Ejemplo procedimeinto.pdf
- 1. Fecha de aprobación: Diciembre 03 de 2007 Resolución No. 1850 Revisó: PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN O MANTENIMIENTO DE SOFTWARE Y EL PROCESAMIENTO DE DATOS PROCESO SERVICIOS INFORMÁTICOS Y DE TELECOMUNICACIONES OBJETIVO NORMATIVA Código : PSI.06 Página 1 de 9 Versión : 12 Aprobó: Rector ALCANCE Definir las actividades necesarias para llevar a cabo el desarrollo o mantenimiento de software y el procesamiento de datos, para las Unidades Académico-Administrativas de la Universidad Industrial de Santander. Aplica para todo software y/o aplicación desarrollado por la División de Servicios de Información como apoyo o soporte de las diferentes actividades Académicas y Administrativas de la UIS. No aplica para el desarrollo de software realizado bajo la modalidad de proyecto de grado. Jefe DSI Ley 1712 de 2014 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones. Ley 1581 de 2012 Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales. Ley 1266 de 2008 Por la cual se dictan las disposiciones generales del hábeas data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones. Ley 527 de 1999 Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones. Decreto 103 de 2015 Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones. Decreto 1377 de 2013 Por la cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012 para la protección de datos personales Decreto 2609 de 2012 Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado. Decreto 1360 de 1989 Por el cual se reglamenta la inscripción de soporte lógico (software) en el Registro Nacional del Derecho de Autor. Directiva Presidencial 04 de 2012 Eficiencia administrativa y lineamientos de la política cero papel en la administración pública Acuerdo 060 de 2001 Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.
- 2. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS CONSIDERACIONES PROCESO SERVICIOS INFORMÁTICOS Y DE TELECOMUNICACIONES Código : PSI.06 Versión : 12 Página 2 de 9 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN O MANTENIMIENTO DE SOFTWARE Y EL PROCESAMIENTO DE DATOS Los líderes de desarrollo son los ingenieros responsables de coordinar el desarrollo de software de sus áreas. Las solicitudes que provienen de UAAs diferentes a las responsables de cada sistema de información (Vicerrectoría Académica, Dirección de Admisiones y Registro Académico, División Financiera, División de Recursos Humanos, División de Bienestar Universitario, entre otros.), deben contar con la aprobación del jefe de la UAA responsable del sistema de información, para ser atendidas. Las UAAs responsables de los sistemas de información deben realizar el plan de divulgación y capacitación de los usuarios finales, para la implementación de cada solicitud de ajuste o mantenimiento que realice a la DSI. La atención de las solicitudes de nuevos desarrollos están sujetas a estudio de viabilidad, plan de gestión, disponibilidad técnica y de recursos para su atención. La atención de solicitudes de mantenimiento de software o procesamiento de datos, está sujeta a disponibilidad, capacidad técnica y operativa, la evaluación de su viabilidad, impacto y urgencia, la normatividad interna y externa vigente, y los procedimientos establecidos por las demás U.A.A. con las que se interactúa. El software desarrollado bajo la modalidad de proyecto de grado, una vez sea recibido y aceptado por la DSI, entra a seguir este procedimiento desde el numeral 1. DSI: División de Servicios de Información. Jefe de la UAA Solicitante: Autoridad de la Unidad académico - administrativa solicitante. Menú: Lista de opciones de los diferentes módulos del sistema de información asignado para cada rol. Mesa de trabajo: Personal conformado por técnicos, profesionales y auxiliares de la DSI, quienes redirigen las solicitudes del sistema de información Gestión de Solicitudes al líder encargado, además dan soporte a los usuarios que llaman directamente al DSI. Modelo conceptual: El modelo conceptual permite conocer la forma en que los objetos de un sistema interactúan para cumplir su objetivo. Roles: Diferentes grupos de usuarios establecidos para interactuar con el sistema. Sistema de Información Gestión de Solicitudes: Sistema de información para el registro de solicitudes, su seguimiento, ejecución y cierre. UAA: Unidad académico – administrativa de la universidad. Versión Definitiva: Es la versión final del software, que se presenta al usuario; esta debe cumplir con las especificaciones definidas. Versión Preliminar: Primera versión que se realiza del software en proceso de desarrollo.
