Informatica proyecto

mayo 31

Atención
al cliente 2011
La atención al cliente, trae muchos beneficios en cuanto su trato y Metodología
deficiencias en el servicio que vas a ofrecer en un hotel y como se de atención al
das a los respectivos clientes.
público

Atención Al Cliente

Contenido
ATENCION AL CLIENTE ............................................................................................................ 2
Un cliente: .......................................................................................................................................... 2
Conocer al cliente ............................................................................................................................. 3
Porqué se pierden los clientes? ..................................................................................................... 3
¿Qué busca obtener el cliente cuando compra? ......................................................................... 3
Las Grandes Empresas y el servicio al consumidor ................................................................... 3
EL SERVICIO................................................................................................................................ 5
Características del servicio ............................................................................................................. 6
ATENCION AL PÚBLICO............................................................................................................ 7
LA COMUNICACIÓN EFECTIVA .............................................................................................. 8
El uso del teléfono ............................................................................................................................ 9
La habilidad de escuchar .............................................................................................................. 10
La habilidad de preguntar ............................................................................................................. 11
El trato con el cliente ...................................................................................................................... 11

Laura Marcela Ramírez Carvajal Grupo: 25 Informática y Convergencia


ATENCION AL CLIENTE

Un cliente:

 Es la persona más importante de nuestro negocio.
 No depende de nosotros, nosotros dependemos de él.
 Nos está comprando un producto o servicio y no haciéndonos un
favor.
 Es el propósito de nuestro trabajo, no una interrupción al mismo.
 Es la parte más importante de nuestro negocio y no alguien ajeno al
mismo.
 Es una persona que nos trae sus necesidades y deseos y es nuestra
misión satisfacerlo.
 Es merecedor del trato más cordial y atento que le podemos brindar.
 Es alguien a quien debemos complacer y no alguien con quien
discutir o confrontar.
 Es la fuente de vida de este negocio y de cualquier otro



Conocer al cliente

Cada empresario debe responder preguntas tales como: ¿Para qué mejorar
la atención a mis clientes?, ¿Cómo hacerlo?, ¿Con quién?, ¿Me traerán
ventajas o desventajas esos cambios?.

Por otra parte, al consumidor ya "no le venden" nada sino que él decide y
exige libremente dónde, qué, cómo y cuánto comprar. No habrá llegado
para el pequeño y mediano empresario la hora de preguntarse cosas como:
¿Soy consciente de esto? ¿Qué hago para que los consumidores "me elijan
a mi"?.

Porqué se pierden los clientes?

En primer lugar debemos conocer que requiere un cliente de nuestra
empresa. El siguiente listado enumera una serie de valores apreciados por
los consumidores a la hora de realizar una compra. Pensemos por un
momento en nosotros mismos, ocupando el rol de consumidores, para
verificar si estamos o no de acuerdo con los mismos.

¿Qué busca obtener el cliente cuando compra?

- Un precio razonable
- Una adecuada calidad por lo que paga
- Una atención amable y personalizada
- Un buen servicio en la entrega del domicilio
- Un horario cómodo para ir a comprar
- Cierta proximidad geográfica
- Posibilidad de comprar a crédito
- Un local cómodo y limpio

Las Grandes Empresas y el servicio al consumidor

El fundamento económico está sustentado en el logro de beneficios por la
alta tasa de rotación de sus artículos, en establecer márgenes pequeños de
utilidades para aumentar esa velocidad de rotación de los productos y lograr
economías de escala por los grandes volúmenes de compra o producción
propia.

Lo que importa es vender la mayor cantidad de productos posible, sin
preocuparse demasiado que es lo que se vende ni a quien se lo vende.



En esta lógica comercial lo que importa es todo aquello que aumente los
costos.

Si se hace demasiado hincapié en los servicios al cliente, sus costos en
general tienden a incrementarse notablemente y pierden competitividad.

Desde la perspectiva del cliente, comprar en estos centros comerciales
tiene ventajas y desventajas.

Ventajas:

 Precios bajos
 Amplia variedad de productos en el mismo espacio físico
 Menores gastos de compra
 Playa de estacionamiento propia
 Compras a crédito

Desventajas:

 Importante limitación en servicios al cliente
 Despersonalización de quién compra
 El consumidor se encuentra sin consulta ni asesoramiento alguno.
 En estos grandes centros de ventas, generalmente en muchos
rubros hay falta de marcas líderes.
 El cliente debe hacer colas para pagar, perdiendo un tiempo valioso.

