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Planeación y administración de
proyectos utilizando ms Project 2016
Cristian Dario Pimienta Ruiz
Ingeniero de Sistemas – Universidad Eafit
Especialista en Desarrollo de Software - Universidad Eafit
Especialista en Gerencia de Proyectos - Universidad Eafit
Magister en Gerencia de Proyectos - Universidad Eafit

Proyecto - Definición
“Un proyecto es un esfuerzo temporal que en forma gradual
permite lograr un resultado único o entregable único”. Germán,
A. V. (2003).
• Temporal: Tiene un inicio y un fin definidos, puede durar
horas, días o años.
• Forma gradual: paso a paso, por etapas o faces, después de
cada una se tiene un incremento.
• Entregable único: bien o servicio.
• El final se alcanza cuando se logran los objetivos del proyecto,
cuando no pueden ser cumplidos o cuando ya no existe la
necesidad que da origen al proyecto. PMBOK

Proyecto - Ejemplos
• Desarrollar un nuevo bien o servicio.
• Implementar un cambio en la estructura, el personal o el
estilo de una organización.
• Desarrollar o adquirir un sistema de información nuevo o
modificado.
• Construir un edificio o una infraestructura.
• Implementar un nuevo proceso o procedimiento de negocio.
• Planificar un curso o una conferencia.
• Construir un puente.
• Implantar una oficina de proyectos.
• Un proyecto de investigación.

Proyecto - Atributos
• Objetivo: bien definido, planteado en términos del tiempo, alcance, costo.
• Tareas interdependientes: Pasos requeridos para llevar a cabo el proyecto.
• Hitos: Representa un evento o una condición que marca el inicio o la
finalización de un grupo de tareas o de una fase del proyecto. Tienen
normalmente una duración de cero (0) y representa la entrega de un
producto.
• Tiene un cliente.
• Recursos: personas, equipos, materiales, entre otros.
• Tiene un marco de tiempo específico.
• Tiene riesgos e incertidumbres.
• Criterio de aceptación (Calidad).

Proyecto - Restricciones
La restricción triple (Tradicional) La restricción triple ampliada

Proyecto – Origen de proyecto empresarial
• N. Sector Publico: Agua potable, Jardín infantil,
ausencia o falencia en servicio publico.
• N. Sector Privado: Empresa nueva, ampliación de
empresa, mejoramiento de un producto o nuevo
producto.
Necesidad
Bien o servicio
Bien o servicio
Idea
(de montar una empresa)
Fase de
Preinversión
Fase de
inversión
Fase de Operación
Empresa
Empresa
montada

Formulación, evaluación y
gerencia de proyectos
• Formulación: simular aspectos desde la concepción
de la idea hasta su desaparición (máximo 15 años).
• Evaluación: a partir de la formulación se puede
contestar ¿Justifica ejecutar el proyecto?
• Gerencia de proyectos: es la aplicación de
conocimientos, habilidades, herramientas y
técnicas a las actividades del proyecto para cumplir
con los requisitos del mismo.

Administración de
proyectos
“La gestión de proyectos es más que sólo distribuir asignaciones de
trabajo a personas y esperar que de alguna manera logren un resultado
deseado.
Las personas requieren información concreta y habilidades reales para
trabajar de manera satisfactoria en un ambiente de proyectos.
Las personas no se convierten en gerentes de proyectos con leer libros,
sino al ser primero integrantes de equipos de proyectos efectivos.”
Jack Gido. Administración Exitosa de Proyectos

El ciclo de vida del proyecto—
Panorama general
Inicio
Organización
y
Preparación
Ejecución del trabajo
Cierre

Procesos de iniciación
• Se define la meta del proyecto.
• Se establecen descripciones claras de los objetivos, incluidas
las razones por las cuales se supone que un proyecto específico
es la mejor solución para satisfacer una demanda.
• Se establecen los requisitos del proyecto y de los productos
entregables, los límites del proyecto, el control del alcance y los
métodos de aceptación.
• Se establecen compromisos con los interesados

Procesos de planificación
• Se define el plan de gestión del proyecto.
• Se refina la temática o alcance del proyecto y se diseña la
estructura de desglose del trabajo, es decir, se definen
secuencialmente las actividades que serán necesarias.
• Se plantean los costos, la infraestructura, la logística y el
personal necesario para llevar adelante el proyecto y se
planifica el cronograma de ejecución.
• Se identifican posibles riesgos y formas de superarlos.
• Se planean las formas de comunicación sobre el proyecto hacia
los interesados.
• La planificación es habitualmente progresiva y continua. Si
durante la ejecución de un proyecto se producen cambios,
habrá que ajustar la planificación.

