El método contable
- 1. TEMA 3: INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD (II): EL MÉTODO CONTABLE 1.- CONTABILIDAD: Es la ciencia que estudia el Patrimonio, y las variaciones que en él se producen. El objeto de la Contabilidad es la medición adecuada del Patrimonio en sus diversos aspectos: Estático: valor del patrimonio en una fecha determinada. Dinámico: variación del patrimonio a lo largo de un período de tiempo. Cuantitativo: valor de los elementos integrantes del patrimonio. Cualitativo: cuáles son los elementos que componen el patrimonio. Económico: inversiones realizadas por la empresa con los fondos obtenidos. Financiero: dónde se han obtenido los fondos con los que se realizaron las inversiones. 2.- EL PLAN GENERAL DE CONTABILIDAD: La información que suministra la Contabilidad interesa a muy diversas personas (propietarios, trabajadores, acreedores,…). Cada empresa puede utilizar el sistema contable que le parezca más idóneo para el registro de las operaciones. La normativa contable pretende conseguir un cuadro normativo que permita la elaboración de la información contable de forma objetiva y que sirva tanto a la propia empresa como a terceras personas interesadas. El Plan General de Contabilidad viene a dar solución a estos problemas. Establece el marco teórico básico para la normalización contable en España. Su fin es conseguir que la información contable de las empresas sea transparente, fiable y comparable. La adopción por parte de la Unión Europea de las Normas Internacionales de Contabilidad y Normas Internacionales de Información Financiera, hace necesaria la adaptación de la legislación contable española a dichas normas, por lo que se aprueba el Plan General de Contabilidad actual (Real Decreto 1514/2007, de 16 de noviembre), que entró en vigor el 1 de enero de 2.008. Estructura del Plan El Plan General de Contabilidad está dividido en cinco partes. 1. Marco conceptual de la contabilidad: Representan un conjunto de requisitos, principios y criterios a utilizar en el proceso de captación, medida y representación de la realidad económico-financiera de la empresa para que las cuentas anuales, formuladas con claridad, expresen la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa. 2. Normas de registro y valoración: Son las normas que debe utilizar la empresa para registrar y valorar los elementos que componen su patrimonio. Constituyen un desarrollo de los requisitos, principios y criterios contables a los que se refiere la primera parte del plan. 1
- 2. 3. Cuentas anuales: Se refieren a los documentos contables que deben redactar las empresas al final del ejercicio económico y que constituyen el instrumento transmisor de la información contable a los distintos agentes económicos y sociales (Balance, Cuenta de Pérdidas y Ganancias, Estado de cambios en el Patrimonio Neto, Estado de flujos de Efectivo y Memoria). 4. Cuadro de cuentas: Comprende una lista de conceptos ordenados en grupos, subgrupos y cuentas y subcuentas debidamente codificadas. Cuentas de balance: Grupo 1: Financiación básica. Grupo 2: Activo no corriente. Grupo 3: Existencias. Grupo 4: Acreedores y deudores por operaciones. Grupo 5: Cuentas financieras comerciales. Cuentas de gestión: Grupo 6: Compras y gastos. Grupo 7: Ventas e ingresos. Grupo 8: Gastos imputados al patrimonio neto. Grupo 9: Ingresos imputados al patrimonio neto. 5. Definiciones y relaciones contables: Cada uno de los grupos, subgrupos y cuentas que los integran son objeto de una definición en la que se recogen el contenido y las características más sobresalientes de las operaciones que configuran las cuentas integradas en ellos. Actividad 1: Dí a que masa patrimonial pertenece cada una de las siguientes partidas, y señala el número y el nombre según el P.G.C.: Ordenadores. Cartuchos de tinta para las impresoras, grapadoras, folios, sellos de caucho,… Capital aportado por el empresario. Pago de los sueldos a nuestros empleados. Los beneficios no distribuidos de ejercicios anteriores. Pedimos un préstamo a un banco. Reserva de dinero que obliga a hacer la ley. Furgoneta de reparto. Damos un depósito para la reserva de un viaje a corto plazo. Compramos un inmovilizado y lo dejamos a deber a varios años. Vendemos a crédito en factura a compradores. Deuda de Hacienda hacia nosotros por el IVA. 2
