Gestion y control
- 1. “Año de la Inversión para el Desarrollo Rural y la Seguridad Alimentaria” UNIVERSIDAD NACIONAL DE HUÁNUCO “HERMILIO VALDIZÁN” FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES E.A.P. DE COMUNICACIÓN SOCIAL CURSO : GESTIÓN INSTITUCIONAL PROFESOR : SOTOMAYOR BACA, ANGELICA INTEGRANTES : PERALTA PAICO, Harry AÑO : IV HUÁNUCO – PERÚ 2013 DIRECCIÓN Y CONTROL
- 2. GESTION 1. Dirección La ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional, mediante la guía de los esfuerzos del grupo social a través de la motivación, la comunicación y la supervisión son la tarea de la dirección. Concepto de Dirección según, Burt K. Scanlan Consiste en coordinar el esfuerzo común de los subordinados, para alcanzar las metas de la organización. Leonard J. Kazmie La guía y supervisión de los esfuerzos de los subordinados, para alcanzar las metas de la organización. Robert B. Buchele Comprende la influencia interpersonal del administrador a través de la cual logra que sus subordinados obtengan los objetivos de la organización (mediante la supervisión, la comunicación y la motivación. Joel J. Lerner y H.A. Baker Consiste en dirigir las operaciones mediante la cooperación del esfuerzo de los subordinados, para obtener altos niveles de productividad mediante la motivación y la supervisión. 2. Que es Gestión? Conjunto de actuaciones regladas que realizan las unidades administrativas para ejercer sus funciones y que pueden ser comunes y específicas. 3. Cuáles son las formas de Mando; cuantas clases de ordenes conoces? La autoridad requiere acción de los subalternos inmediatos Es la función de poner en acción la política de la organización y hacerla eficaz. A. ÓRDENES: Son disposiciones emitidas por los jefes a los subalternos mediante el ejercicio de autoridad, las cuales deben ser cumplidas. Ordenes regulares: Ordenes irregulares: La contraorden: B. INSTRUCCIONES:
- 3. Clases de órdenes: Ordenes verbales Cuando la orden es sencilla, cuando la distancia no es un factor, cuando se requiere discreción, cuando se incluye una demostración, cuando el trabajador es inteligente. Ordenes por escrito Cuando se transmite a otro departamento, cuando se responsabiliza a un empleado, cuando se trata de cifras precisas, cuando la orden es importante y se necesita seguir con exactitud, cuando se necesita llevar un registro, cuando se tenga que citar la orden. 4. Cuáles son las bases para la toma de decisiones; explique brevemente Desde el punto de vista práctico NO EXISTE UNA TÉCNICA que sea mejor o una combinación que deba emplearse en todas las circunstancias. La selección es individual y por lo general está dictada por el criterio y conocimientos del gerente así como de los medios de que disponga. Existen varias técnicas: Unas son no cuantitativas 1. Intuición 2. Hechos 3. Experiencia 4. Opiniones consideradas Otras cuantitativas 5. Investigación de operaciones 6. Programación lineal 7. Simulación 8. Montecarlo 9. Teoría de las colas 10. Teoría de los juegos que se han venido desarrollando desde 1950. Los no cuantitativos son útiles para los problemas que tratan de los objetivos que ponen énfasis en los valores sociales. Son de naturaleza altamente personal y son considerados como la forma natural de llegar a una decisión.