Procesos de ejecución
• Implican integrar y coordinar la temática del proyecto con las
personas involucradas, los recursos y los tiempos planificados
para la ejecución.
• Incluyen procesos de:
• Capacitación del personal,
• la adquisición de equipamiento,
• el aseguramiento de la calidad de ejecución,
• la circulación de la información.
• Las salidas son los productos entregables
• Puede generar una re planificación. Estas variaciones pueden
incluir las duraciones de las actividades, la disponibilidad de
recursos y riesgos no anticipados.

Procesos de seguimiento y control
• Son procesos realizados para observar la planificación, la
ejecución y el cierre del proyecto de forma que se puedan
identificar los posibles problemas oportunamente y adoptar las
acciones correctivas, cuando sea necesario, para controlar la
ejecución del proyecto.
• El rendimiento del proyecto se observa y se mide regularmente
para identificar las variaciones respecto del plan de gestión del
proyecto. Incluyen controlar los cambios y recomendar acciones
preventivas como anticipación de posibles problemas.

Procesos de cierre
• Son utilizados para finalizar formalmente todas las
actividades de un proyecto o de una fase de un
proyecto.
• Entregar el producto terminado a terceros
• Cerrar un proyecto cancelado.

Administración de
proyectos
La dirección de proyectos implica (PMBOK):
Identificar requisitos, abordar las diversas necesidades, inquietudes y
expectativas de los interesados según se planifica y efectúa el
proyecto, equilibrar las restricciones contrapuestas del proyecto que
se relacionan, entre otros aspectos, con:
• El alcance
• La calidad
• El cronograma
• El presupuesto
• Los recursos y el riesgo.

Rol del director del
proyecto
El director del proyecto es la persona asignada por la organización
ejecutante para alcanzar los objetivos del proyecto.

Proyecto != Proceso
• Un proceso es un esfuerzo que se puede considerar como
permanente en el sentido de que produce un entregable o un
producto repetitivo (aunque puede tener pequeños cambios, y la
manera de manejar dichos cambios debería de ser un proceso o
parte del mismo). Cada vez que se realiza el proceso, se obtiene
mas o menos el mismo producto o output.. Como el proceso es
permanente, hay personas asignadas a realizarlo que hacen
básicamente el mismo conjunto de tareas y trabajos cada vez que
el proceso se lleva a cabo.

Programa, portafolios
PROGRAMA: Grupo de proyectos relacionados cuya dirección se
realiza de manera coordinada para obtener beneficios y control que
no se obtendrían si fueran dirigidos de forma individual”.
PORTAFOLIO DE PROYECTOS: Conjunto de proyectos o programas y
otros trabajos, que se agrupan para facilitar la gestión efectiva de
ese trabajo, a fin de cumplir con los objetivos estratégicos de
negocio
SUBPROYECTO: Parte de un proyecto, Pueden ser subcontratos.

Cuando un proyecto es exitoso?
• Para que un proyecto sea exitoso debe estar dentro
del presupuesto, en la fecha indicada y cumpliendo
con el alcance definido.

Clasificación de los proyectos
De acuerdo con el carácter del proyecto
- Proyectos Sociales - Proyectos Financieros
De acuerdo con el sector de la economía al cual esta dirigido
De acuerdo con el objetivo del proyecto
De acuerdo con el ejecutor del proyecto
De acuerdo con su área de influencia
De acuerdo a su tamaño
- Proyectos agropecuarios
- Proyectos industriales
- Proyectos de infraestructura
social
- Proyectos de
infraestructura económica
- Proyectos de servicios
- Proyectos de producción de
bienes: primarios
(extracción), secundarios
(transformación): consumo
final, intermedio o de capital
- Proyectos de prestación de
servicios
- Proyectos de investigación
en ciencia, investigación
aplicada
- Proyectos públicos u oficiales - Proyectos privados
- Proyectos mixtos
- Proyectos locales
- Proyectos regionales
- Proyectos nacionales
- Proyectos multinacionales
- Proyectos pequeños
- Proyectos medianos
- Proyectos grandes o
macroproyectos

Estrategia
• “Cómo ganar la guerra”. Sun Tzu. Art of War.
• “La estrategia es una dirección, un plan, una guía, un curso
de acción hacia el futuro o una ruta para conseguir pasar del
aquí al allá. Mintzberg. (1994)
• “Permite la creación de una posición valiosa y única en el
mercado involucrando grupo de actividades que permiten:
Hacer diferentes cosas o Hacer las mismas cosas de
manera diferente”. La efectividad operacional no es
estrategia “Porter .(1996).