Por ello, algunos de los valores diferenciales más importantes que tienen
las micro y pequeñas empresas, frente a las grandes corporaciones,
supermercados, hipermercados, etc.; son los servicios y la atención
personalizada.

Hay que utilizar las variables del marketing y trabajar sobre:

 El diseño del producto/servicio.
 La exhibición y sus mil variantes.
 El precio y sus alternativas.
 La comunicación, sus medios y posibilidades. Hacer un uso intensivo
de la base de datos como una herramienta habitual.
 La confección creativa y dinámica de vidrieras.
 Utilizar folletería para llegar al cliente con promociones, premios,
bonos, etc.
 Muy buena presencia y alta imagen personal.
 Orden, prolijidad y organización en las funciones del personal.
 Mucha acción creativa en los puntos de venta.
 Muy cuidada gráfica en todo el local de atención al público.
 Hay que consultar a los clientes sobre sus deseos y necesidades.



 Participación y organización habitual de eventos.

EL SERVICIO

El servicio es el conjunto de prestaciones que el cliente espera, además del
producto o servicio básico.

El servicio es algo que va más allá de la amabilidad y de la gentileza. El
servicio es "un valor agregado para el cliente", y en ese campo el cliente es
cada vez más exigente.

En la percepción de la calidad del servicio influyen también los símbolos
que rodean al producto:

1. El pescado parece más fresco cuando se lo presenta sobre una
cama de hielo.
2. Se suele juzgar la competencia de un médico por su sala de espera.
3. El precio. La exigencia de calidad aumenta en relación directa con el
precio.
4. Cuándo el cliente recibe poca información sobre lo que va a comprar,
percibe que el producto o servicio es de menor calidad.

Por lo general las pequeñas empresas no están en condiciones de ganar
una batalla competitiva basada en los precios. En este juego siempre hay
un competidor más poderoso que puede hacerlo mejor.

El precio pocas veces constituye una ventaja competitiva. Incluso desde la
perspectiva del desarrollo tecnológico, cuando alguien logra algo novedoso,
al poco tiempo lo alcanzan los demás.



En las posibilidades de diferenciación, la orientación al servicio, es decir el
"saber hacer" es la que se lleva la "parte del león".

Algunos ejemplo:

a. Ofrecer una habitación en un hotel no consiste en disponer de una
cama y un baño. Incluye también el servicio de restaurante, bar,
personal de recepción, servicios de reservas para distintas
atracciones, cambios de moneda, etc.
b. El corte de pelo a un cliente debe estar adaptado al tipo de persona,
que en algunos casos prefiere una atención rápida y no les gusta
esperar, otros quieren estar a la moda y buscan además placer y
descanso donde el servicio, por ejemplo, se acompaña con una taza
de café.
c. Quién acude a un banco en busca de un crédito, espera una buena
atención confidencial, información instantánea y completa sobre la
operación a realizar, previsión de cambios y obligaciones a satisfacer
para que luego no existan "sorpresas desagradables".

La comunicación desempeña un papel importantísimo en el éxito de una
estrategia de servicio. Es el vehículo indispensable para ampliar la clientela,
conseguir lealtad, motivar a los empleados y darles a conocer las normas
de calidad que deben poner en práctica.

La comunicación es la única forma de hacer conocer la ventaja de la
empresa en relación a sus competidores. Es la que permite ocupar un lugar
en la mente de los consumidores (posicionamiento).

La compañía de aviación alemana Lufthansa para afirmar su "saber hacer"
en cuanto a organización, puntualidad y eficacia; mediante la publicidad
muestra a dos técnicos delante de un avión con el texto "En Lufthansa el
servicio comienza mucho antes de su primer cóctel".

La comunicación debe ajustarse a la magnitud del servicio que se brinda.
Una promesa que aumente desmesuradamente las expectativas del cliente,
provoca decepción y con frecuencia la pérdida del mismo cuando no se
cumple acabadamente.

Características del servicio

Intangible: no se puede tocar, sentir, escuchar y oler antes de la compra.
Inseparable: se fabrica y se consume al mismo tiempo.
Variable: depende de quién, cuándo, cómo y dónde se ofrece.
Perecedero: No se puede almacenar.



