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La guía metodológica de la Universidad Nacional de Ingeniería establece un marco para la elaboración del Manual de Organización y Funciones (MOF), enfatizando la importancia de estandarizar documentos de gestión para alcanzar objetivos institucionales. Incluye criterios de diseño, estructura del MOF, y la inclusión de funciones específicas y descripciones de cargos, así como su actualización periódica. Establece la responsabilidad de jefes y directivos en la formulación y revisión de estos documentos según normativas vigentes.
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- 1. UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERIA Oficina Central de Desarrollo Organizacional UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERÍA OFICINA CENTRAL DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL GUIA O1 - OCDO METODOLOGÌA PARA LA ELABORACIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (MOF) Enero - 2013 EsGuía Metodológica para la elaboración del MOF - 28. 01.13 28-01-2013 Página 1
- 2. UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERIA Oficina Central de Desarrollo Organizacional INDICE INDICE .....................................................................................................................02 PRESENTACIÓN ……………………………………………………………… 03 ANTECEDENTES....................................................................................................04 MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES..............................................04 CRITERIOS PARA SU DISEÑO...........................................................................05 ESTRUCTURA DEL MOF ....................................................................................05 DESARROLLO DE CADA ITEM DEL INDICE.................................................06 PRESENTACIÓN...........................................................................................06 NATURALEZA Y FINALIDAD....................................................................06 BASE LEGAL..................................................................................................06 ALCANCE.......................................................................................................06 ACTUALIZACIÓN.........................................................................................06 ESTRUCTURA ORGANICA........................................................................06 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL............................................................07 ESTRUCTURA NOMINAL...........................................................................08 CUADRO ORGÀNICO DE CARGO………………………………………09 FUNCIONES GENERALES………………………………………………..09 DESCRIPCIÓN DE CARGOS Y PERFILES..............................................10 FICHA DE DESCRIPCIÓN DE CARGO....................................................11 Guía Metodológica para la elaboración del MOF - 28. 01.13 28-01-2013 2
- 3. UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERIA Oficina Central de Desarrollo Organizacional EJEMPLO…………………………………………………………………… 12 PRESENTACIÓN Los documentos de gestión constituyen instrumentos importantes para la administración porque registran y establecen normativas que rigen la gestión institucional, contribuyendo al alcance de sus objetivos y metas establecidas. Por ello, la presente guía metodológica, elaborada por la Oficina Central de Desarrollo Organizacional (OCDO), tiene como propósito facilitar y estandarizar la elaboración de estos documentos de gestión en las dependencias de la Universidad Nacional de Ingeniería. La guía contiene: Elaboración del Manual de Organización y Funciones (MOF) . Los documentos de gestión deben ser revisados anualmente para que se ajusten a las necesidades de las dependencias, de las cuales cada jefe o directivo es responsable, según Resolución Jefatural Nº 095-95-INAP/DNR, sobre normas para la formulación de los Manuales de Organización y Funciones en la Administración Pública. Dra. Gloria T. Huamaní Huamaní Jefa de la OCDO Elaborado por: Sr. Armando R. Rodríguez Aponte; Jefe del Área de Desarrollo Administrativo Lic. Carmen P. Azurin Álvarez; Jefa del Área de Métodos y Procedimientos Sra. Elba R. Torres Rivera; Secretaria Contribución de: Lic. Vivian Romaní Franco, Centro de Extensión y Proyección Social Bach. Myriam G. Toribio Castillo, Oficina Central de Posgrado Srta. Magaly García, Centro de Infraestructura Srta. Miriam Carmen Lino Martínez, Oficina Central de Recursos Humanos Guía Metodológica para la elaboración del MOF - 28. 01.13 28-01-2013 3
