Desarrollo de un sistema de información gerencial
- 1. Desarrollo de un Sistema de Información Gerencial El proceso de desarrollo de los sistemas de información gerencial contiene las actividades y tareas que se deben llevar a cabo, cubriendo desde el análisis de necesidades hasta la instalación del soporte lógico, haciendo de los mismos una necesidad imprescindible para mejorar la calidad de las decisiones. El desarrollo del sistema de información debe ser estructurado y orientado a objeto, por lo que será necesario establecer actividades específicas a realizar en alguno de los procesos cuando se utiliza la tecnología orientado a objeto. Para los casos de las pequeñas hasta medianas organizaciones industriales es recomendable que se adquiera un sistemas de información ya elaborado y probado, sin embargo, para las grandes organizaciones industriales se recomienda el desarrollo de los sistemas de información, pues permitirá diseñar y crear parámetros e indicadores de control que se ajusten a las necesidades de la organización. Conducir una Empresa utilizando sistemas de información gerencial es en sí un concepto. Organizar un sistema de información gerencial es llevar este concepto a la práctica, a la realidad empírica. Por lo tanto, si el concepto es equivocado, el sistema de información gerencial no servirá. Para el desarrollo de un sistema de información gerencial (SIG) es sumamente importante conocer las características de los procesos asociados a la gestión organizacional y el entorno en el cual se ejecutan las actividades. Por tal motivo, a los fines de garantizar la estructuración, diseño y puesta en marcha de un SIG, que verdaderamente cumpla con los objetivos para los cuales fue concebido, se recomienda seguir los siguientes pasos: PASO 1. IDENTIFICACION DE PROBLEMAS, OPORTUNIDADES Y OBJETIVOS: a. Problemas: Especificar dónde hay retrasos, errores, inconsistencias. Ubicar el problema dentro de un marco conceptual. Analizar el problema desglosando en sus unidades más simples. b. Oportunidades: Situaciones que el analista cree que pueda ser mejores. Permite que el negocio gane un avance competitivo. c. Objetivo: El analista debe descubrir lo que está tratando de hacer la empresa. El analista identificará si una aplicación de sistema de información pude ayudar a la empresa, a que alcance sus objetivos.
- 2. PASO 2. DETERMINACION DE LOS REQUERIMIENTOS DE INFORMACION En esta etapa del proceso, se procede a determinar la información requerida por el usuario para sus tareas, incluyendo la información que necesitan los usuarios para trabajar. Dicha acción se puede abordar mediante herramientas para la recolección de datos, tales como: muestreo, estudio de datos y formas usadas por la organización, entrevistas, cuestionarios, observación de conductas y ambientes. PASO 3. ANALISIS DE LAS NECESIDADES DEL SISTEMA Comprende la identificación de los distintos procesos y actividades que se llevan a cabo en la empresa. En este paso se determina la información que será requerida por cada uno de los procesos que tendrá el nuevo sistema, para posteriormente realizar una propuesta del sistema en base a lo encontrado. Finalmente se realiza un análisis costo beneficio de la alternativa planteada. PASO 4. DISEÑO DEL SISTEMA. Incluye el diseño de acceso al SIG (formas y pantallas), así como el diseño de interfaz del usuario (teclado, uso de ratón, lector de código de barras), diseño de la base de datos (estructura) y diseño de las salidas (reportes). PASO 5. DOCUMENTACION DEL SISTEMA. Las representaciones de cada uno de los procesos del sistema deben ser traducidas a un lenguaje de fácil entendimiento. El tipo de documentación a diseñar es la siguiente: manual del usuario, manual de programación, y manual del sistema. PASO 6. PRUEBA Y MANTENIMIENTO DEL SISTEMA Antes de usar el sistema debe probarse; esto permite disminuir problemas antes de la entrega del mismo. Los tipos de pruebas que se deben aplicar son: prueba con datos
- 3. de ejemplo y prueba con datos reales del sistema. El mantenimiento es efectuado al comienzo y a lo largo de la vida del Sistema de Información. PASO 7. IMPLANTACION Y EVALUACION DEL SISTEMA Este paso contempla las fases de implantación y evaluación, así: Implantación: Comprende actividades asociadas al adiestramiento, capacitación, y entrenamiento de los usuarios para manejar el sistema. Además, establecer los pasos para cambiar un sistema a uno nuevo: Sistema paralelo. Conversión directa. Sistema por etapas Evaluación: Determinar si el sistema cumple con las expectativas planteadas y si es necesario corregir los errores del sistema para mejorar su capacidad en respuesta a las necesidades de la organización. Como puede apreciarse, es muy importante tener en consideración cuáles son las necesidades, expectativas y requerimientos de los usuarios del futuro sistema, así como también el impacto del mismo dentro de las operaciones diarias. De igual forma, es necesario recalcar el aspecto concerniente a la gestión del cambio, de manera que pueda realizarse una implantación sin causar “traumas” en la organización. Por ello, debe diseñarse un plan de corte y transición en las operaciones que contemple el nuevo sistema, así como el soporte y asistencia al nuevo usuario.