificación archivística de conformidad al cuadro general de clasificación Archivística. Perfiles que tienen acceso: Registrador y Enlace
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- 20. Clasificación de Formulario 1 Se elige el tipo de documento a partir de un catálogo predefinido. Ej. Acuerdo, Asunto Fiscal, etc. Nos permite seleccionar una o más opciones, presionando Ctrl.. + click izquierdo del mouse. 2 En Asunto, podemos agregar una breve síntesis de la parte sustantiva acerca de la tarea a realizar. 3 4 Una vez clasificados los formularios debemos cercioramos de que la información es correcta, si es así presionamos la opción “Guardar el documento”, en caso de alguna equivocación, podemos presionar la opción “Limpiar Formularios” para volver a llenar los campos. Por último seleccionamos el año del documento.
- 21. Descarga Registra en los campos señalados la parte más relevantes que contiene el documento para su atención. Detalle de turno 1 4 5 6 2 3
- 22. Detalle de turno 1. 2. 3. 4. 5. 6. Folio: Número de referencia. Turno: Número asignado a un documento entrante. Turnado el: Fecha en la que se registra la descarga del documento. Turnado a: Remitir un documento a un área, dependencia o particular para asignarle su atención. Síntesis: Descripción del tema más relevante con que se atiende el documento. Instrucción: Describe brevemente las condiciones o instrucciones para su atención
- 24. Descargo 1. 2. 3. 4. 5. Fecha: Registrar la fecha de elaboración del descargo Documento: Captura el número de oficio del documento. Respuesta: Describe el tema más sustantivo que se da como respuesta. Estado del documento: Selecciona el estatus de atención en el que se encuentra el documento. Guardar: Una vez concluido el registro en los campos de descargo damos “Guardar documento”. Perfiles que tienen acceso: Titular de área de Control de Gestión y Enlace
- 25. 2 Filtros Cuenta con tres filtros seleccionables para buscar los turnos: año, mes y por tipo. 1 3
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- 27. Turnados Nos ayuda a visualizar todos los documentos que fueron canalizados a cada Unidad Administrativa. Cada documento puede contener uno o más turnos electrónicos de acuerdo a las necesidades de atención o respuesta. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Turnados a: Visualiza las áreas o Unidades Administrativas a las que fueron asignados o remitidos los turnos. Total: Nos muestra el número actualizados de documentos turnados por área o Unidad Administrativa. No requiere Oficio de respuesta: Visualiza cuantos documentos turnados no requirieron ningún documento de respuesta. Requiere Oficio de Respuesta: Muestra el número total de documentos que se atendieron mediante un documento o archivo electrónico. Pendientes: Nos despliega el total de documentos que no han sido atendidos y que requieren descargo. En trámite: Se observan aquellos turnos en los cuales el estatus de atención aún no ha concluido. Resueltos: Muestra el número total de turnos concluidos. Perfiles que tienen acceso: Titular de área de Control de Gestión y Enlace
- 28. Buzón de Entradas El sistema presenta un listado de todos los folios que le fueron turnados a las áreas o unidades administrativas correspondientes. Nos ayuda a tener una visón rápida de los folios que aparecerán en orden cronológico del más reciente al más antiguo. Perfiles que tienen acceso: Titular de área de Control de Gestión, Enlace y Usuario de Consulta.
- 29. Buzón de Salida Permite identificar los turnos que ya fueron atendidos, nos desplegará un listado de todos los folios que han sido atendidos se enlistarán de acuerdo a la fecha de la respuesta. Perfiles que tienen acceso: Titular de área de Control de Gestión, Enlace y Usuario de Consulta.
- 30. 1 2 3 Reportes Nos permite generar reportes por fecha de registro o por fecha compromiso con la finalidad de tener un control interno o evaluación del comportamiento del sistema. 1. 2. 3. Tipo de reporte: Podemos generarlo por fecha de registro o por fecha compromiso. Fecha (s): Nos permite seleccionar un intervalo mediante el icono del calendario para la creación del reporte, teniendo como parámetro una fecha inicio y una fecha fin. Generar reporte: Oprimimos el botón para la generación del reporte. Perfiles que tienen acceso: Titular de área de Control de Gestión y Usuario de Consulta
- 31. Retrocede a la pantalla anterior Avanza a la siguiente página Salida correcta del sistema de gestión Web SCG PLUS. Es Importante no cerrarlo desde el explorador de lo contrario su sesión quedará abierta y no podrá accesar desde otro equipo si lo requiere hasta después de trascurridos 20 minutos.