- 4. UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERIA Oficina Central de Desarrollo Organizacional Sr. Pedro Suárez Porras, Secretaría General 1. ANTECEDENTES En la elaboración del MOF es importante tomar en cuenta la RESOLUCIÓN JEFATURAL Nº095-95-INAP/DNR.- Aprueba la Directiva Nº 001-95-INAP/DNR, sobre normas para la formulación de los Manuales de Organización y Funciones en la Administración Pública. En su << V. DISPOSICIONES SOBRE EL PROCESO DE FORMULACIÓN DEL MOF. 5.1. ELABORACIÓN 5.1.1. Las Jefaturas de cada una de las unidades orgánicas del segundo nivel organizacional de las entidades públicas, elaborarán los correspondientes Manuales de Organización y funciones en base a las normas y orientaciones técnicas que emita la respectiva Oficina de Racionalización o la que haga sus veces dentro del contexto dispuesto en la presente Directiva y tomando como punto de partida el correspondiente Cuadro Orgánico de Cargos, elaborado en base al CAP aprobado. 5.1.2. El responsable de la elaboración del MOF, dispondrá la recopilación de la información relacionada con la ubicación, funciones, líneas de autoridad y responsabilidad e información adicional sobre cada cargo o puesto de trabajo.>> 2. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (MOF) El Manual de Organización y Funciones es un documento normativo que describe funciones específicas a nivel de cargo o puesto de trabajo, desarrollándolas a partir de la estructura orgánica y funciones generales establecidas en el Reglamento de Organización y Funciones – ROF -; así como, en base a las previsiones de cargos, considerados en el Cuadro para Asignación de Personal (CAP). 2.1 CONSIDERACIONES O GENERALIDADES 2.1.1 UTILIDAD DEL MOF El MOF es útil porque: Guía Metodológica para la elaboración del MOF - 28. 01.13 28-01-2013 4
- 5. UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERIA Oficina Central de Desarrollo Organizacional a) Determina, funciones específicas, responsabilidades, autoridad y requisitos mínimos de los cargos, dentro de la estructura orgánica de cada dependencia. b) Proporciona información a funcionarios y servidores sobre sus funciones y ubicación dentro de la estructura general de la organización; así como, las interrelaciones formales que corresponda. c) Facilita el proceso de inducción del personal nuevo, adiestra y orienta al personal en servicio, permitiéndoles conocer con claridad, sus funciones y responsabilidades del cargo al que han sido asignados, así como aplicar programas de capacitación. 2.1.2 CRITERIOS PARA SU DISEÑO a) Cada unidad orgánica de segundo nivel organizacional, llámese Dirección General, Oficina u Órgano de nivel equivalente, elaborará su MOF en función a objetivos definidos en su plan respectivo. b) El MOF no será empleado para crear nuevas unidades orgánicas. Tampoco se utilizará para generar cargos al margen de lo establecido en el CAP. 2.2 ESTRUCTURA DEL MOF. El MOF se estructura en 4 capítulos: Capítulo I: Generalidades Capítulo II: Diseño Orgánico Capítulo III: Funciones Capítulo IV: Descripción de cargos y perfiles. Contenido de cada capítulo. CAPITULO I: GENERALIDADES. Artículo 1º.- Naturaleza y Finalidad. Artículo 2º.- Base Legal. Artículo 3º.- Alcance. Artículo 4º.- Actualización. CAPITULO II: DISEÑO ORGÁNICO. Artículo 5º.- Estructura Orgánica. Artículo 6º.- Organigrama Estructural. Artículo 7º.- Estructura Nominal. Artículo 8º.- Cuadro Orgánico de Cargos. CAPITULO III: FUNCIONES. Artículo 9º.- Funciones Generales Artículo 10º.- Funciones de la Jefatura. Artículo 11º.- Funciones de los Órganos de Línea. Artículo 13°.-Funciones del Área de Apoyo Administrativo. Guía Metodológica para la elaboración del MOF - 28. 01.13 28-01-2013 5
