InteleFac
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El documento detalla cómo íntelefac facilita la gestión avanzada de documentos de negocio mediante tecnología digital, mejorando la competitividad, la comunicación y la seguridad legal. Se enfatiza los beneficios de la facturación telemática, que reduce costos y tiempos en comparación con métodos tradicionales. También se destacan las capacidades de personalización y compatibilidad del sistema, así como su integración con otros sistemas ERP para optimizar procesos empresariales.
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- 1. ÍnteleFac XI Gestión de Documentos de Negocio ÍNTELEFAC dota a su organización de una serie de Legal: La firma digital le permite cumplir todos los herramientas para la gestión avanzada de sus requisitos legales sin recurrir al papel como soporte documentos de negocio, basada en la utilización de sus documentos. de la tecnología como herramienta de Comunicación: El soporte digital facilita la competitividad y productividad. comunicación interna y externa mediante la tecnología actual (e-mail, fax, etc) sin necesidad de La gestión de los procesos de negocio es una de las recurrir a mover documentos y copiarlos con los áreas clave de desarrollo de la PYME en los próximos riesgos que ello supone. años. Gestión: El acceso a la documentación es inmediato La incorporación de la documentación digital y la en el ordenador del usuario. Desde un único interfaz firma digital a los circuitos empresariales ofrece el usuario visualiza, envía por fax o correo, anota, ventajas competitivas para su empresa. completa, etc. Archivo / Confidencialidad: La documentación Parte esencial en la mejora de los procesos de digitalizada le permite mejorar su sistema de archivo negocio es una adecuada gestión de los documentos en papel, preservarlo de desastres, así como de en los que se basan estos procesos y que son accesos no autorizados. imprescindibles desde diversos puntos de vista: La factura telemática La tecnología al ser vicio de sus procesos ÍNTELEFAC incorpora la emisión de Usted decide el contenido de su facturas telemáticas siguiendo la mensaje . normativa de la AEAT que, entre otras, ofrece la posibilidad de sustituir el archivo ÍNTELEFAC le permite envíos en de papel por el archivo digital de las formato PDF, formato comúnmente facturas. utilizado para el intercambio documental. La firma digital puede ser igualmente aplicada a cualquier otro documento que ÍNTELEFAC le ofrece la posibilidad se gestione a través de nuestra solución. de realizar envíos mediante correo electrónico o mediante FTP. Para ello, usted sólo necesita disponer de “No sobreviven los más ÍNTELEFAC puede adicionalmente su certificado digital expedido por una fuertes, sino aquellos enviar documentos mediante equipos entidad certificadora autorizada. capaces de adaptarse de fax conectados en su sistema .
- 2. La factura telemática: Una ventaja competitiva La facturación es un proceso crítico “La facturación telemática ... se basa en la en nuestras empresas. aplicación de mecanismos que permiten garantizar los principios básicos exigibles a la facturación: De su agilidad y corrección depende el La autenticidad del origen de las facturas proceso de cobro posterior. electrónicas y la integridad de su contenido, lo que impide el repudio de la factura por su emisor.” Este proceso debe de garantizar tanto la integridad de la información como la ORDEN HAC (3134/2002), de 5 de diciembre, sobre un nuevo identidad del emisor. desarrollo del régimen de facturación telemática Reduzca sus costes por factura La generación de facturas con los sistemas “Además, cada factura, según Campos, tradicionales basados en papel supone un tiene un coste medio de 1,40 euros, elevado coste tanto directo como oculto mientras que con una factura telemática ese coste se reduce a entre 10 y 15 derivado de: céntimos de euro por factura. El ahorro es el mejor argumento para su extensión Tiempo de personal en la impresión, generalizada. “El tema es revolucionario, ensobrado, franqueo y envío. porque además del sustancial ahorro Coste de papel, sobres, tinta, sellos, ... económico, permite acortar los tiempos y reducir si no suprimir- los enormes Necesidad de espacio para almacenar espacios de almacenamiento físico que los documentos tal como marca la ley. requieren las facturas Costes adicionales en tiempo y en tradicionales”(Fuente: Computing) materiales para buscar, reimprimir y Factura Ahorro ROI reenviar facturas s Año anual meses 2.000 2.500 € 13 Coste medio por factura 1,40 € 5.000 6.250 € 5 Coste factura telemática 0,15 € 7.500 9.375 € 3 10.000 12.500 € 2,5 Ahorro por factura 1,25 € 20.000 25.000 € 1 Componentes del Sistema ÌnteleFac ÍNTELEFAC BASE Incorpora opciones avanzadas de gestión documental: adjuntar documentos, escaneo, anotaciones, El módulo base incorpora las funciones de generación y documentación anexa automática, generación de envío de los documentos en formato pdf, tanto documentos internos, etc. firmados digitalmente como no. La instalación contempla la organización del sistema Permite realizar las transmisiones mediante correo de archivo y supone un día de trabajo electrónico o ftp. aproximadamente. Típicamente, se instala en un servidor para ser Adicionalmente, se pueden contratar servicios utilizado por el personal administrativo autorizado. adicionales para automatizar las cargas de datos desde sus sistemas. La instalación contempla la conexión con el sistema de gestión del cliente (ODBC/OLEDB), el mapeo de los ÍNTELEFAC LECTURA datos a gestionar y la generación en Crystal Reports del impreso a transmitir. Este proceso supone Para que sus clientes puedan leer los documentos aproximadamente dos días de trabajo y puede enviados, sin necesidad de adquirir un software completarse en una semana. específico o de acceder al contenido de las facturas a través del servicio ofrecido por la AEAT, ponemos a su ÍNTELEFAC GESTIÓN disposición este módulo complementario que permite a sus clientes la lectura e impresión de los El módulo de gestión complementa las funciones del documentos recibidos con sólo hacer un clic. módulo base, añadiendo funcionalidades multiempresa y facilitando las tareas de almacenamiento ordenado, En el caso de que un cliente desee adquirir el módulo búsqueda avanzada, visualización, impresión y reenvío de lectura, puede descargarlo gratuita y directamente de los documentos generados con INTELEFAC Base o no desde nuestra web. sujetos a acuerdos de envío telemático. 2