Estrategia
• El producto, nuevo bien o servicio resultado de un
proyecto debe tener una VENTAJA COMPETITIVA,
ya que va a enfrentar la competencia en el mercado
día a día.
• En ambientes “No competitivos”, la estrategia es
crear valor.

Configuración Inicial
• Revisar que el separador de decimales este
correctamente configurado.

Mensaje de Error – Separador
listas

Cambio del separador de decimales

Generalidades
• Pestañas
• Vistas
• Tablas
31

Cinta de
opciones
Encabezado
De la tabla
Vista
Barra de
estado
Diagrama de la vista

Cambiar tiempo de trabajo - Calendarios!

Semanas Laborales y Excepciones

Explorando el botón Opciones
Explorar

Proceso Administración de Proyectos
1. Definir el objetivo del proyecto.
2. Dividir u subdividir el alcance del proyecto en
paquetes de trabajo, identificando responsables.
3. Definir las actividades específicas que deben
realizarse por cada paquete de trabajo con el fin
de lograr el objetivo del proyecto.
4. Representar gráficamente las
actividades en forma de
“Diagrama de Red”.

Proceso Administración de Proyectos
5. Elaborar una estimación de la duración para
determinar cuánto tiempo se requerirá para
completar cada actividad.
6. Calcular una estimación del costo de cada
actividad.
7. Realizar programación y el presupuesto del
proyecto para determinar si el proyecto puede
completarse dentro del tiempo requerido, con los
fondos asignados y los recursos disponibles.

Estructura de Descomposición
del Trabajo -EDT
Representa el
proyecto
Paquetes

Actividades o tareas del
proyecto
• Deben ser:
• Medibles en términos de tiempo, recursos, esfuerzo y
costo.
• Tener un producto final como resultado.
• Tener un comienzo y un fin claro.
• Ser responsabilidad de una sola persona.

Actividades o tareas del proyecto
Puede:
• Ser dependientes o independientes de otras.
• Ser simultáneas.
• Ser de ocurrencia regular o irregular.
• Tener restricciones en las fechas de inicio o terminación.

SECUENCIAS Y VINCULACIONES
ENTRE TAREAS
• Predecesora: es una tarea que debe comenzar o finalizar
antes de que otra pueda comenzar.
• Sucesora: una tarea que depende del comienzo de o fin de
la tarea precedente.

TAREAS CRÍTICAS
• Corresponden a aquellas actividades cuyo retraso o
demora en la ejecución supone un retraso del proyecto
completo.
• La ruta o camino crítico es formado por la secuencia de
actividades críticas del proyecto.
• El conocimiento de las tareas críticas permite definir
prioridades, asignado recursos, determinando el efecto de
posibles riesgos y controlando algunos riesgos del
proyecto.

Diagrama de Gantt
• Muestra el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o
actividades y sus relaciones a lo largo de un tiempo total determinado.

Diagrama de red – Ruta critica
(PERT-CPM)
http://organiza.weebly.com/

Ejemplo
Actividades Predecesora Duración
A - 5
B - 2
C A 2
D A 3
E B 1
F C,D 1
G E 4

Red – Ruta Critica
A(5)
Inicio
B(2)
C(2)
D(3)
E(1)
F(1)
G(4)
Fin

Red – Ruta Critica – Hallar los caminos
A(5)
Inicio
B(2)
C(2)
D(3)
E(1)
F(1)
G(4)
Fin
0 5
5 7
5 8
8 9
0 2
2 3
3 7
Camino 1
Camino 2

Red – Ruta Critica – Hallar los holgura
A(5)
Inicio
B(2)
C(2)
D(3)
E(1)
F(1)
G(4)
Fin
0 5
5 7
5 8
8 9
0 2
2 3
3 7
9
9
9
9
8
5
8
6
8
5
5
0
5
4
4
2
H = 9-9 = 0
H = 8-7 = 1
H = 8-8 = 0
H = 5-5 = 0
H = 9-7 = 2
H = 5-3 = 2
H = 4-2 = 2