ATENCION AL PÚBLICO

Toda persona que trabaja dentro de una empresa y toma contacto con el
cliente, la misma aparece identificada como si fuera la organización misma.

Estadísticamente está comprobado que los clientes compran buen servicio
y buena atención por sobre calidad y precio.

Brindar un buen servicio no alcanza, si el cliente no lo percibe. Para ello es
necesario tener en cuenta los siguientes aspectos que hacen a la atención
al público.

 Cortesía: Se pierden muchos clientes si el personal que los atiende
es descortés. El cliente desea siempre ser bien recibido, sentirse
importante y que perciba que uno le es útil.
 Atención rápida: A nadie le agrada esperar o sentir que se lo
ignora. Si llega un cliente y estamos ocupados, dirigirse a él en forma
sonriente y decirle: "Estaré con usted en un momento".
 Confiabilidad: Los cliente quieren que su experiencia de compra
sea lo menos riesgosa posible. Esperan encontrar lo que buscan o
que alguien responda a sus preguntas. También esperan que si se
les ha prometido algo, esto se cumpla.
 Atención personal: Nos agrada y nos hace sentir importantes la
atención personalizada. Nos disgusta sentir que somos un número.
Una forma de personalizar el servicio es llamar al cliente por su
nombre.
 Personal bien informado: El cliente espera recibir de los empleados
encargados de brindar un servicio, una información completa y
segura respecto de los productos que venden.
 Simpatía: El trato comercial con el cliente no debe ser frío y distante,
sino por el contrario responder a sus necesidades con entusiasmo y
cordialidad.



LA COMUNICACIÓN EFECTIVA

Cuando nos comunicamos con alguien no solamente emitimos un
mensaje, también recibimos una respuesta y
nuevamente comunicamos ante esa respuesta. Todo ello se realiza con
palabras, gestos, pensamientos y sentimientos.

Las comunicaciones comprende el conjunto de actividades que se
desarrollan con el propósito de informar y persuadir, en un determinado
sentido, a las personas que conforman los mercados objetivos de la
empresa.

En términos generales podemos agrupar dos tipos de comunicación:

a. Comunicación verbal: Es la que expresamos mediante el uso de la
voz:
Saludar al cliente con calidez. Esto hará que el cliente se sienta
bienvenido.
Ser precisos. No se deben utilizar frases como "Haré lo que más
pueda". El cliente no entiende que es "lo que más podemos".
No omitir ningún detalle. Cuando le diga a un cliente que el
producto cuesta $ 40,00; eso es lo que él espera que le cobren. Si
existen cargos adicionales hay que decírselo por anticipado.
Pensar antes de hablar. Cuanto más sepamos acerca del cliente,
mejor lo vamos a atender. Pensar en lo que se va a decir antes de
comenzar a hablar nos dará la posibilidad de transmitir nuestro
mensaje.
b. Comunicación no verbal La comunicación es mucho más que las
palabras que utilizamos; éstas, en realidad, constituyen un canal
relativamente débil o menos impactante para dar y recibir mensajes.
Investigaciones recientes demuestran que en una disertación, una
comunicación personal ante un grupo de individuos, el 55 % del



impacto de transmisión se concreta a través del lenguaje corporal y
los gestos, el 38 % llega mediante el tono de voz, cadencia, etc. y
sólo el 7 %, a través del contenido y el significado de las palabras.

Utilicemos la sonrisa, postura, vestimenta, gestos, que son ejemplos de la
comunicación no verbal, para capitalizar la satisfacción del cliente.

El uso del teléfono

Una de las formas de tomar contacto con el cliente es mediante el uso del
teléfono. Es muy importante la forma en que establecemos la comunicación
y el tono de la conversación. Antes de iniciar el tratamiento del tema, el
diálogo con la persona que está del otro lado de la línea debe iniciarse
siguiendo estos pasos elementales:

1. Saludar al interlocutor
2. Dar el nombre de la empresa y cargo o departamento
3. Decir nuestro nombre (habla Fulano de Tal.....)
4. Ofrezcamos ayuda (Por ejemplo: "¿en que le podemos ayudar?...)