- 6. UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERIA Oficina Central de Desarrollo Organizacional CAPITULO IV: DESCRIPCIÓN DE CARGOS Y PERFILES. 3. DESARROLLO DE CADA ITEM DEL INDICE 3.1 PRESENTACIÓN. Aquí se señalará en términos generales, la importancia del MOF. 3.2 NATURALEZA Y FINALIDAD. Señalar el tipo de Unidad Orgánica (Dependencia o Facultad), si es de control, asesoría, apoyo o línea. Contribuir a una adecuada división de trabajo, fijando su organización interna e indicando en forma clara, precisa y completa o autoridad, responsabilidad, funciones, atribuciones, coordinación y canales de comunicación de cada cargo que la integra. 3.3 BASE LEGAL. Se puntualiza el o los dispositivos legales que ampara la existencia de la Facultad y/o dependencia. - Ley Universitaria N° 23733, que dispone la reestructuración de la Universidad Peruana en su organización académica y administrativa. - Estatuto de la Universidad Nacional de Ingeniería. - Decreto Supremo Nº 043-2006-PCM del 28-07-06. “Lineamientos para la Elaboración y Aprobación del Reglamento de Organización y Funciones – ROF, por parte de las entidades de la administración pública”. - ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado, Ley Nº 27658 aprobada el 29 de enero de 2002. - Ley No.27444 de Procedimiento Administrativo General de 21.03.2001. - Resolución Jefatural Nº 095-INAP/DNR, que aprueba la Directiva Nº 001-95-INAP/DNR, “Normas para la elaboración del Manual de Organización y Funciones en la Administración Pública” del 03 de julio de 1995. - Resolución Rectoral de Creación Nº xxx 3.4 ALCANCE. El ámbito de aplicación de cada MOF, abarca todos los cargos de las unidades orgánicas de la facultad y/o dependencia. 3.5 ACTUALIZACION. El MOF se actualiza a solicitud del jefe de la dependencia o de la OCDO. 3.6 ESTRUCTURA ORGANICA. Conformación estructural del órgano, sobresaliendo los órganos de línea y los desconcentrados, según sea el caso, hasta el tercer nivel organizacional. Guía Metodológica para la elaboración del MOF - 28. 01.13 28-01-2013 6
- 7. UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERIA Oficina Central de Desarrollo Organizacional EJEMPLO: Organo de Dirección Jefatura uuu Órgano de Apoyo Área de yyy Órgano de Asesoría No aplica. Órgano de Línea. - Departamento qqq - Departamento zzz 3.7 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL Contendrá la gráfica de la Unidad Orgánica. EJEMPLO: Guía Metodológica para la elaboración del MOF - 28. 01.13 28-01-2013 7
- 8. UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERIA Oficina Central de Desarrollo Organizacional 3.8 ESTRUCTURA NOMINAL. Denominación de cargos por cada Unidad Orgánica. EJEMPLO: Guía Metodológica para la elaboración del MOF - 28. 01.13 28-01-2013 8
- 9. UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERIA Oficina Central de Desarrollo Organizacional 3.9 CUADRO ORGANICO DE CARGOS Consigna cargos o puestos de trabajo, comprendidas en la ESTRUCTURA NOMINAL y Cuadro Para Asignación de Personal (CAP) aprobado y vigente. Se coloca observaciones de CARGOS que estén OCUPADOS, VACANTES, PREVISTOS. Nota: En el levantamiento de información se coloca a todas las personas que laboran. Ejemplo 3.10 FUNCIONES GENERALES. Conjunto de acciones fundamentales o actividades globales, que deben realizar las facultades, dependencias, órganos desconcentrados y centros de producción, para concretar su finalidad u objetivos establecidos. Guía Metodológica para la elaboración del MOF - 28. 01.13 28-01-2013 9 DENOMINACIÓN DE LA UNIDAD ORGÁNICA CARGO ESTRUCTURAL CARGO CLASIFICADO TOTA L OBSERVACION ES Jefatura Jefe de la uuu Secretaria. Técnico Administrativo III 01 01 Docente Área de yyy Coordinador de Área. Asistente Xxx Xxx 01 01 Nivel F-2 Previsto Departamento de qqq Jefe de Departamento. Especialista qqq. Xxx Xxx 01 01 Nivel F2 Vacante Departamento en zzz Coordinador de Departamento. Especialista en xx 01 Previsto