Ejercicio
Id Nombre de la Tarea Duración Predecesora
A Elaborar Documento análisis de publico objetivo 1d -
B Seleccionar docente 1d A
C Informar docente 1d B
D Elaborar plan de Trabajo 2d C
E Seleccionar Material 3d D
F Seleccionar Ejercicios 1d D
G Refinar Material 1d E
H Impartir Curso 5d F,G
I Elaborar Documento de lecciones aprendidas 1d H
J Cerrar Proyecto 3d I
Objetivo: Preparar un curso

Actividades
• Creación de actividades
• Secuenciar las actividades
• Definir fechas limites y restricciones
• Estimar la duración de las actividades
• Tipos de tareas en Project
• Creación de tareas recurrentes

Actividades
Id Nombre de la Tarea Duración Predecesora
Preparar un curso -
Iniciar
A Elaborar Documento análisis de publico objetivo 1d -
B Seleccionar docente 1d A
C Informar docente 1d B
Planear
D Elaborar plan de Trabajo 2d C
E Seleccionar Material 3d D
F Seleccionar Ejercicios 1d D
G Refinar Material 1d E
Ejecutar y Monitorear
H Impartir Curso 5d F,G
Cierre
I Elaborar Documento de lecciones aprendidas 1d H
J Cerrar Proyecto 3d I

Información de tarea
• Tipo de tarea Especifica el efecto que las
modificaciones efectuadas al trabajo, las unidades
de asignación o la duración tiene sobre el cálculo
de los otros dos campos de esta tarea.

Información de tarea - Tipos
• Unidades fijas : Las unidades asignadas o recursos
son un valor fijo y cualquier cambio en la cantidad
de trabajo o en la duración de la tarea no afecta a
las unidades de asignación de la tarea. Se expresa,
Trabajo = Duración X Unidades

• Duración fija: la duración tiene un valor fijo,
cualquier cambio en el trabajo o en las unidades de
asignación (recursos) no afecta la duración de las
tareas. Se expresa Trabajo = Duración X Unidades

• Trabajo fijo: la cantidad de trabajo tiene un valor
fijo, cualquier cambio en la duración o en el
numero de unidades asignadas no afectan al
trabajo de la tarea, se expresa Trabajo = Duración X
Unidades

Si cambiamos
las unidades
Si cambiamos
la duración
Si cambiamos
el trabajo
Tarea de
unidades fijas
La duración se
recalcula
El trabajo se
recalcula
La duración se
recalcula
Tarea de
trabajo fijo
La duración se
recalcula
Las unidades
se recalculan
La duración se
recalcula
Tarea de
duración fija
El trabajo se
recalcula
El trabajo se
recalcula
Las unidades
se recalculan

De resaltar…
• Consultar información del proyecto, que ha pasado
con las fechas y demás información?
• Escala de tiempo, opciones.
• Copiar y pegar escala de tiempo en un documento
de Word y PowerPoint
• Poner colores diferentes a las tareas, tareas
resumen y a los hitos.
• Cambiar fecha de inicio del proyecto y fecha de
estado.

Recursos
• Elementos que se requieren para llevar a cabo las
tareas.
• En Project existen 3 tipos:
• Trabajo: Persona, equipo o instalaciones que se asignan a
una tarea y no se consumen durante la tarea.
• Materiales: Material o suministro consumible como
concreto, acero, clavos...
• Costo: se relaciona con costos independientes de las
tareas, por ejemplo costos de viaje, no dependen de la
cantidad de trabajo ni de la duración de la tarea.

Crear recursos
Nombre del recurso Tipo
Etiqueta de
material
Iniciales Grupo Capacidad máxima Tasa estándar Tasa horas extra Costo/Uso Acumular
Maria Trabajo M Personas 100% $ 15.000,00/hora $ 17.000,00/hora $ 0,00Prorrateo
Baldosas Material M² B Equipos $ 2.000,00 $ 0,00Prorrateo
Vuelo Costo V Prorrateo
Pepe Trabajo P Personas 100% $ 2.000,00/hora $ 3.000,00/hora $ 0,00Prorrateo

Configuración de la Ruta Crítica

Visualizar Ruta Critica desde Gantt
de Seguimiento.