Antes de tomar el auricular, debe haber una disposición entusiasta de la
persona que atiende. Luego se debe escuchar cuidadosamente para
descubrir que es lo que desea nuestro interlocutor:

 Hacer una pregunta o consulta.
 Expresar una objeción
 Hacer un planteo

Las objeciones expresan el desacuerdo del cliente que las utiliza para evitar
o dilatar la compra. Las objeciones hay que responderlas "no ignorarlas",
tratando de emplear argumentos que las neutralicen o minimicen.

La buena atención telefónica tiene una serie de requisitos que se deben
cumplir para lograr ese objetivo.

 Comprender todas las funciones del teléfono.
 Contestar el teléfono tan pronto sea posible.
 Mantener el micrófono del receptor alineado frente a la boca y hablar
con claridad.
 Evitar los ruidos innecesarios.
 Mientras se habla por teléfono, no beber, no comer, ni masticar goma
de mascar.
 No hablar con terceros mientras se está atendiendo una llamada.
 Se debe pedir consentimiento para hacer esperar al cliente.
 Hay que utilizar el botón de espera (HOLD) cuando hagamos esperar
a un cliente.



 No dejar al cliente esperando mucho tiempo en la línea. Se irrita y
fastidia. Se predispone mal.

En muchas oportunidades debemos evaluar no solamente LO que decimos,
sino COMO lo decimos.

Hay que eliminar frases como: "Usted tendrá que...", o "No puedo ayudarlo,
tendrá que hablar con la administración".

Lo correcto es decir: "Puedo comunicarlo con el departamento de
administración". "No hay que dar detalles innecesarios".

El cliente no necesita saber que el dueño de la empresa tiene su mujer
enferma o fue a buscar a su hijo al colegio.

"Evitar la palabra debería”

No hay que decirle al cliente que el encargado de ventas "debería llegar en
una hora" si no estamos seguro.

Lo correcto es tomar el nombre y teléfono del cliente y llamar cuando vuelve
el encargado de ventas.

"No mencionar otras quejas".

No se puede excusar diciendo, "no puede ayudarlo, ahora está atendiendo
otra queja...".

La habilidad de escuchar

Una de las partes esenciales de la comunicación es saber escuchar. Va
más allá de lo que nosotros oímos con nuestros oídos. Significa escuchar
con la mente.

Hay que escuchar los hechos y los sentimientos. Porque la gente se
expresa con ambos elementos. Por ejemplo: "La videofilmadora que compré
se descompuso durante el viaje de vacaciones y perdí la oportunidad de
grabar paisajes y situaciones que jamás voy a tener la posibilidad de
repetir".

La respuesta tiene que contemplar hechos y sentimientos.

Es necesario involucrarse activamente en la conversación. Comprender lo
que está diciendo el cliente, y con gestos y palabras transmitirle que
comprende la situación y ofrecer las soluciones que están dentro del
compromiso de venta.



Mientras se atiende al cliente, no hay que distraerse. Ni tampoco permitir
que otros empleados, clientes o cosas que estén sucediendo dispersen
nuestra atención. Eso muestra al cliente que "él" es importante y nos
estamos ocupamos de su problema.

Hay que esperar que el cliente termine de hablar antes de formular la
respuesta. Se debe evitar interrumpir y contestar apresuradamente. No hay
que perder ni una palabra de lo que el cliente tiene para decirnos.

No se debe prejuzgar. En general la apariencia o aspecto exterior de un
cliente no debe ser la pauta para juzgar si puede o no comprar un producto
o servicio; porque se corre el riesgo de perder una venta importante. "Las
apariencias engañan".

La habilidad de preguntar

En todos los casos hay que escuchar lo que el cliente "dice" pero también lo
que "no dice".

Muchas veces los clientes tienen dificultad para expresarse, nuestra
responsabilidad es llegar al verdadero asunto. ¿De qué forma?, indagando.
¿Cómo?, formulando preguntas ABIERTAS o generales
o CERRADAS específicas.

Las preguntas ABIERTAS sirven para:

1. Establecer necesidades
2. Definir problemas
3. Comprender pedidos
4. Obtener más información

Se utilizan preguntas CERRADAS para:

1. Clarificar lo que se ha dicho
2. Hacer que el cliente preste su conformidad
3. Resumir una conversación o confirmar un pedido

El trato con el cliente

El cliente discutidor : Son agresivos por naturaleza y seguramente no
estarán de acuerdo o discutan cada cosa que digamos. No hay que caer en
la trampa. Algunos consejos que sirven de ayuda para tratar este tipo de
clientes:

 Solicitarle su opinión.