- 3. Maquinaria. Hacienda Pública, IVA soportado. Euros en la caja de la empresa. Pago de la factura de teléfono, luz y gas. Euros en una cuenta corriente en el Banco. Deuda con Hacienda por el Impuesto sobre Sociedades. Vendemos a crédito a compradores. Compramos un inmovilizado y lo dejamos a deber a varios años. Gas almacenado para el funcionamiento de la calefacción. Compramos mercancías a un suministrador y se lo dejamos a deber. Pago de la factura del asesor financiero y comercial. Mostradores para la tienda. Local. 3.- LOS HECHOS CONTABLES: Denominamos hecho contable a todo acontecimiento económico-administrativo que repercute en el patrimonio de la empresa y que, por lo tanto, es susceptible de ser captado o representado contablemente. Como hemos visto, la ecuación básica patrimonial es: ACTIVO – PASIVO = PATRIMONIO NETO Los hechos contables pueden referirse a cualquiera de los tres términos de la ecuación, alterando o no el Patrimonio neto. 4.-LAS CUENTAS: El patrimonio de la empresa se compone de diversos elementos patrimoniales. La empresa tiene interés en conocer cuáles son esos elementos y cuál es el valor de cada uno. Además, el valor de cada elemento puede sufrir variaciones que la empresa querrá conocer. Para llevar el control de cada elemento y de sus variaciones, en contabilidad se utiliza la CUENTA. La cuenta es un instrumento de representación y medida de un elemento patrimonial que capta la situación inicial de éste y las variaciones que posteriormente se vayan produciendo en él. A cada elemento se le asigna una cuenta donde se recoge el valor de ese elemento al principio del ejercicio y las variaciones que posteriormente se vayan produciendo. El nombre que se asigna a cada cuenta guarda relación con el elemento que se quiere representar. Cada cuenta nos ofrece una visión del elemento patrimonial que representa, con independencia de los demás entes que componen el patrimonio empresarial. La coordinación de todas las cuentas de la contabilidad nos dará una visión total del patrimonio de la empresa. 3
- 4. La cuenta se divide en dos partes: DEBE (D): Parte izquierda. HABER (H): Parte derecha. El esquema de cuenta se representa por una “T”, que responde a un extracto de su representación gráfica normal. Título DEBE HABER Anotaciones realizadas Anotaciones realizadas en el Debe o parte en el Haber o parte izquierda de la cuenta derecha de la cuenta Actividad 2: 1. Un empresario individual comienza un negocio aportando 50.000 € en efectivo. 2. Compra un local necesario para su negocio por importe de 35.000 €. De este importe corresponden 7.000 € al terreno y el resto a la construcción. Paga en efectivo el importe total. 3. Compra mercaderías al contado por importe de 2.000 €. 4. Compra mercaderías a crédito por importe de 1.200 €. 5. Vende mercaderías al contado por 1.700 €. 6. Vende mercaderías a crédito por importe de 850 €. 7. Ingresa en la cuenta corriente bancaria de la empresa 1.000 € procedentes de la Caja de la misma. 8. Envía transferencia bancaria a un proveedor por importe de 600 €. 9. Un cliente envía transferencia bancaria a la c/c de la empresa por importe de 700 €. Se pide: Realizar las cuentas y hacer las anotaciones correspondientes. 5.- CLASIFICACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LAS CUENTAS: Clasificación: Podemos hacer dos grandes grupos de cuentas: a) Cuentas Patrimoniales o de Balance: Aquellas que se utilizan para representar los distintos elementos patrimoniales (bienes, derechos y obligaciones). Con el saldo de estas cuentas se elabora el Balance de situación. Las cuentas patrimoniales se clasifican en: Cuentas de Activo. Cuentas de Pasivo. Cuentas de Neto. 4
- 5. b) Cuentas de Gestión: Aquellas que representan los flujos de ingresos y gastos que han ocurrido en una empresa durante un periodo de tiempo determinado. A partir del saldo de estas cuentas se obtiene la cuenta de resultados (Resultado del ejercicio). Las cuentas de gestión pueden ser: Cuentas de Gastos. Cuentas de Ingresos. Funcionamiento: Cuentas de Activo: Son cuentas de activo o de estructura económica las que representan elementos patrimoniales que signifiquen bienes o derechos para la empresa. Cuentas de Activo DEBE Existencias iniciales Aumentos HABER Disminuciones Cuentas de Pasivo: Son cuentas de pasivo o de fuentes de financiación ajenas de la empresa las que representan elementos patrimoniales que signifiquen obligaciones y deudas pendientes de pago. Cuentas de Pasivo DEBE Disminuciones HABER Deudas iniciales Aumentos Cuentas de Neto: Las cuentas de neto agrupan aquellos elementos patrimoniales que recogen los fondos que el empresario ha aportado a la empresa o los beneficios generados por la empresa y no distribuidos (Reservas). Constituyen las fuentes de financiación propias. Cuentas de Neto DEBE Disminuciones HABER Neto inicial Aumentos 5