- 10. UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERIA Oficina Central de Desarrollo Organizacional 3.11 DESCRIPCIÓN DE CARGOS Y PERFILES Se describen las funciones específicas de cargos previstos y presupuestados, según orden de importancia, se debe considerar en todos los casos como última función la siguiente: “Realizar otras funciones, en materia de su competencia que le asigne…. (Poner el nombre del cargo del jefe inmediato” Si existen cargos iguales en una misma unidad orgánica y con similares funciones, basta describir un solo cargo y anotar en la parte “Denominación de Cargo”, el total de cargos. En caso de existir diferencias de funciones, describir cada uno por separado. 3.11.1 HOJA DE DESCRIPCION DE CARGO a) IDENTIFICACION DE CARGO. - Unidad Orgánica.- Se colocará Unidad, Área, Equipo, al cual pertenece el cargo. - Cargo estructural.- Se colocará el Cargo Estructural o Clasificado (Según la denominación de la Boleta de Remuneraciones). b) FUNCIONES ESPECÍFICAS. Actividades que realiza. c) LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD, De la forma siguiente: - Depende directamente de……………. - Tiene mando directo sobre los siguientes cargos………… d. COMPETENCIAS. Se anotarán las competencias y requisitos mínimos que cada cargo requiere para el desempeño de sus funciones: − Competencias y Requisitos Mínimos: Título o Grado alcanzado. − Nivel Educativo: Estudios, educación secundaria, profesión, maestría. − Capacitación y actualización: últimos cursos asistidos. − Experiencias. − Habilidades. Dichos requisitos serán más exigentes en la medida que aumenta el nivel de la complejidad de las funciones. EsGuía Metodológica para la elaboración del MOF - 28. 01.13 28-01-2013 Página 10
- 11. UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERIA Oficina Central de Desarrollo Organizacional 3.11.2 FICHA DE DESCRIPCIÓN DE CARGO I.- IDENTIFICACIÓN: UNIDAD ORGÁNICA: CARGO ESTRUCTURAL: II.- FUNCIONES ESPECÍFICAS: a) b) c) III.- LINEA DE AUTORIDAD Y r ESPONSABILIDAD: DEPENDE DE: EJERCE MANDO- SUPERVISIÓN: IV.- COMPETENCIAS Y REQUISITOS MÍNIMOS: NIVEL EDUCATIVO: CAPACITACION Y ACTUALIZACION EXPERIENCIA: HABILIDADES: EJEMPLO: Guía Metodológica para la elaboración del MOF - 28. 01.13 28-01-2013 11
- 12. UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERIA Oficina Central de Desarrollo Organizacional IDENTIFICACIÓN DECARGO: UNIDAD ORGÁNICA: Departamento de Organización y Métodos. CARGO ESTRUCTURAL: Especialista de Racionalización. II.- FUNCIONES ESPECÍFICAS: a) Evaluar el impacto en el mejoramiento de los procesos automatizados, mostrando un análisis costo beneficio o costo eficacia. b) Estudiar los procesos para identificar oportunidades de mejora en la reducción de costos. c) Elaborar propuestas técnicas de reducción de costos en la ejecución de procesos, mostrados en el Texto Único de Procedimientos (TUPA) d) …. e) …… f) ……. g) ……. h) Realizar otras funciones en materia de su competencia que le asigne el Coordinador del Departamento. III.- LINEA DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD: DEPENDE DE: Coordinador del Departamento de Organización y Métodos. EJERCE MANDO SUPERVISIÓN: No Aplica. IV.- COMPETENCIAS Y REQUISITOS MÍNIMOS: NIVEL EDUCATIVO: Ingeniero industrial o Licenciado en Administración o Economista. CAPACITACION Y ACTUALIZACION: − Presupuesto basado en resultados − Conocimiento de teoría de restricciones (TOC) − Conocimiento de Business process managment (BPM) − Cursos de sistemas de costos ABC − Elaboración de modelos de procesos (mapas y flujogramas). EXPERIENCIA: − Dos años en elaboración de costos y presupuestos. − Un año en elaboración de modelos de procesos (mapas y flujogramas). HABILIDADES: − Capacidad de comunicación. Habilidades para la negociación. GRACIAS. Guía Metodológica para la elaboración del MOF - 28. 01.13 28-01-2013 12
- 13. UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERIA Oficina Central de Desarrollo Organizacional Cualquier sugerencia a ocdo@uni.edu.pe Guía Metodológica para la elaboración del MOF - 28. 01.13 28-01-2013 13