Ensayo
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El documento presenta un análisis sobre las tablas de retención documental y su evolución normativa en Colombia, destacando acuerdos y leyes que establecen procedimientos para su elaboración y aplicación. Se describen cinco etapas para la creación de estas tablas, desde la investigación preliminar hasta su seguimiento y actualización, enfatizando la importancia de normativas como el acuerdo 39 de 2002. Además, se mencionan diversas normativas que regulan esta actividad desde la creación del archivo general de la nación en 1989.
Ensayo
- 1. NOMBRE: KEVIN ANDRESPALACIORINCON FECHA:20 DE ABRIL DE 2019 ENSAYOSOBRE TABLASDE RETENCIN DOCUMENTAL Y TABLASDE VALORACION DOCUMENTAL. ¿Qué son lasTablasde retenciónDocumental?Lastablasde retencióndocumentalsonun listadode series,consuscorrespondientestiposdocumentales,alascualesse lesasignael tiempode permanenciaencadaetapadel ciclovital de losdocumentos.Desde lacreacióndel ArchivoGeneral de lanaciónpor mediode laLey 80 del 2 de diciembre de 1989, se empiezaa fijarpolíticasy expedirreglamentosnecesariosparalaorganizaciónyla conservaciónde los documentos.El primeracuerdoque hablofrente alapresentaciónde tablasde retención documental esel AcuerdoNo.12de 1991” por el cual se fijael plazode seismesesparala presentaciónde lastablasde retencióndocumental de losórganosnacionalesdel orden central”. Añosmás adelante enel AcuerdoNo.7de 1994 por el cual se adopta y se expide el reglamento general de archivosenel Articulo23 Valoracióndocumental,dice “lasentidadesoficiales elaboraranlasrespectivastablasde retenciónde documentosapartirde su valoraciónyserá adoptadapor el comité de Archivo”,másadelante se expideel acuerdoNo.9de 1995 el cual dice:“por el cual se reglamentalapresentaciónde lastablasde retencióndocumental al archivogeneral de lanación.Ordenadoporel decretoNo.1382 de 1995”, más adelante se prorroga el plazopara la presentaciónde lastablassegúnel acuerdoNo.2de 1997. Otras normasque tienenrelaciónconlaelaboraciónypresentaciónde lastablasde retención documental son: AcuerdoNo.5 de 1997 “por el cual establecenlos requisitosmínimosparalaspersonas naturalesjurídicasde derechosprivados,que prestenlosserviciosde organizaciónde archivos, elaboraciónde tablasde retención,almacenamientoobodegaje de ladocumentaciónde las entidadespúblicas. AcuerdoNo.9 de 1997 “por el cual se reglamentael procedimientoparalaevaluaciónde las tablasde retencióndocumental” Ley 594 de 2000, “por mediode lacual se dictala leygeneral de archivosyse dictanotras disposiciones”mencionandoenel artículo24 la obligatoriedadparalasentidadesdel estado enelaborary adoptar lasrespectivastablasde retencióndocumental. CircularexternaNo001-2001, elaboraciónyadopciónde lastablasde retención documental. Acuerdo39 del 2002, “por el cual se regulael procedimientoparalaelaboraciónyaplicación de las tablasde retencióndocumental endesarrollodel artículo24 de la ley594 del 2000. Circularexterna01 del 2009. “presentaciónde lastablasretencióndocumentalytablasde valoracióndocumental al archivogeneral de lanación. Circularexterna02 del 2009. “Tablas retencióndocumental . ResoluciónNo.0128 del 2010. “por la cual se actualizalametodologíade evaluaciónde tablasde retencióndocumental yde tablasde valoracióndocumental.
