Docuware
- 1. Gestión integrada de documentos
- 2. Es un programa de software con tecnología avanzada para gestión integrada de documentos. Es capaz de procesar automáticamente todo tipo de documentos, de fuentes diversas; y dispone de procedimientos de control internos destinados a satisfacer los requisitos de auditoría de empresa. El programa está dotado de funciones adicionales para gestión de registros, que garantizan la seguridad y el control de las operaciones de acceso.
- 3. DocuWare reúne todos los documentos, sea cual sea su origen, en el mismo archivador (“archivadores”) basándose en criterios homogéneos. Esto es aplicable a documentos oficiales (tanto digitalizados como creados en el sistema de la empresa), correspondencia, dibujos, imágenes y todo tipo de documentación, así como correo electrónico y archivos de Office.
- 4. El acceso a documentos se controla según una detallada estructura de autorización compuesta de grupos, roles y perfiles. De este modo se asegura que empleados, auditores, clientes, proveedores, etc. tengan acceso únicamente a los documentos permitidos según su nivel de autorización. No se permite el acceso directo a los documentos a través del sistema de archivos. Mediante las funciones de registros queda constancia durante años de quiénes y cuándo han accedido a un documento y lo han modificado.
- 5. La utilidad de un sistema de gestión de documentos depende principalmente de la rapidez con que se encuentra la información requerida por los usuarios. DocuWare facilita el proceso al máximo: permite indicar los términos requeridos completa o parcialmente, combinados o seleccionados en una lista. Es posible combinar búsquedas categorizadas y de texto completo. Cualquier método ofrece resultados en cuestión de segundos y los presenta en una lista que el usuario puede organizar como desee. También es posible representar gráficamente los archivadores de forma jerárquica, en una estructura de árbol.
- 6. Los documentos almacenados en DocuWare pueden editarse con el programa en que se han creado, si se han guardado en su formato original. Según la configuración de perfil de usuario, la edición puede realizarse directamente en el archivador o después de extraer el documento. Al extraer un documento, la versión que se encuentra en el archivador se bloquea para impedir que la editen otros usuarios, y al volver a almacenarlo al archivador se crea una versión nueva. Las versiones previas se conservan para fines de inspección y seguimiento.
- 7. • Sergio Andrés Ferreira • Alejandra Sosa • Christian Camilo Vargas