Crear un cuadro de registros en excel
- 1. CREAR UN CUADRO DE REGISTROS EN EXCEL Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la primera fila contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos), y las demás filas contienen los datos almacenados. Es como una tabla de base de datos, de hecho también se denominan listas de base de datos. Cada fila es un registro de entrada, por tanto podremos componer como máximo una lista con 255 campos y 65535 registros. Las tablas son muy útiles porque además de almacenar información, incluyen una serie de operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cómoda. Entre las operaciones más interesantes que podemos realizar con las listas tenemos: - Ordenar la los registros. - Filtrar el contenido de la tabla por algún criterio. - Utilizar fórmulas para la lista añadiendo algún tipo de filtrado. - Crear un resumen de los datos. - Aplicar formatos a todos los datos. En versiones más antiguas de Excel, las tablas se denominaban Listas de datos. Incluso es posible que en algunos cuadros de diálogo, se refira a las tablas como listas. En este tema profundizaremos sobre este tipo de tablas. Crear una tabla Para crear una tabla tenemos que seguir los siguientes pasos: - Seleccionar el rango de celdas (con datos o vacías) que queremos incluir en la lista. - Seleccionar del Tabla en la pestaña Insertar. Ernesto Hernández PSE en Pedagogía y Ciencias Sociales 2010
- 2. Aparecerá a continuación el cuadro de diálogo Crear tabla. Si nos hemos saltado el paso de seleccionar previamente las celdas, lo podemos hacer ahora. - Si en el rango seleccionado hemos incluido la fila de cabeceras (recomendado), activaremos la casilla de verificación La lista tiene encabezados. - Al final hacer clic en Aceptar. Al cerrarse el cuadro de diálogo, podemos ver que en la banda de opciones aparece la pestaña Diseño, correspondiente a las Herramientas de tabla: Y en la hoja de cálculo aparece en rango seleccionado con el formato propio de la tabla. Ernesto Hernández PSE en Pedagogía y Ciencias Sociales 2010
- 3. Es posible introducir datos en tu hoja de cálculo Excel de forma rápida y fácil, para ello has de usar los formularios de datos. De esta manera los datos se introducen de forma más eficazincluso aunque no se tengan muchos conocimientos de Excel. Vas a ver como crear y usar un formulario, introducir datos, realizar búsquedas, eliminar registros,… En el ejemplo harás una base de datos para registrar información sobre los clientes de la empresa para hacer una acción comercial con el correo electrónico. En primer lugar abre una hoja de cálculo Excel, en otras hojas la sistemática es muy similar por ejemplo puedes leer Google Docs formularios. Escribe en la celda A1 Nombre; en B1 Apellido; en C1 Teléfono; y en D1 Email. Selecciona el rango desde A1 a D1. En Excel 2003 pulsa en el Menú (arriba en la parte central), y luego en Formulario. En Excel 2010 y 2007, pulsa en la Cinta de opciones el icono, Formulario, si no aparece sigue estas instrucciones. En la nueva pantalla que se despliega, ver imagen ampliada, ya puedes ir introduciendo los datos de tus clientes. En la parte izquierda tienes unos rectángulos blancos donde has de situar el cursor e ir escribiendo la información. Así por ejemplo escribe en la primera fila en Nombre: Yolanda, en Apellido: Cuesta, en Dirección: About en español, Teléfono: 696 22 22 22 y en email:hojasdecalculo.guide@about.com. Haz lo mismo en la segunda fila con tus datos y en la tercera con los datos de una tercera persona. Pulsa Nuevo para pasar a cumplimentar el siguiente registro. Ernesto Hernández PSE en Pedagogía y Ciencias Sociales 2010
- 4. Así sucesivamente hasta introducir todos los registros. Para moverte por esta ventana pulsa sobre la barra de desplazamiento que esta en la parte central y desplázate con el ratón sin soltar o pincha en los triángulos negros superior e inferior, así te iras situando en uno u otro registro. Otras acciones importantes en el apartado de formularios es la Eliminación de registros y la Búsqueda de registros. En cuanto a la Eliminación de registros, sitúate en el registro a eliminar, pulsa en el botón Eliminar y en el cuadro de dialogo haz clic en Aceptar, recuerda que si en el último momento decides no eliminarlo puedes pulsar Cancelar y el registro no se borrara, eso si una vez eliminado no podrás recuperarlo ni con la acción Deshacer. También es útil que conozcas la opción Búsqueda de registros del formulario de datos, lo más sencillo es buscar de uno en uno con los botones Buscar anterior y Buscar siguiente. Otra opción es pulsar en criterios y en los cuadro de texto, rectángulos en blanco, escribir la palabra o dato y dar a Buscar siguiente, aquí es importante señalar que la búsqueda de Excel es bajo la condicion”Y”, con lo cual si cumplimentas mas de un cuadro de texto han de estar bien escritos y ser correctos los datos para que te sitúe en el registro. Para búsquedas más avanzadas puedes usar los Filtros y establecer diferentes condiciones en función de lo que busques. Para continuar con la introducción de datos pulsa el botón Nuevo. Cuando termines de introducir información pulsa en Cerrar y la ventana del Formulario desaparecerá, dejando los registros en tu hoja de cálculo. Para volver a abrir el Formulario, sigue los pasos como explicaba al principio y se vuelve a abrir la ventada desde donde podrás continuar con la introducción de más referencias. Consejo: si en un momento dado no conocer todos los datos de un registro, por ejemplo desconoces el teléfono, puedes crear el registro con los datos que conozcas y mas tarde cumplimentar el que te falta. Eliminar una tabla sin perder los datos o el formato de la tabla Después de crear una tabla en Microsoft Office Excel, es posible que no desee seguir trabajando con la funcionalidad de tabla que incluye, o bien que prefiera usar un estilo de tabla sin la funcionalidad de tabla. Para dejar de trabajar con los datos de una tabla sin perder el formato de estilo de tabla aplicado, puede convertir la tabla en un rango de datos común en la hoja de cálculo. Ernesto Hernández PSE en Pedagogía y Ciencias Sociales 2010
- 5. 1. Haga clic en cualquier punto de la tabla. SUGERENCIA Se mostrarán las Herramientas de tabla con la ficha Diseño agregada. Para que la ficha Diseño se muestre, debe tener seleccionada una celda de la tabla. 2. En el grupo Herramientas de la ficha Diseño, haga clic en Convertir en rango. NOTA Las características de tabla no siguen estando disponibles después de convertir la tabla nuevamente a un rango. Por ejemplo, los encabezados de fila ya no incluyen las flechas de ordenar y filtrar, y las referencias estructuradas (referencias que usan nombres de tablas) que se usaban en fórmulas se convierten en referencias normales de celda. Eliminar una tabla y sus datos Si ya no desea trabajar con una tabla o los datos que contiene, puede eliminarla. 1. En una hoja de cálculo, seleccione una tabla. SUGERENCIA Presione CTRL+E dos veces para seleccionar toda la tabla, incluidos los encabezados de tabla. 2. Presione SUPR. Ernesto Hernández PSE en Pedagogía y Ciencias Sociales 2010