- 4. 5. A que se refiere a la toma de decisiones A saber actuar, dirigir y ejecutar actividades haciendo que se cumplan las órdenes que pueden ser de rutina o aquellas que requieren de varias sesiones de trabajo para el estudio técnico; pero no es solamente escoger entre dos o más alternativas, sino también puede ser el estudio de un solo proyecto y su ejecución. Teniendo en cuenta diferentes aspectos, como lo es la frecuencia con la que se presentan. Se clasifican en cuanto a las circunstancias que afrontan estas decisiones sea cual sea la situación para decidir y como decidir. Las circunstancias del entorno existente, al momento de tomar una decisión, han sido objeto de estudios y nuevos conceptos sobre los dominios sociales donde se toman dichas decisiones. Decisiones programadas Son aquellas que se toman frecuentemente, es decir son repetitivas y se convierte en una rutina tomarlas; como el tipo de problemas que resuelve y se presentan con cierta regularidad ya que se tiene un método bien establecido de solución y por lo tanto ya se conocen los pasos para abordar este tipo de problemas, por esta razón, también se las llama decisiones estructuradas. La persona que toma este tipo de decisión no tiene la necesidad de diseñar ninguna solución, sino que simplemente se rige por la que se ha seguido anteriormente. Decisiones no programadas También denominadas no estructuradas, son decisiones que se toman ante problemas o situaciones que se presentan con poca frecuencia, o aquellas que necesitan de un modelo o proceso específico de solución, por ejemplo: “Lanzamiento de un nuevo producto al mercado”, en este tipo de decisiones es necesario seguir un modelo de toma de decisión para generar una solución específica para este problema en concreto. 6. La toma de decisiones es solo la potestad del gerente? No. También es realizada por cualquier jefe o empleado, el detalle es el grado de responsabilidad y categoría de riesgo que compromete o no los recursos y las funciones de la organización. Con frecuencia se pregunta si las organizaciones tienen normas y regulaciones relacionadas con un proceso por medio del cual un gerente puede llegar a alcanzar objetivos, políticas y estrategias. Si bien no existe un conjunto de normas únicas para cualquiera de estas funciones, todas están relacionadas con diferentes formas de decisiones, por lo cual es posible elaborar una lista de pasos que se aplican a todas las circunstancias en las que se toman decisiones. Podemos hablar entonces de un proceso básico conocido como el circuito o pasos de la toma de decisiones:
- 5. Características de La Decisión Existen cinco características de las decisiones: Efectos futuros: Tiene que ver con la medida en que los compromisos relacionados con la decisión afectarán el futuro. Una decisión que tiene una influencia a largo plazo, puede ser considerada una decisión de alto nivel, mientras que una decisión con efectos a corto plazo puede ser tomada a un nivel muy inferior. Se refiere a la velocidad con que una decisión puede revertirse y la dificultad que implica hacer este cambio. Si revertir es difícil, se recomienda tomar la decisión a un nivel alto; pero si revertir es fácil, se requiere tomar la decisión a un nivel bajo. Reversibilidad: Esta característica se refiere a la medida en que otras áreas o actividades se ven afectadas. Si el impacto es extensivo, es indicado tomar la decisión a un nivel alto; un impacto único se asocia con una decisión tomada a un nivel bajo. Impacto: Este factor se refiere a las relaciones laborales, valores éticos, consideraciones legales, principios básicos de conducta, imagen de la compañía, etc. Si muchos de estos factores están involucrados, se requiere tomar la decisión a un nivel alto; si solo algunos factores son relevantes, se recomienda tomar la decisión a un nivel bajo. Calidad: Periodicidad: Este elemento responde a la pregunta de si una decisión se toma frecuente o excepcionalmente. Una decisión excepcional es una decisión de alto nivel, mientras que una decisión que se toma frecuentemente es una decisión de nivel bajo. Tipos de decisiones en Gerencia De rutina: las mismas circunstancias recurrentes llevan a seleccionar un curso de acción ya conocido De emergencia: ante situaciones sin precedentes, se toman decisiones en el momento, a medida que transcurren los eventos. Pueden tomar la mayor parte del tiempo de un gerente. Estratégicas: decidir sobre metas y objetivos, y convertirlos en planes específicos. Es el tipo de decisión más exigente, y son las tareas más importantes de un gerente. Operativas: son necesarias para la operación de la organización, e incluye resolver situaciones de “gente” (como contratar y despedir), por lo que requiere de un manejo muy sensible