- 6. Cuentas de Gastos: Representan disminuciones del Patrimonio neto de la empresa. Cuentas de Gastos DEBE Iniciales Aumentos HABER Disminuciones Cuentas de Ingresos: Representan incrementos del Patrimonio neto de la empresa. Cuentas de Ingresos DEBE Disminuciones HABER Iniciales Aumentos Ejercicio 2: 1. El señor Fernández comienza un negocio aportando 60.000 €. Deposita 20.000 € en caja y el resto en una c/c bancaria a nombre de la empresa. 2. Compra un local para la tienda por importe de 70.000 €. De este importe corresponden 15.000 € al terreno. Deja a deber la totalidad del importe, a pagar en 6 meses. 3. Compra mercaderías por importe de 8.000 €. Paga 5.000 € con cheque y deja a deber el resto. 4. Vende mercaderías a crédito por importe de 3.000 €. 5. Paga 5.000 € al vendedor del local mediante transferencia bancaria. 6. Un cliente envía transferencia bancaria por importe de 2.000 €. 7. Retira del banco 1.500 € que ingresa en la caja de la empresa. 8. Paga por caja el recibo de electricidad que asciende 200 €. 9. Pone un anuncio en el periódico que cuesta 500 € y que pagará a fin de mes. 10. Recibe en el banco 1.200 € correspondientes al alquiler del edificio de su propiedad que tiene arrendado a otra empresa. 11. Paga en efectivo la nómina a su empleado por un total de 1.300 €. 12. Realiza reparaciones en el edificio por importe de 400 € que paga entregando cheque. Se pide: Realizar las correspondientes operaciones en el mayor. 6
- 7. 6.- TECNICISMOS DE LAS CUENTAS: Abrir una cuenta es anotar en ella su título y la primera cantidad. Cargar una cuenta es realizar una anotación en el Debe de la misma. Abonar una cuenta es hacer una anotación en el Haber de la misma. Saldo de una cuenta es la diferencia existente entre las sumas del Debe y las del Haber. Si el Debe > Haber se dice que tiene Saldo deudor (Sd). Si el Debe < Haber se dice que tiene Saldo acreedor (Sa). Si el Debe = Haber se dice que tiene Saldo cero (So). Liquidar una cuenta consiste en realizar las operaciones necesarias para obtener su saldo. Saldar una cuenta consiste en colocar el saldo en el lado que sume menos para equilibrar la cuenta. Cerrar una cuenta consiste en sumar los dos lados después de haber saldado la misma. Ejercicio 3: Calcular el saldo de las cuentas realizadas en el ejercicio 2. 7.- LA PARTIDA DOBLE: Todo hecho contable debe ser registrado de manera que refleje tanto el origen de los fondos que intervienen en él como su destino o aplicación. El principio fundamental del método de la partida doble dice que toda anotación contable debe realizarse de forma que conserve permanentemente la igualdad expresada en la ecuación fundamental del patrimonio. ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO NETO Para ello deben cumplirse los siguientes principios de funcionamiento: - - En todo hecho contable siempre hay un deudor (o deudores), por el importe de la operación, y un acreedor (o acreedores) de la misma cantidad. Es decir, la operación se ha de registrar por lo menos en dos cuentas. NO HAY DEUDOR SIN ACREEDOR En cualquier momento, la suma del DEBE ha de ser igual a la suma del HABER. 7
- 8. 8.- ANÁLISIS Y REPRESENTACIÓN DE LOS HECHOS CONTABLES: Cuadro de análisis contable básico: Se trata de analizar un hecho contable a través de un cuadro que nos va a conducir hasta las anotaciones que podemos realizar en el lado izquierdo (DEBE) y en el lado derecho (HABER). Habrá que buscar las respuestas a cada una de las preguntas siguientes: - ¿Qué elementos patrimoniales han resultado afectados o intervienen en el hecho contable que queremos representar? ¿A qué masa patrimonial pertenece cada uno de los elementos patrimoniales afectados? ¿Los elementos patrimoniales han aumentado o disminuido como consecuencia del hecho contable considerado? ¿A qué lado de la cuenta se escribe la variación del elemento patrimonial según el convenio? ¿En qué cuantía se ha modificado el elemento patrimonial debido al hecho contable considerado? Estas preguntas se podrían resumir en el siguiente cuadro: Elementos patrimoniales afectados Masas patrimoniales a las que pertenecen (A, P, N) Aumentan o disminuyen esos elementos Anotación (D,H) Importe de la variación Ejemplo: 1. Una empresa compra una mesa de oficina por 500 € que pagará dentro de 6 meses. 2. Compra un vehículo por 9.000 €. Paga con cheque bancario 4.000 € y deja pendiente el resto a 9 meses. Elementos patrimoniales afectados Masas patrimoniales a las que pertenecen (A, P, N) Aumentan o disminuyen esos elementos 8 Anotación (D,H) Importe de la variación
