Informe Dirección de Gestión Documental dic 2014
- 1. DIRECCIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL PROYECTO:MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL Diciembre del 2014
- 2. ¿ CÓMO VAMOS A TERMINAR EL AÑO 2014?
- 3. MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL 100% Cumplimiento del plan de desarrollo 8,05% (100%) 11,66% (97,17%) 21,776% (80%) 12,308% (58,032%) 22,064% (70%) PORCENTAJE DE AVANCE
- 4. ¿ Cómo terminaremos el 2014? Actividades de alto impacto Para tener en cuenta: Ejecución presupuestal 100% Reintegración de $60.000.000 de escáner Ahorro a través de Outsourcing de impresión de alrededor de $ 300.000.000 /2014 Centro Administrativo La Alpujarra Distancia 10,376 Km aprox. Distancia 2,819 Km aprox. Avance 2014 = 7,557 Km ( 63,62%) Avance 2012 - 2013 = 1,5 Km ( 12,64%) El avance en el cuatrienio ha sido del 76,26%
- 5. Indicadores Oportunidad en la entrega de la correspondencia recibida Error en el direccionamiento de la correspondencia recibida Radicación de Externos Transferencias PQRS ¿ Cómo terminaremos el 2014 en la Dirección? Seguimiento y control
- 6. ¿ Cómo terminaremos el 2014 en la Dirección? Modernización de espacios de trabajo Implementación del OVA (Objeto Virtual de Aprendizaje) Implementación del digiturno Cambio en taquillas
- 7. ¿ Cómo terminaremos el 2014 en el Archivo Histórico?
- 8. HALLAZGOS Visita por parte del AGN Hallazgos Vs Avance Secretaría de Educación-Dirección de Gestión y Apoyo Administrativo AVANCES Base de datos en Excel, implementar el Formato Único de Inventario Documental (FUID), en el Archivo de Gestión para la serie documental Historias Laborales. Se verifica que en la Secretaría de Educación - Dirección de Gestión y Apoyo Administrativo en la oficina donde se custodia y conservan las Historias Laborales, si relacionan las historias laborales en el Formato Único de Inventario Documental. Revisar la hoja de Control para Normalizar en todas la Oficina A la fecha la Dirección de Gestión de Documental se encuentra en proceso de normalizar la Hoja de Control para la Administración Departamental. En la oficina se encuentra un Fondo Acumulado el cual deben intervenir de acuerdo a las fechas del Plan de Mejoramiento Archivístico. La Secretaría de Educación tiene planeado para el año 2015, realizar una contratación que permita la organización y el reconocimiento del Fondo Acumulado que se encuentra ubicado en la oficina de Historias Laborales. Se evidencia un Archivador con documentos pertenecientes a Historias Laborales y Documentación Administrativa sin clasificación, ordenación e inventario documental. Este archivo se encuentra en intervención por parte de la Dirección de Gestión y Apoyo Administrativo, para que los documentos que se encuentren allí, formen parte de las historias laborales.
- 9. HALLAZGOS Visita por parte del AGN Hallazgos Vs Avance Secretaría General-Subsecretaria Logística AVANCES Base de datos en Excel, implementar FUID en el Archivo de Gestión para la Serie Documental Contratos. Se socializa a la servidora publica responsable del manejo del archivo el diligenciamiento del FUID, a la fecha se encuentra actualizando este formato. Implementar la Hoja de Control teniendo en cuenta el Acuerdo 05 de 2013. A la fecha la Dirección de Gestión de Documental se encuentra en proceso de normalizar la Hoja de Control para la Administración Departamental.
- 10. ¿ CUÁL ES NUESTRO PLAN DE ACCIÓN PARA EL 2015 EN LA DIRECCIÓN?
- 11. Iniciar el proceso de elaboración de Tablas de Valoración Documental. Continuar con el almacenamiento de los documentos Programa de Gestión Documental Plan de Acción para el
- 12. Continuar la capacitación y acompañamiento a los municipios en Gestión Documental, para garantizar y seguir aumentando el nivel de cumplimiento en el Índice de Gobierno Abierto IGA Plan de Acción para el
- 13. Plan de Acción para el 8%
- 14. Apoyar a las unidades administrativas de la Gobernación en la aplicación de las Tablas de Retención Documental. Fortalecer el proceso de la transferencias de las unidades administrativas al archivo central. Evaluar las Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental de municipios y entidades públicas. TRD Iniciar la actualización de las Tablas de Retención Documental de la Gobernación de Antioquia. Consolidar los inventarios de las transferencias que se custodian y conservan en la dirección a través de la digitalización. Plan de Acción para el
- 15. Fortalecer el equipo de radicación de taquillas con personas con calidad de servicio, puntualidad y trabajo en equipo. Fortalecer los encargados de los archivos de gestión de las unidades administrativas en archivística, liderado por la dirección. Fortalecer los procesos de radicación (actos administrativos, externos) Fortalecer el uso de la FIRMA DIGITAL. Apoyar a las unidades administrativas para eliminar los fondos acumulados que hayan quedado en el 2014 Un sueño: Generar un Web-service con EPM Plan de Acción para el
- 16. ¿ CUÁL ES NUESTRO PLAN DE ACCIÓN PARA EL OTRO AÑO EN EL ARCHIVO HISTÓRICO ?
- 17. Plan de Acción para el Entrar en servicio el uso de MERCURIO para los usuarios de Archivo Histórico en la sala de consulta e internet. Migrar los índices que se tienen en Excel a MERCURIO. Proyecto: a través del consejo de patrimonio cultural, la conservación, preservación y restauración documental; además de la conservación, preservación y digitalización del archivo memoria visual de Antioquia Normalizar los procesos de uso de los documentos para asuntos pedagógicos, comerciales y exposiciones, al igual que el proceso de reproducción de planos, fotografías, filmina y escrituras autenticadas.
- 18. ¡GRACIAS!