- 3. DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA Actividad Decisión Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página Inicio/Fin Documento PROCESO SERVICIOS INFORMÁTICOS Y DE TELECOMUNICACIONES Código : PSI.06 Página 3 de 9 Versión : 12 1. Identifica la necesidad de: tener un software para facilitar la ejecución de un proceso, realizar mantenimiento al software existente o solicitar un procesamiento de datos; y consulta los requerimientos que debe cumplir para acceder al servicio en el catálogo de servicios publicado en el portal web de la DSI. 3. Notifica solicitud a través de correo electrónico, al personal de la División encargado o relacionado con la atención de la solicitud, según la urgencia del requerimiento. Jefe U.A.A. PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN O MANTENIMIENTO DE SOFTWARE Y EL PROCESAMIENTO DE DATOS Catálogo de Servicios DSI 4. Envía para el trámite respectivo, si la solicitud no es creada por el jefe de la UAA y requiere su aprobación de acuerdo con los requisitos establecidos. Jefe, Secretaria, Auxiliar o Profesional de la UAA Solicitante Secretaria, Auxiliar o Profesional de la UAA Solicitante Jefe U.A.A. 6. Revisa, aprueba y envía la solicitud a la DSI para el trámite correspondiente. No Si 2. Registra solicitud a través del medio sugerido en el catálogo de servicios (Sistema Gestión de Solicitudes) dando cumplimiento a los requisitos establecidos para la prestación del servicio. 5. Registra solicitud en la herramienta soporte. Secretaria, Auxiliar o Profesional de la UAA Solicitante INICIO 1. Identifica la necesidad. ¿A través de la herramienta soporte? 2. Registra Solicitud a través de herramienta soporte. 3. Notifica la necesidad a través de Correo. 5. Registra solicitud en la herramienta soporte. ¿Requiere VoBo jefe? 4. Envía para aprobación del jefe de la U.A.A. 6. Revisa, Aprueba y envía a la DSI 1 A Pág.4 No Si Secretaria, Auxiliar o Profesional de la DSI.
- 4. DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA PROCESO SERVICIOS INFORMÁTICOS Y DE TELECOMUNICACIONES Código : PSI.06 Página 4 de 9 Versión : 12 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN O MANTENIMIENTO DE SOFTWARE Y EL PROCESAMIENTO DE DATOS No Si Evalúa si la solicitud reportada por el usuario hace parte de los servicios ofrecidos por la División de Servicios de Información y si cumple con los requisitos para la prestación del servicio. 7. Rechaza la solicitud, documentando las razones. 8. Anula la solicitud. Jefe, Secretaria, Auxiliar o Profesional de la UAA Solicitante 1 ¿ Corresponde a la DSI? 7. Rechaza Solicitud. 8. Anula Solicitud. FIN ¿Software Nuevo? Si 2 No De acuerdo con el tipo de requerimiento: nuevo desarrollo o mantenimiento y/o procesamiento de datos, envía la solicitud a la persona responsable. Software nuevo: Jefe de la DSI Mantenimiento y/o procesamiento de datos: Líder de desarrollo A B Pág.6 C Si Mesa de Servicio Mesa de Servicio Mesa de Servicio 9. Recibe solicitud y verifica el nuevo desarrollo, evaluando la viabilidad del mismo. 9. Recibe la solicitud y verifica que se trate de un nuevo desarrollo, que sea clara y cuente con la información necesaria para evaluar su viabilidad: -Que exista Recurso humano con disponibilidad para implementarla. -Que el software requerido esté acorde con las necesidades misionales de la Universidad, las prioridades del Plan de Gestión Rectoral y el PDI. -Que cuente con los requerimientos funcionales claros para iniciar el proyecto de desarrollo. Jefe de la DSI
- 5. DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA PROCESO SERVICIOS INFORMÁTICOS Y DE TELECOMUNICACIONES Código : PSI.06 Página 5 de 9 Versión : 12 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN O MANTENIMIENTO DE SOFTWARE Y EL PROCESAMIENTO DE DATOS a. Jefe de la DSI b. Jefe, Secretaria, Auxiliar o Profesional de la UAA Solicitante. 11. a. Asigna y Verifica junto con el(los) Líder(es) de desarrollo, si existe software similar o relacionado y asigna la solicitud al Líder de desarrollo correspondiente, de acuerdo con el tipo de solicitud. 11. b. Anular solicitud sacándola de la bandeja de entrada. a. y b. Jefe de la DSI y/o Líderes de Desarrollo 10. a. Si la solicitud no es viable por falta de información, puede programar una reunión con el usuario o solicitar que se complemente la información, para la definición de los requisitos del nuevo desarrollo. 10. b. Si la solicitud no es viable por otro motivo o no se trata de un nuevo desarrollo, rechaza la solicitud describiendo los motivos. Si No ¿Es Viable? 2 10. a-Programa reunión o solicita información 10. b-Rechaza solicitud 11. a-Asigna y verifica solicitud 11. b-Anula solicitud FIN 3