- 9. El libro Diario: En él se escriben las anotaciones, por el mismo orden en que se realizan, a que dan lugar los distintos hechos contables. Cada anotación realizada en una cuenta en el libro Diario se denomina APUNTE. Al conjunto de apuntes correspondientes a un hecho contable se lo denomina ASIENTO. En todo asiento la suma de las cantidades anotadas en el Debe tiene que ser igual que la suma de las cantidades anotadas en el Haber. Los asientos serán numerados consecutivamente. El primer asiento que se realiza en el libro Diario es el asiento de apertura de la contabilidad, que representa el valor del patrimonio de la empresa al comienzo del ejercicio, que estará recogido en el Balance inicial. Ejemplo El libro Mayor: Todo lo escrito en las hojas del libro Diario por orden cronológico (día a día), debe trasladarse inmediatamente a otras hojas, cada una de las cuales está dedicada a un elemento patrimonial distinto (en cada hoja se registra una cuenta). Estas hojas formarán el libro mayor. El mayor ordena la información del Diario con relación a cada cuenta y ello permite conocer en cualquier momento la situación del elemento patrimonial representado por dicha cuenta. Toda la información del libro Diario pasará al libro Mayor a la cuenta respectiva; con ello, cada cuenta, en el Mayor, reflejará el valor inicial del elemento que representa y los aumentos y disminuciones habidos a lo largo del período. Cuando se quiere conocer la situación de una cuenta se acude al Mayor. Balance de comprobación: La representación contable de la realidad económica y financiera de la empresa se realiza en el libro Diario, en el que, de acuerdo con los fundamentos de la partida doble, tiene que producirse la producirse la igualdad de que las sumas del Debe sean iguales a las del Haber. El contenido del Diario se va traspasando sistemáticamente a las respectivas cuentas en el libro Mayor. El Balance de comprobación de sumas y saldos se confecciona a partir de la información contenida en el libro Mayor, y en él se reflejan todas las cuentas que han recibido alguna anotación. 9
- 10. Sumas Saldos Cuenta Debe Sumas Debe Haber Sumas Haber Deudor Sumas deudor Acreedor saldo Sumas acreedor saldo Una vez elaborado el Balance de comprobación, habrá que comprobar: - Que las columnas “Debe” y “Haber” suman lo mismo. Que las columnas “Saldo deudor” y “Saldo acreedor” suman lo mismo. El balance de comprobación o de sumas y saldos tiene dos finalidades: Una técnica: ver si han existido errores al pasar al Mayor la información del Diario. Otra informativa: ofrece una síntesis del Mayor. Ejemplo: 1. El día 2 de enero de 201X se constituye una sociedad anónima aportando los accionistas 200.000 € que depositan en una c/c bancaria abierta a favor de la nueva sociedad. 2. El día 8 de enero compra un edificio para oficinas por 150.000 €. Se estima que de esta cantidad 50.000 € corresponden al terreno. Paga por banco el total. 3. El día 12 de enero compra mueble para la oficina por 8.000 € que paga con cheque. 4. El día 16 de enero compra mercaderías a crédito por 100.000 €. Realizar: a) b) c) d) Cuadro de análisis contable básico. Anotaciones en el libro Diario. Anotaciones en el Mayor. Balance de comprobación de sumas y saldos a 30-01-201X. 9.- GASTOS E INGRESOS: Hasta este momento hemos estudiado y analizado diferentes hechos contables que afectan a las cuentas de Activo, Pasivo y Patrimonio Neto. Pero existe otro tipo de cuentas que no hemos visto todavía: los gastos y los ingresos. Los gastos inciden de forma negativa en el resultado, por lo que tales cuentas recogerán pérdidas (suponen una disminución del Patrimonio Neto). Los ingresos inciden de forma positiva, por lo que las cuentas de ingresos recogen ganancias (suponen un aumento del Patrimonio Neto). 10