- 3. “La Tecnología de la Información se ha convertido en un elemento clave para obtener y mantener ventajas competitivas.” Integración de Sistemas ERP Cliente + ÍNTELEFAC = Productividad de Gestión ÍNTELEFAC utiliza tecnología avanzada de conexión a Como resultado de la aplicación de tecnologías Base de Datos que le permite realizar una integración especializadas y la optimización de procesos en totalmente transparente con el sistema de gestión del circuitos documentales, nos permite ofrecer una cliente. Esto hace posible, a diferencia de otras solución de gestión documental de negocio soluciones de mercado, disponer de un solo repositorio diferenciadora en el mercado actual. de datos, obteniendo la máxima integridad en la ÍNTELEFAC le ofrecerá la oportunidad de mejorar información. notablemente sus circuitos documentales, En ÍNTELEFAC únicamente reside la lógica de acceso a aumentar su eficiencia y eficacia en la la información del ERP del cliente, así como las comunicación con sus clientes y proveedores, así parametrizaciones de los documentos y relaciones de como reducir los costes directos e indirectos entidades, no realizando ninguna apropiación de datos derivados. relacionados con la confidencialidad interna y/o externa, respetando la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) implementada. Adapte el sistema a su forma de trabajar ÍNTELEFAC le facilita la personalización de los documen- ÍNTELEFAC contempla diferentes tipos de exportación: tos mediante el generador de informes y el sistema de PDF, RTF (Word), Excel y XML. fórmulas personalizadas. ÍNTELEFAC trabaja en los idiomas de sus clientes y ÍNTELEFAC le permite asignar permisos individuales a sus proveedores , permitiéndole personalizar sus comunica- empleados para cada documento. ciones. 3
- 4. Sencillez, rapidez, eficiencia: BENEFICIOS La instalación y la puesta en En esta fase, de una duración aproximada de un día, se marcha de ÍNTELEFAC están realizan las siguientes tareas: diseñadas con los criterios de sencillez, eficiencia y rápido Se definen los parámetros para la operativa del aporte de valor característicos de sistema nuestros productos. Se establece el procedimiento oficial para la firma de Ejecutamos con nuestros clientes contratos con los terceros a fin de definir las reglas de los procesos oficiales necesarios comunicación (confirmación de recepción por con la AEAT u otras entidades excepción o siempre, capacidad de leer los envíos, certificadoras en paralelo a los etc.) y para el envío de la clave pública a esas procesos de implantación del empresas (recomendable y responsabilidad del sistema que puede ser operativo cliente). sin incorporar la firma digital. Definición de los sistemas de backup y seguridad del El proceso de puesta en marcha se realiza a través de los sistema de BBDD y de archivos en el File System. siguientes pasos: INSTALACIÓN DE SERVIDOR En esta fase, de una duración aproximada medio día, se realizan las siguientes tareas: Se instala el software Se configura el acceso al correo electrónico INTEGRACIÓN CON ERP En esta fase, de una duración aproximada de medio día, se realizan las siguientes tareas: MULTI-IDIOMA Se configura el acceso a los datos del ERP, entidades En el caso de utilizar la opción multiidioma, se definen los (clientes y proveedores, en su caso) y documento (s) impresos para cada uno de los diversos idiomas. (factura a cliente, habitualmente) DOCUMENTOS ADICIONALES Se genera el modelo de impreso que generará los archivos de exportación a transmitir posteriormente. Cada documento reinicia un proceso de definición del mapeo de datos con el ERP, formato del mismo, documentación adjunta y acuerdos con terceros (clientes y proveedores). CONFIGURACIÓN Y PARAMETRIZACIÓN El valor añadido de la tecnología Somos una empresa de servicios informáticos especializada AUNTIC somos un grupo de empresas TIC de la zona Delta en la consultoría, implantación y mantenimiento de soluciones unidas para ofrecer a nuestros clientes la oportunidad de informáticas para la PYME. contar con un socio tecnologico que resolverá todas las Nuestro principal objetivo es la satisfacción de nuestros necesidades tecnologicas de tu empresa. clientes, a través de un compromiso de servicio profesional, La fuerza de un grupo a un TIC de tu empresa de calidad, y con un alto valor añadido. CONSULTORIA I PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA TIC Para ello, trabajamos al lado de nuestros clientes como un socio tecnológico, detectando, analizando, dando DESARROLLO Y PROYECTOS A MEDIDA cobertura a las necesidades informáticas de las empresas y DISEÑO WEB Y POSICIONAMIENTO manteniéndolas actualizadas a lo largo del tiempo. SISTEMAS Y MANTENIMIENTO INFORMÁTICO Con LUBERAMA, su empresa desarrollará una ventaja SOFTWARE ESTÁNDAR Y SECTORIAL competitiva en las nuevas formas de hacer negocios. Dalies, 6B, 08840 Viladecans (Barcelona) +34 936 379 072 luberama@luberama.com http://www.luberama.com C/ Pare Artigas 57, 2º 4ª, 08840 Viladecans (Barcelona) 936 370 131 info@auntic.com www.auntic.com 4