- 6. DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA PROCESO SERVICIOS INFORMÁTICOS Y DE TELECOMUNICACIONES Código : PSI.06 Página 6 de 9 Versión : 12 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN O MANTENIMIENTO DE SOFTWARE Y EL PROCESAMIENTO DE DATOS Jefe, Secretaria, Auxiliar o Profesional de la UAA Solicitante. 14. Responde inquietudes y complementa la información o los requisitos para la atención y envía la solicitud nuevamente. 13. a- Si la solicitud no es viable por falta de información o no cumple con los requisitos para su atención, redirecciona la solicitud al usuario con la opción de continuar trámite, para que complemente la información y cumpla los requisitos para la atención. 13. b- Si la solicitud no es viable o no le corresponde su atención, devuelve la solicitud a la mesa de servicio describiendo los motivos, para que sea redireccionada. No a. y b. Líder de Desarrollo Líder de Desarrollo 12. Recibe la solicitud de elaboración o mantenimiento de software y procesamiento de datos. Si Evalúa si le corresponde atender la solicitud, si cuenta con la información clara y completa, y si es viable su atención. Líder de Desarrollo 3 12. Recibe Solicitud ¿Es Viable? 13. a- Solicita información 13. b- Devuelve solicitud 4 14. Responde inquietudes y envía. B C Pág.4 15. Evalúa la posibilidad de atender la solicitud 15. Evalúa la posibilidad de atender directamente la solicitud. Líder de Desarrollo
- 7. DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA PROCESO SERVICIOS INFORMÁTICOS Y DE TELECOMUNICACIONES Código : PSI.06 Página 7 de 9 Versión : 12 16. Atiende la solicitud, documenta y realiza la verificación del desarrollo o mantenimiento y procesamiento de datos. PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN O MANTENIMIENTO DE SOFTWARE Y EL PROCESAMIENTO DE DATOS Desarrollador 19. Recibe, revisa y analiza la solicitud asignada, así como las especificaciones y requerimientos entregados por el líder. 18. Asigna a los miembros de su equipo responsables de atender la solicitud, definiendo las tareas a realizar si se requiere y la fecha de entrega. Líder de Desarrollo Líder de Desarrollo No Desarrollador 20. Atiende, documenta y envía a revisión del líder los avances o el desarrollo completo. Si 17. Programa la fecha aproximada de entrega o atención de la solicitud, si lo considera pertinente. Líder de Desarrollo ¿Líder Atiende? 4 16. Soluciona, documenta y verifica la solicitud 17. Programa fecha de entrega 18. Asigna solicitud 19. Recibe, revisa y analiza solicitud 20. Atiende, documenta y envía a revisión 5 D Pág.8 E
- 8. DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA PROCESO SERVICIOS INFORMÁTICOS Y DE TELECOMUNICACIONES Código : PSI.06 Página 8 de 9 Versión : 12 El líder de desarrollo evalúa si el desarrollo requiere ajustes y devuelve nuevamente la solicitud al Desarrollador, con las indicaciones correspondientes. PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN O MANTENIMIENTO DE SOFTWARE Y EL PROCESAMIENTO DE DATOS Líder de Desarrollo 21. Realiza seguimiento sobre el avance del desarrollo, mantenimiento de software o procesamiento de datos y verifica el cumplimiento de las especificaciones de la solicitud. Si 22. Envía notificación al usuario para que valide el desarrollo, mantenimiento o procesamiento de datos, realizando la gestión correspondiente para subir el desarrollo, mantenimiento de software o procesamiento de datos a producción. Líder de Desarrollo No Valida el desarrollo, mantenimiento o procesamiento de datos solicitado. No Si 23. Envía nuevamente la solicitud al Líder de Desarrollo para revisión, con los resultados de la validación del desarrollo o mantenimiento de software y procesamiento de datos. Jefe, Secretaria, Auxiliar o Profesional de la UAA Solicitante Jefe, Secretaria, Auxiliar o Profesional de la UAA Solicitante 5 21. Realiza seguimientoy verifica ¿Requiere Ajustes? 