- 11. Pero, aunque los gastos representen pérdidas, no se trata de que la empresa gaste por gastar. La empresa realiza todos aquellos gastos que son necesarios para obtener los ingresos. Es decir, se trata de gastos productivos. Los gastos y los ingresos, igual que ocurría con las cuentas de Activo, Pasivo y Neto, recibirán nombres distintos dependiendo de la naturaleza del hecho que los produzca. Vamos a ver algunos de estos nombres: Arrendamientos y cánones: Gastos pagados o devengados por el alquiler de bienes muebles o inmuebles en uso por la empresa. Reparaciones y conservación: Gastos de sostenimiento de los bienes de inmovilizado. Servicios de profesionales independientes: Importe que satisface a los profesionales por servicios prestados a la empresa. Transportes: A cargo de la empresa, realizados por terceros. Primas de seguros: Cantidades satisfechas en concepto de primas de seguros. Servicios bancarios y similares: Comisiones bancarias. Publicidad, propaganda y relaciones públicas. Suministros: Electricidad, teléfono,…. Otros servicios. Sueldos y salarios: Remuneraciones del personal de la empresa. Intereses de deudas. Otros gastos financieros. Ingresos por arrendamientos. Ingresos por comisiones. Otros ingresos financieros. Funcionamiento de las cuentas de gastos e ingresos: Son cuentas de funcionamiento unilateral: Los gastos nacen siempre por el Debe y los ingresos nacen siempre por el Haber. Ejemplo: 1. La empresa tiene alquilado un local que utiliza como almacén, por el que pagó 800 € este mes. 2. Paga con cheque la reparación del vehículo de reparto de la empresa que ascendió a 300 €. 3. Por la inserción de un anuncio en un periódico nos pasan factura de 200 € que dejamos a deber. 4. Pagamos por banco el recibo de electricidad que asciende a 280 €. 5. Pagamos por banco los sueldos de los empleados por importe de 3.000 €. 6. Cobramos por caja 1.200 € correspondientes al alquiler de una oficina de nuestra propiedad que utiliza otra empresa. 7. Hacemos un servicio de transporte eventual a una empresa vecina y le pasamos factura de 350 € que nos deja a deber. 8. El banco nos abona en cuenta 100 € por los intereses de nuestra c/c. 11
- 12. Realizar: a) Análisis contable básico. b) Anotaciones en el libro Diario. c) Anotaciones en el libro Mayor. Ejercicio 4: La Señora Bermúdez comienza su negocio aportando los siguientes elementos: - Dinero en efectivo: 6.000 Dinero que ingresa en una c/c bancaria: 25.000. Mercaderías: 1.700 Mobiliario: 3.500. Vehículos: 9.500. Debe de las mercaderías: 700. Debe del vehículo (a 8 meses): 2.000. Posteriormente realiza las siguientes operaciones: 1. Compra mercaderías a crédito por importe de 1.400 €, y al contado por 500 € que paga con cheque. 2. Vende mercaderías a crédito por 900 € y al contado por 500 €. 3. Recibe transferencia bancaria de un cliente por importe de 700 €. 4. Ingresa en el banco 800€ de la caja de la empresa. 5. Paga la deuda del vehículo mediante transferencia bancaria. 6. Compra otro vehículo por importe de 13.000 €. Paga 1.000 € en efectivo, 3.000 € mediante cheque y deja pendiente el resto, a pagar en un año. 7. Envía transferencia bancaria a un proveedor por importe de 600 €. Se pide: a) b) c) d) Análisis contable básico. Anotaciones en el libro Diario. Anotaciones en el libro Mayor. Redactar el balance de comprobación de sumas y saldos. 12
- 13. Ejercicio 5: El señor Rogelio Gómez comienza un negocio aportando: - Dinero en efectivo: 7.500. Dinero en c/c bancaria: 25.000. Mercaderías: 1.500. Mobiliario: 3.700. Vehículos: 9.000. Debe de las mercaderías: 900. Debe del mobiliario (a 6 meses): 1.700. Durante el ejercicio realiza las siguientes operaciones: 1. Compra mercaderías por 4.000 €. Paga 600 € al contado y el resto a crédito. 2. Vende mercaderías por importe de 4.200 €. Cobra 1.200 € al contado y el resto a crédito. 3. Un cliente envía transferencia bancaria por importe de 800 €. 4. Envía transferencia bancaria a un proveedor por importe de 900 €. 5. Compra mercaderías a crédito por 2.000 €. 6. Vende mercaderías a crédito por 1.500 €. 7. Paga por caja el recibo de electricidad que asciende a 350 €. 8. Paga sueldos por 1.200 € en efectivo. 9. El banco abona en cuenta 80 € de intereses de la cuenta corriente. Se pide: a) b) c) d) e) Redactar el inventario inicial. Análisis contable básico. Anotaciones en el libro Diario. Anotaciones en el libro Mayor. Redactar el balance de comprobación de sumas y saldos. 13