Introduccion a access

INTEGRANTES
Narváez Santiago
Proaño Luis


 Microsoft Access es un programa sistema de gestión
de base de datos relacional creado y modificado por
Microsoft para uso personal en pequeñas
organizaciones. Es un componente de la suite
Microsoft Office, aunque no se incluye en el paquete
"básico".
¿Que es access y para que
sirve?


 Una posibilidad adicional es la de crear ficheros con
bases de datos que pueden ser consultados por otros
programas. Dentro de un sistema de información,
entraría dentro de la categoría de gestión, y no en la de
ofimática, como podría pensarse. Este programa permite
manipular datos en forma de tablas (la cual es la unión
de filas y columnas), realizar cálculos complejos con
fórmulas y funciones, incluso dibujar distintos tipos de
gráficas.


Para almacenar los datos, cree una tabla para
cada tipo de información de la que hace el
seguimiento. Para reunir los datos de varias
tablas en una consulta, formulario, informe o
página de acceso a datos, defina relaciones
entre las tablas.
Tablas y relaciones


 Para buscar y recuperar tan sólo los datos que
cumplen las condiciones especificadas, incluyendo
datos de varias tablas, cree una consulta. Una
consulta puede también actualizar o eliminar varios
registros al mismo tiempo, y realizar cálculos
predefinidos o personalizados en los datos.
Consultas


 Para ver, escribir y cambiar datos de manera sencilla
directamente en una tabla, cree un formulario. Al abrir un
formulario, Microsoft Access recupera los datos de una o más
tablas, y los muestra en la pantalla con el diseño elegido en el
Asistente para formularios, o con un diseño que haya creado en
la vista Diseño (vista Diseño: ventana que muestra el diseño de
estos objetos de base de datos: tablas, consultas,
formularios, informes, macros y páginas de acceso a datos. En
la vista Diseño, puede crear objetos de base de datos nuevos y
modificar el diseño de otros existentes.).
Formularios


Para analizar los datos o presentarlos de
cierta manera al imprimirlos, cree un
informe. Por ejemplo, puede imprimir un
informe que agrupe datos y calcule totales, y
otro informe de datos diferentes con formato
para imprimir etiquetas postales.
Informes


 Utilice un informe para crear etiquetas postales.
 Utilice un informe para mostrar totales en un gráfico.
 Utilice un informe para calcular totales.


 Una tabla es una colección de datos sobre un tema
específico, como productos o proveedores. Al usar una
tabla independiente para cada tema, los datos se
almacenan sólo una vez. Esto tiene como resultado una
base de datos más eficaz y menos errores de entrada de
datos.
Tablas: Almacenar y
administrar los datos


 Las tablas organizan datos en columnas (denominadas campos)
y filas (denominadas registros).
 Por ejemplo, cada campo de una tabla Productos contiene el
mismo tipo de información para cada producto, por ejemplo, su
nombre. Cada uno de los registros de esa tabla contiene toda la
información acerca de un producto, por ejemplo, el nombre del
producto, el Id. de proveedor, las unidades en existencia, etc.
Cómo se organizan los
datos en tablas


 Se utilizan consultas para ver, modificar y analizar
datos de formas diferentes. También pueden
utilizarse como el origen de registros para
formularios, informes y páginas de acceso a datos
Consultas: Obtener
respuestas a preguntas


Este tipo de consulta obtiene los datos de una o más
tablas y muestra los resultados en una hoja de datos en
la que puede actualizar los registros
También se utiliza para agrupar los registros y calcular
sumas, cuentas, promedios y otros tipos de totales.
Consultas de selección


 Una consulta de parámetros es una consulta que,
cuando se ejecuta, muestra un cuadro
de dialogo propio que solicita información, puede
diseñar la consulta para que solicite más de un dato
también son útiles cuando se emplean como base
para formularios, informes y páginas de acceso a
datos.
Consultas de
parámetros


 se utilizan para calcular y reestructurar datos de
manera que su análisis sea más sencillo Las consultas
de referencias cruzadas calculan una suma, una
media, un recuento u otro tipo de totales de datos, y
se agrupan en dos tipos de información : uno hacia
abajo, en el lado izquierdo de la hoja de datos, y otro
a lo largo de la parte superior.
Consultas de tabla de
referencias cruzadas


 Una consulta de acción es una consulta que realiza
cambios o desplazamientos de muchos registros en una
sola operación. Hay cuatro tipos de consultas de acción:
 Consulta de eliminación:
Elimina un grupo de registros de una o más tablas
Consultas de acción


 Consulta de actualización:
Realiza cambios globales en un grupo de registros de una
o más tablas.
 Consulta de datos anexados:
Agrega un grupo de registros de una o más tablas al final
de una o más tablas
 Consulta de creación de tabla:
Crea una tabla nueva a partir de la totalidad o una parte
de los datos de una o más tablas. Las consultas de creación
de tabla son útiles para crear una tabla que se desee
exportar a otra base de datos de Microsoft Access


 Una consulta SQL es una consulta creada con una
instrucción SQL. Las instrucciones o cadenas de SQL
se utilizan en consultas y en funciones de agregado
 Puede utilizar el lenguaje de consulta estructurado
(SQL o Structured Query Language) para consultar,
actualizar y administrar bases de datos relacionales,
como Access.
Consultas SQL


 También puede usar un formulario como un panel
de control que abra otros formularios e informes en
la base de datos, o como un cuadro de diálogo
personalizado que aceptar los datos del usuario y
realiza la acción basada en la entrada.
 Formulario de entrada de datos
 Formulario de panel de control
Formularios: Datos de
aspecto agradable


 Para crear rápidamente un formulario, utilice el
comando Autoformato o un Asistente. La funcion
Autoformulario crea un formulario que muestra
todos los campos y registros de la tabla o consulta
 El asistente hace preguntas y crea un informe
basándose en las respuestas que obtiene. Después,
podrá personalizar el formulario en la vista Diseño
 Personalizar un formulario
 En la vista Diseño
Crear un formulario

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