22. Envía a validación del Usuario ¿ Valida Solución? 23. Envía nuevamente la solicitud a revisión. E Pág.7 D B Pág.6 24. Califica el servicio una vez validado el desarrollo, mantenimiento o procesamiento de datos. Con la validación o calificación del servicio por parte del usuario se da por cerrada la solicitud. Jefe, Secretaria, Auxiliar o Profesional de la UAA Solicitante 24. Procede a calificar el servicio. FIN
- 9. PROCESO SERVICIOS INFORMÁTICOS Y DE TELECOMUNICACIONES Código : PSI.06 Versión : 12 Página 9 de 9 1 Creación del Documento VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS CONTROL DE CAMBIOS Diciembre 03 de 2007 2 Modificación de las actividades 2 y 6 e inclusión del acta de reunión luego de la actividad 9. PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN O MANTENIMIENTO DE SOFTWARE Y EL PROCESAMIENTO DE DATOS 3 Octubre 29 de 2008 Cambio del nombre del procedimiento, modificación de la actividad 8, 10, 16, 19 y 23; cambio del formato FSI.12 por el FSI.07; cambio del nombre del formato FSI.09; modificación de los verbos de las actividades dentro del diagrama de flujo; modificación del objetivo del procedimiento; adición de la definición de unidad académico – administrativa; inclusión del recuadro de documento en los casos necesarios. 4 Abril 13 de 2009 Inclusión de consideración especial para el Instituto de Proyección Regional y Educación a Distancia. Octubre 09 de 2009 5 Traslado y modificación de una definición al campo de consideraciones con respecto a las Sedes Regionales. 6 Inclusión de normatividad aplicable al procedimiento. Noviembre 05 de 2009 Abril 21 de 2010 7 Se unifican los procedimientos PSI.06 Procedimiento para elaboración de software y PSI.07 Procedimiento para el mantenimiento de software y procesamiento de datos y se realiza un ajuste general del procedimiento por la implementación del Sistema de Información Gestión de Solicitudes, que permite realizar la trazabilidad, registro y seguimiento de las actividades, eliminando las comunicaciones escritas y el uso de los formatos FSI.05, FSI.06, FSI.07, FSI.09 y FSI.10 Marzo 16 de 2013 8 Septiembre 05 de 2014 Aclaración en el alcance relativa a los desarrollos de software realizados bajo la modalidad de proyecto de grado. Modificación de la definición de “Roles”. Modificación del campo “Consideraciones”, incluyendo algunas relativas a el desarrollo de software realizado bajo la modalidad de proyecto de grado, los proyectos de desarrollo que iniciaron antes de la implantación del Sistema de Gestión de Calidad de la Universidad y aquellos que no disponen de un formato FSI.05. Modificación de las actividades No. 7, 11, 17 y 20. Cambio de responsable de la actividad No. 21. Cambio del término “Cliente” por “UAA Solicitante”. 9 Noviembre 28 de 2014 Inclusión de la actividad 9 a través del sistema, refuerzo de las actividades 12, 14 y 16, reestructuración de las actividades 18 y 21 donde se indica el compromiso de las Unidades solicitantes de divulgar y capacitar a los usuarios finales. 10 Septiembre 04 de 2015 Actualización de la normatividad aplicable y las consideraciones del proceso. Restructuración del flujo del proceso de acuerdo con los ajustes de la herramienta Gestor de Solicitudes y los lineamientos para la elaboración y actualización de procedimientos. 11 Junio 09 de 2016 Restructuración del flujo del proceso de acuerdo con la intervención de la mesa de servicio y los ajustes de la herramienta Gestor de Solicitudes. 12 Inclusión de los criterios para tomar la decisión de si la solicitud de nuevo software es viable (actividad 9). Modificación de la definición “Mesa de Trabajo”. Eliminación del condicional de calificación del servicio (actividad final). Revisión general de verbos y terminología utilizada. Marzo 10 de 2020