- 6. Como tomar decisiones Un gerente debe tomar la mejor decisión posible, con la información que tiene disponible (que generalmente es incompleta). Esto se puede hacer de dos formas: Decisiones intuitivas: se decide en forma espontánea y creativa. Decisiones lógicas o racionales: basadas en el conocimiento, habilidades y experiencia. La toma de decisiones, es la capacidad de elegir un curso de acción entre varias alternativas. Ahora bien, la toma de decisiones como factor importante en la vida de los seres humanos, es tan antigua como la vida misma. Todos los seres vivos, aún los más simples se enfrentan a problemas de decisión. Conforme aumenta la complejidad del ser vivo, aumenta también la complejidad de sus decisiones y la forma en que se toman, pasando de una toma de decisiones guiada instintivamente a procesos de toma de decisiones guiados por el pensamiento racional. Definitivamente, la buena toma de decisiones, en el ámbito individual, permite vivir mejor, nos otorga "algo" de control sobre nuestras vidas. Desafortunadamente, muchas personas renuncian rápidamente a su libertad natural de tomar decisiones frente a cualquier culto a cambio de una vida de ilusiones. Entretanto, "la libertad es la soberanía de un individuo para decidir su vida sin presiones, ni condicionamientos, en exclusiva función de su inteligencia y voluntad" (extraído del diálogo entre Don Quijote y Sancho Panza). En la Gerencia, la toma de decisiones es una tarea desafiante. Comparar varios cursos de acción y finalmente seleccionar la acción que se va a realizar. La calidad de las decisiones tomadas marca la diferencia entre el éxito o el fracaso. Cuando un Gerente se enfrenta a una decisión, además de conocer la situación que se presenta, debe tener la capacidad de usar información, reunir alternativas, incorporar orientación, capacidad de discernimiento, analizar y evaluar. En el pasado los Gerentes exitosos, atribuían su desempeño a la "intuición, el buen olfato, el buen ojo para el negocio". Pasados los años, se atribuyó a la "intuición y a la experiencia". Hoy en día el Gerente exitoso atribuye su éxito al "sentido común, la experiencia y los conocimientos adquiridos en su especialidad". En efecto, se asume actualmente que esos son los insumos determinantes, para que un Gerente tome decisiones pertinentes, adecuadas, viables y efectivas. El sentido común, que incluye la intuición, es la aptitud que permite actuar sobre la base del ingenio, la habilidad, la disposición de ejecutar algo con gracia y destreza, y sobre todo la capacidad de discernimiento. La experiencia, es el conocimiento adquirido en el tiempo, por el uso, por la práctica y la empatía lograda con la praxis.
- 7. El conocimiento, es la profesionalidad, a inteligencia, el rigor académico, el manejo de información, el principio de autoridad que le asigna el conocimiento. Sin embargo en el marco de las Ciencias Administrativas, se sigue estudiando a fin de encontrar el denominador común del éxito del buen Gerente. En virtud a ello, se están formulando algunas metodologías gerenciales para la toma de decisiones, entre ellas, una interesante se refriere aquella que incluye: la lógica, la racionalidad y el método. Finalmente, queda claro que en el ejercicio Gerencial la toma de decisiones ya no es una determinación al azar, se debe aplicar una metodología que incluya la lógica y la racionalidad. De este modo, el resultado de la decisión será confiable y eficiente. 7. Donde se origina la "coordinación"? Se origina de los jefes hacia los subalternos o dentro del mismo nivel del personal. El substantivo „coordinación‟ y el infinitivo „coordinar’ se derivan de los términos latinos „cum‟ (= con, conjuntamente) y „ordinare‟ (= regular, poner en una línea, ordenar), y tienen el significado de una actividad reguladora, o de ordenación sobre varios elementos, indica que se busca que distintas actividades sigan un mismo ordenamiento, se orienten a los mismos objetivos, o se eviten conflictos entre ellas. CONTROL 1. Cuál es la función del control? Observar, verificar, analizar, inspeccionar, supervisar, fiscalizar, evaluar, calificar, concluir, operar y recomendar las diferentes acciones, medidas correctivas y de sanción para que las actividades se efectúen en forma normal. 2. Por qué el control tiene un carácter concomitante? Porque se encuentra en la planificación, organización, dirección, coordinación, ejecución y en el control mismo de todas las actividades, tareas, operaciones y acciones. 3. Cuáles son las clases del control? A. De acuerdo a su naturaleza: Control previo Control concurrente Control posterior B. De acuerdo a la forma de ejecución: Control manual Control técnico-eléctrico Control simple de verificación
- 8. C. De acuerdo a la forma de aplicación: De inspección De supervisión De fiscalización De auditorias 4. Cuáles son las diferencias entre inspección, supervisión, fiscalización y auditoria? Inspección: Técnica de control que tiene por finalidad verificar in situ las diferencias e irregularidades que pudiera estar cometiendo el personal. Supervisión: Técnica de control que tiene por finalidad verificar que las actividades se realicen tal como fueron ordenados, indicadas, instruidas establecidas. Fiscalización: Técnica de control que consiste en investigar mediante documentos e inspecciones oculares los delitos que cometen las personas evacuando informes con recomendaciones. Auditoría: Técnica de control posterior que consiste en la verificación y comprobación de todas las actividades realizadas por la finalidad de detectar deficiencias. 5. Clases de auditoría? Auditoría Contable o Financiera Auditoria Administrativa Auditoria Gubernamental Auditoria Tributaria