 Hablar suavemente pero firme.
 Concentrar la conversación en los punto en que se está de acuerdo.
 Contar hasta diez o más......

El cliente enojado: Cuando se trata este tipo de clientes no hay que negar
su enojo y decirle, "No hay motivo para enojarse". Esto lo enojará más.
Algunas formas de manejar la situación son:

 Ver más allá del enojo
 No ponerse a la defensiva
 No involucrarse en las emociones
 No provocar situaciones más irritantes
 Calmar el enojo
 No hay que prometer lo que no se puede cumplir
 Analizar a fondo el problema
 Hay que ser solidario
 Negociar una solución

El cliente conversador: Estas personas pueden ocupar mucho de nuestro
tiempo. Además de entrar a comprar algo, nos cuentan la historia de su
vida. No hay que tratar de sacárselo de encima de un plumazo, se debe
demostrar interés y tener un poco de paciencia, ya que el motivo real de su
comportamiento es que se encuentran solas.

El cliente ofensivo: El primer pensamiento que se nos cruza al tratar con
individuos ofensivos es volverse "irónico" o "ponerlos en vereda". ¡NO LO
HAGA!. Lo mejor es ser amables, excepcionalmente amables. Esto los
descoloca y hacer bajar el nivel de confrontación.

El cliente infeliz: Entran en un negocio y hacen esta afirmación: "Estoy
seguro que no tienen lo que busco". Estas personas no necesariamente
tienen un problema con nosotros o con la empresa, su conflicto es con la
vida en general. No hay que intentar cambiarlos, se debe procurar de
mejorar la situación, mostrarse amable y comprensivo, tratando de
colaborar y satisfacer lo que están buscando.

El que siempre se queja: No hay nada que le guste. El servicio es malo,
los precios son caros, etc. etc. Hay que asumir que es parte de su
personalidad. Se debe intentar separar las quejas reales de las falsas.
Dejarlo hablar y una vez que se desahogue encarrilar la solución teniendo
en cuenta el tema principal.

El cliente exigente: Es el que interrumpe y pide atención inmediata. Esta
reacción nace de individuos que se sienten inseguros y de esta forma creen
tener más control. Hay que tratarlos con respeto, pero no acceder a sus
demandas.



El cliente coqueteador: Las insinuaciones, comentarios en doble sentido
con implicancias sexuales, pueden provenir tanto de hombres como de
mujeres. Se debe mantener una actitud calma, ubicada y de tipo profesional
en todo momento. Ayudarles a encontrar lo que buscan y así se van lo más
rápido posible.

El que no habla y el indeciso: Hay que tener paciencia, ayudarlos, no
hacerles preguntas donde su respuesta tiene que ser muy elaborada.
Sugerirles alternativas y colaborar en la decisión.

La buena calidad en la atención crea nuevos clientes y mantiene la lealtad
con los propios. Ello se logra poniendo en práctica éstos y otros conceptos
cuya aplicación debe superar las expectativas pautadas, logrando
sorprender al cliente por darle más de lo que esperaba, en síntesis,
estaremos logrando la excelencia.

CALIDAD: "Es dar al cliente lo que se prometió"

EXCELENCIA: "Es sorprender al cliente, dándole más de lo que se le
prometió".



Glosario

A

agresivos · 10

C

cóctel · 5
colas · 4
competitividad. · 3

H

hincapié · 3
HOLD) · 8

I

insinuaciones · 11
Intangible · 6

L

Lufthansa · 5

M

marketing · 4
minimicen · 8

O

objeciones · 8

P

Perecedero · 6



R

rol · 2

S

síntesis · 12

T

tecnológico · 5

V

videofilmadora · 9


Bibliografía
Caja de herramientas. (12 de 03 de 2011). Recuperado el 12 de 03 de 2011, de
http://www.infomipyme.com/Docs/GT/Offline/administracion/acliente.htm

Brown, A. (1992). Gestión de la Atención al Cliente. Madrid (España): Ediciones
Diaz de Santos, S.a.


Anexo

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