- 2. Acuerdo4 del 2013. “por el cual se reglamentaparcialmente losdecretos2578 y 2609 de 2012 y se modificael procedimientoparalaelaboración,presentación,evaluación,aprobación e implementaciónde lastablasde retencióndocumental ylastablasde valoración documental”Loanterioresun recorridoenla historiade lanormatividadque se haescrito para la organizaciónyla conservaciónde losdocumentosproducidosporlasentidadesfrente a la elaboraciónyaplicaciónde lastablasde retencióndocumental.De todaslasnormas expuestasnoscentraremosenel acuerdo9del 2002. El acuerdo39 del 2002 es lanorma que nos muestralas5 etapaspara la elaboraciónyaplicaciónde lastablasde retención documental,loscualesson: PRIMERA ETAPA. Investigaciónpreliminarsobre laInstituciónyfuentesdocumentales. Esta primeraetapabusca reconstruirtodala informaciónrespectoadisposicioneslegalesy actos administrativos,relativosala creacióny cambiosde estructurade la entidad(decretos, acuerdos,resoluciones).Tambiénse consultaronlosmanualesde funcionesyprocedimientos actualizadosdentrode laestructuraorgánicade lacompañía identificandolasseccionesy subseccionesdentrodel organigrama.Tambiénse debe realizarunaEncuestadocumental mediante unaentrevistaalosfuncionariosque conformanlasecciónysubsecciones,estocon la finalidadde identificarydefinirlasunidadesdocumentalesque se producen.Paraestose puede utilizarel formatode encuestadocumentalque pusoadisposiciónel ArchivoGeneral de la Naciónensus publicaciones. SEGUNDA ETAPA.Análisise interpretaciónde lainformaciónrecolectada. Con larecopilaciónde lainformaciónexpuestaenlaprimeraetapamediante losestatutos, manualesde funcionesyprocedimientos,organigramade laentidadylaentrevista documental se realizarael respectivoanálisisidentificandolosvaloresde losdocumentosy creando:1. Codificaciónde laestructuraorgánicade laentidad.2.Conformaciónde seriesy subseries3.Elaboracióndel cuadrode clasificacióndocumental 4.Diagramade flujo documental. TERCERA ETAPA.Elaboraciónypresentaciónde laTablade RetenciónDocumental parasu aprobación. En estaetapase consolidotodala informaciónexpuestaenel Cuadrode Clasificación Documental enlaTabla de Retención,estableciendolostiemposde permanenciade la documentacióndentrodel conceptode archivototal.UnavezelaboradalaTablase presentaa losproductoresde la informaciónyal comité de archivoacompañadade la información recogidaenla etapa1 y 2 para que ellosaportenlasdiferentescorreccionesque se le debería realizar.La Tablade RetenciónDocumental deberáseradoptadaporla entidadmediante resolución,despuésde suaprobaciónyaplicadapor lasdiferentesáreasinvolucradascon obligatoriedadde cumplimiento. CUARTA ETAPA.Aplicación. Despuésde aprobadalatabla de retencióndocumentallosencargadosdel archivodeberán capacitar a todoslos funcionariosde laentidad. ETAPA QUINTA.Seguimientoyactualizaciónde lasTablasde retenciónDocumental. Los encargadosdel archivoestableceránuncronogramade seguimientoparalaverificaciónde la aplicaciónde lastablasde retencióndocumental.Estossonlospasosque hayque seguir
- 3. para la elaboraciónyaplicaciónde latablade retencióndocumental segúnel acuerdo39 del 2002. Para concluirpodemosdecirque hayque seguirunospasosmetodológicosmuyprecisos para la elaboraciónde lastablasde retencióndocumental de una entidadseade razónprivada o pública. BIBLIOGRAFÍA COLOMBIA.ARCHIVOGENERAL.Acuerdo09 (18, octubre,1995). Porel cual se reglamentalapresentaciónde lasTablasde RetenciónDocumental al ArchivoGeneral de la Nación,ordenadasporel DecretoNo. 1382 de 1995. Bogotá: El Archivo,1995. COLOMBIA. ARCHIVOGENERAL.Acuerdo039 (31, octubre,2002). Por el cual se regulael procedimientoparalaelaboraciónde lasTablasde Retención Documental endesarrollodel Artículo24de la Ley594 de 2000. Bogotá: El Archivo,2002. COLOMBIA.ARCHIVOGENERAL.Acuerdo07 (29, junio,1994). Porel cual se adopta y se expide el ReglamentoGeneral de Archivos.Bogotá:El Archivo,1994. COLOMBIA. CONGRESODE LA REPÚBLICA.Ley 80 (22, diciembre,1989).Por la cual se crea el ArchivoGeneral de laNacióny se dictan otrasdisposiciones.DiarioOficial.Bogotá,D.C,1989. no.39116. COLOMBIA. CONGRESODE LA REPÚBLICA.Ley594 (14, julio,2000). Por mediode lacual se dictala leygeneral de archivosyse dictan otrasdisposiciones.Diario Oficial.Bogotá,D.C,2000. no. 44084. p.