Visualizar solamente las tareas de
la Ruta Crítica – Aplicando filtro

Visualizar estadísticas del
proyecto

Visualizar estadísticas del proyecto

Elementos de la pestaña vista

Crear Proyecto a partir de Excel!

Crear proyecto a partir de plantilla

Ejercicio
• Crear los campos Valor 1, Valor 2, Total.
• Hacer el campo total igual a Valor 1* Valor 2 utilizando formulas.
• Crear nuevo campo personalizado que contenga la fecha con dos días de
adelanto a la fecha de comienzo de las actividades.
• Incluir los nuevos campos en la plantilla global.

Comunicaciones a los interesados
• Entre las funciones mas importantes del gerente de
proyectos se encuentra la comunicación del estado
a los interesados.

Línea de base
• Punto de partida del proyecto, fotografía de lo que
se ha planeado hasta el momento.
• Proporciona los puntos de referencia con los que se
compara el avance real del proyecto, ésta debe
incluir los cálculos más optimistas para la duración
de las tareas, las fechas de inicio y finalización, los
costos y otras variables del proyecto que desee
supervisar.
• Puede representar también una obligación
contractual del proyecto.

Visualizar tabla – Línea Base

Seguimiento Semanal -indicadores
• Semana 1 – Intervalos de fechas, utilizando
opciones de tareas.
opciones de tareas. Visualizar línea base. Ver
campos de duración real y duración restante.
opciones de tareas. Ver tabla de trabajo, campos
trabajo real, trabajo restante
opciones de tareas. Uso de tareas, uso de recursos.

Semana 4 - % de
trabajo completado

Informes de desempeño
• Permite determinar el estado actual del proyecto
en momentos determinados, es aspectos como:
• Estado del alcance.
• Eficiencia del cronograma y del costo.
• Problemas y pendientes, por tratar y los programados
por resolver.

Valor acumulado
• Valor Planeado: PV (CPTP), CPTP representa el
costo presupuestado del trabajo programado, en
términos de gestión de proyectos equivale al Valor
Planeado o Planificado.
• Valor Acumulado: VA (CPTR), CPTR es el costo
presupuestado del trabajo realizado, en términos
de gestión de proyectos equivale al Valor Ganado.
• AC (CRTR), en MS Project el CRTR es el costo real
del trabajo realizado, en términos de gestión de
proyectos equivale al Costo Real.

Valor acumulado
• Variación de la programación: VP = CPTR – CPTP, Negativo si esta atrasado y
positivo si esta por delante del cronograma.
• La variación de costos (VC): VC = CPTR – CRTR, Negativo si esta
sobrepresupuestado y positivo si está por debajo.
• Índice de rendimiento de Programación (IRP): IRP = CPTR / CPTP), ¿A qué % se
está ejecutando el proyecto con relación a lo planeado.
• Índice de rendimiento de Costos (IRC): IRC = CPTR / CRTR) , ¿Cuánto se logró en $
por cada peso gastado? Los fondos están o no siendo usados eficientemente.
• El costo estimado al finalizar (CEF) es el costo total esperado de una tarea o
proyecto basándose en el rendimiento en la fecha de estado. El CEF también se
denomina previsión al finalizar y se calcula mediante la siguiente fórmula: CEF =
CRTR + (CPF - CPTR) / IRC.
• % Planeado: IIf([Duración]>0;Format(([CPTP]/[Costo de línea base]);"#0%");0)
• Si desea profundizar en el tema remítase a:
http://office.microsoft.com/es-hn/project-help/aplicar-el-analisis-de-valor-acumulado-al-
proyecto-HA001021179.aspx#BM1

Interrogantes que puedo resolver
• Situación del alcance:
% AVANCE REAL = VA / Costo previsto
% AVANCE PLANIFICADO = PV / Costo previsto
• EFICIENCIA DEL CRONOGRAMA
VP: Variación de programación
IRC: Índice de rendimiento de Costos
• EFICIENCIA DEL COSTO
VC: Variacion del costo
IRC: Índice de rendimiento de Costos

Interpretación de indicadores
• IRP (CPTR / CPTP):
• > 1: Adelanto en la programación
• < 1: Atrasado en la programación
• = 1: De acuerdo a la programación
• IRC (CPTR / CRTR):
• > 1: Ha costado menos de lo esperado
• < 1: Ha costado mas de lo esperado
• = 1 Ha costado lo esperado

Bibliografía
• Project Management Institute, Inc. (PMI), PMBOK.
• http://office.microsoft.com/

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